Bài đăng này trên Reddit tóm tắt một mô hình mà hầu hết các nhà quản lý dự án đều đã từng chứng kiến: sự chênh lệch giữa cách chúng ta lập kế hoạch cẩn thận và cách chúng ta đo lường những gì thực sự xảy ra một cách hời hợt.
Chúng tôi xây dựng kế hoạch chặt chẽ, dự báo mọi cột mốc quan trọng và coi buổi khởi động là thành công. Sau đó, quá trình thực thi bắt đầu, và việc đang theo dõi dần lùi vào hậu trường, bị chôn vùi trong các bảng tính hoặc bị lãng quên trong các bản cập nhật. Nhưng chính những khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế là nơi chứa đựng những thông tin hữu ích nhất.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách theo dõi sự chênh lệch giữa nỗ lực dự kiến và thực tế, cũng như phát hiện những điểm ước tính không chính xác. Bạn cũng sẽ thấy cách ClickUp giúp bạn ghi nhận nỗ lực thực tế và biến những thông tin này thành kế hoạch thông minh hơn.
Hãy bắt đầu ngay! 💪
Nỗ lực theo kế hoạch so với nỗ lực thực tế là gì?
Nỗ lực theo kế hoạch so với thực tế (còn được gọi là phân tích chênh lệch) là một chỉ số hiệu suất đo lường mức độ phù hợp giữa những gì được kỳ vọng sẽ thực hiện và những gì đã xảy ra trong quá trình thực hiện.
Nó tập trung vào hai thành phần chính:
1. Nỗ lực theo kế hoạch
Còn được gọi là 'lịch trình cơ sở', nỗ lực dự kiến đại diện cho lượng thời gian và tài nguyên ước tính mà một công việc, sprint hoặc dự án được dự kiến sẽ mất.
Giá trị dự kiến này được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch dựa trên các yếu tố như độ phức tạp, phạm vi, dữ liệu dự án trước đây và khả năng sẵn có của nguồn lực. Giá trị dự kiến này đóng vai trò là điểm tham chiếu để đánh giá hiệu suất và dự đoán khối lượng công việc.
2. Nỗ lực thực tế
Nỗ lực thực tế phản ánh lượng thời gian và công sức thực sự được sử dụng để hoàn thành một công việc hoặc dự án. Nó bao gồm mọi thứ từ đầu đến cuối, bao gồm cả công việc không được lên kế hoạch hoặc công việc bổ sung phát sinh trong quá trình thực hiện.
Điều này phản ánh cách công việc diễn ra trong thực tế, vượt ra ngoài các giả định được đưa ra trong quá trình lập kế hoạch.
Hiểu về sự chênh lệch nỗ lực
Sự khác biệt giữa nỗ lực theo kế hoạch và nỗ lực thực tế được gọi là chênh lệch nỗ lực. Bạn có thể tính toán nó dưới dạng phần trăm hoặc chênh lệch tuyệt đối để xem mức độ chênh lệch so với ước tính ban đầu.
Một sự chênh lệch nhỏ cho thấy ước tính chính xác và quy trình ổn định, trong khi một sự chênh lệch lớn có thể cho thấy việc ước tính thiếu chính xác, mở rộng phạm vi hoặc hiệu quả kém.
Sự chênh lệch nỗ lực trực tiếp ảnh hưởng đến:
- Lập kế hoạch năng lực: Khi nỗ lực thực tế liên tục vượt quá kế hoạch, sức chứa của nhóm sẽ giảm sút, dẫn đến việc họ bắt đầu cam kết quá mức, kiệt sức hoặc không đạt được mục tiêu giao hàng dự kiến.
- Độ tin cậy của dòng thời gian: Các ước tính sai lệch có thể dẫn đến việc trì hoãn các cột mốc quan trọng. Nếu bạn luôn lập kế hoạch cho 40 nhưng thực tế lại hoàn thành 50, bạn sẽ bỏ lỡ thời gian ngân sách và không thể đáp ứng cam kết giao hàng.
- Tinh thần nhóm: Các nhóm thường xuyên không đạt được ước tính sẽ cảm thấy áp lực và nghi ngờ về kế hoạch của mình. Việc theo dõi chênh lệch rõ ràng cung cấp phản hồi trung thực và giúp các nhóm nâng cao độ tin cậy trong ước tính.
🧠 Thú vị: Các nhà khảo cổ học đã phát hiện hàng nghìn mảnh gốm (được sử dụng như giấy ghi chú) tại làng Deir el-Medina, ghi chép mọi thứ từ việc chấm công hàng ngày, nghỉ ốm đến hạn ngạch vật liệu và phân công công việc. Công nhân được tổ chức thành các nhóm có cấu trúc gọi là gangs và phyles, mỗi nhóm có hệ thống phân cấp lãnh đạo riêng.
Sự khác biệt giữa ước tính theo kế hoạch và nỗ lực thực tế đã ghi nhận
Dưới đây là so sánh trực tiếp để làm rõ điều này:
| Aspect | Nỗ lực theo kế hoạch | Nỗ lực thực tế |
| Mục đích | Hướng dẫn ra quyết định, phân bổ sức chứa, dự báo giao hàng | Đo lường những gì thực sự đã xảy ra |
| Nguồn thông tin chính xác | Kế hoạch dự án, công cụ ước tính và các phiên lập kế hoạch sprint. | Bảng chấm công, cập nhật công việc và hệ thống theo dõi phần mềm |
| Mức độ chắc chắn | Dự đoán và chịu ảnh hưởng của sự không chắc chắn | Dựa trên cơ sở khoa học và bằng chứng. |
| Khả năng điều chỉnh | Có thể điều chỉnh trong quá trình lập kế hoạch hoặc tại các điểm kiểm tra quan trọng. | Được cố định sau khi công việc hoàn thành (lịch sử ghi chép) |
| Vai trò trong phân tích hiệu suất | Làm tiêu chuẩn để đánh giá sự chênh lệch. | Làm điểm so sánh để xác thực các ước tính. |
🔍 Bạn có biết? Não người sử dụng 'sự thiên vị lạc quan', khiến chúng ta tin rằng mình nhanh hơn, thông minh hơn hoặc hiệu quả hơn so với thực tế.
Tại sao việc theo dõi nỗ lực theo kế hoạch so với nỗ lực thực tế cải thiện việc giao hàng dự án
Dưới đây là cách theo dõi nỗ lực nâng cao hiệu suất giao hàng:
- Nâng cao độ chính xác trong kế hoạch tương lai: Cung cấp cho quản lý dữ liệu cụ thể để tinh chỉnh mô hình ước tính. Theo thời gian, điều này dẫn đến các dự đoán đáng tin cậy hơn, lịch trình giao hàng thực tế và khối lượng công việc cân bằng.
- Cho phép phát hiện sớm các vấn đề: Hoạt động như một tín hiệu cảnh báo sớm, chỉ ra các chênh lệch lịch trình hoặc ước tính không thực tế trước khi chúng dẫn đến việc dự án bị chậm trễ.
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Cho thấy liệu các thành viên trong nhóm có bị quá tải hay bị sử dụng không hiệu quả.
- Tăng cường trách nhiệm và minh bạch: Tăng cường trách nhiệm và xây dựng niềm tin lẫn nhau trong nhóm bằng cách hiển thị cho họ tiến độ và thách thức của dự án.
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Cung cấp các chỉ số định lượng hỗ trợ quyết định có căn cứ. Dù là yêu cầu ngân sách bổ sung, điều chỉnh quy mô sprint hay điều chỉnh thời hạn, các nhà lãnh đạo có thể biện minh cho các thay đổi dựa trên bằng chứng thực tế.
- Tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan: Chứng minh khả năng kiểm soát cả quá trình lập kế hoạch và thực thi. Khách hàng và lãnh đạo sẽ tin tưởng hơn khi thấy các số liệu đo lường nhất quán và giải thích hợp lý.
🔍 Bạn có biết? Trước khi đồng hồ cơ học ra đời, các tu sĩ thời Trung Cổ đã sử dụng đồng hồ nến: những cây nến có vạch chia để ước tính thời lượng công việc.
Nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và nỗ lực thực tế
Hiểu tại sao nỗ lực theo kế hoạch và nỗ lực thực tế lại chênh lệch là điều quan trọng, bởi vì nếu không xác định được nguyên nhân gốc rễ, bạn sẽ tiếp tục lặp lại những lỗi trong ước tính. ➿
1. Ước tính lạc quan (Lỗi trong kế hoạch)
Các nhóm thường đánh giá thấp độ phức tạp hoặc rủi ro vì họ lập kế hoạch dựa trên tư duy "trường hợp tốt nhất" thay vì thực tế. Nghiên cứu tâm lý học gọi đây là " sai lầm trong kế hoạch", một thiên lệch nhận thức phổ biến khiến người lập kế hoạch đánh giá thấp các trì hoãn trong quá khứ.
2. Thay đổi phạm vi
Ngay cả những điều chỉnh nhỏ đối với yêu cầu trong một giai đoạn cũng có thể âm thầm tăng thêm công việc, khiến nỗ lực vượt quá ước tính ban đầu. Sự mở rộng phạm vi bao gồm tất cả các công việc phối hợp thêm, làm lại và kiểm thử đi kèm với các thay đổi.
3. Tình trạng sẵn có của tài nguyên và các sự gián đoạn
Các thành viên trong nhóm thường bị kéo vào các công việc không dự kiến, cuộc họp, hỗ trợ hoặc tình huống khẩn cấp. Và mỗi sự gián đoạn đều gây ra thêm giờ làm việc không dự kiến.
📖 Xem thêm: Theo dõi thời gian cho các dự án với Time Doctor
4. Phức tạp ẩn
Các yếu tố không xác định (vấn đề tích hợp, thiết lập môi trường, trễ do phụ thuộc) thường chỉ xuất hiện sau khi công việc bắt đầu, làm tăng nỗ lực thực tế. Ngoài ra, các yêu cầu mơ hồ, không đầy đủ hoặc thường xuyên thay đổi khiến việc dự báo nỗ lực một cách đáng tin cậy trở nên khó khăn.
5. Các kỹ thuật ước tính không đáng tin cậy
Nỗ lực thường được ước tính dựa trên những phỏng đoán sơ bộ, so sánh không đầy đủ hoặc các phương pháp không nhất quán, điều này dẫn đến lỗi hệ thống ngay từ trước khi công việc bắt đầu.
Các nhóm có quản lý dự án kém và quy trình ước tính không chuẩn hóa thường xuyên ước tính thiếu hoặc quá mức.
6. Kinh nghiệm ước tính giới hạn
Nếu ước tính của bạn dựa trên những người có kinh nghiệm giới hạn về lĩnh vực, kỹ thuật hoặc dự án, sẽ có một khoảng cách rõ ràng. Thiếu hiểu biết về năng suất thực tế của nhóm, công cụ hoặc các yếu tố phụ thuộc cũng làm cho ước tính lệch xa khỏi thực tế.
🧠 Thực tế thú vị: Nghiên cứu cho thấy các nhóm cải thiện độ chính xác của ước tính khi có nhiều người tham gia, nhưng độ chính xác lại giảm nếu có quá nhiều người tham gia. Điều này là cơ sở cho phương pháp Planning Poker trong Agile.
Các chỉ số cần theo dõi khi so sánh nỗ lực theo kế hoạch và thực tế
Giá trị thực sự đến từ việc theo dõi các chỉ số giải thích tại sao nỗ lực bị lệch, cách nó ảnh hưởng đến việc giao hàng và điều gì nó thay đổi ở các giai đoạn sau, bao gồm lịch trình, chi phí, tài nguyên và kết quả kinh doanh.
Hãy phân tích các chỉ số chính cần theo dõi. ⚒️
Các chỉ số nỗ lực chính
Các chỉ số hiệu suất này so sánh lượng nỗ lực bạn đã lập kế hoạch sử dụng với lượng nỗ lực thực tế đã sử dụng. Chúng tạo thành cơ sở cho tất cả các phân tích chênh lệch.
1. Độ chênh lệch nỗ lực (%)
Sự chênh lệch nỗ lực là tỷ lệ phần trăm chênh lệch giữa nỗ lực thực tế và ước tính ban đầu. Điều này giúp dễ dàng so sánh độ chính xác giữa các công việc, nhóm hoặc dự án có kích thước khác nhau.
🧮 Công thức: Chênh lệch nỗ lực (%) = (Nỗ lực thực tế − Nỗ lực theo kế hoạch) ÷ Nỗ lực theo kế hoạch × 100
👀 Cách diễn giải:
- Giá trị dương: Nỗ lực thực tế cao hơn so với kế hoạch (đánh giá thấp)
- Giá trị âm: Nỗ lực thực tế ít hơn so với kế hoạch (đánh giá quá cao)
- Gần như chính xác: Ước tính chính xác
📮 ClickUp Insight: Trong khi 40% nhân viên dành ít hơn một giờ mỗi tuần cho các công việc không được ghi nhận trong công việc, thì có tới 15% đang mất hơn 5 giờ mỗi tuần, tương đương với 2,5 ngày mỗi tháng!
Thời gian lãng phí này, dù có vẻ không đáng kể nhưng lại vô hình, có thể đang từ từ làm giảm năng suất của bạn. ⏱️
Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian và Trợ lý AI của ClickUp để xác định chính xác những giờ làm việc không được ghi nhận đang biến mất ở đâu. Xác định các điểm yếu kém, để AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giành lại thời gian quan trọng!
2. Số giờ theo kế hoạch so với thời gian thực tế đã sử dụng
Chỉ số này so sánh số giờ ước tính với thời gian thực tế đã ghi lại cho các công việc, sprint hoặc dự án. Nó nhanh chóng phát hiện các khoảng cách do gián đoạn, làm lại, cuộc họp hoặc phạm vi không rõ ràng gây ra.
Dưới đây là cách tính toán:
- Kế hoạch giờ: Tổng số giờ ước tính nỗ lực
- Thời gian thực tế: Tổng thời gian được theo dõi hoặc ghi lại
Sau đó, so sánh hai yếu tố này theo thời gian hoặc theo loại công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Timesheets để so sánh giờ làm việc theo kế hoạch với thời gian thực tế sau khi các bản chấm công được nộp và khóa. Khi thành viên trong nhóm nộp bản chấm công, hệ thống sẽ khóa các mục nhập đó và chuyển chúng để phê duyệt, do đó so sánh của bạn dựa trên dữ liệu đã được xác nhận và có thể kiểm tra.
Chỉ số lịch trình và thời gian
Các chỉ số này giúp bạn kết nối sự chênh lệch về nỗ lực với hiệu suất dòng thời gian của dự án, từ đó bạn có thể thấy được lượng công việc đã hoàn thành và cách nó ảnh hưởng đến lịch trình và việc giao hàng.
3. Chênh lệch lịch trình (SV)
Sự chênh lệch lịch trình cho biết công việc bạn đã hoàn thành cho đến nay có đang đi trước hay chậm hơn so với kế hoạch tại một thời điểm cụ thể. Đây là một phần của Quản lý Giá trị Đạt được (EVM), một phương pháp để đo lường tiến độ so với cơ sở tham chiếu.
🧮 Công thức: SV = Giá trị đã hoàn thành (EV) − Giá trị theo kế hoạch (PV)
- Giá trị Kế hoạch (PV) là lượng công việc mà bạn dự kiến đã hoàn thành đến thời điểm hiện tại, được biểu thị bằng đơn vị giá trị (ví dụ: giờ làm việc hoặc chi phí dự toán).
- Giá trị đã hoàn thành (EV) là lượng công việc đã hoàn thành đến thời điểm hiện tại, được tính theo giá trị, dựa trên kế hoạch ban đầu của bạn.
👀 Cách diễn giải:
- Một giá trị SV dương có nghĩa là đã hoàn thành nhiều công việc hơn so với kế hoạch (bạn đang đi trước tiến độ).
- Một giá trị SV âm có nghĩa là công việc không được hoàn thành như kế hoạch (bạn đang chậm tiến độ).
- Zero SV có nghĩa là bạn đang đúng tiến độ.
4. Chỉ mục hiệu suất lịch trình (SPI)
SPI lấy ý tưởng từ SV và biến nó thành một tỷ lệ. Thay vì so sánh tiến độ dự kiến và thực tế, nó cho thấy mức độ hiệu quả của tiến độ so với kế hoạch.
🧮 Công thức: SPI = Giá trị đã hoàn thành (EV) ÷ Giá trị theo kế hoạch (PV)
👀 Cách diễn giải:
- SPI > 1 có nghĩa là bạn đang hoàn thành công việc nhanh hơn so với kế hoạch (trước thời hạn).
- SPI = 1 có nghĩa là bạn đang đúng tiến độ.
- SPI < 1 có nghĩa là bạn đang hoàn thành công việc chậm hơn so với kế hoạch (chậm tiến độ).
5. Thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ đo lường thời gian thực tế mà một mục mất để hoàn thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc sau khi công việc bắt đầu. Nó cho thấy tốc độ công việc di chuyển qua quy trình làm việc của bạn. Thời gian chu kỳ ngắn hơn thường có nghĩa là ít điểm nghẽn hơn và giao hàng dự đoán được hơn.
Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Bắt đầu tính thời gian khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘đang thực hiện’ hoặc ‘hoạt động’.
- Dừng lại khi đạt đến trạng thái 'hoàn thành' hoặc 'đã hoàn tất'.
- Thời gian giữa hai điểm đó là thời gian chu kỳ.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Theo dõi thời gian chu kỳ cùng với nỗ lực, tiến độ và các chỉ số giao hàng thông qua Bảng điều khiển ClickUp.
Bạn có thể kết hợp nhiều chế độ xem vào một bảng điều khiển duy nhất và theo dõi tác động của sự chênh lệch nỗ lực đối với luồng công việc theo thời gian thực. Điều này giúp các nhà lãnh đạo phát hiện công việc bị đình trệ, các nút thắt cổ chai đang hình thành hoặc sự chậm trễ trước khi chúng dẫn đến việc không hoàn thành cam kết.
6. Thông lượng hoặc tốc độ
Thông lượng và tốc độ đều đo lường sản lượng, nhưng chúng xuất phát từ những góc độ hơi khác nhau:
- Thông lượng tính số công việc hoàn thành trong một kỳ nhất định (ví dụ: số công việc mỗi tuần), giúp đo lường đơn giản tốc độ giao hàng.
- Velocity là một khái niệm trong Agile, thể hiện lượng công việc (thường được đo bằng điểm câu chuyện hoặc đơn vị được định nghĩa) mà một nhóm hoàn thành trong một sprint hoặc iteration. Nó cung cấp cái nhìn về sức chứa theo thời gian.
Cảm thấy quá tải với công việc? Học cách duy trì sự kiểm soát công việc của bạn với ClickUp thông qua một phương pháp đơn giản gồm 7 bước. 👇🏼
Chỉ số chi phí và ngân sách
Khi nỗ lực vượt quá dự kiến, chi phí thường tăng theo. Các chỉ số này liên kết sự chênh lệch nỗ lực với tác động tài chính.
1. Chênh lệch chi phí (CV)
Chênh lệch chi phí đo lường xem giá trị của công việc đã hoàn thành có xứng đáng với số tiền đã chi cho nó hay không.
🧮 Công thức: CV = Giá trị đã hoàn thành (EV) – Chi phí thực tế (AC)
👀 Cách diễn giải:
- CV tích cực: Dưới ngân sách
- CV âm: Vượt ngân sách
2. Chỉ mục hiệu suất chi phí (CPI)
Chỉ mục này đo lường mức độ hiệu quả của việc chi tiêu so với giá trị được cung cấp. CPI hữu ích cho việc dự báo chi phí cuối cùng của dự án nếu xu hướng hiện tại tiếp tục.
🧮 Công thức: CPI = EV/AC
👀 Cách diễn giải:
- CPI > 1: Hiệu quả về chi phí
- CPI = 1: Trong ngân sách
- CPI < 1: Chi tiêu vượt quá dự toán
🧠 Thú vị: Quy trình có cấu trúc, có thể lặp lại để tổ chức một phiên " học hỏi kinh nghiệm " đã hình thành vào những năm 1980, được lấy cảm hứng mạnh mẽ từ mô hình Đánh giá Hậu Hành động (AAR) chính thức của Quân đội Hoa Kỳ.
Chỉ số tài nguyên và hiệu quả
Các chỉ số này giải thích liệu sự chênh lệch nỗ lực có nguồn gốc từ sự mất cân bằng khối lượng công việc hay vấn đề về sức chứa.
1. Tỷ lệ sử dụng tài nguyên
Mức độ sử dụng thực tế của sức chứa sẵn có là bao nhiêu.
🧮 Công thức: Tỷ lệ sử dụng = Số giờ làm việc thực tế / Sức chứa sẵn có × 100
👀 Cách diễn giải:
- Rất cao: Nguy cơ kiệt sức
- Rất thấp: Sử dụng không hiệu quả hoặc hiệu quả kế hoạch kém
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm chế độ xem Khối lượng công việc ClickUp vào không gian làm việc của bạn và trực quan hóa nỗ lực được giao so với sức chứa sẵn có cho cá nhân hoặc nhóm. Thay vì chỉ dựa vào tỷ lệ sử dụng, các nhà quản lý có thể nhìn thấy trực quan khi nhân viên bị quá tải hoặc phân bổ công việc không đều.
Cách theo dõi nỗ lực theo kế hoạch so với nỗ lực thực tế: Bước bằng bước
Bây giờ khi bạn đã hiểu tại sao việc theo dõi nỗ lực lại quan trọng, nguyên nhân gây ra khoảng cách và các chỉ số cần theo dõi, đã đến lúc áp dụng vào thực tế.
Phần này trình bày một phương pháp thực tiễn, từng bước để theo dõi sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế trong các quy trình làm việc thực tế.
Trong quá trình này, bạn cũng sẽ thấy cách ClickUp hỗ trợ bạn như là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Các tính năng AI của nó được tích hợp trực tiếp vào công việc của bạn, giúp các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và quy trình làm việc của bạn luôn kết nối, giúp bạn tránh phải chuyển đổi ngữ cảnh. 🤩
Bước #1: Xác định rõ ràng nỗ lực trong kế hoạch
Trước khi bắt đầu thực hiện, bạn cần có câu trả lời rõ ràng cho một câu hỏi: Chúng ta tin rằng công việc này sẽ mất bao nhiêu nỗ lực?
Nỗ lực theo kế hoạch là cam kết được ghi chép, thể hiện bằng thời gian, sức chứa hoặc nỗ lực tương đối, có thể so sánh với thực tế sau này. Vì vậy, nếu không có ước tính được định nghĩa rõ ràng, việc vượt quá kế hoạch sẽ trông giống như những bất ngờ thay vì là tín hiệu cảnh báo.
Kế hoạch nỗ lực nên là:
- Thiết lập trước khi công việc bắt đầu
- Được định nghĩa ở cấp độ công việc hoặc mục.
- Đồng nhất trên các loại công việc tương tự
Trước khi phân bổ thời gian hoặc điểm, các nhóm thường cần làm rõ công việc nào cần ước tính chi tiết hơn. Mẫu Ma trận Ảnh hưởng Nỗ lực ClickUp giúp bạn trực quan hóa các nhiệm vụ ClickUp sắp tới theo mức độ nỗ lực dự kiến và tác động đến việc giao hàng.
Sử dụng công cụ này để xác định các công việc có tác động lớn và yêu cầu nỗ lực cao, cần phân tích chi tiết hơn và ước tính chính xác hơn. Nó cũng giúp bạn tránh đầu tư quá nhiều thời gian ước tính vào các công việc có tác động thấp hoặc mang tính thử nghiệm.
Sử dụng nó để:
- Phân loại công việc để dễ dàng nhận diện với các Trường Tùy chỉnh ClickUp như Bộ phận, Nỗ lực, Tác động, Quadrant và Tiến độ.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau trong ClickUp, chẳng hạn như Danh sách Hoạt động, Bảng Trạng thái và Dòng thời gian Hoạt động.
- Đánh dấu trạng thái nhiệm vụ ClickUp, chẳng hạn như Bị chặn, Hoàn thành, Đang thực hiện và Đang chờ xử lý, để theo dõi tiến độ nhiệm vụ.
- Xác định các công việc quan trọng đối với việc giao hàng cần được lập kế hoạch sớm hơn hoặc có khoảng trống dự phòng.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Ghi chép thời gian dự kiến hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu công việc với ClickUp Time Estimates. Bạn có thể thêm ước lượng thời gian trực tiếp trên mỗi nhiệm vụ ClickUp, định nghĩa số giờ làm việc trong một ngày và chọn cách hiển thị ước lượng thời gian.
Bước #2: Xem kế hoạch ban đầu như một cơ sở tham chiếu
Khi công việc bắt đầu, nỗ lực dự kiến phải được duy trì nguyên vẹn. Việc thay đổi ước tính giữa chừng sẽ che giấu sự chênh lệch và loại bỏ trách nhiệm khỏi quá trình lập kế hoạch.
Tất nhiên, kế hoạch có thể thay đổi, nhưng các thay đổi nên được theo dõi riêng biệt, không ghi đè lên kế hoạch ban đầu.
Đối với các nhóm làm việc theo phương pháp Agile hoặc thậm chí các chu kỳ giao hàng bán cấu trúc, ClickUp Sprints được thiết kế để khóa nỗ lực theo kế hoạch vào thời điểm thích hợp. Tại đầu mỗi sprint, nỗ lực được xác định bằng cách sử dụng Sprint Points hoặc ước lượng thời gian.
ClickUp cho phép bạn khóa dự báo này bằng một trong hai cách sau:
- Xác nhận sprint thủ công: Sau khi lập kế hoạch sprint hoàn thành, bạn có thể xác nhận sprint từ tiêu đề sprint và khóa tổng nỗ lực dự kiến. Bất kỳ điểm hoặc ước tính mới nào được thêm sau đó sẽ không thay đổi dự báo ban đầu, giữ nguyên cơ sở dữ liệu của bạn.
- Khóa dự báo tự động: Nếu toàn bộ nhóm của bạn luôn hoàn thành việc lập kế hoạch trước khi sprint bắt đầu, bạn có thể cấu hình ClickUp để khóa ngày và giờ bắt đầu dự báo sprint. Hệ thống sẽ ghi lại tổng số Điểm Sprint hoặc ước lượng thời gian tại thời điểm đó và sử dụng chúng làm cơ sở cố định.
Đối với các nhóm không sử dụng phương pháp Agile, Nhật ký kiểm tra ClickUp cung cấp một lịch sử rõ ràng về những thay đổi đã được thực hiện và thời điểm thực hiện. Nó ghi lại các thay đổi quan trọng, bao gồm:
- Cập nhật công việc, bao gồm thay đổi người được giao, thay đổi trạng thái tùy chỉnh và chỉnh sửa giá trị Trường Tùy chỉnh.
- Tạo/lập, xóa hoặc di chuyển Danh sách, Thư mục và Không gian
- Các hành động của người dùng liên quan đến các ngày cụ thể, vai trò và kết quả.
Bước #3: Ghi nhận nỗ lực thực tế khi công việc diễn ra
Một trong những nguyên nhân khiến nỗ lực thực tế bị sai lệch nhanh nhất là khi các nhóm dựa vào ký ức cuối sprint thay vì dữ liệu thời gian thực. Do đó, điều quan trọng là bạn phải ghi nhận nỗ lực càng gần thời gian thực và càng ít ma sát càng tốt.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Yêu cầu các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian khi họ thay đổi trạng thái công việc, thay vì chờ đến cuối ngày/sprint.
- Giữ các hoạt động ghi chép trong cùng một công cụ nơi công việc được thực hiện, để không ai phải chuyển sang hệ thống khác chỉ để ghi chép nỗ lực.
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng như ‘cập nhật nỗ lực ít nhất hai lần một ngày’ và củng cố điều này trong các cuộc họp standup và đánh giá sprint.
ClickUp Theo dõi Thời gian được thiết kế riêng cho việc ghi nhận thời gian theo thời gian thực. Các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp, sử dụng đồng hồ bấm giờ chung hoặc thêm thời gian sau khi hoàn thành khi cần thiết.
Thời gian có thể được theo dõi từ máy tính để bàn, thiết bị di động, trình duyệt web hoặc phần mở rộng Chrome, giúp bạn tính toán số giờ công việc bất kể bạn đang làm việc ở đâu.
Nghe chia sẻ từ Alistair Wilson, Chuyên gia Tư vấn Chuyển đổi Số tại Compound, về cách ClickUp đã hỗ trợ họ:
Chúng tôi đã đánh giá nhiều tùy chọn và nhận thấy rằng ClickUp cung cấp sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và quản lý nhật ký thời gian của các nhà thầu bên ngoài mà không cần sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài khác. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp hoạt động mượt mà trên các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
Chúng tôi đã đánh giá nhiều tùy chọn và nhận thấy rằng ClickUp cung cấp sự kết hợp phù hợp giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và quản lý nhật ký thời gian của các nhà thầu bên ngoài mà không cần sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ bên ngoài khác. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp hoạt động mượt mà trên các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại sự thay đổi về nỗ lực trong suốt quá trình sprint bằng Báo cáo Nhiệm vụ Sprint của ClickUp. Đôi khi được gọi là báo cáo "nói và làm", nó cho thấy chính xác cách cam kết ban đầu của bạn đã thay đổi trong quá trình thực hiện.
Bước #4: So sánh nỗ lực theo kế hoạch và thực tế ở các mức độ có ý nghĩa
So sánh giữa kế hoạch và thực tế chỉ thực sự hữu ích khi bạn phân tích chúng ở mức độ nỗ lực phù hợp. Việc xem xét tổng thể của một dự án thường che giấu câu chuyện thực sự. Thay vào đó, hãy phân chia nỗ lực thành các phần nhỏ để có thể xác định nơi ước tính bị sai lệch, lý do tại sao và những gì cần thay đổi cho lần sau.
Bắt đầu từ cấp độ công việc và tìm kiếm các mẫu sau:
- Những loại công việc nào thường xuyên vượt quá ước tính?
- Việc cần làm về tích hợp, kiểm thử, đánh giá hoặc tái cấu trúc có kéo dài hơn dự kiến không?
- Có phải một số công việc luôn bị đánh giá thấp bất kể ai thực hiện chúng?
Tiếp theo, tổng hợp dữ liệu công việc lên cấp độ giai đoạn hoặc dự án, ví dụ: khám phá, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai.
Ở đây, mục tiêu là phát hiện các vấn đề cấu trúc trong quá trình giao hàng:
- Liệu quá trình khám phá có tiếp tục mở rộng vượt quá phạm vi ban đầu của nó?
- Việc kiểm thử thường xuyên có tiêu tốn nhiều nỗ lực hơn so với kế hoạch không?
- Các giai đoạn cuối của dự án có đang hấp thụ các lỗi ước tính từ các giai đoạn trước không?
Khi một giai đoạn liên tục vượt quá thời gian dự kiến, bạn có thể áp dụng các giải pháp mục tiêu như thu hẹp phạm vi, xác định rõ tiêu chí kết thúc và áp dụng các giai đoạn có thời gian cố định, thay vì để công việc diễn ra không giới hạn.
Cuối cùng, so sánh nỗ lực ở cấp độ nhóm hoặc vai trò. Tổng hợp nỗ lực theo kế hoạch so với thực tế theo:
- Vai trò (thiết kế, frontend, backend, QA, vận hành)
- Nhóm hoặc hàm
- Nhân viên chuyên môn so với nhân viên đa năng
👀 Bonus: Hãy thử mẫu này!
Khi bạn bắt đầu so sánh nỗ lực dự kiến và thực tế giữa các công việc, giai đoạn và vai trò, các số thô có thể trở nên quá tải. Mẫu Phân tích Thời gian ClickUp giúp bạn tổ chức dữ liệu đó để phát hiện các mẫu.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ nỗ lực bằng các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như Đang thực hiện, Đã xong và Cần thực hiện để rõ ràng nhận biết nơi công việc bị đình trệ, kéo dài hoặc cần làm lại.
- Ghi lại dữ liệu bằng các Trường Tùy chỉnh như Thời gian nhàn rỗi, Chi phí lao động theo giờ, Phòng ban và Số lượng nhân viên để hiểu tại sao một số công việc hoặc vai trò lại vượt quá thời gian dự kiến.
- Phân tích các trường hợp vượt quá dự toán bằng các chế độ xem tùy chỉnh được thiết kế riêng, chẳng hạn như Chế độ xem Vấn đề Thời gian Rảnh, Chế độ xem Trạng thái Hành động và Danh sách Thời gian Rảnh.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Khi bạn đã biết cách so sánh nỗ lực theo kế hoạch và thực tế, các thẻ Sprint của ClickUp cho phép bạn phân tích nỗ lực ở cấp độ công việc, giai đoạn và nhóm dựa trên dữ liệu thời gian thực luôn được kết nối với công việc thực tế.
Ví dụ, thẻ ClickUp Sprint Burnup là công cụ lý tưởng để hiểu cách thực tế khác biệt so với kế hoạch ban đầu mỗi ngày.
Sau đó, thẻ Burndown Sprint của ClickUp tập trung vào kỷ luật thực thi, cho thấy mức độ hiệu quả mà công việc đã có kế hoạch thực sự được hoàn thành trong sprint.
Tại thời điểm bắt đầu sprint, biểu đồ bắt đầu với 100% nỗ lực theo kế hoạch còn lại. Khi các công việc được hoàn thành, đường nỗ lực còn lại sẽ di chuyển xuống dưới về phía zero.
Bước #5: Kiểm tra sự chênh lệch trong quá trình thực hiện
Sự chênh lệch nỗ lực chỉ có ý nghĩa nếu nó ảnh hưởng đến quyết định. Khi các nhóm chờ đến cuối sprint hoặc dự án để đánh giá sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế, họ đã mất cơ hội để ảnh hưởng đến kết quả.
Lợi thế thực sự đến từ việc đánh giá sự chênh lệch khi công việc vẫn đang diễn ra, khi vẫn còn cơ hội để điều chỉnh phạm vi, thứ tự thực hiện hoặc kỳ vọng.
Sự chênh lệch ban đầu không phải lúc nào cũng thể hiện dưới dạng việc không đạt được thời hạn. Thường xuyên hơn, nó xuất hiện dưới dạng các tín hiệu thực thi tinh tế:
- Công việc bắt đầu nhưng không hoàn thành theo tiến độ dự kiến.
- Nỗ lực còn lại giữ nguyên trong nhiều ngày liên tiếp.
- Các công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực chiếm ưu thế trong nửa sau của sprint.
- Nhóm trông có vẻ 'bận rộn', nhưng nỗ lực hoàn thành lại tụt hậu so với kế hoạch.
Việc xem xét các chênh lệch này trong quá trình thực hiện cho phép các nhóm:
- Tách biệt các vấn đề kế hoạch với các vấn đề thực thi.
- Điều chỉnh kỳ vọng về việc giao hàng trước khi niềm tin bị suy giảm.
- Tránh việc dồn công việc vào những ngày cuối cùng của sprint.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng thẻ Tốc độ ClickUp để xác định xem vấn đề bạn đang gặp phải là một sự cố riêng lẻ trong sprint hay là một phần của mô hình giao hàng lớn hơn. Thay vì phản ứng với sự chênh lệch một cách riêng lẻ, hãy so sánh tiến độ của sprint hiện tại với tốc độ trung bình di động của nhóm từ 3-10 sprint gần nhất.
Dưới đây là cách thức này mang lại sự rõ ràng trong các cuộc đánh giá giữa sprint:
- Nếu thời gian hoàn thành dự kiến thấp hơn đáng kể so với tốc độ trung bình di động, vấn đề có thể liên quan đến quá trình thực hiện.
- Nếu tốc độ trung bình di động (rolling average velocity) liên tục thấp hơn nỗ lực dự báo, vấn đề cho thấy các vấn đề hệ thống, chẳng hạn như ước tính quá cao.
- Nếu các thanh dự báo vẫn ở mức cao trong khi công việc hoàn thành vẫn giữ nguyên ở nhiều sprint, điều này cho thấy có một nút thắt cổ chai trong quá trình giao hàng.
Bước #6: Sử dụng dữ liệu nỗ lực lịch sử để cải thiện ước tính trong tương lai
Đây chính là lúc việc đang theo dõi sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế cuối cùng mang lại hiệu quả.
Nếu không có vòng phản hồi phù hợp, các nhóm sẽ lặp lại những giả định lạc quan và coi các ước tính sai lệch là những sự cố riêng lẻ thay vì tín hiệu cảnh báo. Khi xem xét nhiều dự án hoặc sprint, các xu hướng bắt đầu xuất hiện mà không thể hiển thị trong các lần giao hàng đơn lẻ:
- Một số loại công việc thường xuyên vượt quá ước tính ban đầu của chúng.
- Một số nhóm hoặc vai trò hoàn thành gần với kế hoạch, trong khi những nhóm khác thường xuyên vượt quá kế hoạch.
- Các công việc nhỏ thường được hoàn thành một cách dự đoán được, trong khi các công việc có kích thước trung bình mang lại sự biến động lớn nhất.
- Công việc 'đơn giản' có phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài thường mất nhiều thời gian hơn so với kế hoạch, và điều này xảy ra thường xuyên hơn là không.
Sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh lại các ước tính hiệu suất trong tương lai, cài đặt giới hạn sức chứa thực tế hơn, quyết định nơi cần phân chia công việc chi tiết hơn và thêm các khoảng đệm một cách có chủ đích.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Việc phân tích dữ liệu nỗ lực lịch sử qua các sprint, dự án và nhóm có thể gặp nhiều thách thức. ClickUp Brain mang lại giá trị thực sự trong trường hợp này.
Trí tuệ nhân tạo (AI) nhận thức ngữ cảnh của ClickUp được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Khác với các công cụ quản lý thời gian AI thông thường, nó hiểu rõ các công việc, ước lượng thời gian, trạng thái, dữ liệu sprint và lịch sử hoạt động của bạn.
Nó giúp bằng cách:
- Tạo các bản tóm tắt rõ ràng về toàn bộ sprint hoặc dự án, tổng hợp nỗ lực theo kế hoạch so với thực tế, các rào cản và kết quả giao hàng.
- Xem xét lại dữ liệu lịch sử để điều chỉnh lại ước tính cho các dự án tương lai và quyết định nơi công việc nên được chia nhỏ.
- Triển khai ClickUp Agents để theo dõi liên tục và phân tích các mẫu nỗ lực qua các sprint và loại công việc dựa trên các yêu cầu của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Docs để ghi chép các buổi đánh giá sprint, đánh giá, tóm tắt và quyết định về các khoảng đệm, thay đổi phạm vi hoặc phân chia công việc. Sau đó, ClickUp Brain có thể trích xuất các thông tin quan trọng từ tài liệu, tóm tắt dữ liệu lịch sử và làm nổi bật các chủ đề lặp lại.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng khả năng AI của ClickUp:
Ví dụ thực tế về việc theo dõi nỗ lực theo kế hoạch so với nỗ lực thực tế
Đang theo dõi sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế chỉ thực sự có ý nghĩa khi bạn thấy cách nó diễn ra trong các tình huống triển khai thực tế.
Các ví dụ sau đây minh họa cách các nhóm khác nhau sử dụng so sánh nỗ lực để phát hiện rủi ro giao hàng, giải thích các kế hoạch không đạt được và cải thiện độ chính xác của ước tính theo thời gian.
So sánh điểm câu chuyện theo kế hoạch với tốc độ thực tế trong các nhóm Agile
Trong quy trình giao hàng Agile, điểm câu chuyện (story points) đại diện cho nỗ lực hoặc độ phức tạp mà nhóm ước tính cho một tập hợp các câu chuyện người dùng hoặc các mục trong backlog. Tốc độ (velocity), mặt khác, đo lường số lượng điểm câu chuyện mà nhóm hoàn thành trong một sprint.
Nếu số điểm câu chuyện trong kế hoạch của một nhóm liên tục vượt quá tốc độ hoàn thành thực tế, điều này cho thấy các ước tính quá lạc quan, gây ra rủi ro lịch trình và cam kết không ổn định.
📌 Ví dụ: Tại đầu một dự án Agile, một nhóm lập kế hoạch 40 điểm câu chuyện cho một sprint. Đến cuối sprint, họ hoàn thành 28 điểm, cho ra tốc độ 28. Trong 3-4 sprint tiếp theo, nhóm luôn hoàn thành từ 26 đến 30 điểm.
Mô hình này cho thấy kế hoạch ban đầu không dựa trên thực tế triển khai. Các nhóm có thể điều chỉnh cam kết về xu hướng tương lai để phù hợp với dải tốc độ thực tế (ví dụ: 26-30).
Theo dõi giờ làm việc theo kế hoạch so với giờ làm việc đã ghi chép trong lịch trình dự án
Nếu một dự án được lập kế hoạch theo giờ, việc so sánh các ước tính đó với thời gian thực tế đã ghi lại sẽ cho thấy mức độ phù hợp giữa việc thực hiện và kế hoạch.
📌 Ví dụ: Kế hoạch dự án ước tính 120 giờ cho thiết kế, 240 giờ cho phát triển và 80 giờ cho kiểm thử.
Khi công việc kết thúc:
- Thiết kế đã ghi nhận 140 giờ (+16%)
- Phát triển đã ghi nhận 260 giờ (+8%)
- Thử nghiệm đã ghi nhận 100 giờ (+25%)
Biểu đồ phân tích chênh lệch này cho thấy kiểm thử là lĩnh vực có khoảng cách ước tính lớn nhất. Nếu số giờ thực tế < planned hours, you may be overestimating and compressing capacity unnecessarily. And if actual hours > vượt quá số giờ trong kế hoạch, bạn có thể cần xem xét lại quy trình lập kế hoạch hoặc kiểm tra các hạng mục công việc ẩn.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế sẽ xảy ra khi công việc thực tế không được ghi nhận. Tính năng Talk to Text của ClickUp BrainGPT giúp khắc phục khoảng cách này bằng cách chuyển đổi các cập nhật bằng giọng nói thành các đầu vào có cấu trúc và có thể theo dõi ngay tại nơi công việc diễn ra.
Trong các buổi standup, đánh giá sprint hoặc kiểm tra giữa sprint, các thành viên trong nhóm có thể đơn giản chia sẻ các rào cản, tiến độ, công việc cần làm lại hoặc thay đổi phạm vi. Talk to Text chuyển đổi các cuộc hội thoại đó thành văn bản sạch, có ngữ cảnh bên trong ClickUp. Nó tự động định dạng ghi chú, liên kết các nhiệm vụ ClickUp liên quan và thêm @đề cập hoặc các bước theo dõi khi bạn trò chuyện.
Ví dụ, khi xem xét tiến độ sprint, một quản lý giao hàng có thể sử dụng Talk to Text để mô tả những thay đổi xảy ra giữa sprint như "chu kỳ kiểm thử bổ sung" và "trì hoãn từ nhà cung cấp". BrainGPT ngay lập tức chuyển đổi điều đó thành tài liệu có cấu trúc liên kết với sprint. Theo thời gian, các văn bản này trở thành nguồn dữ liệu quý giá để cải thiện ước tính trong tương lai, phân tích tốc độ và dự báo giao hàng.
Xác định các mẫu ước tính thiếu hụt mãn tính trên các nhóm
Trong nhiều nhóm và chu kỳ, một số loại công việc (ví dụ: tích hợp, sửa lỗi và tài liệu) có thể thường xuyên vượt quá ước tính ban đầu. Khi tổng hợp dữ liệu nỗ lực theo thời gian, các mẫu này sẽ hiện ra rõ ràng và tạo ra cơ hội cho việc cải thiện hệ thống.
📌 Ví dụ: Trong hơn năm chu kỳ:
- Phát triển tính năng luôn đạt được ước tính trong phạm vi ±5%.
- Công việc tích hợp thường vượt quá dự kiến khoảng 30-40% mỗi lần.
- Tài liệu được đánh giá thấp khoảng 50%
Các mô hình lặp đi lặp lại cho thấy sự thiên vị trong ước tính, và việc khắc phục những thiên vị này sẽ cải thiện đáng kể độ chính xác của kế hoạch trong tương lai.
Sử dụng chênh lệch nỗ lực để cải thiện kế hoạch sức chứa trong tương lai
Một mình sự chênh lệch nỗ lực giải thích hiệu suất trong quá khứ. Nhưng khi được sử dụng một cách nhất quán theo thời gian, nó trở thành một trong những yếu tố đầu vào đáng tin cậy nhất cho việc phân bổ tài nguyên. Hai nhóm có cùng khả năng sẵn sàng có thể có sức chứa rất khác nhau nếu một nhóm thường xuyên vượt quá ước tính hoặc hoàn thành công việc muộn trong chu kỳ do các hạn chế về thời gian khác nhau.
📌 Ví dụ: Nếu một nhóm liên tục có độ chênh lệch -15% (sử dụng nhiều hơn 15% nỗ lực dự án so với kế hoạch), các nhà lập kế hoạch sẽ:
- Điều chỉnh dự báo sức chứa trong tương lai theo hướng giảm đi yếu tố đó.
- Xây dựng khoảng đệm vào các cam kết để bảo vệ các mốc thời gian giao hàng.
- Phân bổ lại khối lượng công việc hoặc bổ sung khả năng làm việc đa chức năng.
Nếu một nhóm làm việc với độ chênh lệch +10% (cần ít nỗ lực hơn so với kế hoạch), các nhà lập kế hoạch có thể điều chỉnh ước tính tăng lên hoặc giải thích lý do tại sao thời gian được tiết kiệm (ví dụ: hiệu quả hoặc đơn giản hóa công việc).
🔍 Bạn có biết? Francesco Cirillo đã phát minh ra Kỹ thuật Pomodoro vào những năm 1980, không phải để cải thiện năng suất, mà để giảm bớt lo lắng về thời gian. Timeboxing vô tình trở thành một trong những cách đơn giản nhất để so sánh nỗ lực theo kế hoạch và thực tế.
Các phương pháp tốt nhất để theo dõi nỗ lực chính xác và giảm thiểu chênh lệch
Hãy cùng khám phá những thói quen thực tiễn và hành vi lập kế hoạch giúp bạn tạo ra các ước tính đáng tin cậy hơn và giảm thiểu các bất ngờ trong quá trình giao hàng, từ đó thúc đẩy cải tiến liên tục.
- Dựa trên dữ liệu thực tế: Sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án hoặc sprint trước đó để đưa ra ước tính thay vì chỉ dựa vào直觉. Tiêu chuẩn hóa cách thu thập dữ liệu về hiệu suất trong quá khứ.
- Thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau: Đừng mặc định sử dụng một phương pháp duy nhất. Kết hợp ước tính từ dưới lên với các kỹ thuật ước tính dự án như ‘ước tính ba điểm (lạc quan/có khả năng/bi quan)’ và ‘phán đoán của chuyên gia’.
- Biến việc ước tính thành một hoạt động nhóm: Hãy mời các nhà phát triển, nhà thiết kế, kiểm thử chất lượng (QA) và bộ phận vận hành tham gia vào quá trình ước tính công việc. Sự đóng góp đa chức năng giúp giảm thiểu các điểm mù thường dẫn đến nỗ lực thực tế vượt quá nỗ lực theo kế hoạch.
- Ghi chép rõ ràng các giả định và hạn chế: Ghi lại các giả định về phạm vi, mối quan hệ phụ thuộc, trình độ kỹ năng và rủi ro. Bạn đang theo dõi chúng từ đầu để hiểu tại sao sự chênh lệch xảy ra sau này.
- Điều chỉnh và thích ứng với dự báo tương lai dựa trên xu hướng: Sử dụng xu hướng chênh lệch nỗ lực để điều chỉnh tốc độ, sức chứa hoặc mức đệm cho các sprint hoặc giai đoạn tương lai.
🔍 Bạn có biết? Não bộ của bạn giỏi hơn trong việc nhớ lại thời gian đã mất cho một việc gì đó so với việc đoán thời gian nó sẽ mất. Đó là lý do tại sao việc đang theo dõi nỗ lực thực tế là không thể thiếu; nó giúp điều chỉnh lại các ước tính trong tương lai của bạn.
Những sai lầm phổ biến dẫn đến việc theo dõi nỗ lực theo kế hoạch so với thực tế không chính xác
Ngay cả các dự án được lập kế hoạch kỹ lưỡng cũng không thể theo dõi nỗ lực một cách chính xác.
Ở đây, chúng ta sẽ phân tích các sai lầm làm sai lệch sự chênh lệch giữa nỗ lực theo kế hoạch và thực tế, cũng như cách khắc phục chúng để thúc đẩy cải tiến liên tục trong việc ước tính và độ tin cậy của việc giao hàng.
| Lỗi | Giải pháp |
| Việc không ghi nhận đầy đủ nỗ lực thực tế (các cuộc họp, đánh giá, công việc quản trị viên, làm lại thường không được ghi chép) | Đảm bảo bao gồm tất cả các nỗ lực liên quan bằng cách định nghĩa các danh mục (ví dụ: làm lại, hỗ trợ, nghiên cứu) trong quy trình đang theo dõi của bạn để kết quả thực tế phản ánh chính xác nỗ lực thực tế. |
| Bỏ qua các yếu tố phụ thuộc bên ngoài và tác động của chúng đối với nỗ lực. | Xác định rõ ràng các mối quan hệ phụ thuộc trong quá trình lập kế hoạch và thêm thời gian dự phòng dựa trên các chậm trễ lịch sử với các nhà cung cấp hoặc quy trình đó. |
| Đừng để sự mở rộng phạm vi ẩn trong tổng số nỗ lực. | Xác định phạm vi cơ sở từ đầu và tách biệt việc ước tính lại hoặc công việc bổ sung, để so sánh giữa kế hoạch và thực tế vẫn có ý nghĩa. |
| Không cập nhật ước tính khi bối cảnh dự án thay đổi | Xem lại và điều chỉnh lại ước tính khi yêu cầu thay đổi hoặc các yếu tố không xác định được phát hiện; liên kết các cập nhật ước tính với các cột mốc kiểm tra. |
| Bỏ qua các thiên lệch nhận thức trong ước tính (hiệu ứng neo, suy nghĩ lạc quan) | Đào tạo nhóm về các thiên lệch phổ biến và sử dụng các kỹ thuật ước tính có cấu trúc như Planning Poker hoặc dự báo dựa trên dữ liệu để khắc phục sự phán đoán chủ quan. |
Giảm thiểu nỗ lực thực tế trong kế hoạch với ClickUp
Ước tính nỗ lực dự kiến so với thực tế thất bại vì dữ liệu được lưu trữ ở quá nhiều nơi, được cập nhật quá muộn hoặc không bao giờ được kết nối trở lại với kế hoạch ban đầu.
ClickUp tích hợp quy trình lập kế hoạch, thực thi và phân tích thực tế vào một hệ thống kết nối. Bạn có thể sử dụng ClickUp Sprints để duy trì cam kết ban đầu và ClickUp Theo dõi thời gian để ghi lại nỗ lực khi công việc diễn ra.
Các bảng điều khiển biến dữ liệu thô thành khả năng hiển thị trực tiếp trên các công việc, nhóm và dòng thời gian. Và ClickUp Brain kết nối tất cả bằng cách tóm tắt xu hướng, phát hiện các mẫu chênh lệch và biến nỗ lực lịch sử thành hướng dẫn.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp
Một số câu hỏi thường gặp nhất mà chúng tôi nhận được về TOPIC.
Nỗ lực dự kiến so với nỗ lực thực tế là sự so sánh giữa nỗ lực bạn đã ước tính cho công việc (theo giờ, điểm câu chuyện hoặc các đơn vị khác) và nỗ lực thực tế đã tiêu tốn khi công việc được hoàn thành. Điều này giúp xác định những nơi ước tính chính xác và những nơi thực hiện khác với kế hoạch.
Độ chính xác của nỗ lực được đo lường bằng cách so sánh nỗ lực theo kế hoạch với nỗ lực thực tế, thường dưới dạng phần trăm chênh lệch: ‘(Nỗ lực thực tế – Nỗ lực theo kế hoạch) ÷ Nỗ lực theo kế hoạch x 100’. Một chênh lệch thấp hơn cho thấy sự phù hợp chặt chẽ hơn giữa ước tính và thực tế.
Các hệ thống quản lý dự án và theo dõi thời gian như ClickUp cho phép bạn ghi lại ước tính, ghi lại thời gian thực tế và báo cáo sự chênh lệch trên bảng điều khiển hoặc báo cáo.
Ước tính thường khác biệt do thiên lệch lạc quan, phức tạp ẩn, gián đoạn, phụ thuộc hoặc rủi ro chưa biết. Con người thường tưởng tượng điều kiện lý tưởng và bỏ qua sự biến động trong thực tế, một hiện tượng được gọi là "sai lầm trong kế hoạch".
Các nhóm có thể cải thiện ước tính bằng cách tận dụng dữ liệu giao hàng lịch sử, tích hợp góc nhìn đa chức năng và hoàn thiện các kỹ thuật ước tính. Việc xem xét các chênh lệch trong quá khứ cũng giúp đưa ra các ước tính chính xác hơn cho tương lai. Học tập liên tục và phân tích retrospection có thể giúp nâng cao độ chính xác.