Bạn cài đặt một mẫu CRM trong công cụ trực tuyến, và trong một tuần, nó hoạt động hoàn hảo. Sau đó, công việc thực sự bắt đầu.
Một khách hàng tiềm năng yêu cầu báo giá sửa đổi, và ai đó ghi chú cuộc họp trên một trang khác. Bước tiếp theo được thảo luận trong trò chuyện nhưng không bao giờ trở thành công việc được giao. Bỗng nhiên, đường ống của bạn trông "xanh", nhưng các bước tiếp theo bị thiếu, lỗi thời hoặc bị kẹt trong trò chuyện.
Khoảng cách đó phổ biến hơn nhiều so với suy nghĩ của hầu hết các nhóm.
Nghiên cứu "State of Sales" mới nhất của Salesforce cho thấy nhân viên bán hàng chỉ dành khoảng 28% thời gian trong tuần để bán hàng tích cực, phần còn lại dành cho công việc quản trị viên và các công việc khác. Đây chính là lúc một mẫu CRM tốt có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất và tiết kiệm thời gian cho các dự án.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ so sánh Asana và Notion cho các mẫu CRM dựa trên những yếu tố thực sự làm cho một hệ thống CRM nhẹ nhàng trở nên dễ sử dụng hàng ngày và phù hợp nhất với nhóm của bạn.
Những gì bạn cần trong một hệ thống CRM nhẹ nhàng
Hệ thống CRM giúp bạn quản lý tương tác với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Nó lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử hoạt động và các lần theo dõi trong một nơi duy nhất.
Nếu bạn muốn có một hệ thống CRM nhẹ nhàng trong phần mềm quản lý dự án, bạn cần một số yêu cầu không thể thương lượng:
- Thông tin liên hệ luôn sẵn sàng sử dụng để bạn có thể lưu trữ thông tin liên hệ và ghi chú tương tác mà không cần xây dựng một cơ sở kiến thức phức tạp.
- Một quy trình với các giai đoạn rõ ràng để bạn có thể di chuyển các giao dịch qua các bước đơn giản và theo dõi tiến độ một cách nhanh chóng.
- Quản lý công việc cho việc theo dõi để bạn có thể giao công việc, cài đặt ngày đáo hạn và tạo công việc lặp lại cho việc kiểm tra hoặc gia hạn.
- Chế độ xem dự án phù hợp với cách bạn bán hàng để bạn có thể sử dụng bảng cho luồng bán hàng và danh sách hoặc bảng cho các cập nhật nhanh chóng.
- Báo cáo đơn giản và khả năng hiển thị tiến độ giúp bạn theo dõi tiến độ trên nhiều dự án, không chỉ danh sách giao dịch duy nhất.
- Quy trình làm việc tự động hóa cho các bước lặp lại để các nhắc nhở, chuyển giao công việc và thay đổi trạng thái không phụ thuộc vào việc ai đó phải nhớ chúng.
- Hợp tác và tài liệu trong bối cảnh để ghi chú cuộc họp và tài liệu nội bộ luôn được lưu trữ gần với hồ sơ giao dịch.
- Các tích hợp phù hợp với hệ thống của bạn để các tệp và công cụ giao tiếp như Google Không gian Làm việc không bị tách rời khỏi quy trình làm việc.
- Quản trị viên kiểm soát khi mở rộng quy mô để bạn có thể quản lý quyền truy cập và cấp quyền người dùng khi nhóm của bạn phát triển (thường liên kết với các kế hoạch trả phí hoặc Gói Enterprise).
Nếu bạn làm đúng các bước cơ bản này, bạn có thể vận hành một hệ thống CRM nhẹ nhàng trong cùng công cụ mà bạn sử dụng để quản lý dự án. Bạn cũng giảm bớt thời gian học hỏi vì quy trình làm việc phù hợp với cách nhóm của bạn đã quản lý công việc và đang theo dõi tiến độ dự án.
Asana vs Notion: Tiêu chí so sánh trực tiếp
Dưới đây là tổng quan nhanh về Notion và Asana thông qua góc nhìn của mẫu CRM. Đây chính là các tiêu chí cụ thể mà chúng tôi so sánh trong các phần sau.
| Tiêu chí so sánh | Asana cho mẫu CRM | Notion cho mẫu CRM |
| Đang theo dõi quy trình bán hàng luôn chính xác từ tuần này sang tuần khác. | Xử lý giao dịch như công việc, do đó chủ sở hữu, ngày đáo hạn và các bước tiếp theo luôn hiển thị. | Xử lý các giao dịch như các bản ghi cơ sở dữ liệu với các trang, do đó các ghi chú và bối cảnh luôn gần với quy trình làm việc. |
| Ghi chép liên hệ và giao dịch không bị rối loạn | Lưu trữ thông tin giao dịch/tài khoản trong các trường công việc và bình luận, nhưng các chủ đề dài có thể làm mất bối cảnh. | Xây dựng cơ sở dữ liệu có cấu trúc cho các giao dịch, liên hệ và tài khoản với các mối quan hệ. |
| Theo dõi và duy trì quy trình làm việc trong các mẫu CRM | Sử dụng công việc, ngày đáo hạn, công việc lặp lại và quy tắc để hiển thị sự theo dõi các công việc. | Hoạt động tốt khi các thuộc tính được duy trì, nhưng có thể trở nên thủ công nếu các bản cập nhật bị bỏ sót. |
| Quản lý khách hàng tiềm năng để duy trì tính nhất quán của mẫu CRM. | Sử dụng biểu mẫu để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng có cấu trúc và chuyển nó vào dự án ống dẫn (gói trả phí) | Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu và thuộc tính, nhưng việc nhập liệu thường phải thực hiện thủ công trừ khi bạn xây dựng một luồng chuyên dụng. |
| Mở rộng hệ thống CRM dựa trên mẫu mà không cần theo dõi liên tục. | Giữ cấu trúc thông qua quyền sở hữu, ngày đáo hạn và quy tắc khi có thêm thành viên tham gia. | Việc duy trì độ chính xác của cơ sở dữ liệu theo thời gian phụ thuộc nhiều vào kỷ luật của nhóm. |
📖 Xem thêm: Các tính năng CRM cần có mà bạn nên tìm kiếm
Asana cho mẫu CRM
Asana là công cụ quản lý dự án có cấu trúc, vì vậy các mẫu CRM của nó hoạt động tốt nhất khi "CRM" của bạn thực chất là một quy trình làm việc lặp lại để quản lý các công việc của nhóm.
Điều này khiến Asana trở thành lựa chọn phù hợp khi nhóm của bạn ưu tiên việc theo dõi liên tục, quyền sở hữu rõ ràng và theo dõi tiến độ dự án khi các giao dịch tiến gần đến giai đoạn hoàn tất.
Asana cung cấp nhiều chế độ xem dự án khác nhau, như danh sách công việc, bảng, lịch và dòng thời gian. Bạn có thể bắt đầu với gói miễn phí, nhưng các gói trả phí sẽ mở khóa các tính năng nâng cao giúp quản lý dự án có cấu trúc và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.
Cách Asana tiếp cận CRM
Asana không phải là hệ thống CRM chuyên dụng, nhưng bạn có thể xây dựng hệ thống CRM nhẹ nhàng bằng cách sử dụng các mẫu dự án theo mô hình đơn giản:
- Một dự án = một quy trình
- Một công việc = một khách hàng tiềm năng, giao dịch hoặc tài khoản
- Trường Tùy chỉnh = chi tiết CRM của bạn
- Quy tắc = các quy trình làm việc tự động hóa của bạn
✅ Đây là cách nó hoạt động trong thực tế:
- Chạy quy trình trong chế độ xem Bảng: Đặt mỗi cột làm một giai đoạn (Dẫn dắt mới, Đã xác minh, Đề xuất, Đàm phán, Đã đóng thành công). Di chuyển các công việc trên bảng theo tiến độ giao dịch.
- Ghi lại chi tiết CRM với các trường tùy chỉnh: Thêm các trường cho giá trị giao dịch, ngày hoàn thành, nguồn khách hàng tiềm năng, ưu tiên, chủ sở hữu và bước tiếp theo. Các trường tùy chỉnh có sẵn trên các gói trả phí như Starter và cao hơn, không có trên kế hoạch miễn phí.
- Quản lý công việc cho việc theo dõi và chuyển giao: Sử dụng ngày đáo hạn, công việc con và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để giữ cho các bước tiếp theo luôn hiển thị, đặc biệt khi có nhiều dự án và bên liên quan chồng chéo.
- Thu thập khách hàng tiềm năng qua biểu mẫu (tính năng trả phí): Nếu bạn muốn thu thập khách hàng tiềm năng một cách nhất quán, Asana Forms có thể thu thập thông tin có cấu trúc và tạo công việc trong dự án ống dẫn. Biểu mẫu có sẵn trên các gói Starter, Advanced và các gói cao cấp hơn.
- Sử dụng quy tắc để giảm bớt công việc bảo trì thủ công: Quy tắc có thể gán chủ sở hữu, di chuyển giai đoạn hoặc cập nhật trường khi có sự kiện kích hoạt. Quy tắc có sẵn trên các gói trả phí, và công cụ tạo quy tắc tùy chỉnh có sẵn trên gói Starter và các gói cao hơn.
📮ClickUp Insight: 35% số người được hỏi đã chuyển từ bảng tính sang công cụ khác và tiếp tục sử dụng nó, và 25% còn lại đang tích cực xem xét việc chuyển đổi.
Mức độ thay đổi đó cho thấy các nhóm không còn phụ thuộc vào bảng tính Excel nhiều như trước, mà chủ yếu dựa vào sự quen thuộc. Nhiều nhóm dường như đang tìm kiếm các hệ thống cung cấp nhiều hỗ trợ hơn khi công việc trở nên phức tạp hơn.
ClickUp cung cấp cho các nhóm một cách để thực hiện quá trình chuyển đổi mà không làm mất đà. Nền tảng này bao gồm các mẫu có sẵn cho theo dõi dự án, CRM, quản lý kho, quản lý thời gian và hàng trăm trường hợp sử dụng khác, cho phép các nhóm bắt đầu với một phương pháp có cấu trúc thay vì phải tạo lại từ đầu.
Các chế độ xem của ClickUp như Danh sách công việc, Bảng, Bảng điều khiển và Gantt sẽ quen thuộc với người dùng bảng tính, trong khi Tự động hóa, Trợ lý AI và Bảng điều khiển ClickUp tích hợp, không cần mã giúp các nhóm phát triển vượt ra ngoài các cập nhật thủ công.
Mẫu CRM của Asana
Asana không được cung cấp như một hệ thống CRM hoàn chỉnh, vì vậy các mẫu đóng vai trò chính trong việc xây dựng hệ thống. Một mẫu CRM Asana tốt sẽ cung cấp cho bạn:
- Cấu trúc ống dẫn với các giai đoạn và quyền sở hữu
- Trường Tùy chỉnh cho chi tiết giao dịch
- Các chế độ xem dự án giúp việc đánh giá hàng tuần trở nên dễ dàng hơn.
- Một thiết lập quản lý công việc giúp tránh việc theo dõi bị bỏ sót.
Dưới đây là năm tùy chọn mạnh mẽ từ thư viện mẫu của Asana:
1. Mẫu Ứng dụng Bán hàng của Asana
Mẫu Ứng dụng Bán hàng của Asana cung cấp cho bạn một nơi duy nhất để theo dõi khách hàng tiềm năng từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi hoàn tất giao dịch. Thay vì cập nhật các bảng tính và chủ đề tin nhắn phân tán, bạn di chuyển từng giao dịch qua các giai đoạn và giữ lại bối cảnh mới nhất cho chính công việc đó.
Bạn có thể ghi lại các chi tiết quan trọng như giá trị giao dịch và người phụ trách, thêm các công việc tiếp theo và chuyển đổi chế độ xem để phù hợp với cách làm việc của bạn. Các chế độ xem như Danh sách công việc, Bảng, Lịch và Dòng thời gian giúp bạn theo dõi tiến độ và xem những gì cần chú ý trong tuần này so với những gì sắp tới.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi cơ hội theo giai đoạn với các chế độ xem dự án linh hoạt.
- Thêm các trường tùy chỉnh cho giá trị, trạng thái khách hàng tiềm năng, ưu tiên và chủ sở hữu.
- Lưu trữ các bước theo dõi và ghi chú trực tiếp trên công việc để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
- Tự động hóa cập nhật với các quy tắc, như chuyển giao lại và thay đổi trường khi có sự kiện kích hoạt.
- Kết nối quy trình làm việc của bạn với các ứng dụng như Salesforce, HubSpot, Zendesk và ServiceNow.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm bán hàng muốn theo dõi tiến độ ống dẫn và các mục cần thực hiện trên các tài khoản cụ thể trong Asana một cách đơn giản.
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc tốt nhất
2. Mẫu theo dõi tài khoản của Asana
Mẫu theo dõi tài khoản của Asana giúp bạn quản lý tài khoản như một quy trình lặp lại. Bạn lưu trữ thông tin tài khoản, người phụ trách và các bước tiếp theo tại một nơi duy nhất, do đó việc gia hạn và các cuộc hội thoại nâng cấp không phụ thuộc vào trí nhớ.
Bạn có thể phân nhóm tài khoản theo cấp độ, giai đoạn vòng đời hoặc khu vực, sau đó sử dụng công việc để lập kế hoạch cho các cuộc họp kiểm tra, QBR và các cột mốc quan trọng trong quá trình onboarding. Mẫu này giúp công việc liên quan đến khách hàng luôn hiển thị cho toàn bộ nhóm, ngay cả khi bạn đang quản lý nhiều tài khoản cùng lúc.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xem tài khoản theo các chế độ xem Danh sách công việc, Bảng, Lịch hoặc Dòng thời gian.
- Lọc chế độ xem theo giai đoạn, mức độ ưu tiên, loại tài khoản hoặc chủ sở hữu.
- Theo dõi các công việc theo dõi như các công việc, vì vậy các công việc cần thực hiện sẽ không bao giờ biến mất.
- Lưu trữ ghi chú về các công việc, giúp dễ dàng tìm kiếm bối cảnh tài khoản.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm Hỗ trợ Khách hàng muốn theo dõi tài khoản và các mục cần thực hiện trong Asana một cách nhẹ nhàng.
🤔 Bạn có biết Asana giới hạn số quy tắc tối đa là 50 cho mỗi dự án. Giới hạn này áp dụng cho tất cả các kế hoạch, do đó các mẫu CRM có nhiều quy tắc phức tạp có thể cần được đơn giản hóa hoặc chia nhỏ quy trình làm việc.
3. Mẫu hỗ trợ giao dịch trước bán hàng của Asana
Mẫu Hỗ trợ Giao dịch Trước Bán hàng của Asana giúp bạn tổ chức mọi hoạt động diễn ra trước khi một giao dịch sẵn sàng để đóng. Bạn có thể ghi lại các yêu cầu như đánh giá bảo mật, demo tùy chỉnh, phê duyệt giá cả và đầu vào đề xuất trong một nơi duy nhất để công việc không bị lạc trong các tin nhắn.
Bạn có thể chia mỗi yêu cầu thành các công việc, giao chúng cho người phụ trách phù hợp và cài đặt ngày đáo hạn phù hợp với dòng thời gian thực hiện giao dịch. Điều này giúp bạn có chế độ xem rõ ràng về những gì đã hoàn thành, những gì đang chờ xử lý và những gì đang cản trở bước tiếp theo, đặc biệt khi nhiều nhóm hỗ trợ cùng một cơ hội.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giữ mọi yêu cầu trước bán hàng, chủ sở hữu công việc và ngày đáo hạn luôn hiển thị.
- Chuyển câu hỏi đến đúng bên liên quan mà không cần trao đổi qua lại nhiều lần.
- Theo dõi các rào cản và phụ thuộc để các bước quan trọng không bị đình trệ.
- Tập trung ghi chú, liên kết và cập nhật bên trong công việc giao dịch.
- Giữ trách nhiệm khi nhiều nhóm hỗ trợ một giao dịch đang hoạt động.
✨️ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng cần hỗ trợ trước bán hàng có cấu trúc cho các bên liên quan đồng thời duy trì dòng thời gian và các mục cần thực hiện rõ ràng.
4. Mẫu bàn giao sau bán hàng của Asana
Mẫu bàn giao sau bán hàng của Asana được thiết kế cho giai đoạn mà hầu hết các hệ thống CRM nhẹ nhàng gặp khó khăn: chuyển từ “chúng ta đã thắng hợp đồng” sang “chúng ta đang thực hiện những gì đã hứa” mà không bỏ sót chi tiết.
Nó cung cấp cho bạn một quy trình chuyển giao công việc có cấu trúc, trong đó trách nhiệm được xác định rõ ràng, thông tin quan trọng luôn được gắn liền với công việc và các bước onboarding không bị bỏ sót.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi nhận phạm vi, các bên liên quan và cam kết trước cuộc họp khởi động.
- Giao các bước onboarding để mỗi chủ sở hữu biết rõ trách nhiệm của mình.
- Giữ lại các ghi chú chuyển giao và bối cảnh liên quan đến cùng một quy trình làm việc. Các tệp đính kèm chứa các ghi chú chuyển giao và bối cảnh liên quan.
- Theo dõi dòng thời gian và các hành động tiếp theo mà không cần theo dõi cập nhật trong trò chuyện.
- Giảm thiểu công việc làm lại bằng cách làm rõ những gì đã bán so với những gì đã giao.
✨️ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng và chăm sóc khách hàng muốn có quá trình chuyển giao công việc mượt mà trong quá trình onboarding, với quyền sở hữu rõ ràng và dòng thời gian cụ thể.
5. Mẫu triển khai khách hàng của Asana
Mẫu triển khai khách hàng của Asana giúp bạn thực hiện quá trình onboarding một cách có cấu trúc. Bạn có thể chia nhỏ toàn bộ quá trình triển khai thành các công việc, giúp mỗi bước từ khởi động đến triển khai chính thức đều rõ ràng. Điều này rất hữu ích khi bạn quản lý nhiều dự án và cần một quy trình lặp lại cho mỗi khách hàng mới.
Bạn có thể giao công việc cho các chủ sở hữu nội bộ, đặt ngày đáo hạn và đang theo dõi tiến độ khi công việc di chuyển qua các giai đoạn. Bạn cũng có thể lưu trữ các tài nguyên quan trọng, ghi chú và cập nhật liên quan đến cùng một kế hoạch để nhóm luôn đồng bộ và trải nghiệm khách hàng luôn nhất quán.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Lập kế hoạch các giai đoạn triển khai với các cột mốc rõ ràng từ giai đoạn khởi động đến khi hệ thống đi vào hoạt động.
- Giao công việc cho người chịu trách nhiệm để đảm bảo việc chuyển giao không bị trễ.
- Theo dõi tiến độ qua các bước triển khai mà không mất đi khả năng hiển thị.
- Tập trung các liên kết, tài liệu và ghi chú để giao hàng nhanh hơn.
- Giữ các bên liên quan đồng bộ khi dòng thời gian thay đổi hoặc rủi ro xuất hiện.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm thành công của khách hàng và triển khai cần một kế hoạch onboarding có thể lặp lại cho mỗi dự án khách hàng mới.
Ưu điểm của việc sử dụng Asana làm CRM
Asana có thể hoạt động hiệu quả như một hệ thống CRM nhẹ nhàng khi quy trình bán hàng của bạn tập trung vào việc thực thi. Nếu bạn muốn các giao dịch hoạt động như các công việc, mô hình quản lý công việc của Asana giúp việc theo dõi và thực hiện các bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn trong nhóm.
Dưới đây là những điểm mạnh của mẫu CRM Asana:
- Các bước theo dõi trở nên tự nhiên trong trình quản lý tác vụ: Bạn có thể giao công việc, đặt ngày đáo hạn và sử dụng công việc lặp lại cho các lần kiểm tra để các bước tiếp theo không phụ thuộc vào trí nhớ.
- Chế độ xem dự án giúp việc đánh giá quy trình dễ dàng hơn: Bạn có thể chạy quy trình trong chế độ xem Bảng, sau đó chuyển sang chế độ xem Danh sách công việc hoặc Calendar cho kế hoạch hàng tuần. Trên các gói trả phí như Starter, bạn còn được truy cập vào Dòng thời gian và các mối quan hệ phụ thuộc để quản lý dự án một cách có cấu trúc hơn.
- Trường Tùy chỉnh giúp thông tin giao dịch nhất quán: Khi bạn thêm các trường như giá trị giao dịch, mức độ ưu tiên, ngày kết thúc hoặc nguồn khách hàng tiềm năng, bạn có thể sắp xếp và lọc nhanh chóng mà không biến CRM thành ghi chú tự do. Trường Tùy chỉnh được bao gồm trong gói Starter và các gói cao hơn.
- Quy trình làm việc tự động hóa giúp giảm bớt công việc duy trì ống dẫn: Các quy tắc cho phép bạn kích hoạt các hành động khi có sự thay đổi, như gán chủ sở hữu hoặc cập nhật trường dữ liệu. Các quy tắc được bao gồm trong kế hoạch Starter và các kế hoạch cao cấp hơn.
- Mẫu giúp các nhóm tiêu chuẩn hóa nhanh chóng: Đối với quy trình bán hàng và quản lý khách hàng, thư viện mẫu của Asana cung cấp cho bạn một cấu trúc ban đầu mà bạn có thể tùy chỉnh chỉ trong vài cú nhấp chuột.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng CRM hiệu quả
Giới hạn của Asana cho mẫu CRM
Asana vẫn là phần mềm quản lý dự án trước tiên. Vì vậy, mặc dù nó có thể hỗ trợ các công việc theo phong cách CRM, một số phần của trải nghiệm "CRM thực sự" yêu cầu thiết lập bổ sung, thói quen nghiêm ngặt hơn hoặc nâng cấp lên gói trả phí.
Những giới hạn chính cần lưu ý:
- Các khối cơ bản của CRM thường yêu cầu gói trả phí: Gói Starter bao gồm các tính năng quan trọng để triển khai CRM như biểu mẫu, Trường Tùy chỉnh, quy tắc và mối quan hệ phụ thuộc. Nếu nhóm của bạn cần những tính năng này để duy trì quy trình làm việc ổn định, gói miễn phí có thể cảm thấy giới hạn.
- Quy tắc có thể giúp, nhưng bạn có thể gặp giới hạn tự động hóa: Tài liệu hướng dẫn của Asana ghi chú rằng mỗi dự án có tối đa 50 quy tắc, bất kể kế hoạch nào. Nếu bạn phụ thuộc vào các quy trình tự động hóa chi tiết, bạn có thể cần đơn giản hóa logic hoặc chia nhỏ quy trình sang các dự án khác.
- Giao dịch và hồ sơ liên hệ không phải là "đối tượng CRM" theo mặc định: Trong hầu hết các thiết lập, một giao dịch là một công việc, và một khách hàng là một công việc hoặc một dự án. Điều đó có thể hoạt động, nhưng nó phụ thuộc vào quy trình làm việc, các Trường Tùy chỉnh nhất quán và tên gọi rõ ràng để bối cảnh không bị che lấp.
- Các quy trình làm việc qua email không phải là hộp thư đến CRM tích hợp sẵn: Bạn có thể kết nối các ứng dụng và công cụ email của bên thứ ba để tạo công việc và giữ thông tin liên quan gần đó, nhưng bạn vẫn đang quản lý các hoạt động tiếp cận trong hệ thống email của mình thay vì trong hộp thư đến bán hàng chuyên dụng.
- Mở rộng quy mô có thể đẩy bạn đến các gói cao cấp hơn: Nếu bạn cần các tính năng quản trị mạnh mẽ như quản trị viên nâng cao, cấp quyền người dùng hoặc các tính năng của Gói Enterprise, bạn có thể phải sử dụng các gói giá cao hơn so với mong đợi của một nhóm nhỏ.
Notion cho mẫu CRM
Notion là một không gian làm việc quản lý kiến thức tập trung vào cơ sở dữ liệu. Điều này quan trọng đối với mẫu CRM vì "CRM" của bạn không cần phải hoạt động như một dự án đầy công việc. Thay vào đó, nó có thể hoạt động như một tập hợp các bản ghi kết nối.
Trong mẫu CRM của Notion, mỗi giao dịch thường là một mục trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể xem các mục này dưới chế độ xem bảng để chỉnh sửa nhanh chóng, Bảng cho các giai đoạn trong quy trình làm việc, hoặc dòng thời gian khi ngày tháng là yếu tố chính trong tuần làm việc của bạn.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành muốn có thông tin chi tiết về giao dịch gần với quy trình bán hàng. Các ghi chú cuộc họp, tài liệu, liên kết và tài liệu nội bộ sẽ được tập trung trên cùng một trang giao dịch, thay vì phân tán trên các mẫu dự án riêng biệt.
Cách Notion tiếp cận CRM
Notion không phải là một hệ thống CRM truyền thống. Bạn xây dựng mẫu CRM bằng cách chuyển đổi quy trình làm việc của mình thành cơ sở dữ liệu và sau đó xác định "dữ liệu tốt" trông như thế nào cho nhóm của bạn.
Dưới đây là mẫu thiết lập phổ biến:
- Sử dụng chế độ xem bảng làm quy trình làm việc: Nhóm các mục cơ sở dữ liệu theo thuộc tính như Giai đoạn, sau đó di chuyển thẻ qua các cột theo tiến độ giao dịch.
- Lưu trữ thông tin CRM dưới dạng thuộc tính cơ sở dữ liệu: Theo dõi chủ sở hữu, ngày đóng, giá trị giao dịch, bước tiếp theo và nguồn khách hàng tiềm năng dưới dạng trường dữ liệu có cấu trúc để bạn có thể lọc và sắp xếp nhanh chóng.
- Chuyển đổi chế độ xem tùy theo công việc: Sử dụng chế độ xem bảng để chỉnh sửa nhanh và dọn dẹp, chế độ xem bảng để xem xét quy trình làm việc, và chế độ xem dòng thời gian khi cần xem thời gian giao dịch trong tuần hoặc tháng.
- Tiêu chuẩn hóa hồ sơ với mẫu cơ sở dữ liệu: Tạo bố cục có thể lặp lại cho ghi chú khám phá, phản đối, các bên liên quan và chi tiết bàn giao để mỗi trang giao dịch luôn nhất quán.
- Thêm tự động hóa khi bạn muốn giảm bớt cập nhật thủ công: Tự động hóa cơ sở dữ liệu Notion có sẵn trên các kế hoạch trả phí. Người dùng kế hoạch Miễn phí có thể tạo tự động hóa thông báo Slack, nhưng không thể tạo các loại tự động hóa khác.
Nếu bạn đã sử dụng Notion và muốn một không gian làm việc tất cả trong một cho cả tài liệu và việc theo dõi giao dịch nhẹ nhàng, phương pháp tập trung vào cơ sở dữ liệu này có thể là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, điểm yếu là quy trình làm việc của bạn chỉ chính xác nếu nhóm liên tục cập nhật các thuộc tính.
Mẫu CRM của Notion
Mẫu Notion thực hiện phần lớn việc cần làm, miễn là các trường hợp sử dụng của chúng phù hợp với yêu cầu của bạn. Một mẫu CRM Notion chất lượng cao sẽ cung cấp cho bạn:
- Cơ sở dữ liệu giao dịch với các thuộc tính phù hợp
- Các chế độ xem sẵn sàng sử dụng như Bảng và Bảng tính.
- Cấu trúc nhất quán cho trang giao dịch và ghi chú
- Tính năng tự động hóa tùy chọn, phụ thuộc vào mẫu và kế hoạch của bạn.
Nếu bạn không muốn xây dựng từ đầu, bạn có thể tham khảo các mẫu CRM tùy chỉnh sau đây từ Notion:
1. Mẫu CRM Bán hàng của Notion
Nếu việc theo dõi bán hàng hiện tại của bạn đang được quản lý qua một bảng tính, một số trang ghi chú lộn xộn và trí nhớ của ai đó, mẫu này sẽ cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu gọn gàng hơn. Mẫu CRM Bán hàng của Notion có vị trí là một cách để bạn vận hành quy trình bán hàng mà không có cảm giác "nặng nề của phần mềm SaaS" nhưng vẫn giữ các yếu tố cơ bản trong một nơi duy nhất.
Bạn sẽ có một cấu trúc đơn giản để theo dõi khách hàng tiềm năng với chỉ các trường thông tin bạn quan tâm, và mỗi bản ghi có thể tồn tại dưới dạng trang Notion riêng để ghi chú và bối cảnh giao dịch. Đây cũng là lựa chọn phổ biến trên thị trường Notion, điều này mang lại sự an tâm khi bạn muốn một mẫu có thể áp dụng nhanh chóng và điều chỉnh sau này.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Cài đặt một quy trình làm việc nhẹ nhàng mà không cần xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu.
- Giữ mỗi giao dịch như một trang để ghi chú, cập nhật và bối cảnh.
- Theo dõi chỉ các trường thông tin bạn cần, sau đó có thể thêm nhiều trường khác sau này.
- Tiêu chuẩn hóa các bước theo dõi bằng cách chuyển các bước tiếp theo thành công việc có thể nhìn thấy.
- Giúp hệ thống CRM của bạn dễ dàng điều chỉnh khi quy trình bán hàng thay đổi.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ muốn sử dụng CRM dựa trên Notion mà không cần các công cụ bổ sung.
2. Mẫu All Accounts của Notion
Mẫu Tất Cả Tài Khoản của Notion cung cấp cho bạn cách đơn giản để quản lý tất cả tài khoản khách hàng tại một nơi duy nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa các trang và tab để tìm thông tin mới nhất, bạn có thể tập trung các chi tiết quan trọng của tài khoản để dễ dàng duy trì tính nhất quán.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup và agency, đây là một giải pháp thực tiễn thay thế cho công cụ CRM đầy đủ khi bạn chỉ cần hiển thị tình trạng. Bạn có thể theo dõi quyền sở hữu, trạng thái và công việc đang diễn ra, sau đó ghi chú và cập nhật liên quan đến cùng một bản ghi tài khoản khi có thay đổi.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý mọi tài khoản khách hàng trong một chế độ xem có tổ chức.
- Theo dõi chủ sở hữu tài khoản để trách nhiệm được phân công rõ ràng trong nhóm.
- Ghi lại các chi tiết quan trọng một lần, sau đó tái sử dụng chúng trong các quy trình làm việc.
- Lưu trữ cập nhật và ghi chú bên trong mỗi trang hồ sơ tài khoản.
- Kiểm tra tình trạng tài khoản nhanh chóng mà không cần thiết lập lại hàng tuần.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ, startup và các agency quản lý nhiều tài khoản khách hàng và mối quan hệ lâu dài.
3. Quy trình bán hàng với tự động hóa của Notion
Quy trình bán hàng với tự động hóa của Notion là mẫu dành cho những tuần khi quy trình bán hàng của bạn trông ổn, nhưng việc theo dõi bị bỏ sót vì không ai muốn cập nhật thủ công. Nó cung cấp cho bạn một quy trình bán hàng sẵn sàng sử dụng trong Notion, với các tự động hóa cơ sở dữ liệu được tích hợp sẵn trong thiết lập, giúp các bước thường xuyên trở nên ít "nặng nề về quản trị viên" hơn.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup và agency, đây là cách thực tiễn để duy trì tiến độ giao dịch mà không cần sử dụng công cụ CRM đầy đủ. Bạn có thể theo dõi các giai đoạn trong chế độ xem ống dẫn, lưu trữ thông tin giao dịch trong từng bản ghi và dựa vào các quy trình tự động hóa để giữ cho hệ thống gọn gàng hơn khi nhóm của bạn trở nên bận rộn hơn.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Bắt đầu với một quy trình tự động hóa sẵn sàng thay vì xây dựng từ đầu.
- Giữ cho mỗi bản ghi giao dịch nhất quán khi các giai đoạn và chủ sở hữu thay đổi.
- Giảm thiểu cập nhật thủ công khi nhóm của bạn quản lý nhiều giao dịch.
- Lưu trữ ghi chú và liên kết trong cùng một trang ghi chép giao dịch.
- Tăng tốc quá trình đánh giá quy trình làm việc với các trường và chế độ xem được cấu trúc.
✨️ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng và vận hành muốn có một quy trình làm việc nhẹ nhàng với các tính năng tự động hóa để giảm thiểu cập nhật thủ công.
4. Personal CRM 2026 của Notion
Mẫu CRM Cá nhân 2026 của Notion là một mẫu tập trung vào khía cạnh "CRM" mà hầu hết các thiết lập nhẹ nhàng thường bỏ qua: ghi nhớ danh tính của ai đó, nội dung cuộc trò chuyện gần nhất và thời điểm cần theo dõi. Thay vì phải quản lý các ghi chú rời rạc, bạn có một nơi duy nhất để theo dõi thông tin về người dùng và các tương tác liên tục với họ.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành, đây là một tiện ích bổ sung hữu ích cho mẫu quy trình bán hàng. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý đối tác, khách hàng tiềm năng và các bên liên quan của khách hàng khi không cần một hộp thư đến đầy đủ, nhưng vẫn muốn các hoạt động theo dõi được duy trì một cách nhất quán.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi liên hệ và thông tin quan trọng mà không cần xây dựng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh.
- Ghi lại các cuộc hội thoại để bạn nhớ bối cảnh trước cuộc gọi tiếp theo.
- Đặt các thời điểm theo dõi để mối quan hệ không bị gián đoạn.
- Quản lý các liên hệ cá nhân và chuyên nghiệp trong một hệ thống duy nhất.
- Giữ sự nhất quán trong việc tiếp cận khách hàng ngay cả trong những tuần dự án bận rộn.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có một công cụ theo dõi mối quan hệ nhẹ nhàng cho đối tác, khách hàng tiềm năng và khách hàng trong Notion một cách nhanh chóng.
5. Sổ địa chỉ cá nhân của Notion
The Personal Rolodex by Notion là một mẫu đơn giản giúp bạn không còn lạc mất thông tin về những người bạn gặp gỡ trong cuộc họp, trong công việc hoặc trong kế hoạch tiếp cận. Mẫu này được thiết kế để lưu trữ thông tin liên hệ và bối cảnh trong một nơi duy nhất, giúp bạn không phải lục lọi qua các email cũ và ghi chú rải rác trước khi thực hiện theo dõi.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và cơ quan, mẫu này hoạt động tốt cùng với quy trình quản lý giao dịch của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi các bên liên quan của khách hàng, liên hệ đối tác và các khách hàng tiềm năng, sau đó ghi chú nhanh về tình trạng mối quan hệ mà không cần sử dụng công cụ CRM đầy đủ.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giữ thông tin liên hệ gọn gàng mà không cần xây dựng cơ sở dữ liệu phức tạp.
- Lưu ghi chú nhanh để bạn nhớ bối cảnh trước khi theo dõi.
- Theo dõi mối quan hệ giữa khách hàng, đối tác và các khách hàng tiềm năng một cách dễ dàng.
- Tăng tính nhất quán trong các hoạt động tiếp cận khách hàng trong những tuần cao điểm về giao hàng và bán hàng trong kinh doanh.
- Tìm đúng người nhanh chóng khi cơ hội xuất hiện đột ngột.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ đang theo dõi các mối quan hệ quan trọng và bối cảnh liên hệ trong Notion mà không cần công cụ CRM đầy đủ.
Ưu điểm của việc sử dụng Notion làm CRM
Notion hoạt động tốt như một hệ thống CRM nhẹ nhàng khi bạn muốn quản lý quy trình bán hàng và bối cảnh trong cùng một nơi. Thay vì ép buộc các giao dịch vào trình quản lý công việc, bạn có thể xem mỗi giao dịch như một bản ghi cơ sở dữ liệu, sau đó mở nó như một trang để ghi chú cuộc họp, liên kết, tệp tin và tài liệu nội bộ.
Những điểm mạnh của mẫu CRM Notion thường được đánh giá cao:
- Các bản ghi CRM vẫn được tổ chức gọn gàng, ngay cả khi bạn thêm thông tin chi tiết: Thông tin chi tiết về giao dịch được lưu trữ trong các thuộc tính cơ sở dữ liệu, giúp bạn sắp xếp, lọc và theo dõi tiến độ mà không cần chuyển mọi thứ thành ghi chú tự do.
- Bạn có thể tùy chỉnh quy trình làm việc theo hoạt động bán hàng của mình: Notion cho phép bạn thiết lập nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu, giúp bạn quản lý quy trình bán hàng trong chế độ xem Bảng, làm sạch dữ liệu trong chế độ xem bảng tính và kiểm tra ngày tháng trong chế độ xem lịch hoặc dòng thời gian tùy thuộc vào cách nhóm của bạn quản lý dự án.
- Cơ sở dữ liệu kết nối có thể giảm thiểu trùng lặp: Khi bạn liên kết các liên hệ, giao dịch và tài khoản bằng các mối quan hệ và tổng hợp, bạn có thể tái sử dụng thông tin liên hệ trên nhiều dự án thay vì phải nhập lại cùng một thông tin mỗi lần.
- Hợp tác thời gian thực phù hợp với các nhóm bán hàng và ghi chép cùng nhau: Notion mạnh mẽ khi quy trình bán hàng phụ thuộc vào một cơ sở kiến thức chung, vì các bản ghi giao dịch cũng có thể chứa ghi chú cuộc họp và bối cảnh quyết định bên cạnh quy trình bán hàng.
- Tích hợp giúp bạn nhập tệp vào cùng một công cụ: Notion hỗ trợ tích hợp thông qua thư viện của mình, bao gồm các tùy chọn như Google Drive và Slack, điều này rất hữu ích khi nhóm của bạn làm việc trên các ứng dụng của bên thứ ba.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng Notion cho quản lý dự án (Cơ sở dữ liệu, Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian, CRM)
Giới hạn của Notion cho các mẫu CRM
Notion có thể là một lựa chọn tốt cho mẫu CRM, nhưng nó vẫn chưa phải là một hệ thống CRM chuyên dụng. Việc thiết lập của bạn phụ thuộc vào cách bạn thiết kế cơ sở dữ liệu, mức độ nhất quán của nhóm trong việc cập nhật nó và kế hoạch giá mà bạn đang sử dụng.
Dưới đây là những giới hạn chính cần xem xét:
- Tính năng tự động hóa bị giới hạn trên kế hoạch miễn phí: Notion lưu ý rằng các tính năng tự động hóa cơ sở dữ liệu chỉ có sẵn trên các kế hoạch trả phí. Trên kế hoạch miễn phí, người dùng có thể tạo các tự động hóa thông báo Slack, nhưng không thể tạo các loại tự động hóa khác.
- Kế hoạch miễn phí của Notion có thể gặp giới hạn về số lượng khối cho các nhóm: Trung tâm Hỗ trợ của Notion giải thích rằng các không gian làm việc miễn phí có 2 Chủ sở hữu Không gian Làm việc trở lên sẽ bị giới hạn 1.000 khối mỗi không gian. Khi đạt đến giới hạn này, bạn sẽ cần nâng cấp để tiếp tục thêm các bản ghi CRM và nội dung mới.
- Các hoạt động theo dõi có thể cảm thấy ít hiệu quả hơn so với các công cụ tập trung vào công việc: Bạn có thể theo dõi các bước tiếp theo dưới dạng thuộc tính và tạo công việc trong cơ sở dữ liệu, nhưng các nhóm dễ dàng để các trường thông tin trôi dạt nếu không xây dựng thói quen mạnh mẽ trong việc cập nhật giai đoạn, chủ sở hữu và ngày thực hiện bước tiếp theo.
- Dễ dàng xây dựng quá mức: Notion cung cấp nhiều tự do sáng tạo. Điều này hữu ích, nhưng có thể làm tăng độ phức tạp nếu các thành viên khác nhau cài đặt các chế độ xem, thuộc tính hoặc quy ước đặt tên khác nhau trên cùng một mẫu CRM.
- Các tính năng quản trị nâng cao hướng bạn đến gói Business hoặc Enterprise: Nếu bạn cần SAML SSO (Security Assertion Markup Language Single Sign-On) và khả năng quản lý chặt chẽ hơn khi mở rộng quy mô nhóm lớn, Notion cung cấp các tính năng này ở vị trí của Gói Doanh nghiệp và Gói Enterprise.
🤔 Bạn có biết? Theo số liệu tham chiếu của HubSpot, tỷ lệ chốt đơn bán hàng trung bình vào năm 2024 là 29%. Điều này khiến việc duy trì chất lượng đường ống bán hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để tránh bỏ lỡ các giao dịch tiềm năng.
📖 Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Notion
Asana so với Notion: So sánh tính năng
Đến nay, bạn đã thấy sự khác biệt lớn trong cách các công cụ này “việc cần làm để thực hiện CRM”.
- Asana biến mẫu CRM thành quy trình làm việc dự án, nơi các giao dịch hoạt động như công việc và các lần theo dõi được liên kết với quyền sở hữu và ngày đáo hạn.
- Notion biến mẫu CRM thành một cơ sở dữ liệu, nơi các giao dịch hoạt động như các bản ghi và các ghi chú, tài liệu, và bối cảnh cuộc họp được lưu trữ bên trong mỗi trang giao dịch.
Tiếp theo, hãy so sánh Notion và Asana trên các yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một hệ thống CRM nhẹ nhàng khi có nhiều người bắt đầu sử dụng nó.
Tính năng #1: Theo dõi quy trình làm việc chính xác từ tuần này sang tuần khác.
Asana
Asana hoạt động hiệu quả nhất khi quy trình làm việc của bạn được thúc đẩy bởi hành động. Mỗi giao dịch là một công việc, vì vậy bạn có thể giao công việc, đặt ngày đáo hạn và hiển thị các bước tiếp theo trong cùng một chế độ xem mà nhóm của bạn sử dụng để quản lý công việc và quản lý dự án. Việc theo dõi các bước tiếp theo sẽ khó bị bỏ sót hơn khi quyền sở hữu và thời gian luôn được gắn liền với giao dịch.
Notion
Notion hoạt động tốt nhất khi quy trình bán hàng của bạn cần bối cảnh, không chỉ là các giai đoạn. Mỗi giao dịch là một bản ghi cơ sở dữ liệu mở ra thành một trang, giúp nhóm của bạn có thể lưu trữ ghi chú cuộc họp, tài liệu nội bộ và các liên kết quan trọng gần với quy trình bán hàng. Tuy nhiên, độ chính xác của quy trình bán hàng phụ thuộc vào việc mọi người cập nhật các trường thông tin đúng cách và nhất quán.
🏆 Kết quả: Hòa.
Chọn Asana nếu bạn muốn theo dõi quy trình làm việc giống như quản lý công việc.
Chọn Notion nếu bạn muốn theo dõi quy trình bán hàng và các trang giao dịch chi tiết hơn cho việc quản lý tài liệu.
Tính năng #2: Hồ sơ liên hệ và giao dịch không bị rối loạn
Asana
Trong Asana, một "giao dịch" hoặc "tài khoản" thường được coi là một công việc. Bạn có thể lưu trữ thông tin có cấu trúc bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh trên các gói trả phí và cập nhật thông tin trong phần bình luận. Hệ thống sẽ giữ được sự gọn gàng khi nhóm của bạn coi công việc là nguồn thông tin chính xác, nhưng các chủ đề bình luận dài có thể làm mất đi bối cảnh quan trọng theo thời gian.
Notion
Notion được thiết kế cho các bản ghi có cấu trúc. Bạn có thể lưu trữ các giao dịch, liên hệ và tài khoản dưới dạng các cơ sở dữ liệu riêng biệt, sau đó kết nối chúng thông qua các mối quan hệ và tổng hợp để cùng một thông tin liên hệ có thể hiển thị trên nhiều dự án. Điều này mang lại mô hình tương tự CRM, đặc biệt nếu nhóm của bạn cũng sử dụng Notion làm cơ sở kiến thức.
🏆 Người chiến thắng: Notion, vì nó thường làm tốt hơn trong việc duy trì cấu trúc của các bản ghi CRM.
Tính năng #3: Theo dõi và duy trì quy trình làm việc trong mẫu CRM
Asana
Asana có ưu thế ở đây vì các công việc theo dõi được tích hợp sẵn trong cách hoạt động của công cụ. Bạn có thể giao công việc, thêm công việc con, cài đặt ngày đáo hạn và sử dụng công việc lặp lại cho các điểm tiếp xúc định kỳ. Trên các gói trả phí, bạn cũng có thể thêm quy tắc kích hoạt các hành động như giao chủ sở hữu hoặc cập nhật trường dữ liệu khi có thay đổi.
Notion
Notion có thể hỗ trợ theo dõi, nhưng hệ thống chỉ hoạt động hiệu quả nếu nhóm của bạn duy trì cập nhật các trường dữ liệu. Tự động hóa cơ sở dữ liệu có thể giảm bớt công việc thủ công, nhưng tính năng này chỉ có sẵn trên các gói trả phí. Người dùng gói Miễn phí có thể tạo tự động hóa thông báo Slack nhưng không thể tạo các loại tự động hóa khác.
🏆 Người chiến thắng: Asana, vì các công việc theo dõi dựa trên nhiệm vụ luôn hiển thị và dễ dàng thực thi hơn.
Tính năng #4: Quản lý khách hàng tiềm năng giúp duy trì tính nhất quán của mẫu CRM.
Asana
Asana mạnh hơn khi bạn muốn quy trình thu thập thông tin khách hàng tiềm năng được tổ chức ngay từ đầu. Với Asana Forms, bạn có thể thu thập các trường thông tin giống nhau mỗi lần (tên, công ty, kích thước giao dịch, nguồn, mức độ khẩn cấp) và tạo công việc trực tiếp trong dự án pipeline của mình, giúp mẫu CRM duy trì tính nhất quán giữa các thành viên trong nhóm. Forms có sẵn trên các kế hoạch trả phí như Starter và các kế hoạch cao hơn.
Notion
Notion có thể tiêu chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, nhưng thường đòi hỏi nhiều bước thiết lập hơn. Bạn có thể tạo mẫu cơ sở dữ liệu “Khách hàng tiềm năng mới” với các trường thông tin bắt buộc và bố cục trang nhất quán. Thách thức nằm ở việc đưa thông tin khách hàng tiềm năng vào cơ sở dữ liệu mà không cần thêm bước thủ công. Tính năng tự động hóa của Notion có thể hỗ trợ, nhưng tự động hóa cơ sở dữ liệu chủ yếu là tính năng của gói trả phí, với giới hạn cho gói miễn phí.
🏆 Người chiến thắng: Asana, vì các biểu mẫu giúp việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng trở nên nhất quán hơn trong quy trình làm việc của mẫu CRM.
Tính năng #5: Mở rộng hệ thống CRM dựa trên mẫu mà không cần nỗ lực liên tục.
Asana
Asana có xu hướng mở rộng một cách trơn tru hơn khi có nhiều người tham gia vào quy trình. Các giao dịch hoạt động giống như các công việc, vì vậy việc giao quyền sở hữu và thông báo cho các thành viên trong nhóm đã được tích hợp sẵn vào quy trình làm việc. Các quy tắc cũng có thể áp dụng các quy tắc cơ bản, như giao quyền sở hữu hoặc cập nhật trường dữ liệu khi giao dịch chuyển sang giai đoạn mới, mặc dù các quy tắc có giới hạn thực tế cho mỗi dự án.
Notion
Notion hoạt động hiệu quả khi nhóm của bạn tuân thủ nghiêm ngặt việc duy trì các thuộc tính cơ sở dữ liệu và chế độ xem. Tuy nhiên, khi có thêm nhiều thành viên tham gia, cơ sở dữ liệu dễ bị lệch lạc, đặc biệt nếu các thành viên khác nhau tạo ra các chế độ xem, quy ước đặt tên hoặc phím tắt riêng của họ.
🏆 Người chiến thắng: Asana, vì nó dễ dàng duy trì các mẫu CRM hoạt động khi có thêm nhiều thành viên tham gia.
📖 Xem thêm: Các công cụ quản lý dự án tốt nhất
ClickUp: Giải pháp thay thế trực tiếp tốt nhất cho Asana và Notion cho các mẫu CRM.
Nếu bạn đang cố gắng vận hành một hệ thống CRM bằng các mẫu, phần khó khăn nhất thường không phải là mẫu; đó là sự phân tán công việc. Một khách hàng tiềm năng được thảo luận trong trò chuyện, các bước tiếp theo nằm trong hộp thư đến của ai đó trong khi các ghi chú mới nhất được lưu trữ trong một tài liệu.
Sau đó là sự mở rộng của AI. Bạn phải trả tiền cho một công cụ AI để viết, một công cụ khác để tóm tắt và một công cụ khác để tổ chức. Nhưng chúng không chia sẻ ngữ cảnh, vì vậy bạn vẫn phải dành thời gian để dọn dẹp và nhập lại cùng một thông tin trên các công cụ khác nhau.
ClickUp, một không gian làm việc AI tích hợp, được thiết kế để quản lý quy trình bán hàng và quy trình giao hàng trong cùng một nền tảng. Điều này quan trọng khi bạn muốn một hệ thống CRM nhẹ nhàng mà vẫn đảm bảo độ chính xác mà không cần dọn dẹp thêm.
Và khi bạn muốn bắt đầu nhanh chóng, ClickUp cũng cung cấp các mẫu CRM sẵn sàng sử dụng mà bạn có thể tùy chỉnh cho việc theo dõi khách hàng tiềm năng, giao dịch và tài khoản, cùng với thư viện mẫu Sales & CRM đầy đủ để bạn lựa chọn từ đó.
📖 Xem thêm: Các công cụ AI tốt nhất cho quản lý dự án
ClickUp’s One Up #1: ClickUp CRM cho Nhóm
Mẫu CRM của bạn có thể gặp vấn đề khi quy trình bán hàng được quản lý ở một nơi, trong khi các công việc thúc đẩy giao dịch lại nằm ở nơi khác. ClickUp CRM for Teams được thiết kế để kết hợp theo dõi quy trình bán hàng và thực thi công việc, giúp bạn không cần duy trì một "thế giới CRM" tách biệt với các công việc thực tế.
Bạn cũng có hơn 10 chế độ xem linh hoạt cho các trường hợp sử dụng CRM, bao gồm chế độ xem Danh sách, Bảng Kanban và Bảng, giúp khi các thành viên khác nhau cần các chế độ xem dự án khác nhau cho cùng một quy trình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thu thập khách hàng tiềm năng bằng biểu mẫu ClickUp, sau đó tự động phân công công việc.
Sử dụng ClickUp Form để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng với các trường thông tin chính xác mà bạn cần (như kích thước giao dịch, nguồn gốc và mức độ ưu tiên), sau đó tự động chuyển chúng vào danh sách ống dẫn phù hợp để hệ thống CRM của bạn luôn gọn gàng ngay từ ngày đầu tiên.
Bạn có thể kết hợp điều đó với ClickUp tự động hóa để gán chủ sở hữu phù hợp và tạo công việc tiếp theo khi một giao dịch đạt đến giai đoạn cụ thể, đảm bảo các hoạt động theo dõi vẫn diễn ra ngay cả trong những tuần bận rộn.
ClickUp’s One Up #2: Nhiệm vụ ClickUp và tự động hóa ClickUp
Cả Asana và Notion đều có thể chạy các mẫu CRM, nhưng các nhóm thường gặp phải vấn đề tương tự: việc theo dõi tiến độ dễ dàng để thảo luận nhưng cũng dễ bị quên lãng.
ClickUp tích hợp việc theo dõi tiến độ trực tiếp vào quy trình làm việc:
- Các nhiệm vụ ClickUp di chuyển qua các trạng thái thể hiện tiến độ, và bạn có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của mình.
- Các công việc bao gồm các trường như người được giao, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, cũng như các phụ thuộc, giúp các bước tiếp theo luôn hiển thị trong cùng công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng để quản lý công việc.
- Các Trường Tùy chỉnh có thể được thêm vào ở các cấp độ khác nhau (Danh sách công việc, Thư mục, Không gian Làm việc hoặc Không gian Làm việc) để bạn có thể theo dõi chi tiết CRM một cách nhất quán trên nhiều dự án.
Sau đó, ClickUp Automations giúp giảm bớt các tác vụ quản trị viên lặp đi lặp lại bằng cách tự động hóa các hành động như tự động phân công công việc, đăng bình luận và thay đổi trạng thái, cùng với các tùy chọn như người được giao động.
ClickUp’s One Up #3: ClickUp Brain và ClickUp bảng điều khiển
Mẫu CRM trở nên lộn xộn khi các chi tiết quan trọng nhất nằm rải rác trong các ghi chú. Bạn nhớ rằng một cuộc gọi có yêu cầu quan trọng hoặc hạn chế về giá, nhưng không thể tìm thấy nó khi cần. ClickUp Brain giúp bằng cách đưa trí tuệ nhân tạo vào không gian làm việc của bạn, giúp bạn tìm câu trả lời và biến thông tin thành các bước tiếp theo mà không cần lục lọi qua các trang và chủ đề dài.
Sau khi tổ chức thông tin, việc có chế độ xem nhanh chóng về tiến độ của quy trình là rất quan trọng. Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn theo dõi các giao dịch, các lần theo dõi và hiệu suất chỉ trong nháy mắt, để bạn không phải dựa vào直觉 hoặc các cập nhật từ tuần trước.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành, điều này có nghĩa là bạn có thể duy trì báo cáo CRM nhẹ nhàng mà vẫn hiển thị được những gì đang tiến triển, những gì bị đình trệ và những gì cần được ưu tiên tiếp theo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain MAX để giữ cho mẫu CRM của bạn gọn gàng, dễ tìm kiếm và sẵn sàng thực hiện.
ClickUp Brain MAX giúp bạn theo dõi các cập nhật CRM mà không biến mỗi lần theo dõi thành công việc lặp đi lặp lại. Thay vì phải lục lọi qua các ghi chú rời rạc hoặc viết lại cùng một nội dung ở nhiều nơi, bạn có thể thu thập, tìm kiếm và hành động dựa trên thông tin giao dịch nhanh hơn.
- Cập nhật giao dịch nhanh hơn với Talk to Text: Thêm ghi chú cuộc gọi, phản đối, bước tiếp theo hoặc cập nhật từ các bên liên quan bằng giọng nói, sau đó lưu trực tiếp vào công việc hoặc tài liệu giao dịch tương ứng để hệ thống CRM của bạn luôn được cập nhật ngay cả giữa các cuộc họp.
- Đặt câu hỏi để thu thập thông tin từ bối cảnh CRM của bạn: Gửi câu hỏi cho ClickUp BrainGPT như “Những giao dịch nào không có bước tiếp theo?” hoặc “Những tài khoản nào đang chờ phê duyệt giá?” để phát hiện các lỗ hổng trước khi chúng trở thành các bước theo dõi bị bỏ lỡ.
- Tìm kiếm bằng chứng ngay lập tức với Tìm kiếm Doanh nghiệp: Tìm kiếm qua các công việc, tài liệu và bình luận cho các từ khóa như “kiểm tra bảo mật”, “điều chỉnh pháp lý” hoặc “gia hạn”, để bạn có thể lấy bối cảnh trong vài giây trong quá trình chuyển giao và đánh giá quy trình.
- Chọn mô hình phù hợp nhất cho công việc: Sử dụng các mô hình khác nhau tùy theo công việc, như soạn thảo email theo dõi rõ ràng, tóm tắt ghi chú cuộc gọi dài thành các mục hành động, hoặc kiểm tra các điểm chính của đề xuất dưới góc độ phân tích.
Mẫu CRM ClickUp
Nếu bạn muốn thiết lập nhanh hơn so với việc xây dựng từ đầu, các mẫu của ClickUp cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu có cấu trúc cho quy trình làm việc CRM. Bạn có thể chọn một mẫu phù hợp với quy trình làm việc của mình, sau đó tùy chỉnh nó khi quy trình làm việc của bạn trở nên rõ ràng hơn.
1. Mẫu CRM ClickUp
Mẫu CRM của ClickUp cung cấp cho bạn một thư mục sẵn sàng để quản lý khách hàng tiềm năng, giao dịch và mối quan hệ khách hàng tại một nơi duy nhất. Thay vì phải xây dựng hệ thống CRM từ đầu, bạn sẽ có một thiết lập sẵn có với Trạng thái Tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và nhiều chế độ xem, giúp bạn bắt đầu tổ chức quy trình làm việc ngay lập tức.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành, mẫu này giúp duy trì sự nhất quán dễ dàng hơn. Bạn có thể tập trung thông tin liên hệ, ưu tiên các bước theo dõi theo giai đoạn và sử dụng các chế độ xem như Quy trình Bán hàng và Nhiệm vụ Của Tôi để đảm bảo các bước tiếp theo luôn hiển thị rõ ràng cho toàn nhóm.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi khách hàng tiềm năng và cơ hội qua các giai đoạn của quy trình bán hàng với trạng thái rõ ràng.
- Lưu trữ thông tin liên hệ trong Trường Tùy chỉnh để lọc và cập nhật nhanh chóng.
- Dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem Xem dạng danh sách, Quy trình Bán hàng và Nhiệm vụ Của Tôi.
- Sử dụng nhắc nhở và tự động hóa để đảm bảo các hoạt động theo dõi không bị bỏ sót.
- Theo dõi hoạt động CRM với Bảng điều khiển để kiểm tra tiến độ ống dẫn nhanh hơn.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn sử dụng CRM có cấu trúc, dựa trên mẫu mà họ có thể vận hành hàng ngày trong ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Super Agents để giữ cho mẫu CRM của bạn gọn gàng mà không cần theo dõi các bản cập nhật.
ClickUp Super Agents được thiết kế để hoạt động như những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trong Không gian Làm việc ClickUp, với quyền truy cập được kiểm soát thông qua quyền truy cập và cấu hình của ClickUp.
Dưới đây là cách sử dụng chúng trong một không gian làm việc tất cả trong một một cách thân thiện với CRM:
- Tạo một "Siêu đại lý Vệ sinh Ứng dụng" để kiểm tra các giao dịch thiếu bước tiếp theo, chủ sở hữu hoặc ngày theo dõi, sau đó đánh dấu chúng để xem xét.
- Thêm các công việc kích hoạt để hệ thống chạy sau khi giai đoạn giao dịch thay đổi, sau đó tạo công việc theo dõi phù hợp và @đề cập đến chủ sở hữu đúng.
- Giữ kiểm soát chặt chẽ bằng cách cấu hình các công cụ mà nó có thể sử dụng (ví dụ: cho phép cập nhật công việc nhưng chặn chỉnh sửa tài liệu)
Điều này rất hữu ích khi nhóm của bạn đang quản lý nhiều dự án và bạn muốn mẫu CRM luôn chính xác mà không cần phụ thuộc vào việc mọi người phải nhớ từng cập nhật.
2. Mẫu theo dõi bán hàng ClickUp
Mẫu theo dõi bán hàng của ClickUp giúp bạn theo dõi hoạt động của đội ngũ bán hàng mà không biến việc báo cáo thành một gánh nặng hàng tuần. Bạn sẽ có một danh sách sẵn sàng để ghi chép tiến độ bán hàng, theo dõi mục tiêu và tổ chức dữ liệu bán hàng quan trọng bằng cách sử dụng Trạng thái tác vụ tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và nhiều chế độ xem được thiết kế để theo dõi hiệu suất.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành, mẫu này giúp việc đưa ra quyết định về quy trình bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể nhận biết những gì đang hoạt động hiệu quả, phát hiện nơi nỗ lực bị lãng phí và theo dõi hiệu suất cá nhân hoặc của nhóm tại một nơi duy nhất, thay vì phải thu thập số liệu từ năm công cụ khác nhau trước mỗi lần đánh giá.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ bán hàng với các trạng thái rõ ràng như “Đạt mục tiêu” và “Đang tiến hành”.
- Ghi lại thông tin bán hàng và sản phẩm bằng các Trường Tùy chỉnh để phân tích nhanh hơn.
- Xem xét xu hướng hiệu suất với chế độ xem Doanh số theo tháng.
- So sánh kết quả sản phẩm nhanh chóng với chế độ xem Trạng thái Bán hàng theo Sản phẩm.
- Chia sẻ cập nhật với các bên liên quan bằng cách sử dụng theo dõi và báo cáo nhất quán.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn một hệ thống đơn giản để theo dõi hiệu suất bán hàng và tiến độ ống dẫn trong ClickUp.
3. Mẫu theo dõi hoa hồng ClickUp
Mẫu theo dõi hoa hồng ClickUp giúp bạn theo dõi hoa hồng từ giai đoạn tiếp cận đến khi hoàn tất giao dịch mà không cần tạo bảng tính phức tạp. Bạn có thể ghi lại chi tiết giao dịch, tính toán hoa hồng chính xác hơn và đảm bảo mọi khoản thanh toán được liên kết đúng với nhân viên và dòng thời gian tương ứng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, startup, agency và các nhóm bán hàng hoặc vận hành, mẫu này giúp việc theo dõi hiệu suất trở nên ít rối ren hơn. Bạn có thể theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu, phát hiện lỗ hổng trong quy trình, và duy trì sự minh bạch trong các cuộc hội thoại về hoa hồng, để không ai phải chạy đua với số vào cuối tháng.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi hoa hồng theo giai đoạn giao dịch với Trạng thái tùy chỉnh
- Lưu trữ chi tiết thanh toán bằng các Trường Tùy chỉnh như Ngày Đóng và Phí hoa hồng.
- So sánh khách hàng tiềm năng nhanh chóng trong chế độ xem bảng để báo cáo rõ ràng hơn.
- Lập kế hoạch dòng thời gian trong các chế độ xem Lịch và Thời gian để có khả năng hiển thị tốt hơn.
- Theo dõi hiệu suất cá nhân và mục tiêu mà không cần sử dụng bảng tính bổ sung.
✨️ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng cần một cách rõ ràng, có thể lặp lại để theo dõi hoa hồng và hiệu suất trong ClickUp.
📖 Xem thêm: Cách cải thiện hợp tác dự án ở mọi quy mô
4. Mẫu quy trình bán hàng ClickUp
Mẫu Ứng dụng Bán hàng ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc sẵn sàng để vận hành quy trình bán hàng như một hệ thống thực tế. Bạn có thể hiển thị quy trình bán hàng của mình tại một nơi duy nhất và giữ dữ liệu khách hàng gần với công việc thông qua luồng kéo và thả.
Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc agency đang xử lý nhiều giao dịch cùng lúc, mẫu này giúp bạn duy trì sự nhất quán mà không cần thêm công việc quản trị viên. Bạn có thể ưu tiên các cơ hội theo mức độ cấp bách hoặc giá trị, xem những gì cần chú ý trong tuần này và đảm bảo các hoạt động theo dõi được giao cho đúng người phụ trách để quy trình bán hàng không bị đình trệ.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến trình giao dịch với 30 trạng thái tùy chỉnh qua các giai đoạn của quy trình bán hàng.
- Lưu trữ bối cảnh mối quan hệ với trường Tùy chỉnh "Lần liên hệ cuối cùng" được tích hợp sẵn.
- Chuyển đổi giữa chế độ xem dạng danh sách, chế độ xem Quy trình bán hàng (SOP) và chế độ xem Box để theo dõi các hoạt động khác nhau.
- Ưu tiên khách hàng tiềm năng nhanh hơn bằng cách sắp xếp và lọc giao dịch theo mức độ khẩn cấp hoặc tiềm năng.
- Giữ công việc bán hàng kết nối với công việc, bối cảnh email và hợp tác nhóm.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có chế độ xem quy trình làm việc có cấu trúc bên trong ClickUp, với các giai đoạn rõ ràng và quyền sở hữu cụ thể.
5. Mẫu CRM Bán hàng ClickUp
Mẫu CRM Bán hàng ClickUp dành cho phần công việc bán hàng thường phức tạp: theo dõi cuộc hội thoại và giữ cho bối cảnh giao dịch dễ dàng tìm kiếm. Nó cung cấp cho bạn một thiết lập kiểu cơ sở dữ liệu không cần mã, cùng với các chế độ xem giúp bạn quản lý cả quá trình di chuyển trong pipeline và các hoạt động bán hàng hàng ngày.
Nếu bạn đang cố gắng vận hành một hệ thống CRM nhẹ nhàng mà không cần mua nền tảng CRM đầy đủ, mẫu này giúp bạn duy trì sự tổ chức và tránh các cập nhật lộn xộn. Bạn có thể lưu trữ thông tin khách hàng tại một nơi duy nhất, theo dõi tiến độ của từng giao dịch với các trạng thái có cấu trúc, và sử dụng các chế độ xem khác nhau để kiểm tra nhanh dòng chảy giao dịch hoặc kiểm tra chi tiết hơn về các giao dịch.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ giao dịch với 20 trạng thái tùy chỉnh, bao gồm các giai đoạn như Đang đàm phán và Đang triển khai.
- Ghi lại chi tiết cuộc hội thoại với khách hàng bằng các Trường Tùy chỉnh để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
- Sử dụng các chế độ xem như Tóm tắt, Bảng, Danh sách và Hướng dẫn Bắt đầu để thiết lập nhanh chóng.
- Giảm thiểu mục nhập thủ công bằng cách liên kết hoạt động bán hàng với các công việc và bước quy trình.
- Nâng cao khả năng hiển thị tương tác với khách hàng và các hành động tiếp theo trên toàn nhóm.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm bán hàng và vận hành muốn có quy trình làm việc theo phong cách CRM trong ClickUp mà không cần công cụ bổ sung.
6. Mẫu báo cáo bán hàng ClickUp
Mẫu Báo cáo Bán hàng ClickUp giúp bạn biến hoạt động trong quy trình bán hàng thành thông tin có thể xem xét và hành động. Thay vì phải theo dõi số liệu trên nhiều tab, bạn có thể tổng hợp các chỉ số bán hàng quan trọng trong một báo cáo, hiển thị xu hướng bằng biểu đồ và phát hiện cơ hội hoặc lỗ hổng nhanh hơn.
Nếu bạn quản lý công việc của khách hàng và bán hàng trong cùng một tuần, báo cáo thường là nơi mọi thứ trở nên phức tạp. Mẫu này giúp báo cáo trở nên đơn giản và có thể lặp lại, giúp bạn theo dõi hiệu suất theo thời gian và chia sẻ cập nhật với các bên liên quan mà không cần phải xây dựng lại báo cáo từ đầu mỗi tháng.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ báo cáo với các trạng thái tùy chỉnh đơn giản như "Đang mở" và "Hoàn thành".
- Lưu trữ dữ liệu báo cáo với 10 Trường Tùy chỉnh, bao gồm Khu vực bán hàng, Năm và Quý.
- Xem xét dữ liệu trong nhiều chế độ xem báo cáo, bao gồm các định dạng Hàng tháng, Quý và Hàng năm.
- Sử dụng biểu đồ trực quan để nhận diện xu hướng và cơ hội mà không cần định dạng thủ công.
- Giữ cho nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm thông qua báo cáo nhất quán và các chỉ số rõ ràng.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn báo cáo bán hàng nhanh chóng trong ClickUp mà không cần phải làm việc với bảng tính.
7. Mẫu quy trình bán hàng ClickUp
Mẫu quy trình bán hàng ClickUp giúp bạn xác định các bước trong quy trình bán hàng và thực sự tuân thủ chúng. Nó được thiết kế để theo dõi tiến độ qua các giai đoạn, lưu trữ dữ liệu khách hàng tiềm năng và khách hàng trong cơ sở dữ liệu không cần mã nguồn, và hiển thị quy trình để không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Nếu bạn là một startup hoặc nhóm nhỏ đang xây dựng sự nhất quán, mẫu này cung cấp cấu trúc mà không gây ra rào cản. Bạn có thể sử dụng nó để onboarding nhân viên mới nhanh hơn, làm rõ quá trình chuyển giao và phát hiện nơi các giao dịch bị chậm lại vì mỗi giai đoạn đều có các công việc và tệp đính kèm liên quan.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi từng bước trong quy trình bán hàng của bạn với các trạng thái tùy chỉnh cho từng giai đoạn.
- Lưu trữ dữ liệu bán hàng với 8 Trường Tùy chỉnh như Cơ hội, Email và Số điện thoại liên hệ.
- Xây dựng quy trình làm việc của bạn với các chế độ xem như Xem dạng danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch.
- Giữ quy trình nhất quán để các bước không bị bỏ qua trong những tuần bận rộn.
- Giúp quá trình onboarding dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho nhân viên bán hàng một hệ thống rõ ràng về "các bước tiếp theo".
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn có một mẫu quy trình bán hàng có thể lặp lại và tinh chỉnh theo sự phát triển của họ.
📹️ Xem video: Tò mò về AI trong bán hàng, nhưng chán ngán với những lời khuyên mơ hồ không thay đổi công việc hàng ngày của bạn?
Video này hướng dẫn bạn qua các quy trình làm việc thực tế của ClickUp bằng cách sử dụng ClickUp Brain, ClickUp CRM, AI Notetaker, ClickUp Tài liệu và Bảng điều khiển, cùng với các mẫu sẵn sàng sử dụng như Báo cáo bán hàng hàng ngày và Dự báo bán hàng, giúp bạn quản lý sức khỏe của quy trình bán hàng, theo dõi và báo cáo trong một nơi duy nhất.
8. Mẫu cuộc gọi bán hàng ClickUp
Mẫu Cuộc Gọi Bán Hàng ClickUp được thiết kế cho các nhóm thực hiện nhiều hoạt động tiếp cận và cần theo dõi cuộc gọi để duy trì sự chuyên nghiệp. Nó giúp bạn ghi lại thông tin liên hệ, theo dõi cuộc gọi và kết nối mỗi cuộc hội thoại với các công việc theo dõi để kết quả cuộc gọi không bị mất vào ghi chú của ai đó.
Nếu bạn đang cố gắng sử dụng mẫu như một hệ thống CRM nhẹ nhàng, việc theo dõi cuộc gọi thường là yếu tố còn thiếu. Mẫu này giúp bạn tổ chức hoạt động cuộc gọi và các bước tiếp theo tại một nơi duy nhất, giúp bạn theo dõi nhanh hơn, duy trì tiến độ giao dịch và đảm bảo tính nhất quán giữa các nhân viên.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi cơ hội với các trạng thái tùy chỉnh như Cuộc gọi bán hàng, Đánh giá, Tiềm năng và Đã đóng thành công.
- Lưu trữ thông tin cuộc gọi và liên hệ bằng các Trường Tùy chỉnh như ngày theo dõi và email.
- Sử dụng các chế độ xem như Tổng quan và Quy trình bán hàng để hiển thị nhanh tiến trình từ cuộc gọi đến giao dịch.
- Gán các công việc theo dõi ngay lập tức để các mục cần thực hiện luôn hiển thị.
- Giữ cho việc theo dõi cuộc gọi nhất quán giữa các nhân viên mà không cần công cụ bổ sung.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn theo dõi cuộc gọi và các bước theo dõi được kết nối với quy trình làm việc CRM đơn giản trong ClickUp.
9. Mẫu theo dõi bán hàng ClickUp
Mẫu theo dõi bán hàng ClickUp giúp bạn theo dõi hoạt động và hiệu suất bán hàng một cách đơn giản, mà không biến nó thành một dự án báo cáo. Mẫu này được thiết kế dưới dạng trình theo dõi dựa trên danh sách công việc với các trạng thái rõ ràng, trường dữ liệu có cấu trúc và nhiều chế độ xem, giúp bạn theo dõi tiến độ và phát hiện xu hướng nhanh chóng.
Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc agency cần hiển thị hoạt động nhưng không muốn thiết lập hệ thống CRM phức tạp, mẫu này giúp việc theo dõi trở nên đơn giản. Bạn có thể xem nơi nỗ lực bán hàng mang lại kết quả, đo lường hiệu suất theo thời gian và đưa ra quyết định tốt hơn về quy trình bán hàng bằng chính không gian làm việc bạn đã sử dụng để quản lý công việc.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ bán hàng với các trạng thái như "Đạt mục tiêu", "Chưa đạt mục tiêu" và "Đang tiến hành".
- Lưu trữ chi tiết bán hàng với 12 Trường Tùy chỉnh, bao gồm mục tiêu vận chuyển và lợi nhuận.
- Xem xét xu hướng bằng cách sử dụng chế độ xem "Doanh số theo tháng" để theo dõi hiệu suất một cách rõ ràng hơn.
- So sánh kết quả bằng cách sử dụng chế độ xem Trạng thái Bán hàng theo Sản phẩm để đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Giữ cho báo cáo nhất quán mà không cần xây dựng lại các trình theo dõi hàng tuần.
✨️ Phù hợp cho: Các nhóm muốn theo dõi bán hàng nhẹ nhàng trong ClickUp, với các chế độ xem rõ ràng và khả năng hiển thị hiệu suất đơn giản.
10. Mẫu quản lý quy trình bán hàng ClickUp
Theo dõi và quản lý các cơ hội mới đến, được xử lý bởi các nhân viên bán hàng (AEs) và nhân viên phát triển kinh doanh (BDRs), với mẫu quản lý quy trình bán hàng ClickUp Sales Pipeline Management Template
Mẫu quản lý quy trình bán hàng ClickUp được thiết kế để quản lý các cơ hội mới khi nhiều người tham gia vào quy trình. Đây là một thư mục sẵn sàng sử dụng giúp các nhân viên bán hàng (AEs) và nhân viên phát triển kinh doanh (BDRs) đồng bộ hóa thông tin về các cơ hội mới, các cơ hội đang được thực hiện và các cơ hội cần được thúc đẩy tiếp theo.
Nếu quy trình làm việc của bạn trở nên bận rộn nhanh chóng, mẫu này cung cấp cấu trúc mà không làm chậm tiến độ của bạn. Bạn sẽ có một thiết lập sẵn có với nhiều giai đoạn quy trình, các trường dữ liệu tích hợp cho thông tin giao dịch và một quy trình tự động hóa được tích hợp sẵn, giúp quy trình làm việc trở nên có tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.
🌻 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý cơ hội tiếp thị trong một thư mục chia sẻ được thiết kế cho quy trình làm việc của AE và BDR.
- Theo dõi tiến độ giao dịch với 25 trạng thái để có các giai đoạn ống dẫn chi tiết hơn.
- Ghi lại dữ liệu giao dịch bằng 18 Trường Tùy chỉnh để theo dõi và báo cáo một cách nhất quán.
- Sử dụng tính năng tự động hóa tích hợp để giảm thiểu các cập nhật lặp lại trong quy trình làm việc.
- Giữ quyền sở hữu và quá trình chuyển giao rõ ràng khi nhiều nhân viên cùng thực hiện công việc trên cùng một quy trình.
✨️ Phù hợp cho: Nhóm bán hàng cần phân phối cơ hội bán hàng đến các nhân viên hỗ trợ bán hàng (BDR) và nhân viên bán hàng (AE) để chia sẻ thông tin về quy trình bán hàng.
Tổng hợp trong ClickUp, không phải trong năm tab khác nhau.
Nếu bạn đang lựa chọn giữa Asana và Notion cho mẫu CRM, cả hai đều có thể hoạt động, nhưng mỗi cái có lý do riêng.
Asana phát huy thế mạnh khi CRM của bạn thực sự là một công cụ theo dõi tiến độ. Các giao dịch được xử lý như các công việc, giúp việc phân công công việc, cài đặt ngày đáo hạn và hiển thị tiến độ của nhóm trở nên dễ dàng hơn khi quản lý dự án.
Notion thể hiện ưu thế khi hệ thống CRM của bạn cần bối cảnh phong phú hơn. Các giao dịch hoạt động như các bản ghi, vì vậy quy trình bán hàng của bạn có thể được đặt cạnh tài liệu nội bộ, ghi chú cuộc họp và cơ sở kiến thức nhẹ nhàng.
Điểm mấu chốt là tính nhất quán. Với thiết lập dựa trên mẫu, quy trình làm việc của bạn chỉ chính xác nếu mọi người cập nhật nó hàng tuần, trên nhiều dự án. ClickUp là lựa chọn phù hợp hơn khi bạn muốn quy trình làm việc CRM được tích hợp trực tiếp vào quá trình thực thi trong một không gian làm việc tất cả trong một.
Đăng ký trên ClickUp ngay để có quy trình làm việc tổ chức hơn!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Asana hoạt động như một mẫu CRM tập trung vào tác vụ. Một giao dịch trở thành một công việc, và các bước theo dõi được quản lý thông qua các công việc, ngày đáo hạn và chế độ xem dự án. Notion hoạt động như một mẫu CRM tập trung vào cơ sở dữ liệu. Một giao dịch trở thành một bản ghi, và bối cảnh của giao dịch được lưu trữ trong trang. Nếu bạn muốn kết hợp cả theo dõi tác vụ và bối cảnh giao dịch, các mẫu CRM của ClickUp kết hợp việc thực thi tác vụ và theo dõi theo phong cách CRM trong một nền tảng duy nhất.
Nếu nhóm của bạn đã quản lý các dự án có cấu trúc trong phần mềm quản lý tác vụ, Asana thường dễ thiết lập hơn với Bảng, một số trường và các giai đoạn rõ ràng. Notion đòi hỏi nhiều công sức thiết kế hơn vì bạn phải xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu, chế độ xem và thuộc tính. ClickUp thường nhanh nhất nếu bạn muốn các mẫu dự án có thể triển khai và điều chỉnh mà không cần xây dựng hệ thống từ đầu.
Có. Asana cung cấp các mẫu dự án theo phong cách CRM như Sales Pipeline và Account Tracking. Các mẫu này hoạt động bằng cách liên kết các giao dịch và tài khoản với các công việc bên trong dự án. Nếu bạn muốn một thư viện lớn hơn các mẫu bán hàng và CRM được thiết kế cho việc theo dõi quy trình bán hàng, theo dõi sau bán hàng và báo cáo, ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn hơn trong định dạng đó.
Đúng vậy, đặc biệt nếu nhóm bán hàng của bạn muốn có trang giao dịch với ghi chú, liên kết và thiết lập quản lý kiến thức kết nối. Yếu tố quan trọng là sự tuân thủ quy trình. Notion cho phép bạn xây dựng cơ sở dữ liệu gọn gàng, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào việc cập nhật nhất quán các thuộc tính và giai đoạn. ClickUp có thể là lựa chọn mạnh mẽ hơn khi bạn muốn có ghi chú cùng với quản lý công việc chặt chẽ hơn cho việc theo dõi.
Asana thường được ưa chuộng cho tự động hóa dựa trên công việc vì các quy tắc được xây dựng xung quanh việc di chuyển công việc, phân công và thay đổi giai đoạn. Notion cung cấp tự động hóa cơ sở dữ liệu, nhưng mức độ chi tiết phụ thuộc vào kế hoạch giá của bạn và cách bạn cấu trúc cơ sở dữ liệu. ClickUp là một lựa chọn mạnh mẽ khi bạn muốn các quy trình làm việc tự động được liên kết trực tiếp với công việc, trạng thái và các bước theo dõi bên trong không gian làm việc CRM của bạn.
Nếu công việc của khách hàng phụ thuộc vào việc thực hiện, thời hạn và quyền sở hữu rõ ràng, Asana có thể dễ dàng sử dụng hơn vì nó là công cụ quản lý dự án có cấu trúc từ cơ bản. Nếu công việc của khách hàng phụ thuộc vào bối cảnh chi tiết và tài liệu nội bộ, Notion có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Nếu bạn muốn quản lý khách hàng và đang theo dõi CRM trong cùng một công cụ, ClickUp thường là cách đơn giản nhất để giữ mọi thứ kết nối.