"Wie wir unsere Tage verbringen, so verbringen wir natürlich auch unser Leben", lautet das berühmte Zitat der Autorin Annie Dillard. Und wenn man dies zusammen mit "Die Tage sind lang, aber die Jahre sind kurz" liest, bekommt man ein Gefühl des Grauens.
Mache ich das Beste aus meiner Zeit? Sind meine Tage so strukturiert, dass sie mit meinen persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen?
Das ist der Punkt zeitmanagement kann helfen, und die Einstellung von Zeitmanagementzielen kann einen strukturierten Rahmen und eine neue Sichtweise auf die Zeit, die Sie haben, und die Ziele, die Sie erreichen wollen, bieten.
Was sind Zeitmanagement-Ziele?
Zeitmanagement-Ziele sind konkrete Einzelziele, die Sie sich setzen, um Ihre Zeit effektiver zu verwalten. Diese Ziele helfen einem aufgaben zu priorisieren , setzen Sie klare Fristen, und streichen Sie überflüssige Tätigkeiten aus Ihrem Tagesablauf.
Ein Beispiel: Der Eigentümer eines Geschäfts wöchentliche Aufgaben können die Planung von Gesprächen mit potenziellen Kunden, die Delegation von Aufgaben und die Messung des Fortschritts von Projekten sein. Mit präzisen zeitmanagement-Ziele weiß der Eigentümer des Geschäfts genau, wie viele Stunden er für die einzelnen Aufgaben einplanen muss und in welcher Reihenfolge sie zu erledigen sind.
Die gebräuchlichste Art, Ziele für das Zeitmanagement einzustellen, ist das SMART-Modell:
- Spezifisch: Ein klar definiertes Ziel, das angibt, wer beteiligt ist, was das Ergebnis sein soll, was erreicht werden soll usw.
- Messbar: Ein quantifizierbares und verfolgbares Ziel. "Wie viele Stunden soll diese Aufgabe dauern?"
- Erreichbar: Ein realistisches und erreichbares Ziel
- Relevant: Ein praktisches Ziel, z. B. eines, das mit Ihren persönlichen oder beruflichen Zielen übereinstimmt
- Zeitgebunden: Ein Ziel mit einer klaren Zeitleiste und Frist
Was sind die Vorteile der Einstellung von Zeitmanagementzielen?
Sie haben eine klare Liste mit Dingen, die Sie zu erledigen haben. Warum sollten Sie sich also auch Ziele für das Zeitmanagement setzen?
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile von zeitmanagement-Ziele :
✅ Eine gesündere Work-Life-Balance
Richtiges Zeitmanagement bedeutet mehr Zeit für Ihre Lieben und sich selbst.
Sie können innerhalb der Arbeitszeit Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität einplanen und haben trotzdem noch Zeit für Freizeit und Erholung.
✅ Sie prokrastinieren weniger
Wenn Sie eine nach Prioritäten geordnete Liste von Aufgaben haben, müssen Sie nicht zwischen den Aufgaben jonglieren.
Sie können Ihre Energie auf die Arbeit konzentrieren, ohne darüber nachzudenken, was Sie als nächstes erledigen müssen.
✅ Ein Produktivitätsschub
Wenn Sie sich auf die Erledigung wichtiger Aufgaben konzentrieren, ohne Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, "was sonst noch zu tun ist", können Sie eine Routine aufbauen. Diese Routine ist darauf ausgerichtet, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zu Ihrer produktivsten Zeit erledigen.
✅ Kein Burnout mehr
Schlecht organisierte Arbeit kann emotional und körperlich anstrengend sein. Wenn Sie dann noch Fristen versäumen und ein unkonzentriertes Team haben, werden Sie wahrscheinlich an Burnout leiden.
Ein kluges Zeitmanagement kann den durch Frustration und Arbeitsdruck verursachten Stress minimieren.
15 Beispiele für Zeitmanagement-Ziele, die Sie sich setzen können
Die Einstellung von Zeitmanagement kann überwältigend sein. Aber hier sind einige Beispiele für Zeitmanagementstrategien, von denen Sie sich inspirieren lassen können:
1. Definieren Sie numerische Ziele
Ein klares Ziel ist ein Ziel mit realistischen Zeitleisten und messbaren Ergebnissen, das gut kommuniziert wird.
Nehmen wir an, Sie sind ein Designstudent. Ihr Ziel könnte sein, ein Gruppenprojekt rechtzeitig abzuschließen und im Team zu arbeiten. Aber es ist schwierig, mehrere Ziele mit Fristen und Mitarbeitern aufzuschreiben und zu verfolgen.
Wenn Sie ein Tool wie ClickUp verwenden, mit ClickUp Ziele bleiben Sie im Zeitplan, indem Sie folgende Einstellungen vornehmen intelligente Ziele und die Nachverfolgung Ihrer Erfolge in der Gruppe.
Verwenden Sie ClickUp zur Nachverfolgung des Fortschritts mit numerischen, monetären, Wahr/Falsch- und Einzelzielen
So geht's:
- Setzen Sie sich konkrete Einzelziele, wie numerische, Ja/Nein- und monetäre Einzelziele, um die Nachverfolgung zu erleichtern. Beispiel: Erstellen Sie fünf Website-Wireframes pro Woche (ein numerisches Einzelziel)
- Organisieren Sie mehrere individuelle undTeam Ziele in Ordnern
- Greifen Sie auf reichhaltiges Bildmaterial für Ihre Ziele und Einzelziele zu, indem Sie Mood Boards für schnelle Referenzen erstellen
- Fristen für Ihr Team/Ihre Gruppe einstellen und deren Fortschritt mit wöchentlichen Scorecards überwachen
2. Tägliche Nachverfolgung Ihrer Zeit
Wissen Sie, welche Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch nehmen?
Wenn nicht, ist das ein Weckruf, die Zeit nachzuverfolgen und verschwenderische, unproduktive Aktivitäten aufzudecken, die Ihre Zeit verschlingen. Das gilt auch für Ihre persönlichen Aktivitäten.
Wie viel Zeit haben Sie heute mit sozialen Medien verbracht?
Aber denken Sie daran, dass Sie damit abschätzen sollen, welche Aktivitäten den Großteil Ihres Tages ausmachen, und nicht, um sie zu ersetzen. Nachverfolgung der Zeit ist mit ClickUp ein Kinderspiel.
Sie können die Zeit von jedem Gerät aus mit ClickUp's erfassen kostenlose Chrome-Erweiterung . Sie macht die Nachverfolgung von Aufgaben in der Zeiterfassung so einfach wie möglich.
Mit der Zeiterfassung in ClickUp können Sie die Zeit während der Arbeit erfassen oder manuell eingeben
Arbeiten Sie an einem Bericht auf Ihrem iPad? Drücken Sie einfach auf "Start" mit dem globalen Timer von ClickUp und stoppen Sie, wenn Sie eine Pause machen oder zwischen Aufgaben wechseln.
Sie können auch Zeitschätzungen zu den täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und Ihres Teams hinzufügen, um zu klären, wie lange eine Aufgabe dauern sollte.
3. Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Aufgaben
"Friss den Frosch" ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, denn "den Frosch zu fressen", d. h. die kritischste und schwierigste Aufgabe zu erledigen, bevor man sich den Rest vornimmt, ist die beste Methode, um Dinge zu erledigen.
Mit anderen Worten, priorisierung von Aufgaben ist entscheidend für das rechtzeitige Abschließen hochwertiger und wichtiger Aufgaben, damit Sie Fortschritte auf dem Weg zu größeren SMART-Zielen machen. Lassen Sie die einfachsten oder Aufgaben mit niedriger Priorität zuletzt erledigen.
Verbessern Sie Ihre Aufgabenorganisation, indem Sie benutzerdefinierte Tags hinzufügen und die Filteroptionen in der Listen- und Board-Ansicht nutzen, um Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität genau zu identifizieren
Erstellen Sie jeden Morgen oder jede Woche eine Liste mit Aufgaben von hoher Priorität, gefolgt von einer Liste mit geringerer Priorität, um dringende Aufgaben zu erledigen. So stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben nicht durch Ad-hoc-Anfragen in den Hintergrund gedrängt werden.
4. Verwenden Sie Techniken zum Blockieren von Zeit
Beim Time-Blocking unterteilen Sie Ihren Tag in mehrere Zeitabschnitte für arbeitsbezogene oder persönliche Aktivitäten.
Jeder Block ist darauf ausgerichtet, die anstehende Aufgabe ohne Ablenkung abzuschließen.
Hier sind einige Beispiele für zeitgebundene Techniken des Time-Blocking:
- Die 3/3/3-Regel: Täglich drei Stunden für drei dringende und drei nicht so dringende Aufgaben aufwenden. Zum Beispiel am Dienstag innerhalb von drei Stunden drei Meetings abzuschließen und drei E-Mails zu beantworten
- Die Pomodoro-Technik: Teilen Sie Ihren Arbeitstag in 25-minütige konzentrierte Arbeitsabschnitte ein, gefolgt von einer 5-minütigen Pause pro Abschnitt. Erledigen Sie dies in mindestens vier Zyklen
- Getting Things Erledigt (GTD): GTD ist der Pomodoro-Technik ähnlich. Bei GTD gehen Sie eine Aufgabe frontal an und stellen einen 25-Minuten-Timer ein, machen eine 5-Minuten-Pause und machen weiter, bis sie abgeschlossen ist
- Die 4-Stunden-Regel: Die 4-Stunden-Regel ist eine Technik zum Blockieren von Monotasking, bei der Sie ein bestimmtes 4-Stunden-Fenster für die Erledigung einer Aktivität einstellen
Behalten Sie den Überblick über aktuelle, vergangene und zukünftige Meetings oder Ereignisse mit der ClickUp Vorlage für Terminblockaden
5. Delegieren Sie einige Ihrer Aufgaben
Sie müssen nicht alles zu erledigen. Ein wenig Delegation kann Ihnen helfen, Ihren Tag besser zu kontrollieren.
Fangen Sie klein an, indem Sie Aufgaben mit geringem Wert an Ihr Team delegieren, oder stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein, wenn Sie Solopreneur sind. Legen Sie Zeitleisten fest und kommunizieren Sie Anforderungen, damit es kein Hin und Her gibt.
Mit der Zeit werden Sie zwei wesentliche Vorteile feststellen: Sie haben mehr Zeit für hochwertige, wichtige Aufgaben, Ihr Team wird selbstbewusster, und Sie können mehr delegieren.
Denken Sie daran: Es ist in Ordnung, um Hilfe zu bitten. Delegieren erfordert ein Umdenken und ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Zeitmanagements.
6. Beseitigen Sie alle Ablenkungen
Ablenkungen zu vermeiden ist leichter gesagt als erledigt. Darüber hinaus erschwert die Arbeit im Internet oder in einer Gruppe von engen Kollegen die Konzentration.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ablenkungen bei der Arbeit vermeiden können:
- Installieren Sie einen Benachrichtigungsblocker auf Ihrem Laptop oder Smartphone, damit Sie ungestört arbeiten können
- Schalten Sie Ihr Telefon und andere Kommunikationskanäle in den "Bitte nicht stören "-Modus
- Deinstallieren Sie vorübergehend ablenkende Apps wie soziale Medien und Spiele von Ihrem Telefon oder Desktop
- Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus, damit Sie nicht dazu verleitet werden, auf neue E-Mails zu reagieren, während Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten
- Wenn Sie von Ihrem Büro aus arbeiten, buchen Sie einen Meeting-Raum, um allein zu arbeiten, bis Sie Ihre Arbeit abgeschlossen haben
7. Verabschieden Sie sich von der Prokrastination
Eine versuch behauptet, dass das Zögern am stärksten ausgeprägt ist, wenn die Aufgabe komplizierter ist.
Hier ist also etwas, das Sie bewusst erledigen können, um die Prokrastination zu minimieren:
- Unterteilen Sie eine schwierige Aufgabe in Unteraufgaben mit erreichbaren Zeitleisten, anstatt alles auf sich zu nehmen. Zum Beispiel kann ein Eigentümer eines Produkts eine neue Produkteinführung in kleinere Teilaufgaben aufteilen, wie Website-Aktualisierungen an den Tagen 1 und 3, Preisstrategie an den Tagen 4 und 5, Verteilung an den Tagen 6 bis 10, Automatisierung des Marketings an den Tagen 11 bis 15 usw.
- Setzen Sie ein Limit und verfolgen Sie es mit ClickUp'sChrome-Erweiterung zur Zeiterfassung während Sie von einer Aufgabe zur nächsten gehen
8. Verwenden Sie visuelle tools für Multitasking
Wenn Sie mehrere Projekte leiten und direkte Berichterstellung haben, kommen Sie nicht umhin, häufig Multitasking zu betreiben.
Visuelle tools vereinfachen Multitasking und lassen jede Aufgabe erreichbar erscheinen.
Ein Beispiel, Gantt Diagramme können Abhängigkeiten und Überschneidungen von Aufgaben aufzeigen, Kanban Boards können Ihnen helfen, den Fortschritt von Aufgaben zu visualisieren, Flussdiagramme können Abhängigkeiten von Aufgaben aufzeigen, und Mindmaps können Ihnen beim Brainstorming von Ideen helfen.
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht in ClickUp, um Aufgaben zu planen, den Projektfortschritt zu verfolgen, Termine zu verwalten und Engpässe zu beseitigen.
9. Meetings rationalisieren
Verfolgen Sie Ihre Meeting-Stunden, und Sie werden überrascht sein, wie zeitaufwändig und wenig produktiv manche Meetings sind.
Richten Sie asynchrone Aktualisierungen mit einer task management tool um den Fortschritt des Projekts auf der Karte abzubilden und die Dauer des Meetings durch eine klare Tagesordnung zu begrenzen.
Das bedeutet, dass Sie nicht mehr auf "schnelle Anrufe" aufspringen oder 15-minütige Diskussionen über sich ergehen lassen müssen, die zu Stunden werden. ClickUp's Clip feature von ClickUp unterstützt Sie bei der effektiven Kommunikation durch Bildschirmaufnahmen und macht Meetings überflüssig. Nehmen Sie Videos (Bildschirm + Kamera) von Ihrem Browser aus auf und geben Sie sie für Ihre Teamkollegen frei.
Geben Sie Ihre Video-Botschaft über einen direkten Browser-Link frei, der nicht heruntergeladen werden muss und sofort nach der Aufnahme in Ansicht gebracht werden kann
10. Verwalten Sie Projekttermine
Bei der Verwaltung von Fristen geht es nicht nur darum, sie zu treffen. Es geht auch darum, wie effizient Sie Ihre Arbeit planen, um einen Termin einzuhalten.
Dazu gehört die Einstellung klarer Termine für jede Aufgabe bis zum Abschluss des Projekts.
Hier ist die Verwendung von ClickUps Ansicht des Kalenders kann dabei helfen, eine Ansicht aller Ereignisse und Zeitleisten zu erhalten, die für das besagte Projekt zu beachten sind.
11. Entwickeln Sie eine Routine
Sind Routinen langweilig? Nicht wirklich. Die Wahrheit ist, dass du bereits unbewusst einer Routine folgst. Sie verwenden die gleichen Apps, essen jeden Tag zur gleichen Zeit, nehmen den gleichen Weg zur Arbeit usw.
Warum also nicht auch für deine Arbeit eine feste bewusste Routine entwickeln?
Hier sind einige zeitmanagement-Techniken um eine Routine zu entwickeln:
- Planen Sie einen bestimmten Zeitblock für interne Meetings und Teambesprechungen ein
- Legen Sie einen festen Zeitraum fest, in dem Sie Aufgaben mit hoher Priorität vor allen anderen Aufgaben erledigen; essen Sie den Frosch!
- Erledigen Sie Ihre Arbeit täglich zu einer festen Zeit, damit Ihr Privatleben nicht beeinträchtigt wird
- Planen Sie jeden Tag eine Stunde für die Beantwortung von E-Mails ein, zum Beispiel jeden Tag zwischen 14 und 15 Uhr
12. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
Sich wiederholende Aufgaben wie die Verwaltung von Dokumenten, die Aktualisierung von Aufgaben oder die Berichterstellung sind geringwertig und zeitaufwändig.
Machen Sie es sich zur Aufgabe, sie durch Automatisierung aus Ihrem täglichen Workload zu entfernen. Dies ist eine der wichtigsten Zeitmanagement-Fähigkeiten, die Sie entwickeln müssen.
Sie wissen nicht, wo und wie Sie mit der Automatisierung beginnen sollen? Versuchen Sie ClickUp Automatisierung .
Weisen Sie neue Aufgaben zu, verschieben Sie den Status von Aufgaben, fügen Sie Kommentare hinzu, wenden Sie Tags an und vieles mehr - auf Autopilot.
Verwenden Sie vorgefertigte Automatisierungsrezepte in ClickUp oder benutzerdefinieren Sie sie nach Ihren Bedürfnissen, damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann
13. Lassen Sie keine Pausen aus
Schalten Sie ab und machen Sie häufig Pausen, um einem Burnout vorzubeugen. Mehrere Studien haben gezeigt, dass Pausen zu höherer Produktivität und Arbeitszufriedenheit führen.
Zeitmanagement ist ebenso wichtig wie die Fähigkeit und Bereitschaft, verschiedene tägliche Prioritäten anzugehen. Als Faustregel gilt: Machen Sie alle 25 bis 90 Minuten kurze Pausen bei der Arbeit.
Sie können eine Arbeitspause einplanen oder einen Timer einrichten, der Ihre Arbeit nachverfolgt und Sie darauf hinweist, wenn es Zeit ist, eine Pause zu machen. Auch Ihr Rücken wird es Ihnen danken.
14. Lernen Sie, nein zu sagen
Wenn Sie lernen, Nein zu sagen, müssen Sie Grenzen setzen. Es schützt Ihre Zeit, Ihre Freiheit, Ihre Energie und Ihre geistige Gesundheit.
Ohne klare Grenzen werden Sie mit zusätzlicher Arbeit und schwindenden Prioritäten überhäuft. Ermitteln Sie also, was weniger wichtig ist, damit Sie sich zuerst um die wesentlichen Aufgaben kümmern können, bevor Sie zu neuen Aufgaben ja sagen.
Setzen Sie klare Erwartungen innerhalb und außerhalb Ihres Arbeitsplatzes, damit Ihre Freunde, Familie und Kollegen wissen, wann sie eine Antwort von Ihnen erwarten können.
15. Sehen Sie das große Ganze
Sind Sie mit Veränderungen überfordert oder ertrinken Sie in Zu erledigen-Listen? Ein Schritt zurück könnte die Lösung sein, um das größere Bild zu sehen.
Treten Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, was Ihre größten Erfolge in den nächsten Wochen oder Monaten sein könnten. Notieren Sie sie.
So sind Sie besser auf künftige Projekte vorbereitet, können sich auf Veränderungen einstellen, Ihre Zeit effektiv planen und wissen, wann Ihr Terminkalender voll ist.
Instanz: Als Einzelperson sollten Sie Ihre Fortschritte jeden Monat überprüfen, während Sie für Ihr Team einen vierteljährlichen Zyklus einrichten sollten.
Priorisieren Sie Ihre Ziele für das Zeitmanagement, um voranzukommen
Beständigkeit ist eine der Fähigkeiten im Zeitmanagement, die leichter gesagt als erledigt ist. Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, wenn Sie nicht jeden Tag alles richtig machen. Wir sind schließlich auch nur Menschen.
Wenn Sie überfordert sind, fangen Sie mit dem Nötigsten an - setzen Sie sich kleine, nachvollziehbare Ziele, ordnen Sie Aufgaben nach Prioritäten, delegieren Sie Arbeit und teilen Sie bestimmte Zeitblöcke zu.
Aber wenn Sie diese Taktiken operationalisieren und zu einem Teil Ihrer Routine machen wollen, kann ClickUp Ihnen helfen!
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