Zeitmanagement-Tipps für den Erfolg von kleinen Geschäften

Als Eigentümer eines kleinen Geschäfts ist Zeit eine Ihrer wertvollsten Ressourcen. Aber sie ist nicht immer auf Ihrer Seite.

Hier ist der Grund! Laut dem Work Trend Index Report von Microsoft verbringen Arbeitnehmer einen erheblichen Teil ihres Tages mit -über 4 Stunden und 33 Minuten -E-Mails bearbeiten, an Meetings teilnehmen und die Kommunikation über verschiedene Apps des Teams verwalten. Und das ist nur ein Teil des Kuchens. 🥧

Diese Zeit, die für Kommunikations- und Koordinationsaufgaben aufgewendet wird, kann sich für kleine Teams schnell summieren und lässt wenig Raum für die Arbeit, die wirklich zum Wachstum beiträgt. Es überrascht nicht, dass 68 % der Arbeitnehmer das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

In diesem Blog stellen wir Ihnen praktische Zeitmanagement-Strategien und Tools zur Zeiterfassung vor, die Ihnen dabei helfen, Ihren Zeitplan zurückzuerobern, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, schlechtes Zeitmanagement zu vermeiden und Ihr Geschäft zum Erfolg zu führen.

1. Verstehen Sie Ihre Aufgaben und Ziele

Die Rationalisierung von Workflows sollte für kleine Geschäfte, die mehrere Aufgaben zu bewältigen haben, oberste Priorität haben. Um dies effektiv zu erledigen, sollte jede Aufgabe einen Eigentümer haben, der sich über seine Ziele und Verantwortlichkeiten im Klaren ist. Elon Musk sagte einmal,

_Menschen arbeiten besser, wenn sie wissen, was das Ziel ist und warum. Es ist wichtig, dass die Menschen sich darauf freuen, morgens zur Arbeit zu kommen und Spaß an der Arbeit haben

Elon Musk Zeitmanagement strategien helfen Ihnen dabei, Aufgaben an Zielen zu messen, wodurch die Nachverfolgung Ihrer Arbeit erleichtert wird. Das bringt auch Klarheit darüber, auf welche Bereiche Sie sich konzentrieren sollten.

Wie können Sie also all diese täglichen Aufgaben mit klaren langfristigen Zielen kartografieren? Geben Sie ein ClickUp die App "Alles" für die Arbeit, die Teams bei der Verwaltung bestimmter Aufgaben, der Nachverfolgung des Fortschritts und der Verbesserung der Zusammenarbeit unterstützt.

Verwenden Sie ClickUp Ziele hilft Ihnen, Ihre Einzelziele für Ihr Geschäft einzustellen, nachzuverfolgen und schneller zu erreichen, ohne dabei die Übersichtlichkeit und Organisation zu verlieren.

Verfolgen Sie Ihre Ziele in Echtzeit, um zu sehen, wo Sie sich verbessern müssen und worauf Sie sich konzentrieren sollten - mit ClickUp Goals

Hier erfahren Sie, wie ClickUp Goals Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeit helfen kann:

• Im Zeitplan bleiben: Legen Sie Fristen für Ziele fest, verwalten Sie Sprint und verfolgen Sie Fortschritte mit wöchentlichen Scorecards, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf Kurs bleibt
• Mühelos Ziele freigeben: Weisen Sie einen oder mehrere Eigentümer zu, steuern Sie die Zugriffsberechtigungen, und arbeiten Sie nahtlos mit Ihrem Team oder Ihren Stakeholdern zusammen
• Organisieren Sie Ziele an einem Ort: Verwenden Sie Ordner, um Ziele wie OKRs (Objectives and Key Results), Sprint oder Mitarbeiter-Scorecards zu kategorisieren und so einfach zu verwalten und zu priorisieren
• Erfolg genau messen: Verwenden Sie numerische, monetäre, Wahr/Falsch- oder aufgabenbasierte Ziele, um den Fortschritt bei Zielen wie wöchentlichen Umsätzen oder Meilensteinen für Sprints zu verfolgen

Wenn Sie die großen Ziele geklärt haben, ClickUp Aufgaben erleichtert das Erfassen von Prioritäten, indem es sie in Teilaufgaben aufteilt, Eigentümer zuweist, den Fortschritt verfolgt und alle Beteiligten bei der Stange hält. Mit benutzerdefinierten Status können Sie Workflows erstellen, die auf Ihren Prozess zugeschnitten sind - ob einfach, wie Zu erledigen" und Abgeschlossen", oder detaillierter. Die benutzerdefinierte Anpassung sorgt dafür, dass Ihr Team konzentriert und produktiv bleibt.

Fügen Sie Aufgaben und Unteraufgaben zu mehreren Listen hinzu, um Ihre gesamte Arbeit an einem Ort mit ClickUp Tasks zu sehen

Ein Eigentümer eines kleinen Geschäfts auf Reddit, ecommarketingwiz bietet eine großartige zeitmanagement-Tipp :

_Ich versuche, gegen 6.00 Uhr aufzuwachen und morgens an meinem Nebenjob zu arbeiten, dann delegiere ich die Arbeit an Freiberufler während des Tages und nach Beendigung meines 9-5-Jobs. Ich arbeite auch 1-2 Stunden an meinem Nebenerwerb. Es läuft nicht immer reibungslos, aber als ich anfing, Arbeit auszulagern, wurde es besser

ecommarketingwiz

2. Analysieren Sie Ihre Zeitverwendung

Für Eigentümer von kleinen Geschäften und Startup-Gründer zählt jede Sekunde. Zwischen der Verwaltung des Tagesgeschäfts und der Planung von Wachstumsstrategien verliert man leicht den Überblick über die Verwendung der eigenen Zeit.

Eine der besten Methoden, um zu analysieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen, ist die Nachverfolgung für eine Woche oder so.

Sobald Sie ein Gefühl dafür bekommen haben, wo Ihre Zeit hingeht, teilen Sie sie in Kategorien auf - was wirklich etwas bringt (wie Strategie oder Kundenkontakt) im Gegensatz zu Dingen, die nur Zeit kosten (wie endlose Meetings oder administrative Aufgaben)

So erhalten Sie ein klares Bild davon, worauf Sie sich mehr konzentrieren sollten und wo Sie eventuell delegieren, automatisieren oder einschränken müssen.

Unabhängig davon, ob Sie Einstellungen für die Arbeitszeit vornehmen oder die Pomodoro-Technik anwenden mit 20-minütigen Konzentrationsschüben, ClickUp's Zeitmanagement plattform verfügt über Features, die jede Zeitmanagement-Strategie abdecken, sowie ClickUp Automatisierungen um diese sich wiederholenden Aufgaben für Sie zu erledigen.

Zum Beispiel, ClickUp's Projekt Zeiterfassung bietet eine effiziente Lösung für die Analyse Ihrer Zeit, die Verbesserung Ihrer Zeitmanagement-Fähigkeiten und die Einstellung realistischer Erwartungen für Sie und Ihr Team.

Nachverfolgung der mit einer beliebigen Aufgabe verknüpften Zeit von überall aus mit ClickUp Project Time Tracking

So macht ClickUp die Zeiterfassung mühelos:

• Zeiterfassung überall: Erfassen Sie die Zeit auf dem Desktop, auf dem Handy oder im Web mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung von ClickUp und verknüpfen Sie die verfolgte Zeit mit einer beliebigen Aufgabe
• Schätzungen einstellen und Notizen hinzufügen: Definieren Sie, wie lange Aufgaben dauern sollen, und fügen Sie detaillierte Notizen zu Einträgen hinzu, um eine klare Nachverfolgung Ihres Aufwands zu ermöglichen
• Verwalten Sie abrechenbare Zeit: Markieren Sie Zeit als fakturierbar, um die Rechnungsstellung für Clients zu vereinfachen
• Gesamtbeträge zusammenfassen: Zeigen Sie die Gesamtzeit für Aufgaben und Unteraufgaben an, um sich einen Überblick zu verschaffen
• Bearbeiten und Anpassen: Fügen Sie manuell Zeiteinträge hinzu oder ziehen Sie sie ab, um die Genauigkeit zu gewährleisten

Ein ClickUp Benutzer, Max Segal , Computer- und Informationssystemmanager bei XYZ, sagt:

Das Feature der Zeiterfassung ermöglicht es dem Management, Ressourcen besser zuzuordnen und betriebliche Ineffizienzen aufzuspüren.

Max Segal, Leiter des Computer- und Informationssystems bei XYZ

Immer noch nicht sicher, wo die Zeit geblieben ist? Lassen Sie sich anzeigen, wo Sie Ihre Zeit verschwendet haben, um Ihre Aufmerksamkeit auf das zu lenken, worauf Sie sich konzentrieren müssen. Sie können ClickUp Dashboards *hierfür.

Richten Sie Ihre persönlichen ClickUp Dashboards ein, um Ihre Aufgabe zu visualisieren und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen Einrichten eines persönlichen Dashboards ermöglicht es Ihnen, Ihre Produktivität zu visualisieren und zeitraubende Aktivitäten zu erkennen, die Ihre Konzentration beeinträchtigen. Mit diesem personalisierten täglichen Dashboard können Sie aufgaben nach Prioritäten ordnen , die Nachverfolgung des Fortschritts und die Aufrechterhaltung eines organisierten Workflows, der auf Ihre Ziele zugeschnitten ist.

Für ein besseres Verständnis der aufgewendeten Zeit sind Widgets enthalten, die die Nachverfolgung von Fristen, den Status von Aufgaben und Echtzeit-Updates zu Team-Aktivitäten ermöglichen.

3. Organisieren, Priorisieren und Clustern

Wenn Projekten die Struktur fehlt, gehen oft kleine Details unter, was zu verpassten Terminen, falsch ausgerichteten Zielen und letztlich zu frustrierten Kunden führt. Für Eigentümer von kleinen Geschäften, die mit mehreren Initiativen jonglieren, kann dies schnell zum Chaos führen.

Der Schlüssel zur Verwaltung komplexer Workflows ist die Erstellung einer klaren Hierarchie, die Aufgaben organisiert und sicherstellt, dass alles berücksichtigt wird. Mit einer soliden Struktur können Sie große Projekte in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilen und diese effektiv nach Prioritäten ordnen.

Das ist der Punkt ClickUp's Projekt Hierarchie und die Features zur Organisation von Aufgaben können Ihren Workflow revolutionieren. Sie ermöglicht Ihnen die Organisation Ihrer Projekte, Aufgaben, Dokumente und Aufgaben mithilfe von speziellen Ordnern, Listen und Spaces und sorgt dafür, dass alles strukturiert und leicht zugänglich ist.

Organisieren Sie Ihren Workspace mit ClickUp Hierarchy und sehen Sie alles an einem Ort

Hier erfahren Sie, wie Hierarchie- und Aufgaben-Organisationsfeatures Ihren Workflow vereinfachen können:

• Übersicht über den Workspace: Visualisieren Sie Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihre Organisation auf einen Blick und erhalten Sie eine Großansicht, ohne die Details aus den Augen zu verlieren
• Geschachtelte Unteraufgaben: Zerlegen Sie große Projekte in überschaubare Schritte mit mehreren Ebenen von Unteraufgaben, um sicherzustellen, dass jedes Detail abgedeckt ist
• Checklisten innerhalb von Aufgaben: Erstellen Sie detaillierte Checklisten innerhalb von Aufgaben zur schrittweisen Nachverfolgung von komplexen Prozessen oder Projekten
• Zusammenarbeit bei Aufgaben: Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu, fügen Sie Beschreibungen hinzu, aktualisieren Sie den Status und beteiligen Sie sich durch Kommentare, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben
• Anpassbare Listen: Gruppieren Sie verwandte Aufgaben in Listen, um Projekte, Kampagnen oder Datenbanken zu organisieren und schnell auf das zuzugreifen, was Sie brauchen
• Prioritätsstufen: Sortieren Sie Aufgaben nach Dringlichkeit, von niedrig bis kritisch, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und unnötige Ablenkungen vermeiden können.

ClickUp kommt auch mit kostenlosen vorlagen für das Blockieren von Zeit , wie zum Beispiel die ClickUp Time Box Vorlage , um Ihnen das Setup zu erleichtern.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Time Box Vorlage

Hier sind einige Schlüssel-Features der Vorlage:

• Benutzerdefinierte Status: Einfache Nachverfolgung des Fortschritts von Aufgaben mit anpassbaren Status wie 'Erledigt', 'In Bearbeitung' und 'Zu erledigen'
• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Attribut wie 'Typ' hinzu, um wichtige Informationen zur Aufgabe zu erfassen und die Aufgabendaten für eine bessere Entscheidungsfindung übersichtlich darzustellen
• Benutzerdefinierte Ansichten: Öffnen Sie vier verschiedene Ansichten, um Informationen zu organisieren und darauf zuzugreifen, z. B. die Ansicht 'Aufgabenplaner' für die Aufgabenverwaltung, 'Time Box Schedule' fürverwaltung von Zeitblöckenund 'Aufgaben Status' zur Nachverfolgung des aktuellen Fortschritts von Aufgaben

➡️ Auch gelesen: 10 kostenlose Vorlagen für Zeitmanagement (Kalender & Zeitpläne)

4. Einen Zeitplan erstellen

Beginnen Sie damit, Ihre Woche als Ganzes zu betrachten - teilen Sie bestimmte Tage oder Zeitblöcke für wiederholende Aufgaben wie Meetings, Marketing-Aufwand, Finanzmanagement und Arbeiten am Client ein.

So könnten Sie beispielsweise Montag für Strategie und Planung, Dienstag für Meetings mit Clients und Mittwoch für Marketing oder die Erstellung von Inhalten reservieren. Sobald Sie Ihre Wochenstruktur festgelegt haben, unterteilen Sie sie in tägliche Aufgaben, wobei Sie den wichtigsten und zeitkritischen Aktivitäten Vorrang einräumen.

Bestimmen Sie jeden Tag die 3 bis 5 wichtigsten Aufgaben, die fertiggestellt werden müssen, und blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, um sich auf diese zu konzentrieren, wobei Sie Raum für Unvorhergesehenes lassen herausforderungen oder Unterbrechungen . Schätzen Sie realistisch ein, wie viel Sie erreichen können, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass Sie anpassungsfähig bleiben und gleichzeitig das große Ganze im Auge behalten.

Wenn Sie dies umsetzen, ClickUp's Kalender-Ansicht und die Zeitleiste bieten die Flexibilität und benutzerdefinierte Ansicht, die Sie brauchen, um den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Features nutzen können, um tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeitpläne zu erstellen:

Mit der ClickUp Kalender Ansicht sehen Sie alle Ihre Aufgaben farblich kodiert, um sie nach Tag, Monat oder Jahr zu organisieren

Die ClickUp Kalender Ansicht ist ideal, um Arbeit zu visualisieren, Aufgaben neu zu planen und Zeitleisten für Projekte abzustimmen. Sie können zwischen einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ansicht wechseln.

Folgen Sie diesen Schritten, um loszulegen:

• Visualisieren Sie Ihre Arbeit: Wechseln Sie in ClickUp zur Ansicht "Kalender", um alle Ihre Aufgaben in einem Kalenderformat zu sehen
• Erstellen und Anpassen von Zeitplänen: Ziehen Sie Aufgaben direkt in den Kalender, um ihre Fälligkeitsdaten oder Dauer anzupassen
• Verwalten Sie Zeitleisten für Projekte: Teilen Sie große Projekte in kleinere, umsetzbare Aufgaben auf und planen Sie diese über Tage, Wochen oder Monate
• Synchronisierung mit externen Kalendern: Integrieren Sie ClickUp in den Google Kalender oder andere Planungstools, um alle Ihre Ereignisse und Aufgaben an einem Ort zu speichern

Mit der ClickUp Zeitleiste sehen Sie alle Ihre Aufgaben, einschließlich zukünftiger wiederholender Aufgaben für jedes Projekt, in chronologischer Reihenfolge Ansicht der Zeitleiste in ClickUp bietet einen linearen, detaillierten Ansatz zur Planung von Aufgaben und zur Verwaltung von Workloads. Sie ist ideal, um eine Ansicht Ihrer Projekte und Termine aus der Vogelperspektive zu erhalten.

So verwenden Sie es:

• Visualisieren Sie Aufgaben im Zeitverlauf: Verwenden Sie das Dropdown-Menü "Tag", um für eine bessere Planung zu wöchentlichen, monatlichen oder sogar stündlichen Ansichten zu wechseln
• Anpassen der Zeitleiste: Passen Sie Ihre Ansicht an, indem Sie die Farben der Aufgaben auf der Grundlage des Werts der Liste, des Status oder des benutzerdefinierten Felds festlegen. Sie können Wochenenden ein- oder ausblenden, je nach Ihrem Workflow
• Zukünftige wiederholende Aufgaben: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige zukünftiger wiederholender Aufgaben für eine bessere Übersichtlichkeit

Sie können Ihre Zeit effektiv verwalten mit dem ClickUp Zeitmanagement Zeitplan Vorlage ohne bei Null anfangen zu müssen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Zeitmanagement Zeitplan Vorlage

Diese Vorlage soll Ihnen helfen, Ihre Zeiteinteilung zu analysieren und Ihre Produktivität zu steigern.

Hier ist alles enthalten:

• Aktivitätsprotokoll-Ansicht: Verfolgen Sie alle Aktivitäten, die Sie im Laufe des Tages abschließen, um Muster zu erkennen und Ihre Effizienz zu verbessern
• Ansicht "Tägliche Aktivitäten": Planen Sie Aufgaben, setzen Sie Prioritäten und strukturieren Sie Ihren Tag effektiv
• Workload-Ansicht: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle Aufgaben und deren geschätzten Zeitbedarf, um Ihre Workloads auszugleichen
• Ansicht "Leitfaden für den Einstieg": Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Setup, mit der Sie schnell einen effektiven Zeitplan erstellen können

💡 Profi-Tipp: Investieren Sie in sich selbst, indem Sie sich Zeit nehmen, um neue Fähigkeiten zu erlernen, Workshops zu besuchen oder Fachpublikationen zu lesen. Dies kann die Produktivität maximieren und die Entscheidungsfähigkeit verbessern.

Sie können Ihre Arbeit immer nachverfolgen mit ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht für langfristiges und effizientes Zeitmanagement.

Verfolgen Sie Fortschritte in Echtzeit nach Zeit, Tag oder Monat mit der ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht

Wenn es um langfristige Planung und effektives Zeitmanagement geht, hilft Ihnen dieses Feature, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Fristen zu priorisieren und Engpässe zu beseitigen. So geht's:

• Visualisierung von Projekt-Workflows: Konsolidieren Sie Ihre Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben und Unteraufgaben in einer einheitlichen Ansicht
• Einfaches Ziehen und Ablegen: Passen Sie Zeitleisten und Abhängigkeiten von Aufgaben mühelos über die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche an
• Farbcodierte Organisation: Verwenden Sie die Farbcodierung, um Aufgaben nach Priorität, Status oder Mitglied des Teams zu kategorisieren und so sicherzustellen, dass nichts übersehen wird
• Echtzeit-Updates: Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte mit prozentualen Fortschritten und Echtzeit-Updates, damit Sie und Ihr Team effektiv zusammenarbeiten und Meilensteine feiern können, während sie passieren

• Sortieren, filtern und fokussieren: Nutzen Sie erweiterte Sortier- und Filterfunktionen, um sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren, potenzielle Verzögerungen zu erkennen und Ressourcen sinnvoll zuzuweisen

  ➡️ Auch zu lesen: 10 kostenlose Vorlagen für Zeitpläne in Excel, Google Tabellen und ClickUp

  5. Multitasking vermeiden

Multitasking mag wie eine Steigerung der Produktivität erscheinen, hat aber oft den gegenteiligen Effekt. Neurowissenschaftliche Forschung zeigen, dass die Verringerung der kognitiven Überlastung durch die Erstellung eines Plans und die Priorisierung von Aufgaben uns helfen kann, mehr zu erreichen und unsere körperliche und geistige Gesundheit am Ende des Tages zu unterstützen.

Multitasking hingegen erhöht die kognitive Überlastung und führt zu:

• Verminderte Konzentration: Das Wechseln zwischen Aufgaben zersplittert die Aufmerksamkeit und mindert die Qualität der Arbeit
• Ineffizienz: Man braucht mehr Zeit, um Aufgaben abzuschließen, wenn man ständig den Fokus wechselt
• Stress: Die Überlastung des Gehirns mit mehreren Aufgaben erhöht die geistige Ermüdung und den Stress ClickUp's Ich-Modus wurde entwickelt, um den Fallstricken des Multitasking zu begegnen und das Zeitmanagement zu verbessern.

Überblick über alle Aufgaben, Unteraufgaben, Kommentare und Checklisten in den Ihnen zugewiesenen Ansichten mit dem ClickUp Me Modus

Indem Sie Ihren Workspace so filtern, dass nur die zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden, hilft Ihnen der Me-Modus, sich ausschließlich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Dies ermöglicht Ihnen zu sehen:

• Personalisierte Ansicht der Aufgaben: Sehen Sie die Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, ohne Ablenkung durch die Aufgaben anderer
• Automatische Zuweisung: Erstellen Sie Aufgaben im Ich-Modus, damit sie Ihnen sofort zugewiesen werden, und vereinfachen Sie so Ihren Workflow
• Universell für alle Ansichten: Bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne die Perspektive anderer zu beeinträchtigen, da der Me Mode für alle ClickUp-Ansichten in Ihrem Workspace gilt

6. Pausen machen

Regelmäßige Pausen sind ein wichtiger, aber oft übersehener Aspekt eines effektiven Zeitmanagements. Lange Arbeitszeiten mögen zwar produktiv erscheinen, können aber zu Burnout und verminderter Effizienz führen.

Wenn Sie bewusst Pausen in Ihren Zeitplan einbauen, können Sie Ihren Geist erfrischen, sich besser konzentrieren und die Produktivität über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten.

Wir kommen herum fünf Stunden Freizeit täglich aber wenn Sie diese freie Zeit unbeabsichtigt verbringen, kann das Ihr allgemeines Wohlbefinden beeinträchtigen, auch wenn Sie nicht arbeiten. Strukturierte Pausen können Ihre Freizeit maximieren und so Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden steigern.

Verwalten Sie alle Ihre Aktualisierungen und Benachrichtigungen an einem Ort mit ClickUp Reminders ClickUp-Erinnerungen kann Ihnen helfen, Pausen einfach in Ihren Tag zu integrieren. Hier erfahren Sie, wie Sie es verwenden können:

• Schnelles Setup: Erstellen Sie kleinere, eigenständige Erinnerungen für geplante Pausen, um sicherzustellen, dass Sie zur richtigen Zeit einen Schritt weggehen
• Pausenerinnerungen delegieren: Weisen Sie sich selbst oder Ihrem Team Erinnerungen zu, um eine Kultur der regelmäßigen, achtsamen Pausen zu fördern
• Durch Kommentare ausgelöste Erinnerungen: Legen Sie Erinnerungen direkt aus einem Aufgabenkommentar heraus fest, so dass sie umsetzbar und unabhängig von der ursprünglichen Aufgabe sind

7. Delegieren und auslagern

Das Freigeben von Verantwortlichkeiten und die Organisation von Aufgaben helfen Ihnen, sich auf Arbeiten mit hoher Priorität zu konzentrieren, die Überlastung zu reduzieren und sicherzustellen, dass Ihre Projekte effizient vorankommen.

Ein nützlicher Rahmen für die Delegation ist die Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20-Regel), das besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erzielt werden. Die Anwendung dieser Theorie bedeutet, dass man die wichtigsten Aufgaben - die für den Erfolg des Geschäfts ausschlaggebend sind - ermittelt und sich auf diese konzentriert, während man die anderen 80 % der Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht so entscheidend sind, delegiert.

Eine weitere hilfreiche Theorie ist Herzbergs Zwei-Faktoren-Theorie die zwischen Motivationsfaktoren (z. B. Leistung, Anerkennung) und Hygienefaktoren (z. B. Gehalt, Bedingungen der Arbeit) unterscheidet.

Wenn Sie delegieren, überlegen Sie, um welche Aufgabe es sich handelt und wie sie Ihr Team motivieren oder demotivieren könnte. Aufgaben, die den Stärken der Mitarbeiter entsprechen und Möglichkeiten für Wachstum und Anerkennung bieten, sollten an diese Personen delegiert werden, um ihre Arbeitszufriedenheit und Leistung zu steigern.

Der Schlüssel zum Delegieren liegt in klaren Anweisungen, der Einstellung von Erwartungen und der Förderung von Vertrauen, während gleichzeitig ein Umfeld geschaffen wird, in dem sich die Mitglieder des Teams befähigt und wertgeschätzt fühlen.

Richten Sie mit ClickUp Tasks Abhängigkeiten von Aufgaben ein, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, wie sich die einzelnen Aufgaben gegenseitig beeinflussen

Verwenden Sie ClickUp Kommentare zuweisen zur Vereinfachung der Delegation und Verwaltung von Aufgaben:

• Klare Delegierung: Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, geben Sie im Kommentarbereich genaue Anweisungen. Geben Sie klar und deutlich an, wem die Aufgabe zugewiesen wird und welche besonderen Anforderungen bestehen
• @Erwähnungen: Verwenden SieClickUp @Mentions um den Mitarbeiter direkt zu benachrichtigen und ihn über alle Änderungen oder Anfragen auf dem Laufenden zu halten
• Checklisten: Erstellen Sie Checklisten in den Kommentaren, um komplexe Aufgaben in kleinere, umsetzbare Schritte zu unterteilen
• Delegationsstatus: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld zur Nachverfolgung des Delegationsstatus einer Aufgabe (z. B. "Nicht delegiert", "Delegiert", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen")

• Automatisierte Benachrichtigungen: Richten Sie benutzerdefinierte Automatisierungsregeln ein, um Benachrichtigungen an den ursprünglichen Ersteller der Aufgabe und den Delegierten zu senden, wenn eine Aufgabe delegiert wird oder sich ihr Status ändert

  ➡️ Auch lesen: Wie man ein Zeitbudget erstellt, um mehr zu erledigen

  8. Ablenkungen minimieren

Als Eigentümer eines Geschäfts können Ablenkungen Ihren Tag leicht entgleisen lassen. Der Schlüssel zur Beherrschung des Zeitmanagements liegt darin, Ihre Zeitfresser zu erkennen und sie direkt zu beseitigen.

Eine bewährte Methode ist die Verwendung eines zeitmanagement-Matrix zur Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von Dringlichkeit und Wichtigkeit, die Ihnen hilft, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren. Sie unterteilt Aufgaben in vier Quadranten: dringend und wichtig, nicht dringend, aber wichtig, dringend, aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig. Durch die Verwendung der Matrix können Sie Ihre Zeit besser einteilen, Stress reduzieren und sich auf den langfristigen Erfolg konzentrieren.

Denken Sie daran, dass Konzentration auch bedeutet, bei Bedarf einen Schritt zurückzutreten. Erstaunlich ist, dass über 765 Millionen Urlaubstage bleiben in den USA jährlich ungenutzt. Pausen zu machen ist nicht nur Luxus, sondern wichtig für die Produktivität und die Vermeidung von Burnout.

Setzen Sie sich Grenzen, um Ablenkungen zu minimieren: Schalten Sie Benachrichtigungen bei intensiver Arbeit stumm, delegieren Sie Aufgaben effektiv, und planen Sie konzentrierte Arbeitsblöcke.

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für das Abschließen Ihrer Aufgaben mit dem ClickUp Date and Time Feature, damit Sie nicht durch offene Aufgaben abgelenkt werden

Die ClickUp Datum und Uhrzeit feature ermöglicht Ihnen die Einstellung von Startdaten, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Sie Aufgaben pünktlich erledigen und dabei organisiert bleiben. Neben den Terminen können Sie mit diesem Feature auch Ihren Zeitplan planen, indem Sie Tools, Apps oder Geräten bestimmte Zeitfenster zuweisen und so Ihren Tag strukturiert und zielgerichtet gestalten.

Darüber hinaus bedeutet die Verfügbarkeit von ClickUp für Android, iOS, Windows und Mac, dass Sie jederzeit und überall mit Ihrem Zeitplan in Verbindung bleiben können.

9. Zeitmanagement-Apps verwenden

Vom Planen Ihres Tages bis zur Priorisierung von Aufgaben, Produktivität und zeitmanagement-Apps können Ihnen helfen, Ihr Leben zu organisieren. Sie können Ihr persönlicher Assistent sein, der Ihnen hilft, den Überblick über alles zu behalten.

Egal, ob Sie Hilfe beim Blockieren von Zeit, beim Verwalten von Aufgaben, beim Setzen von Prioritäten oder beim Organisieren von Meetings benötigen - es gibt eine App dafür. Mit ClickUp-Integrationen können Sie Ihr Zeitmanagement auf die nächste Stufe heben, indem Sie über 1.000 Tools miteinander verbinden und die besten Features zur Steigerung der Produktivität in Ihren Workspace bringen - kostenlos. Das stimmt, Sie müssen nicht mehr zwischen Tools wechseln.

Im Folgenden erfahren Sie, wie diese Integrationen Ihren Arbeitstag vereinfachen können:

• Nahtlose Zeiterfassung mit Everhour: Anders als die meisten Tools zur Zeiterfassung integriert Everhour die Steuerelemente direkt in die ClickUp-Oberfläche, was Zeit spart und Fehler bei der Dateneingabe reduziert
• Sofortige Zeiterfassung mit Toggl: Aktivieren Sie die Toggl Chrome-Erweiterung, um die Zeiterfassung mühelos in ClickUp durchzuführen
• Synchronisieren Sie Ihren Zeitplan mit dem Google Kalender: Verbinden Sie den Google Kalender mit ClickUp und synchronisieren Sie ihn in Echtzeit

• Native Zeiterfassung: Mit der integrierten Zeiterfassung von ClickUp können Sie Stunden direkt in Aufgaben erfassen

  ➡️ Auch gelesen: KI für Zeitmanagement: Use Cases & Tools für intelligente Zeitplanung

  Steigern Sie Ihre Produktivität mit ClickUp

Wenn Sie Ihre Zeit gut einteilen, gewinnen Sie geistige Freiräume, um sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts zu konzentrieren, Ihre Kreativität zu fördern und eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen.

Genau hier glänzt ClickUp als All-in-One-Plattform. Sie hilft Ihnen, wichtige Aufgaben zu verwalten, lässt sich nahtlos in gängige Tools integrieren und nachverfolgung Ihrer für Projekte aufgewendeten Zeit . Wie wir in den obigen Tipps gesehen haben, können Sie sich durch die Zentralisierung von Workflows auf das Wesentliche konzentrieren, Ablenkungen reduzieren und produktiv bleiben.

Also sich für ClickUp anmelden und stellen Sie sich den Herausforderungen des Zeitmanagements!