Wenn Sie mit der Verwaltung mehrerer Projekte beschäftigt sind, ist das Letzte, was Sie brauchen, der zusätzliche Stress, der entsteht, wenn Sie mit Ihrem Zeitplan in Verzug geraten.
Rückschläge wie eine unsachgemäße Ressourcenzuweisung, eine Ausweitung des Projektumfangs und andere unerwartete Störungen können Ihr Projekt verzögern, manchmal auf unbestimmte Zeit.
Genau aus diesem Grund müssen Sie lernen, wie Sie den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen können.
Die Nachverfolgung des Fortschritts Ihres Projekts während seines gesamten Lebenszyklus hilft Ihnen, in jeder Phase fundierte Entscheidungen zu treffen und die Projektaktivitäten anzupassen, um auf Kurs zu bleiben.
In diesem Blog stellen wir Ihnen einige Best Practices und Strategien zur Nachverfolgung des Fortschritts Ihres Projekts vor.
Herausforderungen bei der Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts
Als Projektmanager oder Teamleiter sind Sie bei der Nachverfolgung von Projekten und der Aufzeichnung des Status von Aufgaben vom Beginn bis zum erfolgreichen Abschluss des Projekts vielleicht schon einmal auf verschiedene Herausforderungen gestoßen. Einige der häufigsten, die wir beobachtet haben, sind:
- Mangel an klaren Zielen: Projekte haben möglicherweise keine klar definierten Ziele und Ergebnisse, was zuausweitung des Umfangswas wiederum die Einhaltung des Projektzeitplans erschwert
- Unzureichende Kommunikation: Unzureichende Kommunikation zwischen Interessengruppen und Mitgliedern des Teams kann zu Verwirrung führen überprojektleistungenziele, Zeitleisten und Verantwortlichkeiten
- Uneinheitliche Datenerfassung: Das Fehlen eines strukturierten Datenerfassungsprozesses führt zu unvollständigen Fortschrittsberichten, was die Beurteilung des Status des Projekts erschwert
- Mangel an Echtzeit-Updates: Ohne regelmäßige Echtzeit-Updates kann es schwierig sein, Probleme zu erkennen und proaktiv anzugehen
10 Wege zur Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts
Wenn Sie den Fortschritt eines Projekts nachverfolgen und messen möchten, sollten Sie die folgenden 10 Schritte befolgen.
1. Setzen Sie klare Ziele und Meilensteine
Setzen Sie sich mit den Mitgliedern des Teams und den Beteiligten zusammen, um die Ziele des Projekts im Detail zu besprechen. Teilen Sie diese Ziele in wichtige Meilensteine auf, damit Ihr Team genau weiß, was in jeder Phase des Projekts erreicht werden muss.
Wenn Ihr Ziel zum Beispiel darin besteht, innerhalb von sechs Monaten eine E-Commerce-Website einzurichten, sind die Schlüssel meilensteine des Projekts wird wie folgt aussehen:
- Monat 1: Festlegung des Projektumfangs und Zusammenstellung des Projektteams
- Monat 2: Marktforschung abschließen und Anforderungen an die Website dokumentieren
- Monat 3: Fertigstellung des Website-Designs und Entwicklung einer UX-Strategie
Bei diesem Prozess dienen die Meilensteine als Kontrollpunkte während des gesamten Projekts und ermöglichen es Ihnen, den tatsächlichen Fortschritt des Projekts im Vergleich zum Zeitplan zu messen.
Verwenden Sie ClickUp Ziele um klare, nachvollziehbare Ziele für Ihr Projekt zu definieren. Fügen Sie Zeitleisten und Einzelziele für jedes Ziel hinzu, damit Sie genau wissen, wie Ihr Projekt vorankommt.
verfolgen Sie Ihre Ziele bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Ansichten über Ihren Fortschritt
Weiterlesen: die 10 besten Apps zur Nachverfolgung von Zielen für 2024
2. Klare Verantwortlichkeiten zuweisen
Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre Team-Mitglieder sagen: "Das habe ich nicht gewusst", müssen Sie für jede Aufgabe auf der Liste der zu erledigenden Projekte eine klare Verantwortlichkeit festlegen.
Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Phasen zu unterteilen. Fügen Sie zu jeder Phase Aufgaben hinzu und besprechen Sie diese mit den Beteiligten, bevor Sie Ihre Liste der Aufgaben fertigstellen.
- Verwenden SieClickUp's Kanban Board um verschiedene Spalten zu erstellen, die jede Phase des Projekts darstellen
- Gruppieren Sie die entsprechenden Aufgaben unter jeder Spalte zusammen mit Terminen und Prioritäten. Sie können jede Aufgabe mit der Drag-and-Drop Funktion auf dem Board verschieben
- Weisen Sie diese Aufgaben den entsprechenden Mitgliedern des Teams zu. Diese erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Aufgabe zugewiesen wurde, so dass es keine falsche Verantwortlichkeit gibt
überblick über Aufgaben und Projekte auf einen Blick und müheloses Ziehen und Ablegen von Aufgaben, Sortieren und Filtern mit einer vollständig anpassbaren Kanban Board-Ansicht
💡Pro-Tipp: Messen Sie die geschätzte Zeit bis zum Abschluss unter Berücksichtigung der verschiedenen Aufgaben, Aktivitäten und wahrscheinlichen Verzögerungen. Verwenden Sie dies als Maßstab für die Einstellung realistischer Zeitleisten und die Priorisierung notwendiger Aufgaben, um das Projekt zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern
3. Pflegen Sie eine detaillierte Dokumentation
Wenn Sie Zeit in die Vorbereitung und Aktualisierung der Projektmanagement-Dokumentation investiert haben - Projektpläne, Änderungsprotokolle, Risikoregister und berichte über den Status des Projekts sie wissen, dass diese Details in der Regel über E-Mail-Threads, Notizen, Chats und endlose Tabellenkalkulationen verstreut sind.
Wenn wichtige Dokumente nicht in einem freigegebenen Space zentralisiert sind, kann der Zugriff darauf schwierig und zeitaufwändig sein. Sie müssen mehrere Beteiligte um Zugriff bitten und mehrere Tools (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs usw.) durchforsten, ohne dass Sie die neuesten Versionen dieser Dokumente finden können.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass Sie alle projektbezogenen Dokumente und Informationen in einem zentralen Repository zusammenfassen können, indem Sie ClickUp Dokumente ?
Nutzen Sie die integrierten Formatierungsoptionen, um das Dokument sauber zu strukturieren, Abschnitte hinzuzufügen, Bilder hochzuladen und Videos einzubetten, so dass es für jeden leicht zu verstehen ist. Plus, erkennung der Zusammenarbeit ermöglicht es den Beteiligten, das Dokument in Echtzeit zu bearbeiten, so dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind.
Betrachten Sie Docs als eine einzige Quelle der Wahrheit, die allen Beteiligten hilft, mit denselben Informationen zu arbeiten, und so den Überblick zu behalten und Verzögerungen zu vermeiden.
ClickUp Docs erlaubt umfangreiche Formatierungs- und Slash-Befehle, die Ihnen eine effizientere Arbeit ermöglichen
💡 Pro-Tipp : Konsultieren Sie die Verwendung von vorlagen für Projekt-Fortschritts-Tracker als _vordefinierte Vorlage, um den Fortschritt zu überwachen, wichtige Informationen zentral zu organisieren und wertvolle Zeit zu sparen, ohne die Integrität Ihres Projekts zu beeinträchtigen
4. Planen Sie regelmäßige Status Meetings
In regelmäßigen Team Meetings können alle Beteiligten ihre Fortschritte besprechen und sich über den Status ihrer Aufgaben informieren. So wissen die Mitglieder Ihres Teams, was bereits erledigt wurde, was noch ansteht und wie viel Zeit noch bleibt.
Als Manager können Sie auf diese Weise Rauchzeichen erkennen, bevor sie sich zu echten Problemen auswachsen, und Verzögerungen im Zeitplan verhindern. Regelmäßige Check-Ins helfen allen im Team, sich besser zu koordinieren und fördern die gemeinsame Problemlösung.
Sie könnten ein tägliches StandUp Meeting abhalten, das 15-20 Minuten dauert und in dem alle Beteiligten darüber berichten, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was sie sich für den heutigen Tag vorgenommen haben.
In wöchentlichen Meetings von 30-60 Minuten werden dagegen die langfristigen Ziele, die Herausforderungen des Projekts und die Status-Berichte besprochen.
💡Pro Tip : Leverage Projektstatus-Berichtsvorlagen um den Zustand und den Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen. Diese Vorlagen können auf die Art des Projekts und die Details, die Sie nachverfolgen möchten, zugeschnitten werden, sodass Sie schnell mit der Verwaltung Ihres Projektzeitplans beginnen können._
5. Implementierung geeigneter Methoden zur Nachverfolgung des Fortschritts Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts ohne zu entscheiden, welche Nachverfolgungsmethoden eingesetzt werden sollen, ist wie die Navigation auf einer Reise ohne GPS.
Verwenden Sie eine Kombination aus qualitativen und quantitativen Methoden, um den Fortschritt Ihrer Aufgaben und Aktivitäten effizient zu verfolgen:
- Quantitative Methoden umfassen die Überwachung numerischer Daten wie die Rate der abgeschlossenen Aufgaben, Zeiterfassung, Budgetabweichungen und Durchsatzdaten
- Qualitative Methoden umfassen das Feedback der Stakeholder, Beobachtungen des Clients, Notizen zu Meetings, Feedback undprojektdokumentation Wenn Sie einen vordefinierten Rahmen für die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts wünschen, verwenden Sie die ClickUp Projekt Tracker Vorlage .
Projekt Tracker Vorlage von ClickUp
Es bietet eine umfassende Struktur mit mehreren benutzerdefinierten Ansichten, um Ihnen bei der Nachverfolgung der verschiedenen Aufgaben in einem Projekt zu helfen und Zeitleisten zu visualisieren. Außerdem können Sie sich einen schnellen Überblick über Ihren Fortschritt verschaffen und die Aufgaben nach Kategorie, Mitarbeiter und Fälligkeitsdatum ansehen.
💡 Pro-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp Projekt Zeiterfassung nachverfolgung der Zeit, die Teammitglieder für einzelne Aufgaben und Aktivitäten aufwenden. Fassen Sie diese Erkenntnisse in einem Timesheet zusammen, um festzustellen, welche Aufgaben die Bandbreite Ihres Teams aufbrauchen und wie sie optimiert werden können
verschaffen Sie sich mit der ClickUp Zeiterfassung für Projekte einen Überblick über alle Aufgaben, die die Bandbreite Ihres Teams beanspruchen
6. Agile Methoden anwenden
Projektmanager verwenden agile Methoden, um komplexe Projekte in kleinere Iterationen, so genannte Sprints, aufzuteilen.
Anstatt die Ergebnisse am Ende des Projekts abzuliefern, konzentrieren sich agile Methoden auf die Lieferung von inkrementellen Werten am Ende jeder Projektphase oder jedes Sprints. Kürzere Zyklen erleichtern die Nachverfolgung des Fortschritts und die rechtzeitige Durchführung von Anpassungen.
Die drei wichtigsten Vorteile der Anwendung Agile Techniken für das Projektmanagement umfassen:
- Die Fähigkeit, mit wechselnden Prioritäten umzugehen
- Bessere Sichtbarkeit für die Beteiligten
- Verbesserte Ausrichtung des Geschäfts
Zwei der am häufigsten verwendeten Agile Frameworks sind Scrum und Kanban.
Scrum
Die Arbeit wird in Time-Box-Iterationen unterteilt, die regelmäßige Kontrollpunkte zur Messung des Fortschritts darstellen. Jede Box ist etwa 1-4 Wochen lang, und eine bestimmte Anzahl von Aktivitäten muss innerhalb dieses Zeitrahmens abgeschlossen werden.
Die ClickUp Agile Scrum Management Vorlage bietet einen anpassbaren Workflow zur Verwaltung Ihres Agile Scrum-Entwicklungsprozesses. Sie können benutzerdefinierte Status verwenden, um verschiedene Phasen des Projekts zu erstellen und zu verstehen, wie eine Aufgabe in diesen Phasen vorankommt.
ClickUp Agile Scrum Management Vorlage
Kanban
Arbeit wird als verschiedene Phasen in einem Workflow visualisiert. Die Phasen könnten 'Zu erledigen', 'In Bearbeitung' und 'In Prüfung' sein Limitieren Sie die Anzahl der Aufgaben in jeder Phase, um einen gleichmäßigen Workflow zu gewährleisten.
Verwenden Sie die ClickUp Kanban Vorlage um den Workflow Ihres Projekts darzustellen. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, Aufgaben nach ihrer Phase zu kategorisieren und Details über die Aufgabe hinzuzufügen, um die Sichtbarkeit dessen zu verbessern, was abgeschlossen ist und was noch aussteht.
ClickUp's Kanban-Vorlage
Weiterlesen: ClickUp's Leitfaden für agile Methoden für Software Entwicklungsteams
7. Verwenden Sie Gantt Diagramme zur Visualisierung von Zeitleisten
Gantt Diagramme werden zur Visualisierung von Beginn und Ende eines Projekts über eine Zeitleiste verwendet.
Wenn Ihre Zeitleiste mehrere Meilensteine enthält, um den Fortschritt des Projekts zusammen mit Aufgaben, Leistungen und Zeitleisten zu markieren, bieten Gantt-Diagramme eine klare Ansicht des Projektzeitplans, die jedem zeigt, wann eine Aufgabe beginnen und wann sie abgeschlossen sein muss.
- Verwenden Sie dieClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht um Ihre Aufgaben entlang einer Zeitleiste zu organisieren und Prioritäten für jede Aufgabe einzustellen
- Erstellen Sie Aufgaben entlang der Zeitleiste und fügen Sie Abhängigkeiten hinzu, so dass Sie genau wissen, welche Unteraufgaben abgeschlossen werden müssen und wie lange es dauern wird
- Geben Sie die Zeitleiste für Ihr Team frei, damit alle in Echtzeit informiert werden, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist oder der Zeitplan des Projekts geändert wird
verfolgen Sie Fortschritte, Meilensteine und Abhängigkeiten auf einer für Ihr Team freigegebenen Zeitleiste in der Gantt-Diagramm-Ansicht von ClickUp
💡 Pro-Tipp: Verwendung projektüberwachung sie ermöglicht es, potenzielle Risiken, Verzögerungen und Budgetüberschreitungen zu erkennen und schnell zu korrigieren. Sie stellt sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, und erhöht die Chancen auf erfolgreiche, qualitativ hochwertige Ergebnisse._
8. Verwenden Sie eine einheitliche Berichterstattung
Teammitglieder erstellen oft Berichte mit widersprüchlichen oder ungenauen Daten, was zu einer falschen Entscheidungsfindung führen kann und es schwierig macht, Probleme in der zeitleisten für die Projektdurchführung .
Vermeiden Sie dies durch:
- Klare Richtlinien für die Berichterstellung aufstellen
- Hervorhebung der zu verfolgenden Metriken und Schlüssel-Leistungsindikatoren des Projekts sowie der Formate, Häufigkeit und Informationsquellen
- Sicherstellen, dass zur Messung des Fortschritts durchgängig dieselben Kriterien verwendet werden, um Unklarheiten und Verwirrung zu vermeiden
Lösung? Erstellen und verwenden Sie standardisierte Vorlagen für alle Berichterstellungen. Klären Sie Ihre Mitglieder im Team über die Bedeutung einer standardisierten Berichterstellung für eine bessere Nachverfolgung des Fortschritts auf.
Zum Beispiel, ClickUp's Vorlage für den Projekt-Fortschrittsbericht enthält alles, was Sie brauchen, um Stakeholder und Teammitglieder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten.
ClickUp Vorlage für einen Projekt-Fortschrittsbericht
Die Vorlage bietet mehrere Ansichten, um Ihre Arbeit auf unterschiedliche Weise zu visualisieren. In benutzerdefinierten Ansichten können Sie wichtige Details hinzufügen, um Aufgaben mühelos zu verwalten und nachzuverfolgen. Sie können sogar Echtzeit-Benachrichtigungen einstellen, um jedes Mal, wenn eine Aktion oder Aufgabe abgeschlossen ist, zeitnahe Updates zu erhalten.
9. Effektive Projektberichte zusammenstellen
Ein umfassender Bericht kann eine klare Ansicht über den Status und die Ergebnisse des Projekts vermitteln. Er hebt hervor, wie die verschiedenen Ressourcen genutzt werden, und liefert Daten zu wichtigen Projekt-KPIs (Key Performance Indicators). Diese Metriken messen die Leistung eines Projekts und verfolgen die Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitglieder des Teams.
Mit dem ClickUp Dashboard können Sie detaillierte Berichte über den Fortschritt des Projekts erstellen, Daten zu verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten an einem einzigen Ort ansehen und wichtige Nachverfolgungen vornehmen metriken für das Projekt .
Das Dashboard von ClickUp ist vollständig anpassbar, und Sie können wichtige Daten mithilfe von Diagrammen, Grafiken oder anderen Visualisierungstools schön darstellen. Fügen Sie interaktive Schaltflächen, wie z. B. Schaltflächen und Ausklappen, hinzu, um das Filtern von Daten und den Einblick in den Fortschritt des Projekts zu erleichtern.
verschaffen Sie sich mit ClickUp Dashboards eine ganzheitliche Ansicht über den Status von Projekten und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung
10. Verwenden Sie ein Projektmanagement tool
Wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie den Fortschritt eines Projekts effektiv nachverfolgen können, verwenden Sie am besten eine Projektmanagement-Software.
A projektmanagement tool bietet eine zentrale Quelle zur Speicherung aller projektbezogenen Informationen und mehrere Features zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Automatisierung von Aufgaben, Nachverfolgung von Projekten und Verwaltung von Aufgaben.
Zum Beispiel kann die ClickUp Projekt Management Software bietet mehrere robuste Features, die das Planen und Priorisieren Ihrer Arbeit erleichtern.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager bei Lulu Presse schwärmt davon, wie ClickUp die Effizienz ihres Teams gestrafft hat:
_Eine Projektmanagement-Plattform ist für ein Marketing-Team unverzichtbar, und wir lieben es, dass sie uns hilft, mit anderen Abteilungen in Verbindung zu bleiben. Wir nutzen ClickUp buchstäblich jeden Tag, für alles. Es ist sehr hilfreich für unser kreatives Team und hat ihren Workflow verbessert und effizienter gemacht
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager bei Lulu Press
Hier erfahren Sie, wie Projektmanager ClickUp nutzen können, um ihren Projekt-Workflow zu verbessern.
- Erstellen Sie Aufgaben und weisen Sie sie den Mitgliedern Ihres Teams zusammen mit Fälligkeitsdaten zu, indem SieClickUp Aufgaben Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen und stellen Sie im Handumdrehen Echtzeit-Updates bereit mit derClickUp Chat-Ansicht Brainstorming mit Teams virtuell auf einer digitalen Leinwand mitClickUp Whiteboards Erstellen Sie effiziente Workflows für Ihr Team und automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, indem Sie aus mehr als 100 Automatisierungen wählenClickUp Automatisierungen Nutzen Sie ClickUp Dashboards, um in jeder Phase des Projekts detaillierte Berichterstellungen zu erstellen
- Generieren Sie Projekt-Updates, stellen Sie Meeting-Notizen zusammen und fassen Sie Dokumente im Handumdrehen zusammen - mit ClickUp's eigener KIClickUp Gehirn
clickUp KI kann verschiedene Dokumenttypen wie Projektbeschreibungen, Pläne und andere Dokumente erstellen, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen
💡Pro Tip: Use vorlagen für das Projektmanagement _um Zeit zu sparen und Ihr Projekt schneller abzuschließen. Fügen Sie einfach die relevanten Informationen in die vorgefertigten Strukturen ein, damit Ihre Teams ihre Aufgaben schnell erledigen können
Der erste Schritt zur effektiven Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts
Effektive Nachverfolgung von Projekten ist weit entfernt von Mikromanagement. Sie ist eine systematische Mischung aus klarer Kommunikation, detaillierter Dokumentation, optimierten Arbeitsabläufen und effektiver Berichterstellung.
Als Projektmanager müssen Sie die richtigen Methoden anwenden, um einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts zu behalten und Probleme schnell zu erkennen.
Es kann jedoch schwierig sein, bei der Umsetzung der oben erwähnten Best Practices in kürzester Zeit von Null auf Eins zu kommen. Gehen Sie es lieber langsam an, indem Sie einen Schritt nach dem anderen machen.
Der praktischste Schritt wäre zum Beispiel die Implementierung eines flexiblen Projektmanagement-Tools wie ClickUp, das sich an die Bedürfnisse Ihres Teams benutzerdefiniert anpassen lässt. Sie können damit beginnen, mit grundlegenden Features wie den Dashboards, Ansichten, vorgefertigten Vorlagen und Aufgaben von ClickUp zu experimentieren, und nach und nach zu fortgeschritteneren Features übergehen, wenn Sie sich mit dem Tool vertraut gemacht haben. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und entdecken Sie, wie die leistungsstarken Funktionen der Plattform die Nachverfolgung von Fortschritten zu einem Kinderspiel machen.