Sie möchten, dass jeder Arbeitstag so viel Produktivität wie möglich bietet. Doch im Laufe des Tages müssen Sie sich mit zahlreichen Ablenkungen herumschlagen, dringende Anfragen jonglieren und Termine einhalten.
Unabhängig davon, wie effizient Sie mit unerwarteten Aufgaben oder Krisen umgehen, kann es ohne einen Prozess, der Ihren Workflow vereinfacht, schwierig sein, etwas Sinnvolles zu erreichen.
Hier kommt ein Dashboard zur Produktivität ins Spiel.
Aber was genau ist das und wie erstellt man es? Gibt es bestimmte Möglichkeiten, das Dashboard im Alltag zu implementieren? Finden wir es heraus!
Was ist ein Dashboard für die Produktivität?
Einfach ausgedrückt handelt es sich um einen konsolidierten digitalen Workspace, in dem Sie Aufgaben und Projekte in Echtzeit organisieren, priorisieren und verfolgen können.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Listen bietet ein Dashboard für die Produktivität einen visuellen Überblick über Ihre täglichen Aufgaben. Es integriert Daten aus verschiedenen Quellen wie Kalendern, Aufgabenmanagern und Systemen für die Berichterstellung, die sich dynamisch aktualisieren, wenn sich Prioritäten ändern.
Stellen Sie sich das Dashboard als eine Art Master-Checkliste vor, die Ihnen zeigt, wie Sie Zeit sparen und sich auf die richtigen Arbeiten konzentrieren können.
Den Zweck eines Dashboards für die Produktivität verstehen
Egal, ob Sie Unternehmer, Freiberufler, Remote-Team-Manager oder einfach nur jemand sind, der seinen Alltag optimieren möchte – ein gut gestaltetes Dashboard für die Produktivität bietet mehrere wichtige Vorteile:
- Sehen Sie alle Ihre Aufgaben, Termine und Prioritäten in einer Ansicht, damit Sie immer wissen, was als Nächstes ansteht.
- Organisieren Sie Aufgaben automatisch nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
- Nutzen Sie Daten, um herauszufinden, wann Ihre Produktivität am höchsten ist, damit Sie hochkonzentrierte Arbeit in Spitzenzeiten einplanen können.
Erstellen eines persönlichen Dashboard für die Produktivität
Klarheit, Organisation und echte Nutzung sind die Schlüsselkomponenten, die Ihr Dashboard bieten sollte. Aber wie erstellen Sie es durchdacht und zielgerichtet?
Keine Sorge – hier finden Sie einen Rahmen, den Sie verwenden können, um tägliche Ziele für Ihre eigenen Anforderungen an die Produktivität festzulegen.
1. Definieren Sie Ihren Zweck und Ihre Ziele
Das mag selbstverständlich erscheinen, aber Sie müssen einen Schritt zurücktreten, um zu bestimmen, warum Sie dieses Dashboard benötigen.
Welches Problem möchten Sie lösen?
Wenn Sie beispielsweise zu Prokrastination neigen, benötigen Sie möglicherweise ein System, mit dem Sie große Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen können.
Was ist das wichtigste Ergebnis, das Sie erreichen möchten?
Vielleicht möchten Sie Meilensteine beim Lernen, Kurse oder Hobbys nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Sie Zeit in Ihre persönliche Weiterentwicklung investieren.
Welche Lücken in der Produktivität möchten Sie schließen?
Vielleicht stellen Sie fest, dass Ihre Energie im Laufe des Tages schwankt, und möchten die Stunden mit der höchsten Produktivität genau bestimmen.
Was auch immer es ist, finden Sie einen klaren Zweck für die Form Ihres Dashboards.
🔮 Achtung, Scope Creep: Klären Sie, für wen Sie das Dashboard erstellen. Wenn es nur für Sie selbst ist, überspringen Sie diesen Schritt.
Wenn Sie jedoch ein Dashboard für die Produktivität für Ihr gesamtes Team erstellen, notieren Sie sich die genauen Rollen der Teammitglieder in der Organisation sowie die Aufgaben, die sie täglich ausführen. Machen Sie sich mit den häufigsten Hindernissen für die Produktivität vertraut und finden Sie heraus, wie diese überwunden werden können.
Diese Informationen helfen Ihnen dabei, zum nächsten Schritt des Prozesses beizutragen.
2. Identifizieren Sie wichtige Metriken und Datenquellen
Sobald Sie Ihr „Warum” definiert haben, legen Sie fest, welche Metriken für das Erreichen Ihrer Ziele der Produktivität am relevantesten sind.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine Überlastung mit Aufgaben zu bewältigen, benötigen Sie möglicherweise Zugriff auf Metriken wie die Anzahl der aktiven Projekte, die durchschnittliche Zeit, die für das Abschließen von Aufgaben benötigt wird, oder den Status des Aufgabenrückstands.
Um Ablenkungen zu minimieren, können Sie alternativ die Häufigkeit des Aufgabenwechsels pro Tag, die Unterbrechungen pro Stunde während der Zeiträume der Konzentration oder die durchschnittliche Dauer ununterbrochener Sitzungen (in Minuten) verfolgen.
Entscheiden Sie außerdem, woher diese Daten stammen sollen.
Beziehen Sie Informationen aus Ihrem Projektmanagement-Tool? Stammt diese aus einer von Ihnen verwendeten App für die Zeiterfassung oder einer Kommunikationsplattform? Stellen Sie sicher, dass die Datenquellen zuverlässig und zugänglich sind, um Lücken in Ihrer Berichterstellung zu vermeiden.
3. Entwerfen Sie das Layout und die Struktur des Dashboards
Mit Ihrem Ziel und Ihren wichtigsten Metriken vor Augen ist es nun an der Zeit, sich vorzustellen, wie Ihr Dashboard aussehen soll. Sie sollten es so strukturieren, dass Sie auf einen Blick sehen, was Sie sehen müssen, und dass es Ihnen Tipps für ein besseres Zeitmanagement liefert.
Hier ist eine visuelle Anleitung, die Ihnen dabei hilft!
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun ansehen, wie Sie die verschiedenen Bereiche Ihres Dashboards priorisieren sollten.
a. Oberer Bereich
Verwenden Sie diesen Bereich für Elemente mit hoher Priorität, die Sie sofort in Sichtbarkeit haben müssen.
Das kann ein Widget sein, das Aufgaben in Quadranten organisiert (dringend/wichtig, schnelle Erfolge/Effizienzsteigerungen und Lern-/Wachstumsinitiativen). Oder ein automatisches System für Benachrichtigungen, das potenzielle Engpässe in Ihrem Workflow meldet, z. B. Aufgaben, die sich in einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Phase stapeln, damit Sie diese proaktiv angehen können.
Verwenden Sie Filter, um Aufgaben nach Tags wie „Hohe Priorität“, „Kundenanfragen“ oder „Interne Projekte“ in einer Ansicht anzuzeigen.
💈Bonus: Erfahren Sie, wie Sie die Eisenhower-Matrix anwenden, um Aufgaben nach Priorität zu organisieren.
b. Mittlerer Abschnitt
Dieser Teil des Dashboards hilft Ihnen zu verstehen, wo Sie in Bezug auf laufende Arbeiten stehen und was langfristig ansteht. Nutzen Sie es, um Ihre Woche im Voraus zu planen.
Visualisieren Sie beispielsweise mithilfe eines Burndown-Diagramms, wie weit Sie im Vergleich zur geplanten Zeitleiste vom Abschließen des Projekts entfernt sind.
Sie können auch Ihre in den letzten 7 Tagen fertiggestellten Aufgaben in einem Liniendiagramm verfolgen, um Rückgänge und Anstiege der Produktivität zu erkennen. Oder heben Sie den Schwerpunktbereich der Woche hervor, z. B. „Quartalsplan mit dem Team freigeben“ oder „Kundenberichte fertigstellen“.
So können Sie die erforderlichen Aufgaben erledigen, ohne sich ablenken zu lassen. Um zwischen verschiedenen Prioritäten zu navigieren, verwenden Sie anklickbare Widgets, mit denen Sie von einer allgemeinen Übersicht (z. B. dem Status Ihrer Projektfertigstellung) zu detaillierten Listen mit Aufgaben wechseln können.
c. Unterer Abschnitt
Sie brauchen auch einen Space, um über Ihre Erfolge nachzudenken und für die Zukunft zu planen. Der untere Space eignet sich perfekt für diesen Zweck.
Integrieren Sie eine monatliche Heatmap zur Erledigung von Aufgaben , die Tage mit hoher Produktivität im Vergleich zu Tagen mit geringer Produktivität anzeigt. Wie wäre es mit einem fortlaufenden Protokoll aller fertiggestellten Aufgaben für den aktuellen Monat, gefiltert nach Projekt, Kategorie oder persönlichen Zielen?
Oder richten Sie einen separaten Bereich für Referenznotizen oder Ressourcen ein und verwandeln Sie ihn in einen persönlichen Wissenshub. Auf diese Weise können Sie innerhalb von ClickUp ein persönliches Wiki erstellen, in dem Sie wichtige Informationen speichern und organisieren können, um leicht darauf zugreifen zu können.
💡Profi-Tipp: Überlegen Sie sich eine Frage zur Reflexion, z. B. „Was ist heute gut gelaufen? Was könnte verbessert werden? Was sind meine wichtigsten Prioritäten für morgen?“ Das hilft Ihnen, den Tag ausklingen zu lassen und sich auf eine hohe Produktivität am nächsten Morgen vorzubereiten.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie anfangen sollen, skizzieren Sie Ihr Dashboard-Layout auf Papier oder verwenden Sie ein Tool wie ClickUp Whiteboards. Verknüpfen Sie Aufgaben und Ideen, indem Sie farbcodierte Formen, Vektorgrafiken und formatierten Text per Drag & Drop verschieben, um Verbindungen oder Roadmaps zu zeichnen.
Sie können Bilder hochladen, Weblinks hinzufügen oder nachverfolgbare Aufgaben in Ihrem Whiteboard erstellen, um noch mehr Kontext zu erhalten. Dank dieser Flexibilität können Sie einen Workspace erstellen, der wirklich zu Ihrem persönlichen Workflow passt.
Wenn Sie mit einem Team arbeiten, können Sie außerdem in Echtzeit auf dem Whiteboard zusammenarbeiten – entwerfen, Haftnotizen hinterlassen und Kommentare hinzufügen –, um Überschneidungen oder Verwirrung zu vermeiden. Benötigen Sie Feedback von einem Mentor oder einem Partner, der Sie zur Rechenschaft zieht? Teilen Sie einen öffentlichen Link, um Zugriff zu gewähren.
💈Bonus: Denken Sie über Ihren Benutzer-Flow nach.
❓Wie navigieren Sie morgens als Erstes durch Ihr Dashboard? ❓Welche Informationen sollten sofort sichtbar sein, damit Sie Ihren Tag optimal beginnen können?
Entscheiden Sie sich für ein modulares Design, das sich leicht anpassen lässt, wenn sich Ihre Anforderungen an die Produktivität ändern.
4. Finden Sie ein geeignetes tool für die Aufgabe
Die Auswahl des richtigen Tools ist entscheidend, bevor Sie Ihr Dashboard für die Produktivität erstellen. Von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu hochgradig anpassbaren, datengesteuerten Diagrammen – Sie haben die Qual der Wahl.
Google Tabellen eignen sich beispielsweise ideal für die Nachverfolgung persönlicher Aufgaben der Produktivität. Sie können einfache To-do-Listen, Anzeiger für den Fortschritt und Budgetblätter einrichten. Business Intelligence (BI)-Tools hingegen eignen sich hervorragend für die detaillierte Datenvisualisierung und -analyse, haben jedoch eine steilere Lernkurve. Außerdem sind sie nicht für die schnelle Verwaltung alltäglicher Aufgaben geeignet.
Dann gibt es noch ClickUp Dashboards.
Das Schöne an diesem tool ist, dass es an Ihren Stil der Produktivität angepasst werden kann, egal ob Sie ein visueller Denker, ein Mensch, der eine Liste erstellt, oder ein terminorientierter Planer sind.
- Um ein Dashboard in ClickUp zu erstellen, navigieren Sie in Ihrer Seitenleiste zum Dashboards Hub.
- Klicken Sie dort auf „Neues Dashboard“ und wählen Sie eine Vorlage aus oder beginnen Sie ganz von vorne.
- Fügen Sie Ihrem Dashboard Karten hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche „+ Karten hinzufügen“ klicken.
Diese Karten können verschiedene Metriken und Datenvisualisierungen anzeigen, z. B. Status von Aufgaben, Berichte zur Zeiterfassung oder benutzerdefinierte Diagramme.
Passen Sie die benutzerdefinierten Einstellungen jeder Karte an, einschließlich der Datenquelle, Filter und Visualisierungstyp. Sie können Karten auch per Drag & Drop auf Ihrem Dashboard anordnen. Einfacher geht es nicht!
Mit den benutzerdefinierten Ansichten von ClickUp können Sie beispielsweise Ihre To-dos mit nur wenigen Klicks in visuelle Einblicke umwandeln. Das Tool ruft automatisch Daten aus Ihren Aufgaben ab, um eine Dashboard-Ansicht nach Ihren Wünschen zu erstellen.
Organisieren Sie Aufgaben lieber nach Phasen? Mit dem Kanban-Board können Sie Elemente per Drag & Drop in verschiedene Spalten ziehen, z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertiggestellt“.
Möchten Sie sehen, wie sich Ihre Aufgaben über die Zeit verteilen, indem Sie kaskadierende Ansichten verwenden? Fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und passen Sie Ihre Fälligkeitsdaten schnell an – mit der Gantt-Ansicht von ClickUp.
Arbeiten Sie mit Clients zusammen? Sie können spezielle Spaces auf ClickUp erstellen und Benutzer einladen, Projektaktualisierungen anzuzeigen, Feedback zu hinterlassen und Termine zu überwachen, wodurch endlose E-Mail-Austausche entfallen.
Mit Features wie ClickUp Chat können Sie Personen (oder sich selbst!) in Kommentaren taggen, Folgeaktionen zuweisen und Aufgaben mit Projekten verknüpfen. So behalten Sie den Überblick über die Kommunikation mit Kunden, persönliche Aufgaben und interne Notizen.
Nutzen Sie schließlich KI, um sofortige Einblicke aus jedem Dashboard zu erhalten. ClickUp Brain kann sofort Daten aus Ihrem gesamten ClickUp-Workspace abrufen, um Ihre Fragen zu beantworten, wodurch Sie sich stundenlanges Durchsuchen von Notizen oder Dateien sparen.
Egal, ob Sie den Status eines Projekts überprüfen oder schnell vergangene Aufgaben finden möchten, dieses Feature bietet Ihnen alles, was Sie brauchen. Es zeigt Ihnen, wie Sie KI als persönlichen Assistenten nutzen können, um schnell auf wichtige Daten zuzugreifen.
Außerdem können Sie mit einem einzigen Klick Vorlagen für Ihre wiederkehrenden persönlichen Aufgaben, Projektdokumentationen oder Inhaltsplanungen erstellen.
🛠️ So finden Sie das beste tool für Ihr Dashboard, das Ihren Anforderungen entspricht
- Listen Sie Ihre wichtigsten Anforderungen auf (z. B. Benutzerfreundlichkeit, Datenvisualisierungsfunktionen, Kompatibilität mit vorhandenen tools).
- Probieren Sie mindestens drei tools für eine gewisse Zeit aus (drei Monate sind ausreichend), um sich ein umfassendes Bild von ihrer Benutzerfreundlichkeit zu machen.
- Beantworten Sie folgende Fragen: Ist das Tool skalierbar, wenn Ihre Anforderungen steigen? Entspricht es Ihrem technischen Kenntnisstand? Lässt es sich in Ihre bevorzugten KI-Tools für den persönlichen Gebrauch integrieren?
- Ist das tool skalierbar, wenn Ihre Anforderungen wachsen?
- Entspricht es Ihrem technischen Kenntnisstand?
- Lässt es sich mit Ihren bevorzugten KI-Tools für den persönlichen Gebrauch integrieren?
- Ist das tool skalierbar, wenn Ihre Anforderungen wachsen?
- Entspricht es Ihrem technischen Kenntnisstand?
- Lässt es sich mit Ihren bevorzugten KI-Tools für den persönlichen Gebrauch integrieren?
5. Testen, verfeinern und optimieren Sie das Dashboard
Nachdem Sie Ihr Dashboard für die Produktivität eingerichtet haben, ist es an der Zeit, es zu testen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass es Ihnen wirklich dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen.
Vergleichen Sie die Daten mit Ihren Originaldatenquellen , um sicherzustellen, dass alle Metriken korrekt sind. Überprüfen Sie Summen, Durchschnittswerte und alle berechneten Felder. Stellen Sie sicher, dass Filter, Dropdown-Menüs und Navigationsschaltflächen reibungslos funktionieren. So vermeiden Sie Probleme, wenn Sie sich bei der Planung Ihres Tages auf Ihr Dashboard verlassen.
Achten Sie darauf, dass Ihr Dashboard übersichtlich ist und auf allen Ihren Geräten – Desktop, Tablet und Smartphone – gut funktioniert. So können Sie an Ihrem Schreibtisch oder unterwegs auf Ihren Hub für die Produktivität zugreifen.
Auch wenn Sie Ihr Dashboard vielleicht nicht mit Ihrem Team freigeben, kann es dennoch von Vorteil sein, Feedback von vertrauenswürdigen Freunden, Mentoren oder Partnern zu erhalten. Diese können möglicherweise Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, die Ihnen entgangen sind.
Wichtige Features eines persönlichen Dashboard für die Produktivität
Um ein Dashboard zu erstellen, das wirklich für Sie funktioniert, konzentrieren Sie sich auf Features, die es anpassungsfähig, aufschlussreich und effektiv machen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:
1. Anpassbarkeit
Jeder hat seinen eigenen Ansatz, um die Produktivität zu steigern – auch Sie.
Deshalb muss Ihr Dashboard dies widerspiegeln, egal ob Sie tägliche Routinen, Nebenprojekte oder Prioritäten der Arbeit verfolgen. Sie sollten in der Lage sein, Widgets per Drag & Drop zu verschieben, Listen mit Aufgaben farblich zu kennzeichnen, Prioritätsbeschreibungen zu vergeben und integrierte Vorlagen für Produktivität nach Ihren Vorlieben zu nutzen.
🌈 Wussten Sie schon: Sie können ein ClickUp-Dashboard mit über 60 Karten vollständig benutzerdefiniert anpassen.
- Möchten Sie Ihre Sprints genau anzeigen und planen? Verwenden Sie Sprint-Burndown-/Burnup-Diagramme.
- Möchten Sie alle Ihre anstehenden Aufgaben in einer Liste sehen? Erstellen Sie eine Listenansicht.
- Sie wissen nicht, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden? Verknüpfen Sie Zeiteinträge ganz einfach mit bestimmten Aufgaben, um eine umfassende Übersicht zu erhalten.
Mit den benutzerdefinierten Anpassungsoptionen von ClickUp ist die Erstellung eines Dashboards, das zu Ihrer Produktivität passt, intuitiv und unkompliziert.
2. Visualisierung
Wenn Sie nicht auf die richtigen Informationen im richtigen Format zugreifen können, verschwenden Sie Zeit damit, Rohdatensätze zu durchforsten und hektisch zwischen verschiedenen Apps und Plattformen hin und her zu wechseln. Das ist überhaupt nicht von Produktivität geprägt.
Informationen sind viel besser umsetzbar, wenn sie auf einen Blick leicht verständlich sind. Visualisieren Sie die Daten Ihres Dashboards mithilfe von Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen, Tabellen und Zeitleisten, die aussagekräftige Erkenntnisse und ein greifbares Erfolgserlebnis vermitteln.
💡Profi-Tipp: In einem ClickUp-Dashboard können Sie Grafiken und automatisierte Feeds sowie Legenden, Beschreibungen und Datenfilter für detaillierte Drilldown-Optionen hinzufügen. So verwandeln Sie Ihre Daten in einen visuell motivierenden Tracker für den Fortschritt, der Ihre tägliche Produktivität steigert.
3. Integrationen
Ein Dashboard für die Produktivität ist nur so nützlich wie die Daten, die es zentralisiert. Durch die Integration Ihrer bevorzugten Apps, wie E-Mail, Software für Projektmanagement und Analyseplattformen, in Ihr Dashboard können Sie einen optimierten, effizienten Workspace schaffen.
Mit den Integrationen von ClickUp können Sie beispielsweise ohne zusätzliche Kosten eine Verbindung zu über 1.000 tools herstellen.
Von Kommunikationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams bis hin zu CRMs wie HubSpot und Salesforce – diese Integrationen reduzieren das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Einträge in nicht miteinander verbundenen Systemen entstehen, und bieten einen Einblick in die Zukunft der Produktivität.
4. Barrierefreiheit
Letztendlich möchten Sie nichts erstellen, das nicht auf allen Geräten verfügbar ist und somit Ihre Nutzung limitiert.
Ihr Dashboard sollte Cloud-Synchronisierung ermöglichen, damit Sie Ihre Aufgaben und Erinnerungen auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer immer dabei haben. So können Sie beispielsweise während der Fahrt zur Arbeit Ihren Fortschritt auf Ihrem Smartphone überprüfen oder während Sie auf einen Termin warten Ihre Ziele überprüfen und so selbst Ihre kleinsten Momente optimal nutzen.
Die besten Dashboards zur Steigerung der Produktivität fügen sich nahtlos in Ihren Alltag ein, sind leicht zugänglich und einfach zu aktualisieren.
Ein Dashboard für die Produktivität im Alltag implementieren
Wie integrieren Sie Ihr Dashboard in Ihren Alltag, nachdem Sie es erstellt haben? Hier finden Sie eine kurze Anleitung, die Ihnen dabei hilft.
1. Setzen Sie sich fokussierte Tages- und Wochenziele
Füllen Sie Ihr Dashboard mit Aufgaben, die Ihren Fortschritt rund um die Uhr unterstützen, egal ob es sich um Aufgaben aus dem Bereich der Arbeit, persönliche Weiterentwicklung oder eine Mischung aus beidem handelt. Dies ist ein idealer Ansatz, um persönliche Aufgaben effektiv zu verwalten.
Beziehen Sie einfache Aufgaben wie das Planen von Folge-E-Mails an Clients ebenso ein wie größere Prioritäten wie das Vorbereiten einer Präsentation für die Geschäftsleitung oder das Planen eines Fitnessprogramms.
Mit ClickUp Goals können Sie beispielsweise messbare Ziele definieren (z. B. täglich 10.000 Schritte abschließen oder monatlich einen bestimmten Geldbetrag sparen). Verwenden Sie verschiedene Abschnitte wie „Morgenroutine” oder „Fitnessziele”, um Klarheit und Fokus zu schaffen.
Verwenden Sie die wöchentliche Fortschrittsvorlage von ClickUp , um Ziele in einzelne Aufgaben aufzuteilen, Fälligkeitsdaten zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen. Wenn Sie beispielsweise wöchentlich 5 LinkedIn-Beiträge erstellen möchten, können Sie lernen, wie Sie schneller arbeiten und den Status jedes Beitrags verfolgen können, um im Zeitplan zu bleiben.
2. Arbeit und private Aufgaben in Einklang bringen
Sicher kennen Sie das alte Sprichwort: „Nur Arbeit und kein Vergnügen macht Jack zu einem langweiligen Jungen.“ Das ist wahr. Neben dem üblichen Büroalltag müssen Sie Ihrem persönlichen Wohlbefinden und Ihrer Erfüllung Priorität einräumen. Glücklicherweise ist das mit einem Dashboard für die Produktivität möglich.
Sie können beispielsweise ein Widget „Täglicher Check-in” einrichten, das Ziele der Arbeit (wie Client-Gespräche) und persönliche Ziele (wie Sport oder Meditation) enthält. So verhindern Sie, dass ein Bereich den anderen überschattet.
Für Solopreneure oder Remote-Mitarbeiter ist die ClickUp Personal Productivity Vorlage ein großartiges tool, um Selbstdisziplin zu entwickeln. Es übernimmt die Nachverfolgung von Verpflichtungen in verschiedenen Bereichen und sorgt für ein visuelles Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Bereichen Ihres Lebens.
Mit der Vorlage können Sie:
- Analysieren Sie Aufgaben, um maximale Produktivität sicherzustellen.
- Verschaffen Sie sich eine klare Übersicht darüber, wohin Ihre Zeit und Energie fließen.
- Planen Sie wiederkehrende Erinnerungen ein, um im Laufe des Tages Pausen einzulegen.
3. Nehmen Sie gezielte Anpassungen vor, indem Sie Trends analysieren
Ihr Dashboard sollte nicht nur eine statische Liste mit Dingen sein, die zu erledigen sind. Analysieren Sie stattdessen die Daten im Laufe der Zeit, um Rhythmen und Muster zu erkennen und Ihren Zeitplan für optimale Ergebnisse anzupassen.
Vielleicht stellen Sie beispielsweise fest, dass Ihre Produktivität in den frühen Morgenstunden am höchsten ist und Sie Ihre Liste effizient abarbeiten können. Im Laufe des Tages können jedoch regelmäßige StandUp-Calls Ihre Konzentration stören, sodass es schwierig wird, das gleiche Konzentrationsniveau aufrechtzuerhalten.
Nutzen Sie in ClickUp Widgets wie die Aufgabenabschluss-Diagramme, das Modul für die Zeiterfassung und die Workload-Ansicht , um Einblicke zu erhalten, wie gut Sie Ihre persönlichen Meilensteine erreichen. So können Sie Engpässe identifizieren, die Sie möglicherweise ausbremsen.
💡Profi-Tipp: Konzentrieren Sie sich auf einfache Anpassungen, die Ihren Workflow sofort verbessern können, z. B. das Neuanordnen von Widgets für eine bessere Sichtbarkeit oder das Hinzufügen von Verknüpfungen zu häufig aufgerufenen Bereichen. Wenn Sie feststellen, dass Sie bestimmte Bereiche nicht nutzen, sollten Sie diese vereinfachen oder entfernen, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
4. Aktualisieren und verfeinern Sie Ihr Dashboard
Fakt ist: Ihre Ziele, Prioritäten und Routinen werden sich weiterentwickeln, was bedeutet, dass Ihr Dashboard dies ebenfalls tun sollte. Nehmen Sie sich daher alle paar Monate Zeit, um Ihr Dashboard zu aktualisieren. Wenn Sie beispielsweise kürzlich ein neues Hobby begonnen haben, fügen Sie einen Abschnitt hinzu, um Ihren Fortschritt in diesem Bereich zu verfolgen. Als Beispiel können Sie sehen, wie Sie sich alle paar Monate Zeit nehmen, um Ihr Dashboard zu aktualisieren.
Auf persönlicher Ebene sollten Sie einen Abschnitt „Haustierpflege” hinzufügen, wenn Sie gerade einen neuen pelzigen Freund adoptiert haben, oder einen „Wellness-Tracker”, wenn Sie sich auf Ihre Gesundheit konzentrieren.
Passen Sie Ihre Metriken an, wenn Ihre Arbeit oder Projekte wachsen. Wenn Sie beispielsweise einen Blog gestartet haben, möchten Sie vielleicht Metriken zur Performance des Inhalts wie Interaktionsraten und Traffic-Wachstum verfolgen.
Herausforderungen bei der Implementierung eines Dashboards für die Produktivität meistern
Selbst mit den besten verfügbaren Tools für die Produktivität und Ressourcen kann die Einrichtung eines Dashboards immer noch Herausforderungen mit sich bringen.
1. Technische Probleme
Manchmal treten bei Dashboards technische Probleme auf, wie z. B. Probleme bei der Synchronisierung oder fehlgeschlagene Integrationen mit anderen Tools. Stärken Sie zunächst die Kernfunktionalität Ihres Dashboards, bevor Sie Apps von Drittanbietern oder komplexe Features hinzufügen.
Lösung: Halten Sie immer einen Plan für das Backup bereit (z. B. eine einfache Liste auf Ihrem Smartphone oder in Ihrem Papierkalender), um Ihre Arbeit zu überwachen, falls das Dashboard vorübergehend ausfällt.
2. Mangelnde regelmäßige Nutzung
Wenn Sie nicht daran gewöhnt sind, mit einem Dashboard zu arbeiten, vergessen Sie leicht, es zu überprüfen oder zu aktualisieren. Planen Sie daher tägliche oder wöchentliche Überprüfungen ein, bis sie zur Gewohnheit werden. Notieren Sie sie in Ihrer To-do-Liste und behandeln Sie sie wie jede andere Aufgabe.
Lösung: Wenn Sie ClickUp Dashboards verwenden, können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen einrichten, um sich daran zu erinnern, Projekt- oder Aufgabe-Details zu aktualisieren und fertiggestellte Aufgaben abzuhaken, damit Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind.
3. Informationsüberflutung
Ihr Dashboard kann schnell unübersichtlich werden, wenn zu viele Bereiche, Datenpunkte und Grafiken um Ihre Aufmerksamkeit buhlen. Seien Sie daher sehr wählerisch bei der Auswahl der Daten, die Sie in Ihrer Ansicht zeigen möchten. Investieren Sie bewusst einen Aufwand in die Auswahl aussagekräftiger Metriken, die einen Wert für Ihre spezifischen Anforderungen bieten.
Lösung: Wenn es einen bestimmten KPI gibt, den Sie seit über einem Monat nicht mehr überprüft haben, entfernen Sie ihn. Oder erstellen Sie einen separaten „Archiv”-Bereich für weniger häufig verwendete Widgets oder Daten, damit Ihre Hauptansicht auf das Wesentliche konzentriert bleibt und Sie nicht von zu vielen Features überfordert werden.
4. Einbindung des Teams oder der Familie in gemeinsame Dashboards
Wenn Sie ein gemeinsames Dashboard verwenden – sei es mit Ihrem Team oder Ihren Familienmitgliedern – kann es mühsam sein, alle mit ins Boot zu holen. Möglicherweise zögern sie, ein neues Tool zu übernehmen, oder finden es nicht nützlich. Um Begeisterung zu wecken, beziehen Sie die Beteiligten in die Auswahl der Inhalte für das Dashboard mit ein.
Bitten Sie beispielsweise in einem Team alle, eine wichtige Metrik oder Aufgabe zu benennen, deren Nachverfolgung sie wünschen. Fügen Sie auf Grundlage von Vorschlägen aus dem familiären Umfeld Elemente wie gemeinsame Kalender oder Aufgabenlisten hinzu. Wenn Menschen mitbestimmen können, was in dem Tool angezeigt wird, sind sie eher bereit, es zu nutzen.
Lösung: Zeigen Sie, wie das Dashboard gemeinsame Aufgaben vereinfachen kann. Schulungen oder kurze Tutorials können anfängliche Vorbehalte minimieren.
Bringen Sie Ihre Prioritäten mit einem Dashboard für die Produktivität ins Gleichgewicht
Hier ist ein ideales Szenario: Sie beginnen Ihren Arbeitstag mit einer einheitlichen Ansicht über alle wichtigen Aufgaben, Termine und Projektaktualisierungen. Es gibt keine Hektik in letzter Minute und keinen Stress wegen verpasster Termine. Das ist die Stärke eines Dashboards für die Produktivität.
Die Erstellung eines solchen Workspaces erfordert jedoch ein klares Verständnis dessen, was Sie benötigen und erreichen möchten, die Identifizierung relevanter Metriken, die Integration von Echtzeitdaten und die Gewährleistung einer dynamischen Benutzererfahrung.
Dies sind unverzichtbare Dashboard-Funktionen, wenn Sie nicht in Datenmengen, Berichten und Perspektiven versinken möchten. Zum Glück bietet ClickUp alles, was Sie brauchen, um die Anforderungen an ein Dashboard zur Steigerung der Produktivität auf die nächste Stufe zu heben. Es unterstützt Ihre Ziele effektiv und optimiert Ihren Workflow, sodass sich die Verwendung wie eine natürliche Erweiterung Ihrer Arbeit anfühlt.
Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen.