„Wie wir unsere Tage verbringen, ist natürlich auch, wie wir unser Leben verbringen. “ lautet das berühmte Zitat des Verfassers Annie Dillard. Und wenn man dies zusammen mit „Die Tage sind lang, aber die Jahre sind kurz. “ liest, verspürt man ein Gefühl der Beklemmung.
Nutze ich meine Zeit optimal? Sind meine Tage so strukturiert, dass sie mit meinen persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen?
Hier kann Zeitmanagement helfen, und das Setzen von Zeitmanagementzielen kann einen strukturierten Rahmen und eine neue Sichtweise auf die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit und die Ziele, die Sie erreichen möchten, bieten.
Was sind Zeitmanagementziele?
Zeitmanagementziele sind konkrete Einzelziele, die Sie sich setzen, um Ihre Zeit effektiver zu nutzen. Diese Ziele helfen Ihnen dabei, Aufgaben zu priorisieren, klare Fristen zu setzen und unnötige Aktivitäten aus Ihrem Alltag zu eliminieren.
Zu den wöchentlichen Aufgaben eines Eigentümers können beispielsweise die Planung von Telefonaten mit potenziellen Kunden, die Delegation von Aufgaben und die Messung des Fortschritts der Projekte gehören. Mit präzisen Zeitmanagement-Zielen weiß der Eigentümer genau, wie viele Stunden er für jede Aufgabe einplanen muss und in welcher Reihenfolge diese erledigt werden müssen.
Die gängigste Methode zur Festlegung von Zeitmanagementzielen ist das SMART-Modell:
- Spezifisch: Ein klar definiertes Ziel, das beantwortet, wer beteiligt ist, wie das Ergebnis aussehen soll, was erreicht werden soll usw.
- Messbar: Ein quantifizierbares und nachverfolgbares Ziel. „Wie viele Stunden sollte diese Aufgabe in Anspruch nehmen?“
- Erreichbar: Ein realistisches und erreichbares Ziel
- Relevant: Ein praktisches Ziel, beispielsweise eines, das mit Ihren persönlichen oder beruflichen Zielen übereinstimmt.
- Zeitgebunden: Ein Ziel mit einer klaren Zeitleiste und einer klaren Frist
Was sind die Vorteile von Zeitmanagement-Zielen?
Sie haben eine klare Liste mit Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Warum sollten Sie sich also auch noch Gedanken über Zeitmanagement-Ziele machen?
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile von Zeitmanagement-Zielen:
✅ Eine gesündere Work-Life-Balance
Gutes Zeitmanagement bedeutet mehr Zeit für Ihre Lieben und für sich selbst.
Sie können Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität innerhalb Ihrer Arbeitszeit einplanen und trotzdem Zeit für Freizeit und Erholung haben.
✅ Sie zögern weniger
Mit einer priorisierten Liste von Aufgaben müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln.
Sie können Ihre Energie auf konzentrierte Arbeit richten, ohne darüber nachdenken zu müssen, was als Nächstes zu erledigen ist.
✅ Steigern Sie Ihre Produktivität
Wenn Sie sich auf die Erledigung wichtiger Aufgaben konzentrieren, ohne Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, „was noch zu tun ist“, können Sie eine Routine entwickeln. Diese Routine soll Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben zu Ihrer Zeit der höchsten Produktivität zu erledigen.
✅ Kein Burnout mehr
Schlecht organisierte Arbeit kann emotional und körperlich anstrengend sein. Wenn dann noch verpasste Termine und ein unkonzentriertes Team hinzukommen, droht Ihnen wahrscheinlich ein beruflicher Burnout.
Intelligentes Zeitmanagement kann Stress aufgrund von Frustration und Druck bei der Arbeit minimieren.
15 Beispiele für Zeitmanagement-Ziele, die Sie sich setzen können
Zeitmanagement kann überwältigend sein. Hier sind jedoch einige Beispiele für Zeitmanagementstrategien, von denen Sie sich inspirieren lassen können:
1. Setzen Sie sich konkrete numerische Ziele
Ein klares Ziel ist ein Ziel mit realistischen Zeitleisten und messbaren Ergebnissen, das gut kommuniziert wird.
Angenommen, Sie sind Designstudent. Ihr Ziel könnte es sein, ein Gruppenprojekt rechtzeitig fertigzustellen und als Team zu arbeiten. Aber es ist eine Herausforderung, mehrere Ziele mit Fristen und Mitarbeitern aufzuschreiben und zu verfolgen.
Wenn Sie ein Tool wie ClickUp mit ClickUp Goals verwenden, bleiben Sie im Zeitplan, indem Sie kluge Ziele setzen und die Nachverfolgung Ihrer Erfolge als Gruppe durchführen.
So geht's:
- Setzen Sie sich konkrete Einzelziele, z. B. numerische, Ja/Nein- und finanzielle Ziele, damit Sie die Nachverfolgung Ihrer Fortschritte leichter durchführen können. Erstellen Sie beispielsweise fünf Website-Wireframes pro Woche (ein numerisches Ziel).
- Organisieren Sie mehrere individuelle Ziele und Teamziele in Ordnern
- Erstellen Sie Moodboards als anschauliche Darstellung Ihrer Ziele und Einzelziele, um schnell darauf zurückgreifen zu können.
- Legen Sie Fristen für Ihr Team/Ihre Gruppe fest und überwachen Sie deren Fortschritt mithilfe von wöchentlichen Scorecards.
2. Verfolgen Sie Ihre Zeit täglich
Wissen Sie, welche Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen?
Wenn nicht, ist das ein Weckruf für die Zeiterfassung und das Aufdecken verschwenderischer, unproduktiver Aktivitäten, die Ihre Zeit verschlingen. Dazu gehören auch Ihre persönlichen Aktivitäten.
Wie viel Zeit haben Sie heute in sozialen Medien verbracht?
Denken Sie jedoch daran, dass es darum geht, einzuschätzen, welche Aktivitäten den Großteil Ihres Tages ausmachen, und nicht darum, diese zu ersetzen.
Mit ClickUp ist Zeiterfassung ein Kinderspiel.
Mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung von ClickUp können Sie die Zeit von jedem Gerät aus erfassen. Damit wird die aufgabenbezogene Zeiterfassung so einfach wie möglich.
Arbeiten Sie an einem Bericht auf Ihrem iPad? Klicken Sie einfach auf „Start“ mit dem globalen Timer von ClickUp und halten Sie an, wenn Sie eine Pause machen oder zwischen Aufgaben wechseln.
Sie können auch Zeitschätzungen zu Ihren individuellen und Team-Tagesaufgaben hinzufügen, um zu verdeutlichen, wie lange eine Aufgabe dauern sollte.
3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
„Eat the frog” ist eine beliebte Zeitmanagementmethode, denn „deinen Frosch zu essen”, also die wichtigste und schwierigste Aufgabe zu erledigen, bevor man sich den Rest vornimmt, ist der beste Weg, um Dinge zu erledigen.
Mit anderen Worten: Die Priorisierung von Aufgaben ist entscheidend, um hochwertige und wichtige Aufgaben rechtzeitig abzuschließen, damit Sie Fortschritte bei der Erreichung größerer SMART-Ziele machen. Lassen Sie die einfachsten oder mit geringer Priorität versehenen Aufgaben für den Schluss.
Erstellen Sie jeden Morgen oder jede Woche eine Liste mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität, gefolgt von einer Liste mit weniger dringenden Aufgaben. So können Sie wichtige Aufgaben erkennen und erledigen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben nicht durch Ad-hoc-Anfragen in den Hintergrund geraten.
4. Nutzen Sie Zeitblockierungstechniken
Zeitblockierung bedeutet, dass Sie Ihren Tag in mehrere Zeitabschnitte für Arbeiten oder private Aktivitäten unterteilen.
Jeder Block ist darauf ausgerichtet, die jeweilige Aufgabe ohne Ablenkungen abzuschließen.
Hier sind einige zeitgebundene Beispiele für Zeitblockierungstechniken:
- Die 3/3/3-Regel: Widmen Sie täglich drei Stunden drei dringenden und drei weniger dringenden Aufgaben. Beispielsweise könnten Sie am Dienstag innerhalb von drei Stunden drei Meetings abschließen und drei E-Mails beantworten.
- Die Pomodoro-Technik: Teilen Sie Ihren Arbeitstag in 25-minütige konzentrierte Arbeitsabschnitte auf, gefolgt von jeweils 5 Minuten Pause. Wiederholen Sie dies mindestens vier Zyklen lang.
- Getting Things Done (GTD): GTD ähnelt der Pomodoro-Technik. Bei GTD gehen Sie eine Aufgabe direkt an, stellen einen 25-Minuten-Timer ein, machen eine 5-minütige Pause und fahren fort, bis die Aufgabe erledigt ist.
- Die 4-Stunden-Regel: Die 4-Stunden-Regel ist eine Monotasking-Zeitblockierungstechnik, bei der Sie ein festgelegtes 4-Stunden-Zeitfenster einrichten, um eine Aktivität zu erledigen.
5. Delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben
Sie müssen nicht alles selbst erledigen. Ein wenig Delegation kann Ihnen helfen, Ihren Tag besser zu kontrollieren.
Fangen Sie klein an, indem Sie Ihrem Team Aufgaben mit geringem Wert zuweisen, oder stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein, wenn Sie Einzelunternehmer sind. Legen Sie Zeitvorgaben fest und kommunizieren Sie Anforderungen, damit es nicht zu Hin und Her kommt.
Schließlich werden Sie zwei wesentliche Vorteile feststellen: Sie haben mehr Zeit für wichtige, anspruchsvolle Aufgaben, Ihr Team gewinnt an Selbstvertrauen und Sie können mehr Aufgaben delegieren.
Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, um Hilfe zu bitten. Das Delegieren von Aufgaben erfordert eine Änderung der Denkweise und ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Zeitmanagements.
6. Beseitigen Sie alle Ablenkungen
Ablenkungen zu vermeiden ist leichter gesagt als getan. Darüber hinaus erschwert die Arbeit im Internet oder in einer Gruppe enger Kollegen die Konzentration.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ablenkungen bei der Arbeit vermeiden können:
- Installieren Sie einen Benachrichtigungsblocker auf Ihrem Laptop oder Smartphone, damit Sie ungestört arbeiten können
- Schalten Sie Ihr Telefon und andere Kommunikationskanäle auf den Modus „Nicht stören”.
- Deinstallieren Sie vorübergehend ablenkende Apps wie soziale Medien und Spiele von Ihrem Smartphone oder Desktop.
- Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, damit Sie nicht dazu verleitet werden, auf neue E-Mails zu antworten, während Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten.
- Wenn Sie von Ihrem Büro aus arbeiten, reservieren Sie einen Besprechungsraum, um alleine zu arbeiten, bis Sie Ihre Arbeit abgeschlossen haben.
7. Verabschieden Sie sich vom Aufschieben
Ein Experiment behauptet, dass Prokrastination am stärksten auftritt, wenn die Aufgabe komplizierter ist.
Hier sind einige Maßnahmen, die Sie bewusst erledigen können, um Prokrastination zu minimieren:
- Teilen Sie eine schwierige Aufgabe in Unteraufgaben mit realistischen Zeitleisten auf, anstatt alles auf einmal anzugehen. Ein Produktverantwortlicher kann beispielsweise die Einführung eines neuen Produkts in kleinere Unteraufgaben unterteilen, wie z. B. Website-Aktualisierungen an den Tagen 1 und 3, Preisstrategie an den Tagen 4 und 5, Verteilung an den Tagen 6 bis 10, Marketing-Automatisierung an den Tagen 11 bis 15 usw.
- Legen Sie ein Zeitlimit fest und führen Sie die Nachverfolgung durch mit der Chrome-Erweiterung „Zeiterfassung“ von ClickUp, während Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln.
8. Nutzen Sie visuelle Tools für Multitasking
Wenn Sie mehrere Projekte verwalten und direkte Untergebene haben, haben Sie keine andere Wahl, als häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
Visuelle Tools vereinfachen Multitasking und lassen jede Aufgabe erreichbar erscheinen.
Beispielsweise können Gantt-Diagramme Abhängigkeiten und Überschneidungen der Aufgaben aufzeigen, Kanban-Boards helfen Ihnen, den Fortschritt der Aufgaben zu visualisieren, Flussdiagramme können Abhängigkeiten der Aufgaben darstellen und Mindmaps können Ihnen beim Brainstorming von Ideen helfen.
9. Optimieren Sie Meetings
Verfolgen Sie Ihre Meeting-Zeiten und Sie werden überrascht sein, wie zeitaufwändig und wenig produktiv manche Meetings sind.
Richten Sie asynchrone Updates mit einem Aufgabenmanagement-Tool ein, um den Projektfortschritt zu verfolgen, und begrenzen Sie die Dauer von Meetings mit einer klaren Tagesordnung.
Das bedeutet, dass Sie keine „kurzen Telefonate” mehr führen oder 15-minütige Besprechungen über sich ergehen lassen müssen, die sich zu Stunden ausdehnen.
Das Clip-Feature von ClickUp hilft Ihnen, durch Bildschirmaufzeichnungen effektiv zu kommunizieren und macht Meetings überflüssig. Nehmen Sie Videos (Bildschirm + Kamera) über Ihren Browser auf und geben Sie sie an Ihre Teamkollegen frei.
10. Verwalten Sie Projekttermine
Beim Management von Terminen geht es nicht nur darum, diese einzuhalten. Es geht auch darum, wie effizient Sie Ihre Arbeit planen, um einen Termin einzuhalten.
Dazu gehört auch, klare Termine für jede Aufgabe festzulegen, die zum Abschließen des Projekts beiträgt.
Hier kann die Kalender-Ansicht von ClickUp helfen, einen Überblick über alle Ereignisse und Zeitleisten zu erhalten, die für das jeweilige Projekt zu beachten sind.
📮 ClickUp Insight: 63 % der Befragten unserer Umfrage ordnen ihre persönlichen Ziele nach Dringlichkeit und Wichtigkeit – aber nur 25 % ordnen sie nach Zeitrahmen. Was bedeutet das? Sie wissen, was wichtig ist, aber nicht unbedingt, wann. ⏳ ClickUp Goals, erweitert durch die KI-Unterstützung von ClickUp Brain, schafft hier Klarheit. Es hilft Ihnen, große Ziele in datierte, umsetzbare Schritte zu unterteilen. ClickUp Brain liefert intelligente Vorschläge für Zeitleisten und hält Sie mit Echtzeit-Fortschrittsberichten und automatischen Statusänderungen auf dem Laufenden, während Sie Aufgaben abschließen. 💫 Echte Ergebnisse: Nutzer berichten von einer Verdopplung ihrer Produktivität nach der Umstellung auf ClickUp.
11. Entwickeln Sie eine Routine
Sind Routinen langweilig? Nicht wirklich. Die Wahrheit ist, dass Sie bereits unbewusst einer Routine folgen. Sie verwenden dieselben Apps, essen jeden Tag zur gleichen Zeit, nehmen denselben Weg zur Arbeit usw.
Warum also nicht auch für Ihre Arbeit eine feste, bewusste Routine entwickeln?
Hier sind einige Zeitmanagement-Techniken, mit denen Sie eine Routine entwickeln können:
- Planen Sie einen bestimmten Block für interne Meetings und Teamdiskussionen ein.
- Legen Sie einen festen Zeitraum fest, um Aufgaben mit hoher Priorität vor allem anderen zu erledigen; essen Sie diesen Frosch!
- Beenden Sie Ihre Arbeit täglich zu einer festgelegten Zeit, damit Ihr Privatleben nicht beeinträchtigt wird.
- Planen Sie beispielsweise jeden Tag eine Stunde ein, um E-Mails zu beantworten, beispielsweise täglich zwischen 14 und 15 Uhr.
12. Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Aufgabenaktualisierungen oder Berichterstellung haben keinen Wert und sind zeitaufwendig.
Machen Sie es sich zur Aufgabe, diese durch Automatisierung aus Ihrem Workload zu eliminieren. Dies ist eine der wichtigsten Zeitmanagementfähigkeiten, die es zu entwickeln gilt.
Sie sind sich nicht sicher, wo und wie Sie mit der Automatisierung beginnen sollen? Probieren Sie ClickUp Automation aus.
Weisen Sie neue Aufgaben zu, ändern Sie den Status von Aufgaben, fügen Sie Kommentare hinzu, vergeben Sie Tags und vieles mehr – ganz automatisch.
13. Lassen Sie keine Pausen aus
Schalten Sie ab und machen Sie regelmäßig Pausen, um Burnout zu vermeiden. Mehrere Studien haben gezeigt, dass Pausen zu höherer Produktivität und Arbeitszufriedenheit führen.
Beim Zeitmanagement geht es ebenso sehr darum, Ihre Energie zu managen – denn Sie brauchen die Kraft und Bereitschaft, sich den verschiedenen täglichen Prioritäten zu widmen. Als Faustregel gilt: Machen Sie alle 25 bis 90 Minuten eine kurze Pause während Ihrer Arbeit.
Sie könnten eine Arbeitspause einplanen oder einen Timer einstellen, um Ihre Arbeit zu verfolgen und Sie zu benachrichtigen, wenn es Zeit für eine Pause ist. Auch Ihr Rücken wird es Ihnen danken.
14. Lernen Sie, Nein zu sagen
Nein sagen zu lernen bedeutet, Grenzen zu setzen. Es schützt Ihre Zeit, Ihre Freiheit, Ihre Energie und Ihre psychische Gesundheit.
Ohne klare Grenzen werden Sie von zusätzlicher Arbeit und schwindenden Prioritäten überwältigt sein. Identifizieren Sie daher, was weniger wichtig ist, damit Sie sich zuerst um die wesentlichen Aufgaben kümmern können, bevor Sie neue Arbeiten annehmen.
Setzen Sie klare Erwartungen innerhalb und außerhalb Ihres Arbeitsplatzes, damit Ihre Freunde, Familie und Kollegen wissen, wann sie eine Antwort von Ihnen erwarten können.
15. Sehen Sie das große Ganze
Sind Sie von Veränderungen überwältigt oder versinken Sie in Listen mit Dingen, die zu erledigen sind? Ein Schritt zurück könnte die Lösung sein, um das Gesamtbild zu sehen.
Treten Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, was Ihre größten Erfolge in einigen Wochen oder Monaten sein könnten. Notieren Sie diese.
Sie werden besser auf zukünftige Projekte vorbereitet sein, Veränderungen begrüßen, einen effektiven Plan für Ihre Zeit erstellen und erkennen, wann Sie ausgelastet sind.
Als Einzelperson sollten Sie beispielsweise jeden Monat Ihren Fortschritt überprüfen, während Sie für Ihr Team einen vierteljährlichen Zyklus zur Überprüfung einrichten sollten.
Priorisieren Sie Ihre Ziele für das Zeitmanagement, um voranzukommen
Konsistenz ist eine der Zeitmanagementfähigkeiten, die leichter gesagt als getan ist. Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, wenn nicht jeder Tag perfekt verläuft. Wir sind schließlich alle nur Menschen.
Wenn Sie überfordert sind, beginnen Sie mit dem Nötigsten – setzen Sie sich kleine, messbare Ziele, priorisieren Sie Aufgaben, delegieren Sie Arbeit und teilen Sie bestimmte Zeitblöcke zu.
Wenn Sie diese Taktiken umsetzen und zu einem Teil Ihrer Routine machen möchten, kann ClickUp Ihnen dabei helfen!
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