Chào mừng đến với thế giới tự động hóa quy trình làm việc, nơi trợ lý AI của bạn không bao giờ ngủ, không bao giờ quên và không bao giờ phán xét lịch trình hỗn loạn của bạn.
Tin vui: ChatGPT có thể trở thành trợ lý của bạn, và một lời nhắc được thiết kế tốt có thể biến nó thành công cụ tăng năng suất đắc lực phía sau hậu trường. Dù bạn là nhà sáng lập độc lập, quản lý nhóm hay chỉ đơn giản là muốn kiểm soát sự hỗn loạn trong ngày công việc, danh sách lời nhắc này chính là lối tắt giúp bạn làm việc thông minh hơn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy các lệnh tốt nhất để tự động hóa quy trình làm việc trong ChatGPT. Ngoài ra, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ClickUp trở thành công cụ ưa thích của bạn cho việc tự động hóa quy trình làm việc bằng AI. Hãy bắt đầu và bắt đầu giao phó các công việc thủ công.
Quy trình làm việc tự động hóa là gì và ChatGPT có thể giúp gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình thay thế các bước thủ công, lặp đi lặp lại trong quy trình kinh doanh bằng các quy trình được điều khiển bởi công nghệ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
Đối với các freelancer và nhóm nhỏ, điều này thường bao gồm các công việc như soạn thảo email cho khách hàng, tóm tắt ghi chú, tạo ý tưởng cho bài viết blog hoặc điền vào các biểu mẫu.
Dưới đây là cách ChatGPT hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc. Bạn có thể yêu cầu nó viết email theo dõi, tóm tắt cuộc phỏng vấn, brainstorm nội dung, dịch tin nhắn hoặc sắp xếp thông tin bằng cách nhập một lệnh đơn giản. Một cách khác để tận dụng tự động hóa quy trình làm việc bằng AI là kết nối ChatGPT với các công cụ năng suất của bạn.
Ví dụ, bằng cách sử dụng Zapier, bạn có thể thiết lập một quy trình làm việc nơi mỗi khi có một mục nhập mới trong biểu mẫu, ChatGPT sẽ tự động tóm tắt nội dung và thêm nó vào nhiệm vụ ClickUp.
Tại sao nên tự động hóa quy trình làm việc với ChatGPT?
Nếu bạn cảm thấy bị ngập trong núi công việc lặp đi lặp lại—sao chép dữ liệu giữa các bảng tính, lọc qua hàng trăm email, hoặc viết cùng một câu trả lời lần thứ mười trong ngày—sử dụng ChatGPT để tự động hóa công việc là một quyết định thông minh:
Dưới đây là lý do:
- Tiết kiệm hàng giờ bằng cách tự động hóa mục nhập, phân loại email và các giao tiếp lặp đi lặp lại.
- Đảm bảo độ chính xác bằng cách để AI xử lý chi tiết, giảm thiểu lỗi sao chép và dán.
- Mở rộng quy trình ngay lập tức, quản lý khối lượng công việc lớn hơn mà không cần thuê thêm nhân viên.
- Trả lời các khách hàng tiềm năng, khách hàng và nhóm trong thời gian thực bằng AI luôn sẵn sàng.
- Tùy chỉnh các quy trình tự động hóa một cách nhanh chóng, điều chỉnh các bước khi dự án hoặc nhu cầu thay đổi.
Chúng tôi không đùa khi nói rằng với những lời nhắc phù hợp và một chút sáng tạo, ChatGPT có thể biến quy trình làm việc hàng ngày của bạn từ một gánh nặng thời gian thành một hệ thống tự động.
Làm thế nào để sử dụng ChatGPT hiệu quả cho tự động hóa quy trình làm việc?
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tích hợp ChatGPT vào quy trình làm việc của bạn:
Bước #1: Xác định các yếu tố kích hoạt tự động hóa
Danh sách công việc cụ thể cần kích hoạt ChatGPT tự động, chẳng hạn như ‘một bản tóm tắt sáng tạo mới được gửi’, ‘một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu’ hoặc ‘trạng thái công việc thay đổi thành ‘xem xét’.’ Những sự kiện này sẽ trở thành mục nhập cho quy trình tự động hóa của bạn.
Bước #2: Tạo sẵn các lệnh có thể tái sử dụng
Thay vì phải gõ các lệnh ChatGPT mỗi lần, hãy lưu các mẫu lệnh có cấu trúc sẵn.
Ví dụ: Khi có bản tóm tắt sáng tạo mới được gửi, tạo bản tóm tắt dự án với mục tiêu, đối tượng mục tiêu và dòng thời gian dưới dạng danh sách gạch đầu dòng.
Như vậy, hệ thống luôn biết phải thực hiện gì mà không cần con người phải sao chép và dán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đây là một mẹo hay cho ChatGPT. Kết hợp các lệnh lại với nhau sao cho kết quả của lệnh này trở thành đầu vào cho lệnh tiếp theo, tạo ra các quy trình làm việc nhiều bước mà không cần can thiệp thủ công.
Bước #3: Kết nối ChatGPT với các công cụ tự động hóa
ChatGPT không thể hoạt động độc lập. Bạn cần phần mềm tự động hóa để kết nối các thành phần và cho phép nó phản ứng với các sự kiện thực tế mà không cần nhập liệu thủ công.
Đây là cách nó thực hiện công việc:
- Chọn nền tảng tự động hóa của bạn: Chọn một nền tảng như Zapier, Make hoặc ClickUp Automations làm công cụ phát hiện các sự kiện kích hoạt và truyền thông tin đến ChatGPT.
- Cấu hình trigger: Đặt một hành động làm nguồn sự kiện. Ví dụ: "Đơn đăng ký mới trong ClickUp". Mỗi khi ai đó điền vào biểu mẫu Creative Brief, tự động hóa sẽ ngay lập tức lấy dữ liệu đó và chuyển vào quy trình làm việc. Lựa chọn kích hoạt phù hợp đảm bảo quy trình bắt đầu chính xác vào thời điểm bạn cần, mà không cần can thiệp thủ công.
- Xác định hành động cho ChatGPT: Tự động gửi các thông tin đã nhập vào API ChatGPT. Tạo mẫu lệnh có thể chèn các trường biểu mẫu và yêu cầu ChatGPT tạo bản tóm tắt sáng tạo.
- Ghi lại kết quả: Luồng phản hồi sẽ được đưa trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, ví dụ như tạo một tài liệu ClickUp mới hoặc thêm bình luận vào công việc.
Như vậy, bạn thực chất đang xây dựng một trợ lý AI với ChatGPT để trở thành công việc cho bạn!
Bước #4: Xây dựng các quy trình tự động hóa liên kết
Một bước tự động hóa đơn lẻ đã tốt, nhưng kết hợp chúng lại sẽ biến các tài liệu tĩnh của bạn thành các quy trình làm việc động.
Dưới đây là những việc cần làm:
- Hành động đầu tiên: ChatGPT tự động tạo bản tóm tắt sáng tạo.
- Hành động thứ hai: Một nền tảng như Zapier hoặc ClickUp sau đó tự động đăng bản tóm tắt đó lên kênh trò chuyện của bạn để xem xét, hoặc tự động tải lên dưới dạng tài liệu trong ClickUp.
- Hành động thứ ba: Sau khi được xem xét (có thể được gắn thẻ ‘Được phê duyệt’), một quy tắc khác sẽ cập nhật trạng thái công việc, giao nó cho thành viên nhóm phù hợp hoặc kích hoạt giai đoạn tiếp theo của dự án.
Bạn đang xây dựng một chuỗi logic giống như domino, trong đó mỗi hành động do AI tạo ra hoặc thực hiện thủ công sẽ tự động cài đặt bước tiếp theo.
Bước #5: Theo dõi và tối ưu hóa liên tục
Kiểm tra kết quả thường xuyên để phát hiện lỗi hoặc điều chỉnh giọng điệu. Cập nhật mẫu lệnh và quy tắc tự động hóa khi dự án của bạn phát triển. Khi đã ổn định, bạn có thể mở rộng sang các trường hợp sử dụng nâng cao như báo cáo tự động, tóm tắt chiến dịch hoặc cập nhật khách hàng cá nhân hóa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kiểm tra các lệnh với các trường hợp đặc biệt để phát hiện các lỗi ẩn trước khi triển khai tự động hóa trên quy mô lớn.
25+ Mẫu lệnh để tự động hóa quy trình làm việc trong ChatGPT
Dưới đây, chúng tôi đã phân loại hơn 25 mẫu câu lệnh sẵn sàng sử dụng theo các quy trình kinh doanh khác nhau, giúp bạn có thể áp dụng trực tiếp vào ChatGPT và bắt đầu tự động hóa các công việc với AI. 🤖
Phát hiện và lập kế hoạch công việc
Xác định các công việc lặp lại
Lời nhắc: Hãy đóng vai một chuyên gia tư vấn tự động hóa. Phân tích các quy trình làm việc hàng ngày của một nhóm marketing và xác định các công việc lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa. Trình bày chúng trong một bảng với các công việc, thời gian dành cho từng công việc, tiềm năng tự động hóa và các công cụ được đề xuất.
2. Thư viện trường hợp sử dụng tự động hóa
Lời nhắc: Tôi đang gặp phải vấn đề [đề cập chi tiết vấn đề bạn đang gặp phải kèm theo bối cảnh]. Hãy tạo danh sách công việc 5 trường hợp sử dụng tự động hóa thực tế cho [ngành hoặc bộ phận, ví dụ: ‘bộ phận nhân sự của các công ty vừa và nhỏ’]. Đối với mỗi trường hợp, mô tả quy trình làm việc, lợi ích của việc tự động hóa và đề xuất các công cụ hoặc nền tảng phù hợp. Tôi muốn bạn [đề cập chi tiết cách bạn muốn kết quả đầu ra kèm theo ví dụ].
3. Danh sách kiểm tra sẵn sàng tự động hóa
Lời nhắc: Hãy đóng vai một chuyên viên phân tích hệ thống. Tạo danh sách kiểm tra để đánh giá xem một quy trình có sẵn sàng cho tự động hóa hay không. Bao gồm các tiêu chí như tính lặp lại, quy tắc, định dạng dữ liệu và xử lý ngoại lệ.
🎥 Xem: Cách sử dụng AI tích hợp với không gian làm việc của bạn
Lựa chọn và tích hợp công cụ
4. Lựa chọn công cụ tự động hóa phù hợp
Lời nhắc: Hãy đóng vai trò là một cố vấn công nghệ. Đề xuất nền tảng tự động hóa tốt nhất để xử lý [công việc]. So sánh Zapier, Make, ClickUp Automations hoặc API trong biểu đồ so sánh ưu nhược điểm kèm theo chi phí.
5. Bản thiết kế tích hợp cho một nhóm cụ thể và trường hợp sử dụng cụ thể
Lời nhắc: Tôi sử dụng [Công cụ A] cho CRM và [Công cụ B] cho tiếp thị email. Thiết kế một quy trình làm việc tự động hóa để đồng bộ danh bạ giữa hai công cụ. Danh sách các API cần thiết, các bước thực hiện và các yếu tố bảo mật cần lưu ý.
6. Tích hợp đa công cụ
Lời nhắc: Hãy đóng vai trò là kiến trúc sư quy trình làm việc. Tạo kế hoạch tích hợp để ClickUp, Slack và Google Drive hoạt động cùng nhau cho [công việc]. Xác định chính xác các tác nhân kích hoạt và hành động giữa các công cụ.
Tạo/lập quy trình làm việc
7. Tạo quy trình làm việc tự động hóa tùy chỉnh
Lời nhắc: Hãy hóa thân vào vai trò của một chuyên gia tự động hóa. Thiết kế một quy trình làm việc để tự động hóa các công việc như [Nhập công việc]. Bao gồm các bước chi tiết để cài đặt tự động hóa bằng các công cụ như [Nhập công cụ] và tích hợp chúng với các nền tảng như [Nhập nền tảng, ví dụ: Excel, Google Trang tính hoặc Trello].
8. Quy tắc quy trình làm việc có điều kiện
Lời nhắc: Hành động như một hệ thống quy tắc. Xây dựng logic điều kiện cho quy trình tự động hóa phân loại các công việc mới theo ưu tiên và bộ phận. Trình bày dưới dạng sơ đồ IF → THEN.
9. Mẫu tài liệu quy trình làm việc
Lời nhắc: Hãy đóng vai một kỹ sư quy trình. Tạo mẫu tài liệu cho quy trình tự động hóa với các phần: Tổng quan, Điều kiện kích hoạt, Hành động, Công cụ, Xử lý ngoại lệ và Chủ sở hữu.
🔍 Bạn có biết? Hệ thống thu phí tự động như E-ZPass lần đầu tiên được giới thiệu vào cuối những năm 1980. Trước đó, tài xế phải xếp hàng dài để thanh toán bằng tiền mặt, khiến tự động hóa giao thông trở thành một trong những công nghệ tiện ích phổ biến đầu tiên.
Tự động hóa dữ liệu và báo cáo
10. Tự động hóa thu thập dữ liệu và báo cáo
Lời nhắc: Hãy đóng vai một chuyên gia tự động hóa dữ liệu. Cung cấp một kế hoạch từng bước để tự động hóa việc thu thập, tổ chức dữ liệu và tạo báo cáo cho [Nhập mục đích, ví dụ: đang theo dõi doanh số, giám sát hiệu suất]. Bao gồm hướng dẫn sử dụng các công cụ như Google Apps Script, Power Query hoặc API.
ClickUp Insight: 62% số người tham gia khảo sát của chúng tôi tin tưởng vào các công cụ AI cuộc hội thoại như ChatGPT và Claude. Giao diện chatbot quen thuộc và khả năng đa dạng của chúng—tạo nội dung, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa—có thể là lý do khiến chúng trở nên phổ biến trong nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau.
Tuy nhiên, nếu người dùng phải chuyển sang tab khác để hỏi AI mỗi lần, chi phí chuyển đổi ngữ cảnh và chi phí chuyển đổi liên quan sẽ tích lũy theo thời gian.
Tuy nhiên, không phải với ClickUp Brain. Nó nằm ngay trong Không gian Làm việc ClickUp, hiểu rõ bạn đang làm gì, có thể hiểu các lệnh văn bản thuần túy và cung cấp câu trả lời cực kỳ phù hợp với công việc của bạn! Trải nghiệm sự cải thiện gấp đôi về năng suất với ClickUp!
11. Thiết kế tự động hóa bảng điều khiển
Lời nhắc: Hãy đóng vai một nhà phân tích kinh doanh. Xây dựng quy trình tự động hóa cập nhật bảng điều khiển trong [Công cụ, ví dụ: Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] với dữ liệu thời gian thực từ [nguồn]. Phác thảo các điều kiện kích hoạt, chuyển đổi dữ liệu và tần suất cập nhật.
12. Quy trình đảm bảo chất lượng dữ liệu
Lời nhắc: Thiết kế một quy trình làm việc tự động hóa để kiểm tra lỗi dữ liệu đầu vào trước khi báo cáo. Bao gồm các bước phát hiện trùng lặp, kiểm tra định dạng và thông báo khi phát hiện vấn đề.
Giao tiếp và hợp tác
13. Tự động hóa quy trình làm việc email
Lệnh: Tạo một quy trình làm việc nơi các yêu cầu mới từ khách hàng tự động tạo ra một công việc trong ClickUp, soạn thảo phản hồi trong Gmail thông qua ChatGPT và gửi nó để phê duyệt cho quản lý trong Slack.
⚙️ Bonus: Mẫu tự động hóa email ClickUp tự động hóa quy trình làm việc email của bạn bằng cách kích hoạt email dựa trên trạng thái công việc, ngày đáo hạn hoặc hành động của khách hàng. Bạn có thể cài đặt chuỗi email, nhắc nhở và theo dõi để các chiến dịch chạy tự động, giảm bớt công việc thủ công đồng thời đảm bảo mọi tin nhắn được gửi đúng thời hạn và đúng mục tiêu.
14. Thông báo Slack
Lệnh: Thiết kế một tự động hóa đăng tóm tắt tất cả các nhiệm vụ ClickUp được chuyển sang trạng thái ‘Hoàn thành’ vào lúc 5 giờ chiều hàng ngày. Bao gồm tên nhiệm vụ, người được giao và thời gian hoàn thành.
15. Thông báo đa nền tảng
Lệnh: Thiết kế một quy trình tự động hóa để đăng các cập nhật từ [Công cụ A, ví dụ: ClickUp] vào [Công cụ B, ví dụ: Slack] dưới dạng bản tóm tắt hàng ngày có cấu trúc. Bao gồm các trường như trạng thái tác vụ, người được giao và ngày đáo hạn.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Bạn không phải lúc nào cũng có thời gian để gõ lệnh. ClickUp Brain MAX hỗ trợ tính năng "Nói để chuyển thành văn bản", giúp bạn có thể đọc lệnh hoặc ý tưởng trong khi di chuyển giữa các cuộc họp.
Ví dụ, một người quản lý dự án có thể đưa ra yêu cầu nhanh chóng như ‘Tóm tắt cuộc họp kỹ thuật hôm qua và nhấn mạnh các rào cản’, và Brain MAX sẽ tạo ra một bản tóm tắt văn bản kết nối với danh sách công việc tương ứng.
Tự động hóa dựa trên kịch bản và mã
16. Tạo kịch bản tùy chỉnh
Lệnh: Viết một skript Python để tự động tải xuống các tệp đính kèm từ Gmail và lưu chúng vào Google Drive. Bao gồm các chú thích cho việc triển khai.
17. Tự động hóa dựa trên webhook
Lệnh: Tạo một skript webhook được kích hoạt khi [Sự kiện, ví dụ: nộp biểu mẫu mới] xảy ra trong [Công cụ]. Skript này nên gọi ChatGPT để tóm tắt sự kiện và đăng nó vào [Công cụ mục tiêu]. Bao gồm hướng dẫn triển khai.
18. Quy trình tích hợp API
Lời nhắc: Hãy đóng vai một chuyên gia API. Viết các lệnh API cần thiết để đồng bộ hóa [loại dữ liệu] giữa [Công cụ A] và [Công cụ B]. Cung cấp các bước xác thực, ví dụ về điểm cuối và chiến lược xử lý lỗi.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Khi bạn thu thập phản hồi khảo sát qua ClickUp Forms, mỗi lần gửi sẽ trở thành một công việc trong không gian làm việc của bạn. Điều đó có nghĩa là dữ liệu đã được cấu trúc sẵn và sẵn sàng để khám phá.
Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain xem xét các phản hồi, nhấn mạnh các chủ đề lặp lại và xác định các trích dẫn khóa. Đối tượng/kỳ/phiên bản, nếu nhiều khách hàng đề cập đến khó khăn trong quá trình onboarding, AI có thể đánh dấu xu hướng đó và giúp bạn giao công việc theo dõi cho nhóm onboarding ngay lập tức.
ROI và tối ưu hóa
19. Tính toán ROI cho tự động hóa
Lời nhắc: Tôi đang gặp vấn đề [đề cập chi tiết vấn đề bạn đang gặp phải kèm bối cảnh]. Giúp tôi ước tính tỷ lệ hoàn vốn (ROI) cho việc tự động hóa [đề cập quy trình, ví dụ: ‘nhập mục nhập hóa đơn’]. Danh sách các yếu tố cần xem xét, cung cấp mẫu tính toán và giải thích cách diễn giải kết quả. Tôi muốn bạn [đề cập chi tiết cách bạn muốn nhận kết quả kèm ví dụ].
20. Dự báo tiết kiệm thời gian
Lệnh: Xây dựng mô hình dự báo tiết kiệm thời gian cho việc tự động hóa quá trình đánh giá khách hàng tiềm năng. Chia sẻ kết quả trong biểu đồ dự báo 12 tháng.
21. Các kịch bản tác động của tự động hóa
Lời nhắc: Tạo ra ba kịch bản (thận trọng, thực tế, táo bạo) để minh họa tác động của việc tự động hóa các công việc onboarding khách hàng đối với năng suất của nhóm.
Khắc phục sự cố và mở rộng quy mô
22. Khắc phục lỗi
Lời nhắc: Tôi gặp lỗi [error] trong quy trình làm việc Zapier của mình. Phân tích các nguyên nhân có thể, liệt kê các bước chẩn đoán và đề xuất các giải pháp trong định dạng danh sách kiểm tra.
🧠 Thực tế thú vị: Hệ thống trả lời tự động email đầu tiên được tạo ra vào năm 1971 cho ARPANET, mạng internet sơ khai. Nó gửi các thông báo "ngoài văn phòng" đơn giản để giải thích sự chậm trễ trong việc trả lời email.
23. Kế hoạch ứng phó với biến động
Lời nhắc: Hãy đóng vai một kỹ sư độ tin cậy. Đề xuất các chiến lược chuyển đổi dự phòng nếu một bước tự động hóa gặp sự cố (ví dụ: thời gian chờ API hết hạn). Hiển thị kết quả dưới dạng cây quyết định.
24. Mở rộng quy trình tự động hóa
Lời nhắc: Tôi đang sử dụng [đề cập đến thiết lập tự động hóa hiện tại]. Hãy đề xuất một lộ trình để mở rộng quy trình làm việc này sang các bộ phận khác. Bao gồm bản đồ phụ thuộc, hợp nhất công cụ và các yếu tố quản trị.
Các lệnh cụ thể cho từng ngành/trường hợp sử dụng
25. Tự động hóa quy trình làm việc trong lĩnh vực Nhân sự
Lời nhắc: Tôi là [đề cập đến bối cảnh của đội ngũ HR]. Hãy đề xuất năm quy trình tự động hóa cho bộ phận HR bao gồm tuyển dụng, onboarding, lương thưởng và tuân thủ. Cung cấp chi tiết về các công cụ và bước thực hiện.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng ChatGPT-4o trong công việc
26. Tự động hóa quy trình làm việc trong marketing
Lời nhắc: Hãy đóng vai một chuyên gia tư vấn tự động hóa tiếp thị. Thiết kế năm quy trình tự động hóa cho các bản tóm tắt sáng tạo, phê duyệt tài sản, báo cáo chiến dịch và cập nhật cho các bên liên quan. Xuất ra dưới dạng thư viện trường hợp sử dụng.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Đội ngũ hỗ trợ thường mất hàng giờ để trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại, như đặt lại mật khẩu hoặc truy vấn về hóa đơn. Trợ lý tự động tích hợp sẵn của ClickUp sẽ trích xuất các bước chính xác từ tài liệu hỗ trợ của bạn và trả lời trực tiếp cho khách hàng.
Ví dụ, khi nhiều khách hàng yêu cầu cập nhật thông tin thanh toán, nhân viên hỗ trợ sẽ cung cấp hướng dẫn ngay lập tức, giúp nhóm của bạn tập trung vào giải quyết các vấn đề cần sự tương tác cá nhân.
Sử dụng ChatGPT Projects cho việc tự động hóa quy trình làm việc lâu dài
Dự án ChatGPT là các không gian làm việc kỹ thuật số thông minh, đáng tin cậy cho mọi tác vụ phức tạp hoặc kéo dài.
Bạn tập hợp tất cả các cuộc trò chuyện, tệp tham khảo và hướng dẫn cụ thể cho dự án vào một thư mục để công cụ hợp tác AI có thể biểu mẫu về công việc bạn đang thực hiện và duy trì sự tập trung vào chủ đề.
Nó cũng cung cấp tính năng Deep Research, cho phép bạn thực hiện các cuộc điều tra đa bước trên web, và chế độ Voice Mode, cho phép bạn brainstorm mà không cần dùng tay hoặc đặt câu hỏi về một tệp PDF bằng cách nhấn vào biểu tượng micro.
Các phương pháp tốt nhất để tối ưu hóa tự động hóa ChatGPT
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất để tối ưu hóa tự động hóa ChatGPT:
- Luôn có kế hoạch sao lưu sẵn sàng cho trường hợp sự cố xảy ra. Chuẩn bị nhân viên sẵn sàng can thiệp, hoặc tạo các phản hồi đơn giản như "Tôi sẽ liên hệ lại sau" để có thời gian khắc phục vấn đề.
- Tạo tài liệu giọng điệu thương hiệu với 5-10 câu mẫu thể hiện cách công ty bạn giao tiếp, sau đó dán tài liệu này vào mọi lời nhắc tự động hóa quy trình làm việc. Điều này giúp các phản hồi của bạn nghe giống như do chính nhóm của bạn viết.
- Lên lịch các phiên đào tạo định kỳ, trong đó bạn cung cấp cho ChatGPT các phản hồi tốt nhất do con người viết cho các yêu cầu tương tự, giúp nó học hỏi phong cách ưa thích của bạn và cải thiện theo thời gian.
- Sử dụng kỹ thuật gợi ý có điều kiện bằng cách chỉ định cho ChatGPT những điều KHÔNG NÊN làm bên cạnh những việc cần làm. Ví dụ: "Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, không đề cập đến đối thủ cạnh tranh, không hứa hẹn về thời gian giao hàng" để xác định rõ ràng các giới hạn.
- Áp dụng phương pháp "rubber duck" bằng cách yêu cầu ChatGPT giải thích lý do trước khi đưa ra kết quả cuối cùng, sau đó chỉ sử dụng câu trả lời cuối cùng. Điều này giúp phát hiện lỗi logic trước khi chúng đến tay khách hàng tùy chỉnh.
🔍 Bạn có biết? Người Hy Lạp cổ đại đã tạo ra một số thiết bị tự động hóa sớm nhất. Hero of Alexandria đã thiết kế một máy chạy bằng hơi nước vào thế kỷ 1 sau Công nguyên, thường được coi là ví dụ đầu tiên được ghi chép về một thiết bị có thể lập trình.
⚙️ Bonus: Hãy lấy cảm hứng từ các ví dụ về quy trình làm việc này để mang lại cho đội ngũ của bạn sự tự do hoàn thành các dự án lớn.
Có giới hạn nào khi tự động hóa quy trình làm việc với các lệnh ChatGPT không?
Mặc dù ChatGPT có thể tự động hóa nhiều công việc dựa trên văn bản, nhưng vẫn có những giới hạn trong khả năng của nó.
Những giới hạn này có nghĩa là các kinh doanh phải thiết kế quy trình làm việc với các biện pháp bảo vệ và sự giám sát của con người, và thậm chí xem xét các giải pháp thay thế cho ChatGPT cho các nhu cầu chuyên biệt:
- Độ tin cậy của kết quả: Sản xuất các phản hồi không dự đoán được hoặc không nhất quán, yêu cầu xác minh trước khi sử dụng.
- Lý luận phức tạp: Gặp khó khăn với logic nhiều bước hoặc các công việc cụ thể yêu cầu tính toán chính xác.
- Độ chính xác của thông tin: Tạo ra các chi tiết có thể tin được nhưng không chính xác (gọi là ảo giác), có thể dẫn đến thông tin sai lệch.
- Phụ thuộc về chất lượng câu lệnh: Cần các câu lệnh chi tiết và được cấu trúc rõ ràng để đảm bảo độ chính xác và liên quan.
🧠 Thú vị: Robot công nghiệp đầu tiên được đặt tên là Unimate và bắt đầu công việc tại nhà máy của General Motors vào năm 1961. Nhiệm vụ của nó là di chuyển các mảnh kim loại đúc nóng. Ban đầu, mọi người sợ hãi đến mức buộc công ty phải giữ nó sau một lồng an toàn.
Tích hợp ChatGPT với các ứng dụng năng suất
Các quy trình làm việc hiện đại thường kết hợp phần mềm tự động hóa công việc với AI. Khi được sử dụng một cách thông minh, ChatGPT có thể dễ dàng tích hợp vào thiết lập này. Hãy cùng tìm hiểu qua hai phương pháp hiệu quả. ⚒️
1. Sử dụng Zapier (hoặc các nền tảng iPaaS tương tự)
Zapier kết nối ChatGPT với hơn 8.000 ứng dụng, kích hoạt các hành động được hỗ trợ bởi AI dựa trên các sự kiện xảy ra ở nơi khác.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản khi có phản hồi mới từ Google Form, bạn có thể kích hoạt ChatGPT để soạn thảo email, sau đó lưu nó dưới dạng bản nháp trong Gmail.
Các freelancer cũng đã phát triển các tự động hóa quản lý dự án thông minh, chẳng hạn như khi một tin nhắn đến được chuyển qua ChatGPT, sau đó nó sẽ phân loại tin nhắn đó (tham dự, hủy bỏ hoặc câu hỏi) và cập nhật Airtable tương ứng, tất cả đều được thực hiện thông qua Zapier.
2. Đồng bộ hóa với phần mềm quản lý dự án như ClickUp
ClickUp tích hợp với Zapier để cho phép nội dung do ChatGPT tạo ra được tự động chuyển thành các mục có thể thực hiện trong không gian làm việc của bạn. Bạn có thể kích hoạt việc tạo công việc từ các lệnh, đánh dấu các bình luận không phù hợp hoặc tự động tóm tắt các cập nhật công việc bằng AI.
Dưới đây là cách biến các thông tin từ AI thành các quy trình làm việc có cấu trúc trong quản lý dự án (PM):
- Sử dụng ChatGPT trong ClickUp Brain (qua Zapier) để tạo danh sách việc cần làm hoặc kế hoạch chiến dịch.
- Tự động tạo các công việc tương ứng trong ClickUp, mỗi công việc đều có tiêu đề, mô tả và phân công công việc.
- Sử dụng ChatGPT để tóm tắt các cập nhật và đăng chúng trở lại vào phần bình luận của công việc hoặc tài liệu để đảm bảo tính rõ ràng.
📌 Ví dụ: Giả sử một blogger thêm ý tưởng vào một Google Trang tính.
Một Zap theo dõi các hàng mới và, thông qua Zapier, kích hoạt ChatGPT để hoàn thiện ý tưởng thành một dàn ý bài viết. Sau đó, nó tạo một nhiệm vụ ClickUp với các trường được liên kết như tiêu đề, tác giả và ngày đáo hạn. Như vậy, bạn có thể chuyển trực tiếp từ việc brainstorming ý tưởng sang công việc được quản lý và phân công.
ClickUp giúp tự động hóa quy trình làm việc thông minh hơn
Các nhóm thường mất hàng giờ mỗi tuần cho các tác vụ không góp phần thúc đẩy dự án: viết lại cùng một lời nhắc, tìm kiếm ngữ cảnh qua các ứng dụng khác nhau hoặc cài đặt phân công công việc thủ công.
Kết quả thường là việc thực hiện chậm hơn và đồng nghiệp cảm thấy bực bội.
ClickUp, một không gian làm việc AI tích hợp, thực sự tạo ra sự khác biệt bằng cách kết hợp các mẫu quản lý dự án, tự động hóa và AI để tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc.
Ngoài ra, người dùng ClickUp AI sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào các mô hình AI cao cấp mới nhất, bao gồm ChatGPT, Gemini và Claude!
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách thực hiện. 💁
Chuyển trực tiếp từ kế hoạch sang thực thi
Những thông tin sâu sắc sẽ không có giá trị nếu chúng bị đình trệ trong kế hoạch. ClickUp Automations giúp công việc tiếp tục tiến triển bằng cách kích hoạt bước tiếp theo mà không cần nỗ lực thủ công.
Ví dụ, khi nhóm sản phẩm sao chép kế hoạch triển khai tính năng từ ChatGPT vào một nhiệm vụ ClickUp, tự động hóa có thể ngay lập tức phân công kỹ sư, tạo công việc kiểm thử và thông báo cho QA khi các cột mốc phát triển hoàn thành.
Dưới đây là cách cài đặt phần mềm tự động hóa quy trình làm việc này và tận dụng tối đa tiềm năng của nó:
1. Sử dụng các mẫu tự động hóa có sẵn
ClickUp cung cấp hơn 100 mẫu tự động hóa quy trình làm việc được thiết kế sẵn để xử lý các quy trình làm việc phổ biến, giúp bạn không cần phải bắt đầu từ đầu.
Để áp dụng một ví dụ tự động hóa có sẵn:
- Mở không gian, thư mục hoặc danh sách nơi bạn muốn thêm tính năng tự động hóa.
- Đi đến tự động hóa → Browse
- Chọn một mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn
- Tùy chỉnh các điều kiện kích hoạt và hành động nếu cần thiết (ví dụ: giao nhiệm vụ cho thành viên cụ thể trong nhóm, cập nhật trường dữ liệu tùy chỉnh).
- Kích hoạt tự động hóa chỉ với một cú nhấp chuột.
2. Tạo các quy trình tự động hóa tùy chỉnh
Đối với các quy trình làm việc cần sự linh hoạt hơn, công cụ AI Automation Builder cho phép bạn tạo các quy trình tự động hóa tùy chỉnh bằng các lệnh bằng tiếng Anh thông thường:
- Chỉ cần mô tả quy trình làm việc của bạn: ví dụ: “Khi có bản tóm tắt sáng tạo mới được gửi, giao công việc cho trưởng bộ phận marketing, thông báo cho kênh Slack #creative và chuyển công việc sang trạng thái ‘Đang xem xét’”.
- ClickUp Brain ngay lập tức chuyển đổi điều này thành một tự động hóa công việc với các điều kiện kích hoạt và hành động.
- Bạn có thể chỉnh sửa và tinh chỉnh quy trình tự động hóa trước khi xuất bản, đảm bảo nó đáp ứng chính xác các yêu cầu của bạn.
📣 Phản hồi từ khách hàng: Jodi Salice từ United Way Suncoast chia sẻ:
Tôi không thể nói hết những điều tốt đẹp về nó. Từ tính năng tự động hóa, mẫu có sẵn cho đến các loại đang theo dõi và chế độ xem đa dạng, ClickUp thực sự là lựa chọn hoàn hảo.
Tôi không thể nói hết những điều tốt đẹp về nó. Từ tính năng tự động hóa, mẫu có sẵn cho đến các loại đang theo dõi và chế độ xem đa dạng, ClickUp thực sự là lựa chọn hoàn hảo.
3. Triển khai các tác nhân AI đã được xây dựng sẵn và tùy chỉnh
Các Trợ lý AI của ClickUp là các trợ lý AI có thể tự động thực hiện các tác vụ phức tạp, nhiều bước, đưa ra quyết định và tương tác với không gian làm việc của bạn bằng ngôn ngữ tự nhiên và bối cảnh.
Nếu bạn mất hàng giờ để tổng hợp các bản cập nhật cho các bên liên quan, bạn có thể triển khai Weekly Report Agent để xử lý việc đó cho bạn. Nó thu thập các công việc, tiến độ và hạn chót vào một bản tóm tắt rõ ràng và đăng tải tự động.
Hoặc khi các cuộc họp kiểm tra hàng ngày bắt đầu chiếm dụng thời gian làm việc năng suất, Daily Standup Agent sẽ tạo ra các bản tóm tắt nhanh về tiến độ, ưu tiên và các rào cản, giúp nhóm của bạn có được sự rõ ràng của một cuộc họp standup mà không cần phải dành 30 phút cho cuộc họp.
Nếu nhóm của bạn thường xuyên đặt những câu hỏi lặp đi lặp lại như “Ai là người chịu trách nhiệm cho công việc này?” hoặc “Khi nào công việc này phải hoàn thành?”, Auto-Answers Agent sẽ bước vào, tự động trả lời, lấy dữ liệu trực tiếp từ ClickUp, giúp câu trả lời được cung cấp ngay lập tức và chính xác mà không cần ai phải tìm kiếm thủ công.
Bạn cũng có thể sử dụng AI để tăng năng suất trong việc thiết kế các Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh ClickUp.
Ví dụ: Biến các ghi chú cuộc họp lộn xộn thành tóm tắt công việc có thể thực hiện, tự động chuyển các biểu mẫu đã gửi đến người chịu trách nhiệm phù hợp, hoặc thậm chí kết hợp nhiều hành động lại với nhau, như tạo tóm tắt bản tóm tắt sáng tạo và gửi trực tiếp đến Slack và email để phê duyệt.
🎥 Xem: Cách cài đặt trợ lý AI đầu tiên của bạn?
⚙️ Bonus: Bạn cũng có thể thử các mẫu câu lệnh ChatGPT của ClickUp dành cho Tiếp thị Nội dung và Tạo Nội dung. Được lưu trữ trực tiếp trong ClickUp Tài liệu, bộ mẫu này chứa đầy các câu lệnh sẵn sàng sử dụng để tạo bài viết blog, bài đăng trên mạng xã hội hoặc nội dung quảng cáo.
Tìm câu trả lời mà không cần rời khỏi không gian làm việc của bạn.
Ngay cả khi tài liệu đã được ghi chép đầy đủ, các nhóm thường gặp khó khăn trong việc ghép nối bối cảnh.
ClickUp Brain giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối với các công việc, tài liệu, trò chuyện và ứng dụng tích hợp, giúp câu trả lời được cung cấp ngay lập tức.
Giả sử một quản lý marketing đang chuẩn bị báo cáo hiệu suất hàng tháng. Họ có thể yêu cầu trợ lý AI quản lý công việc liệt kê các chiến dịch có tỷ lệ tương tác cao nhất trong tháng qua, và nhận được bản tóm tắt liên kết với các công việc, bản tóm tắt chiến dịch và tài sản sáng tạo.
Người quản lý tiết kiệm hàng giờ kiểm tra thủ công và có thể trình bày các phân tích dựa trên các tham chiếu trực tiếp đến công việc của nhóm.
Sử dụng AI tiên tiến khi công việc đòi hỏi nhiều hơn.
Tóm tắt nhanh có thể hữu ích, nhưng một số tình huống yêu cầu mức độ phân tích sâu hơn.
ClickUp Brain MAX tạo ra một môi trường desktop chuyên dụng cho mục đích này, kết nối dữ liệu không gian làm việc, công cụ bên ngoài và nhiều mô hình AI như GPT, Claude hoặc Gemini. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ AI nữa. Với Brain Max, bạn hoàn toàn tránh được tình trạng phân tán AI. Đây là cách thức hoạt động:
Ví dụ, một giám đốc nhân sự chuẩn bị cho đánh giá hàng năm có thể yêu cầu Brain MAX phân tích ghi chú đánh giá hiệu suất nhân viên, các công việc đã hoàn thành và phản hồi từ đồng nghiệp.
Hệ thống tạo ra một báo cáo chi tiết nêu bật điểm mạnh, lĩnh vực cần cải thiện và thành tích nổi bật của từng thành viên trong nhóm. Với thông tin được tổng hợp này, giám đốc nhân sự có thể tiến hành đánh giá hiệu quả hơn và cung cấp phản hồi có ý nghĩa dựa trên dữ liệu hỗ trợ.
🎥 Xem: Khám phá tiềm năng vô hạn của Brain MAX
Luôn sẵn sàng các lệnh để sử dụng
Việc tái sử dụng thông tin thường khó khăn hơn so với việc tạo ra nó từ đầu. Một nhóm có thể có một câu lệnh ChatGPT tuyệt vời để tóm tắt phản hồi của khách hàng, nhưng nếu nó chỉ nằm trong ghi chú của ai đó, thì không ai khác có thể tận dụng được.
ClickUp Tài liệu giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép các nhóm lưu trữ các mẫu câu lệnh có thể tái sử dụng mà mọi người đều có thể tìm thấy.
Ví dụ, một đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể tạo một tài liệu chứa các mẫu câu lệnh có thể tái sử dụng để soạn thảo phản hồi cho phiếu yêu cầu, tóm tắt phản hồi của khách hàng và nâng cấp các vấn đề.
Khi đối mặt với ngày làm việc có khối lượng công việc lớn, các nhân viên hỗ trợ mở tài liệu, chọn một mẫu câu đã được kiểm chứng và tạo ra các phản hồi chính xác phù hợp với tiêu chuẩn của nhóm. Theo thời gian, tài liệu này phát triển thành một cơ sở kiến thức mà các nhân viên mới có thể sử dụng ngay từ ngày đầu tiên, giúp giảm đáng kể thời gian đào tạo.
Từ Trò Chuyện Đến Hành Động Với ClickUp
Cuối cùng, ChatGPT là một công cụ tuyệt vời để khơi nguồn ý tưởng sáng tạo, soạn thảo nội dung hoặc trả lời câu hỏi một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, khi nói đến việc tự động hóa quy trình làm việc và tập trung các công việc, tài liệu, giao tiếp và báo cáo vào một nền tảng duy nhất, ClickUp là lựa chọn hàng đầu.
Tại sao phải chuyển đổi giữa các công cụ khi ClickUp đã tích hợp AI, quản lý dự án và tự động hóa trong một nền tảng duy nhất? Với ClickUp Brain và ClickUp Automations, bạn có thể nhận được câu trả lời và biến chúng thành hành động mà không cần rời khỏi không gian làm việc của mình.
Bắt đầu tự động hóa với ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Sử dụng ChatGPT cho tự động hóa quy trình làm việc trong kinh doanh có bảo mật không?
ChatGPT hỗ trợ xử lý dữ liệu an toàn theo tiêu chuẩn của OpenAI, nhưng mức độ bảo mật phụ thuộc vào cách bạn tích hợp AI vào quy trình làm việc của mình. Luôn sử dụng kết nối API an toàn, hạn chế truy cập thông qua xác thực và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân trực tiếp với AI.
2. Tôi cần những kỹ năng gì để triển khai các lệnh tự động hóa ChatGPT này?
Bạn không cần phải là chuyên gia lập trình, nhưng việc nắm vững cách viết lệnh cơ bản và hiểu rõ các bước khóa trong quy trình làm việc của mình sẽ rất hữu ích. Kiến thức về các công cụ bạn đang tích hợp (như ClickUp, Zapier hoặc API) và một số kinh nghiệm với các nền tảng tự động hóa có thể giúp bạn thiết lập nhanh chóng hơn.
3. Tôi có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian với tính năng tự động hóa quy trình làm việc của ChatGPT?
Thời gian tiết kiệm được tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc, nhưng nhiều người dùng cho biết đã tiết kiệm được hàng giờ cho các công việc lặp đi lặp lại như soạn thảo nội dung, tóm tắt dữ liệu và cập nhật trạng thái.
4. ChatGPT có thể tự động hóa các quy trình ra quyết định phức tạp không?
ChatGPT rất giỏi trong việc tạo ra các đề xuất và phân tích các đầu vào dựa trên văn bản, nhưng nó không được thiết kế để hoàn toàn thay thế phán đoán của con người trong các quyết định phức tạp. Đối với các quyết định có rủi ro cao hoặc phức tạp, tốt nhất nên sử dụng nó như một công cụ hỗ trợ kết hợp với tự động hóa dựa trên quy tắc và sự giám sát của con người.