Ngay cả khi có kế hoạch mua sắm vững chắc, các giao dịch của bạn vẫn bị đình trệ? Các nhà cung cấp không thực hiện cam kết hoặc không giảm giá theo số lượng đã hứa?
Những trở ngại phổ biến như vậy có thể làm hỏng tất cả nỗ lực của bạn trong việc hợp lý hóa quy trình mua sắm. Ngay cả khi dành hàng giờ để quản lý báo giá, so sánh chi phí và đơn đặt hàng, chúng ta thường bỏ qua một chi tiết quan trọng: Hợp đồng mua sắm — có thể nói là phần quan trọng nhất của quy trình.
Các nhà cung cấp có thể dễ dàng thay đổi lời hứa, nhưng với hợp đồng mua hàng, họ phải tuân thủ các cam kết của mình.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về hợp đồng mua hàng, lợi ích và các loại hợp đồng để nâng cao khả năng đàm phán và tối đa hóa lợi ích! Ngoài ra, hãy làm quen với nền tảng ClickUp — nền tảng này giúp hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng với tính năng tự động gia hạn để mang đến trải nghiệm thuận tiện.
Hợp đồng mua sắm là gì?
Hợp đồng mua sắm là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán, nêu rõ các điều khoản và điều kiện để mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc. Thỏa thuận hợp đồng này đóng vai trò là khung khổ để điều chỉnh toàn bộ quá trình mua sắm, nêu chi tiết các thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, giá cả, lịch giao hàng, điều khoản thanh toán và bất kỳ điều khoản liên quan nào khác mà cả hai bên đã thỏa thuận.
Hãy coi đó như một tờ giấy trắng, nơi bạn ghi lại các điểm chính trong thỏa thuận với người bán, bao gồm chất lượng vật liệu, ngày giao hàng, chi phí, v.v. Sau khi cả hai bên ký hợp đồng, người bán có nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện các cam kết của mình.
Hợp đồng mua hàng có tác dụng hai chiều — nó cũng ràng buộc bạn, người mua, về mặt pháp lý phải nhận hàng và thanh toán hóa đơn cho các vật tư hoặc chi phí dự án.
Hợp đồng mua sắm loại bỏ sự phỏng đoán, xóa bỏ nghi ngờ của cả hai bên và thúc đẩy mối quan hệ khách hàng-nhà cung cấp vững chắc. Nó cũng giúp nhóm mua sắm làm việc dễ dàng hơn bằng cách ngăn chặn những rắc rối vào phút chót hoặc việc không thực hiện cam kết.
Lợi ích của việc sử dụng hợp đồng mua sắm
Hợp đồng mua sắm mang lại lợi ích lâu dài. Dưới đây là lý do tại sao chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ bạn nên sử dụng chúng:
1. Sự rõ ràng và chắc chắn
Trong bối cảnh thế giới đang trải qua những thay đổi về địa chính trị, chính sách và thị trường, các doanh nghiệp cần tận dụng mọi cơ hội để giảm thiểu sự không chắc chắn.
Hợp đồng mua sắm có thể giúp điều hành hoạt động kinh doanh của bạn một cách rõ ràng. Một hợp đồng vững chắc cung cấp các điều khoản rõ ràng, tránh hiểu lầm và tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tất cả các bên liên quan.
2. Bảo vệ khỏi các rủi ro tiềm ẩn
Hợp đồng mua sắm có thể bảo vệ bạn khỏi những biến động của thị trường, chẳng hạn như biến động giá cả, bằng cách đảm bảo cung cấp hàng hóa với giá đã được xác định trước.
Hợp đồng cho phép người mua và người bán hợp tác trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau. Hợp đồng bảo vệ lợi ích của cả hai bên và giúp họ tự tin hợp tác với nhau. Bằng cách nêu rõ tất cả các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận, hợp đồng giúp doanh nghiệp tránh mọi rủi ro không cần thiết.
3. Cung cấp thông tin kinh doanh
Bằng cách liệt kê tất cả các chi tiết đã thỏa thuận — giá cả, chất lượng vật liệu, tham số dịch vụ, ngày tháng, v.v. — hợp đồng mua sắm hoặc hợp đồng mua hàng tạo ra sự minh bạch và giúp đưa ra quyết định sáng suốt.
Hãy xem xét các hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp làm ví dụ. Chúng đảm bảo giá mua sắm trong tương lai. Điều này cho phép bạn dự báo chi phí trong tương lai, xây dựng giá cả chính xác hơn và đánh giá xem bạn có nhận được giá trị tương xứng với số tiền bỏ ra từ nhà cung cấp hay không.
3 Loại hợp đồng mua sắm
Có nhiều loại thỏa thuận nhà cung cấp khác nhau để phù hợp với mức độ rủi ro mà bạn sẵn sàng chấp nhận, mục tiêu của công ty bạn, v.v.
Hợp đồng mua sắm cơ bản có thể được phân loại thành ba loại. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng loại
1. Hợp đồng giá cố định
Như tên gọi, hợp đồng giá cố định xác định một mức giá cố định cho hàng hóa hoặc dịch vụ được hợp đồng.
Hợp đồng này còn được gọi là hợp đồng trọn gói. Hợp đồng này cố định giá mua của người mua đối với vật liệu hoặc dịch vụ được mua, bất kể biến động thị trường hoặc các yếu tố khác. Đây có thể là loại hợp đồng lý tưởng cho các nguồn cung cấp thiết yếu cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn. Các hợp đồng này có hai lợi ích:
- Thứ nhất, nó giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ vượt ngân sách vì bạn đã biết chính xác giá phải trả cho một lượng hàng cụ thể
- Thứ hai, nó giúp người bán ước tính chính xác thu nhập của họ, miễn là họ có thể cung cấp các sản phẩm theo hợp đồng với số lượng dự kiến
Điều quan trọng nhất cần nhớ là bạn phải thường xuyên đánh giá chất lượng, đặc biệt là trong giai đoạn biến động giá thị trường. Hợp đồng giá cố định có thể được chia thành ba loại. Ba loại này bao gồm:
Hợp đồng giá cố định
Hợp đồng cơ bản nhất này đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ mức giá và điều khoản đã định trước. Để hiểu rõ hơn, hãy nghĩ đến cách thức hoạt động của các hợp đồng chính phủ.
Chúng đặt giá cho dự án cuối cùng trước.
Hợp đồng giá cố định và phí thưởng (FPIF)
Thỏa thuận này là một hình thức nâng cấp, trong đó bạn sẽ khen thưởng người bán khi họ vượt qua kỳ vọng thông thường.
Đây là hệ thống dựa trên phần thưởng với giá cố định cho các dịch vụ được cung cấp, nhưng có khuyến khích được định trước khi nhà cung cấp vượt chỉ tiêu. Hình thức hợp đồng này có lợi cho nhà cung cấp và thường được sử dụng trong trường hợp hàng hóa khan hiếm.
Hợp đồng giá cố định với điều chỉnh giá kinh tế (FPEPA)
Hợp đồng giá cố định với điều chỉnh giá kinh tế quy định trước phạm vi công việc và giá phải trả, nhưng có điều khoản về thay đổi giá thị trường và lạm phát. Điều này có nghĩa là giá cuối cùng có thể được điều chỉnh trong trường hợp chi phí sản xuất tăng do các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của nhà cung cấp.
Đây là loại hợp đồng được sử dụng nhiều nhất cho các giao dịch nhiều năm, trong đó nhà cung cấp cần một khoản dự phòng cho những tình huống thị trường không thể lường trước. Loại hợp đồng này cũng thường được sử dụng khi người mua muốn đảm bảo nguồn hàng cho một sản phẩm mà họ dự kiến sẽ có nhu cầu trong nhiều năm.
2. Hợp đồng bồi hoàn chi phí
Trong hợp đồng hoàn trả chi phí, người bán cam kết chi trả chi phí phát triển, sản xuất và giao sản phẩm với điều kiện người mua sẽ hoàn trả các chi phí này sau khi hợp đồng hoàn thành thành công.
Mặc dù vẫn có thể thay đổi, nhưng người mua và người bán đồng ý về ngân sách tiềm năng và đặt ra mức giá tối đa cho phép. Các loại hợp đồng hoàn trả chi phí bao gồm:
Hợp đồng giá cố định cộng chi phí (CPFF)
Các nhà cung cấp dự án do dự vì nhận thấy rủi ro? Không thành vấn đề — chỉ cần bảo hiểm tất cả rủi ro của họ là được.
Trong loại hợp đồng này, người bán nhận được thanh toán cho tất cả chi phí của họ cộng với một khoản cố định, đảm bảo họ an toàn trước mọi rủi ro hoặc sự không chắc chắn về thanh toán. Khoản cố định có thể là một tỷ lệ phần trăm của tổng giá.
Nếu người bán không thể đáp ứng các điều kiện của hợp đồng, họ cũng có thể phải chịu trách nhiệm theo hợp đồng này để chịu một số chi phí.
Hợp đồng chi phí cộng phí khuyến khích (CPIF)
Tiếp nối từ hợp đồng trước đó, hợp đồng này bao gồm chi phí cố định, chịu rủi ro từ phía người mua và tích hợp hệ thống khuyến khích dựa trên hiệu suất của nhà cung cấp.
Khoản khuyến khích ở đây phụ thuộc vào mức độ hiệu quả mà người bán mang lại cho bạn. Tất cả đều được quy định trước trong hợp đồng, nên bạn không cần lo lắng về sự biến động của số tiền.
Nếu người bán không thể đáp ứng các điều khoản hợp đồng, thì chi phí của dự án không thành công phải được chia sẻ giữa người mua và người bán.
Hợp đồng chi phí cộng phí thưởng (CPAF)
Với loại hợp đồng này, người mua hoàn trả cho người bán chi phí sản xuất cộng với một khoản phí thưởng bổ sung. Phí này có thể cao hoặc thấp tùy theo quyết định của người mua.
Hợp đồng chi phí cộng phần trăm chi phí (CPPC)
Trong loại hợp đồng bồi hoàn chi phí này, nhà cung cấp được thanh toán đầy đủ – bao gồm chi phí dịch vụ cộng với một phần trăm chi phí làm lợi nhuận.
Điều này khuyến khích người bán tăng doanh số để nâng cao tỷ lệ lợi nhuận. Chỉ cần theo dõi dịch vụ và chất lượng của họ để đạt được kết quả tối ưu.
3. Hợp đồng theo thời gian và vật liệu
Nếu bạn vẫn đang phân vân giữa việc chọn hợp đồng chi phí cố định hay hợp đồng bồi thường chi phí, và muốn tận hưởng cả hai lợi ích, bạn có thể xem xét hợp đồng thời gian và vật liệu.
Nó kết hợp những điểm tốt nhất của cả hai loại hợp đồng – hợp đồng giá cố định và hợp đồng hoàn trả chi phí – để mang đến cho bạn một giải pháp lý tưởng. Theo các hợp đồng này, người mua đồng ý trả cho người bán thời gian và vật liệu đầu tư vào một dịch vụ hoặc sản phẩm. Để kiểm soát chi phí, hợp đồng quy định một mức giá cố định cho vật liệu và nhân công, đồng thời đặt ra giới hạn về thời gian và vật liệu có thể sử dụng. Đây là cách tốt nhất cho các dự án mà bạn không thể xác định chính xác phạm vi hoặc yêu cầu.
Hợp đồng theo thời gian và vật liệu mang lại sự an tâm cho cả nhà cung cấp và người mua bằng cách chia sẻ rủi ro một cách công bằng giữa hai bên.
Khi chọn loại hợp đồng này, hãy đặt giới hạn tối đa để bảo vệ mình khỏi các khoản chi phí vượt quá dự kiến.
Quy trình hợp đồng mua sắm: Tổng quan chi tiết
Giờ đây, khi đã nắm rõ các loại hợp đồng mua sắm khác nhau, bạn có thể tự tin lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. Dưới đây là tổng quan chi tiết về quy trình mua sắm để giúp bạn bắt đầu.
Bước 1: Xác định phạm vi công việc
Bước đầu tiên thực tế không phải là của bạn. Nó đến từ nhóm quản lý dự án, những người xác định yêu cầu kinh doanh và gửi cho bạn yêu cầu mua hàng.
Trước khi liên hệ với nhóm mua sắm, người yêu cầu phải đánh giá kỹ lưỡng phạm vi công việc và yêu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ. Sau khi nhận được yêu cầu, bạn sẽ xem xét nhu cầu của nhóm và thông số kỹ thuật của sản phẩm.
2. Yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp
Sau khi đã hiểu rõ phạm vi công việc, hãy liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng và thu thập các báo giá. Nếu các yêu cầu tương tự như những gì đã mua trước đó, bạn có thể liên hệ với các nhà cung cấp trước đây và yêu cầu báo giá.
Tuy nhiên, đối với các yêu cầu mới, hãy yêu cầu các nhà cung cấp tiềm năng đề xuất một kế hoạch hành động và gửi yêu cầu đề xuất thay thế.
3. Chọn đề xuất của nhà cung cấp
Với tất cả các đề xuất và báo giá từ nhà cung cấp trong tay, bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của mình.
Khi xem xét các đề xuất, hãy chú ý đến những đề xuất đáp ứng chặt chẽ các yêu cầu kinh doanh của bạn và mang lại giá trị cao nhất cho khoản đầu tư của bạn. Tìm kiếm sự cân bằng giữa việc đáp ứng hiệu quả nhu cầu của bạn và cung cấp các giải pháp tiết kiệm chi phí. Điều này đảm bảo rằng bạn hoàn thành mục tiêu kinh doanh và tận dụng tối đa nguồn lực tài chính của mình.
4. Soạn thảo hợp đồng mua sắm
Bây giờ bạn đã chọn được nhà cung cấp, hãy cùng đi sâu vào bước quan trọng mà chúng ta đã thảo luận — soạn thảo hợp đồng.
Đối với hợp đồng tiêu chuẩn, hãy sử dụng mẫu hợp đồng và điền thông tin chi tiết của bạn. Tuy nhiên, nếu đó là trường hợp đặc biệt, bạn có thể cần phải tạo hợp đồng từ đầu và tham khảo ý kiến của bộ phận pháp lý.
5. Phê duyệt hợp đồng
Sau khi hợp đồng được soạn thảo, nó sẽ được bộ phận mua hàng xem xét lại trước khi gửi cho nhà cung cấp.
Mọi đàm phán về các điều khoản hợp đồng đều diễn ra ở giai đoạn này và khi cả hai bên đồng ý, họ sẽ ký hợp đồng. Điều này đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau và các điều khoản đã thỏa thuận được ghi chính thức trong hợp đồng đã ký.
6. Lưu trữ hợp đồng
Sau khi cả hai bên đã hoàn tất và ký kết hợp đồng, hãy lưu trữ hợp đồng trong kho lưu trữ chuyên dụng. Việc này giúp bạn dễ dàng truy cập và tham khảo hợp đồng nếu có vấn đề hoặc tranh chấp phát sinh trong tương lai.
Việc lưu trữ tất cả các hợp đồng ở một nơi giúp dễ dàng tìm kiếm và duy trì hồ sơ đầy đủ để tham khảo trong tương lai, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
7. Tiến hành quy trình mua sắm
Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng, đã đến lúc đặt hàng bằng phiếu đặt hàng.
Sau khi các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao, hãy đảm bảo rằng chúng phù hợp với các yêu cầu trong hợp đồng. Bạn có thể muốn đối chiếu đơn đặt hàng, biên nhận giao hàng và hóa đơn của nhà cung cấp.
Sau khi mọi thứ đã được kiểm tra, hãy thực hiện thanh toán trong thời hạn đã thỏa thuận. Bước cuối cùng này đảm bảo rằng toàn bộ quy trình mua sắm, từ đặt hàng đến thanh toán, đã được hoàn thành và tuân theo các điều khoản mà bạn đã đồng ý.
8. Kết thúc hợp đồng
Sau khi đáp ứng tất cả các điều khoản hợp đồng, đã đến lúc xem xét việc chấm dứt hợp đồng.
Nếu dịch vụ của nhà cung cấp đã được chứng minh là thỏa đáng, bạn có thể lưu giữ thông tin của họ trong hồ sơ, tạo nền tảng cho mối quan hệ kinh doanh lâu dài và đáng tin cậy.
Bằng cách này, bạn sẽ duy trì sự hợp tác thành công, tăng cường sự ổn định và hiệu quả của các quy trình mua sắm trong dài hạn.
Thực hiện hợp đồng mua sắm
Quản lý hợp đồng mua sắm hiệu quả có vẻ như là một công việc khó khăn, nhưng với công cụ quản lý mua sắm phù hợp, bạn có thể hoàn thành công việc này một cách dễ dàng.
ClickUp cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để bắt đầu ngay lập tức. Dưới đây là một số cách ClickUp có thể giúp quá trình mua sắm của bạn diễn ra suôn sẻ và có tổ chức hơn.
Quản lý hợp đồng ClickUp
Sử dụng Mẫu quản lý hợp đồng của ClickUp để hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng mua hàng.
Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể giám sát và quản lý tất cả các hợp đồng mua sắm của mình qua từng giai đoạn, từ phát triển đến phê duyệt và nộp/gửi cuối cùng. Không cần phải sử dụng các công cụ bổ sung để theo dõi quá trình mua sắm; tất cả đều có thể thực hiện trong ClickUp.
Mẫu mua sắm ClickUp
Mẫu mua sắm của ClickUp là giải pháp một cửa cho tất cả các nhu cầu mua sắm của bạn. Nó giúp bạn chuẩn hóa các quy trình, đảm bảo tính minh bạch và quản lý đơn giản hơn.
Quản lý quy trình mua sắm dễ dàng với trạng thái và trường tùy chỉnh. Theo dõi các hoạt động mua sắm bằng nhãn ưu tiên, công việc, người được giao và thẻ. Sử dụng cập nhật trạng thái để tự động thông báo tiến độ cho các bên liên quan.
Theo dõi công việc trong Chế độ xem danh sách; phân tích mối quan hệ với nhà cung cấp bằng Chế độ xem cấp nhà cung cấp; tạo quy trình chuẩn hóa bằng Chế độ xem quy trình hoạt động tiêu chuẩn mua sắm; theo dõi dòng thời gian bằng Chế độ xem lịch.
Với ClickUp, bạn có thể bỏ qua việc kiểm tra lịch hàng ngày vì ứng dụng sẽ gửi thông báo kịp thời cho bạn. Tính năng này đảm bảo bạn luôn nắm rõ các công việc và thời hạn của mình mà không cần theo dõi thủ công liên tục, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả quá trình mua sắm.
Nhiệm vụ ClickUp
Cảm thấy quá tải khi phải xử lý nhiều quy trình và hợp đồng mua sắm cùng lúc?
Nhiệm vụ ClickUp giúp giảm bớt gánh nặng của bạn bằng cách giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Với Nhiệm vụ, bạn có thể chia nhỏ quy trình thành các bước và nhiệm vụ phụ dễ quản lý, sau đó giao chúng cho các chủ sở hữu khác nhau.
Tạo danh sách kiểm tra để theo dõi tất cả các mục cần làm và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. ClickUp cũng đơn giản hóa việc hợp tác với nhóm của bạn trong các công việc khác nhau bằng các chủ đề bình luận, ghi lại màn hình có thể chia sẻ và chia sẻ tệp. Sự gia tăng hiệu quả này giúp nâng cao năng suất, cho phép bạn đạt được nhiều thành tựu hơn.
Tự động hóa ClickUp
ClickUp Automations cách mạng hóa quy trình hợp đồng mua sắm bằng cách tự động kích hoạt các công việc lặp lại, chẳng hạn như gia hạn hợp đồng.
Tính năng này đảm bảo quản lý hợp đồng mua sắm kịp thời và liền mạch mà không cần can thiệp thủ công.
Đơn giản hóa hợp đồng mua sắm của bạn với ClickUp
Giờ đây, khi bạn đã quen thuộc với ba loại hợp đồng mua sắm và các tính năng riêng biệt của chúng, bạn có thể tự tin lập kế hoạch chiến lược mua sắm của mình.
Các tính năng mẫu mua sắm, quản lý hợp đồng và quản lý nhiệm vụ của ClickUp có thể giúp bạn xây dựng quy trình mua sắm hiệu quả và hiệu suất cao.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và biến việc quản lý hợp đồng mua sắm trở nên dễ dàng