Wenn es darum geht, Ihre Mitarbeiter für ihre harte Arbeit zu bezahlen, ist ein gut organisierter Prozess entscheidend. Sie möchten sicher sein, dass Sie ihnen die richtige Anzahl von Stunden bezahlen und dass Sie den Überblick über die Zahlungshistorie Ihres Unternehmens behalten.
Sie können dies zwar auch manuell mit einem Taschenrechner erledigen, aber es gibt schnellere und bessere Möglichkeiten, diese Aufgabe zu bewältigen. Die Arbeitsstunden jedes einzelnen Mitarbeiters in einem größeren Geschäft zusammenzurechnen, ist einfach keine sinnvolle Nutzung Ihrer Zeit. Hier kommen Vorlagen für die Lohnabrechnung ins Spiel.
Die Verwendung einer Lohnabrechnungsvorlage gewährleistet Genauigkeit, liefert wertvolle Zahlungsdaten aus der Vergangenheit und vereinfacht die Verwaltung Ihres Budgets. Das Beste daran ist, dass Sie die Zeit, die Sie durch die manuelle Lohnabrechnung sparen, besser für das Erreichen Ihrer Ziele und den Aufbau Ihres Geschäfts nutzen können.
In diesem Artikel erfahren Sie Weitere Informationen darüber, was eine Lohnabrechnungsvorlage ist und wie Sie eine Vorlage auswählen, die zu Ihrem Geschäft passt. Wir geben Ihnen 10 kostenlose Lohnabrechnungsvorlagen von ClickUp und Excel frei, mit denen Sie noch heute beginnen können, Ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten.
Was ist eine Lohnabrechnungsvorlage?
Eine Lohnabrechnungsvorlage ist ein tool, das die Stundensätze und Steuersätze in jedem Bundesstaat und Land jedes Mitarbeiters erfasst und dokumentiert. Sie berücksichtigt auch Abzüge, damit Sie Ihre Mitarbeiter korrekt bezahlen können. Es gibt wöchentliche, monatliche und jährliche Lohnabrechnungsvorlagen, die es Ihnen erleichtern, Zahlungen für verschiedene Vertragsarten zu versenden.
Gehaltsabrechnungsvorlagen enthalten in der Regel grundlegende Mitarbeiterinformationen wie Name, geleistete Arbeitsstunden, fällige Vergütung und Angaben zum Steuerwohnsitz. Diese wichtigen Informationen werden automatisch von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat dupliziert, sodass Sie einen kontinuierlichen Plan für Zahlungen erstellen können.
Die meisten Vorlagen enthalten auch Abschnitte für bezahlten Urlaub (PTO), Krankheitsurlaub und Überstunden. Diese zusätzlichen Kategorien helfen Ihnen bei der Nachverfolgung Ihrer Mitarbeiter und bei der Organisation Ihres Lohnabrechnungsprozesses.
Im Wesentlichen sind Lohnabrechnungsvorlagen eine großartige Option für Eigentümer von Unternehmen, die keine großen Summen für die Auslagerung von Aufgaben des Projektmanagements oder der Buchhaltung ausgeben möchten. Mit Vorlagen für die Lohnabrechnung können Sie die Kontrolle über Ihre Budgets behalten, Fehlkalkulationen vermeiden und sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen, während Sie gleichzeitig Geld sparen.
Was macht eine gute Lohnabrechnungsvorlage aus?
Sind Sie bereit, die perfekte Lohnabrechnungsvorlage für Ihr Unternehmen zu finden? Bevor wir uns einige der Vorlagen ansehen, die wir regelmäßig verwenden, sollten Sie wissen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Eine gute Vorlage für die Lohnabrechnung sollte Folgendes enthalten:
- Berichterstellung zu Mustern und Trends: Eine gute Vorlage bietet die Möglichkeit zur Nachverfolgung von Anwesenheitsberichten, Erstattungen und Lohnabrechnungsregistern. Anhand dieser Daten können Sie Muster und Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter im gesamten Geschäft erkennen.
- Nettolohn und Bruttolohn: Jede gute Lohnabrechnungsvorlage enthält Angaben zum Brutto- und Nettolohn, einschließlich Leistungen aus Krankenversicherungszuschüssen und Boni sowie etwaigen Wohn- und Transportzulagen.
- Automatisierung: Lohnabrechnungsvorlagen sollen Ihnen das Leben erleichtern. Wählen Sie eine Vorlage, die wiederholende Lohnabrechnungsaufgaben automatisiert und sie den richtigen Mitgliedern des Teams zuweist.
- Features für die Zusammenarbeit: Mit einer Vorlage, die Ihnen die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, können Sie die Gehaltsabrechnung nahtlos zwischen der Buchhaltung und der Personalabteilung abwickeln.
- Anpassungsoptionen: Jedes Geschäft hat individuelle Anforderungen, und manche müssen möglicherweise gesetzliche Vorschriften einhalten. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage, um die Unterlagen und Systeme zu erstellen, die Sie für die korrekte Bezahlung Ihrer Mitarbeiter benötigen.
Jetzt, da Sie wissen, worauf Sie bei einer LohnabrechnungsVorlage achten müssen, ist es an der Zeit, Ihre Optionen zu prüfen und die beste für Ihr Geschäft auszuwählen.
10 kostenlose Vorlagen für die Lohnabrechnung
Hier haben wir eine Liste mit 10 kostenlosen Vorlagen für die Lohnabrechnung zusammengestellt, mit denen Sie den Prozess optimieren können. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oder eine große Firma mit mehreren Abteilungen leiten – es gibt eine Möglichkeit, Ihre Lohnabrechnung zu vereinfachen. ✨
1. ClickUp-Vorlage für Gehaltsabrechnungsberichte
Vermeiden Sie Fehlberechnungen und optimieren Sie Ihre Workflows für Zahlungen mit der Lohnabrechnungsvorlage von ClickUp. Mit diesem Tool lassen sich Mitarbeiterdaten wie Name, ID, Rolle und grundlegende Kontaktinformationen einfach erfassen und speichern.
Die Lohnabrechnungsvorlage enthält auch Abschnitte für die Abteilung des Mitarbeiters, Urlaubsguthaben und Steuerabzüge.
Passen Sie die Vorlage an den gewünschten Zahlungszeitraum an, unabhängig davon, ob Sie wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder jährlich zahlen. Führen Sie Stunden-, Monats- oder Jahresgehälter zusammen mit Überstundensätzen in einer Liste auf.
Eine der besten Funktionen dieser ClickUp-Vorlage ist die integrierte Zeiterfassung. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Zeit erfassen, die sie während ihrer Arbeitszeit für Aufgaben aufgewendet haben. Diese Informationen werden dann automatisch in Ihren Lohnabrechnungsbericht übernommen, um die Zahlungen zu beschleunigen.
2. ClickUp Services-Timesheet-Vorlage
Die Nachverfolgung von Gehaltsabrechnungen und die Entwicklung von Prozessen für Zahlungen können komplex sein, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter auf der Grundlage der von ihnen erbrachten Leistungen bezahlen müssen. Hier kommt die Dienstleistungs-Timesheet-Vorlage von ClickUp ins Spiel.
Verwenden Sie dieses Timesheet zur Nachverfolgung der abrechnungsfähigen Stunden und Leistungen eines Mitarbeiters. Dies erleichtert die Erstellung eines Zahlungsplans und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen zur Zahlung an einem Ort gespeichert sind.
📮ClickUp Insight: 92 % der Wissensarbeiter verwenden personalisierte Zeitmanagementstrategien. Die meisten Workflow-Tools bieten jedoch noch keine robusten integrierten Zeitmanagement- oder Priorisierungs-Features, was eine effektive Priorisierung behindern kann. Die KI-gestützten Planungs- und Zeiterfassungs-Features von ClickUp können Ihnen dabei helfen, diese Spekulationen in datengestützte Entscheidungen umzuwandeln. Das Tool kann sogar optimale Fokusfenster für Aufgaben vorschlagen. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Zeitmanagementsystem, das sich an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpasst!
Erstellen Sie zunächst eine Tabelle und fügen Sie Spalten für das Datum, die Start- und Endzeiten, die Art der erbrachten Leistungen, den Namen des Mitarbeiters und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden hinzu. Geben Sie die Daten ein, sobald der Mitarbeiter seine Leistungen erbracht hat, und berechnen Sie die Gesamtstunden, um den Lohn auf wöchentlicher oder monatlicher Basis zu ermitteln.
Die Vorlage bietet Ihnen außerdem Einblicke in die Ausgaben für Ihre verschiedenen Projekte. Nutzen Sie sie, um Ihre Ressourcenverteilung zu optimieren und Ihre Budgeterwartungen zu verwalten. In der Board-Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über alle erbrachten Leistungen und getätigten Zahlungen, gefiltert nach Projektart oder Mitarbeiter.
3. ClickUp-Vorlage für den Plan zum Projekt der Lohnabrechnung
Mit der Vorlage „Payroll Project Plan“ von ClickUp vermeiden Sie Fehler, reduzieren den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben und beschleunigen die Lohnabrechnung. Diese Vorlage eignet sich besonders für größere Unternehmen oder kleine Betriebe mit komplexeren Anforderungen an die Lohnabrechnung.
Die Vorlage dient als Plan für alle Ihre Gehaltsabrechnungsverfahren. Verwenden Sie zunächst die Vorlage für das Gehaltsbudget, um eine Projektcharta zu erstellen und die Leistungen und Ressourcen zu dokumentieren, die Sie für die Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter benötigen.
Identifizieren Sie als Nächstes die Mitglieder des Teams, die eine aktive Rolle im Lohnabrechnungsprozess spielen, und erstellen Sie automatisch Aufgaben für sie. Dabei kann es sich um einmalige Aufgaben handeln, wie z. B. die Erstellung von Lohnabrechnungsverfahren und Unterlagen für Freiberufler.
Es gibt auch Optionen für wiederholende Aufgaben und Erinnerungen für Standard-Zahlungsverfahren wie die monatliche Gehaltsabrechnung.
4. ClickUp-Vorlage für den Plan zum Projekt der Implementierung der Lohnabrechnung
Wenn Sie noch kein Lohnabrechnungssystem haben, brauchen Sie eines. Die Vorlage „Projektplan für die Implementierung einer Lohnabrechnung“ von ClickUp macht eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe einfacher denn je. Sie erstellt einen Plan für alle Ihre Lohnabrechnungsprozesse und gewährleistet Genauigkeit, Compliance und Sicherheit.
Verwenden Sie die Vorlage, um Ihr Lohnabrechnungssystem einzurichten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu optimieren und die Dateneingaben für alle Aufgaben zur Zahlung zu überwachen. Beginnen Sie mit einer Recherche zu der Art von Lohnabrechnungssystem oder HR-Software, die Sie für die Verwaltung der Mitarbeitergehälter benötigen.
Identifizieren Sie anschließend mithilfe der Vorlage die Stakeholder in Ihrer Buchhaltung, Personalabteilung und IT-Abteilung, die eine Rolle bei der Zahlung spielen. Wählen Sie dann einen Lohnabrechnungsdienst oder eine Lohnabrechnungssoftware aus. Legen Sie eine Zeitleiste und ein Budget für die Inbetriebnahme des Systems fest.
Bereiten Sie schließlich die Dokumentation für jeden Schritt vor, einschließlich der Timesheets der Mitarbeiter, der Gehaltsabrechnungen und der Vorlagen für das Lohnregister. Verwenden Sie ClickUp Docs, um diese Dokumente zu speichern, und erstellen Sie Aufgaben für die Mitarbeiter zum Ausfüllen ihrer Timesheets und für die Mitglieder des Buchhaltungsteams zur Bearbeitung der Zahlungen.
5. ClickUp-Vorlage für den Lohnabrechnungsbericht
Mit der Vorlage für Gehaltsabrechnungsberichte von ClickUp können Sie alle Gehaltsdaten und Gehaltskosten an einem praktischen Speicherort erfassen. Öffnen Sie schnell die Ansicht der Zahlungen seit Jahresbeginn, überprüfen Sie die Guthaben für bezahlte Freistellungen und fügen Sie Notizen zu besonderen Umständen oder früheren Problemen bei Zahlungen hinzu.
Verwenden Sie die HR-Vorlage, um Gehaltsabrechnungsinformationen zu dokumentieren, darunter die Kontaktdaten und Gehälter Ihrer Mitarbeiter. Halten Sie fest, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, sei es monatlich für Stundenlöhner oder alle zwei Wochen für Angestellte. Tragen Sie die Informationen zu Gehaltsabzügen ein, darunter Sozialversicherungs- und Einkommenssteuerabzüge.
All diese Informationen sind entscheidend, um Ihr Lohnbudget einzuhalten. Diese Vorlage bietet detaillierte Einblicke darüber, wer wie viel bezahlt bekommt, und führt die Nachverfolgung von Zahlungen für Dinge wie Urlaub und Krankheitstage durch, sodass Sie die vollständige Kontrolle über die Lohnabrechnung haben.
Außerdem handelt es sich um wichtige Informationen, falls es jemals zu rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit Arbeitszeiten oder Löhnen kommen sollte.
6. ClickUp-Vorlage für Zahlungshistorie
Wenn Sie ein kleines Geschäft führen oder die Ausgaben eines größeren Unternehmens im Blick behalten müssen, vereinfacht die Zahlungshistorie-Vorlage von ClickUp die Lohnabrechnung. Verwenden Sie sie, um alle Zahlungen Ihres Unternehmens zu verfolgen, egal ob es sich um die Bezahlung von festangestellten Mitarbeitern oder von Freiberuflern für bestimmte Projekte handelt.
Verwenden Sie die Clients-Tabellenansicht, um alle Mitarbeiter und die Summe der Zahlung aufzulisten. Sie können auch die Zahlungsmethode ausfüllen und eine Kopie der Zahlungsrechnung hochladen.
Wechseln Sie zur Ansicht „Alle Elemente“, um eine Liste aller von Ihnen getätigten Zahlungen anzuzeigen. Filtern Sie nach Mitarbeitern, um sofort eine Übersicht über deren Zahlungshistorie zu erhalten, oder grenzen Sie die Anzeige nach Abteilungen ein, um Einblicke in die Budgetierung zu erhalten.
Erstellen Sie Formeln, um Lohnsteuern oder Lohnsätze auf der Grundlage von wöchentlichen, monatlichen oder stündlichen Parametern schnell zu berechnen. Verwenden Sie das Formular „Zahlungsbeleg”, um neue Zahlungsdatensätze sofort zur Liste hinzuzufügen. Freigeben Sie das Formular an Auftragnehmern und Freiberuflern, damit diese ihre Zahlungsanforderungen automatisch zur Warteschlange hinzufügen können.
7. ClickUp-Vorlage für einfache Vereinbarungen zur Zahlung
Die Vorlage „Simple Payment Agreement“ von ClickUp ist eine einfache Möglichkeit, Bedingungen und Erwartungen für die Lohnabrechnung Ihres Unternehmens festzulegen. Sie ist auch nützlich für Geschäfte, die im Rahmen ihres Auftragnehmermanagementsystems Kreditbedingungen für die Zusammenarbeit mit Freiberuflern festhalten müssen.
Diese Vorlage verfügt über ein einfaches Layout mit Standardformulierungen für Zahlungsvereinbarungen. Füllen Sie die grundlegenden Informationen wie Daten, Namen und Zahlungsbeträge aus. Geben Sie den Zahlungsplan ein und listen Sie alle Bedingungen für Nichtzahlung auf.
8. ClickUp-Zahlungsformularvorlage
Mit der Zahlungsformularvorlage von ClickUp lassen sich Rechnungen und Zahlungen an Mitarbeiter oder Kunden ganz einfach nachverfolgen. Um sie als Teil Ihres Lohnabrechnungsprozesses zu verwenden, erstellen Sie zunächst ein Zahlungsformular mit der Vorlage. Geben Sie die Informationen zum Namen des Mitarbeiters, seine Kontaktdaten und die Zahlungsmethode ein.
Richten Sie Automatisierungen ein, sodass ein fertiggestelltes Formular einen Auslöser für eine neue Aufgabe zur Bearbeitung der Zahlung auslöst. Passen Sie die Automatisierungen an Ihre geschäftlichen Anforderungen an und weisen Sie die Aufgaben den richtigen Abteilungen zu.
Wechseln Sie anschließend zur Ansicht „Zahlungsübersicht“, um eine Liste aller aktuellen und vergangenen Zahlungsformulare anzuzeigen. Verwenden Sie Filter, um die Ansicht nach Zahlungsmethode, Mitarbeiter oder Preis zu filtern. Laden Sie Belege hoch, um alle relevanten Informationen einfach in einem übersichtlichen Dashboard zu verfolgen.
Nutzen Sie die Board-Ansicht, um eine umfassende Übersicht über alle laufenden Zahlungen, neuen Aufträge und fertiggestellte Zahlungen zu erhalten. Öffnen Sie eine Aufgabenkarte, um detailliertere Informationen zu der jeweiligen Zahlung zu erhalten.
Wussten Sie, dass Sie mit ClickUp auch die Zeiterfassung durchführen können, indem Sie benutzerdefinierte Timesheets für Ihr Team erstellen? In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie das Beste daraus machen können!
9. Excel-Vorlage für das Timesheet für die Lohnabrechnung
Timesheet-Vorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit zur Nachverfolgung der Zeit, die ein Mitarbeiter für die Erfüllung seiner Aufgaben aufwendet. Die Excel-Timesheet-Vorlage für die Gehaltsabrechnung aus Microsoft 365 ist eine benutzerfreundliche Arbeitsmappe, die für die Verwendung in Microsoft Excel entwickelt wurde.
Weisen Sie jedem Mitarbeiter ein Timesheet zu und lassen Sie ihn jeden Tag die Arbeitsbeginn- und -endzeiten eintragen. Achten Sie darauf, dass auch die Mittagspausen dokumentiert werden. Geben Sie Formeln in den Mini-Lohnrechner ein, damit dieser automatisch die Gesamtzahl der pro Woche geleisteten Arbeitsstunden berechnet.
Fügen Sie in die Excel-Gehaltsabrechnungsvorlage Abschnitte für Preise und etwaige Abzüge ein. Verwenden Sie die Gehaltsabrechnungsvorlage, um wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Zahlungen an jeden Mitarbeiter zu generieren.
Diese Vorlage eignet sich am besten für kleine Unternehmen oder Firmen, die mit Auftragnehmern und Freiberuflern zusammenarbeiten. Da es sich lediglich um ein Timesheet handelt und nicht um Teil eines größeren Projektmanagement-Tools, ist sie für Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen und vielen festangestellten Mitarbeitern möglicherweise zu einfach.
10. Excel-Vorlage für die monatliche Gehaltsabrechnung von Vertex42
Wenn Sie einen Buchhalter oder einen Online-Lohnabrechnungsdienst haben, aber dennoch interne Unterlagen wie ein Lohnregister für Mitarbeiter benötigen, verwenden Sie die Excel-Vorlage für die Lohnabrechnung von Vertex42. Die Excel-Vorlage für die monatliche Lohnabrechnung wurde für Kleinunternehmer entwickelt, die lediglich die Lohnabrechnungsdaten verfolgen müssen und nicht selbst die Zahlungen vornehmen.
Verwenden Sie die Registerkarte „Mitarbeiterdaten“, um den Namen, die Kontaktdaten, das Einstellungsdatum, Gehaltsinformationen und Zulagen des Mitarbeiters zu erfassen. Dokumentieren Sie in der Registerkarte „Lohnabrechnung“ die Anzahl der vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, die Zahlungsdaten und Steuerinformationen.
Schließen Sie die Vorlage für das Lohnbudget ab, um eine übersichtlichere Aufschlüsselung Ihres Budgets zu erhalten.
Bonus: Google Docs-Budgetvorlagen!
Vereinfachen Sie die Lohnabrechnung und schaffen Sie effiziente Prozesse
Unabhängig davon, ob Sie ein großes Unternehmen mit Dutzenden von Mitarbeitern leiten oder ein kleines Unternehmen mit einer Mischung aus Auftragnehmern, Freiberuflern und Angestellten verwalten, benötigen Sie einen optimierten Lohnabrechnungsprozess. Verwenden Sie diese Lohnabrechnungsvorlagen, um ein benutzerdefiniertes Lohnabrechnungssystem zu erstellen, das für Ihr Geschäft geeignet ist.
Laden Sie ClickUp noch heute herunter, um mit reibungsloseren und effizienteren Prozessen zu beginnen. Von einfachen Formularen für Freiberufler bis hin zu komplexeren Systemen zur Erfassung aller Lohnzahlungen – hier finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihr Geschäft voranzubringen.