أفضل 3 برامج لإدارة المشاريع تحدد المهام الزائدة تلقائيًا

هل سبق لك أن قضيت ساعات في مهام متكررة تبدو... عديمة الجدوى؟ مثل نسخ البيانات بين الأدوات، وتعيين المهام إلى أصحابها المناسبين عند تغيير الحالة، وإرسال تذكيرات بالمهام المستحقة/المتأخرة.

تفيد حوالي 60٪ من المؤسسات أن فرقها تضيع خمس ساعات أسبوعيًا في المهام اليدوية والعمليات المتكررة. وهذا يعادل 1.5 شهر في السنة! تخيل استنزاف هذه المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها بسهولة!

ماذا لو كان بإمكان برنامج إدارة المشاريع الخاص بك تحديد المهام المتكررة نيابة عنك وحتى أتمتتها؟ يبدو الأمر جيدًا لدرجة يصعب تصديقها؟

في هذا المدونة، نلقي نظرة على ثلاثة أدوات لإدارة المشاريع (PM) تحدد المهام الزائدة تلقائيًا وتعيد لك تلك الساعات الثمينة.

برنامج إدارة المشاريع الذي يحدد المهام الزائدة عن الحاجة تلقائيًا في لمحة

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة المشاريع الذي يحدد المهام الزائدة تلقائيًا؟

أسرع طريقة للتخلص من الأعمال الزائدة عن الحاجة هي السماح لبرنامج إدارة المشاريع الخاص بك بأتمتتها. فيما يلي الإمكانات التي تجعل الأتمتة ممكنة:

أفضل برامج إدارة المشاريع التي تحدد المهام الزائدة تلقائيًا

فيما يلي اختياراتنا لأفضل برامج إدارة المشاريع. تستخدم هذه البرامج الأتمتة للكشف عن المهام المكررة وإزالة التحديثات اليدوية وتحرير فريقك للتركيز على العمل الهادف.

1. ClickUp (الأفضل لإدارة المشاريع والتعاون المدعوم بالذكاء الاصطناعي)

تُظهر معظم برامج إدارة المشاريع المهام التي تنشئها فقط. ولا يمكنها إخبارك أن مهمة "إعادة تصميم تدفق انضمام العملاء" في سباق فريق المنتج هي في الأساس نفس مهمة "تحسين تجربة المستخدم الجديد" الموجودة في قائمة المهام المتأخرة لفريق التسويق.

ClickUp يعالج هذه المشكلة باعتباره أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، حيث يجمع جميع تطبيقات العمل والبيانات وسير العمل حيث يمكن للذكاء الاصطناعي أن يرى الأنماط في جميع عملياتك.

نظرًا لأن جميع مهامك ومشاريعك ووثائقك ومحادثات فريقك موجودة في منصة واحدة، يمكن لذكاء ClickUp الاصطناعي تحديد متى يتعامل عدة أشخاص مع مشكلات متشابهة، أو متى تتداخل أوصاف المهام بشكل كبير، أو متى تتكرر الطلبات الجديدة مع الأعمال الحالية.

وبالتالي، يزيل ClickUp توسع العمل ليوفر سياقًا بنسبة 100٪ — مما يعني أن الذكاء الاصطناعي لا يفهم المهام الفردية فحسب، بل يفهم أيضًا كيفية ارتباطها ببعضها البعض عبر الفرق والجداول الزمنية، ويكتشف التكرار الذي قد يظل مخفيًا حتى فوات الأوان.

دعنا نستكشف ميزاته بالتفصيل.

قم بإعداد نظام لتحديد الأولويات باستخدام ClickUp Task Priorities and Dependencies

بدون نظام لتحديد الأولويات، من الصعب التمييز بين الأمور المهمة وغير المهمة. عندئذٍ تنزلق المهام ذات القيمة المنخفضة إلى سير العمل.

مع ClickUp Tasks، يتم وضع كل مهمة في مساحة عمل مركزية واحدة، بما في ذلك المستندات والتعليقات والمهام الفرعية والتبعيات والمزيد. وهذا يقلل من أكبر مصدر للتكرار: العمل المتشتت عبر الأدوات.

تتيح لك أدوات البحث والتصفية المتقدمة في ClickUp العثور بسرعة على المهام التي تحتوي على كلمات رئيسية أو علامات أو حقول مخصصة مطابقة. على سبيل المثال، يمكنك البحث عن جميع المهام التي تحتوي على كلمة "onboarding" أو التصفية حسب علامة معينة مثل "urgent".

هذا يجعل من السهل اكتشاف الأعمال المتداخلة أو المتكررة، خاصة في المشاريع الكبيرة أو عبر فرق متعددة.

تأخذ ميزة "أولويات المهام والتبعيات " في ClickUp هذه العملية خطوة إلى الأمام. ضع علامة على جميع مهامك بأربعة أعلام: عاجلة، عالية، عادية، منخفضة، حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به ومتى. يمكن أن تساعدك التبعيات في تتبع المهام التي تنتظر مهام أخرى. قم بفرز المهام أو تصفيتها أو تجميعها حسب الأولوية في عرض القائمة أو اللوحة. المهام المتشابهة أو منخفضة القيمة تظهر على الفور ولا تضيع في الفوضى.

مع ClickUp AI، يمكنك حتى تعيين الأولويات تلقائيًا بناءً على توجيهاتك، مما يضمن أن الأعمال الأكثر تأثيرًا ترتقي إلى القمة.

ثم هناك بطاقات AI من ClickUp.

يمكنك تخصيص هذه البطاقات عن طريق تصفية المهام والمهام الفرعية والعناصر المؤرشفة أو النطاقات الزمنية، مما يسهل اكتشاف الاختناقات أو المهام المكررة التي لا ينبغي أن تكون في سير العمل.

احصل على رؤى مدركة للسياق مع ClickUp Brain

ClickUp Brain هو مساعدك الشخصي الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي ويفهم سياق عملك ويقدم لك رؤى كنت ستقضي ساعات في البحث عنها.

يقوم ClickUp Brain بتحليل مساحة عملك بحثًا عن المهام ذات العناوين أو الأوصاف أو المكلفين بها المتشابهة ويضع علامة على التكرارات المحتملة. يمكنه عرض اقتراحات مثل "هذه المهام تبدو متشابهة — فكر في دمجها أو تحديثها".

مع ClickUp Brain، يمكنك:

هذا ليس كل شيء. ClickUp Brain’s Enterprise Search هي أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تعمل على توحيد عملية استرجاع المعلومات عبر مختلف المنصات، بما في ذلك Google Drive وNotion وSlack وGmail.

بفضل ميزة البحث الموحد، يمكنك مسح المستندات والمهام والدردشة عبر جميع تطبيقاتك المتصلة في مكان واحد على الفور — دون الحاجة إلى التبديل بين الأدوات. بالإضافة إلى ذلك، تضمن الفهرسة في الوقت الفعلي أنك تبحث دائمًا عن أحدث البيانات (حتى لو كانت مخبأة في قوائم أو تطبيقات مختلفة).

⭐ مكافأة: هل تريد ذكاءً اصطناعيًا يكتشف الأعمال المكررة قبل أن تبدأ؟ ClickUp Brain MAX يفهم مساحة عملك بالكامل — كل مهمة ومشروع ووثيقة ومحادثة. وإليك كيف:

• الكشف الاستباقي عن التكرار: عندما ينشئ مصمم مهمة "إعادة تصميم تنقل التطبيق المحمول" بينما يعمل فريق آخر بالفعل على "تحسين تجربة المستخدم لقائمة التطبيق"، يكتشف Brain MAX التداخل ويخطر الأطراف المعنية.
• ابحث بما يتجاوز عناوين المهام: يبحث Brain MAX في أوصاف المهام والتعليقات والوثائق المرفقة والمحادثات ذات الصلة للعثور على المهام المكررة حتى عندما تختلف الصياغة.
• الرؤية عبر الفرق: نظرًا لأن Brain MAX يصل إلى مساحة العمل بالكامل، فإنه يكتشف التكرار عبر الأقسام الذي لن تكتشفه أبدًا في عمل بعضكم البعض.
• التحقق من التكرار باستخدام الصوت: استخدم Talk to Text لسؤال Brain MAX عما إذا كان العمل موجودًا بالفعل قبل إنشاء مهام جديدة. ما عليك سوى أن تقول، "هل يعمل أي شخص على عرض مبيعات الربع الثاني؟" وستحصل على إجابات فورية.
• عدة نماذج من الذكاء الاصطناعي تعمل معًا: يدمج Brain MAX ChatGPT وClaude وGemini ونماذج أخرى رائدة من الذكاء الاصطناعي في مساحة عملك، حتى تحصل على أفضل القدرات لمختلف المهام.

قم بتعيين قواعد مخصصة لأتمتة المهام المتكررة باستخدام ClickUp Automations

يتيح لك ClickUp Automations إنشاء قواعد مخصصة بدون كود أو الاختيار من مكتبة من القوالب المعدة مسبقًا لأتمتة المهام المتكررة.

يمكنك إعداد عمليات أتمتة لإعلامك عندما تتطابق مهمة جديدة مع معايير مهمة موجودة (على سبيل المثال، نفس المشروع أو عنوان مشابه أو علامة). يساعد ذلك في اكتشاف التكرارات عند إنشائها.

على سبيل المثال، إذا أنشأ شخص ما مهمة تسمى "تحديث شعار الموقع الإلكتروني" وكانت هناك مهمة مماثلة موجودة بالفعل، يمكن لـ ClickUp إخطارك أو إخطار منشئ المهمة تلقائيًا، مما يقلل من خطر تكرار العمل.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك أدوات الإجراءات الجماعية في ClickUp دمجها أو تحديثها أو حذفها في مجموعة، مما يبسط سير عملك ويقلل من الفوضى.

لمزيد من المعلومات حول كيفية أتمتة سير عملك، شاهد هذا الفيديو.

دع Super Agents يقوم بالأعمال الشاقة نيابة عنك

تقع معظم أدوات الذكاء الاصطناعي خارج سير عملك. نظرًا لأن وكلاء ClickUp يعيشون داخل مساحة عملك، فإنهم لا يقترحون فقط، بل يقللون أيضًا من الأعمال الزائدة عن الحاجة.

يعمل وكلاء ClickUp كزملاء فريق ذكاء اصطناعي يمكنك تكليفهم بالعمل. قم بتمييزهم في مهمة أو قم بتشغيلهم من خلال أتمتة، وسوف يتولون الأعمال المتكررة أو المكررة، مثل:

أفضل ميزات ClickUp

عيوب ClickUp

مزايا ClickUp

لماذا يعتبر هذا البرنامج رائعًا في تحديد المهام الزائدة تلقائيًا؟

يكتشف ClickUp تلقائيًا الأعمال المتداخلة أو المكررة من خلال تحليل المهام من خلال أولويات المهام والتبعيات والرؤى التي تراعي السياق من ClickUp Brain.

أسعار ClickUp

تقييمات ومراجعات ClickUp

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن ClickUp؟

إليك تقييم TrustRadius:

هذه الأداة فعالة جدًا للنمو الشخصي والمهني. من خلالها، يمكنك تسجيل حضورك وتتبع وقت عملك أيضًا وفصل مهامك الفردية وفقًا لاحتياجاتك. يمكنك تعيين أولوية المهام في قائمة المهام الخاصة بك ويمكن أن تذكرك بالموعد النهائي الذي ذكرته في مهامك.

2. Motion (الأفضل لترتيب أولويات المهام وجدولة التقويم باستخدام الذكاء الاصطناعي)

تخيل أن لديك مساعد جدولة يتعلم احتياجاتك وتفضيلاتك. ويبدأ في تلبية تلك المتطلبات بشكل أفضل. هذا هو Motion AI.

تقوم هذه الأداة الذكية لتخطيط المشاريع وإدارة المهام بتخطيط يومك، وجدولة مهامك، وإعادة توزيع أعباء عملك تلقائيًا. يقوم مدير المشاريع الذكي بتحليل المواعيد النهائية وأعباء العمل والأولويات باستمرار لوضع خطة يومية فعالة.

لست بحاجة إلى إعادة تنظيم المهام يدويًا عند تغيير الخطط. يقوم Motion تلقائيًا بإعادة جدولة المهام وإعادة ترتيب أولوياتها. إذا تداخلت مهمتان أو أصبحتا غير ضروريتين، يقوم الذكاء الاصطناعي بتمييزهما، مما يتيح لك إزالتهما أو دمجهما.

يمكنك إضافة المهام وتحديد مدى إلحاحها، ويقرر Motion متى يجب تنفيذها. يجمع تقويم Motion الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي بين المهام والاجتماعات في جدول زمني واحد في الوقت الفعلي. ويقوم بإعادة تخصيص فترات زمنية باستمرار عند تغير الأولويات، مما يقلل من الحاجة إلى إعادة جدولة المهام مرارًا وتكرارًا.

أفضل ميزات Motion

عيوب الحركة

محترفو الحركة

لماذا يعتبر هذا البرنامج رائعًا في تحديد المهام الزائدة تلقائيًا؟

يقوم تطبيق Motion للجدولة بالذكاء الاصطناعي بتقييم مهامك باستمرار، بما في ذلك المهام والاجتماعات والأعمال المتكررة. ونظرًا لأن كل مهمة يجب أن تتناسب مع جدول زمني حقيقي محدد، يصبح من المستحيل تجاهل المهام الزائدة عن الحاجة أو ذات القيمة المنخفضة.

أسعار Motion

تقييمات الحركة والمراجعات

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Motion؟

إليك تقييم Capterra:

لقد استمتعت حقًا باستخدام Motion حتى الآن. لقد كان موردًا كبيرًا ساعدني على الاستمرار في أداء مهامي وإنجاز الأمور على الصعيدين المهني والمنزلي.

3. Notion AI (الأفضل للتوثيق المدعوم بالذكاء الاصطناعي)

يحول Notion AI مساحة عملك إلى نظام متصل حيث تتعايش المهام والوثائق ومعلومات المشروع. ونظرًا لأن كل شيء منظم في مكان واحد، فإنه يساعدك على اكتشاف المهام الزائدة عن الحاجة.

استخدم Notion AI لتقليل الأعمال المكررة. فهو يحول الملاحظات والبريد الإلكتروني والمحادثات إلى مهام قابلة للتنفيذ ويتحقق أيضًا من وجود عناصر مشابهة. تساعد ميزة الملء التلقائي في ملء الحقول مثل الحالة والأولوية والمالك والخطوات التالية. عندما تبدو مهام متعددة متشابهة أو تحتوي على محتوى متكرر، يقترح Notion دمجها أو تحديثها للحفاظ على قاعدة بيانات نظيفة.

تعمل ميزة الأسئلة والأجوبة بالذكاء الاصطناعي في Notion كأنها محرك بحث لمساحة عملك. ما عليك سوى طرح سؤال (ما المهام المعطلة هذا الأسبوع؟)، وستعرض Notion المهام أو الصفحات ذات الصلة.

أفضل ميزات Notion AI

عيوب Notion AI

مزايا Notion AI

لماذا يعتبر هذا البرنامج رائعًا في تحديد المهام الزائدة تلقائيًا؟

تصبح المهام الزائدة عن الحاجة مرئية عندما يكون لدى النظام سياق كافٍ عبر المشاريع والمهام والمستندات والملاحظات. يمكن لـ Notion AI أيضًا البحث في مساحة العمل بأكملها وعرض العناصر ذات الصلة أو المماثلة، مما يسهل التعرف على التداخل.

أسعار Notion AI

تقييمات ومراجعات Notion AI

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Notion AI؟

إليك تقييم Capterra:

يبرز Notion حقًا ويظهر فعاليته عندما يتبناه الفريق بأكمله. تجعل ميزات التعاون الخاصة به تحرير المستندات الجماعية أمرًا سهلاً للغاية، مما يحسن التواصل وسير العمل. كما أن القوالب ومساعدة الكتابة بالذكاء الاصطناعي رائعة أيضًا لبدء العمل.

ملاحظات أخرى جديرة بالذكر

بالإضافة إلى هذه البرامج الثلاثة، إليك بعض أدوات إدارة المشاريع الأخرى التي يمكنك استخدامها لأتمتة المهام في سير عملك اليومي:

1. monday. com

إذا كنت تفضل طريقة مرئية لإدارة جميع مشاريعك، فإن Monday هو أداة إدارة المشاريع المثالية لك. استخدم الأتمتة لتشغيل إجراءات مثل التعيين التلقائي أو التحديث التلقائي للحالة أو الإخطار عند إنشاء مهمة تشبه مهمة موجودة بالفعل.

تساعد طريقة عرض حجم العمل على اكتشاف التداخل في المسؤوليات. إذا كان هناك عدة أشخاص يقومون بإنشاء مهام لنفس الهدف، فإن المنصة تحدد الموارد الزائدة عن الحاجة، وتكشف عن الأعمال الزائدة عن الحاجة. كما أن تحويل المستندات إلى مهام يمنع التكرار، لأن عناصر العمل توجد في نفس اللوحة حيث تظهر المهام.

2. Wrike

يستخدم برنامج إدارة المشاريع Wrike مخططات جانت لتخطيط التبعيات بالتفصيل. إذا تمت جدولة مهمتين بنفس الناتج أو تعتمدان على نفس الخطوة، فإن المخطط يبرز العلاقة بينهما.

يبرز Wrike المهام الزائدة أو المتوقفة من خلال تبعيات المهام وتحليل المسار الحرج ولوحات المعلومات، مما يساعد في تحديد أولويات المشروع. بفضل توقعات المشروع في الوقت الفعلي، يعيد Wrike حساب الجداول الزمنية تلقائيًا. يمكنك أن ترى كيف يؤثر تغيير مهمة واحدة على خطة المشروع في هذا اللوحة.

تتيح لك نماذج الطلبات المزودة بقواعد إنشاء المهام تلقائيًا مطابقة الطلبات الواردة مع الطلبات الحالية استنادًا إلى حقول مثل المشروع والموعد النهائي.

3. Hive

إذا كنت ترغب في تنفيذ المشاريع باستخدام الذكاء الاصطناعي، فإن Hive لديها Buzz AI لمساعدتك. يقوم Buzz بسحب التحديثات من جميع المشاريع والمهام والموافقات والرسائل إلى موجز واحد. إذا قام عضوان من الفريق بإنشاء مهام متشابهة أو بدأوا في عمل متوازٍ، فسترى كلا التحديثين جنبًا إلى جنب، مما يجعل العمل المكرر مرئيًا ويسمح لك بأتمتة المهام المتكررة.

كيفية التعامل مع المهام الزائدة (نصائح + أفضل الممارسات)

فيما يلي طرق عملية لتقليل الأعمال المكررة والأعمال الروتينية المتكررة، حتى قبل بدء التشغيل الآلي.

1. قم بتعيين مالك واحد لكل مهمة

أحد التحديات الشائعة في إدارة المشاريع هو عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات. بصفتك مدير مشروع، تريد أن تعمل فرقك بسرعة وألا تتعثر في حيرة حول من يقوم بماذا.

✅ الحل: عيّن مسؤولاً واحداً لكل مهمة. استخدم إطار عمل RACI لضمان عدم تكرار أعضاء الفريق للعمل. تعد مخططات RACI مفيدة بشكل خاص في إدارة الموارد عندما يتم تقسيم عملية اتخاذ القرار على المهام. على سبيل المثال، تحدد المخططات من يقوم بالمهمة X، ومن يقيّمها، ومن المسؤول عن القرار النهائي بشأن المهمة.

2. استخدم أداة لإدارة المهام

عندما تتم إدارة المهام عبر رسائل البريد الإلكتروني ورسائل Slack وجداول البيانات والملاحظات الشخصية، تصبح قائمة المهام فوضوية.

لا يتم إغلاق المهام القديمة أبدًا، وتبقى الأعمال القديمة في طي النسيان، ولا أحد يعرف ما الذي لا يزال ذا صلة. نظرًا لأنه من الأسهل إنشاء مهمة جديدة بدلاً من البحث في الأعمال المتراكمة الفوضوية، فإن الناس يكررون العمل دون قصد. والنتيجة؟ يضيع فريقك الوقت في التحقق من الحالات ومتابعة التحديثات.

✅ الحل: استخدم برنامج إدارة المهام. بدلاً من البحث عن المهام يدويًا، تتيح لك هذه الأداة تصفية العناصر التي لا تحتوي على أي نشاط، أو المهام التي لا يوجد لها مالك، أو المهام المكررة بناءً على العنوان أو الكلمات الرئيسية. يمكنك إغلاق أو أرشفة المهام القديمة بشكل جماعي، ودمج المهام المكررة في مهمة واحدة، وإعادة تعيين أي مهمة متوقفة، كل ذلك في غضون دقائق.

3. حوّل ملاحظات الاجتماعات إلى قائمة مهام واحدة

بعد الاجتماع، إليك سيناريو قد تكون واجهته. أحدهم يسمع "قم بإعداد العرض التقديمي"، وآخر يكتب "قم بإنشاء الشرائح"، وشخص آخر يسجل "مخطط العرض التقديمي".

ثلاثة أشخاص مختلفون ينشئون ثلاث مهام مختلفة لنفس الناتج المطلوب.

✅ الحل: استخدم AI Notetaker من ClickUp للانضمام إلى الاجتماع. يقوم بتدوين المناقشة واستخراج بنود العمل إلى مهام فعلية مع تحديد المسؤولين عنها ومواعيدها النهائية.

لا يحتاج أحد إلى إعادة كتابة الملاحظات أو إنشاء المهام يدويًا أثناء تخطيط المشروع. يمكنك حتى طرح أسئلة على ClickUp مثل، "ما هي بنود العمل المفتوحة من اجتماعات العملاء هذا الأسبوع؟" وستحصل على إجابات من جميع ملاحظاتك على الفور.

شاهد هذا الفيديو لتتعرف على كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في تدوين ملاحظات الاجتماعات للتخلص من المهام الزائدة وتبسيط العمليات.

استخدم ClickUp لتحديد المهام الزائدة والتخلص منها

تخلص من الطريقة القديمة لإدارة المشاريع يدويًا، حيث تقضي وقتًا أطول في دفع المهام إلى الأمام بدلاً من إنجاز العمل.

مع ClickUp كبرنامج لإدارة المشاريع، تحصل على ذكاء اصطناعي مدمج وأتمتة وسير عمل قابل للتخصيص.

سواء كنت تدير عدة مشاريع أو مشروعًا واحدًا، يساعدك ClickUp في إنشاء سير عمل مخصص لحالتك. يصبح مركز القيادة لتخصيص الموارد وتتبع تقدم المشروع وتحسين الأداء العام للمشروع.

سجل في ClickUp مجانًا لترى كيف يحدد تلقائيًا المهام الزائدة عن الحاجة.