Bạn đang làm việc trong lĩnh vực mua sắm. Vậy tại sao bạn vẫn phải theo đuổi các phê duyệt, cập nhật bảng tính và tìm kiếm thông tin nhà cung cấp trong hộp thư đến?
Trong khi bạn đang bận rộn với những chi tiết nhỏ, đối thủ cạnh tranh của bạn đang đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn với dữ liệu chính xác hơn và thông tin sâu sắc hơn.
Gần một phần tư các nhà lãnh đạo kinh doanh đã cam kết dành 40% hoặc hơn ngân sách AI của họ cho AI tạo ra.
Mỗi giờ mất cho công việc thủ công là thời gian bạn có thể dành cho tiết kiệm chiến lược và đổi mới nhà cung cấp.
AI tạo ra trong mua sắm thay đổi cuộc chơi. Nó hợp nhất dữ liệu bị phân tán, phát hiện rủi ro và cơ hội, đồng thời đề xuất các bước tiếp theo trong vài giây.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ ra cách AI phù hợp với quy trình mua sắm của bạn. Từ tìm kiếm nhà cung cấp và xem xét hợp đồng đến phân tích chi tiêu và tìm nguồn cung ứng chiến lược, chúng tôi sẽ đề cập đến các trường hợp sử dụng thực tế, các công cụ và những thách thức chính cần lưu ý.
⭐️ Mẫu nổi bật
Mẫu mua sắm của ClickUp giúp bạn theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng. Với các công cụ quản lý công việc như gắn thẻ, việc con lồng nhau, trạng thái tùy chỉnh và nhãn ưu tiên, mẫu này là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm muốn tinh chỉnh và mở rộng quy mô hoạt động mua sắm một cách hiệu quả.
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh trong mua sắm là gì?
AI tạo ra trong mua sắm đề cập đến việc sử dụng các mô hình trí tuệ nhân tạo tiên tiến như mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để hợp lý hóa, cải thiện và tự động hóa các quy trình mua sắm phức tạp. Không giống như các hệ thống dựa trên quy tắc truyền thống, AI tạo ra trong mua sắm có thể hiểu bối cảnh, tạo ra nội dung và tổng hợp dữ liệu trên các hệ thống, cho phép bạn hoạt động nhanh hơn.
Trong một tổ chức mua sắm, Gen AI giúp loại bỏ thời gian bạn phải dành cho các công việc lặp đi lặp lại trong quản lý chuỗi cung ứng. Ví dụ: soạn thảo RFP (yêu cầu đề xuất), viết lại các điều khoản hợp đồng hoặc viết email cho nhà cung cấp đều có thể được tự động hóa.
Ngoài ra, tích hợp AI tạo sinh vào quy trình mua sắm và hệ thống chuỗi cung ứng của bạn có nghĩa là:
- Phát hiện rủi ro từ nhà cung cấp trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Nâng cao chất lượng dữ liệu trên các nền tảng
- Khám phá những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách giảm giờ lao động dành cho các công việc lập hồ sơ lặp đi lặp lại và rút ngắn chu kỳ mua sắm
- Tận dụng phân tích nâng cao để thu thập thông tin chi tiết từ hiệu suất của nhà cung cấp, tóm tắt các tập dữ liệu lớn và phát hiện các sai lệch so với các điểm chuẩn trong quá khứ
📮 ClickUp Insight: 21% số người được hỏi muốn tận dụng AI để phát huy năng lực chuyên môn bằng cách áp dụng AI vào các cuộc họp, email và dự án.
Mặc dù hầu hết các ứng dụng email và nền tảng quản lý dự án đều tích hợp AI như một tính năng, nhưng nó có thể không đủ liền mạch để thống nhất quy trình làm việc giữa các công cụ.
Nhưng chúng tôi đã giải mã được bí mật đó tại ClickUp! Với các tính năng quản lý cuộc họp dựa trên AI của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo các mục chương trình, ghi chú từ các cuộc họp, tạo và phân công công việc từ ghi chú cuộc họp, phiên âm bản ghi âm và hơn thế nữa — với AI Notetaker và ClickUp Brain của chúng tôi. Tiết kiệm tới 8 giờ họp mỗi tuần, giống như các khách hàng của chúng tôi tại Stanley Security!
Các ứng dụng chính của AI tạo ra trong mua sắm
AI tạo ra nội dung đang thay đổi cách thức làm việc của các nhóm mua sắm. Dưới đây là các lĩnh vực chính mà tác động này thể hiện rõ nhất.
Tự động hóa tạo tài liệu
Tạo tài liệu mua sắm là công việc lặp đi lặp lại. Mỗi tài liệu, cho dù là RFP (yêu cầu đề xuất), RFQ (yêu cầu báo giá) hay biểu mẫu đăng ký nhà cung cấp, đều phải chính xác, tuân thủ chính sách và phù hợp với bối cảnh.
Bạn sẽ mất hàng giờ để sao chép các mẫu cũ, tìm kiếm các điều khoản và kiểm tra lại tính tuân thủ.
🎯 Giá trị của gen AI: Nó sử dụng các mô hình ngôn ngữ để nhận dạng các mẫu trong nội dung hiện có của bạn, như cấu trúc, giọng điệu, ngôn ngữ tuân thủ, và áp dụng chúng vào các tài liệu mới. Nó hiểu loại tài liệu bạn đang tạo và điều chỉnh cho phù hợp.
ClickUp Brain là lựa chọn hoàn hảo cho các loại công việc sau:
Dưới đây là ba loại hợp đồng mua sắm mà bạn nên biết:
- Hợp đồng giá cố định: Đối với phạm vi dự án được xác định rõ ràng
- Hợp đồng hoàn trả chi phí: Đối với các dự án có phạm vi không xác định, người mua hoàn trả cho người bán các chi phí được phép cộng với một khoản phí
- Hợp đồng thời gian và vật liệu: Đối với các dự án không xác định rõ phạm vi, kết hợp cả hợp đồng giá cố định và hợp đồng hoàn trả chi phí
Quản lý rủi ro nhà cung cấp thông minh
Việc theo dõi rủi ro nhà cung cấp bằng tay rất chậm và mang tính phản ứng. Bạn phải dựa vào các báo cáo lỗi thời, bảng tính rải rác hoặc phản hồi rời rạc từ các bên liên quan nội bộ khác nhau. Khi người quản lý mua sắm phát hiện ra vấn đề, nó đã ảnh hưởng đến dòng thời gian, chất lượng hoặc chi phí.
🎯 Giá trị của AI tạo ra: Nó phân tích dữ liệu trên các hệ thống — thẻ điểm nhà cung cấp, lịch sử hợp đồng, dòng thời gian giao hàng và phiếu hỗ trợ. Nó phát hiện các dấu hiệu sớm về rủi ro của nhà cung cấp, chẳng hạn như giao hàng chậm trễ, biến động giá hoặc chất lượng giảm, và chủ động đề xuất các bước tiếp theo.
⚡ Kho lưu trữ mẫu: Mẫu RFQ cho mua sắm hiệu quả
Phân tích và tối ưu hóa chi tiêu
Các nhóm mua sắm của bạn đang sở hữu kho dữ liệu chi tiêu vô giá. Nhưng nếu không có công cụ phù hợp, những thông tin chi tiết đó sẽ bị chôn vùi. Khi phải đối mặt với các hệ thống không kết nối, bạn sẽ gặp phải vấn đề báo cáo lỗi thời. Điều này có nghĩa là bạn không có bức tranh toàn cảnh rõ ràng về chi tiêu trong các hoạt động mua sắm.
🎯 Giá trị của gen AI: Nó lấy dữ liệu từ ERP, nền tảng mua sắm, hệ thống quản lý nhà cung cấp và các hệ thống kinh doanh thượng nguồn và hạ nguồn khác. Sau đó, bạn có thể phân loại và phân tích dữ liệu đó trong thời gian thực. Bạn có thể hiển thị ngay lập tức các xu hướng, chi tiêu bất thường và cơ hội tiết kiệm.
Tăng cường và làm sạch dữ liệu
Trong hầu hết các hệ thống mua sắm, dữ liệu nhà cung cấp không đầy đủ hoặc đã lỗi thời. Ví dụ: bạn có thể có cùng một nhà cung cấp được liệt kê dưới nhiều tên, thiếu thông tin thuế hoặc thông tin liên hệ không khớp nhau giữa các hệ thống.
Kết quả của những sai sót này là lỗi báo cáo, rủi ro tuân thủ và thậm chí là lãng phí thời gian để sửa dữ liệu thủ công trước khi tìm nguồn cung ứng hoặc kiểm toán.
🎯 Giá trị của gen AI: Nó xác định và sửa chữa các lỗ hổng dữ liệu bằng cách nhận diện các mẫu trong các đầu vào lộn xộn. Bạn có thể tự động điền thông tin còn thiếu, chuẩn hóa các mục nhập, hợp nhất các mục trùng lặp và thậm chí làm phong phú thêm hồ sơ nhà cung cấp bằng cách sử dụng các nguồn bên ngoài. Mọi quyết định về nguồn cung ứng và chi tiêu đều được hỗ trợ bởi dữ liệu trong quy trình tự động hóa mua sắm của bạn.
Dự báo và lập kế hoạch nhu cầu
Các nhóm bán hàng của bạn có dự báo riêng. Dữ liệu hàng tồn kho bị cô lập trong các hệ thống cũ. Xu hướng thị trường thay đổi nhanh hơn chu kỳ báo cáo của bạn có thể theo kịp. Tất cả những điều này dẫn đến thông tin đầu vào bị phân tán.
Hiện tại, các quyết định dự báo và lập kế hoạch nhu cầu của bạn được đưa ra bằng cách tham khảo các bảng tính đã lỗi thời. Và cuối cùng, nó trở thành một công việc phỏng đoán.
🎯 Giá trị của gen AI: Nó cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về những gì sắp xảy ra. Được trang bị phân tích dự đoán, bạn có thể phát hiện ra các mẫu mà nhóm của bạn thậm chí không tìm kiếm và phát hiện ra những thay đổi về nhu cầu trước khi chúng xuất hiện trong báo cáo. Nói chung, nó cho phép bạn lập kế hoạch một cách cân nhắc hơn.
Dưới đây là cách một công cụ AI tạo ra nội dung mạnh mẽ như ClickUp AI có thể giúp ích.
Tự động hóa email và truyền thông
Bạn dành nhiều thời gian để liên lạc và theo dõi các nhà cung cấp, xác nhận dòng thời gian, làm rõ các điều khoản và trả lời các truy vấn nội bộ. Mặc dù rất quan trọng, nhưng những trao đổi này lặp đi lặp lại và chỉ là các phiên bản được chỉnh sửa nhẹ của cùng một bản cập nhật.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi hộp thư đến của bạn tràn ngập và bạn phải xử lý hàng trăm nhà cung cấp? Rất có thể các tin nhắn quan trọng sẽ bị trì hoãn hoặc bị bỏ lỡ hoàn toàn.
🎯 Giá trị của AI tạo ra: Nó hoạt động như một lớp thông tin liên lạc tập trung bằng cách lấy bối cảnh từ các hệ thống kinh doanh của bên thứ ba để tạo ra các phản hồi chính xác. Bạn có thể giảm tải công việc điều phối đồng thời mang đến cho mọi nhà cung cấp trải nghiệm phản hồi nhanh hơn, nhất quán hơn.
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI trong quản lý vận hành
Chia sẻ kiến thức
Ai đã đàm phán những điều khoản nào, nhà cung cấp nào khó tính và những giải pháp nào đã được sử dụng để giải quyết các vấn đề trong quá khứ? Tất cả những thông tin này chỉ tồn tại trong đầu mọi người, không phải trong hệ thống. Khi thành viên trong nhóm của bạn rời công ty hoặc thay đổi vai trò, kiến thức đó thường biến mất cùng với họ.
Điều sau đây rất quen thuộc: các nhà quản lý mới lặp lại những sai lầm trong quá khứ, lãng phí thời gian để khám phá lại những vấn đề đã được giải quyết.
🎯 Giá trị của gen AI: Nó biến kiến thức bộ lạc thành trí tuệ chung. Bằng cách khai thác email, hợp đồng, ghi chú cuộc họp và trò chuyện nội bộ, nó có thể đưa ra những hiểu biết quan trọng mà nếu không có nó sẽ bị lãng quên. Với tính liên tục này, bạn có thể đào tạo nhân viên mới nhanh hơn và phát triển dựa trên những kiến thức đã có.
⚒️ Mẹo nhanh: Sử dụng ClickUp Brain để biến tất cả thông tin này thành hành động. Từ tóm tắt các cuộc hội thoại với nhà cung cấp và trích xuất thông tin chi tiết về hợp đồng đến trả lời các truy vấn mua sắm ngay lập tức, ClickUp Brain giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ.
Kết hợp với Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, hợp đồng đang chờ xử lý và xu hướng chi tiêu — tất cả ở một nơi. Cho dù bạn đang tiếp nhận nhà cung cấp mới hay chuyển quyền sở hữu nhà cung cấp giữa các thành viên trong nhóm, bạn sẽ không bao giờ mất bối cảnh nữa.
Ví dụ thực tế về AI tạo ra trong mua sắm
Chúng ta đã vượt qua giai đoạn mà Gen AI trong mua sắm vẫn còn trong giai đoạn thử nghiệm. Dưới đây là cách các tổ chức hàng đầu sử dụng nó trong các hoạt động mua sắm của họ.
1. Quản lý hợp đồng thông minh và báo cáo tuân thủ
Thách thức: Các nhóm mua sắm và tài chính của eBay phải đối mặt với sự kém hiệu quả trong việc trích xuất thủ công các điều khoản quan trọng từ các hợp đồng phức tạp, đối chiếu dữ liệu tài chính và tuân thủ các quy định về thuế và tính bền vững đang không ngừng thay đổi.
Hàng thập kỷ dữ liệu tích lũy đã làm tăng độ phức tạp, khiến việc duy trì độ chính xác và tốc độ trở nên khó khăn.
Giải pháp được triển khai: Bằng cách sử dụng AI tạo ra, họ có thể tự động hóa phân tích hợp đồng, hợp lý hóa việc đối chiếu thanh toán và hỗ trợ phân loại theo quy định đối với các loại thuế gián tiếp.
Nhóm mua sắm cũng bắt đầu sử dụng AI để cải thiện quy trình RFP và xử lý tài liệu của nhà cung cấp.
Tác động: Cách AI tạo sinh đã thay đổi mua sắm và tuân thủ
- Giảm khối lượng công việc thủ công trong các hoạt động mua sắm, tài chính và tuân thủ
- Cải thiện độ chính xác trong việc giải thích hợp đồng, tuân thủ thuế và báo cáo bền vững
- Tăng hiệu quả chi phí, đẩy nhanh chu kỳ mua sắm và nâng cao năng suất của nhóm trong các lĩnh vực kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng
2. Xây dựng chuỗi cung ứng bền vững hơn
Thách thức: Quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu rộng lớn và phức tạp, Unilever gặp khó khăn trong việc hợp tác với nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật đang thay đổi.
Các quy trình thủ công này tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, cản trở sự linh hoạt và khả năng phản ứng.
Giải pháp: Unilever hợp tác với Accenture để mở rộng quy mô ứng dụng AI tạo ra trên toàn doanh nghiệp.
Sử dụng nền tảng GenWizard của Accenture, Unilever đã phát triển các công cụ dựa trên AI để tự động hóa phân tích hợp đồng, tăng cường hợp tác với nhà cung cấp và hợp lý hóa các quy trình mua sắm. Các công cụ này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối nhà cung cấp hiệu quả, theo dõi hiệu suất và thu thập phản hồi, từ đó thúc đẩy sự đổi mới và khả năng phục hồi trong chuỗi cung ứng.
Tác động: Áp dụng AI tạo sinh để nâng cao hiệu quả hoạt động
- Tự động hóa các công việc mua sắm giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm khối lượng công việc thủ công
- Các quy trình dựa trên AI đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách tối ưu hóa việc lựa chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng
- Hợp tác với nhà cung cấp được hợp lý hóa, giúp phát triển sản phẩm và đổi mới nhanh hơn
Các công cụ AI tạo sinh tốt nhất cho chuyên gia mua sắm
Dưới đây là một số công cụ AI tạo sinh tốt nhất dành cho các chuyên gia mua sắm như bạn:
ClickUp
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc — kết hợp công việc, tài liệu, giao tiếp, AI và tự động hóa vào một nền tảng mạnh mẽ.
Hãy xem cách bạn có thể sử dụng ClickUp để quản lý dự án mua sắm dựa trên AI.
Với trợ lý AI tích hợp, ClickUp Brain, bạn có thể tạo bản tóm tắt và đặt câu hỏi theo ngữ cảnh. Brain cũng có thể giúp bạn tự động hóa các bản cập nhật, tổng hợp nhanh các ghi chú hợp đồng và trả lời ngay lập tức các câu hỏi như "Đề xuất RFP nào bị trì hoãn?"
Tiếp theo, sử dụng Tự động hóa ClickUp để xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh, dựa trên quy tắc cho các công việc lặp đi lặp lại trong quy trình công việc của bạn. Bạn có thể tạo các kích hoạt như:
- Khi hợp đồng nhà cung cấp mới được tải lên phần mềm quản lý đơn đặt hàng, hãy chỉ định công việc xem xét pháp lý
- Khi công việc RFP chuyển sang trạng thái "Đã gửi", tự động tạo công việc theo dõi để đánh giá
- Tự động thông báo cho các bên liên quan khi chứng chỉ của nhà cung cấp sắp hết hạn
- Chuyển công việc sang "Đã đóng" khi phê duyệt cuối cùng hoàn thành
ClickUp Docs đơn giản hóa sự hợp tác giữa bạn và các nhà cung cấp trong một không gian làm việc chung, an toàn. Nó cho phép bạn đồng chỉnh sửa danh sách kiểm tra nhập học, hướng dẫn RFP hoặc mẫu kiểm toán trong thời gian thực.
Quyền truy cập của khách đảm bảo nhà cung cấp chỉ xem những thông tin cần thiết mà không ảnh hưởng đến dữ liệu nội bộ. Với tính năng Bình luận và Đề cập, bạn có thể gắn thẻ các bên liên quan nội bộ để xem xét và bình luận trong thời gian thực.
Sử dụng lịch sử chỉnh sửa, bạn có thể xem ai đã thực hiện thay đổi trong tài liệu và khi nào để tránh trùng lặp.
Với ClickUp Docs, bạn cũng có thể đơn giản hóa việc quản lý tài liệu. Bạn có thể tạo và lưu trữ các thư mục dành riêng cho nhà cung cấp. Hơn nữa, bạn còn có thể liên kết tài liệu với các nhiệm vụ (ví dụ: biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp gắn liền với nhiệm vụ).
📚 Phần thưởng: Với ClickUp Brain, bạn có thể tóm tắt các hợp đồng dài, trích ra các điều khoản quan trọng hoặc tạo nhiệm vụ theo dõi từ ghi chú cuộc họp — tất cả đều trong chính tài liệu.
Việc theo dõi mua sắm trở nên dễ dàng hơn nhiều với các chế độ xem và bảng điều khiển linh hoạt của ClickUp. Bạn có thể sử dụng Chế độ xem Bảng để hình dung tình trạng của từng dự án tìm nguồn cung ứng. Ngoài ra, Chế độ xem Gantt hoặc Dòng thời gian cho phép bạn theo dõi lịch trình giao hàng.
📊 Dưới đây là một số chỉ số KPI mua sắm mà bạn có thể theo dõi bằng ClickUp:
- Số lượng nhà cung cấp
- Tiết kiệm chi phí
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
- Tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp
- Độ chính xác của đơn đặt hàng
- ROI trong mua sắm
Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn quản lý ngân sách dự án và theo dõi tất cả các chỉ số KPI quan trọng, bao gồm thời gian phản hồi của nhà cung cấp, ngày gia hạn hợp đồng và chi tiêu trực tiếp và gián tiếp.
Hơn nữa, với Tích hợp ClickUp, bạn sẽ giảm thiểu việc chuyển đổi công cụ. Cho dù bạn đang quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng, nhập cuộc nhà cung cấp hay phân tích mua sắm, ClickUp có thể lấy dữ liệu từ các công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng, cung cấp cho bạn một nguồn thông tin duy nhất luôn được cập nhật.
Các công cụ AI tạo ra nội dung hàng đầu khác cho các nhóm mua sắm là:
1. Icertis: Icertis là nền tảng quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) dựa trên AI được sử dụng trong các nhóm mua sắm, pháp lý và tài chính. Công cụ Contract Intelligence (ICI) của Icertis tận dụng các mô hình ngôn ngữ lớn để tự động tạo hợp đồng, đánh dấu các điều khoản rủi ro và trích xuất các nghĩa vụ chính.
Bằng cách đưa ra các đề xuất phù hợp với bối cảnh trong quá trình đàm phán, Icertis giúp các nhóm đẩy nhanh quá trình phê duyệt và tuân thủ các chính sách pháp lý.
2. SAP Ariba: SAP Ariba sử dụng AI kinh doanh để cải thiện hoạt động mua sắm, từ tìm kiếm nhà cung cấp đến đánh giá rủi ro. Công cụ này hữu ích cho các nhóm mua sắm và chuỗi cung ứng quản lý mạng lưới nhà cung cấp lớn.
Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ đề xuất hợp đồng, gợi ý nguồn cung ứng và đánh giá nhà cung cấp dựa trên hồ sơ rủi ro thời gian thực và dữ liệu lịch sử.
3. Zycus: Zycus, một nền tảng tự động hóa mua sắm từ đầu đến cuối, cung cấp các khả năng Gen AI thông qua bộ Merlin AI. Các nhóm mua sắm có thể tự động tạo RFP, đánh giá phản hồi của nhà cung cấp bằng cách chấm điểm theo ngữ cảnh và tạo bản tóm tắt đàm phán.
Hệ thống học từ dữ liệu lịch sử để đề xuất các chiến lược mua sắm tối ưu.
4. Ivalua: Ivalua là nền tảng Source-to-Pay (S2P) không cần mã, được thiết kế để thống nhất mua sắm, quản lý nhà cung cấp và phân tích chi tiêu trong một hệ sinh thái duy nhất, có khả năng thích ứng.
Sử dụng IVA (Trợ lý ảo thông minh) của Ivalua, bạn có thể tự động hóa các công việc như nghiên cứu nhà cung cấp, tóm tắt hợp đồng và soạn thảo thông tin liên lạc.
5. Cherrywork: Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI, Bộ giải pháp mua sắm thông minh của Cherrywork giúp hợp lý hóa chu trình từ tìm nguồn cung ứng đến thanh toán. Giải pháp này giúp bạn giảm thời gian chu kỳ đồng thời đảm bảo tuân thủ và nhất quán.
Ứng dụng dựa trên đám mây rất hữu ích cho các tổ chức sử dụng SAP nhờ tính tích hợp sẵn có.
6. Klevaar: Đối với các nhóm quản lý RFQ khối lượng lớn hoặc đa biến, nó kết hợp tối ưu hóa nguồn cung ứng với tự động hóa thông minh để xử lý các sự kiện phức tạp trên quy mô lớn mà không làm quá tải nhóm.
Nền tảng eSourcing được hỗ trợ bởi AI có thể xử lý hàng trăm (hoặc hàng nghìn) phản hồi của nhà cung cấp đồng thời, áp dụng các quy tắc và ưu tiên do người mua đặt ra
7. LevaData: LevaData sử dụng AI để phát hiện cơ hội tiết kiệm chi phí, đánh giá rủi ro trong quá trình mua sắm và đề xuất nhà cung cấp hoặc linh kiện thay thế.
Công cụ mua sắm AI này lý tưởng cho nguyên liệu trực tiếp và tìm nguồn cung ứng chiến lược. Bởi vì nó biến các tín hiệu thị trường bên ngoài thành hỗ trợ ra quyết định chủ động trong các chu kỳ tìm nguồn cung ứng.
8. Sievo: Biến dữ liệu mua sắm lộn xộn thành thông tin chi tiêu có cấu trúc với phần mềm phân tích mua sắm của Sievo. Phần mềm này cung cấp khả năng hiển thị chi tiêu toàn diện, thông tin chi tiết dựa trên AI, quản lý dữ liệu nâng cao và theo dõi ESG cho các tổ chức doanh nghiệp.
Trong bảng điều khiển phân tích chi tiêu, bạn có thể so sánh hiệu suất trong quá khứ và lọc dữ liệu dựa trên các đơn vị kinh doanh.
9. GEP Smart: GEP SMART là nền tảng mua sắm toàn diện tích hợp trí tuệ nhân tạo. Nền tảng mua sắm thống nhất này giúp bạn xác định cơ hội, quản lý tiết kiệm và tối ưu hóa quản lý chi tiêu trực tiếp và gián tiếp.
10. Fairmarkit: Nền tảng quản lý chi tiêu tự động Fairmarkit được thiết kế riêng cho việc tìm nguồn cung ứng chi tiêu nhỏ lẻ. Nền tảng này có thể tự động hóa các công việc thủ công như thu thập nhu cầu, tạo sự kiện tìm nguồn cung ứng, phân tích phản hồi của nhà cung cấp, báo cáo tiến độ và các quy trình công việc sử dụng nhiều bảng tính.
📚 Đọc thêm: Công cụ AI cho Quản lý Kho hàng
Những thách thức chính và cân nhắc về đạo đức trong mua sắm dựa trên AI
Mặc dù lợi ích của mua sắm dựa trên AI bao gồm từ tạo tài liệu tự động đến quản lý rủi ro nhà cung cấp thông minh, phân tích chi tiêu và tối ưu hóa, nhưng nó cũng có những thách thức riêng. Chúng bao gồm:
1. Sự thiên vị trong thuật toán và công bằng
Các hệ thống AI được huấn luyện dựa trên dữ liệu mua sắm trong quá khứ có thể duy trì các thành kiến hiện có. Ví dụ: nếu dữ liệu trong quá khứ ưu ái một số nhà cung cấp dựa trên vị trí địa lý hoặc kích thước, các mô hình AI của bạn có thể tiếp tục xu hướng này, dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp không công bằng và có thể gây ra sự phân biệt đối xử.
Các yếu tố cần xem xét:
- Đa dạng dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu đào tạo bao gồm phạm vi rộng các hồ sơ nhà cung cấp (ví dụ: theo kích thước, địa lý, loại quyền sở hữu) để tránh củng cố sự thiên vị có hệ thống
- Kiểm tra sai lệch: Thường xuyên kiểm tra các mô hình AI để phát hiện kết quả sai lệch trong chấm điểm, lựa chọn và đề xuất nhà cung cấp
- Khả năng giải thích: Sử dụng các hệ thống AI cung cấp tính minh bạch về cách quyết định được đưa ra để có thể được thách thức hoặc xem xét lại khi cần thiết
- Thiết kế toàn diện: Tham gia nhiều bên liên quan, bao gồm các nhóm đa dạng nhà cung cấp, vào quá trình phát triển và thử nghiệm mô hình AI để tránh các điểm mù
👀 Bạn có biết? Các nhóm mua sắm dành gần 40% thời gian cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại, như theo dõi phê duyệt hoặc cập nhật bảng tính. Đó là gần hai ngày làm việc đầy đủ mỗi tuần dành cho những việc mà các công cụ như tự động hóa và AI có thể dễ dàng xử lý.
2. Bảo mật và bảo mật dữ liệu
Hệ thống AI trong mua sắm thường xử lý dữ liệu nhạy cảm của nhà cung cấp và tổ chức, chẳng hạn như thông tin tài chính của nhà cung cấp và các tài liệu hợp đồng và pháp lý. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ? Khi bạn thiếu sự quản trị rõ ràng về cách hệ thống AI truy cập, xử lý và chia sẻ dữ liệu?
Bạn sẽ phải đối mặt với những rủi ro lớn liên quan đến việc sử dụng dữ liệu sai mục đích, vi phạm luật bảo mật và làm suy giảm lòng tin của nhà cung cấp.
✅ Danh sách kiểm tra: Các biện pháp bảo vệ đạo đức trong AI mua sắm
- Giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm bằng quyền truy cập dựa trên vai trò
- Tiết lộ cách các công cụ AI xử lý dữ liệu nhà cung cấp hoặc hợp đồng
- Kiểm tra các quyết định của AI để đảm bảo tuân thủ bảo mật (GDPR, CCPA, v.v.)
- Thiết lập các giao thức đồng ý khi chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài
- Thường xuyên rà soát chính sách lưu trữ và xóa dữ liệu
📌 Các hình phạt cho vi phạm GDPR là gì?
Đối với các vi phạm nghiêm trọng, mức phạt có thể lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu hàng năm đối với cả tổ chức công và riêng tư.
Ngay cả đối với các vi phạm nhẹ hơn, như không duy trì hồ sơ đúng cách hoặc không báo cáo vi phạm dữ liệu kịp thời, mức phạt có thể lên đến €10 triệu hoặc 2% doanh thu toàn cầu
3. Quá phụ thuộc vào tự động hóa
Khi AI ngày càng trở nên mạnh mẽ, rủi ro mà các nhóm của bạn bắt đầu phụ thuộc quá nhiều vào các quyết định tự động hóa cũng ngày càng tăng.
Lấy ví dụ về việc soạn thảo hợp đồng. Hệ thống AI có thể loại bỏ một điều khoản có vẻ thừa trong quá trình tạo hợp đồng để hợp lý hóa tài liệu. Nhưng điều khoản đó có thể là biện pháp bảo vệ dự phòng mà nhóm pháp lý của bạn yêu cầu đối với các nhà cung cấp rủi ro cao dựa trên tranh chấp trong quá khứ.
Những gì AI nhận diện là trùng lặp có thể thực chất là một biện pháp bảo vệ quan trọng mà tổ chức của bạn đã xây dựng qua thời gian.
✅ Danh sách kiểm tra: Cách cân bằng tự động hóa với phán đoán của con người
- Kiểm tra các kết quả do AI tạo ra trước khi phê duyệt hoặc đánh giá nhà cung cấp
- Đặt ngưỡng mà các hành động tự động hóa cần có sự phê duyệt của con người
- Theo dõi các trường hợp ngoại lệ và mẫu ghi đè để phát hiện những điểm tự động hóa không hiệu quả
- Đào tạo các nhà quản lý mua sắm của bạn để hiểu các giới hạn của AI, không chỉ cách sử dụng các công cụ
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI để tự động hóa công việc
4. Quyền sở hữu trí tuệ và quyền của nhà cung cấp
Các nhà cung cấp tin tưởng bạn với dữ liệu độc quyền của họ với hy vọng có được mối quan hệ hợp tác công bằng và an toàn. Nếu các công cụ AI của bạn tái sử dụng hoặc tiết lộ thông tin đó, dù có chủ ý hay không, bạn sẽ phải gánh chịu hậu quả nghiêm trọng. Điều này cũng có thể dẫn đến hành động pháp lý. AI không thể phân định ranh giới. Bạn phải làm điều đó.
Các cân nhắc quan trọng để bảo vệ dữ liệu nhà cung cấp trong quy trình làm việc AI
- Rõ ràng về hợp đồng: Đảm bảo các nhà cung cấp AI nêu rõ cách họ sử dụng dữ liệu đầu vào và ai sở hữu kết quả đầu ra
- Quyền sử dụng dữ liệu: Xác minh rằng tất cả dữ liệu của bên thứ ba được sử dụng trong quá trình đào tạo AI đã được cấp phép hợp lệ để tránh các khiếu nại về vi phạm bản quyền
- Hợp đồng với nhà cung cấp: Bao gồm các điều khoản bồi thường để bảo vệ khỏi các vi phạm quyền sở hữu trí tuệ có thể phát sinh từ hành động của nhà cung cấp
👀 Bạn có biết? Vào tháng 11 năm 2024, một số hãng tin tức Canada đã kiện OpenAI vì vi phạm bản quyền liên quan đến việc sử dụng các bài báo của họ để huấn luyện ChatGPT. Họ đang yêu cầu bồi thường thiệt hại lên tới 20.000 đô la Canada cho mỗi bài báo được sử dụng để huấn luyện
Tăng cường hiệu quả mua sắm với ClickUp
Bạn đã biết rằng mua sắm đang thay đổi. Nhưng các công cụ chắp vá và dữ liệu không kết nối sẽ không thể theo kịp những thay đổi sắp tới.
Để thực sự tiết kiệm chi phí chiến lược, giảm thời gian chu kỳ và dẫn đầu với tầm nhìn xa, AI tạo ra cần phải hơn một thử nghiệm. Nó cần được tích hợp vào mọi giai đoạn của quy trình làm việc của bạn — từ tìm nguồn cung ứng và theo dõi rủi ro nhà cung cấp đến tự động hóa hợp đồng và hiển thị chi tiêu.
Đó là lúc bạn cần ClickUp.
Không chỉ quản lý các công việc mua sắm. Mà còn kết nối nhân viên, hệ thống và dữ liệu của bạn trong một không gian làm việc được hỗ trợ bởi AI.
Hơn nữa, ClickUp Brain cho phép bạn biến các cuộc hội thoại phân tán với nhà cung cấp thành bản tóm tắt, các hợp đồng dài thành các mục hành động và các câu hỏi phức tạp về mua sắm thành câu trả lời tức thì. Nó giống như có một nhà phân tích mua sắm, trưởng bộ phận vận hành và người ghi chép trong một công cụ.
Sẵn sàng mở rộng quy mô mua sắm chiến lược với AI? Đăng ký ClickUp miễn phí.