Dale Carnegie đã nói: "Một giờ lập kế hoạch có thể giúp bạn tiết kiệm 10 giờ làm việc. "
Lập kế hoạch chiến lược mua sắm tốt, bạn sẽ giành được những thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp.
Với chiến lược mua sắm được lập kế hoạch tốt, bạn có thể giám sát các quyết định mua hàng của các bộ phận khác nhau, theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và xác định phạm vi để hợp lý hóa quy trình hoặc cải thiện tối ưu hóa chi phí.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một chiến lược mua sắm vững chắc.
Hãy sẵn sàng kiểm soát chi tiêu, giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu quả hoạt động để phát triển kinh doanh.
Hãy bắt đầu ngay. 👇
Chiến lược mua sắm là gì?
Chiến lược mua sắm là kế hoạch của tổ chức nhằm mua các mục với giá tốt nhất có thể trong khi duy trì các tiêu chuẩn về giao hàng và chất lượng. Chiến lược này bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, đàm phán giá tốt nhất, thực hiện mua hàng và đảm bảo giao hàng.
Chính sách và chiến lược mua sắm mạnh mẽ sẽ hướng dẫn nhóm mua sắm của bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Do đó, chính sách và chiến lược này phải linh hoạt, dễ thích ứng và liên tục phát triển cùng với nhu cầu của công ty bạn.
Mục đích của chiến lược mua sắm
Chiến lược mua sắm không chỉ là cắt giảm chi phí hoặc tìm kiếm các giao dịch rẻ nhất — mặc dù điều đó cũng quan trọng. Chiến lược mua sắm còn liên quan nhiều hơn đến việc mua hàng hóa và dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý và đúng thời điểm để duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Các chiến lược mua sắm tốt nhất không chỉ dừng lại ở việc mua hàng cơ bản. Chúng phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của công ty bạn, từ việc ưu tiên trách nhiệm xã hội đến thúc đẩy sự đổi mới thông qua quan hệ đối tác với nhà cung cấp.
Áp dụng phương pháp chiến lược toàn diện cho mua sắm giúp nhóm của bạn lập kế hoạch vững chắc, biến toàn bộ quy trình thành tài sản quý giá mang lại lợi thế cạnh tranh cho bạn.
Mục tiêu của chiến lược mua sắm
Một chiến lược mua sắm hiệu quả giải quyết bốn mục tiêu chính:
- Hiệu quả chi phí: Đạt được giá trị cao nhất với chi phí thấp nhất
- Chất lượng và giá trị: Đảm bảo những gì bạn mua đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn
- Giao hàng đúng hẹn: Tránh gián đoạn bằng cách đảm bảo nhận được hàng đúng thời điểm cần thiết
- Quản lý rủi ro: Giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn như nhà cung cấp không đáng tin cậy
Các loại chiến lược mua sắm
Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả. Dưới đây là sáu loại chiến lược mua sắm khóa có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình:
Chiến lược 1: Giảm chi phí
Bối cảnh đã nói lên tất cả: đạt được giá trị tối đa cho số tiền bạn bỏ ra. Chiến lược giảm chi phí này không chỉ dừng lại ở giá mua ban đầu. Chiến lược này sử dụng các kỹ thuật như đấu thầu cạnh tranh và phân tích giá trị để giúp bạn đàm phán các thỏa thuận tốt nhất và xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) — bao gồm chi phí bảo trì, sửa chữa và xử lý.
Ví dụ: Hãy xem xét một công ty sản xuất đồ ăn nhẹ đóng gói trong một thị trường đông đúc và cạnh tranh. Trong hoàn cảnh như vậy, khi hầu hết các nhà sản xuất cạnh tranh về giá cả và phân phối, việc giữ giá thành thấp là một mối quan tâm lớn. Công ty này có thể quyết định giảm giá đầu vào bằng cách cắt giảm chi phí nguyên liệu thô và bao bì. Họ có thể phát hành RFQ cho vật liệu đóng gói, mời các công ty tham gia đấu thầu hợp đồng và chọn một nhà cung cấp mới có thể cung cấp cùng loại vật liệu với chi phí thấp hơn đáng kể.
Chiến lược 2: Quản lý rủi ro
Sự gián đoạn chuỗi cung ứng thường dẫn đến chậm trễ sản xuất và mất doanh thu. Chiến lược quản lý rủi ro mua sắm mạnh mẽ giúp bạn dự đoán và giảm thiểu các vấn đề gián đoạn chuỗi cung ứng tiềm ẩn.
Chiến lược này bao gồm hợp tác với nhiều nhà cung cấp đáng tin cậy và hiệu quả để đảm bảo bạn không phụ thuộc vào một nguồn duy nhất cho các mục quan trọng. Cuối cùng, đảm bảo mua sắm an toàn các nguồn cung cấp thiết yếu cho kinh doanh trong các sự kiện bất ngờ, như thiên tai hoặc nhà cung cấp phá sản.
Ví dụ: Một nhà sản xuất ô tô toàn cầu sử dụng chiến lược quản lý rủi ro để giải quyết khủng hoảng bán dẫn. Họ hợp tác với nhiều nhà cung cấp chip đáng tin cậy ở các địa điểm khác nhau, đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ ngay cả khi một nhà cung cấp hoặc khu vực cụ thể gặp sự cố.
Chiến lược 3: Quản lý và tối ưu hóa nhà cung cấp
Chiến lược quản lý và tối ưu hóa nhà cung cấp tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt hơn với nhà cung cấp. Chiến lược này chủ yếu bao gồm cài đặt các tiêu chuẩn hiệu suất nhà cung cấp, tiến hành kiểm toán, cung cấp đào tạo và hỗ trợ.
Mặc dù chi tiết cụ thể có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng việc xây dựng mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp là rất quan trọng đối với các công ty sản xuất nặng. Hãy tưởng tượng bạn hợp tác với các nhà cung cấp trong việc đổi mới, cùng nhau lập kế hoạch cho nhu cầu trong tương lai và có những đối tác đáng tin cậy, luôn cung cấp sản phẩm ổn định.
Hãy xem cách triển khai chiến lược này qua một ví dụ. 👇
Ví dụ: Giả sử một công ty may mặc triển khai chiến lược quản lý nhà cung cấp với một nhà sản xuất vải. Sau khi thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho nhà sản xuất, công ty tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo chất lượng ổn định.
Ngoài ra, họ còn tổ chức các phiên thảo luận với nhà sản xuất, thảo luận về các loại vải, công nghệ và thiết kế mới đang thịnh hành trên thị trường. Mối quan hệ bền chặt này giúp xây dựng lòng tin và đảm bảo chất lượng vải cao.
Chiến lược 4: Mua sắm xanh
Trách nhiệm với môi trường còn mở rộng đến các chính sách và thực tiễn mua sắm của chính bạn. Mua sắm xanh chính là việc làm này.
Chiến lược mua sắm này bao gồm việc mua sắm các sản phẩm hoặc dịch vụ có tác động tối thiểu đến môi trường. Khung chiến lược mua sắm tập trung vào các nhà cung cấp cam kết phát triển bền vững, ưu tiên các sản phẩm từ vật liệu tái chế, phát thải thấp hoặc tiết kiệm năng lượng.
Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng tạp hóa áp dụng chiến lược mua sắm xanh. Họ ưu tiên mua trái cây và rau quả từ các trang trại địa phương sử dụng các phương pháp canh tác bền vững như canh tác hữu cơ và bảo tồn nước.
Họ cũng có thể chọn các sản phẩm làm sạch có chứng nhận thân thiện với môi trường và bao bì làm từ vật liệu tái chế.
Chiến lược 5: Mua sắm toàn cầu
Mua sắm toàn cầu bao gồm việc mở rộng mạng lưới nhà cung cấp vượt ra ngoài thị trường địa phương. Nó tận dụng lợi thế cạnh tranh của nền kinh tế toàn cầu, có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể.
Ngoài ra, việc mở rộng tầm nhìn ra ngoài biên giới mang lại những cơ hội mới, như khám phá các thị trường tiềm năng chưa được khai thác và tìm kiếm giá cả tốt hơn hoặc sản phẩm chất lượng cao hơn.
Chiến lược mua sắm toàn cầu chủ yếu được các công ty áp dụng khi cần nguyên liệu thô không sẵn có hoặc có giá thành cao tại thị trường nội địa.
Ví dụ: Một công ty sản xuất đồ nội thất có thể gặp khó khăn trong việc tìm nguồn cung ứng gỗ cứng do sự khác biệt về hệ thực vật giữa các vùng trong nước. Tuy nhiên, họ có thể biết được rằng loại gỗ này có sẵn ở một số vùng khác, chẳng hạn như Đông Nam Á.
Do đó, để khắc phục tình trạng thiếu hụt nguồn cung, công ty đã triển khai chiến lược mua sắm toàn cầu cho việc nhập khẩu gỗ cứng. Điều này đảm bảo nguồn cung ổn định, giảm chi phí và cho phép công ty bán gỗ nhập khẩu với giá cạnh tranh hơn.
Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự lập kế hoạch và quản lý cẩn thận. Sự khác biệt về văn hóa, hậu cần phức tạp và quy trình kiểm soát chất lượng phải được giải quyết để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và thành công.
Chiến lược 6: Quản lý chất lượng toàn diện
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một chiến lược mua sắm nhấn mạnh các biện pháp kiểm soát chất lượng chủ động trong toàn bộ chuỗi cung ứng — cài đặt các tiêu chuẩn chất lượng, tiến hành kiểm tra và thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng.
Chiến lược này nhằm giảm thiểu lỗi và đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Cả người mua và nhà cung cấp đều liên tục nỗ lực cải thiện quy trình, xác định cơ hội giảm chi phí và nâng cao chất lượng tổng thể.
Ví dụ: Các công ty sản xuất dầu mỏ thường sử dụng TQM trong quy trình mua sắm của họ. Do rủi ro trong sản xuất dầu mỏ rất cao, TQM giúp họ giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng trong việc mua sắm vật liệu kỹ thuật để bảo trì cơ sở hạ tầng mỏ dầu và xây dựng dự án.
Phù hợp nhất cho:
- Các sản phẩm phải đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao do luật pháp hoặc các lý do khác
- Các doanh nghiệp có khả năng thu mua và vận hành trên quy mô toàn cầu
- Thị trường ít nhạy cảm với giá
Xây dựng chiến lược mua sắm hiệu quả
Sử dụng quy trình 9 bước đã được chứng minh của chúng tôi để xây dựng chiến lược mua sắm vững chắc, mang lại những kết quả sau:
Bước 1: Tiến hành kiểm toán mua sắm
Trước khi lập biểu đồ chiến lược mới, điều quan trọng là phải hiểu chi tiêu mua sắm hiện tại của bạn. Để làm việc cần làm, hãy tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng thói quen chi tiêu của bạn. Thu thập dữ liệu về các chính sách và hoạt động mua sắm hiện tại, bao gồm:
- Những gì bạn mua (hàng hóa và dịch vụ)
- Nhà cung cấp (những đơn vị bạn mua hàng từ)
- Bạn chi tiêu bao nhiêu (tổng chi phí)
Phân tích dữ liệu này để xác định các lĩnh vực chi tiêu cao, cơ hội tiết kiệm chi phí tiềm năng và bất kỳ đối tượng/kỳ/phiên bản chi tiêu bất thường (mua hàng không được phép).
Tìm hiểu sâu về các sắc thái sẽ giúp bạn xác định rõ nỗ lực của mình và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.
Bước 2: Xác định mục tiêu mua sắm rõ ràng
Bạn mong muốn đạt được kết quả gì từ chiến lược mua sắm của mình?
Có mục tiêu rõ ràng sẽ cung cấp lộ trình cho việc thực hiện chiến lược và cho phép bạn đo lường các chỉ số thành công khác nhau.
Dưới đây là một số mục tiêu mua sắm phổ biến:
- Giảm chi phí: Giảm chi phí mua sắm mà vẫn duy trì chất lượng
- Nâng cao hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình để tiết kiệm thời gian và nguồn lực
- Quản lý rủi ro: Giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng
- Bền vững: Áp dụng các thực hành mua sắm thân thiện với môi trường
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ bền chặt, cùng có lợi với các nhà cung cấp khóa
Xác định rõ ràng các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn để đảm bảo chiến lược của bạn được định hướng đúng mục tiêu và mang lại kết quả tập trung vào kinh doanh.
Bước 3: Đánh giá điều kiện thị trường
Sự thay đổi trong môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đáng kể đến chiến lược mua sắm của bạn. Hãy xem xét các yếu tố như:
- Xu hướng thị trường: Có sự biến động giá cả hoặc công nghệ mới nổi nào có thể ảnh hưởng đến nhu cầu của bạn?
- Bối cảnh nhà cung cấp: Ai là những nhân tố quan trọng trong ngành của bạn? Có cơ hội hợp nhất hoặc đa dạng hóa nhà cung cấp không?
- Môi trường pháp lý: Có yêu cầu pháp lý hoặc quy định nào cần xem xét khi mua sắm hàng hóa và dịch vụ không?
Luôn cập nhật thông tin về điều kiện thị trường cho phép bạn điều chỉnh chiến lược kinh doanh theo những thay đổi và đưa ra quyết định toàn diện.
Ví dụ, nếu bạn dự đoán chi phí nguyên vật liệu sẽ tăng, bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp thay thế hoặc đàm phán hợp đồng dài hạn hơn với các nhà cung cấp hiện tại.
Bước 4: Phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng
Dựa trên các ưu tiên, mục tiêu và phân tích thị trường của bạn, hãy xác định cách bạn sẽ tìm nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết. Dưới đây là một số chiến lược tìm nguồn cung ứng phổ biến mà bạn có thể tham khảo:
- Thầu cạnh tranh: Yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp để có được giá tốt nhất
- Nguồn cung ứng duy nhất: Hợp tác với một nhà cung cấp duy nhất, đáng tin cậy cho các mục quan trọng
- Đàm phán: Làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo giá cả và điều khoản tốt hơn
- Nguồn cung ứng chiến lược: Hợp tác với các nhà cung cấp trong phát triển sản phẩm và đổi mới sáng tạo
Chiến lược tìm nguồn cung ứng tốt nhất phụ thuộc vào loại mua hàng của bạn. Ví dụ, đấu thầu cạnh tranh là lý tưởng cho các vật tư văn phòng tiêu chuẩn, trong khi tìm nguồn cung ứng duy nhất được ưa chuộng hơn để mua máy móc phức tạp với ít nhà cung cấp đủ điều kiện.
Bước 5: Triển khai công nghệ và tự động hóa
Công nghệ có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình mua sắm, cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn. Dưới đây là cách thực hiện:
- Phần mềm mua sắm: Quản lý các yêu cầu, đơn đặt hàng và mối quan hệ với nhà cung cấp bằng phương thức điện tử thông qua phần mềm quản lý mua sắm như ClickUp
- Công cụ phân tích chi tiêu: Sử dụng các công cụ kế toán để hiểu sâu hơn về dữ liệu chi tiêu của bạn và xác định các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí
- Tự động hóa quy trình làm việc: Xem xét sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như phê duyệt và nhập dữ liệu
Việc tích hợp các công cụ này vào quy trình của bạn sẽ giúp cải thiện hiệu quả, giảm thiểu lỗi và cho phép các nhóm mua sắm tập trung vào các công việc chiến lược như quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và nghiên cứu thị trường.
Bước 6: Xác định vai trò và trách nhiệm
Một cấu trúc nhóm quản lý nhà cung cấp mua sắm được xác định rõ ràng bắt đầu bằng việc phác thảo vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm. Điều này có thể bao gồm:
- Giám đốc mua hàng: Lãnh đạo nhóm và giám sát chiến lược mua hàng tổng thể
- Giám đốc Mua hàng (CPO): Chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp
- Chuyên gia hợp đồng: Đảm bảo các hợp đồng tuân thủ pháp luật và mang lại lợi ích cho công ty của bạn
- Chuyên gia kiểm soát chất lượng: Xác minh rằng hàng hóa và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận
Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn, đảm bảo trách nhiệm giải trình và góp phần thực hiện chiến lược mua sắm của bạn một cách suôn sẻ.
Bước 7: Thiết lập các chỉ số hiệu suất
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các thước đo có thể định lượng cho phép bạn theo dõi tiến độ và xác định các khu vực chưa rõ ràng trong quy trình mua sắm của mình.
Hãy xem xét các chỉ số KPI tiềm năng sau để đánh giá nỗ lực mua sắm của bạn:
- Tỷ lệ tiết kiệm chi phí: Đánh giá mức tiết kiệm chi phí đạt được so với tổng chi phí mua sắm
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp: Đo thời gian từ khi đặt đơn hàng đến khi giao hàng cuối cùng
- Tỷ lệ lỗi của nhà cung cấp: Đo lường số lượng sản phẩm bị lỗi nhận được so với tổng số sản phẩm đặt hàng từ từng nhà cung cấp, mang lại sự minh bạch cho các nhà cung cấp hàng đầu và các nhà cung cấp chậm trễ
Bằng cách theo dõi các chỉ số này, bạn có thể chứng minh giá trị của chiến lược mua sắm cho các bên liên quan và xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa.
👀Ghi chú: Thường xuyên xem xét và tinh chỉnh các chỉ số KPI để đảm bảo tính phù hợp và sự thống nhất với các mục tiêu đang phát triển của bạn.
Bước 8: Thực hiện cải tiến liên tục
Chiến lược mua sắm thành công là một tài liệu sống. Nó cần được lặp lại và thích ứng với hoàn cảnh thay đổi. Do đó, phát triển văn hóa cải tiến liên tục trong nhóm mua sắm của bạn.
Sử dụng danh sách kiểm tra này để đảm bảo chiến lược mua sắm của bạn linh hoạt và có thể điều chỉnh theo sự thay đổi:
- Cập nhật thông tin về xu hướng ngành và các phương pháp tốt nhất
- Thường xuyên phân tích dữ liệu mua sắm để xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí tiềm năng
- Thu thập phản hồi từ các bên liên quan nội bộ và nhà cung cấp về cách cải thiện quy trình mua sắm
- Hãy cởi mở với các công nghệ mới và giải pháp tự động hóa có thể hợp lý hóa hơn nữa các hoạt động
Bằng cách thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, bạn sẽ xây dựng được chiến lược mua sắm mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp của mình.
Bước 9: Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan
Thường xuyên truyền đạt chiến lược mua sắm và mục tiêu của chiến lược này đến tất cả các bên liên quan, bao gồm:
- Các nhóm nội bộ (tài chính, vận hành, v.v.)
- Nhà cung cấp
- Ban lãnh đạo cấp cao
Thông tin này cần đề cập đến cách thức chiến lược phù hợp với các mục tiêu kinh doanh tổng thể và lợi ích mà nó mang lại cho các bên liên quan.
Giữ mọi người trong vòng thông tin và cập nhật các mục tiêu chiến lược sẽ thúc đẩy sự hợp tác, đảm bảo sự đồng thuận và giúp đạt được kết quả mong muốn.
Và thế là xong!
Các bước này sẽ giúp bạn phát triển và triển khai chiến lược mua sắm toàn diện để tối ưu hóa chi tiêu. Sử dụng chúng để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo luồng hàng hóa và dịch vụ ổn định mà doanh nghiệp của bạn cần để phát triển trong thị trường cạnh tranh.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Xây dựng chiến lược mua sắm hợp lý với ClickUp
Chiến lược mua sắm là rất quan trọng, nhưng quản lý hiệu quả có thể là một thách thức. ClickUp là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cung cấp bộ công cụ toàn diện để hợp lý hóa hiệu suất mua sắm của bạn.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện. 👇
Tự động hóa và AI của ClickUp
- Quy trình công việc tự động hóa: Tiết kiệm thời gian và loại bỏ lỗi thủ công bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Tự động kích hoạt các hành động như gửi phê duyệt đơn đặt hàng, tạo báo cáo hoặc thông báo cho các bên liên quan dựa trên các điều kiện được xác định trước
- Trợ lý AI trong ClickUp: Với ClickUp Brain, trợ lý được hỗ trợ bởi AI trong ClickUp, bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian và nỗ lực trong các công việc hàng ngày. Bạn muốn biết hiện có bao nhiêu lô hàng đang ở trạng thái "Chậm trễ"? Hãy hỏi Brain để nhận câu trả lời ngay lập tức. Bạn cần viết email để giới thiệu nhà cung cấp mới? AI Writer for Work của ClickUp Brain sẽ giúp bạn hoàn thành việc này trong vài giây. Bạn phải tham dự nhiều cuộc họp? Hãy sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt tất cả các ghi chú cuộc họp, tạo các mục hành động và chuyển chúng thành các nhiệm vụ trong nền tảng.
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Sử dụng bộ sưu tập mẫu phong phú trong ClickUp để hợp lý hóa quy trình mua hàng của bạn.
Mẫu Mua sắm của ClickUp giúp bạn chuẩn hóa quy trình lựa chọn nhà cung cấp, duy trì sự tổ chức, giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp và giảm thiểu lỗi bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công. Dễ dàng tùy chỉnh mẫu để phù hợp với các hoạt động mua sắm cụ thể của bạn, tự động hóa các công việc hành chính như gửi yêu cầu báo giá, quản lý phê duyệt và theo dõi giao hàng.
Chế độ xem công việc và dự án đáng tin cậy để tổ chức tốt hơn
- Nhiều tùy chọn chế độ xem: ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh để giữ cho quy trình mua sắm của bạn được tổ chức. Sử dụng Chế độ xem ClickUp để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các nhiệm vụ và trạng thái trong hơn 15 chế độ xem. Bảng Kanban thể hiện trực quan quy trình làm việc của bạn, cho phép bạn theo dõi tiến độ trong nháy mắt. Biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem dòng thời gian của các dự án mua sắm, nêu bật các phụ thuộc và thời hạn
- Tìm kiếm và lọc liền mạch: Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của ClickUp cho phép bạn tìm thấy các nhiệm vụ, tài liệu hoặc cuộc thảo luận cụ thể ngay lập tức. Lọc kết quả tìm kiếm theo người được giao, trạng thái, ngày đáo hạn hoặc trường tùy chỉnh để tổ chức công việc một cách tập trung hơn
Các tính năng mạnh mẽ để quản lý chiến lược mua sắm hoàn hảo
- Trạng thái có thể tùy chỉnh: Tạo trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp để phản ánh chính xác các giai đoạn khác nhau của quy trình mua sắm. Điều này có thể bao gồm các giai đoạn như Cần phê duyệt, Đã chọn nhà cung cấp, Đã đặt hàng hoặc Đã giao hàng. Dễ dàng theo dõi tiến độ của từng hoạt động mua sắm
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan, chẳng hạn như yêu cầu báo giá, hợp đồng và hóa đơn, trong dự án ClickUp tương ứng. Điều này đảm bảo mọi người liên quan đều có thể dễ dàng truy cập thông tin mới nhất, thúc đẩy tính minh bạch và giảm rủi ro thất lạc tài liệu
- Công cụ cộng tác: ClickUp trang bị cho nhóm mua sắm của bạn các công cụ để cộng tác hiệu quả. Sử dụng bình luận, đề cập và trò chuyện thời gian thực để thảo luận về dự án, chia sẻ ý tưởng và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề
- Giao tiếp hiệu quả: Duy trì giao tiếp rõ ràng với các nhóm nội bộ và nhà cung cấp trực tiếp trong ClickUp. Phân công nhiệm vụ, chia sẻ tài liệu và tổ chức thảo luận trong mỗi dự án mua sắm, thúc đẩy sự minh bạch và hợp tác
Ví dụ về các chiến lược mua sắm thành công
Hãy xem một số ví dụ thực tế về các chiến lược mua sắm thành công với các nguồn tham khảo để bạn có thể tìm hiểu thêm:
1. Chiến lược mua sắm toàn cầu của Walmart để tiết kiệm chi phí
Walmart nổi tiếng với các biện pháp cắt giảm chi phí mạnh mẽ, và mua sắm đóng vai trò rất lớn trong đó. Họ tận dụng sức mua khổng lồ để đàm phán giá thấp hơn với các nhà cung cấp trên toàn thế giới.
Một chiến lược hiệu quả về chi phí tìm nguồn cung ứng là thiết lập các hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp chính và khuyến khích họ liên tục giảm chi phí.
Chiến lược này đã đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mức giá thấp ổn định cho khách hàng của Walmart. Ước tính, họ tiết kiệm hàng tỷ đô la mỗi năm nhờ áp dụng phương pháp này.
2. Chiến lược mua sắm hợp tác của Lực lượng Không quân Hoa Kỳ nhằm nâng cao hiệu quả
Lực lượng Không quân Hoa Kỳ đã hợp lý hóa quy trình mua sắm bằng cách hợp tác với các nhánh quân sự khác. Quá trình này bao gồm tiêu chuẩn hóa các thủ tục mua sắm và tận dụng sức mua tổng hợp để đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp.
Hợp tác đã mang lại tiết kiệm chi phí đáng kể cho Lực lượng Không quân và nâng cao hiệu quả trong quy trình mua sắm.
Xây dựng chiến lược mua sắm thành công với ClickUp
Xây dựng chiến lược mua sắm không phải là việc dễ dàng. Nhưng với ClickUp là đối tác của bạn, bạn có thể đơn giản hóa quy trình mua sắm hơn nữa, tối ưu hóa chi tiêu và đạt được mục tiêu của mình.
ClickUp hỗ trợ bạn ở mọi giai đoạn — từ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại đến thúc đẩy sự hợp tác và phân tích dữ liệu sâu sắc.
Tối ưu hóa quy trình mua sắm và đảm bảo giá trị cao hơn cho doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!