تبدو الاجتماعات وكأنها شر لا بد منه لكل فريق، سواء كان عن بُعد أو مختلطًا. ولكن ماذا لو لم تكن هذه الاجتماعات تستنزف الطاقة وتشكل ثقوبًا سوداء في التقويم؟
ادخل إلى قوالب جدول أعمال اجتماعات Asana. سواء كنت تستضيف اجتماعًا أسبوعيًا لتنسيق الفريق، أو اجتماعًا لبدء مشروع، أو اجتماعًا فرديًا، تساعدك هذه القوالب على التخطيط المسبق، وتعيين المسؤولين، وتتبع بنود العمل.
لا مزيد من الصمت المحرج أو المتابعات المنسية أو لحظات "ما كان موضوع هذا الاجتماع مرة أخرى؟".
في هذا المنشور، سوف نستكشف قوالب جدول أعمال الاجتماعات المجانية من Asana التي تساعدك على إنجاز المهام (وربما حتى إثارة إعجاب رئيسك في العمل أثناء قيامك بذلك). دعونا نجعل الاجتماعات مثمرة مرة أخرى — قالبًا تلو الآخر. 🤩 💪
ما هو قالب جدول أعمال اجتماع Asana؟
قالب جدول أعمال اجتماع Asana هو إطار عمل منظم يساعد الفرق على تنظيم الاجتماعات وتخطيطها وإجرائها بفعالية. تتضمن هذه القوالب أقسامًا محددة مسبقًا لتاريخ الاجتماع والأهداف ومواضيع المناقشة وتخصيص الوقت وبنود العمل لمساعدتك في التحضير للاجتماع.
تعد هذه الجداول المعدة مسبقًا خيارًا رائعًا عندما لا ترغب في البدء من الصفر، فهي توفر مسارًا واضحًا يساعدك على التخطيط مسبقًا ومشاركة ما هو مطروح وتسهيل الاجتماع في الوقت الفعلي وتحويل القرارات إلى مهام.
ما الذي يجعل قالب جدول أعمال اجتماع Asana جيدًا؟
يضع قالب جدول أعمال اجتماع Asana الجيد الأساس لعقد اجتماعات مركزة، وتحديد الأهداف، وترتيب الأولويات، وتوزيع المسؤوليات.
إليك ما تبحث عنه. 💁
- يحدد الغرض والنتائج: يحدد ما يهدف الاجتماع إلى تحقيقه، بما في ذلك القرارات التي سيتم اتخاذها، والإجراءات التي سيتم تنفيذها، والمشكلات التي سيتم معالجتها
- يجمع المساهمات مسبقًا: يدعو الحاضرين إلى اقتراح بنود جدول الأعمال وتبرير أهميتها، ثم يحدد أولويات جدول الأعمال حسب الأهمية لمعالجة البنود الحاسمة أولاً
- تحديد مواضيع الجدول الزمني وتعيين المسؤولية: تعيين فترات زمنية واقعية للالتزام بالجدول الزمني وتسمية كل موضوع بميسر
- يستخدم لغة واضحة وموجهة نحو العمل: يحافظ على تركيز المناقشات على اتخاذ القرارات والخطوات التالية
- يتيح مساحة للمناقشة المفتوحة أو الأسئلة: يشجع على إتاحة مساحة للأسئلة المفتوحة أو المساهمات دون إغفال الغرض من الاجتماع أو سير العمل
قوالب جدول أعمال اجتماعات Asana المجانية
فيما يلي مجموعة مختارة من قوالب جدول أعمال اجتماعات Asana المجانية المصممة لتناسب مختلف أنماط واحتياجات الاجتماعات.
يوفر كل نموذج أساسًا متينًا لأنواع مختلفة من جداول أعمال الاجتماعات، مما يساعد فريقك على البقاء متناسقًا وعقد اجتماعات مثمرة.
1. قالب جدول أعمال اجتماع Asana
عبر Asana
يوفر قالب جدول أعمال اجتماعات Asana هيكلًا قابلًا لإعادة الاستخدام لتخطيط وعقد اجتماعات مركزة ومحددة زمنيًا وسهلة المتابعة مع العملاء. تعرض طريقة عرض المشروع على غرار جدول البيانات كل شيء في شكل قائمة، مما يسهل تحديد نقاط المناقشة وتعيين المسؤولين وتخصيص الوقت لكل موضوع.
يساعد هذا النموذج الفرق على عقد اجتماعات مركزة مع نقاط مناقشة وفترات زمنية محددة بوضوح. وهو مفيد بشكل خاص للمزامنات المتكررة التي تتطلب الاتساق وإدارة الوقت.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بتوحيد الأهداف والأدوار وبنود جدول الأعمال حتى يكون الجميع مستعدين
- حدد أولويات نقاط المناقشة وقم بتصفيتها بسهولة باستخدام القائمة
- اسمح للحاضرين بإضافة بنود جدول الأعمال مسبقًا للمشاركة في المسؤولية
- اربط تسجيلات Zoom أو النصوص المكتوبة مباشرة بمهام جدول الأعمال لسهولة الرجوع إليها
📌 مثالي لـ: قادة الفرق ومديري المشاريع الذين يرغبون في الحفاظ على تركيز الاجتماعات المتكررة، والالتزام بالجدول الزمني، وتجنب الخروج عن الموضوعات غير الضرورية.
💡 نصيحة احترافية: قم بتعيين أدوار لكل اجتماع: شخص واحد للتوجيه (الميسر)، وشخص آخر لمراقبة الوقت (المسؤول عن ضبط الوقت)، وشخص آخر لتدوين الملاحظات.
2. قالب اجتماع انطلاق Asana
عبر Asana
تساعد بنية قالب اجتماع البدء هذا على تنسيق فريقك منذ اليوم الأول، وتنظيم بنود جدول الأعمال، وتحديد أدوار الاجتماع، وتعيين المهام الإدارية.
استخدم عرض القائمة لترتيب نقاط النقاش وتعيينها للحاضرين في قائمة مراجعة لإعداد الاجتماع. ثم حدد مواعيد نهائية لكل موضوع لضمان الوضوح. بفضل التكاملات المدمجة والتطبيقات مثل Zoom و Google Drive، يمكنك إرفاق العروض التقديمية وتدوين الملاحظات مباشرة ومزامنة التسجيلات داخل Asana. إنه مثالي لبدء المشاريع بوضوح وتوقعات مشتركة.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- حدد توقعات واضحة من خلال تتبع القرارات والأسئلة المفتوحة والخطوات التالية
- قم بتضمين ملفات المشروع والعروض التقديمية ذات الصلة لتسهيل الوصول إليها أثناء المكالمة
- قم بتعيين أدوار مقدم العرض أو مدون الملاحظات مسبقًا عبر المهام، بحيث يصل الجميع وهم على دراية بمسؤولياتهم
📌 مثالي لـ: مسوقي المنتجات ومديري البرامج وفرق الإطلاق متعددة الوظائف التي تستعد للتنسيق السريع والانطلاق بسرعة.
💡 مكافأة: اجعل كل اجتماع سلسًا وأكثر إنتاجية بفضل قوة ClickUp Brain Max. وإليك كيفية القيام بذلك:
- جدولة سهلة: باستخدام Talk to Text، يمكنك على الفور إعداد اجتماعات عبر التقويمات والتطبيقات المتصلة باستخدام أوامر صوتية بسيطة — دون الحاجة إلى الكتابة
- تدوين الملاحظات تلقائيًا: قم بتسجيل نقاط المناقشة الرئيسية والإجراءات والقرارات في الوقت الفعلي، لضمان عدم تفويت أي شيء.
- متابعة مبسطة: استخدم Talk to Text لتعيين المهام وإرسال التذكيرات ومشاركة ملخصات الاجتماعات، مما يضمن تنسيق الجميع وتحملهم للمسؤولية
- استبدل العشرات من أدوات الذكاء الاصطناعي غير المتصلة مثل ChatGPT وClaude وGemini بحل واحد وسياقي ومناسب للمؤسسات
ClickUp Brain MAX هو تطبيق الذكاء الاصطناعي الفائق الذي يفهمك حقًا لأنه يعرف عملك. تخلص من انتشار أدوات الذكاء الاصطناعي، واستخدم صوتك لإنجاز العمل وإنشاء المستندات وتعيين المهام لأعضاء الفريق والمزيد.
3. قالب اجتماع Asana 1:1
عبر Asana
غالبًا ما تؤدي الاجتماعات الفردية غير المنظمة إلى فقدان التحديثات وتقديم ملاحظات غامضة وإضاعة الوقت. يوفر قالب Asana 1:1 هذا مساحة عمل مشتركة لكلا الطرفين للتحضير مسبقًا ومواءمة الأولويات ومتابعة بنود العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حتى تضمين مقاطع فيديو عبر Loom أو Vimeo لتوضيح السياق.
استخدم هذا النموذج لتوجيه المحادثات الفردية المفيدة مع أعضاء الفريق. وهو يدعم التحضير المشترك وتتبع الأولويات ومتابعة التطورات على المدى الطويل.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- احتفظ بسجل متواصل للاجتماعات الفردية السابقة لتسهيل فهم السياق والاستمرارية
- اضبط وتيرة الاجتماعات المتكررة مباشرةً داخل النموذج لضمان الاتساق
- يمكنك تخصيصها بسهولة لتناسب مختلف التقارير المباشرة أو الأدوار مع الحفاظ على تنسيق متسق
📌 مثالي لـ: مديري الأفراد الذين يسعون إلى بناء المساءلة وتوثيق النمو وتعزيز المحادثات الهادفة مع مرؤوسيهم المباشرين.
⚙️ مكافأة: ألا تحصل على ما تحتاجه من قالب جدول أعمال اجتماعات Asana؟ شاهد هذا الفيديو حول كيفية كتابة جدول أعمال اجتماع يحافظ على تنظيم الأمور وتركيزها على العمل باستخدام ClickUp.
4. قالب جدول أعمال اجتماع Asana QBR
عبر Asana
يوفر لك قالب جدول أعمال اجتماع Asana QBR هيكلًا جاهزًا لجمع المدخلات مسبقًا باستخدام النماذج أو الاستطلاعات المتصلة. ثم قم بتشكيل جدول أعمالك حول ما يهم جمهورك أكثر.
قبل بدء اجتماع المشروع، يجعل كل شيء متاحًا: جدول الأعمال والوثائق الداعمة وفترات زمنية واضحة لكل متحدث. أثناء الجلسة، يمكنك استخدام تتبع المهام المدمج لتسجيل بنود العمل والأسئلة المفتوحة في الوقت الفعلي. يعد قالب QBR هذا مثاليًا لمراجعات الأداء ومواءمة نجاح العملاء.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- حدد وقتًا لكل موضوع لضمان سير الاجتماع بوتيرة واضحة والحفاظ على التزام المتحدثين بالجدول الزمني
- اتخذ إجراءات بشأن الأسئلة الناشئة أو فرص النمو أثناء الاجتماع
- أنشئ مخططًا للمشروع يمكنك تخصيصه من جلسة إلى أخرى مع تطور المقاييس الخاصة بك
📌 مثالي لـ: فرق نجاح العملاء وأصحاب المصلحة التنفيذيين الذين يحتاجون إلى مراجعة الأداء ومشاركة الأفكار وإعادة تنظيم الاستراتيجية.
5. قالب العصف الذهني لفريق Asana
عبر Asana
يساعدك قالب العصف الذهني لفريق Asana على تسجيل كل فكرة مع سياقها الكامل، وتنظيمها حسب الموضوع، وإعدادها للخطوات التالية. يمكنك إنشاء لوحة مشتركة حيث يمكن للمساهمين إضافة أفكارهم بشكل غير متزامن أو في الوقت الفعلي أثناء الاجتماعات. استخدم العلامات لتصنيف الأفكار، مما يسهل اكتشاف الاتجاهات أو التكرارات بنظرة واحدة.
باستخدام هذا النموذج، يصبح جمع الأفكار وتنظيمها أمرًا سهلاً، سواء كان ذلك بشكل مباشر أو غير متزامن. للمضي قدمًا بكفاءة، حاول تجميع الأفكار المتشابهة وتحديد أولويات بنود العمل.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بتمكين الإدخال غير المتزامن وفي الوقت الفعلي حتى يتمكن الجميع من المساهمة، بغض النظر عن الجدول الزمني
- نظم الأفكار باستخدام العلامات والموضوعات لتحديد الأنماط بسرعة وتجنب التكرار
- أرفق روابط أو ملاحظات أو ملفات بكل فكرة للحفاظ على السياق الكامل للمتابعة
📌 مثالي لـ: الفرق الإبداعية والمسوقين ومطوري المنتجات الذين يرغبون في عقد جلسات جماعية منظمة لتبادل الأفكار.
📚 اقرأ أيضًا: قوالب قائمة المهام المجانية من Asana لتنظيم المهام
6. قالب جدول أعمال اجتماع مجلس إدارة Asana
عبر Asana
غالبًا ما تتناول اجتماعات مجلس الإدارة موضوعات معقدة تشمل العديد من الأطراف المعنية. يساعد نموذج جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة من Asana في تنظيم وتوضيح المحادثات المهمة من خلال السماح لك بإرسال جدول الأعمال إلى أعضاء الفريق مسبقًا.
أثناء الاجتماع، يمكن للميسرين تدوين الملاحظات مباشرةً في النموذج، مع الحفاظ على تنظيم كل شيء تحت كل قسم من أقسام جدول الأعمال.
صُمم هذا النموذج لاجتماعات القيادة أو المستثمرين، ويضمن تغطية الموضوعات الرئيسية وتوثيق النتائج. وهو يدعم توزيع جدول الأعمال وتدوين الملاحظات والمتابعة المنظمة.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- أرفق ملفات العروض التقديمية أو التقارير المالية أو المستندات القانونية مباشرةً بكل موضوع من مواضيع جدول الأعمال لسهولة الوصول إليها
- تتبع نتائج التصويت أو القرارات الرئيسية لكل بند للحفاظ على سجل تدقيق واضح
- قم بنسخ القالب وتعديله للاجتماعات الفصلية أو اجتماعات المستثمرين أو الاجتماعات الاستشارية دون الحاجة إلى إعادة إنشائه
📌 مثالي لـ: المؤسسين والرؤساء التنفيذيين والمساعدين التنفيذيين الذين يستعدون لاجتماعات مجلس الإدارة ذات الأهمية الكبيرة حيث الوضوح والتغطية هما كل شيء.
💡 نصيحة احترافية: لا تعرف جميع اختصارات Asana المفيدة؟ اضغط على Ctrl + / للوصول إليها على الفور.
7. قالب جدول أعمال مؤتمر Asana
عبر Asana
يتيح لك قالب جدول أعمال مؤتمر Asana تخطيط كل جلسة، وتعيين المهام مع تواريخ البدء والتسليم، واستخدام التبعيات لتمييز الجلسات المترابطة، وتتبع كل ذلك باستخدام ميزة تتبع الوقت المدمجة.
بفضل عرض القائمة وعرض اللوحة المدمجين، يمكنك التبديل بين تخطيطات على غرار جداول البيانات ولوحات Kanban حسب الطريقة التي تفضلها لإدارة الجداول الزمنية واللوجستيات. قم بإعداد حقول مخصصة لتفاصيل المتحدثين وتخصيص الغرف واحتياجات الأجهزة السمعية والبصرية.
يمكنك بسهولة تخطيط وإدارة المؤتمرات أو اجتماعات الشركة خارج المقر باستخدام هذا النموذج. فهو يخطط الجلسات واللوجستيات وتنسيق المتحدثين من البداية إلى النهاية.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- تتبع توفر المتحدثين وحالة الاستعداد ومواد الجلسة بطريقة متماسكة
- أنشئ جدولًا رئيسيًا يتضمن أوقاتًا احتياطية وفترات انتقالية واستراحات لتناول الطعام
- قم بتعيين نقاط اتصال داخلية للجلسات لتوضيح من يدير ماذا خلف الكواليس
📌 مثالي لـ: منسقي الفعاليات أو فرق العمليات أو قادة التسويق الذين يخططون لفعاليات متعددة المسارات أو قمم داخلية تتضمن أجزاء متحركة.
8. قالب محضر اجتماع Asana
عبر Asana
يغطي قالب محضر اجتماع Asana جميع التفاصيل الأساسية، بما في ذلك عنوان الاجتماع والغرض منه وتاريخه والحاضرين واللوجستيات. يتيح لك تتبع بنود جدول أعمال الاجتماع أثناء مناقشتها وتوثيق المناقشات والقرارات وبنود العمل المخصصة مع المواعيد النهائية.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر مساحة لتسجيل مواعيد الاجتماعات القادمة من أجل التخطيط الفعال. يضمن هذا النموذج سجلات واضحة ومنظمة لدعم التنسيق والمساءلة بعد كل اجتماع.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- اربط المستندات الداعمة، مثل مجموعات الشرائح أو الملخصات، مباشرة بكل إدخال اجتماع
- قم بتجميع سجلات الاجتماعات حسب الفريق أو المشروع أو نوع الاجتماع باستخدام العلامات أو الأقسام
- احتفظ بأرشيف قابل للبحث للقرارات والمناقشات عبر الفرق أو الأقسام
📌 مثالي لـ: منسقي المشاريع وأعضاء فريق العمليات الذين يرغبون في طريقة بسيطة لتسجيل التحديثات والقرارات والخطوات التالية.
قيود إدارة المشاريع في Asana
على الرغم من أن Asana أداة شائعة لإدارة المشاريع، إلا أنها تنطوي على بعض القيود التي قد تواجهها، مما يجعلك تفكر في بدائل Asana.
دعونا نلقي نظرة على بعضها. 👇
- تعقيد المشاريع الكبيرة: إدارة المشاريع الكبيرة جدًا أو المعقدة التي تتضمن آلاف المهام يمكن أن تبطئ Asana وتجعل التنقل صعبًا
- تقارير متقدمة محدودة: ميزات إعداد التقارير الأساسية غير كافية للفرق التي تحتاج إلى تحليلات مفصلة أو تصور بيانات قابل للتخصيص
- قيود إدارة التبعية: يفتقر إلى أدوات جدولة متقدمة مثل إعادة الجدولة التلقائية وتحليل المسار الحرج للخطوط الزمنية المعقدة
- أسعار الميزات المتميزة: تتطلب الوظائف الرئيسية مثل عرض الجدول الزمني والأتمتة المخصصة والتكاملات المتقدمة خططًا مدفوعة، مما يحد من وصول الفرق الصغيرة إليها
- الإفراط في الإشعارات: قد تؤدي الإشعارات المتكررة إلى إرباك المستخدمين وإزدحام صناديق البريد الوارد إذا لم تتم إدارتها بعناية
⚙️ مكافأة: هل تشعر بالإحباط بسبب هذه الفجوات؟ قارن بين ClickUp و Asana وشاهد لماذا يتحول المزيد من الفرق إلى استخدام ClickUp للحصول على مزيد من المرونة والتحكم.
قوالب Asana البديلة
إذا كنت تجد قوالب Asana مقيدة أو تريد المزيد من المرونة والميزات المتقدمة، فإن ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، يقدم بديلاً قوياً.
إليك ما قاله أحد المستخدمين الحقيقيين:
أعقد اجتماعات نصف أسبوعية مع مشرفتي ونستخدم ClickUp لجدول أعمالنا. أشعر أنني أكثر إلمامًا بعملي لأن جميع طلبات الأحداث والعروض التقديمية الخاصة بي موجودة هنا، إلى جانب مؤشر حالة محدث يمكنها الاطلاع عليه.
أعقد اجتماعات نصف أسبوعية مع مشرفتي ونستخدم ClickUp لجدول أعمالنا. أشعر أنني أكثر إلمامًا بعملي لأن جميع طلبات الأحداث والعروض التقديمية الخاصة بي موجودة هنا، إلى جانب مؤشر حالة محدث يمكنها الاطلاع عليه.
دعونا نلقي نظرة على بعض قوالب جدول أعمال الاجتماعات المجانية التي يوفرها برنامج إدارة الاجتماعات هذا. 🎯
1. قالب جدول أعمال ClickUp
يوفر لك قالب جدول أعمال ClickUp تخطيط ClickUp Doc جاهز للاستخدام ينظم كل جزء متحرك من الاجتماع. يتيح لك جدول تفاصيل الاجتماع تخطيط هيكلك بسرعة: حدد نوع الاجتماع، وحدد النطاق، وأدخل التاريخ والوقت والموقع.
ثم هناك قسم المشاركون، الذي يعمل أيضًا كأداة تتبع حضور خفيفة الوزن. وبالاقتران مع تقويم ClickUp الجديد، يصبح الأمر أفضل.
يمكنك مزامنة جميع تقاويمك على الفور، والانضمام إلى مكالمات Zoom أو Google Meet أو Teams، وعرض يومك بتنسيقات مثل يومي أو أسبوعي أو شهري. يستخدم الذكاء الاصطناعي لتدوين ملاحظات الاجتماعات وإدخالها مباشرة في Docs للرجوع إليها.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- أنشئ جداول أعمال منظمة ومحددة زمنياً مع علامات أولوية مدمجة ومهام محددة للمسؤولين
- قسّم الموضوعات إلى مهام فرعية لتوضيح النطاق وتقليل انحراف الاجتماع عن مساره
- أرفق المستندات أو العروض التقديمية مباشرةً بنقاط المناقشة للرجوع إليها بسرعة
- استخدم قوائم مهام ClickUp لوضع علامة على الموضوعات التي تم الانتهاء منها خلال الاجتماع
📌 مثالي لـ: قادة الفرق ومنسقي المشاريع الذين يحتاجون إلى إطار عمل واضح ومحدد الأدوار للاجتماعات في مستند جدول أعمال واحد قابل للتخصيص.
📮 ClickUp Insight: وفقًا لاستطلاعنا حول فعالية الاجتماعات، يحضر ما يقرب من 40٪ من المشاركين ما بين 4 إلى 8 اجتماعات أو أكثر في الأسبوع، وتستغرق كل اجتماع ما يصل إلى ساعة. وهذا يعني أن هناك وقتًا هائلاً من الوقت الجماعي المخصص للاجتماعات في مؤسستك.
ماذا لو كان بإمكانك استعادة ذلك الوقت؟ يمكن أن يساعدك برنامج AI Notetaker المدمج في ClickUp على زيادة الإنتاجية بنسبة تصل إلى 30٪ من خلال ملخصات الاجتماعات الفورية، بينما يساعدك ClickUp Brain في إنشاء المهام تلقائيًا وتبسيط سير العمل، مما يحول ساعات الاجتماعات إلى رؤى قابلة للتنفيذ.
2. قالب اجتماع جميع الموظفين من ClickUp
يعمل قالب اجتماع جميع الموظفين من ClickUp كخطة مشروع حقيقية، حيث يمثل كل بند في جدول الأعمال مهمة ويمكن تتبع كل تحديث. وبالتالي، يكون التحضير لجميع الموظفين تعاونيًا وقابلًا للتتبع.
إنه قالب قائمة منظم في مراحل واضحة مثل التخطيط واللوجستيات والترويج، لكل منها جدول زمني خاص بها ومالكوها وحقول مخصصة مثل مرحلة الحدث والقسم.
أكبر مكسب؟ تعمل طريقة عرض مرحلة الأحداث المجمعة على تحويل تحضير اجتماعك إلى مشروع صغير مع مواعيد نهائية. هل تريد معرفة أي فريق مسؤول عن أي جزء؟ ما عليك سوى إلقاء نظرة على الحقل المخصص القسم. بفضل التنبيهات المرئية بمواعيد الاستحقاق، ستعرف ما إذا كان قسم الموارد البشرية أو التصميم أو التسويق هو المسؤول وما إذا كان هناك من يتأخر في إنجاز المهام.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- سلط الضوء على أهداف الشركة ومقاييس الفريق والتقدير في عرض مركزي واحد
- قم بتعيين مقدمي العروض والفترات الزمنية للحفاظ على تركيز الجلسات وشموليتها
- أعد استخدام التصميم للاجتماعات الأسبوعية أو الشهرية أو الفصلية لجميع الموظفين
📌 مثالي لـ: المديرين التنفيذيين أو رؤساء الأقسام الذين يديرون عمليات التنسيق على مستوى الشركة في ظل جداول زمنية ضيقة.
🎥 شاهد: تعرف على كيفية تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في الاجتماعات باستخدام AI Notetaker من ClickUp:
3. قالب جدول أعمال اجتماع خارج المكتب من ClickUp
تهدف الاجتماعات خارج الموقع إلى تحفيز الاستراتيجية والتواصل والوضوح. قالب جدول أعمال الاجتماعات خارج الموقع من ClickUp هو قالب قائم على المهام يحول تخطيطك خارج الموقع إلى عملية يمكن تتبعها.
يوفر خمسة حقول مخصصة فريدة مصممة للتنفيذ خارج الموقع: مدون الملاحظات، الكاتب، الميسر، رابط الملاحظات، وحارس الوقت. يحصل كل بند من بنود جدول الأعمال على شخص مسؤول مخصص، ومكان للوثائق المرتبطة، وعلامة زمنية. يضمن ذلك إجراء مناقشات منظمة وتوثيق فعال خلال الجلسات الاستراتيجية.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- تتبع حالة الرد على الدعوات والتسجيلات في الجلسات لإدارة الحضور
- أرفق أي مستندات داعمة، مثل جداول الرحلات أو الخرائط أو مجموعات الشرائح
- خطط للجلسات وأنشطة بناء الفريق واللوجستيات من مكان واحد
📌 مثالي لـ: منظمي الاجتماعات أو ميسري الاستراتيجيات الذين يحتاجون إلى توزيع الأدوار وتحديد المواعيد وتدوين الملاحظات في قائمة مرجعية واحدة جاهزة للاستخدام خارج المكتب.
💡 نصيحة احترافية: يقوم ClickUp AI Notetaker تلقائيًا بتسجيل مناقشات الاجتماع وبنود العمل والقرارات الرئيسية في الوقت الفعلي، حتى لا تفوتك أي تفاصيل مهمة. من خلال إقرانه بقوالب جدول أعمال الاجتماعات، يمكنك ضمان اتباع كل اجتماع لهيكل واضح، والحفاظ على تركيز المشاركين، والحصول على ملاحظات منظمة وقابلة للتنفيذ يسهل مراجعتها ومشاركتها.
4. قالب اجتماعات ClickUp
يحول قالب اجتماعات ClickUp كل اجتماع إلى سير عمل قابل للتتبع، بدلاً من محادثة منفصلة. وهو يربط كل جزء من دورة حياة الاجتماع، من بنود جدول الأعمال والتحديثات في الوقت الفعلي إلى الملكية والمتابعة.
بالنسبة لفرق المبيعات سريعة الوتيرة، يجعل نموذج جدول أعمال اجتماعات المبيعات هذا التبديل بين المكالمات المخطط لها والمزامنات المفاجئة أمرًا سهلاً. يتصل بسلاسة مع ClickUp Meetings، مركز الاجتماعات الذي يسمح لك بإنشاء مهام اجتماعات أسبوعية متكررة للفريق.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بتوحيد طريقة إدارة الاجتماعات باستخدام هيكل قابل لإعادة الاستخدام لمختلف الفرق والوظائف
- تتبع نقاط النقاش التي لم يتم حلها خلال الاجتماعات من خلال أقسام متابعة مخصصة
- حلل فعالية الاجتماعات من خلال مراجعة الوقت المستغرق لكل بند عمل واتجاهات الإنجاز في لوحات معلومات ClickUp
📌 مثالي لـ: فرق المبيعات أو مجموعات العمليات التي تعقد اجتماعات سريعة ومختلطة.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Automations لإرسال ملخص أو تذكير. على سبيل المثال، عندما يتم وضع علامة "مكتمل" على مهمة في قائمة "الاجتماعات"، أرسل تعليقًا إلى المكلفين بالمهمة: "تذكير للتحقق من مهام المتابعة"
5. قالب قائمة اجتماعات ClickUp
يعمل قالب قائمة اجتماعات ClickUp كوحدة تحكم لك لإجراء عمليات تسجيل دخول متكررة أو مزامنة فرق أكبر. يتيح لك تحديد تفاصيل مثل المشروع والميسر وكاتب الملاحظات ومسؤول الوقت وتاريخ الاجتماع على الفور.
يرتبط قسم المهام المدمج مباشرةً بسير عملك، بحيث يمكنك إدراج العناصر التي تتطلب اتخاذ إجراء فور ظهورها. وهو مفيد بشكل خاص عند إدارة الأدوار المتناوبة أو سحب التقارير الخاصة بمشاركة الفريق. 🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بتناوب أدوار الاجتماع تلقائيًا باستخدام القوائم المنسدلة لتسهيل تفويض المهام عبر عمليات المزامنة المتكررة
- اعرض سجل الحضور والمشاركة والمسؤوليات السابقة في سجل مركزي واحد
- قم بترميز الأدوار أو الأقسام بالألوان لتصور توزيع الأدوار في لمحة
📌 مثالي لـ: القادة المسؤولون عن الاجتماعات الدورية أو الاجتماعات القصيرة حيث يكون تتبع أدوار الحاضرين وأنماط حضورهم أمرًا أساسيًا.
6. قالب قائمة مراجعة اجتماعات ClickUp
يوفر لك قالب قائمة مراجعة اجتماعات ClickUp قائمة مراجعة جاهزة للاستخدام يمكنك ملؤها في ثوانٍ خلال كل اجتماع. ميزة بارزة؟ يمكنك إضافة مهام فرعية متداخلة داخل قائمة المراجعة لتقسيم نقاط المناقشة المهمة إلى مهام صغيرة وتعيينها وترتيبها حسب الأولوية.
وإذا كان هناك أمر ما حساس من حيث الوقت؟ تتيح التعليقات على ردود الفعل وتحديثات الحالة سهولة الإشارة إلى ما يحتاج إلى اهتمام. كما تتيح أيضًا تحليلًا تفصيليًا لنقاط المناقشة مع المهام الفرعية والمهام ذات الأولوية.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- أضف ملاحظات سياقية وروابط مباشرة ضمن عناصر قائمة المراجعة لتجنب المراجع المتفرقة
- قم بتخصيص أقسام قائمة المراجعة حسب نوع الاجتماع — اجتماعات قصيرة، اجتماعات فردية، مكالمات مع العملاء — للاستخدام المتكرر
- قم بتطبيق المرشحات لعرض المهام غير المكتملة أو المتأخرة أو ذات الأولوية العالية التي تمت مناقشتها خلال الاجتماعات على الفور
📌 مثالي لـ: الفرق التي تتعامل مع عمليات المزامنة في منتصف الأسبوع والتحديثات المتكررة لتجميع المهام الفرعية وتعيين عدة مالكين ووضع علامة على بنود جدول الأعمال.
7. قالب متتبع اجتماعات ClickUp
قالب ClickUp Meeting Tracker هو أداتك المفضلة لتنظيم كل التفاصيل عبر الاجتماعات. تم تصميمه كقالب عرض قائمة، ويمنحك طريقة مركزية لتنظيم جداول الأعمال وتدوين الملاحظات وتتبع المتابعات.
تضمن الحقول المخصصة، بما في ذلك نوع الاجتماع والموقع ومسؤول الوقت ومسؤول تدوين الملاحظات والقائد، تصنيف الاجتماعات التشغيلية المتكررة وتدريب العملاء بشكل صحيح.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بالتبديل بين طرق العرض "القائمة" أو "اللوحة" أو "التقويم" لمراقبة الاجتماعات حسب الجدول الزمني أو الحالة أو الفئة
- قم بتجميع جميع الاجتماعات المتكررة في متتبع واحد لتقليل الازدواجية وسوء الفهم
- قم بنسخ الإدخالات السابقة بسرعة للحفاظ على الهيكل مع تحديث تفاصيل الجلسة الرئيسية فقط
📌 مثالي لـ: مديري المشاريع أو فرق العمليات التي تحتاج إلى سجل مركزي لجميع الاجتماعات وأنواعها والمشاركين فيها والتقدم المحرز في قائمة واحدة قابلة للبحث.
📮 ClickUp Insight: وجدت ClickUp أن 27٪ من المشاركين في الاستطلاع يعانون من اجتماعات تفتقر إلى المتابعة، مما يؤدي إلى فقدان بنود العمل والمهام غير المحسومة، وفي النهاية إلى انخفاض الإنتاجية.
وتتفاقم هذه المشكلة بسبب الطريقة التي تتبعها الفرق في تتبع عملها. يكشف استطلاعنا حول التواصل داخل الفرق أن ما يقرب من 40% من المهنيين يتتبعون بنود العمل يدويًا، وهي عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء، بينما يعتمد 38% على أساليب غير متسقة تزيد من خطر سوء الفهم وتجاوز المواعيد النهائية.
ClickUp يقضي على فوضى بنود العمل هذه! حوّل قرارات الاجتماع على الفور إلى مهام مخصصة — كل ذلك في نفس المنصة التي يتم فيها العمل.
8. قالب اجتماع بدء مشروع ClickUp
قالب اجتماع بدء مشروع ClickUp مثالي لتنسيق الفرق حول الأمور الأكثر أهمية: من يفعل ماذا ومتى ولماذا. يأتي مع إطار عمل مدمج للاجتماعات مزود بحقول مخصصة مثل مدير المشروع والموقع ومسؤول الوقت والحاضرون وكاتب الملاحظات، بحيث لا يتم إغفال أي شيء في المقدمات.
بفضل البرنامج المدمج في برنامج إدارة المهام، يمكنك تحويل الجلسة إلى قائمة مهام قابلة للتنفيذ مع مهام فرعية متداخلة، وتعيين العناصر على الفور باستخدام عدة مفوضين، وإضافة علامات الأولوية للحفاظ على تنسيق الجميع.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بمواءمة الفرق على الفور باستخدام حقول الأدوار المملوءة مسبقًا وسياق المشروع المدمج في النموذج
- استخدم علامات الأولوية والتبعيات لإبراز العوائق في وقت مبكر من الجدول الزمني للمشروع
- حوّل بنود جدول الأعمال إلى مهام ومهام فرعية أثناء الاجتماع لتجنب التأخير في المتابعة
📌 مثالي لـ: قادة المشاريع الذين يرغبون في تحديد أهداف واضحة وتعيين المسؤوليات وتسجيل القرارات الرئيسية لبدء المشروع.
9. قالب محضر الاجتماع (MoM) من ClickUp
يوفر قالب محضر اجتماع ClickUp (MoM) هيكلًا عمليًا لتوثيق كل ما يهم. استخدم الحقول المخصصة المضمنة في القالب، مثل تاريخ الاجتماع والوقت والحاضرون ومواضيع جدول الأعمال وبنود العمل، لتسجيل الصورة الكاملة أثناء سير الاجتماع.
وهي مصممة لتتناسب مع سير عمل الفرق في العالم الحقيقي، مما يسهل الحفاظ على المساءلة والشفافية، خاصة في الاجتماعات عالية المخاطر أو متعددة الوظائف. ومن الميزات البارزة القدرة على تتبع توقيع الحاضرين باستخدام حقول التحقق، مما يضمن مناقشة القرارات والاعتراف بها.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- سجل القرارات النهائية جنبًا إلى جنب مع المسؤولين عنها باستخدام الحقول المحددة مسبقًا
- قم بتجميع نقاط جدول الأعمال حسب فئة المناقشة لتحقيق وضوح أفضل بعد الاجتماع
- قم بتمييز البنود التي لم يتم حلها وواصل متابعتها من خلال المتابعة التلقائية
📌 مثالي لـ: الفرق التي تحتاج إلى موافقة رسمية وسجلات قابلة للتدقيق لتسجيل القرارات الرئيسية والحضور والإجراءات.
💡 نصيحة احترافية: جرب طريقة Lean Coffee: يطرح الجميع الموضوعات، ويصوتون على الأكثر أهمية، ويناقشونها في فترات زمنية محددة. طريقة ديمقراطية للغاية ومركزة للغاية.
10. قالب ملاحظات اجتماعات ClickUp
تم تصميم قالب ملاحظات اجتماعات ClickUp للفرق التي تحتاج إلى تنسيق متسق لتوثيق ما تمت مناقشته بسرعة، خاصةً عندما تكون الاجتماعات سريعة أو متكررة. على عكس مستند الملاحظات العام، يوفر قالب ملاحظات الاجتماعات هذا أقسامًا قابلة للتعديل تتناسب مع سير أنواع الاجتماعات المختلفة، من الاجتماعات اليومية إلى مراجعات العملاء.
ما يميز هذا النموذج هو دعمه للاجتماعات المتكررة. يمكنك نسخ الملاحظات السابقة، والحفاظ على تنسيق متسق، وإنشاء أرشيف قابل للبحث لجميع الاجتماعات السابقة.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- يمكنك الرجوع إلى المحادثات السابقة بسهولة من خلال سجل الملاحظات المرتبط المنظم حسب نوع الاجتماع
- استعد بكفاءة عن طريق نسخ هياكل الملاحظات للحصول على سلاسل اجتماعات متسقة ومستمرة
- سجل القرارات السريعة أو نقاط النقاش فور ظهورها باستخدام قوائم مهام المهام
📌 مثالي لـ: الفرق التي تعقد اجتماعات متكررة أو مكالمات مع العملاء لتنظيم الملاحظات بسرعة.
11. قالب محضر اجتماع ClickUp
يوفر قالب محضر اجتماع ClickUp صفحات تعليمات مخصصة لتوحيد طريقة تدوين الملاحظات عبر الفريق.
على عكس قالب ClickUp MoM، الذي يتميز بتنظيم أكبر للموافقات الرسمية وتتبع جداول الإجراءات، يوفر لك هذا القالب تنسيق مستند مرن يمكنك فتحه وتحديثه ومشاركته في الوقت الفعلي. وهو مزود مسبقًا بأقسام الحاضرون وبنود جدول الأعمال ونقاط المناقشة وبنود الإجراءات، مما يوفر عليك عناء تنظيم الملاحظات.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- سجل الملاحظات المباشرة في مستند يمكنك تحديثه على الفور مع تقدم الاجتماع
- حافظ على تنظيم جداول الأعمال والمناقشات باستخدام أقسام جاهزة للاستخدام وقابلة للتعديل
- تصفح الخطوات التالية بسرعة من خلال عناوين العناصر الإجرائية الموجودة أسفل كل موضوع
📌 مثالي لـ: أي شخص يرغب في الحصول على ملخص اجتماع جاهز للمشاركة في شكل مستند Doc يضم الحاضرين والقرارات والخطوات التالية بأقل قدر من الإعداد.
💡 نصيحة احترافية: إليك بعض اختصارات لوحة المفاتيح التي يمكنك استخدامها في ClickUp Doc:
- @الإشارة إلى شخص: @
- @mention مهمة: @@
- @mention a doc: @@@
- محاذاة النص إلى اليسار: Cmd + Shift + L (Mac) و Ctrl + Shift + L (PC)
- محاذاة النص إلى الوسط: Cmd + Shift + E (Mac) و Ctrl + Shift + E (PC)
- محاذاة النص إلى اليمين: Cmd + Shift + R (Mac) و Ctrl + Shift + R (PC)
- إنشاء قائمة نقطية: Cmd + Shift + 9 (Mac) و Ctrl + Shift + 9 (PC)
- إنشاء قائمة مرجعية: Cmd + Shift + 8 (Mac) و Ctrl + Shift + 8 (PC)
12. قالب مصفوفة التواصل والاجتماعات لفريق ClickUp
يساعدك قالب ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template على تنظيم من يتحدث إلى من ومتى ولماذا. إنه قالب على شكل قائمة مع عروض مسبقة الصنع، يمنحك رؤية شاملة للمحادثات التي يجب إجراؤها ومتى.
يمكنك تخطيط عمليات المزامنة المتكررة، وتخطيط نقاط الاتصال، وتتبع تقدم كل مناقشة باستخدام حالات مخصصة مثل قيد التقدم أو منجز أو ملغى. يسهل ذلك جدولة المحادثات وتتبعها وإدارتها داخل الفرق الموزعة.
🌼 لماذا ستحب هذا النموذج
- قم بتخطيط التفاعلات الرئيسية للفريق باستخدام عرض مصفوفة اتصالات مسبقة الصنع
- سجل المزامنات غير الرسمية وعمليات تسجيل الدخول التي عادة ما تغيب عن التقويمات
- قم بتمييز الثغرات في دورات الاتصال قبل أن تؤثر على تنسيق المشروع
- قم بتخصيص علامات التكرار لتوضيح المحادثات التي تتم مرة واحدة أو المتكررة
📌 مثالي لـ: الفرق الموزعة التي تحتاج إلى خطة اتصال استراتيجية.
اجعل الاجتماعات ممتعة وقابلة للتنفيذ باستخدام قوالب ClickUp
توفر قوالب جدول أعمال الاجتماعات من Asana نقطة انطلاق منظمة، لكن ClickUp يذهب إلى أبعد من ذلك. فهو يجمع بين تخطيط جدول الأعمال والتعاون في الوقت الفعلي والتوثيق والمتابعة في مكان واحد.
من الاجتماعات الفردية إلى مراجعات السباق، تم تصميم كل نموذج للحفاظ على تنظيم المحادثات وتوثيق المهام ومتابعة الأمور بوضوح تام.
كل شيء يبقى متصلاً: ترتبط القوالب مباشرة بالمهام والمستندات والتقويمات، بحيث لا يضيع أي شيء بعد المكالمة. بفضل جدولة الذكاء الاصطناعي المدمجة والتقويمات المتزامنة والمستندات القابلة للتحرير، من السهل إعداد الاجتماعات وإدارتها وتتبعها دون الحاجة إلى تغيير السياق.
سجل في ClickUp مجانًا اليوم! ✅