Các nhóm mua sắm đang phải đối mặt với áp lực phải làm nhiều việc cần làm với ít nguồn lực hơn – trong bối cảnh thị trường biến động, gián đoạn nguồn cung và cắt giảm chi phí không ngừng.
Sử dụng ChatGPT cho các trường hợp sử dụng trong mua sắm giúp nhóm của bạn phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và kỳ vọng. ChatGPT có thể mô phỏng các tình huống nhà cung cấp, phân tích rủi ro, soạn thảo RFP và thậm chí đề xuất các cách tối ưu hóa chiến lược mua sắm.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số trường hợp sử dụng chính của ChatGPT cho các nhóm mua sắm. Đối với mỗi trường hợp sử dụng, chúng tôi sẽ chia sẻ các lệnh ChatGPT được thiết kế riêng.
Để bắt đầu, hãy sao chép và dán các mẫu câu lệnh này vào bối cảnh của bạn. Hãy tùy chỉnh chúng để nhận được những thông tin chuyên sâu.
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Mua sắm của ClickUp tập trung quản lý việc tìm nguồn cung ứng, dữ liệu nhà cung cấp và phê duyệt mua hàng cho các nhóm mua sắm và vận hành.
Các trường như Cấp độ nhà cung cấp, Độ quan trọng và Trạng thái tuân thủ giúp ưu tiên công việc, trong khi các chế độ xem cho Hợp đồng, Phê duyệt và Đơn đặt hàng cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan tức thì về mọi bước trong chu kỳ mua sắm.
Tại sao nên sử dụng ChatGPT trong mua sắm?
Các nhóm mua sắm đang phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ—quản lý hợp đồng, dữ liệu nhà cung cấp, tuân thủ quy định và tài liệu phức tạp.
Thách thức này là rất quan trọng: Theo báo cáo gần đây của Hackett Group, trong khi khối lượng công việc mua sắm dự kiến tăng 10%, ngân sách cho nhóm chỉ tăng 1%, tạo ra một khoảng cách hiệu quả 9%.
ChatGPT giúp đơn giản hóa quy trình phức tạp này. Sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), nó hoạt động như một đối tác tư duy để phân tích dữ liệu phân tán, soạn thảo nội dung quan trọng và đưa ra những thông tin hữu ích trong vài phút thay vì vài ngày, từ đó đẩy nhanh quá trình ra quyết định và thu hẹp khoảng cách hiệu quả.
Dưới đây là cách ChatGPT hỗ trợ:
- Tập trung chiến lược: Tự động hóa quá trình nghiên cứu và lập tài liệu để hỗ trợ chuyên viên mua sắm, giải phóng thời gian cho đàm phán và mua sắm chiến lược.
- Tăng cường hiệu quả: Tăng tốc các quy trình mua sắm thủ công như nghiên cứu nhà cung cấp và phân tích hợp đồng, đồng thời tự động hóa việc tạo bản nháp đầu tiên cho hợp đồng, thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA), yêu cầu báo giá (RFQ), chính sách mua sắm và tóm tắt cuộc họp bằng các công cụ AI.
- Phân tích phức tạp: So sánh hồ sơ nhà cung cấp, điều khoản và thị trường đồng thời củng cố quản lý rủi ro thông qua tóm tắt kịch bản và cảnh báo — những thách thức trong mua sắm mà sự giám sát của con người có thể bỏ qua.
- Giảm thiểu lỗi của con người: Vì ChatGPT tự động hóa phân tích và thu thập dữ liệu, nó loại bỏ các lỗi từ việc mục nhập thủ công và định dạng không nhất quán.
- Lãnh đạo và hỗ trợ: Cung cấp cho các nhà lãnh đạo mua sắm thông tin thời gian thực và giúp các chuyên gia nhanh chóng nắm bắt công việc với các gợi ý hướng dẫn và mẫu có thể tái sử dụng để cải thiện việc đang theo dõi hiệu suất nhà cung cấp.
- Sự xuất sắc trong hoạt động: Ghi nhận bài học kinh nghiệm và đóng vòng lặp để cải tiến liên tục trong suốt chu kỳ mua sắm.
ClickUp Insight: * 37% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc tạo/lập nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường đòi hỏi phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, chẳng hạn như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn.
Với ClickUp, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ viết lách được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trên toàn bộ không gian làm việc, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu và nhiều hơn nữa — tất cả đều duy trì ngữ cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn.
👀 Bạn có biết? 90% chuyên gia mua sắm đã có kế hoạch sử dụng các trợ lý AI để tối ưu hóa hoạt động mua sắm của họ.
Các trường hợp sử dụng ChatGPT trong mua sắm
Có thể bạn là một chuyên gia mua sắm muốn sử dụng ChatGPT để soạn thảo tài liệu mua sắm. Hoặc là một quản lý mua sắm muốn sử dụng ChatGPT để tối ưu hóa các quy trình làm việc nhiều bước.
Có thể bạn là một nhà lãnh đạo mua sắm hoặc Giám đốc Mua sắm (CPO) đang hướng đến việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho lập kế hoạch chiến lược và hỗ trợ ra quyết định.
Chúng tôi đã xây dựng các trường hợp sử dụng ChatGPT cho từng cấp độ người dùng. Hãy xem qua.
Các trường hợp sử dụng ChatGPT trong mua sắm cho tài liệu cơ bản
1. ChatGPT để soạn thảo RFP (yêu cầu đề xuất)
Việc soạn thảo RFP thủ công yêu cầu các nhóm phải bắt đầu từ đầu hoặc tái sử dụng các mẫu cũ.
Việc đồng bộ hóa phạm vi, thông số kỹ thuật, dòng thời gian, tiêu chí đánh giá và các điều khoản tuân thủ có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày.
Thông tin đầu vào thiếu sót thường được phát hiện muộn, buộc phải làm rõ với nhà cung cấp và kéo dài chu kỳ, từ đó làm kéo dài dòng thời gian mua sắm.
Với ChatGPT, bạn chỉ cần nhập thông tin về dự án – danh mục, khối lượng, địa điểm, chính sách và thời hạn. Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được bản nháp RFP hoàn thành với các phần cấu trúc: mục tiêu, phạm vi, yêu cầu kỹ thuật, định dạng nộp hồ sơ, trọng số đánh giá và ghi chú tuân thủ.
ChatGPT thậm chí còn chỉ ra các lỗ hổng và biến chúng thành câu hỏi cho nhà cung cấp. Nhóm của bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn, như đánh giá nhà cung cấp và đàm phán.
🤖 Mẫu yêu cầu đề xuất (RFP) chung: “Soạn thảo RFP cho [dự án/loại dự án]. Bao gồm: mục tiêu, phạm vi, thông số kỹ thuật, dòng thời gian, tiêu chí đánh giá kèm theo trọng số, định dạng bài nộp/gửi và yêu cầu tuân thủ theo [chính sách/tiêu chuẩn]. Nêu rõ các thông tin còn thiếu dưới dạng câu hỏi cho nhà cung cấp.”
2. Danh sách kiểm tra onboarding nhà cung cấp với ChatGPT
Từ việc thu thập tài liệu, cài đặt hệ thống, xin phê duyệt cho đến các công việc khác—có rất nhiều công đoạn cần thực hiện khi đưa một nhà cung cấp mới vào hệ thống.
Sử dụng ChatGPT, bạn có thể tạo quy trình onboarding tùy chỉnh dựa trên yêu cầu cụ thể của công ty. Điều này giúp nhóm của bạn tránh phải làm lại từ đầu mỗi khi onboarding một nhà cung cấp mới.
🤖 Danh sách kiểm tra onboarding chung: “Tạo danh sách kiểm tra onboarding cho nhà cung cấp dành cho [ngành/loại hình công ty]. Bao gồm các phần về tài liệu pháp lý, chứng nhận tuân thủ, thiết lập tài chính, quyền truy cập IT/bảo mật, chỉ số KPI hiệu suất và các bước phê duyệt.”
3. ChatGPT để soạn thảo email giao tiếp với nhà cung cấp
Quản lý email nhà cung cấp thủ công gây ra nhiều tắc nghẽn nghiêm trọng.
Với mỗi người mua sử dụng phong cách giao tiếp riêng, sự thiếu chuẩn hóa gây ra sự nhầm lẫn cho nhà cung cấp, bỏ sót chi tiết và phản hồi chậm trễ.
Hàng chục email trao đổi thủ công (RFP, giải đáp thắc mắc, nhắc nhở) khiến thông tin quan trọng dễ bị mất, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian để tìm kiếm các chi tiết cơ bản vốn đã nên rõ ràng ngay từ đầu.
ChatGPT có thể giải quyết điều này bằng cách trở thành trợ lý soạn thảo của bạn. Nhập thông tin cần thiết, và nó sẽ cung cấp cho bạn các email chuyên nghiệp của nhà cung cấp chỉ trong vài giây.
Từ giai đoạn tiếp cận ban đầu đến nhắc nhở về hạn chót và theo dõi sau cuộc họp, nó đảm bảo thông điệp nhất quán.
🤖 Các mẫu câu lệnh ChatGPT cho giao tiếp với nhà cung cấp
Tiếp cận nhà cung cấp ban đầu: “Viết email mời [Tên nhà cung cấp] tham gia vào quá trình yêu cầu báo giá (RFQ) cho [danh mục/dự án]. Bao gồm phạm vi dự án, hạn chót nộp hồ sơ và thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc. Giữ giọng điệu trang trọng nhưng thân thiện.”
Yêu cầu làm rõ: “Soạn email làm rõ gửi đến [Tên nhà cung cấp] về các thông tin thiếu sót trong phản hồi RFP của họ. Hỏi cụ thể về giá đơn vị, dòng thời gian giao hàng và điều khoản bảo hành. Yêu cầu trả lời trước ngày [ngày]. ”
Nhắc nhở về hạn chót: “Tạo email nhắc nhở cho [Tên nhà cung cấp] rằng phản hồi RFP của họ cho [ID] phải được nộp trước ngày [ngày]. Giữ cho email lịch sự, ngắn gọn và chuyên nghiệp, và bao gồm lại hướng dẫn nộp hồ sơ.”
Theo dõi sau cuộc họp: “Viết email theo dõi cho [Tên nhà cung cấp] sau cuộc gọi đàm phán hôm nay. Tóm tắt các điểm đã thống nhất, các vấn đề cần làm rõ và các bước tiếp theo với người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể.”
ClickUp Insight: 21% số người được hỏi muốn tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao hiệu quả công việc bằng cách áp dụng nó vào các cuộc họp, email và dự án.
Mặc dù hầu hết các ứng dụng email và nền tảng quản lý dự án đều tích hợp AI như một tính năng, nhưng nó có thể không đủ mượt mà để thống nhất quy trình làm việc giữa các công cụ.
Nhưng chúng tôi đã giải mã bí quyết tại ClickUp! Với các tính năng quản lý cuộc họp được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo các mục trong chương trình họp, ghi chú từ cuộc họp, tạo và giao công việc từ ghi chú cuộc họp, chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản và nhiều hơn nữa — với AI Notetaker và ClickUp Brain của chúng tôi.
Tiết kiệm lên đến 8 giờ cuộc họp mỗi tuần, giống như các khách hàng của chúng tôi tại Stanley Security!
4. ChatGPT để tạo biểu mẫu đăng ký
Nhóm mua sắm của bạn nhận yêu cầu tìm nguồn cung ứng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm email, trò chuyện và ghi chú không chính thức.
Nếu không có quy trình tiếp nhận tiêu chuẩn, các chi tiết quan trọng như ngân sách, yêu cầu kỹ thuật và thời hạn có thể bị bỏ sót. Bạn thậm chí có thể phải gửi nhiều yêu cầu để thu thập chúng.
Sử dụng ChatGPT để tạo một biểu mẫu từng bước thu thập tất cả thông tin cần thiết ngay từ đầu—thông tin người yêu cầu, lý do kinh doanh, mã ngân sách, kiểm tra tuân thủ và dòng thời gian.
Như vậy, mỗi yêu cầu sẽ được đưa vào quy trình với dữ liệu hoàn thành và chuẩn hóa, giảm thiểu việc trao đổi qua lại và giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng hơn.
🤖 Mẫu câu lệnh để tạo biểu mẫu thu thập thông tin: “Tạo biểu mẫu thu thập thông tin mua sắm cho [loại công ty/ngành]. Bao gồm các trường thông tin về người yêu cầu, mô tả dự án, danh mục chi tiêu, ngân sách dự kiến, ngày giao hàng yêu cầu, kiểm tra tuân thủ và quy trình phê duyệt. Định dạng biểu mẫu dưới dạng danh sách kiểm tra có cấu trúc hoặc khung biểu mẫu trực tuyến.”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trong Không gian Làm việc ClickUp, bạn không cần phải tìm kiếm chi tiết qua email hoặc bảng tính. Sử dụng ClickUp Forms với logic điều kiện để người yêu cầu hoặc nhà cung cấp chỉ thấy các trường thông tin liên quan đến họ.
Ví dụ: Việc tải lên chứng chỉ chỉ xuất hiện khi lựa chọn một danh mục được quy định.
Mỗi biểu mẫu được gửi có thể tự động tạo công việc, giao cho người phụ trách phù hợp và kích hoạt quy trình phê duyệt, giúp quy trình thu thập thông tin mua sắm chuyển từ yêu cầu sang hành động mà không cần nỗ lực thủ công.
Các trường hợp sử dụng ChatGPT trong mua sắm cho cấp quản lý trung gian
5. ChatGPT cho việc xem xét hợp đồng và đánh giá rủi ro
Kiểm tra hợp đồng là một trong những nút thắt cổ chai lớn nhất trong mua sắm. Bạn phải phụ thuộc vào các bộ phận pháp lý đã quá tải để phát hiện các điều khoản không tiêu chuẩn, lỗ hổng tuân thủ hoặc rủi ro tiềm ẩn.
Mặc dù ChatGPT không thể thay thế nhóm pháp lý, nó đóng vai trò là người xem xét ban đầu trong quy trình quản lý hợp đồng.
Bạn có thể yêu cầu nó quét hợp đồng để đánh dấu các điều khoản giá cả bất thường, các điều khoản tự động gia hạn, giới hạn trách nhiệm và yêu cầu tuân thủ. Nó cũng có thể phát hiện các vấn đề cần sự chú ý pháp lý sâu hơn.
🤖 Mẫu câu để xem xét hợp đồng nhà cung cấp: "Xem xét hợp đồng nhà cung cấp này cho [danh mục/dự án]. Trích xuất tất cả các điều khoản liên quan đến điều chỉnh giá, gia hạn tự động, quyền chấm dứt hợp đồng, giới hạn trách nhiệm, bảo vệ dữ liệu và tín dụng dịch vụ. Đối với mỗi điều khoản, phân loại là Tiêu chuẩn hoặc Không tiêu chuẩn dựa trên các thực hành mua sắm thông thường. Cung cấp một ghi chú rủi ro ngắn (Thấp/Trung bình/Cao) kèm lý do, và danh sách công việc các câu hỏi làm rõ mà bộ phận mua sắm nên đặt ra trước khi gửi cho bộ phận pháp lý. Kết thúc bằng một bản tóm tắt một trang cho lãnh đạo, nêu rõ 5 rủi ro hàng đầu và các bước được khuyến nghị.
6. ChatGPT hỗ trợ đàm phán
Hãy tưởng tượng bạn có một cuộc đàm phán mô phỏng trước khi tham gia một cuộc họp quan trọng. Tương tự như một nhà đàm phán cá nhân của bạn, người sẽ kiểm tra tính thuyết phục của đối số, chỉ ra những điểm yếu và hoàn thiện phản hồi của bạn.
ChatGPT hoạt động như một đối tác luyện tập đàm phán. Bạn có thể mô phỏng các cuộc hội thoại với nhà cung cấp, thử nghiệm các đối số phản bác và dự đoán phản ứng tiêu cực trước cuộc họp thực tế. Bạn thậm chí có thể sử dụng cuộc hội thoại này để chuẩn bị kịch bản xử lý đối tượng và nâng cao kỹ năng đàm phán của mình.
🤖 Mẫu câu lệnh cho vai diễn đàm phán với nhà cung cấp: “Tôi cần luyện tập đàm phán với nhà cung cấp trước cuộc họp thực tế. Bạn sẽ đóng vai trò nhà cung cấp và tôi sẽ là người mua. Đây là tình huống:
Sản phẩm/Dịch vụ: [ghi rõ sản phẩm/dịch vụ bạn đang mua]
Các điều khoản hiện tại: [giá cả hiện tại, điều kiện thanh toán, lịch trình giao hàng]
Những gì tôi muốn thay đổi: [các thuật ngữ mới mà bạn đang tìm kiếm]
Những lo ngại tiềm ẩn của nhà cung cấp: [dòng tiền, biên lợi nhuận, sức chứa, v.v.]
Bắt đầu đàm phán bằng cách phản hồi yêu cầu mở đầu của tôi với phản ứng phản đối thông thường từ nhà cung cấp. Sử dụng các hạn chế và lo ngại thực tế của ngành. Hãy thách thức nhưng công bằng – giống như một nhà cung cấp thực sự sẽ làm.
Sau khi hoàn tất quá trình trao đổi, vui lòng cung cấp phản hồi chân thành về:
- Những đối số nào của tôi là mạnh nhất/yếu nhất?
- Những đối tượng nào tôi đã xử lý tốt hoặc chưa tốt
- Các phương pháp thay thế mà tôi có thể thử
- Những điểm khóa mà tôi đã bỏ qua có thể đã cải thiện vị trí của tôi.
Sẵn sàng bắt đầu? Đây là lời mở đầu của tôi: [chèn câu mở đầu đàm phán của bạn]”
⭐ Bonus: Sử dụng ClickUp Brain MAX — trí tuệ nhân tạo bối cảnh để đàm phán thông minh hơn.
Trong Không gian Làm việc ClickUp, bạn không cần phải sao chép dữ liệu đàm phán, điều khoản hoặc ghi chú nhà cung cấp vào các công cụ bên ngoài. ClickUp Brain MAX mang trí tuệ nhân tạo (AI) có ngữ cảnh trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp. Nó hiểu các dự án đang hoạt động, lịch sử nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng của bạn — vì vậy khi bạn yêu cầu nó tóm tắt các điểm thảo luận hoặc chuẩn bị phản biện, nó đã nắm rõ bối cảnh.
7. ChatGPT cho phân tích mô hình chi tiêu
Với tư cách là một chuyên viên mua sắm cấp trung, bạn thường là người đầu tiên tiếp cận dữ liệu chi tiêu thô — các tệp CSV trích xuất từ hệ thống ERP, bảng tính có lịch sử đơn đặt hàng (PO) hoặc hóa đơn của nhà cung cấp.
Bạn cần nhanh chóng phát hiện các xu hướng, rò rỉ hoặc chi tiêu không kiểm soát để cung cấp các thông tin có giá trị cho ban lãnh đạo. Tuy nhiên, việc làm sạch và phân tích dữ liệu thủ công mất hàng giờ.
ChatGPT giúp đẩy nhanh quá trình này bằng cách phân tích các tệp dữ liệu và tóm tắt thông tin mà chúng cung cấp. Nó có thể xác định các danh mục chi tiêu hàng đầu, phát hiện nhà cung cấp trùng lặp, chỉ ra sự chênh lệch về giá đơn vị và xác định cơ hội để hợp nhất hoặc đàm phán lại hợp đồng.
Kết quả là một bản trình bày sẵn sàng.
🤖 Mẫu lệnh để phân tích mô hình chi tiêu: “Phân tích dữ liệu chi tiêu mua sắm này và xác định các cơ hội giảm chi phí: [dán dữ liệu chi tiêu của bạn].
Tôi cần bạn:
- Phát hiện các mẫu chi tiêu bất thường hoặc các vấn đề cần chú ý.
- Xác định các lĩnh vực mà chúng ta có thể đang chi tiêu quá mức so với các tiêu chuẩn tham chiếu.
- Tìm kiếm cơ hội để hợp nhất nhà cung cấp hoặc đàm phán giảm giá theo khối lượng.
- Nhấn mạnh các giao dịch mua sắm không tuân thủ quy trình, diễn ra ngoài các nhà cung cấp được phê duyệt.
- Tính toán tiềm năng tiết kiệm từ mỗi đề xuất.
- Ưu tiên các cơ hội dựa trên tác động và độ dễ thực hiện.
Trình bày kết quả trong một bản tóm tắt rõ ràng, kèm theo số tiền cụ thể (nếu có thể), và các bước hành động tiếp theo cho từng cơ hội.
8. ChatGPT cho việc tự động hóa đơn đặt hàng (POs)
Khi tạo đơn đặt hàng (PO), mỗi PO yêu cầu bạn kiểm tra mã ngân sách, xác minh thông tin nhà cung cấp, đồng bộ các mục hàng và đảm bảo tuân thủ chính sách công ty.
Quy trình thủ công dễ xảy ra lỗi, ngay cả những mã SKU sai hoặc giá không khớp cũng có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng hơn. Điều này không chỉ gây ra tranh chấp giữa bộ phận mua sắm, tài chính và nhà cung cấp, mà còn lãng phí thời gian của họ vào việc sửa lỗi và phê duyệt lại. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể dẫn đến các khoản phạt.
ChatGPT có thể tự động hóa bản nháp đầu tiên của đơn đặt hàng bằng cách lấy các dữ liệu có cấu trúc như thông tin yêu cầu, chi tiết nhà cung cấp và điều khoản giá cả.
Nó tạo ra một định dạng đơn đặt hàng (PO) hoàn thành với các mục chi tiết, tổng số, địa chỉ giao hàng và điều khoản đã được điền sẵn. Với cơ chế "con người tham gia", bạn có thể xác minh và phê duyệt đơn đặt hàng.
Ngoài ra, ChatGPT có thể phát hiện các bất nhất (như sự chênh lệch giá so với mức giá đã thỏa thuận) trước khi đơn đặt hàng (PO) được gửi đi.
🤖 Mẫu lệnh trung cấp để tự động hóa đơn đặt hàng: “Tạo đơn đặt hàng cho [Tên nhà cung cấp] dựa trên dữ liệu yêu cầu này: [dán bảng hoặc chi tiết]. Bao gồm số đơn đặt hàng, thông tin nhà cung cấp, các mục hàng (kèm theo mã SKU, giá đơn vị và số lượng), tổng chi phí, địa chỉ giao hàng, điều khoản thanh toán và phần phê duyệt. Cảnh báo về các giá không khớp so với tỷ giá hợp đồng và đánh dấu các trường thiếu thông tin cần xác minh.”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Yêu cầu ClickUp Brain trích xuất các mục chi tiết, giá cả và dữ liệu nhà cung cấp trực tiếp từ các công việc hoặc hóa đơn liên kết. Brain tự động thu thập thông tin và tạo ra bản nháp đơn đặt hàng có cấu trúc, sẵn sàng để xem xét, phê duyệt và gửi đi.
Kết quả là chu kỳ xử lý nhanh hơn cho các nhà quản lý mua sắm phải xử lý hàng chục đơn đặt hàng mỗi tuần.
9. ChatGPT cho quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp đòi hỏi nhiều nguồn lực do dữ liệu bị phân mảnh: báo cáo hiệu suất, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và cập nhật tuân thủ được gửi dưới các định dạng khác nhau (bảng tính, PDF, email). Việc tổng hợp thủ công thông tin này tốn nhiều thời gian và nỗ lực, tăng nguy cơ xảy ra các vấn đề nghiêm trọng (vi phạm SLA, hết hạn chứng nhận) dẫn đến chậm trễ và phạt tiền.
Không có dữ liệu chuẩn hóa, chu kỳ gia hạn kéo dài và bằng chứng về hiệu suất của nhà cung cấp vẫn mang tính chất cá nhân.
ChatGPT giúp bạn tổng hợp các thông tin rời rạc thành các bảng điểm nhà cung cấp có cấu trúc, bảng điều khiển rủi ro và tóm tắt hiệu suất quý. Nó có thể trích xuất các chi tiết khóa từ báo cáo hoặc email, đánh dấu các vấn đề lặp lại và thậm chí tạo kế hoạch hành động khắc phục cho các nhà cung cấp hoạt động kém hiệu quả.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT để xây dựng bảng điểm nhà cung cấp và tóm tắt rủi ro: “Tổng hợp dữ liệu nhà cung cấp cho [Tên Nhà Cung Cấp] từ các nguồn sau: báo cáo hiệu suất, nhật ký SLA và tài liệu tuân thủ. Tóm tắt mức độ tuân thủ SLA, hiệu suất giao hàng, tính ổn định giá cả và tần suất vấn đề. Phân loại rủi ro theo danh mục (tài chính, vận hành, tuân thủ) và gán xếp hạng (Thấp/Trung bình/Cao). Sau đó tạo bảng điểm nhà cung cấp một trang với các chỉ số trực quan và kế hoạch cải thiện trong 90 ngày, bao gồm các hành động khắc phục cụ thể và các điều kiện kích hoạt nâng cấp
⭐ Bonus: Sử dụng ClickUp AI Agents cho quản lý nhà cung cấp. Sử dụng các Agents có sẵn hoặc tùy chỉnh chúng. Các Agents này có thể:
- Đang theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPIs) của nhà cung cấp: Theo dõi hiệu suất OTIF, tỷ lệ lỗi và chênh lệch chi phí giữa các nhà cung cấp theo thời gian thực.
- Dự đoán rủi ro nhà cung cấp: Nhận diện các mẫu hành vi như vi phạm thỏa thuận dịch vụ (SLA) lặp đi lặp lại hoặc giao hàng chậm trễ trước khi chúng trở thành vấn đề hệ thống.
- Tạo các hành động cải tiến: Đề xuất các biện pháp khắc phục hoặc soạn thảo các công việc CAPA (Hành động Khắc phục và Phòng ngừa) một cách tự động.
- Xử lý thông minh: Chuyển các vấn đề đến chủ sở hữu mua sắm hoặc quản lý danh mục dựa trên mức độ nghiêm trọng và cấp độ nhà cung cấp.
- Tự động hóa báo cáo: Tóm tắt tình trạng nhà cung cấp hàng tuần và đẩy cập nhật trực tiếp vào bảng điều khiển ClickUp hoặc kênh Slack của bạn.
Xem video này để cài đặt Trợ lý AI đầu tiên của bạn:
Các trường hợp sử dụng ChatGPT trong mua sắm dành cho lãnh đạo
10. ChatGPT cho lập kế hoạch chiến lược mua sắm
Một Giám đốc Mua sắm (CPO) cần có sự rõ ràng về chiến lược. Ví dụ, làm thế nào để cân bằng giữa việc giảm chi phí với khả năng phục hồi của nhà cung cấp và các ưu tiên về ESG. Quy trình kế hoạch truyền thống đòi hỏi hàng tuần làm việc nhóm đa chức năng và các bản trình bày PowerPoint.
ChatGPT rút ngắn chu kỳ này xuống còn vài giờ bằng cách tổng hợp dữ liệu nhà cung cấp, phân tích chi tiêu, báo cáo thị trường và mục tiêu nội bộ thành một chiến lược thống nhất.
Nó có thể tạo ra các tài liệu hướng dẫn mua sắm với các cột mốc chuyển đổi, công nghệ hỗ trợ và chỉ số hiệu suất phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty (OKRs). Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng các bản nháp được hỗ trợ bởi AI này để ngay lập tức tham gia vào các cuộc thảo luận chiến lược mà không cần phải xây dựng từ đầu.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT cho kế hoạch chiến lược mua sắm: “Hãy đóng vai trò là Giám đốc Chiến lược Mua sắm. Sử dụng các thông tin đầu vào dưới đây, hãy lập một chiến lược mua sắm trong 3 năm bao gồm: (a) mục tiêu và chỉ số KPI chính, (b) hướng dẫn theo từng danh mục, (c) chiến lược danh mục nhà cung cấp, (d) mô hình vận hành và vai trò, (e) lộ trình dữ liệu/công nghệ, (f) rủi ro và biện pháp giảm thiểu, (g) các cột mốc trong 12 tháng.
Đầu vào: Ngành = [ ], Doanh thu = [ ], Cấu trúc chi phí = [trực tiếp %/gián tiếp %], 8 danh mục hàng đầu = [ ], Mức độ phát triển hiện tại (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Mục tiêu tiết kiệm = [%], Mục tiêu khả năng phục hồi = [tỷ lệ nguồn cung kép %, thời gian phục hồi], Ưu tiên ESG = [ ].
Hạn chế: Ngân sách ≤ [ ], tăng trưởng nhân sự ≤ [ ], nghĩa vụ pháp lý = [ ].
Kết quả đầu ra: Tóm tắt điều hành 1 trang, bảng chiến lược phân loại, dòng thời gian chuyển đổi (theo quý), cây chỉ số KPI (chỉ số dẫn dắt/chỉ số theo sau), bản đồ rủi ro, tần suất quản trị.
11. ChatGPT cho dự báo chi tiêu dự đoán
Thị trường biến động khiến sự không chắc chắn trong chi tiêu trở thành một trong những điểm mù lớn nhất của ban lãnh đạo cấp cao.
Các Giám đốc Chuỗi Cung ứng (CSCO) và Giám đốc Tài chính (CFO) phải dựa vào các con số trung bình lịch sử hoặc ngân sách cố định khi không có dự báo đáng tin cậy.
ChatGPT có thể kết hợp thông tin thị trường, chỉ mục hàng hóa, biến động tiền tệ và dữ liệu hiệu suất nhà cung cấp với chi tiêu nội bộ để tạo ra các dự báo tiên đoán.
Nó phát hiện các tín hiệu cảnh báo sớm về chi tiêu quá mức và mô phỏng các kịch bản giảm thiểu rủi ro, chẳng hạn như hợp nhất khối lượng hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT cho dự báo chi tiêu dự đoán: “Phân tích 24 tháng dữ liệu S2P (đơn đặt hàng/hóa đơn) để tạo dự báo chi tiêu cho quý tiếp theo theo từng danh mục với các kịch bản Cơ bản/Cao/Thấp.”
Việc cần làm:
- Yếu tố tác động (lượng, chi phí đơn vị, mùa vụ, tỷ giá hối đoái, chỉ mục hàng hóa [chỉ định])
- Định lượng độ nhạy của chi tiêu đối với từng yếu tố tác động (độ co giãn)
- Các danh mục có khả năng vượt quá ngân sách hơn [x]%
- Đề xuất các hành động mục tiêu (ví dụ: hợp nhất khối lượng, phòng ngừa rủi ro, đấu thầu lại) kèm theo tác động về tài chính và thời gian
Kết quả đầu ra: Bản tóm tắt cho lãnh đạo (≤12 điểm chính), bảng phân loại (dự báo, phạm vi, yếu tố tác động, rủi ro), mô tả biểu đồ thác nước (‘yếu tố nào ảnh hưởng đến con số’), kế hoạch hành động 30/60/90 ngày với người chịu trách nhiệm.
Giả định: Xác định các lỗ hổng về chất lượng dữ liệu và mức độ tin cậy theo từng danh mục. ”
📚 Đọc thêm: Cách quản lý quy trình mua sắm phần mềm SaaS
12. ChatGPT cho phân tích rủi ro nhà cung cấp
Một nhà cung cấp gặp sự cố có thể làm gián đoạn hàng triệu đô la doanh thu. Tuy nhiên, nhiều Giám đốc Mua hàng (CPO) chỉ phát hiện rủi ro sau khi sự cố xảy ra.
ChatGPT có thể hoạt động như một nhà phân tích thời gian thực. Nó có thể quét tin tức công khai, danh sách trừng phạt, thông tin công bố về ESG và hồ sơ tài chính để phát hiện sớm các dấu hiệu bất ổn.
Nó có thể liên kết các chỉ số bên ngoài (thay đổi quyền sở hữu, đình công, phá sản) với các chỉ số hiệu suất nội bộ (trì hoãn giao hàng, vấn đề chất lượng) và đề xuất các kế hoạch ứng phó.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT cho phân tích rủi ro nhà cung cấp: “Tạo Báo cáo Rủi ro Nhà cung cấp cho [Tên Nhà cung cấp] bằng các nguồn dữ liệu sau: chỉ số KPI nội bộ (tỷ lệ giao hàng, lỗi sản phẩm, vi phạm thỏa thuận dịch vụ), tin tức gần đây và báo cáo tín dụng.”
- Đánh giá rủi ro trên các khía cạnh tài chính, vận hành và tuân thủ.
- Gán điểm rủi ro định lượng (1–10)
- Xác định 5 dấu hiệu cảnh báo hàng đầu và các biện pháp giảm thiểu được khuyến nghị.
- Tóm tắt trong một bản tóm tắt điều hành 1 trang với đánh giá theo mã màu (Thấp/Trung bình/Cao)”
13. ChatGPT cho bảng điều khiển và báo cáo dành cho lãnh đạo
ChatGPT có thể phân tích bảng điểm nhà cung cấp, dữ liệu đơn đặt hàng (PO) và báo cáo tiết kiệm để tạo ra các tóm tắt văn bản cho các cuộc họp đánh giá kinh doanh quý hoặc cuộc họp ban giám đốc.
Nó có thể chỉ ra sự chênh lệch so với chỉ số KPI, giải thích các biến động và thậm chí đề xuất các hành động tiếp theo — biến các chỉ số thành những thông tin quản lý có thể hành động.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT để chuẩn bị bảng điều khiển cho ban lãnh đạo: “Chuyển đổi dữ liệu hiệu suất mua sắm quý này thành báo cáo sẵn sàng trình bày cho ban lãnh đạo. Bao gồm:
- Tổng chi phí và tiết kiệm thực tế
- Xu hướng rủi ro nhà cung cấp và các sự cố quan trọng
- Tỷ lệ tuân thủ hợp đồng
- Thời gian trung bình của chu kỳ mua sắm
- Tổng quan về các sáng kiến chuyển đổi số
Định dạng cho sự dễ đọc của lãnh đạo với năm khuyến nghị khóa cho quý tiếp theo.
14. ChatGPT cho báo cáo bền vững và ESG
Mua sắm chiếm 60–90% dấu chân bền vững của một công ty, nhưng việc thu thập dữ liệu ESG từ nhà cung cấp tốn nhiều thời gian và phân mảnh.
ChatGPT có thể trích xuất thông tin công bố ESG, báo cáo phát thải và kết quả kiểm toán, tạo bản đồ với khung tiêu chuẩn CSRD hoặc GRI, và xác định các khoảng trống tuân thủ.
Nó cũng có thể đề xuất các kế hoạch cải thiện nhà cung cấp và tạo ra các bản tóm tắt lãnh đạo cho các đánh giá về tính bền vững.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT để chuẩn bị bản tóm tắt tuân thủ ESG: “Tổng hợp bộ tài liệu đánh giá hiệu suất nhà cung cấp theo tiêu chuẩn ESG (CSRD/GRI) cho 20 nhà cung cấp hàng đầu theo chi tiêu.”
Dữ liệu đầu vào: Thông tin công bố ESG của nhà cung cấp (được cung cấp), ghi chú kiểm toán, cấp độ rủi ro theo danh mục.
Các công việc: Trích xuất các chỉ số liên quan đến Phạm vi 3, thống kê đa dạng, sự cố an toàn và xác nhận chính sách. Xác định các khoảng trống so với tiêu chí khung; đề xuất các yêu cầu thu thập dữ liệu.
Kết quả đầu ra: Bản đồ nhiệt theo nhà cung cấp/loại hình, các cấp độ phát triển (Cơ bản/Tiến độ/Dẫn đầu), các hành động cải thiện trong 6 tháng kèm theo bằng chứng yêu cầu, và các điều khoản hợp đồng (điều khoản báo cáo, trọng số bảng điểm).
Lưu ý: Trích dẫn nguồn cho mỗi chỉ số; đánh dấu các ước tính với mức độ tin cậy. ”
15. ChatGPT cho chi phí quyền sở hữu tổng thể và kỹ thuật tối ưu hóa giá trị
Các Giám đốc Mua sắm (CPOs) và Giám đốc Tài chính (CFOs) mong muốn vượt qua việc tiết kiệm chi phí đơn vị để hướng tới tạo/lập giá trị tổng thể.
ChatGPT có thể mô hình hóa các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm chi phí mua sắm, logistics, năng lượng, bảo trì, xử lý và các khoản phí rủi ro, đồng thời đề xuất các cách để thiết kế lại thông số kỹ thuật hoặc mô hình mua sắm.
Nó cũng có thể so sánh các đề xuất của nhà cung cấp với tiêu chuẩn thị trường để tiết lộ các thông tin về chi phí phục vụ thường ẩn sau giá cơ bản.
🤖 Mẫu câu lệnh ChatGPT để mô phỏng các kịch bản chi phí sở hữu tổng thể (TCO) cho các danh mục khóa: “Phát triển mô hình chi phí sở hữu tổng thể (TCO) cho [danh mục/sản phẩm].”
Ba gồm các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp và gián tiếp (vật liệu, logistics, bảo hành, bảo trì, rủi ro, thời gian ngừng hoạt động).
So sánh 3 nhà cung cấp hàng đầu dựa trên chi phí vòng đời, không chỉ dựa trên giá cả.
Đề xuất 3 thay đổi về thiết kế hoặc quy trình giúp giảm tổng chi phí ít nhất 8% mà không ảnh hưởng đến chất lượng. ”
📚 Đọc thêm: Các công cụ phần mềm quản lý vận hành tốt nhất
Giới hạn khi sử dụng ChatGPT trong mua sắm
ChatGPT mang lại giá trị đáng kể cho các hoạt động mua sắm, nhưng nó không phải là phần mềm quản lý mua sắm. Đây là một công cụ độc lập với những giới hạn mà bạn cần lưu ý.
Thiếu khả năng nhận thức ngữ cảnh
ChatGPT không hiểu về công ty của bạn. Bạn cần giải thích chiến lược mua sắm của mình và cung cấp cho nó các dữ liệu cụ thể, tài liệu, trang web và yêu cầu tổ chức để nhận được các đề xuất phù hợp.
Nếu không có bối cảnh cụ thể, bạn sẽ nhận được các đề xuất chung chung không tính đến các hạn chế nội bộ hoặc ưu tiên chiến lược của bạn.
Thiếu tích hợp
ChatGPT không thể tự động trích xuất dữ liệu từ công cụ quản lý đơn đặt hàng hoặc phần mềm logistics của bạn theo thời gian thực. Bạn sẽ cần phải xuất dữ liệu thủ công từ nhiều nền tảng khác nhau và nhập vào ChatGPT để phân tích. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn gây ra vấn đề về độ chính xác khi dữ liệu trở nên lỗi thời giữa quá trình xuất và phân tích.
👀 Bạn có biết? Chỉ 21% doanh nghiệp lưu trữ dưới 70% dữ liệu chi tiêu của họ tại một nơi duy nhất, nghĩa là phần lớn các nhóm mua sắm đang hoạt động trong tình trạng thiếu thông tin do dữ liệu bị phân tán.
Vấn đề bảo mật và an ninh
Khi sử dụng ChatGPT cho mua sắm, bạn sẽ chia sẻ thông tin nhạy cảm về nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng và dữ liệu giá cả cạnh tranh. Điều này có thể vi phạm chính sách của công ty về việc không chia sẻ thông tin độc quyền với các dịch vụ AI của bên thứ ba.
Vì các quy trình tiêu chuẩn của ChatGPT xử lý các truy vấn thông qua máy chủ của OpenAI, nơi nhân viên có thể xem xét các cuộc hội thoại của bạn để cải thiện hệ thống. Nếu không có các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp, dữ liệu của bạn có thể bị lộ, dẫn đến các vấn đề pháp lý.
❗ Lưu ý: Theo nghiên cứu “Trust in AI” của KPMG, 44% nhân viên sử dụng AI theo cách trái với chính sách công ty, chẳng hạn như tải lên dữ liệu nhạy cảm của công ty lên các công cụ AI công khai. Điều đáng lo ngại hơn là 57% thừa nhận họ đã mắc lỗi trong công việc do lỗi của AI.
Không thực thi quy trình làm việc tự động hóa
ChatGPT hỗ trợ kế hoạch và phân tích tổ chức, nhưng không thể tự động thực hiện các công việc mua sắm. Trí tuệ nhân tạo này sẽ không gửi yêu cầu mua hàng, cập nhật hồ sơ nhà cung cấp hoặc kích hoạt quy trình phê duyệt.
Bạn vẫn cần các hệ thống riêng biệt để triển khai các chiến lược và mẫu. Khoảng cách giữa kế hoạch mua sắm và thực thi tạo ra thêm công việc thủ công.
Thách thức về độ chính xác và xác minh dữ liệu
ChatGPT có xu hướng ưu tiên các phản hồi nghe có vẻ uy tín, ngay cả khi dữ liệu cơ sở là sai lệch hoặc bị làm giả. Đây là một nhược điểm phổ biến khi sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh cho các công việc mua sắm.
Các chuyên gia mua sắm phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin nhà cung cấp, dữ liệu giá cả và chi tiết tuân thủ trước khi đưa ra quyết định. Bước xác minh này làm tăng thời gian cho các quy trình nghiên cứu mà các nhóm mong muốn tối ưu hóa.
❗ Lưu ý: Deloitte Australia đã hoàn lại một phần số tiền AU$440.000 sau khi một báo cáo được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) gửi cho chính phủ Úc được phát hiện chứa nội dung giả mạo—các trích dẫn tòa án giả, các trích dẫn không chính xác và các tham chiếu sai lệch.
Tập này là lời cảnh tỉnh cho các nhóm doanh nghiệp và tài chính: Các công cụ AI không thể được tin tưởng một cách mù quáng, và sự giám sát của con người, đặc biệt trong các báo cáo quan trọng hoặc đàm phán hợp đồng, vẫn là yếu tố thiết yếu.
Không theo dõi thời gian thực
ChatGPT không tích hợp với cơ sở dữ liệu nhà cung cấp hoặc hệ thống giám sát để cung cấp thông tin cập nhật về hiệu suất của nhà cung cấp. Bạn sẽ phải thu thập dữ liệu hiệu suất từ nhiều nguồn khác nhau để có được đánh giá chính xác về nhà cung cấp.
Điều này cản trở việc theo dõi liên tục và tạo ra các điểm mù có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định chiến lược và quản lý rủi ro trong các mối quan hệ với nhà cung cấp.
📮 ClickUp Insight: 16% các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc tích hợp các cập nhật từ nhiều công cụ vào một chế độ xem tổng thể. Khi các cập nhật bị phân tán, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để ghép nối thông tin và ít thời gian hơn để lãnh đạo.
Kết quả? Những gánh nặng hành chính không cần thiết, những thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và sự không đồng bộ. Với không gian làm việc tất cả trong một của ClickUp, các nhà quản lý có thể tập trung các công việc, tài liệu và cập nhật, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và đưa ra những thông tin quan trọng nhất, đúng lúc khi cần thiết.
💫 Kết quả thực tế: Tập hợp 200 chuyên gia vào một Không gian Làm việc ClickUp, sử dụng các mẫu tùy chỉnh và theo dõi thời gian để giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng tại nhiều địa điểm.
Các giải pháp thay thế ChatGPT cho mua sắm
Những giới hạn của ChatGPT khi sử dụng như một công cụ độc lập khiến nó không phù hợp cho các hoạt động mua sắm từ đầu đến cuối.
Thực tế, nếu bạn thực sự muốn tối ưu hóa quy trình mua sắm, bạn cần một công cụ mua sắm AI được tích hợp trên nền tảng quản lý dự án hiện có của bạn.
Giống như ClickUp, một ứng dụng toàn diện cho công việc, cho phép bạn quản lý dự án, theo dõi nhà cung cấp, tự động hóa quy trình làm việc và phân tích dữ liệu mua sắm từ một nền tảng duy nhất. Với trí tuệ nhân tạo tập trung (ClickUp Brain), bạn có thể kết nối mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Dưới đây là cách thức:
Cài đặt quy trình mua sắm với mẫu ClickUp.
Mẫu Mua sắm của ClickUp cung cấp một khung làm việc có cấu trúc không cần mã để tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua sắm của bạn. Mẫu này đi kèm với các thiết lập sẵn cho yêu cầu tiếp nhận, RFP, đàm phán hợp đồng và hoạt động mua sắm nội bộ, giúp bạn không cần phải xây dựng quy trình làm việc từ đầu.
Sử dụng mẫu mua sắm ClickUp để:
- Soạn thảo quy trình tiêu chuẩn (SOP) cho mua sắm: Xây dựng các quy trình tiêu chuẩn hóa để mọi thành viên trong nhóm đều có các quy trình rõ ràng và được tài liệu hóa.
- Đang theo dõi yêu cầu mua sắm: Quản lý các yêu cầu mua sắm từ các bộ phận khác nhau với mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn được hiển thị trong một chế độ xem tổ chức.
- Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: Hiển thị dữ liệu hiệu suất nhà cung cấp theo cấp độ, rủi ro, thông tin liên hệ và trạng thái dự án trong 8 chế độ xem khác nhau của ClickUp.
- Hiển thị các mối quan hệ đối tác quan trọng: Nhận thông tin cần thiết về nhà cung cấp, bao gồm mức độ rủi ro và thông tin liên hệ của họ thông qua Chế độ xem Quan trọng Cấp 1.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các nút kéo và thả trong ClickUp Bản đồ Tư duy để vẽ các kết nối giữa các quy trình mua sắm phức tạp. Hình dung các bước mua sắm khác nhau và xác định các điểm nghẽn trước khi chúng ảnh hưởng đến quản lý chuỗi cung ứng của bạn.
Tạo các tài liệu mua sắm có thể chia sẻ với ClickUp Docs
ClickUp Docs cung cấp một nền tảng tập trung để tạo và lưu trữ tất cả hợp đồng và tài liệu của bạn. Với Docs, bạn có thể mời nhiều thành viên trong nhóm tham gia công việc trên tài liệu mua sắm và giới hạn quyền truy cập để giải quyết các thách thức liên quan đến quản lý phiên bản.
Các tài liệu có thể được liên kết dễ dàng với các nhiệm vụ ClickUp và hồ sơ mua sắm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải tìm kiếm qua các chuỗi email hoặc ổ đĩa chia sẻ để tìm phiên bản hợp đồng mới nhất khi nhà cung cấp liên hệ về các điều khoản.
Truy cập trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh với ClickUp Brain
Trong tài liệu, bạn cũng có thể truy cập ClickUp Brain. Với trí tuệ nhân tạo mua sắm ngay trong trình chỉnh sửa tài liệu của bạn, bạn có thể:
- Tạo mẫu hợp đồng: Xây dựng các mẫu hợp đồng tiêu chuẩn cho kho hàng, báo giá, đề xuất và thỏa thuận dịch vụ dựa trên các hợp đồng trước đây của công ty bạn.
- Tùy chỉnh tài liệu nhà cung cấp: Brain trích xuất dữ liệu liên quan từ cơ sở dữ liệu nhà cung cấp của bạn để điền thông tin liên hệ và lịch sử giá cả, giúp bạn không cần cập nhật thủ công từng tài liệu.
- Đánh giá rủi ro hợp đồng: Hệ thống có thể phân tích các tài liệu pháp lý phức tạp và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn như điều khoản thanh toán bất lợi hoặc thiếu điều khoản chấm dứt hợp đồng.
- Tóm tắt đề xuất của nhà cung cấp: Brain tạo ra các tóm tắt ngắn gọn của các đề xuất dài, nhấn mạnh các khác biệt về giá khóa và sự thay đổi về dòng thời gian giữa các nhà cung cấp khác nhau.
- Kiểm tra tuân thủ: Hệ thống kiểm tra hợp đồng so với các yêu cầu pháp lý của ngành và xác định các chứng chỉ hoặc quy trình bảo mật còn thiếu.
Tự động hóa quy trình mua sắm với ClickUp Automations
Đang theo dõi phê duyệt, chuyển tiếp yêu cầu mua hàng, theo dõi cập nhật từ nhà cung cấp và hoàn tất quy trình thanh toán hóa đơn là những công việc có thể chiếm nhiều thời gian của bạn.
Với ClickUp Tự động hóa, biến các bước thường xuyên này thành các quy trình tự động.
Các quy trình tự động hóa có thể di chuyển công việc giữa các giai đoạn, phân công chủ sở hữu dựa trên ngưỡng chi tiêu hoặc kích hoạt cảnh báo khi chứng chỉ nhà cung cấp hoặc ngày hết hạn hợp đồng sắp đến. Yêu cầu mua hàng có thể được tự động chuyển đến phê duyệt khi đáp ứng các điều kiện về chi phí hoặc bộ phận.
Dưới đây là một số tự động hóa bạn có thể cài đặt:
Quy trình phê duyệt ngân sách
Yêu cầu mua hàng được gửi → Ngân sách vượt quá $5,000 → Tự động giao cho Quản lý Tài chính → Gửi thông báo phê duyệt
Theo dõi rủi ro nhà cung cấp
Thay đổi đánh giá rủi ro nhà cung cấp → Cập nhật trạng thái thành “Rủi ro cao” → Tạo công việc đánh giá → Thông báo cho nhóm mua sắm trong vòng 24 giờ.
Cảnh báo gia hạn hợp đồng
Ngày hết hạn hợp đồng đang đến gần → 90 ngày trước hạn chót → Tạo công việc gia hạn → Giao cho quản lý mối quan hệ nhà cung cấp
Hiển thị hiệu suất mua sắm với bảng điều khiển ClickUp.
Bạn chỉ có thể cải thiện những gì được đo lường. Với nhiều chỉ số cần đo lường trong suốt chu kỳ mua sắm, việc đang theo dõi thủ công chúng sẽ gặp nhiều thách thức.
ClickUp Dashboard là công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể, cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về hợp đồng và dữ liệu nhà cung cấp. Dù bạn đang theo dõi việc giao hàng đúng hạn, tiết kiệm chi phí hay điểm tuân thủ, tình trạng sức khỏe của quy trình mua sắm của bạn sẽ được hiển thị rõ ràng chỉ với một cái nhìn.
📊 Dưới đây là một số chỉ số hiệu suất mua sắm (KPIs) bạn đang theo dõi bằng ClickUp:
- Giao hàng đúng hạn (OTD): Tỷ lệ phần trăm các đơn hàng của nhà cung cấp hoàn thành đúng lịch trình.
- Tiết kiệm chi phí đạt được: Tổng số tiền tiết kiệm từ các hợp đồng đàm phán hoặc hợp nhất nhà cung cấp.
- Thời gian chu kỳ mua sắm: Thời gian trung bình từ yêu cầu mua hàng đến đơn đặt hàng.
- Tỷ lệ tuân thủ hợp đồng: % các giao dịch mua hàng được thực hiện theo các hợp đồng đang có hiệu lực.
- Tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp: % số lô hàng bị từ chối do vấn đề chất lượng
- Chi tiêu được quản lý: Phần chi tiêu tổng thể được quản lý thông qua các quy trình mua sắm chính thức.
- Thời gian phản hồi của nhà cung cấp: Thời gian trung bình mà nhà cung cấp mất để phản hồi các yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc các yêu cầu làm rõ.
- Độ chính xác của hóa đơn: Tỷ lệ phần trăm hóa đơn được xử lý mà không có sai sót.
- Điểm rủi ro nhà cung cấp: Điểm số được tính toán dựa trên việc tuân thủ thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA), tính ổn định tài chính và tình trạng tuân thủ quy định.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng AI Cards trong bảng điều khiển để nhúng các thông tin thông minh, động trực tiếp vào bảng điều khiển mua sắm.
Bạn có thể chạy các lời nhắc tùy chỉnh (qua thẻ AI Brain), nhận tóm tắt điều hành hoặc tự động tạo bản cập nhật dự án dựa trên hoạt động gần đây. Các thẻ AI sẽ được cập nhật khi dữ liệu cơ sở thay đổi, giúp bảng điều khiển của bạn luôn mới mẻ và sẵn sàng cho quyết định.
Tập trung các cuộc hội thoại nơi công việc diễn ra
Giữ mọi cuộc hội thoại kết nối với chính xác công việc, RFP hoặc đơn đặt hàng liên quan bằng cách sử dụng ClickUp Chat.
Ví dụ, khi nhà cung cấp gửi các điều khoản giá cả cập nhật, người quản lý danh mục có thể ghi chú trực tiếp vào kênh trò chuyện liên kết với công việc của nhà cung cấp đó. Các nhóm tài chính, vận hành và pháp lý có thể chế độ xem, thảo luận và cập nhật các bước tại một nơi duy nhất — không còn tình trạng hỗn loạn email hay thiếu thông tin bối cảnh.
Để hợp tác trực tiếp, tính năng SyncUps trong ClickUp Trò chuyện giúp bạn dễ dàng tổ chức các cuộc thảo luận thời gian thực ngay tại nơi công việc diễn ra. Bạn có thể bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video trực tiếp trong kênh hoặc công việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Trò Chuyện trên thiết bị di động để duy trì sự linh hoạt trong các cuộc hội thoại mua sắm — ngay cả khi bạn không ở gần bàn làm việc.
Không gian làm việc AI tích hợp: Một nền tảng duy nhất cho mua sắm thông minh
Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp kết nối các tài liệu, công việc, trò chuyện và tính năng AI của bạn thành một môi trường thống nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa Excel, email, kho lưu trữ hợp đồng và bảng điều khiển phân tích, bạn làm việc trong một cửa sổ thông minh duy nhất nơi bối cảnh được duy trì và luồng thông tin được hiển thị một cách tự nhiên.
Trong bối cảnh mua sắm, Trí tuệ nhân tạo tích hợp (Converged AI) có nghĩa là:
- Kết nối liền mạch các tài liệu nhà cung cấp, RFP và cuộc trò chuyện đánh giá.
- Tóm tắt bằng AI các điều khoản hợp đồng, rủi ro nhà cung cấp và xu hướng hiệu suất ngay bên cạnh công việc.
- Chuyển đổi chỉ với một cú nhấp chuột từ trò chuyện → công việc → AI prompt → báo cáo, mà không mất bối cảnh.
🔴 Sự phân tán công việc: Kẻ giết chết năng suất thầm lặng. Các công cụ phân tán làm chậm quá trình ra quyết định, dẫn đến công việc trùng lặp và che giấu thông tin quan trọng trong các silo không kết nối — được gọi là sự phân tán công việc. Sử dụng Không gian Làm việc AI tích hợp giúp các nhóm mua sắm hợp nhất các silo đó thành một môi trường thống nhất, dựa trên dữ liệu.
Tối ưu hóa quy trình mua sắm của bạn với ClickUp
Không thể phủ nhận rằng trí tuệ nhân tạo (AI) trong mua sắm đang biến các công việc tốn thời gian thành các quy trình làm việc thông minh, tự tối ưu hóa.
Tuy nhiên, các công cụ như ChatGPT chỉ xử lý các công việc riêng lẻ một cách độc lập.
Nếu bạn cần một nền tảng kết nối dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, phê duyệt và giao tiếp vào một hệ thống thông minh duy nhất, ClickUp sẽ giúp bạn làm điều đó. Với tất cả các công việc, tệp tin, cuộc hội thoại và dữ liệu không gian làm việc của bạn được tập trung tại một nơi, ClickUp là không gian làm việc tích hợp duy nhất mà bạn và nhóm của mình cần để vận hành một quy trình mua sắm hiệu quả và hiệu quả.
Để bắt đầu tự động hóa quy trình mua sắm của bạn, hãy đăng ký miễn phí trên ClickUp.