Một chiến lược mua sắm hiệu quả không chỉ đơn thuần là tiết kiệm chi phí.
Các nhà quản lý mua sắm luôn tìm kiếm các công cụ và chỉ số để tối ưu hóa chiến lược và đo lường hiệu suất của nhà cung cấp. Bạn cũng đang gặp khó khăn tương tự? Hướng dẫn theo dõi các chỉ số KPI mua sắm của chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này .
Theo Báo cáo Nghiên cứu Thị trường, thị trường Dịch vụ Mua sắm (PaaS) sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) 6,4% trong giai đoạn từ năm 2020 đến 2027. Khi các hoạt động mua sắm ngày càng phức tạp, dữ liệu trở thành yếu tố quan trọng thúc đẩy hiệu quả.
Vì lý do này, các công ty tích cực theo dõi các chỉ số mua hàng (còn được gọi là KPI mua sắm).
Chúng tôi đã liệt kê một số chỉ số KPI hàng đầu mà các nhà lãnh đạo mua sắm sử dụng để đo lường hiệu quả của bộ phận mua sắm. Hãy phá vỡ vòng lặp và cải thiện hiệu suất mua sắm của bạn với hướng dẫn này.
Hiểu về các chỉ số KPI trong mua sắm
Quy trình mua sắm bao gồm tất cả các việc cần làm của bộ phận mua sắm để thu mua và tìm nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ.
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong mua sắm là các thước đo giúp hiểu hiệu quả quản lý mua sắm của bạn. Các KPI này phân tích cách công ty điều chỉnh thời gian, chi phí và chất lượng.
Khi cài đặt các chỉ số KPI mua sắm này, bạn cần xem xét một số yếu tố như:
- Mô hình kinh doanh của bạn
- Kích thước của tổ chức bạn,
- Địa điểm của tổ chức
- Yêu cầu tuân thủ
- Ngân sách của bạn
Lựa chọn KPI mua sắm của bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí của bạn trong năm tham số này.
Hãy nhớ rằng, không có bộ chỉ số mua sắm hoàn hảo. Không có giải pháp phù hợp cho tất cả, mà cần có cách tiếp cận cá nhân hóa.
Tại sao bạn cần các chỉ số mua sắm?
Ba yếu tố chính khiến các chỉ số mua sắm trở nên quan trọng là:
- Đo lường hiệu quả: Để nâng cao hiệu quả, bạn cần bắt đầu từ việc đo lường. Các chỉ số hiệu quả là dữ liệu quan trọng giúp bạn xác định những vấn đề cần cải thiện trong quy trình mua sắm của mình
- Chia sẻ dữ liệu khách quan: Các chỉ số mua sắm giúp bạn xác định một cách khách quan và chia sẻ thông tin chi tiết về mua sắm với các bên liên quan. Theo dõi các mục tiêu này trong một kỳ cố định và xây dựng chiến lược phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn
- Tìm câu trả lời cho các câu hỏi: Sử dụng các chỉ số KPI mua sắm để xác định những gì còn thiếu, so sánh với đối thủ cạnh tranh và đánh giá xem hiệu quả hoạt động của bạn đang tăng hay giảm
Đọc thêm: 20 chỉ số KPI tiếp thị bạn cần theo dõi
Tầm quan trọng của việc đo lường hiệu quả mua sắm
Đo lường hiệu quả mua sắm mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của bạn:
Xác định cơ hội tiết kiệm: Bằng cách theo dõi các chỉ số như chi tiêu được quản lý, ROI mua sắm và chi phí trên mỗi hóa đơn, các nhóm mua sắm có thể tìm ra cách tiết kiệm chi phí và cải thiện lợi nhuận tổng thể của tổ chức.
Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Rủi ro nhà cung cấp là mối quan tâm thực sự của các nhà lãnh đạo mua sắm ở mọi nơi. Rủi ro từ nhà cung cấp có thể là rủi ro tài chính, pháp lý, hoạt động hoặc thậm chí là rủi ro danh tiếng. Các chỉ số như tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp, độ chính xác của PO và tỷ lệ sẵn sàng của nhà cung cấp có thể giúp bạn tránh bất kỳ nhược điểm nào khi làm việc với nhà cung cấp dưới mức trung bình.
Hợp lý hóa các hoạt động mua sắm: Mua sắm có thể trở nên phân tán trong các tổ chức lớn có nhiều đơn vị kinh doanh. Trong những trường hợp như vậy, việc theo dõi các chỉ số mua sắm như khả năng cạnh tranh về giá, tỷ lệ chu kỳ đơn đặt hàng và tỷ lệ tuân thủ có thể giúp bạn đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm trong toàn tổ chức tuân theo các quy trình cụ thể và các phương pháp hay nhất.
Phù hợp với mục tiêu của tổ chức: Các nhà lãnh đạo cũng nên theo dõi các chỉ số KPI mua sắm để đảm bảo nỗ lực của nhóm phù hợp với định hướng chiến lược chung của tổ chức. Ví dụ: nếu mục tiêu của tổ chức là có sản phẩm chất lượng cao nhất, các chỉ số KPI của nhóm mua sắm phải phản ánh sự chú trọng vào chất lượng, ngay cả khi điều đó có nghĩa là tiết kiệm chi phí ít hơn.
Các chỉ số KPI mua sắm thiết yếu mà mọi nhóm nên đo lường
Mặc dù chiến lược mua sắm lý tưởng là chủ quan, chúng tôi đã phác thảo một số KPI thiết yếu mà mọi nhóm mua sắm đều có thể tận dụng.
1. Số lượng nhà cung cấp
Sử dụng chỉ số này để đo lường số lượng nhà cung cấp mà bạn có và những nhà cung cấp mà bạn phụ thuộc nhiều nhất. Các công ty đôi khi có nhiều điểm bán hàng cho các sản phẩm khác nhau hoặc thậm chí nhiều nhà cung cấp cho một sản phẩm.
Mặc dù việc có số lượng nhà cung cấp giới hạn mang lại lợi ích dưới hình thức giảm giá và quản lý báo giá tốt hơn, nhưng điều này có thể làm tăng sự phụ thuộc. Mặt khác, có nhiều nhà cung cấp có thể giảm sự phụ thuộc của bạn nhưng lại làm tăng chi phí.
Tăng số lượng nhà cung cấp, đặc biệt là đối với các sản phẩm quan trọng, có thể giúp giảm rủi ro và đáp ứng nhu cầu mới của thị trường.
2. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp
Hãy xem KPI này như thang điểm đánh giá nhà cung cấp của bạn. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp giúp bạn xác định rủi ro hoặc vấn đề và cải thiện chất lượng nhà cung cấp theo thời gian. Nó xem xét tốc độ giao hàng, khả năng phản hồi của nhà cung cấp, chi phí và chất lượng dịch vụ. Ngoài các chỉ số định lượng, các tổ chức cũng có thể sử dụng các chỉ số định tính như kiểm toán nhà cung cấp và đánh giá quản lý.
Việc cài đặt các mục tiêu chất lượng rõ ràng cho nhà cung cấp và giám sát dữ liệu nhà cung cấp có thể giúp các nhóm mua sắm cải thiện chất lượng nhà cung cấp và hiệu quả mua sắm theo thời gian.
3. Tỷ lệ tuân thủ
Tỷ lệ tuân thủ là một chỉ số mua sắm quan trọng phù hợp với hiệu suất của nhà cung cấp. Chỉ số này giúp bạn biết được các nhà cung cấp có tuân thủ các yêu cầu tuân thủ và phù hợp với nhu cầu kinh doanh hay không.
KPI tỷ lệ tuân thủ là rất quan trọng vì nếu tỷ lệ này giảm sẽ tự động dẫn đến tăng chi phí mua sắm gián tiếp. Tuân thủ hợp đồng và pháp luật cũng rất quan trọng đối với bảo mật pháp lý. Để tính chỉ số này, hãy xác định tỷ lệ hóa đơn có tranh chấp trong tổng số hóa đơn và theo dõi chênh lệch giữa giá báo và giá thanh toán.
Để bắt đầu, chỉ số KPI tuân thủ 50% là mục tiêu hợp lý cho một công ty quy mô vừa.
4. Sự sẵn sàng của nhà cung cấp
Ngay cả với kế hoạch chi tiết nhất, vẫn có thể xảy ra những trường hợp khẩn cấp khi bạn cần cung cấp hàng hóa gấp. KPI này cho biết mức độ tin cậy của một nhà cung cấp cụ thể, để bạn có thể an tâm khi cần đến họ trong trường hợp khẩn cấp. KPI về tính sẵn sàng của nhà cung cấp được tính bằng tỷ lệ số lần nhà cung cấp giao hàng khẩn cấp trên tổng số lần đặt hàng khẩn cấp.
Tỷ lệ sẵn sàng của nhà cung cấp đạt 90% trở lên cho thấy nhà cung cấp đáng tin cậy và chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
5. Tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp
Tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp là thước đo để đánh giá chất lượng của từng nhà cung cấp. Chỉ số này trở thành yếu tố quan trọng đối với bộ phận mua hàng trong việc đánh giá chất lượng tổng thể của sản phẩm.
Tính tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp bằng cách chia tổng số sản phẩm không đạt tiêu chuẩn cho tổng số đơn vị được kiểm tra, thường được biểu thị bằng tỷ lệ lỗi trên một triệu đơn vị. Biện pháp này đánh giá tích cực chất lượng sản phẩm và giữ cho nhà cung cấp có trách nhiệm. Để có cái nhìn sâu sắc hơn, hãy phân tích tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp theo loại lỗi, từ đó nâng cao hiểu biết của bạn về chất lượng của từng nhà cung cấp.
Đương nhiên, tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp là chỉ số quan trọng trong các ngành công nghiệp như hàng không vũ trụ hoặc ô tô, nơi mà lỗi có thể dẫn đến tử vong. Dựa vào chỉ số quan trọng này để xếp hạng các nhà cung cấp của bạn và đảm bảo chất lượng cao nhất trong việc giao sản phẩm.
6. Chu kỳ đơn đặt hàng
Thời gian chu kỳ đơn đặt hàng là một KPI mà bạn không thể bỏ qua. Nó quyết định nhà cung cấp nào là lý tưởng khi bạn đang gấp rút.
Chỉ số này bao gồm toàn bộ quá trình mua hàng, từ đặt hàng và phê duyệt đến giao hàng, lập hóa đơn và thanh toán. Kết quả thời gian chu kỳ đơn đặt hàng có thể dao động từ vài giờ đến vài ngày.
Phân loại nhà cung cấp của bạn tùy theo chu kỳ đơn đặt hàng của họ và đặt hàng với họ cho phù hợp.
Phân bổ các đơn đặt hàng khẩn cấp cho các nhà cung cấp, đảm bảo chu kỳ đặt hàng ngắn hơn và các đơn đặt hàng thoải mái cho những người có chu kỳ tương đối lớn hơn. Theo dõi chỉ số này giúp quá trình mua sắm của bạn trở nên mạnh mẽ và chính xác.
7. Thời gian giao hàng
Thời gian thực hiện là thời gian mà một nhà cung cấp cụ thể cần để hoàn thành một đơn đặt hàng. Bạn có thể đo lường thời gian này bằng cách kiểm tra thời gian trôi qua từ khi đơn đặt hàng được gửi đến công ty đến khi sản phẩm được giao.
Cách tính toán rất đơn giản: chỉ cần trừ thời gian chấp nhận Đơn đặt hàng khỏi tổng thời gian giao hàng là bạn có kết quả! Đó là thời gian giao hàng của nhà cung cấp của bạn.
Thời gian giao hàng của nhà cung cấp = Thời gian giao hàng – Thời gian đặt hàng (chấp nhận PO)
Đạt được thời gian giao hàng ngắn hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng có thể giúp khách hàng hài lòng.
8. Các giao dịch mua sắm được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian quy định
Chỉ số này ghi lại số lượng mua hàng đúng hạn trong phạm vi ngân sách quy định. Báo cáo dựa trên dữ liệu về KPI này cung cấp cho nhóm mua hàng thông tin chi tiết về việc các nguồn lực của tổ chức có được sử dụng tối ưu hay không. Đây là KPI hoạt động phản ánh trực tiếp hiệu quả của bộ phận mua hàng.
Nếu hầu hết các giao dịch mua của bạn phù hợp với mục tiêu về chi phí và thời gian, thì hiệu quả mua hàng của bạn là rất tốt. Ngược lại, việc thường xuyên vượt quá thời gian và chi phí dự trù sẽ gây ra báo động cho các nhóm mua sắm.
Theo dõi cẩn thận chỉ số này và tối ưu hóa khi cần thiết sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu về ngân sách và thời gian mua hàng.
9. Chi phí đơn đặt hàng
Ngoài việc phân tích chi phí và chất lượng của nhà cung cấp, các nhà lãnh đạo mua sắm cũng phải theo dõi các chỉ số liên quan đến chi phí khác nhau, chẳng hạn như chi phí nội bộ của đơn đặt hàng. Đây là tổng chi phí mua một đơn hàng, từ mua và tạo/lập đến đóng hóa đơn.
Các yếu tố cấu thành chi phí mua hàng khác nhau giữa các doanh nghiệp. Trong khi một số doanh nghiệp có thể tính cả chi phí trực tiếp và gián tiếp vào tài khoản, một số doanh nghiệp khác chỉ tính chi phí trực tiếp.
Nếu bạn muốn có một công thức chung cho KPI này, nó có thể được tính bằng tổng chi phí mua, đặt hàng và chi phí lưu kho.
Việc tính toán chỉ số KPI này giúp nâng cao hiệu quả của chu trình mua hàng đến thanh toán và đảm bảo giảm thiểu chi phí và lỗi.
10. Chi tiêu được quản lý
Chi tiêu được quản lý đề cập đến tỷ lệ phần trăm chi tiêu mua sắm được kiểm soát bởi ban quản lý. Sự gia tăng tỷ lệ chi tiêu được quản lý trong một công ty cải thiện khả năng tối ưu hóa chi phí và dự báo chi tiêu. Chỉ số này đặc biệt quan trọng trong việc khai thác các khoản tiết kiệm chi phí tiềm năng chưa được khai thác.
Đánh giá liên tục chi tiêu và theo dõi các hợp đồng với nhà cung cấp để xác định phạm vi cải tiến. Mua hàng hợp nhất và giảm giá theo số lượng cuối cùng sẽ góp phần tăng lợi nhuận của tổ chức.
11. Hiệu quả đầu tư trong mua sắm (ROI)
Đây là một chỉ số mua sắm quan trọng, theo dõi lợi nhuận của các khoản đầu tư – mục tiêu cuối cùng của tất cả các doanh nghiệp. Chỉ số này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về lợi nhuận và hiệu quả chi phí của chiến lược mua sắm. Tính ROI mua sắm bằng cách chia chi phí tiết kiệm hàng năm cho chi phí mua sắm hàng năm.
Hãy nhớ rằng mặc dù là yếu tố hàng đầu cần xem xét, ROI mua sắm không thể cho bạn một bức tranh toàn cảnh chính xác. Để có kết quả tốt nhất, hãy kết hợp chỉ số này với các chỉ số khác, chẳng hạn như chi phí mua sắm tránh được, để có được bức tranh toàn cảnh.
Đặt mục tiêu ROI mua hàng của bạn gấp 10 lần đầu tư nội bộ để triển khai một chiến lược mua sắm hiệu quả.
12. Tỷ lệ mua hàng khẩn cấp
Bạn muốn theo dõi tần suất công ty của bạn yêu cầu mua hàng khẩn cấp? Đây là chỉ số bạn cần.
Một số yêu cầu khẩn cấp là không thể tránh khỏi đối với tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đặt yêu cầu khẩn cấp nhiều lần sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động của bạn. Mua hàng khẩn cấp ảnh hưởng đến kinh doanh của bạn bằng cách làm tăng chi phí mua sắm tổng thể.
Tỷ lệ mua hàng khẩn cấp thấp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa kế hoạch mua sắm, đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn và giảm thiểu rủi ro về nguồn cung. Chỉ số này phản ánh hiệu quả mua sắm và là cơ sở để quản lý hoạt động trong tương lai.
Quản lý hiệu quả giúp loại bỏ sự kém hiệu quả trong quy trình mua sắm và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt sản phẩm. Tính tỷ lệ mua hàng khẩn cấp bằng cách chia số lần mua hàng khẩn cấp cho tổng số lần mua hàng trong một kỳ cố định.
13. Tỷ lệ từ chối nhà cung cấp và chi phí
Tỷ lệ từ chối nhà cung cấp và chỉ số chi phí đo lường quản lý chất lượng nội bộ. Nó phản ánh tần suất và tác động chi phí của việc từ chối sản phẩm của nhà cung cấp do chất lượng kém hoặc các vấn đề khác. Sự gia tăng của một trong hai yếu tố này đòi hỏi người mua phải hành động.
Xác định các sai lệch và thực hiện các giải pháp khắc phục giúp tránh tắc nghẽn và duy trì mối quan hệ lành mạnh giữa người mua và nhà cung cấp.
Tham khảo các công cụ quản lý nhà cung cấp này!
14. Giảm chi phí mua sắm
Tiết kiệm chi phí hữu hình tiếp tục là mục tiêu chính của các nhóm mua sắm. Giảm chi phí mua sắm là một thước đo hiệu quả để nghiên cứu hiệu quả của hàm mua sắm. Nó đo lường tỷ lệ phần trăm tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn đặt hàng được thực hiện thông qua đàm phán giá.
Tổng chi phí tiết kiệm được trong cả năm nhờ đàm phán giá và giảm giá cho thấy hiệu quả của việc quản lý chi phí.
Một cách hiệu quả để đo lường việc giảm chi phí là so sánh giá cũ và giá mới của cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ. Cách tính toán này giúp bạn tối ưu hóa quản lý vòng đời nhà cung cấp và đào tạo nhân viên về các biện pháp tiết kiệm chi phí. Cuối cùng, nó sẽ giúp bạn xây dựng các chiến lược quản lý chi phí.
Việc theo dõi thường xuyên các chỉ số KPI mua sắm là rất quan trọng để cải thiện quy trình mua sắm của bạn. Mặc dù chúng tôi đã đề cập đến các chỉ số KPI mua sắm thường được lựa chọn, nhưng kích thước, loại hình và chức năng kinh doanh của bạn sẽ quyết định các chỉ số phù hợp nhất với bạn.
Theo dõi hoạt động mua sắm giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, xác định các điểm nghẽn và xây dựng chiến lược để khắc phục chúng. Chọn một kết hợp các chỉ số này và kết hợp chúng với các chỉ số khác để củng cố hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Cách theo dõi các chỉ số KPI mua sắm
Ngoài việc xác định các chỉ số KPI mua sắm phù hợp để theo dõi, các tổ chức cũng cần chọn một phần mềm quản lý mua sắm chuyên dụng để quản lý mua sắm hiệu quả.
Nhóm của chúng tôi tại ClickUp đã xem xét tất cả các KPI mua sắm của bạn khi thiết kế mẫu theo dõi KPI mua sắm ClickUp. Mẫu này được trang bị đầy đủ để giúp việc theo dõi các chỉ số KPI trở nên dễ dàng. Các tính năng mạnh mẽ như Mục tiêu, Bảng trắng, Tài liệu, trường có thể tùy chỉnh và bảng điều khiển cho phép bạn theo dõi KPI một cách hiệu quả tại một nơi.
Theo dõi và đạt được mục tiêu mua sắm của bạn với ClickUp
Với ClickUp Goals, bạn có thể dễ dàng tổ chức, theo dõi và chia sẻ các KPI mua sắm. Đối với mỗi KPI, xác định mục tiêu trong mục tiêu và chỉ định thành tích trong khung thời gian. Bây giờ, tùy chỉnh các chỉ số của bạn để theo dõi các mục tiêu của bạn:
- Số: Thiết lập phạm vi số và theo dõi sự tăng hoặc giảm giá trị
- Đúng/Sai: Tạo hộp kiểm để đánh dấu khi mục tiêu cụ thể đã hoàn thành
- Tiền tệ: Đặt mục tiêu tiền tệ và theo dõi sự tăng giảm giá trị
- Công việc: Giám sát việc hoàn thành một công việc riêng lẻ hoặc toàn bộ danh sách công việc
Với ClickUp, bạn cũng có thể thể hiện việc hoàn thành và tiến độ công việc một cách trực quan thông qua các thanh tiến độ, biểu đồ và bảng biểu.
Ngoài ra, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để kết hợp các mục tiêu khác nhau trong một bản tổng quan duy nhất. Các tính năng của bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn:
- Xem tổng quan: Sử dụng chế độ xem Tóm tắt để có cái nhìn tổng quan về các chỉ số KPI mua sắm và tiến độ của chúng
- Tăng cường sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Khám phá Chế độ xem OKR của bộ phận để điều chỉnh các chỉ số KPI mua sắm phù hợp với mục tiêu chung
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng chế độ xem Tiến độ để xác định tiến độ của nhóm và thu hẹp các lĩnh vực cần cải thiện
- Hình dung dòng thời gian: Xem qua chế độ xem Dòng thời gian để hình dung dòng thời gian và các cột mốc tiềm năng của các chỉ số KPI mua sắm
Các chế độ xem này cung cấp phân tích kết quả một cách nhanh chóng để giúp bạn xác định và thu hẹp khoảng cách. Mẫu ClickUp Procurement phân loại các KPI thành năm loại: Hoàn thành, Không đạt tiến độ, Đạt tiến độ, Chưa bắt đầu và Có rủi ro để theo dõi tiến độ.
Không chỉ vậy, tính năng báo cáo của ClickUp còn cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết quý giá để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Quản lý và phân tích các chỉ số mua sắm của bạn với ClickUp để đạt được hiệu quả cao nhất. Với ClickUp, việc tính toán dữ liệu, phân tích dữ liệu và sử dụng kết quả để cải thiện quản lý mua sắm trở nên vô cùng dễ dàng.
Hãy chọn ClickUp ngay để việc đo lường các chỉ số KPI mua sắm trở nên dễ dàng!