Bạn mở hộp thư đến vào sáng thứ Hai và thấy ngay ba yêu cầu dự án mới. Một yêu cầu đến qua email, một yêu cầu khác qua trò chuyện và một yêu cầu từ cuộc hội thoại ở hành lang. Mỗi yêu cầu đều nghe có vẻ khẩn cấp nhưng lại thiếu thông tin chi tiết.
Đó chính là lúc bảng điều khiển tiếp nhận dự án phát huy tác dụng; nó hoạt động như một trung tâm điều khiển thực tiễn, hiển thị mọi thông tin bạn cần.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng một bảng điều khiển tiếp nhận dự án hoạt động hiệu quả trên Google Trang tính, bao gồm thiết lập cấu trúc dữ liệu, kỹ thuật trực quan hóa, lọc dữ liệu tương tác, và những giới hạn mà bạn sẽ gặp phải khi khối lượng yêu cầu tiếp nhận tăng lên.
Chúng ta cũng sẽ khám phá lý do tại sao ClickUp, Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, chắc chắn là lựa chọn tốt hơn cho bảng điều khiển dự án tiếp theo của bạn. 🤩
Bảng điều khiển tiếp nhận dự án là gì?
Các yêu cầu dự án ồ ạt đổ về từ mọi phía và tình trạng hỗn loạn này khiến bạn không thể theo dõi được những gì đã được gửi, đã được phê duyệt hay đang bị treo lơ lửng, dẫn đến việc trễ hạn và các bên liên quan cảm thấy thất vọng.
Bảng điều khiển tiếp nhận dự án là một bản tóm tắt trực quan giúp sắp xếp quy trình này, cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về mọi yêu cầu mới.
Nó trả lời câu hỏi quan trọng: “Công việc nào sắp đến?”, trước khi công việc đó được lập kế hoạch, đây là một phần quan trọng của giai đoạn khởi động dự án.
Khác với bảng điều khiển theo dõi dự án, vốn đang theo dõi các công việc đang được thực hiện, bảng điều khiển tiếp nhận tập trung vào giai đoạn đầu tiên. Bảng điều khiển này giúp các nhóm PMO, trưởng bộ phận và các nhà lãnh đạo phụ trách quản lý nguồn lực phân loại các yêu cầu công việc mới trước khi chúng được đưa vào danh sách công việc tồn đọng, thông qua các thành phần như nhật ký yêu cầu, phân tích trạng thái và xu hướng gửi yêu cầu.
📮 Thông tin từ ClickUp: 34% số người được hỏi mong muốn bảng tính của họ có thể tự động tạo bảng điều khiển cho họ.
Việc tổng hợp báo cáo từ đầu, lựa chọn phạm vi dữ liệu, định dạng biểu đồ và đảm bảo mọi thứ luôn được cập nhật trở thành một công việc riêng biệt.
Với ClickUp, dữ liệu thô và các tùy chọn trực quan hóa của bạn được tích hợp sẵn. Vì vậy, chỉ cần sử dụng các thẻ không cần mã trong Bảng điều khiển ClickUp để tạo biểu đồ, tính toán và theo dõi thời gian. Điểm nổi bật nhất là gì? Chúng được cập nhật theo thời gian thực dựa trên dữ liệu từ các công việc đang diễn ra.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có sẵn trên toàn bộ không gian làm việc của bạn để giúp phân tích thông tin đó, tạo bản tóm tắt, làm nổi bật các xu hướng hoặc giải thích những thay đổi đang diễn ra trong không gian làm việc của bạn. Cuối cùng, các Trợ lý AI có thể can thiệp để tổng hợp, phân tích và đăng các cập nhật đó lên các kênh chính của bạn.
Như vậy, toàn bộ quy trình báo cáo của bạn đã được xử lý một cách dễ dàng.
Tại sao nên sử dụng Google Trang tính để theo dõi việc tiếp nhận dự án?
Bạn biết rằng mình cần chính thức hóa quy trình tiếp nhận dự án ngay bây giờ, nhưng lại không có ngân sách hay thời gian để xin phê duyệt một công cụ mới. Vì vậy, Google Trang tính là bước khởi đầu thiết thực.
Vì hầu hết các nhóm đã sử dụng Google Workspace, nên bạn không cần phải trải qua các thủ tục mua sắm phức tạp. Bạn sẽ có một giao diện quen thuộc giúp giảm bớt thời gian làm quen, đồng thời nhiều bên liên quan có thể xem và cập nhật nhật ký tiếp nhận cùng lúc.
Bạn cũng có toàn quyền tùy chỉnh mọi trường dữ liệu và công thức, thậm chí có thể kết nối với Google Form để tự động hóa việc thu thập yêu cầu. Những lợi ích này khiến Google Trang tính trở thành một điểm khởi đầu hợp lý, mặc dù bạn có thể sẽ gặp phải những hạn chế khi khối lượng yêu cầu tăng lên.
Cách tạo bảng điều khiển tiếp nhận dự án trong Google Trang tính
Hãy cùng tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển trong Google Trang tính cho quy trình tiếp nhận dự án của bạn. ⚒️
Bước #1: Cài đặt cấu trúc dữ liệu tiếp nhận dự án
Nếu bạn đã từng thử sử dụng bảng tính để đang theo dõi trước đây, bạn sẽ biết rằng nó có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn với dữ liệu không nhất quán, lỗi chính tả và công thức bị hỏng. Một bảng điều khiển được xây dựng trên dữ liệu lộn xộn còn tệ hơn là không có bảng điều khiển nào cả, vì nó cung cấp cho bạn thông tin sai lệch. Để tránh điều này, bạn cần thiết lập một cấu trúc dữ liệu vững chắc ngay từ đầu.
Điều này bao gồm việc xác định các trường dữ liệu, tạo quy tắc xác thực để đảm bảo dữ liệu chính xác và sắp xếp các tab cho rõ ràng:
1. Xác định các trường thông tin yêu cầu dự án
Sức mạnh của bảng điều khiển nằm ở các trường dữ liệu nhất quán và được định nghĩa rõ ràng. Nếu thiếu chúng, bạn sẽ không thể lọc, sắp xếp hoặc trực quan hóa các yêu cầu một cách chính xác. Mỗi bản ghi tiếp nhận nên bao gồm một bộ trường tiêu chuẩn để thu thập thông tin chính xác ngay từ đầu.
Dưới đây là những nội dung chính:
- ID yêu cầu: Một số duy nhất cho mỗi bài nộp/gửi, giúp ngăn chặn trùng lặp và dễ dàng theo dõi hơn
- Ngày yêu cầu: Ngày dự án được gửi, giúp theo dõi thời gian yêu cầu nằm trong hàng đợi
- Tên người yêu cầu: Cá nhân hoặc bộ phận yêu cầu dự án
- Tên/Tiêu đề dự án: Mô tả ngắn gọn, rõ ràng về công việc được yêu cầu
- Loại dự án: Danh mục công việc, chẳng hạn như một sáng kiến mới, một cải tiến hoặc một công việc bảo trì
- Mức độ ưu tiên: Mức độ khẩn cấp, chẳng hạn như cấp bách, cao, trung bình hoặc thấp
- Trạng thái: Giai đoạn hiện tại của yêu cầu, chẳng hạn như Đã gửi, Đang xem xét, Đã phê duyệt, Đã từ chối hoặc Đang tạm dừng
- Người đánh giá được chỉ định: Người chịu trách nhiệm đánh giá yêu cầu
- Mục tiêu ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu lý tưởng theo quan điểm của người yêu cầu
- Dự kiến nỗ lực: Ước tính sơ bộ về khối lượng công việc cần thiết, thường sử dụng các kích thước công việc (S, M, L) hoặc số giờ
- Ghi chú/Ý kiến: Không gian dành cho bất kỳ thông tin bổ sung hoặc chi tiết nào
2. Tạo hệ thống xác thực dữ liệu
Nếu một người nhập ‘High’ cho mức độ ưu tiên và người khác nhập ‘high’, biểu đồ và bộ lọc của bạn sẽ bị lỗi. Xác thực dữ liệu giải quyết vấn đề này bằng cách buộc người dùng phải lựa chọn từ một danh sách đã định sẵn.
Để cài đặt menu thả xuống trong Google Trang tính:
- Lựa chọn cột mà bạn muốn điều chỉnh
- Chuyển đến Data > Xác thực dữ liệu
- Chọn ‘Menu thả xuống’
- Nhập các giá trị được phép, ví dụ như cho cột Trạng thái, hãy nhập: Đã gửi, Đang xem xét, Đã phê duyệt, Đã từ chối, Đang tạm dừng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một tab ẩn có tên ‘Lookups’ để lưu trữ các danh sách này. Điều này giúp việc cập nhật các tùy chọn trong menu thả xuống sau này trở nên dễ dàng hơn nhiều mà không cần phải chỉnh sửa từng quy tắc xác thực riêng lẻ.
3. Sắp xếp tab dữ liệu thô
Đừng bao giờ xây dựng bảng điều khiển trên cùng một tab nơi bạn nhập dữ liệu. Điều này sẽ dẫn đến thảm họa, vì một lỗi sắp xếp đơn giản hoặc việc xóa nhầm có thể làm hỏng tất cả các biểu đồ của bạn. Thay vào đó, hãy lưu trữ dữ liệu đầu vào thô trên một tab riêng biệt và đặt tên cho nó một cách rõ ràng như ‘Intake_Data’.
Hãy tuân theo các nguyên tắc tốt nhất sau đây để có một tab dữ liệu gọn gàng:
- Khóa hàng tiêu đề: Tính năng này giúp tiêu đề các cột luôn hiển thị khi bạn cuộn trang
- Sử dụng định dạng ngày tháng nhất quán: YYYY-MM-DD là định dạng tốt nhất để sắp xếp dữ liệu một cách đáng tin cậy
- Tránh sử dụng các ô hợp nhất: Chúng thường gây ra lỗi công thức và bảng tổng hợp
- Không để trống bất kỳ hàng nào: Một hàng trống có thể khiến các công thức tính toán không chính xác
Bạn cũng có thể kết nối trực tiếp một biểu mẫu Google Form với tab này, cho phép các bên liên quan gửi yêu cầu thông qua một biểu mẫu thân thiện với người dùng, giúp tự động điền dữ liệu vào bảng tính của bạn.
Bước #2: Tạo các biểu đồ trực quan hóa tiếp nhận dự án
Một bảng tính khổng lồ chứa đầy các yêu cầu sẽ khiến bạn choáng ngợp và không thể nhìn thấy bức tranh tổng thể. Bạn sẽ không thể trả lời những câu hỏi đơn giản như: “Lượng yêu cầu của chúng ta có đang tăng lên không?” hay “Đâu là những điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt của chúng ta?” Các biểu đồ trực quan hóa sẽ biến dữ liệu thô đó thành những thông tin dễ hiểu chỉ trong nháy mắt.
Bạn sẽ tạo ba loại biểu đồ chính để xây dựng một bảng điều khiển Google Trang tính mạnh mẽ: bảng điểm cho các chỉ số chính, biểu đồ đường cho xu hướng và biểu đồ tròn cho phân tích trạng thái. 📊
1. Thêm bảng điểm cho các chỉ số tiếp nhận chính
Bảng điểm là một loại biểu đồ hiển thị một số quan trọng duy nhất. Loại biểu đồ này rất phù hợp để hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cấp cao nhất, giúp bạn nắm bắt ngay tình trạng tiếp nhận dự án.
Dưới đây là một số chỉ số quan trọng cho bảng điều khiển tiếp nhận dự án của bạn:
- Tổng số yêu cầu đã gửi: Sử dụng công thức COUNTA trên cột ID Yêu cầu để tính tổng lũy kế
- Yêu cầu đang chờ xem xét: Công thức COUNTIF với trạng thái là ‘Đang xem xét’ sẽ hiển thị danh sách công việc tồn đọng ngay lập tức của bạn
- Tỷ lệ phê duyệt: Tính toán chỉ số này bằng cách chia số lượng yêu cầu đã được phê duyệt cho tổng số yêu cầu không còn đang chờ xử lý
- Số ngày trung bình trong hàng đợi: Sử dụng công thức AVERAGE để tính số ngày từ ngày yêu cầu đến ngày hôm nay cho tất cả các mục đang chờ xử lý
Để tạo bảng điều khiển này trong Sheets, hãy tính toán chỉ số của bạn trong một ô, sau đó vào Chèn > Biểu đồ và lựa chọn loại biểu đồ Bảng điểm.
2. Tạo biểu đồ khối lượng yêu cầu
Đội ngũ của bạn có đang bị ngập trong các yêu cầu mới hay chỉ là cảm giác thôi? Biểu đồ khối lượng yêu cầu giúp bạn hình dung số lượng dự án mới đang đến theo thời gian, từ đó bạn có thể nhận diện xu hướng và lập kế hoạch về sức chứa. Biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột, hai loại biểu đồ phổ biến, là lựa chọn phù hợp nhất trong trường hợp này.
Để xây dựng bảng điều khiển này, bạn cần nhóm các yêu cầu theo tuần hoặc tháng. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo bảng tổng hợp từ tab ‘Intake_Data’. Đặt các hàng của bảng tổng hợp là ‘Ngày yêu cầu’ (nhóm theo tháng) và các giá trị là hàm COUNTA của ‘ID yêu cầu’. Sau khi có dữ liệu tóm tắt này, bạn có thể dễ dàng chèn biểu đồ đường để theo dõi khối lượng yêu cầu theo thời gian.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý chủ động quy trình tiếp nhận dự án với ClickUp Super Agents. Những đồng nghiệp AI này hoạt động ngay trong không gian làm việc của bạn để theo dõi các công việc, Trường Tùy chỉnh và thay đổi trạng thái. Chúng phân tích các yêu cầu đến và thực hiện hành động khi các điều kiện cụ thể xuất hiện.
Ví dụ: một bảng tiếp nhận sản phẩm có thể nhận được hàng chục yêu cầu mỗi tuần. Một Siêu đại lý có thể quản lý việc phân loại theo nhiều cách:
- Hàng sáng, hãy xem qua các công việc tiếp nhận mới được gửi và nhóm các yêu cầu tính năng tương tự vào một bản tóm tắt đánh giá duy nhất dành cho các nhà quản lý sản phẩm
- Phát hiện nhiều báo cáo lỗi liên quan đến cùng một tính năng và tạo một công việc điều tra tổng hợp cho nhóm kỹ thuật
- Xác định các yêu cầu được đánh dấu là ‘Tác động lớn đến doanh thu’ và đăng bình luận tóm tắt hàng tuần cho ban lãnh đạo trước cuộc họp đánh giá lộ trình
Hãy xem video này để tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển của riêng bạn:
3. Xây dựng bảng phân tích trạng thái dự án
Biểu đồ phân tích trạng thái giúp trả lời câu hỏi: “Vấn đề đang gặp khó khăn ở đâu?” Biểu đồ này hiển thị phân phối của tất cả các yêu cầu theo từng danh mục trạng thái. Biểu đồ tròn là một cách đơn giản và hiệu quả để trực quan hóa thông tin này.
Đầu tiên, hãy tạo một bảng tóm tắt nhỏ liệt kê từng trạng thái và sử dụng công thức COUNTIF để đếm số lượng yêu cầu ở giai đoạn đó. Sau đó, chọn bảng tóm tắt đó và chèn biểu đồ tròn. Nếu biểu đồ của bạn cho thấy 50% yêu cầu đang ở trạng thái ‘Đang xem xét’, bạn vừa tìm ra điểm tắc nghẽn lớn nhất của mình.
Bước #3: Thêm bộ lọc để lọc các yêu cầu dự án
Bảng điều khiển của bạn rất hữu ích, nhưng nó sẽ thực sự mạnh mẽ khi bạn biến nó thành công cụ tương tác. Các bên liên quan chắc chắn sẽ yêu cầu xem dữ liệu được lọc theo các cách khác nhau, chẳng hạn như “Tôi có thể chỉ xem các yêu cầu từ bộ phận tiếp thị không?” hoặc “Hãy chỉ hiển thị các mục có mức độ ưu tiên cao nhất.”
Slicers là các nút lọc tương tác cho phép bất kỳ ai thực hiện việc cần làm này mà không cần chỉnh sửa công thức hay lo ngại làm hỏng bảng tính.
Việc thêm bộ lọc rất đơn giản:
- Nhấp vào một trong các bảng tổng hợp hoặc biểu đồ của bạn
- Chuyển đến Dữ liệu > Thêm bộ lọc
- Chọn cột mà bạn muốn bộ lọc điều khiển, chẳng hạn như Ưu tiên, Loại dự án hoặc Người yêu cầu
Dưới đây là một số bộ lọc hữu ích nhất cho bảng điều khiển tiếp nhận dự án:
- Bộ lọc Trạng thái để nhanh chóng chuyển đổi giữa các chế độ xem đang chờ xử lý, đã được phê duyệt và bị từ chối
- Bộ lọc Phạm vi thời gian để tập trung vào một quý hoặc tháng cụ thể
- Bộ lọc Ưu tiên để lọc ra các yêu cầu có mức độ ưu tiên cao cần được xử lý ngay lập tức
Nhóm các bộ lọc ở phần trên cùng của bảng điều khiển để dễ dàng truy cập. Giờ đây, các bên liên quan có thể tự tìm kiếm thông tin chi tiết mà họ cần.
Bước #4: Tạo bảng điều khiển tiếp nhận dự án
Bạn đã xây dựng xong tất cả các thành phần, và giờ là lúc ghép chúng lại thành một bảng điều khiển gọn gàng, chuyên nghiệp. Tạo một tab ‘Bảng điều khiển’ mới và riêng biệt. Việc tách biệt này là khóa để ngăn người dùng vô tình chỉnh sửa dữ liệu thô hoặc công thức của bạn.
Một bố cục hợp lý giúp bảng điều khiển của bạn dễ đọc. Hãy xem xét cấu trúc sau:
- Hàng trên cùng: Đặt các bảng điểm của bạn ở đây để theo dõi các chỉ số KPI một cách nhanh chóng
- Phần giữa: Đặt biểu đồ khối lượng yêu cầu ở vị trí bên trái và biểu đồ phân tích trạng thái ở vị trí bên phải
- Dưới các biểu đồ: Sắp xếp các bộ lọc để dễ dàng lọc dữ liệu
- Phần dưới cùng: Thêm một bảng hiển thị năm yêu cầu đang chờ xử lý lâu nhất để làm nổi bật các mục cần xử lý
Sử dụng các màu sắc nhất quán; ví dụ: màu xanh lá cây cho ‘Đã phê duyệt’, màu vàng cho ‘Đang xem xét’ và màu đỏ cho ‘Bị từ chối’. Cuối cùng, bảo vệ tab bảng điều khiển bằng cách vào Data > Protect sheets and ranges. Điều này cho phép người dùng sử dụng các bộ lọc (slicers) nhưng ngăn họ di chuyển hoặc xóa các biểu đồ của bạn.
Những giới hạn của Google Trang tính trong quản lý tiếp nhận dự án
Bảng điều khiển Google Trang tính của bạn ban đầu hoạt động rất tốt. Nhưng giờ đây, nó bắt đầu bộc lộ những điểm yếu. Bảng tính tải chậm, ai đó vô tình xóa một công thức, và bạn phải dành một giờ mỗi thứ Hai để sao chép thủ công các yêu cầu đã được phê duyệt vào công cụ quản lý dự án thực tế của nhóm. Giải pháp “miễn phí” này đang bắt đầu khiến bạn mất rất nhiều thời gian.
Đây chính là thực trạng của "Work Sprawl" – sự phân mảnh các hoạt động công việc trên nhiều công cụ và hệ thống không kết nối với nhau, không thể trao đổi thông tin, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và đối mặt với các "hộp đen" thông tin. Mặc dù Google Sheets là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng nó không được thiết kế để quản lý quy trình làm việc một cách toàn diện.
Dưới đây là những giới hạn bạn sẽ gặp phải:
- Không có tính năng tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn: Việc chuyển một yêu cầu từ giai đoạn này sang giai đoạn khác là một quy trình thủ công. Không có thông báo tự động để thông báo cho người đánh giá rằng đã đến lượt họ, điều này có nghĩa là các yêu cầu có thể bị tắc nghẽn
- Cập nhật thời gian thực giới hạn: Các biểu đồ trên bảng điều khiển của bạn không tự động cập nhật. Người xem có thể đang xem dữ liệu cũ nếu họ không nhớ làm mới trang, dẫn đến việc ra quyết định dựa trên thông tin lỗi thời
- Không có quy trình phê duyệt tích hợp sẵn: Bạn không thể chính thức chuyển yêu cầu để được nhiều người phê duyệt. Kết quả là nhật ký kiểm tra yếu kém, khiến việc theo dõi ai đã phê duyệt nội dung gì và vào thời điểm nào trở nên khó khăn
- Không có kết nối với quá trình thực thi: Vấn đề lớn nhất là khoảng cách giữa việc tiếp nhận và hành động. Một yêu cầu đã được phê duyệt trong bảng tính chỉ là một hàng dữ liệu; nó không tự động trở thành một công việc có thể thực hiện được trong công cụ mà nhóm của bạn thực sự làm việc
Đơn giản hóa bảng điều khiển tiếp nhận dự án của bạn với ClickUp
Quá trình tiếp nhận dự án thường gặp trục trặc ngay từ khi công việc chưa bắt đầu. Các yêu cầu được gửi qua email, tin nhắn trò chuyện, bảng tính và các cuộc hội thoại ngẫu nhiên. Các nhóm phải dành hàng giờ để phân loại các yêu cầu thay vì đánh giá chúng. Ban lãnh đạo thiếu tầm nhìn về những gì đã được đưa vào quy trình và những gì cần được ưu tiên.
Tuy nhiên, với ClickUp, việc thu thập yêu cầu, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân tích và thực thi đều diễn ra trong cùng một hệ thống. Dữ liệu tiếp nhận kết nối trực tiếp với các công việc, báo cáo và tự động hóa, giúp loại bỏ tình trạng "SaaS Sprawl" và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh trong quá trình quản lý tiếp nhận dự án.
Ghi nhận các yêu cầu có cấu trúc bằng ClickUp Biểu mẫu
Mọi quy trình tiếp nhận đều bắt đầu từ việc gửi yêu cầu theo một cách nhất quán. ClickUp Biểu mẫu thu thập các yêu cầu theo định dạng có cấu trúc và chuyển đổi mỗi mục nhập thành một công việc trong danh sách tiếp nhận.
Ví dụ, một nhóm vận hành tiếp thị tạo một biểu mẫu có tiêu đề ‘Tiếp nhận yêu cầu chiến dịch’. Các nhân viên bán hàng gửi yêu cầu chiến dịch qua biểu mẫu đó, bao gồm mục tiêu chiến dịch, phân khúc đối tượng, ngày ra mắt và nhu cầu về tài nguyên. Mỗi lần gửi sẽ tạo ra một công việc trong hàng đợi tiếp nhận của bộ phận tiếp thị.
Các trưởng nhóm có thể ngay lập tức xem các yêu cầu mới và bắt đầu phân loại mà không cần phải lục lọi qua các tin nhắn hay bảng tính.
Tiêu chuẩn hóa dữ liệu tiếp nhận
Khi các đề xuất được đưa vào hàng đợi tiếp nhận, những người ra quyết định cần dữ liệu có cấu trúc để đánh giá từng yêu cầu. Các Trường Tùy chỉnh của ClickUp trong Biểu mẫu sẽ thu thập dữ liệu đó ngay tại thời điểm gửi đề xuất.
Một nhóm vận hành sản phẩm có thể bao gồm các trường như:
- Loại yêu cầu, chẳng hạn như yêu cầu tính năng, báo cáo lỗi hoặc thay đổi cơ sở hạ tầng
- dự kiến tác động đến doanh thu
- Mức độ khẩn cấp
- Phòng ban yêu cầu
- Dự kiến nỗ lực kỹ thuật
Dưới đây là chia sẻ của Dayana Mileva, Giám đốc Tài khoản tại Pontica Solutions, về trải nghiệm sử dụng ClickUp của họ:
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển cho phép khách hàng truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án theo thời gian thực. Điều này giúp khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của mình, đặc biệt là khi họ đang ở các địa điểm khác nhau, và đôi khi thậm chí ở các châu lục khác nhau.
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển cho phép khách hàng truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án theo thời gian thực. Điều này giúp khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của mình, đặc biệt là khi họ đang ở các địa điểm khác nhau, và đôi khi thậm chí ở các châu lục khác nhau.
Theo dõi các yêu cầu đến bằng Bảng điều khiển ClickUp
Sau khi các yêu cầu được nhập vào hệ thống tiếp nhận, ban lãnh đạo cần có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc trong quy trình và phân phối khối lượng công việc. Bảng điều khiển ClickUp hiển thị dữ liệu tiếp nhận theo thời gian thực trên các nhóm.
Một nhóm PMO có thể xây dựng một bảng điều khiển tiếp nhận bao gồm:
- Thẻ danh sách công việc hiển thị tất cả các yêu cầu mới được gửi trong tuần này
- Biểu đồ tròn thể hiện sự phân phối yêu cầu giữa các bộ phận
- Thẻ khối lượng công việc so sánh năng lực kỹ thuật với nhu cầu dự án đang đến
Các quản lý chương trình sử dụng bảng điều khiển này trong các cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần để quyết định những yêu cầu nào sẽ được tiến hành và những yêu cầu nào sẽ chờ đến chu kỳ tiếp theo.
Xem video này để biết cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án:
Cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án trong vòng chưa đầy 15 phút: Hướng dẫn từng bước | ClickUp
🚀 Lợi thế của ClickUp: Xác định xu hướng tiếp nhận dự án bằng cách sử dụng Thẻ AI trong Bảng điều khiển ClickUp. Bạn có thể thêm:
- Thẻ tóm tắt AI để phân tích hoạt động tiếp nhận gần đây và giải thích các xu hướng chính
- Thẻ cập nhật dự án AI giúp theo dõi tiến độ của các yêu cầu đang hoạt động
- Thẻ AI Standup giúp phát hiện các rào cản ảnh hưởng đến các công việc tiếp nhận dự án
📖 Xem thêm: Cách ClickUp sử dụng bảng điều khiển tùy chỉnh để hiển thị tình hình theo thời gian thực
Chuyển các yêu cầu qua quy trình bằng cách sử dụng tự động hóa ClickUp
Quá trình tiếp nhận dự án thường bị chậm lại sau khi bài nộp/gửi yêu cầu vì mỗi yêu cầu phải được phân loại thủ công. ClickUp Tự động hóa loại bỏ điểm nghẽn đó và đẩy các yêu cầu qua quy trình tiếp nhận dựa trên dữ liệu thu thập được từ biểu mẫu.
Quy trình tiếp nhận sản phẩm có thể bao gồm các quy tắc như:
- Khi một biểu mẫu được gửi đi và cài đặt danh mục yêu cầu là ‘Lỗi’, một hệ thống tự động hóa sẽ giao công việc cho người phụ trách phân loại QA và cài đặt mức độ ưu tiên là cao
- Khi một yêu cầu bao gồm trường tùy chỉnh ‘Tác động đến doanh thu: Cao’, một tự động hóa sẽ thêm nhóm chiến lược sản phẩm vào danh sách người theo dõi và chuyển công việc sang trạng thái ‘Xem xét của lãnh đạo’
- Khi người yêu cầu để trống trường ước tính nỗ lực, tự động hóa sẽ giao công việc cho một quản lý kỹ thuật và đăng một bình luận yêu cầu đánh giá nhanh về kích thước công việc
- Khi một yêu cầu đạt trạng thái ‘Được phê duyệt cho kế hoạch sprint’, một tự động hóa sẽ thêm công việc vào danh sách công việc của sprint sắp tới và giao công việc cho chủ sở hữu sản phẩm
Phân tích nhu cầu tiếp nhận bằng ClickUp Brain
Bảng điều khiển tiếp nhận hiển thị các số, nhưng các nhóm lập kế hoạch thường cần những lời giải thích nhanh chóng trước khi thảo luận về lộ trình. ClickUp Brain phân tích các công việc, Trường Tùy chỉnh và dữ liệu bảng điều khiển để trả lời các câu hỏi về tiếp nhận ngay lập tức.
Ví dụ, một trưởng nhóm PMO đang chuẩn bị cho cuộc họp ưu tiên hàng tháng có thể yêu cầu ClickUp Brain: Tổng hợp tất cả các đề xuất dự án từ bộ phận hỗ trợ khách hàng trong quý này và làm nổi bật các yêu cầu được đánh dấu là có tác động lớn đến doanh thu.
ClickUp Brain quét danh sách tiếp nhận, đọc các Trường Tùy chỉnh như bộ phận, mức độ khẩn cấp và ước tính nỗ lực, sau đó tạo ra một bản tóm tắt bao gồm các danh mục yêu cầu phổ biến nhất và các liên kết đến các công việc liên quan.
🧠 Thông tin thú vị: Thuật ngữ ‘queue’ (hàng đợi) trong quản lý tiếp nhận dự án có nguồn gốc từ từ Latin cauda, có nghĩa là ‘đuôi’. Vào thế kỷ 18, thuật ngữ này ban đầu chỉ một bím tóc thực sự. Khi các nhân viên văn phòng bắt đầu xếp các thư mục dự án thành hàng bằng cách chồng chúng lên nhau với các dải ruy băng treo lủng lẳng, họ gọi hàng công việc đó là ‘đuôi’.
Tự động hóa quy trình tiếp nhận bằng ClickUp
Khi khối lượng dự án tăng lên, các bảng tính bắt đầu quá tải do gánh nặng quản lý quy trình làm việc. Việc phê duyệt thủ công, thông báo không đồng bộ, dữ liệu lỗi thời và khoảng cách giữa trạng thái ‘đã phê duyệt’ và ‘đang thực hiện’ gây ra sự cản trở. Bảng điều khiển trở thành một lớp báo cáo thay vì một hệ thống điều khiển.
ClickUp mang đến một hướng đi linh hoạt và mở rộng hơn. Với ClickUp Forms, các yêu cầu được thu thập theo định dạng có cấu trúc và nhất quán. Trường Tùy chỉnh đảm bảo mỗi bài nộp/gửi đều chứa đầy đủ thông tin cần thiết.
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về khối lượng yêu cầu, tỷ lệ phê duyệt và các điểm tắc nghẽn mà không cần cập nhật thủ công. Tự động hóa sẽ chuyển yêu cầu đến người xem xét phù hợp và tự động kích hoạt thay đổi trạng thái. Và với ClickUp Brain, bạn có thể ngay lập tức hiển thị các thông tin chi tiết, tóm tắt và xu hướng trên toàn bộ quy trình tiếp nhận.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Tôi có thể tự động hóa các yêu cầu tiếp nhận dự án trong Google Trang tính không?
Bạn có thể sử dụng Google Forms để tự động điền dữ liệu vào bảng tính và sử dụng Apps Script để gửi thông báo email cơ bản, nhưng không có tính năng tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn để định tuyến yêu cầu hoặc quản lý quy trình phê duyệt nhiều bước
2. Sự khác biệt giữa bảng điều khiển tiếp nhận dự án và bảng điều khiển đang theo dõi dự án là gì?
Bảng điều khiển tiếp nhận tập trung vào "cửa ngõ" của các dự án, chẳng hạn như theo dõi các yêu cầu mới trước khi chúng được phê duyệt. Bảng điều khiển theo dõi dự án theo dõi tiến độ của các dự án đang hoạt động và đã được triển khai.
3. Làm thế nào để chia sẻ bảng điều khiển tiếp nhận dự án trên Google Trang tính với nhóm của tôi?
Nhấp vào nút ‘Chia sẻ’ ở góc trên bên phải, thêm địa chỉ email của nhóm và cài đặt quyền truy cập của họ thành ‘Người xem’. Điều này cho phép họ xem bảng điều khiển và sử dụng bộ lọc mà không thể vô tình chỉnh sửa biểu đồ hoặc dữ liệu.
4. Google Trang tính có đủ để quản lý tiếp nhận dự án doanh nghiệp không?
Mặc dù Sheets là một điểm khởi đầu tốt cho các nhóm nhỏ, nhưng nó thiếu các tính năng tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, nhật ký kiểm tra và tích hợp sẵn cần thiết cho việc quản lý tiếp nhận dự án ở hầu hết các doanh nghiệp.