Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab dass Manager jährlich 683 Stunden durch Ablenkung verlieren - ein gutes Drittel ihrer Arbeitszeit! 42 % der Befragten gaben an, dass sie kaum eine Stunde produktiver Arbeit ohne Unterbrechung durchhalten können, und im Durchschnitt verbringen die Menschen fast 127 Stunden pro Jahr damit, sich von Ablenkungen zu erholen. Dies kostet die US-Wirtschaft jedes Jahr 468 Milliarden Dollar.
Branchenübergreifend arbeiten Experten ständig an der Verbesserung der Produktivität ihrer Mitarbeiter. Unternehmen versuchen mit modernen Tools, Automatisierung, generativer KI usw., ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Wenn jedoch mehr Technik eingesetzt wird, ohne die zugrundeliegenden Verhaltensweisen zu korrigieren, kann dies zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.
Eine der am häufigsten verwendeten Verhaltenstaktiken zur Erreichung von Spitzenleistungen sind Produktivitäts-Sprints. Aber was ist ein Sprint zur Steigerung der Produktivität? Was macht ihn aus? Wie führt man einen Produktivitäts-Sprint ein?
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Produktivität verstehen Sprint
Genauso wie das agile Entwicklungsmodell große, komplexe Projekte in kleinere Sprints unterteilt, verbessern Produktivitäts-Sprints die Konzentration und Effizienz, indem sie Aufgaben in kurze, intensive Arbeitsphasen unterteilen, gefolgt von kurzen Pausen.
Kommen wir nun zu den Details.
Was sind Produktivitäts-Sprints?
Ein Sprint zur Steigerung der Produktivität ist ein kurzes Arbeitspensum, gefolgt von einer kürzeren Pause. Er ähnelt der Pomodoro-Technik, die 25 Minuten Arbeit gefolgt von einer fünfminütigen Pause empfiehlt.
Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei einem Sprint zur Steigerung der Produktivität selbst entscheiden, wie lange Sie sich konzentrieren und wie lange Sie eine Pause einlegen wollen, je nach Ihrer Aufmerksamkeitsspanne. Im Gegensatz zu einem agilen Sprint, der in der Regel zwei Wochen dauert, kann ein Sprint zur Steigerung der Produktivität so lange dauern, wie Sie möchten: eine Stunde, ein paar Tage, eine Woche oder einen Monat. Am besten ist es jedoch, die Sprints nicht zu lang zu machen, denn dann könnten sie kontraproduktiv werden.
Vorteile von Produktivität-Sprints
Produktivitäts-Sprints, genau wie die Sprints, die in Scrum Ereignisse bieten außerordentliche Vorteile für die anstehende Arbeit. Schauen wir uns die wichtigsten davon an.
Fokus
Bevor der Sprint beginnt, treffen die Teams gemeinsam Entscheidungen über die zu bearbeitenden Aufgaben, die erwarteten Ergebnisse, die geschätzte Zeit, die Abhängigkeiten und so weiter. Ein gut durchdachter Sprint zur Steigerung der Produktivität bietet also eine klare, kleine, überschaubare Liste von Aufgaben, die innerhalb einer begrenzten Zeitleiste abgeschlossen werden müssen.
Diese Klarheit schafft die perfekten Bedingungen, damit sich jeder Einzelne auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren kann. Unabhängig davon, ob sie einzeln oder gemeinsam arbeiten, wissen sie, wann und wo sie auftauchen und was sie zu erledigen haben.
Geschwindigkeit
Ein Sprint ist in der Regel ein Zeitraum, in dem man ohne Ablenkung produktiv sein kann. Das bedeutet, dass es keine Meetings, teambildenden Maßnahmen, dringende Probleme usw. gibt, die den Zeitplan sprengen könnten. Das Ergebnis ist, dass die Teams ihre Aufgaben schneller erledigen.
Zeitmanagement
Sprint sind von Natur aus zeitgebunden. Dadurch entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit. Die Mitglieder des Teams wissen, was sie während ihrer Arbeitszeit zu erledigen haben, was sie dazu anspornt, ihre Tage effektiv zu gestalten.
Ressourcenauslastung
Ein Sprint zur Produktivität ermöglicht es dem Team, seine Ressourcen besser zu nutzen. Er hilft dem Einzelnen, seine Arbeit auf der Grundlage von Abhängigkeiten und seiner Phase im Workflow zu planen.
Instanz kann ein Qualitätsanalytiker seine Arbeit in einem Sprint zwei Tage, nachdem der Entwickler seine Arbeit abgeschlossen hat, planen.
Energieniveau der Mitarbeiter
Ein wichtiger Teil eines jeden Sprints ist die Pause. Bei Produktivitäts-Sprints wird am Ende einer intensiven Arbeit eine Pause eingelegt, die manchmal nur halb so lang ist wie der Sprint selbst.
So hat jedes Mitglied des Teams Zeit, sich von der intensiven Arbeit zu erholen. Dies ist eine Anerkennung des Aufwands und fördert die Regenerierung.
Wenn Sie Softwareentwickler sind, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt Sprint Planung und Scrum-Methodik. Sprints müssen jedoch nicht auf Agile/Scrum beschränkt sein. Sie können auf jede Art von Rolle oder Arbeit angewendet werden. Lassen Sie uns sehen, wie.
Wie man einen Sprint zur Steigerung der Produktivität plant und durchführt
Bei einem Sprint zur Steigerung der Produktivität geht es nicht darum, an jedem Tag des Jahres eine unangemessen hohe Leistung zu erbringen. Ein guter Sprint zur Steigerung der Produktivität hilft Ihnen stattdessen, Ihre Arbeit so effektiv wie möglich und ohne Burnout zu planen.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg mit Unterstützung eines robusten Projektmanagement tools wie ClickUp Sprints .
1. Einstellung von klaren Zielen
Bevor Sie einen Sprint beginnen, müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen. Die Einstellung der richtigen Ziele hilft, die gesamte während des Sprints erledigte Arbeit in die richtige Richtung zu lenken.
Setzen Sie Ihre Ziele SMART. Setzen Sie sich spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele.
Denken Sie daran, dass die beste Praxis für die Einstellung von Zielen darin besteht, ergebnisorientiert zu sein, während dies bei Sprints zur Steigerung der Produktivität etwas anders ist. Hier konzentrieren Sie sich auf die Einstellung von Zielen für die Aufgaben, die Sie abschließen müssen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, eine Marketingkampagne für eine neue Produkteinführung zu starten, könnten Ihre SMART-Ziele lauten:
- Bis zum 2. Tag einen Slogan für die Kampagne erstellen
- Schreiben Sie bis zum 3. Tag kreative Briefs für 20 Inhalte in den sozialen Medien
- Festlegen des Budgets für digitale Werbung bis Tag 5
Mit diesen Zielen können Sie Ihre Arbeit effektiv planen. Instanz könnten Sie z. B. am ersten Tag eine Brainstorming-Sitzung mit dem Marketing-Team planen, am zweiten Tag 2-3 Stunden für das Schreiben von Briefings und am fünften Tag 2-3 Stunden für die Budgetierung. Wenn Sie sich mit der Einstellung von Zielen schwer tun, ClickUp's SMART Goals-Vorlage kann helfen.
2. Aufschlüsselung der Ziele in konkrete Aufgaben
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, stellen Sie die Aufgaben auf, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Sie müssen nicht jedes Mal mit einem leeren Blatt Papier beginnen. Versuchen Sie ClickUp's Agile Sprint-Planungsvorlage um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.
ClickUp's Agile Sprint Planungsvorlage
Während die Vorlage eine Struktur vorgibt, liegt die Definition der Aufgaben und die Gestaltung des Projekts bei Ihnen. Überlegen Sie also, wie Sie Ihre Aufgaben aufteilen würden. Instanz, die Aufgaben bei der Erstellung eines Slogans könnten sein:
- Brainstorming mit dem kreativen Team
- Erstellen einer Liste mit allen möglichen Schlagwörtern
- Auswahl der besten Slogans
- Experimentieren mit der Anwendung des Slogans über verschiedene Kanäle hinweg
- Endgültige Festlegung des Slogans
Legen Sie Fälligkeitsdaten für jede dieser Aktivitäten fest. Mit ClickUp Tasks haben Sie die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder Unteraufgaben einzustellen, wenn Sie dies wünschen. Sie können auch Beschreibungen hinzufügen, Benutzer zuweisen, Fristen festlegen und mit den Mitgliedern des Teams zusammenarbeiten, die an den verschachtelten Kommentaren beteiligt sind. Und was noch? Verknüpfen Sie Aufgaben und verwalten Sie Abhängigkeiten - alles an einem Ort.
Komplexe Projekte managen mit ClickUp Aufgaben
Neu in der Sprint Planung? Kein Problem. Wählen Sie eine Vorlage für die Sprint-Planung die für Sie funktioniert, und passen Sie sie nach Bedarf an!
3. Erstellen einer realistischen Zeitleiste
Wenn Teams von Sprints als intensiver Arbeit sprechen, gehen sie oft davon aus, dass damit eine Überfrachtung der Woche mit unzähligen Aufgaben gemeint ist. Im Gegenteil, ein guter Sprint zur Steigerung der Produktivität legt realistische Zeitleisten fest.
Überprüfen Sie Ihr Backlog: Verwenden Sie ClickUp-Listen um Ihre Backlog-Elemente zu sammeln und festzustellen, was sinnvollerweise in den Sprint passen kann. Sie können auch benutzerdefinierte ClickUp's Sprint-Backlog-Vorlage um diesen Prozess viel schneller und effektiver zu gestalten.
Zeitschätzungen: Innerhalb von ClickUp Aufgaben können Sie Zeitschätzungen für jede Aufgabe hinzufügen und diese für die Planung des Sprints verwenden.
Workloads berücksichtigen: Berücksichtigen Sie Urlaube Ihrer Team-Mitglieder, bestehende Verpflichtungen und historische Sprint-Geschwindigkeit. ClickUp's Workload View ist ein hervorragender Ausgangspunkt für diese Aufgabe.
die Workload-Ansicht von ClickUp ist eine hervorragende Möglichkeit, eine effektive Ressourcenzuweisung zu gewährleisten
Betrachten Sie Abhängigkeiten: Berücksichtigen Sie bei der Einstellung von Fristen, wie Aufgaben miteinander verknüpft sind. Sehen Sie sich die Agilen Workflow um zu sehen, welche Aufgaben fertiggestellt werden müssen, bevor die nächste Aufgabe beginnt.
verwenden Sie die ClickUp Gantt-Ansicht, um Abhängigkeiten in einem Projekt zu verwalten
Pufferzeit hinzufügen: Es ist einfach, die Arbeit nacheinander zu erledigen, aber es kann immer etwas schief gehen. Planen Sie daher Pufferzeit ein. Dadurch wird sichergestellt, dass die im Sprint eingeplanten Arbeiten auf jeden Fall abgeschlossen werden können.
💡 Pro-Tipp: Ziehen Sie die Verwendung des ClickUp Sprint-Vorlage um loszulegen.
4. Vorbereiten des Workspace
Das vorrangige Ziel eines Sprints zur Steigerung der Produktivität ist die Minimierung von Ablenkungen. Der oben beschriebene Prozess eliminiert Ablenkungen, die durch die Planung des Projekts entstehen. Für andere Ablenkungen, einschließlich Ihrer eigenen, sind Sie selbst verantwortlich.
Entrümpeln Sie Ihren physischen Space und räumen Sie unnötige Elemente von Ihrem Schreibtisch. Schalten Sie Ihr Telefon während der Arbeit auf lautlos oder in den Fokusmodus und schalten Sie alle Benachrichtigungen stumm, die Sie nicht benötigen. Bereiten Sie dann Ihren Workspace für den Sprint vor.
Wählen Sie einen Agiles Projektmanagement ansicht, die für Sie funktioniert. ClickUp for Agile Teams bietet eine anpassbare Startseite, in der Sie alles sehen können, was Sie zu Beginn Ihres Sprints benötigen. Sie können auch eine Ansicht für den Kalender oder das Board wählen, je nachdem, was Sie bevorzugen.
Probieren Sie die Ansicht "Board" aus, um Aufgaben in Bearbeitung zu verwalten
5. Ausführen eines Produktivität-Sprints
Nachdem das Setup erledigt ist, ist es an der Zeit, den Produktivität-Sprint auszuführen. Das bedeutet, dass Sie jetzt alles wie geplant zu erledigen haben.
- Nehmen Sie die geplanten Aufgaben auf
- Gehen Sie die Kurzbeschreibung für jede Aufgabe durch, um den Kontext vollständig zu verstehen
- Erledigen Sie die Arbeit an dieser Aufgabe gründlich
- Vergessen Sie nicht, die Zeit zu notieren, die Sie für die Aufgabe aufgewendet haben, indem SieClickUp Time Tracking
- Machen Sie am Ende des Sprints eine Pause
Für den Fall, dass Sie eine Aufgabe in diesem Sprint nicht wie geplant abschließen können, überlegen Sie sich, wie Sie weiter vorgehen wollen. Sie könnten die Aufgabe zurück ins Backlog aufnehmen, sie auf den nächsten Sprint verschieben oder eine andere Aufgabe an ihre Stelle setzen.
Treffen Sie diese Entscheidungen mit Bedacht und auf der Grundlage der Erkenntnisse, die Sie aus Ihrem Tools für das Product Backlog Management .
6. Einsatz von Zeitmanagementtechniken
Um einen Sprint zur Steigerung der Produktivität erfolgreich durchzuführen, ist es ratsam, sich auf den Support einiger bewährter Best Practices zu verlassen. Hier sind einige Zeitmanagementtechniken, die Sie berücksichtigen sollten. Pomodoro Technik : Erledigen Sie 25 Minuten lang intensive Arbeit, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Sie können auch 50 Minuten arbeiten und eine zehnminütige Pause einlegen. Halten Sie sich selbst auf dem Laufenden mit einer der Pomodoro Apps heute verfügbar. Zeitblockierung : Unterteilen Sie Ihren Tag in Zeitblöcke, die jeweils bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten gewidmet sind. Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben, um Kontextwechsel zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Zeiterfassungssoftware : Beobachten Sie, wie Sie Ihre Zeit über einen oder zwei Tage hinweg verbringen, um Zeitfresser, verbesserungswürdige Bereiche und Ihre produktivsten Stunden zu ermitteln.
7. Fortschritte nachverfolgen und reflektieren
Verfolgen Sie während des gesamten Sprints sorgfältig Ihre Fortschritte. Nehmen Sie sich am Ende des Sprints Zeit, um zu reflektieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie das erreichen können.
Standups
Nutzen Sie tägliche StandUp Meetings, um den Fortschritt Ihres Teams freizugeben, abgeschlossene Aufgaben zu besprechen und Blockierer zu identifizieren. Arbeiten einige Teams aus der Ferne? Das ist kein Problem! Verwenden Sie ClickUp Chat View für ein asynchrones StandUp.
Sie können auch StandUp Notizen automatisieren mit ClickUp Brain die alle am Vortag auf der Plattform vorgenommenen Aktualisierungen zusammenfasst.
Versuchen Sie ClickUp Brain für eine StandUp-Zusammenfassung
Berichte
Erstellen Sie die Berichte, die Sie benötigen mit ClickUp Dashboards . Benutzen Sie die benutzerdefinierten Karten und wählen Sie die Nummern aus, die Sie sehen möchten, alles an einem Ort. Sie können auch spezielle Berichte wie Diagramme zur Verbrennung/Abbrennung, individuelle Berichte zur Produktivität, Aufgaben nach Status usw. in Ihrem Unternehmen verwenden Sprint Review Meetings .
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Retrospektiven
Führen Sie am Ende eines jeden Sprints Retrospektiven mit dem Team durch. Würdigen Sie die gute Arbeit, feiern Sie Erfolge und erkunden Sie die Herausforderungen, denen Sie während des Sprints begegnet sind. Die ClickUp Sprint-Retrospektive Brainstorming-Vorlage bietet einen visuellen und interaktiven Rahmen für die Durchführung Ihrer Retrospektiven.
ClickUp Vorlage für Sprint-Retrospektiven
Die Durchführung eines retrospektiven Meetings kann schwierig sein. Denn dabei werden nicht nur die fachlichen, sondern auch die emotionalen Aspekte der Arbeit besprochen, und nicht alle davon sind positiv. Die Durchführung dieser Meetings kann für Projektmanager in der Anfangsphase schwierig sein, aber ClickUp ist hier, um zu helfen:
Diese Beispiele für Sprint-Retrospektiven bieten einige Anregungen. Und wenn Sie sich bereit fühlen, Ihre Meetings selbst zu leiten, probieren Sie diese Vorlagen für Sprint-Retrospektiven um Sie auf Ihrer Reise zu begleiten. Und um das Ganze abzurunden, lesen Sie hier als Bonus, wie Sprint-Reviews sich von Retrospektiven unterscheiden .
Wenn Ihnen die Einführung eines Sprints zur Steigerung der Produktivität immer noch zu mühsam erscheint, verwenden Sie eine der folgenden Methoden Agile Vorlagen um die Grundeinstellungen vorzunehmen.
Best Practices für erfolgreiche Sprint
Man kann weit sehen, wenn man auf den Schultern von Giganten steht. Hier finden Sie also einige weise Ratschläge in Form von bewährten Best Practices, die Ihnen die Planung von Sprints zur Steigerung der Produktivität erleichtern.
Machen Sie Ihre Pausen: Treten Sie vom Schreibtisch weg, strecken Sie sich oder gehen Sie spazieren. Vermeiden Sie während der Pausen Bildschirme oder soziale Medien, um die Wirkung zu erhöhen. Nehmen Sie sich bei längeren Sprints einen Tag frei, um Ihren Geist zu erfrischen.
Feiern: Lassen Sie den Erfolg nicht ungewürdigt. Feiern Sie die Erfolge mit Ihrem Team.
Selbstfürsorge: Legen Sie Wert auf Selbstfürsorge: Achten Sie auf gesunde Gewohnheiten wie ausreichend Schlaf, nahrhafte Mahlzeiten und regelmäßige sportliche Betätigung.
Kommunizieren Sie: Holen Sie sich Unterstützung, wenn Sie Probleme haben oder sich überfordert fühlen. Nutzen Sie alle Vorteile und Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Reflektieren und lernen: Nutzen Sie die Berichterstellung und die Rückblicke zur Reflexion. Überlegen Sie, was Sie persönlich verbessern könnten. Simulieren Sie Optimierungen für Prozesse, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Auf die Plätze, fertig, los, ClickUp
Es ist jetzt akzeptiert als Konventionelle Weisheit dass es besser ist, hochkonzentriert in kurzen Zeiträumen zu arbeiten, mit Pausen dazwischen, als über lange Zeiträume unkonzentriert zu sein. Egal, ob Sie einzeln oder im Team arbeiten, Sprints sind eine gute Möglichkeit, die Arbeit zu erledigen.
Für einen erfolgreichen Sprint braucht es jedoch mehr als nur gute Vorsätze. Dazu gehören eine klare Planung, eine durchdachte Zeitplanung, Prognosen, Schätzungen und ein kontinuierliches Management.
Dies ist der Punkt, an dem ein Tool zur Planung von Sprints wie ClickUp kann helfen, mit Features für jeden Aspekt des Sprint-Managements, einschließlich Aufgaben, Zeitleisten, Dashboards, Kommunikation, Automatisierung und mehr.
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