Die 10 besten Tools für Projektmanagement für kleine Unternehmen im Jahr 2026

Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen ist ein gemeinsames System für die Nachverfolgung, wer für welche Aufgabe zuständig ist, wann sie fällig ist und wie der Stand der Arbeiten ist – ganz ohne einen eigens dafür zuständigen Projektmanager.

In den meisten kleinen Unternehmen ist die Person, die für die Nachverfolgung von Projekten zuständig ist, gleichzeitig auch für Kunden, Rechnungen und Marketing zuständig. Eine von Talker Research im Auftrag von Adobe Express durchgeführte Umfrage unter 1.000 US-amerikanischen Eigentümern ergab, dass ein durchschnittlicher Eigentümer täglich fünf verschiedene Rollen ausfüllt und jährlich mehr als 200 Überstunden leistet.

Dieser Druck verändert die Anforderungen an ein gutes tool. Daher ist die Anzahl der Features weniger wichtig als drei praktische Fragen: Wie schnell kann ein fünfköpfiges Team loslegen? Wie viel von der Nachverfolgung übernimmt die Software? Und wie sieht die Rechnung bei 10 statt bei drei Plätzen aus?

Dieser Leitfaden vergleicht 10 Tools hinsichtlich Setup, regelmäßiger Nachverfolgung und Workflow-Kosten – mit praktischen Beispielen und Nutzerfeedback. Die Vergleiche der kostenpflichtigen Tarife unterscheiden zwischen grundlegenden Funktionen der Nachverfolgung und den Features, die Sie möglicherweise benötigen, wenn Ihre Arbeit komplexer wird. Einen umfassenderen Überblick über die Unternehmensführung in dieser Größe finden Sie in unserem Leitfaden zu den besten Tools für Start-ups.

Die 10 besten Tools für Projektmanagement für kleine Unternehmen auf einen Blick

Worauf Sie bei Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen achten sollten

Beginnen Sie mit der Arbeit, die Ihr Team koordinieren muss, und der Zeit, die Sie für die Pflege des Systems aufwenden können. Vergleichen Sie diese Punkte mit dem Plan, den Sie tatsächlich erwerben würden:

Was braucht ein kleines Team eigentlich von einer Software für Projektmanagement?

Ein kleines Team braucht eine gemeinsame Arbeitsweise, wenn der Eigentümer anderweitig beschäftigt ist. Wenn ein Client einen Termin ändert oder ein Teamkollege abwesend ist, sollte die nächste Person sehen können, was vereinbart wurde, was noch zu erledigen ist und wer die nächste Entscheidung treffen kann.

Beginnen Sie mit einer einheitlichen Dokumentation für jedes Projekt: das erwartete Ergebnis, die verantwortliche Person, die nächste Frist und die Entscheidungen, die sich auf die Umsetzung auswirken. Fügen Sie dieser Dokumentation relevante Dateien und Kundenfeedback hinzu. Ein Teamkollege, der das Projekt übernimmt, sollte über genügend Kontextinformationen verfügen, um weiterarbeiten zu können, ohne Nachrichten durchsuchen oder den Eigentümers der Unterhaltung bitten zu müssen, den Gesprächsverlauf nachzuzeichnen.

In der „Small Business Check-up“-Umfrage des SBE Council vom Oktober 2026 gingen 61 % der Eigentümer davon aus, dass die Personalstärke in den nächsten sechs Monaten in etwa gleich bleiben würde. Für ein Unternehmen, das mit seinem aktuellen Team arbeitet, sollte Projektmanagement-Software die Übergabe der Arbeit erleichtern, ohne dass dabei der Kontext verloren geht.

Dazu sind einige Vereinbarungen im Team erforderlich: Wer aktualisiert eine Aufgabe, wo werden Änderungen am Projektumfang festgehalten und wann muss eine Entscheidung vom Verantwortlichen genehmigt werden? Richten Sie den Workspace entsprechend diesen Vereinbarungen ein. Fügen Sie mehr Struktur hinzu, wenn ein konkretes Projekt dies erfordert, anstatt bereits vor Beginn der Teamarbeit alle verfügbaren Features zu konfigurieren.

Die 10 besten Tools für Projektmanagement für kleine Unternehmen im Jahr 2026

1. ClickUp (Am besten geeignet für kleine Unternehmen, die Projektarbeit und Teamzusammenarbeit bündeln möchten)

Die ClickUp Small Business Suite vereint mehr als 20 Arbeits-Apps auf einer Plattform, darunter Projektmanagement, Dokumente, Chat, Zeiterfassung und Berichterstellung. Für kleine Unternehmen liegt der praktische Vorteil darin, dass diese Aktivitäten miteinander verbunden bleiben.

Beispielsweise kann eine kleine Kreativagentur über ClickUp Formulars ein Kundenbriefing erfassen, wodurch die Übermittlung in eine Aufgabe mit den entsprechenden Details umgewandelt wird. Das Team kann das Projektbriefing in einem Dokument speichern, die Umsetzung im Chat besprechen und die für die Arbeit aufgewendete Zeit erfassen. Wenn der Kunde eine Änderung wünscht, kann der Projektverantwortliche die Aufgabe und die zugehörigen Informationen im selben Workspace aktualisieren.

ClickUp Brain unterstützt das Team bei der Bearbeitung dieser Informationen, beispielsweise bei der Überprüfung von Formular-Übermittlungen auf fehlende Angaben. ClickUp Super Agents können dabei helfen, eingehende Anfragen zu priorisieren und Aufgaben an die richtige Person weiterzuleiten. Die Nutzung der KI und die Verfügbarkeit der Features hängen von Ihrem Plan und Ihrem Guthaben ab.

Vergleichen Sie für ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern die „Small Business Suite“ mit den Gesamtkosten Ihrer aktuellen Apps und dem Aufwand für deren Konfiguration. Die Suite umfasst Arbeits-Apps, Zugang zu ClickUp Brain sowie dedizierten Support und Servicezeiten, einschließlich Beratung bei der Einarbeitung, KI-Integration und fortlaufender Optimierung.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Zusammenführung mehrerer Tools erfordert Entscheidungen darüber, wie Projekte, Unterhaltungen und Dokumente organisiert werden sollen. Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Workflow und einer kleinen Auswahl an Ansichten; die Umstellung aller Prozesse auf einmal kann zu einem höheren Setup-Aufwand führen, als das Team bewältigen kann.

Was echte Benutzer über ClickUp sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Der Einsatz von Agents hat mir als Projektmanager geholfen, anstehende und überfällige Aufgaben zu erkennen und die Kapazitäten einzuschätzen. Ich betreue mehr als 10 Projekte – das manuell zu erledigen, wäre sehr zeitaufwendig, und es wäre wahrscheinlicher, dass mir etwas entgeht.

2. Trello (Am besten geeignet für kleine Teams, die einfache Arbeiten auf gemeinsamen Boards verfolgen)

Trello eignet sich für kleine Unternehmen, deren Projekte einem klaren Ablauf folgen, beispielsweise „neue Anfrage“, „In Bearbeitung“, „Kundenprüfung“ und „abgeschlossen“. Jede Karte enthält den Verantwortlichen für die Aufgabe, das Fälligkeitsdatum, eine Checkliste und die Unterhaltung. Der Posteingang erfasst Aufgaben aus E-Mails, Slack und Microsoft Teams und bietet dem Verantwortlichen so einen Ort, an dem er Anfragen sammeln kann, bevor er sie auf Projektboards organisiert.

Eine kleine Marketingagentur könnte beispielsweise ein Board pro Client verwenden, mit Karten für einzelne Leistungen. Eine Liste „Warten auf Clients“ macht ausstehendes Feedback sichtbar, ohne dass E-Mails durchsucht werden müssen. Die kostenlose Version unterstützt bis zu 10 Mitwirkende und 10 Boards pro Workspace – dabei zählen sowohl externe Mitwirkende als auch Mitarbeiter. Die Standardversion ist sinnvoll, wenn Sie mehr Boards, Benutzerdefinierte Felder oder separat zugewiesene Checklistenelemente benötigen.

Für 10 zahlende Teammitglieder kostet die Standard-Version bei jährlicher Abrechnung 50 US-Dollar pro Monat (600 US-Dollar jährlich) oder bei monatlicher Abrechnung 60 US-Dollar. Die Premium-Version kostet bei jährlicher Abrechnung 100 US-Dollar pro Monat und bietet zusätzlich die Ansichten „Zeitleiste“, „Kalender“ und „Dashboard“. Bei den Tarifen „Standard“ und „Premium“ sind Gäste, die nur einem Board beitreten, kostenlos, Gäste, die mehreren Boards beitreten, werden jedoch wie Mitglieder abgerechnet. Wenn Sie eine Terminplanung im Gantt-Stil benötigen, finden Sie in unserem Leitfaden zu Trello-Gantt-Diagrammen Informationen zu den verfügbaren Ansätzen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die kartenbasierte Struktur von Trello eignet sich weniger für Projekte mit miteinander verknüpften Zeitplänen und detaillierter Berichterstellung zur Workload-Auslastung. Die Premium-Version bietet zusätzliche Planungsansichten, doch prüfen Sie zunächst, ob diese Ihren tatsächlichen Anforderungen hinsichtlich Kapazität und Berichterstellung gerecht werden, bevor Sie Mittel für Power-Ups oder separate Berichtstools einplanen.

Was echte Benutzer über Trello sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Die Drag-and-Drop-Oberfläche erfordert fast keine Einarbeitungszeit, sodass neue Mitglieder des Teams innerhalb weniger Minuten einen Beitrag leisten können, anstatt langwierige Sitzungen mit Schulungen absolvieren zu müssen.

3. Asana (Am besten geeignet für kleine Teams, die Anfragen und die Übergabe von Aufgaben standardisieren möchten)

Asana eignet sich für kleine Unternehmen, in denen die Arbeit nach einem wiederholbaren Prozess abläuft, der Eigentümer jedoch weiterhin jede Anfrage zuweisen und den nächsten Schritt nachverfolgen muss. Im Starter-Tarif werden eingehende Aufgaben über Formulare erfasst, und mithilfe von Regeln können Aufgaben zugewiesen, Felder aktualisiert oder zwischen Projektabschnitten verschoben werden. So verfügt das Team über einen einheitlichen Prozess zur Bearbeitung von Anfragen, ohne darauf angewiesen zu sein, dass jemand jede Nachricht weiterleitet.

Beispielsweise könnte ein kleines Beratungsunternehmen Kundenanfragen über ein Formular erfassen, diese nach Dienstleistungsart zuordnen und fertiggestellte Arbeiten in einen Überprüfungsbereich verschieben. Zeitleisten und Abhängigkeiten helfen dem Projektleiter dabei, zu erkennen, wie sich diese Anfragen in die bestehenden Termine einfügen. Bei Aufgaben, die per E-Mail beginnen, sorgt die Funktion „E-Mail-zu-Aufgabe“ dafür, dass die Nachricht und ihre Anhänge mit der Aufgabe verknüpft bleiben. Unsere Asana-Vorlagen für das Projektmanagement bieten Ihnen Startstrukturen, die Sie anpassen können.

Für 10 zahlende Teammitglieder kostet der „Starter“-Tarif 109,90 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (1.318,80 $ jährlich) oder 134,90 $ bei monatlicher Abrechnung. Dieser Tarif umfasst Formulare, Regeln, die Zeitleiste und Abhängigkeiten. Wenn Sie formelle Genehmigungen, Prüfungen oder Workload-Ansichten für Portfolios benötigen, kostet der „Advanced“-Plan bei jährlicher Abrechnung 249,90 $ pro Monat für 10 Mitglieder. Berechtigte externe Gäste sind in beiden kostenpflichtigen Plänen kostenlos.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo die Grenzen liegen: Ein kleines Team kann die Auftragsannahme und routinemäßige Übergaben mit der Starter-Version verwalten, doch für Genehmigungen, Prüfung und die Bearbeitung des Portfolios ist die Advanced-Version erforderlich. Dieses Upgrade lässt sich nur schwer rechtfertigen, wenn Sie nur eine dieser Funktionen benötigen.

Was echte Benutzer über Asana sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Regeln festzulegen, die Aufgaben automatisch zuweisen, Fälligkeitsdaten aktualisieren, Status-Werte ändern oder Elemente basierend auf Auslösern zwischen Abschnitten verschieben, erspart den Teams stundenlange repetitive Routinearbeit.

4. monday.com (Am besten geeignet für kleine Geschäfte, die wiederholbare Clients-Workflows einrichten möchten)

monday.com eignet sich für kleine Unternehmen, die die Projektverfolgung an ihre eigenen Prozesse anpassen müssen. Sie können die Phasen, Eigentümer, Termine und Informationen festlegen, die für jeden Auftrag erforderlich sind, und dann Automatisierungen nutzen, um routinemäßige Übergaben abzuwickeln. Mit den Ansichten „Zeitleiste“, „Gantt“ und „Kalender“ im Standard-Tarif kann das Team die anstehenden Aufgaben als Zeitplan einsehen, anstatt eine separate Planungstabelle führen zu müssen.

So könnte beispielsweise ein kleines Beratungsunternehmen jedes Kundenprojekt von der Startphase bis zur Fertigstellung verfolgen, wobei für jede Phase ein Eigentümer und ein Termin festgelegt werden. Eine Automatisierung kann die nächste Person benachrichtigen, sobald die Arbeit fertig ist, während Clients auf den gemeinsam nutzbaren Boards, zu denen sie eingeladen wurden, Beiträge leisten können. Beginnen Sie mit einer wiederholbaren Dienstleistung und einigen nützlichen Automatisierungen, bevor Sie das Setup erweitern. Unser Testbericht zu monday.com behandelt die Unterschiede im Plan ausführlicher.

Für 10 zahlende Teammitglieder kostet das Standard-Paket bei jährlicher Abrechnung 120 US-Dollar pro Monat (1.440 US-Dollar jährlich) oder 140 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung. Das Basic-Paket kostet bei jährlicher Abrechnung 90 US-Dollar pro Monat, doch das Standard-Paket ist der praktische Ausgangspunkt für diesen Workflow, da es Automatisierungen, Integrationen, Gastzugang und Terminansichten umfasst. Der Standard-Tarif umfasst 250 Aktionen der Automatisierung und ein separates Kontingent von 250 Integrationsaktionen pro Monat. Die ersten drei Gäste sind kostenlos; Gruppen von vier Gästen zählen als kostenpflichtiger Platz, was dazu führen kann, dass ein Konto in ein höheres Platzpaket hochgestuft wird.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo die Grenzen liegen: Die Aktionskontingente der Standard-Version eignen sich besser für gelegentliche Aufgabenübergaben als für Workflows, die den ganzen Tag über wiederholt ablaufen. Ein kleines Team, das für jede Client-Anfrage mehrere automatisierte Schritte nutzt, benötigt möglicherweise die Pro-Version, selbst wenn die Mitarbeiterzahl gleich bleibt.

Was echte Benutzer über monday.com sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Als Business-Coach kann ich meinen Clients damit einen Wert bieten, indem ich ihnen helfe, ihre Projekte und Aufgaben zu organisieren und sie zur Rechenschaft zu ziehen. Die Einrichtung war zudem sehr einfach, und ich ziehe diese Software anderen Projektmanagement-Tools wie Jira und Asana vor.

5. Basecamp (Am besten geeignet für kleine Teams, die Projektkommunikation und Aufgaben an einem Ort bündeln möchten)

Basecamp vereint Projektdiskussionen, Aufgaben, Zeitpläne, Dateien und den Chat in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Es eignet sich für kleine Unternehmen, deren größtes Koordinationsproblem darin besteht, alle auf dem Laufenden zu halten: Was wurde vereinbart, wer ist verantwortlich und wo befindet sich die aktuellste Datei? In den Message Boards werden Entscheidungen in eigenen Threads festgehalten, während der Gruppenchat für kürzere Unterhaltungen genutzt wird. Unser Vergleich zwischen Slack und Basecamp stellt diesen Ansatz einer speziellen Messaging-App gegenüber.

Beispielsweise könnte ein kleines Beratungsunternehmen für jeden Client ein Projekt anlegen, mit Listen zu den zu erbringenden Leistungen, einem Zeitplan für Überprüfungstermine und Dateien, die zusammen mit den entsprechenden Diskussionen gespeichert werden. In der Pro-Version ermöglichen Vorlagen für Projekte dem Team, dieses Setup für den nächsten Client wiederzuverwenden. Automatische Check-ins können Teammitglieder jede Woche nach Hindernissen befragen, sodass der Eigentümer auf dem Laufenden bleibt, ohne ein weiteres Meeting zum Status anberaumen zu müssen.

Für 10 Personen kostet die Pro-Version 79 US-Dollar pro Monat und umfasst acht aktive Projekte sowie 25 GB Speicher. Dieses Kontingent gilt für alle zum Konto hinzugefügten Personen, einschließlich Clients und Auftragnehmer. Bei 10 Mitarbeitern plus einem Client wäre daher ein größeres Paket erforderlich. Die Pro Plus-Version kostet 99 US-Dollar pro Monat für bis zu 15 Personen und 12 aktive Projekte und bietet zusätzlich eine integrierte Zeiterfassung. Archivierte Projekte werden nicht auf das Kontingent für aktive Projekte angerechnet.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Bei den Paketen mit Obergrenze von Basecamp ist das Abonnement sowohl an die Anzahl der Nutzer als auch an die Anzahl der aktiven Projekte gebunden. Ein kleines Beratungsunternehmen, das viele Kundenprojekte gleichzeitig betreut, kann sein Paket bereits ausschöpfen, bevor es neue Mitarbeiter einstellt – insbesondere, wenn auch Clients und Auftragnehmer Zugriff benötigen.

Was echte Benutzer über Basecamp sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Basecamp ist eine der wenigen Lösungen für Projektmanagement, die einen integrierten Chat, Ordner und Ansichten für mehrere Projekte sowie Speicher in einem Paket bietet. Als ich mein kleines Unternehmen aufbaute, war Basecamp für mich eine klare Wahl und ich habe es auch meinen Clients empfohlen.

6. Zoho Projects (Am besten geeignet für kleine Dienstleistungsunternehmen, die die Abwicklung von Projekten mit der Rechnungsstellung verbinden)

Zoho Projects eignet sich für kleine Unternehmen, die Projekttermine, Arbeitszeiten der Mitarbeiter und Budgets gemeinsam im Blick behalten müssen. Die Premium-Version umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, Timesheets mit Genehmigungsschritten, wiederholende Aufgaben und Projektbudgets. So können Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen sowohl den Fortschritt der Projektabwicklung als auch den Zeitaufwand für die Fertigstellung der Arbeiten überprüfen.

So könnte beispielsweise ein Beratungsunternehmen ein Projekt in Meilensteine unterteilen, Arbeitsstunden für die einzelnen Aufgaben erfassen und abrechnungsfähige Zeiten vor der Rechnungsstellung genehmigen. Durch die Integration mit Zoho Books können genehmigte Arbeitszeitaufzeichnungen direkt in das Buchhaltungssystem übertragen werden, wodurch manuelle Neueingaben entfallen. Für diese Verbindung ist „Projects Premium“ oder höher sowie mindestens „Zoho Books Professional“ erforderlich; sie ist daher besonders relevant, wenn Ihr Geschäft diesen Buchhaltungsplan bereits nutzt. Unsere Vorlagen für kleine Unternehmen können Ihnen dabei helfen, die für diesen Prozess erforderlichen Unterlagen zu organisieren.

Bei dem veröffentlichten Jahrespreis von 4 US-Dollar pro Benutzer und Monat kosten 10 „Projects Premium“-Lizenzen 40 US-Dollar pro Monat (480 US-Dollar jährlich), ohne Buchhaltungssoftware. Zoho Books ist ein separates Abonnement, dessen Preis pro Unternehmen und nicht pro „Projects“-Benutzer berechnet wird. Der US-amerikanische „Professional“-Plan umfasst fünf „Books“-Benutzer; der Kauf von 10 „Projects“-Lizenzen gewährt nicht allen 10 Personen Zugriff auf die Buchhaltung. Planen Sie das „Books“-Abonnement und eventuelle zusätzliche Buchhaltungsbenutzer ein – oder nur die Differenz für das Upgrade, falls Sie bereits ein Abonnement haben.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es hakt: Die Verbindung zu der Buchhaltung erfordert eine Konfiguration sowie ein weiteres Abonnement. Jemand muss Kundendatensätze zuordnen, Berechtigungen für die Finanzdaten festlegen und entscheiden, welche Protokollierte Zeit synchronisiert werden soll. Ein Unternehmen, das sein bestehendes Buchhaltungssystem beibehalten möchte, sollte diese Verbindung testen, bevor es sich für Zoho Projects als Lösung für seinen Workflow zur Abrechnung entscheidet.

Was echte Benutzer über Zoho Projects sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

UI/UX, Leistung, Preisgestaltung. Ich habe es sowohl für kleine als auch für große Geschäfte ausprobiert – es ist für beide einfach großartig.

7. Microsoft Planner (Am besten geeignet für Teams, die bereits für Microsoft 365 bezahlen)

Microsoft Planner gibt kleinen Unternehmen einen Grund, vor dem Kauf eines weiteren Tools für das Projektmanagement zu prüfen, was ihr bestehendes Abonnement bereits umfasst. Die Basisversion von Planner ist in berechtigten Microsoft 365-Plänen enthalten und unterstützt gemeinsame Aufgaben, Zuweisungen, Fälligkeitstermine, Dateien und Checklisten. Teams können diese Arbeit in der Planner-Web-App oder innerhalb von Microsoft Teams verwalten, sofern ihr Abonnement Teams umfasst.

Beispielsweise könnte eine kleine Buchhaltungskanzlei die Arbeiten zum Monatsabschluss in Kategorien für die Dokumentensammlung, den Abgleich und die Überprüfung einteilen. Für jede Aufgabe können ein Eigentümer, eine Frist und eine Checkliste hinterlegt werden, sodass Kollegen sehen können, was noch zu erledigen ist. Wenn die Kanzlei die Abfolge eines größeren Auftrags planen muss, bietet „Planner Plan 1“ die Erstellung von Zeitleisten und Abhängigkeiten. Unsere Microsoft Planner-Vorlagen bieten Ausgangsstrukturen für diese ersten Pläne.

Für 10 Personen, die bereits über berechtigte Microsoft 365-Abonnements verfügen, fallen für den Basis-Planner keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Der Kauf von Plan 1 für alle 10 Personen kostet bei jährlicher Abrechnung 100 US-Dollar pro Monat (1.200 US-Dollar jährlich), wobei die zugrunde liegenden Microsoft 365-Abonnements nicht enthalten sind. Dies ist ein Beispiel für eine Lizenzierung des gesamten Teams und bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter Premium-Zugriff benötigt. Microsoft bietet einmonatige Testversionen von Plan 1 und Plan 3 mit Kündigungsbedingungen an.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Bei einem Wechsel zum Premium-Tarif bleiben nicht alle Funktionen des Basis-Tarifs erhalten. Microsoft gibt derzeit an, dass wiederholende Aufgaben in Basis-Tarifen verfügbar sind, in Premium-Tarifen jedoch nicht. Ein Geschäft, das sowohl wiederholende operative Aufgaben als auch die Premium-Terminplanung benötigt, sollte diese Kombination testen, bevor es seine bestehenden Pläne umstellt.

Was echte Benutzer über Microsoft Planner sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Auch wenn andere Produkte mehr Features bieten, ist Microsoft Planner eine hervorragende Ressource für jedes Geschäft, das bereits für Office 365 bezahlt, da es im Lieferumfang enthalten ist und Sie keine zusätzlichen Kosten für Software tragen müssen.

8. Notion (Am besten geeignet für kleine Teams, die Projekte zusammen mit Kundendokumenten verwalten)

Notion eignet sich für kleine Unternehmen, in denen die Projektarbeit auf detaillierten Notizen, Anweisungen und gemeinsam genutztem Wissen basiert. Jeder Eintrag in der Projektdatenbank öffnet sich auf einer Seite, auf der das Projektbriefing, Besprechungsnotizen, Checklisten und Dateien gespeichert werden können. Durch die Verknüpfung dieses Eintrags mit Aufgaben und Kundendaten erhalten Teammitglieder Zugriff auf den Kontext eines Auftrags, ohne separate Kopien führen zu müssen.

So könnte beispielsweise eine kleine Steuerberatungskanzlei die Monatsabschlussarbeiten für sechs Clients organisieren und dabei Checklisten und Abweichungsnotizen zu den jeweiligen Clients-Projekten verwalten. Eine Beratungsfirma könnte denselben Ansatz für Einarbeitungsleitfäden und Lieferaufgaben nutzen. Beginnen Sie mit einer einheitlichen Projekt-Vorlage und einer gemeinsamen Aufgabendatenbank und fügen Sie dann Verbindungen hinzu, wo diese einem klaren Zweck dienen. Unser Leitfaden zu Notion-Integrationen behandelt die Möglichkeiten, diesen Workspace mit anderen Tools zu verknüpfen.

Bei 10 zahlenden Mitgliedern kostet „Plus“ bei jährlicher Abrechnung 100 US-Dollar pro Monat (1.200 US-Dollar jährlich) oder bei monatlicher Abrechnung 120 US-Dollar. „Plus“ unterstützt benutzerdefinierte Formulare, Diagramme und Datenbank-Automatisierungen, die für das Setup relevant sind. Externe Gäste sind im Rahmen des Kontingents des Plans kostenlos, ihr Zugriff ist jedoch auf eingeladene Seiten beschränkt und nicht auf den gesamten Workspace. Die kostenlose Version eignet sich weniger für den dauerhaften Einsatz im Team, da die Möglichkeiten zum Austausch von Inhalten eingeschränkt sind, wenn ein Workspace mehrere Mitglieder hat.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Jemand muss die Projektvorlagen, Beziehungen in der Datenbank und Freigaberegeln pflegen. Wenn jedes Teammitglied eine andere Struktur erstellt, wird die Orientierung im Workspace erschwert und die Berichterstellung wird komplizierter. Notion eignet sich besser für ein kleines Team, das bereit ist, dieses Setup selbst zu übernehmen, als für eines, das einen vordefinierten Prozess des Projektmanagements sucht.

Was echte Benutzer über Notion sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Als Eigentümer eines Kleinunternehmens und produktorientierter Erschaffer hilft sie mir dabei, verstreute Ideen in strukturierte, umsetzbare Pläne zu verwandeln.

9. Wrike (Am besten geeignet für kleine Agenturen, die Anfragen und Team-Kapazitäten koordinieren)

Wrike eignet sich für kleine Agenturen, in denen mehrere Kundenprojekte um dieselben Mitarbeiter konkurrieren. Über die Anfrageformulare werden eingehende Aufträge erfasst, während Workload-Diagramme dem Verantwortlichen helfen, bestehende Verpflichtungen zu überprüfen. Diese Kombination ist besonders nützlich, wenn ein Eigentümer oder Teamleiter neben der Kundenarbeit auch die Terminplanung übernimmt.

Ein Designstudio mit 15 Mitarbeitern könnte beispielsweise eine neue Kampagnenanfrage über ein Formular entgegennehmen, die verfügbaren Kapazitäten seiner Designer prüfen und die Arbeit zuweisen, ohne die Verfügbarkeit aller Beteiligten beim Chatten abfragen zu müssen. Durch Cross-Tagging erscheint dieselbe Aufgabe in den relevanten Projekt- und Team-Ordnern, ohne dass separate Kopien erstellt und aktualisiert werden müssen. Unser Wrike-Testbericht behandelt die umfassenden Funktionen des Projektmanagements der Software.

Für ein 10-köpfiges Team kostet die Business-Version umgerechnet 250 $ pro Monat, was einer jährlichen Abrechnung von 3.000 $ entspricht. Dies ist der relevante Preis für den hier beschriebenen Workflow mit Anfrageformular und Workload-Planungsfunktion. Die Team-Version kostet für 10 Benutzer umgerechnet 100 $ pro Monat (jährliche Abrechnung), schließt jedoch beide Funktionen aus. Wenn Clients oder Auftragnehmer vollen Zugriff für externe Benutzer benötigen, wirken sich deren kostenpflichtige Plätze ebenfalls auf den Gesamtpreis aus.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Der größte Nachteil besteht darin, dass Sie die Business-Version erwerben müssen, bevor Sie die Tools zur Auftragsannahme und Kapazitätsplanung nutzen können, die diesen Workflow erst sinnvoll machen. Die Workload-Planung erfordert zudem regelmäßig aktualisierte Aufwandsschätzungen und Verfügbarkeitsangaben. Wenn Ihr Team beides nur selten aktualisiert, vermittelt Ihnen das Diagramm kein vollständiges Bild davon, wer mehr Arbeit übernehmen kann.

Was echte Benutzer über Wrike sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Free-Plan: Wrike bietet einen Free-Plan mit grundlegenden Features des Projektmanagements an, der auch für kleine Teams und Start-ups erschwinglich ist.

10. Teamwork.com (Am besten geeignet für kleine Dienstleistungsunternehmen, die Client-Stunden und Pauschalhonorare verwalten)

Teamwork.com eignet sich für kleine Unternehmen, die sowohl die für Clients erbrachten Leistungen als auch die dafür aufgewendeten Stunden nachverfolgen müssen. Dank der integrierten Zeiterfassung werden die erfassten Stunden den Aufgaben des Projekts zugeordnet, sodass der Eigentümer sehen kann, welche Clients die Zeit des Teams in Anspruch nehmen. Das macht die Lösung zu einer nützlichen Option für Buchhaltungsbüros, Beratungsunternehmen und Teams, die Software für Marketingagenturen vergleichen.

Beispielsweise könnte eine siebenköpfige Designagentur einem monatlichen Pauschalauftrag ein Zeitbudget von 40 Stunden zuweisen und dann die erfassten Arbeitszeiten mit diesem Budget abgleichen, bevor eine weitere Überarbeitung akzeptiert wird. Für diesen Workflow ist „Accelerate“ erforderlich, das Zeitbudgets und zeitbasierte Pauschalaufträge unterstützt. Die Nachverfolgung eines in Dollar festgelegten Budgets, eines Festpreisprojekts oder der Projektrentabilität erfordert „Optimize“. Allein die Einhaltung des Stundenbudgets sagt noch nichts darüber aus, ob das Konto rentabel ist.

Für 10 Benutzer kostet „Basics“ umgerechnet 99,90 $ pro Monat, abgerechnet als 1.198,80 $ jährlich, für Projektabwicklung, Zeiterfassung und Zusammenarbeit mit Clients. Der oben beschriebene Workflow für Pauschalstunden und Workload erfordert „Accelerate“ für umgerechnet 249,90 $ pro Monat, abgerechnet als 2.998,80 $ jährlich für 10 Benutzer. Für „Optimize“ ist ein benutzerdefiniertes Angebot erforderlich; planen Sie daher ein separates Budget ein, wenn die Kostenkontrolle Ihr Hauptgrund für die Wahl des Tools ist.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Der Planwechsel ist wichtig, wenn Sie Teamwork.com in erster Linie zur Verwaltung von Client-Budgets nutzen. Mit dem „Basics“-Tarif können Sie abrechnungsfähige Stunden erfassen, doch für die Einstellung von Zeitbudgets benötigen Sie den „Accelerate“-Tarif, und zur Ermittlung der Rentabilität eines Projekts ist der „Optimize“-Tarif erforderlich. Außerdem benötigen Sie lückenlose Protokollierte Zeit: Fehlende Stunden können dazu führen, dass ein Retainer besser aussieht, als er tatsächlich ist.

Was echte Benutzer über Teamwork.com sagen

Eine Bewertung eines Benutzers lautet:

Was mir an Teamwork.com am besten gefällt, ist, wie mühelos es mir hilft, die Kapazitäten meines Teams und den Gesamtstatus meiner Projekte zu verwalten und zu visualisieren.

Weitere interessante tools

Diese beiden Optionen sind eine Überlegung wert, wenn Ihr Team die Planung im Tabellenkalkulationsstil bevorzugt oder eine benutzerdefinierte Datenbank für die Arbeit mit Clients benötigt.

Smartsheet (Pro: 9 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 12 $ bei monatlicher Abrechnung) eignet sich für kleine Unternehmen, die ihre Projekte bereits in Tabellenkalkulationen organisieren und neben dieser vertrauten Struktur auch Gantt-Ansichten, Formulare und automatische Erinnerungen nutzen möchten. Ein kleines Beratungsunternehmen könnte beispielsweise Anfragen über ein Formular erfassen und die Liefertermine in derselben Tabelle nachverfolgen. Die Pro-Version unterstützt bis zu 10 Mitglieder, für die Nachverfolgung des Arbeitsaufwands und Berichte, die mehrere Tabellen kombinieren, ist jedoch die Business-Version erforderlich. Unser Leitfaden zu Smartsheet-Gantt-Diagrammen behandelt die Planungsfunktionen der Software.

Airtable (Free-Plan verfügbar; Team: 20 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung) eignet sich für kleine Unternehmen, die Projektaufgaben mit Kundendaten, Lieferumfängen oder Lagerbeständen verbinden müssen. Eine kleine Agentur könnte jedes Ergebnis mit ihrem Client und der jeweiligen Kampagne verknüpfen und anschließend gefilterte Ansichten für verschiedene Teammitglieder erstellen. Der Nachteil liegt in der Pflege dieser Struktur: Jemand muss die Beziehungen, Ansichten und Workflows definieren, während 10 kostenpflichtige Team-Lizenzen bei jährlicher Abrechnung umgerechnet 200 $ pro Monat kosten. Lesen Sie unseren Airtable-Testbericht, um sich ein umfassendes Bild zu machen.

So wählen Sie eine einfache Software für das Projektmanagement für Ihr kleines Geschäft aus

Beginnen Sie mit dem Problem, das Ihrem Team am meisten Zeit kostet, und wählen Sie dann zwei Tools aus, die dieses Problem lösen. Versäumte Übergaben, verstreutes Feedback der Clients und nicht erfasste abrechnungsfähige Stunden erfordern unterschiedliche Workflows. Wenn Sie vor allem klare Eigentümer und Termine benötigen, ist unsere Übersicht über Aufgabenmanagement-Software eine nützliche Orientierungshilfe, bevor Sie in eine komplexere Planungslösung investieren.

Nutzen Sie diese Empfehlungen, um die Liste einzugrenzen:

Führen Sie einen zweiwöchigen Testlauf durch, bevor Sie sich committen

Führen Sie zwei Wochen lang ein echtes Projekt mit den Personen durch, die das Tool tatsächlich nutzen werden. Wählen Sie eine Arbeit mit einer Übergabe, einem Termin und einem Überprüfungsschritt, damit Sie mehr als nur die Erstellung von Aufgaben testen können. Nutzen Sie den Plan, den Sie voraussichtlich erwerben werden, oder überprüfen Sie, ob alle Features, auf die Sie während der Testversion angewiesen sind, in diesem Plan weiterhin verfügbar sind.

Bevor Sie beginnen, ermitteln Sie zwei Kennzahlen aus einem vergleichbaren Projekt der letzten Zeit oder einem Zeitraum von zwei Wochen:

Verfolgen Sie während der Pilotphase dieselben Kennzahlen. Wenn beide sinken, prüfen Sie, wie viel Aufwand erforderlich war, um den Workspace auf dem neuesten Stand zu halten. Weniger Statusmeldungen helfen nur dann, wenn der Eigentümer auch den Zeitaufwand für die Nachverfolgung von Aktualisierungen und die Pflege von Aufzeichnungen reduziert hat.

Bitten Sie am Ende jeden Teammitglied, seine nächste Aufgabe, deren Termin und die Informationen zu ermitteln, die erforderlich sind, um diese ohne Hilfe abzuschließen. Wenn Clients das System nutzen werden, testen Sie auch deren Zugriff. Teams, die eine Zeitplanansicht benötigen, können unseren Leitfaden zu kostenloser Gantt-Diagramm-Software nutzen, um verschiedene Optionen zu vergleichen.

Entscheiden Sie sich erst dann, wenn der Workflow für das Team funktioniert und der erforderliche Plan zu Ihrem Budget passt. Übertragen Sie das nächste Projekt anhand der Struktur des Pilotprojekts, anstatt jeden Geschäftsprozess auf einmal neu aufzubauen.

Welche Software für das Projektmanagement für kleine Unternehmen sollten Sie wählen?

Wählen Sie ein Tool, das Ihr Team im Arbeitsalltag stets auf dem neuesten Stand halten kann. Der zweiwöchige Testlauf sollte zeigen, ob die Mitarbeiter ihre nächste Aufgabe finden, Aufgabenübergaben abschließen und Termine im Blick behalten können, ohne dass zusätzliche Koordination erforderlich ist.

Wenn Ihr Unternehmen außerdem Dokumente, Unterhaltungen und Berichterstellung bündeln möchte, vereint die Small Business Suite von ClickUp diese Aktivitäten mit dem Projektmanagement. Nutzen Sie unsere Vorlagen für Start-ups, um die Kosten des Abonnements mit den Tools zu vergleichen, die Sie ersetzen möchten.

Testen Sie ClickUp kostenlos und fügen Sie Ihr nächstes Projekt zu einer Liste hinzu, die Ihr gesamtes Team einsehen kann.

Häufig gestellte Fragen zum Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen

Was ist die beste Software für Projektmanagement für kleine Unternehmen?

Treffen Sie Ihre Wahl je nach den Aufgaben, die Sie koordinieren müssen. Die Small Business Suite von ClickUp eignet sich für Unternehmen, die Projektmanagement, Dokumente, Chat und Berichterstellung unter einem Dach vereinen möchten. Trello eignet sich für eine einfache, auf Boards basierende Nachverfolgung, während Teamwork.com ideal für Kundenservice-Teams ist, die Arbeitszeiten und Pauschalhonorare erfassen. Vergleichen Sie die Pläne, die Ihren Workflow unterstützen, einschließlich der Anforderungen an das Setup und der Gesamtkosten für Ihr Team.

Gibt es eine komplett kostenlose Software für das Projektmanagement?

Ja. ClickUp, Trello, Asana, monday.com, Zoho Projects, Notion, Wrike und Teamwork.com bieten kostenlose Pläne mit Limiten an. Der kostenlose Plan von Trello unterstützt beispielsweise bis zu 10 Mitwirkende und 10 Boards pro Workspace. Prüfen Sie die Limiten hinsichtlich der Nutzer, Projekte, des Speicherplatzes und der Features, bevor Sie laufende Projekte in ein kostenloses Konto übertragen.

Verfügt Office 365 über ein Tool für Projektmanagement?

Ja. Die Basisversion von Microsoft Planner ist in berechtigten Microsoft 365-Abonnements enthalten und unterstützt gemeinsame Aufgaben, Zuweisungen, Fälligkeitstermine und Checklisten. Der Planner Plan 1 bietet zusätzliche Funktionen wie Zeitleisten und die Erstellung von Abhängigkeiten für 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Unser Vergleich zwischen Microsoft Planner und Asana zeigt auf, wann ein anderes Tool oder ein kostenpflichtiger Tarif sinnvoll sein kann.

Was ist das einfachste Tool für das Projektmanagement?

Trello ist ein praktischer Ausgangspunkt für Teams, deren Arbeit sich durch einige klare Phasen zieht. Seine Listen und Karten fassen Eigentümer, Termine und Aufgabendetails übersichtlich zusammen. Basecamp ist eine weitere Option, wenn Sie neben den Aufgaben auch Projektdiskussionen und Dateien benötigen. Unsere Trello-Board-Beispiele zeigen Layouts, die Sie anpassen können.

Wie viel sollte ein kleines Geschäft für Projektmanagement-Software ausgeben?

Planen Sie das Budget für die Features ein, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird, anstatt sich auf das günstigste angebotene Paket zu beschränken. Für 10 zahlende Benutzer kostet „Trello Standard“ umgerechnet 50 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Workflows, die Antragsformulare und Arbeitsauslastungsdiagramme auf „Wrike Business“ erfordern, kosten umgerechnet 250 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Berücksichtigen Sie beim Vergleich der Gesamtkosten den Zugriff für externe Benutzer, Add-Ons und separate Abonnements für Konten.