Lập kế hoạch cho một sự kiện — trực tiếp hoặc ảo — có nghĩa là phải điều phối các nhà cung cấp, ngân sách, thời hạn và sự phối hợp của nhóm. Nếu không có hệ thống phù hợp, quá trình lập kế hoạch có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Đó là lúc các mẫu lập kế hoạch sự kiện có thể giúp ích.
Với một mẫu duy nhất, bạn có thể hợp lý hóa mọi giai đoạn của quản lý dự án sự kiện, từ phân công công việc và cài đặt ngày đáo hạn đến theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
Các mẫu dự án tốt nhất sẽ giúp toàn bộ nhóm của bạn thống nhất và dòng thời gian của bạn đi đúng hướng mà không có bảng tính lộn xộn và rối mắt.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu kế hoạch sự kiện hữu ích của Asana cùng với các lựa chọn thay thế có thể tùy chỉnh để đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án và duy trì sự tổ chức từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
👀 Bạn có biết? Các công ty tận dụng sự tăng trưởng nhờ sự kiện (ELG) đang thấy được tác động thực sự đến kinh doanh. Hơn 60% báo cáo rằng hiển thị thương hiệu mạnh mẽ hơn và mối quan hệ với khách hàng tốt hơn, trong khi hơn một nửa cho rằng điều này giúp họ xây dựng quan hệ đối tác mới.
Mẫu kế hoạch sự kiện Asana là gì?
Các mẫu kế hoạch sự kiện của Asana là các bố cục dự án sẵn sàng giúp các nhóm tổ chức sự kiện bằng cách theo dõi các công việc và dòng thời gian sắp tới.
Các mẫu này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để chia nhỏ từng giai đoạn của sự kiện, từ việc xây dựng chương trình hội nghị đến việc khởi động các chiến dịch tiếp thị sự kiện. Bạn có thể lập bản đồ trách nhiệm, chỉ định người phụ trách và liên kết các công việc với các ngày đáo hạn quan trọng, đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một hội nghị thượng đỉnh kéo dài hai ngày để ra mắt sản phẩm. Bạn mở mẫu kế hoạch sự kiện Asana có sẵn các phần về hậu cần, thiết kế và tiếp thị sự kiện. Bạn có thể chỉ định thành viên nhóm cho từng công việc và đặt thời hạn để theo dõi các mục cần thực hiện và thúc đẩy mọi việc tiến triển.
Với mẫu phù hợp, nhóm của bạn có thể tập trung ít hơn vào việc thiết lập và tập trung hơn vào việc tổ chức một sự kiện nổi bật.
Điều gì tạo nên một mẫu kế hoạch sự kiện Asana tốt?
Mẫu lập kế hoạch sự kiện Asana được thiết kế tốt giúp bạn lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các công việc sự kiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Các mẫu hiệu quả nhất bao gồm các tính năng sau:
- Phần lập kế hoạch hậu cần: Mẫu này nên chia nhỏ các chi tiết sự kiện thành địa điểm, diễn giả, nhà cung cấp và các phê duyệt để tránh thất lạc thông tin quan trọng
- Trường tùy chỉnh cho đề xuất sự kiện: Bạn sẽ thấy các trường như loại sự kiện, ngân sách và mục tiêu dự án đã được bao gồm sẵn, do đó bạn không cần phải lập kế hoạch từ đầu
- Chế độ xem dòng thời gian và lịch tích hợp: Phải hiển thị rõ các giai đoạn sự kiện, thời lượng công việc và thời hạn để bạn có thể theo dõi từng hoạt động trong quá trình lập kế hoạch
- Công cụ hợp tác và giao tiếp: Mẫu phải hỗ trợ thẻ, bình luận và cập nhật để tránh hiểu lầm trong các giai đoạn quan trọng của sự kiện
- Hỗ trợ tự động hóa và quy tắc: Nó phải cho phép cập nhật trạng thái hoặc phân công công việc tự động kích hoạt để nhóm của bạn tập trung vào việc thực hiện thực tế
- Tích hợp sẵn khả năng tương thích với các công cụ của bên thứ ba: Các mẫu kết nối với phần mềm quản lý sự kiện hoặc công cụ CRM giúp giảm thiểu việc điều phối thủ công giữa nhiều ứng dụng
- Kế hoạch dựa trên AI: Mẫu của bạn nên cho phép bạn sử dụng AI để lập kế hoạch sự kiện, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như lên lịch và theo dõi
10 mẫu kế hoạch sự kiện Asana miễn phí
Chọn mẫu kế hoạch sự kiện phù hợp có thể thay đổi cách nhóm của bạn tổ chức và làm việc hiệu quả.
Dưới đây là các mẫu dự án Asana hàng đầu được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu cụ thể, mỗi mẫu kèm theo mô tả ngắn gọn để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tùy chọn phù hợp nhất.
1. Mẫu lịch truyền thông xã hội
Quản lý nội dung trên nhiều nền tảng có thể là một công việc rất nặng nề. Mẫu Lịch truyền thông xã hội của Asana cung cấp một trung tâm tập trung để lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện chiến lược nội dung của bạn một cách hiệu quả.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Lên lịch và xem nội dung trên các nền tảng bằng chế độ xem lịch trực quan
- Theo dõi trạng thái, ưu tiên và loại nội dung bằng các trường tùy chỉnh
- Phân chia các công việc lớn thành các bước dễ quản lý bằng cách sử dụng các công việc con
- Đảm bảo trình tự chính xác bằng cách cài đặt các công việc phụ thuộc lẫn nhau
- Cộng tác và chia sẻ phản hồi trực tiếp trong công việc bằng các công cụ giao tiếp tích hợp sẵn
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị sử dụng mẫu dự án để hợp lý hóa việc sản xuất nội dung trên các kênh và giữ cho các chiến dịch đi đúng hướng
2. Mẫu kế hoạch sự kiện
Mẫu Lập kế hoạch sự kiện của Asana giúp đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp, ngân sách, dòng thời gian và công việc. Mẫu này giúp bạn duy trì sự tổ chức với không gian làm việc kỹ thuật số ghi lại mọi chi tiết và giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ từ đầu đến cuối.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi chi tiết sự kiện, thời hạn và hậu cần tại một nơi trung tâm
- Phối hợp một cách trơn tru với nhà cung cấp, các bên liên quan và đồng nghiệp
- Hình dung dòng thời gian sự kiện của bạn và luôn đi trước các cột mốc quan trọng
- Sao chép mẫu của bạn để hợp lý hóa việc lập kế hoạch sự kiện trong tương lai
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm sử dụng phần mềm quản lý dự án cho các sự kiện như ra mắt, hội nghị hoặc các sự kiện ngoài công ty
3. Mẫu ra mắt sản phẩm
Việc ra mắt sản phẩm là một việc rất quan trọng, nhưng nếu không có cấu trúc, nó có thể dễ dàng thất bại. Một kế hoạch rõ ràng, tập trung sẽ giúp mọi chi tiết được thực hiện đúng tiến độ, mọi thành viên trong nhóm được thống nhất và mọi thời hạn được tuân thủ.
Mẫu ra mắt sản phẩm của Asana giúp các nhà quản lý sản phẩm điều phối dòng thời gian, tài sản và cập nhật trong một quy trình làm việc duy nhất, được kết nối.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Chia sẻ kế hoạch ra mắt sản phẩm trong chế độ xem Dòng thời gian, Bảng, Danh sách hoặc Lịch
- Giữ các tài nguyên khởi chạy như thông số kỹ thuật, thông điệp và thiết kế luôn dễ dàng truy cập
- Cung cấp cập nhật trạng thái thời gian thực để giảm thiểu các cuộc họp qua lại và không cần thiết
- Phát hiện và giải quyết xung đột thời gian trước khi chúng làm trì hoãn quá trình ra mắt sản phẩm của bạn
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sản phẩm dẫn dắt các nhóm đa chức năng thông qua các đợt ra mắt sản phẩm đúng thời hạn và có tổ chức
4. mẫu cuộc họp 1:1
các cuộc họp 1:1 là rất cần thiết, nhưng nếu không có cấu trúc, chúng có thể dễ dàng đi chệch hướng. Định dạng rõ ràng, nhất quán giúp các cuộc hội thoại tập trung, năng suất và có thể thực hiện được.
Mẫu cuộc họp 1:1 của Asana giúp các nhà quản lý và cấp dưới trực tiếp của họ thống nhất các ưu tiên, theo dõi tiến độ và hỗ trợ sự phát triển hàng tuần.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi các mục hành động với người được giao và ngày đáo hạn
- Ghi lại và xem lại các mục tiêu nghề nghiệp dài hạn
- Chia sẻ phản hồi không đồng bộ để đẩy nhanh tiến độ
- Chuẩn bị các điểm chính trước để giữ tập trung
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý hỗ trợ thành viên trong nhóm thông qua sự phát triển, phản hồi và cài đặt mục tiêu
🧠 Thông tin thú vị: Super Bowl không chỉ là sự kiện thể thao lớn nhất nước Mỹ, mà còn là một bài học đắt giá về tổ chức sự kiện quy mô lớn. Năm 2025, khi New Orleans tổ chức Super Bowl LIX tại Caesars Superdome, sự kiện này đã mang lại tác động kinh tế đáng kinh ngạc lên tới 1,25 tỷ đô la cho toàn bang, hỗ trợ gần 9.787 việc làm tại địa phương và thu hút khoảng 115.000 người tham dự, trong đó có khoảng 100.000 người từ các bang khác.
Kế hoạch kéo dài nhiều tháng với sự phối hợp giữa NFL, các cơ quan thành phố, bộ phận bảo mật và các nhà cung cấp, quản lý mọi thứ từ an toàn và giao thông đến giải trí trực tiếp và phát sóng toàn cầu.
5. Mẫu chương trình cuộc họp
Các cuộc họp phải mang lại hiệu quả, không được lãng phí thời gian. Nếu không có cấu trúc, bạn sẽ dễ dàng rời khỏi cuộc họp mà không biết mình vừa làm gì. Mẫu chương trình họp của Asana giúp các nhóm làm rõ mục tiêu, phân công trách nhiệm và đảm bảo mỗi cuộc họp đều có ý nghĩa.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Chuẩn hóa cách thức lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp
- Điều chỉnh nhóm của bạn theo mục đích, mục tiêu và trách nhiệm của cuộc họp
- Giữ cho cuộc thảo luận tập trung vào các chủ đề, ưu tiên và giới hạn thời gian đã định
- Ghi lại các mục hành động trong thời gian thực và chỉ định các bước tiếp theo rõ ràng
- Sắp xếp ghi chú cuộc họp, chương trình làm việc và các việc cần theo dõi tại một nơi dễ truy cập
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm muốn tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn, hợp tác hơn và hướng đến kết quả hơn
7. Mẫu bản đồ quy trình
Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn lập kế hoạch cho một dự án mới hoặc đưa ra một ý tưởng. Bạn bắt đầu từ đâu và làm thế nào để lập bản đồ từng bước để hoàn thành? Lập kế hoạch dự án và quy trình bao gồm nhiều bước. Để quản lý tốt, bạn cần có cái nhìn rõ ràng về từng bước. Mẫu Bản đồ quy trình của Asana biến bản phác thảo truyền thống của bạn thành quy trình làm việc năng động.
Cách tiếp cận này cho phép bạn:
- Lặp lại các bước đã được chứng minh hiệu quả một cách hiệu quả
- Kết nối nhóm của bạn trong thời gian thực
- Giữ cho tất cả các công việc diễn ra suôn sẻ tại một nơi
🎯 Lý tưởng cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và bất kỳ ai muốn hợp lý hóa việc thực hiện công việc
📖 Cũng nên đọc: Mẫu chương trình miễn phí trong Excel & ClickUp
📮 ClickUp Insight: Chỉ 36% nhân viên hoàn toàn ngắt kết nối khi ca làm việc kết thúc, có nghĩa là gần 2/3 nhân viên làm thêm giờ hoặc lo lắng về công việc trong thời gian rảnh rỗi. Văn hóa “luôn luôn làm việc” này là con đường nhanh chóng dẫn đến kiệt sức.
🔥 Tự động hóa các thói quen tắt máy của bạn với ClickUp! Thiết lập bản tóm tắt cuối ngày dựa trên AI, cập nhật các chủ đề bình luận do AI tạo và tự động chặn thời gian trong Lịch ClickUp để lên lịch các khoảng thời gian không làm việc để nghỉ ngơi thoải mái!
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng ClickUp Automations — giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
📖 Đọc thêm: Câu hỏi khảo sát phản hồi sự kiện (ví dụ & mẫu)
Giới hạn của quản lý dự án Asana
Asana cung cấp chức năng mạnh mẽ, nhưng vẫn còn thiếu sót ở một số lĩnh vực khi được sử dụng làm phần mềm quản lý dự án cho các sự kiện.
- Tính linh hoạt giới hạn: Các mẫu tuân theo cấu trúc cố định và không hỗ trợ thêm trường nâng cao, khiến việc điều chỉnh theo nhu cầu riêng của sự kiện trở nên khó khăn hơn
- Hỗ trợ thực thi giới hạn: Các tính năng AI chủ yếu tập trung vào các công việc cơ bản và thiếu tính năng tìm kiếm kết nối, phiên âm hoặc tóm tắt dự án tự động để lập kế hoạch nhanh hơn
- Không có tự động hóa tích hợp cho quy trình công việc: Trạng thái công việc, ngày đáo hạn và các phụ thuộc phải được cập nhật thủ công, làm chậm quá trình thực thi trong các sự kiện lớn hoặc nhiều giai đoạn
- Không có tính năng theo dõi thời gian cho công việc: Thời gian dành cho công việc không thể được đo lường mà không có công cụ của bên thứ ba, khiến việc quản lý các sản phẩm cần thời gian hoàn thành trở nên khó khăn
- Mỗi công việc chỉ có một người được giao: Mỗi công việc chỉ cho phép một người được giao, điều này gây ra mâu thuẫn khi nhiều người đóng góp cần cùng sở hữu quyền sở hữu
Mẫu Asana thay thế
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho Asana, ứng dụng đa năng cho công việc, ClickUp sẽ không làm bạn thất vọng.
Quản lý sự kiện ClickUp cung cấp cho bạn tất cả các công cụ để tạo dòng thời gian chi tiết, phân công trách nhiệm và phối hợp trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Bạn có thể đồng bộ hóa các cuộc họp của mình với Lịch Google hoặc sử dụng Lịch AI ClickUp để lập kế hoạch lịch trình dựa trên các nhiệm vụ, sự kiện và mục tiêu của mình.
Với bộ công cụ quản lý thời gian đầy đủ, các tính năng tổ chức dự án và tùy chọn cộng tác thời gian thực, bạn không cần gì hơn ứng dụng này để điều phối các sự kiện đáng nhớ.
Bây giờ, hãy cùng xem các mẫu lập kế hoạch và quản lý sự kiện tốt nhất của ClickUp, được tích hợp trực tiếp với các tính năng của ứng dụng.
Một người dùng G2 đánh giá ClickUp về quản lý sự kiện:
Tôi đã sử dụng nó hơn một năm nay và tôi thích cách nó giúp công việc sản xuất phim của tôi trở nên dễ dàng hơn. Tôi có các không gian khác nhau cho các loại dự án và sau đó là danh sách công việc cho từng dự án. Tôi thích cách tôi có thể dễ dàng thêm công việc và giao cho ai đó thực hiện. Tôi cũng sử dụng nó cho các sự kiện mà tôi tự tổ chức để sắp xếp và đặt thời hạn để không quên bất cứ điều gì. Tôi thích cách nó đồng bộ với ứng dụng.
Tôi đã sử dụng nó hơn một năm nay và tôi thích cách nó giúp công việc sản xuất phim của tôi trở nên dễ dàng hơn. Tôi có các không gian khác nhau cho các loại dự án và sau đó là danh sách cho từng dự án. Tôi thích cách tôi có thể dễ dàng thêm công việc và giao cho ai đó. Tôi cũng sử dụng nó cho các sự kiện mà tôi tự tổ chức và đặt thời hạn để không quên bất cứ điều gì. Tôi thích cách nó đồng bộ với ứng dụng.
1. Mẫu kế hoạch sự kiện ClickUp
Điều phối một sự kiện đòi hỏi phải quản lý đồng thời nhiều chi tiết, bao gồm địa điểm, nhà cung cấp, ngân sách và trải nghiệm của khách. Để kiểm soát tất cả, cần có một hệ thống tập trung giúp tổ chức mọi thứ từ đầu đến cuối.
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp đơn giản hóa toàn bộ quy trình của bạn bằng cách cung cấp cấu trúc rõ ràng để quản lý mọi giai đoạn thực hiện sự kiện.
Dưới đây là cách mẫu này giúp bạn kiểm soát công việc:
- Sử dụng nhiều Chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như Danh sách để sắp xếp quy trình lập kế hoạch và ngân sách, Bảng để hiển thị các ưu tiên trong bố cục Kanban và Lịch để quản lý dòng thời gian sự kiện một cách linh hoạt
- Lên kế hoạch chi tiết mọi thứ, từ tìm kiếm địa điểm đến đàm phán với nhà cung cấp, trong một không gian tập trung
- Sắp xếp các nhiệm vụ ClickUp bằng danh sách tích hợp sẵn cho các hoạt động, thanh toán, chuẩn bị trước sự kiện và hơn thế nữa
- Cộng tác liền mạch bằng cách sử dụng ClickUp Docs được tạo sẵn với tính năng chỉnh sửa thời gian thực và định dạng phong phú để điều chỉnh nhóm của bạn về chi tiết nhà tài trợ, thông tin nhà cung cấp và trách nhiệm sự kiện
- Theo dõi các cột mốc quan trọng và mục tiêu ngân sách để sự kiện của bạn diễn ra đúng thời gian và đúng kế hoạch
🎯 Lý tưởng cho: Điều phối viên sự kiện, nhóm tiếp thị và bất kỳ ai quản lý hậu cần sự kiện từ đầu đến cuối
2. Mẫu lập kế hoạch và hợp tác sự kiện ClickUp
Để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công, không chỉ cần quản lý hậu cần. Bạn còn phải điều phối các nhóm, nhà cung cấp và dòng thời gian để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Để thực hiện được điều này, bạn cần một hệ thống tích hợp khả năng cộng tác và quản lý công việc vào một quy trình làm việc duy nhất, hợp lý.
Mẫu Lập kế hoạch & Cộng tác sự kiện của ClickUp giúp điều đó trở thành hiện thực bằng cách giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và đồng bộ từ khi bắt đầu đến ngày diễn ra sự kiện.
Sử dụng mẫu này để:
- Dễ dàng phối hợp giữa các nhà tổ chức sự kiện, nhà cung cấp và các bên liên quan trong một Không gian Làm việc chung
- Phân chia và giao công việc rõ ràng để mọi chi tiết được xử lý đúng tiến độ
- Theo dõi tiến độ thời gian thực để tránh các sự chậm trễ và vấn đề có thể xảy ra bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp
- Giảm thiểu chi phí quản trị viên và tập trung hơn vào kế hoạch chiến lược, có tác động lớn
🎯 Lý tưởng cho: Người quản lý sự kiện, nhóm đa chức năng và bất kỳ ai dẫn dắt các nỗ lực hợp tác tổ chức sự kiện
3. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Giữ tất cả các phần chuyển động ở một nơi là khóa khi lập kế hoạch sự kiện. Từ hậu cần địa điểm đến phục vụ ăn uống và giải trí, chế độ xem cấp cao giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp cung cấp tổng quan tập trung về mọi thứ bạn cần để quản lý một sự kiện thành công.
Sử dụng mẫu này để:
- Xem các thành phần sự kiện quan trọng trong nháy mắt trên Bảng điều khiển, bao gồm địa điểm, nhà cung cấp, dịch vụ ăn uống và giải trí
- Tổ chức mọi giai đoạn của sự kiện với danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện có cấu trúc để thực hiện suôn sẻ
- Giữ các bên liên quan luôn đồng nhất bằng cách chia sẻ một nguồn thông tin duy nhất về hậu cần sự kiện
- Giảm thiểu sự xáo trộn vào phút chót bằng cách theo dõi tiến độ và xác nhận chi tiết trước
🎯 Lý tưởng cho: Trưởng nhóm sự kiện, điều phối viên hậu cần và các nhóm quản lý hoạt động sự kiện quy mô lớn
4. Mẫu kế hoạch sự kiện đơn lẻ ClickUp
Bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật, đám cưới hoặc tiệc Giáng sinh tại văn phòng? Mẫu lập kế hoạch sự kiện đơn lẻ của ClickUp được thiết kế cho những người lập kế hoạch muốn mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Sử dụng mẫu này để:
- Xây dựng dòng thời gian sự kiện bao gồm thiết lập, sự xuất hiện của nhà cung cấp, chỗ ngồi của khách và hơn thế nữa
- Tạo các phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp để tránh nhầm lẫn vào phút chót
- Phân công và sắp xếp công việc theo đúng thứ tự để mọi việc diễn ra chính xác theo kế hoạch
- Hãy tập trung vào buổi lễ bằng cách loại bỏ nhu cầu quản lý các công việc hậu cần thêm
🎯 Lý tưởng cho: Bất kỳ ai đang lên kế hoạch cho một sự kiện cá nhân hoặc kinh doanh có mức độ phức tạp trung bình
5. Mẫu kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận của ClickUp
Đơn giản hóa việc phối hợp bằng cách sử dụng Mẫu lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận của ClickUp
Kế hoạch tổ chức một sự kiện phi lợi nhuận bao gồm quản lý mục tiêu gây quỹ, điều phối tình nguyện viên, quản lý khách mời và nhiều việc khác, đồng thời vẫn phải trung thành với sứ mệnh của bạn.
Mẫu kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận của ClickUp kết hợp tất cả mọi thứ, cho phép bạn tập trung vào điều quan trọng nhất: tạo ra tác động có ý nghĩa.
Sử dụng mẫu này để:
- Xây dựng dòng thời gian có cấu trúc và Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để bao quát mọi giai đoạn của sự kiện
- Theo dõi và quản lý ngân sách cẩn thận để luôn phù hợp với mục tiêu gây quỹ của bạn
- Phối hợp dễ dàng với nhân viên, tình nguyện viên và nhà cung cấp trong không gian làm việc chung
- Giữ tất cả các tài liệu kế hoạch, ghi chú và cập nhật tập trung để dễ dàng truy cập và hợp tác
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm phi lợi nhuận tổ chức các sự kiện gây quỹ, nâng cao nhận thức hoặc tương tác với các nhà tài trợ
6. Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp
Đạt kết quả bằng cách sử dụng Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp
Các sự kiện tiếp thị không chỉ cần những ý tưởng tuyệt vời. Chúng đòi hỏi kế hoạch cẩn thận, thực hiện kịp thời và kết quả có thể đo lường được. Cho dù bạn đang ra mắt sản phẩm hay tổ chức hoạt động kích hoạt thương hiệu, việc duy trì sự tổ chức là điều cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.
Mẫu kế hoạch tiếp thị sự kiện ClickUp giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của chiến lược sự kiện, từ lập kế hoạch ban đầu đến theo dõi và phân tích hiệu suất sau sự kiện.
Mẫu TV | Thư mục Tiếp thị sự kiện
Sử dụng mẫu này để:
- Ưu tiên các sự kiện tiếp thị với lộ trình rõ ràng, phù hợp với mục tiêu và dòng thời gian của bạn
- Chia nhỏ kế hoạch tiếp thị sự kiện của bạn thành các công việc có thể thực hiện được (ví dụ: đặt địa điểm, chiến dịch email, bài đăng trên mạng xã hội) và phân công cho các thành viên trong nhóm
- Đặt mục tiêu có thể đo lường được (ví dụ: số lượng đăng ký, mức độ tương tác trên mạng xã hội) và theo dõi tiến độ trong thời gian thực với ClickUp Goals
- Theo dõi tiến độ bằng cách kéo các công việc qua các giai đoạn như Chưa hoàn thành, Đang tiến hành và Đã hoàn thành trong chế độ xem Bảng/Kanban
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm tiếp thị quản lý nhiều sự kiện hoặc chiến dịch với mục tiêu hiệu suất xác định
7. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ảo ClickUp
Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ảo và không biết bắt đầu từ đâu? Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ảo ClickUp cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc để theo dõi mọi công việc, thời hạn và chi tiết.
Bạn có thể sử dụng Chế độ xem giai đoạn sự kiện để lập kế hoạch cho từng giai đoạn của sự kiện và phân công công việc phù hợp.
Sử dụng mẫu này để:
- Sử dụng ClickUp Brain để phân tích mục tiêu sự kiện của bạn và tự động đề xuất các nhiệm vụ bạn có thể cần thêm (ví dụ: "Gửi lời mời diễn giả", "Lên lịch kiểm tra kỹ thuật", "Soạn thảo email sự kiện")
- Cung cấp mô tả ngắn gọn về sự kiện và yêu cầu Brain tạo danh sách kiểm tra các công việc cho từng giai đoạn của sự kiện ảo của bạn
- Tự động theo dõi và tóm tắt chi tiêu ngân sách dựa trên cập nhật công việc và trường tùy chỉnh
- Tạo các đại lý AI ClickUp cho các điều phối viên sự kiện, nhà tiếp thị hoặc trưởng nhóm kỹ thuật để trả lời các câu hỏi cụ thể về vai trò, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại hoặc tạo báo cáo phù hợp với từng hàm
- Duy trì liên lạc nhất quán với các bên liên quan thông qua kế hoạch truyền thông tập trung
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm tổ chức hội thảo trên web, hội nghị trực tuyến hoặc sự kiện hội nghị ảo
8. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp
Từ hội thảo đến hội nghị quy mô lớn, có một kế hoạch rõ ràng, có thể tùy chỉnh sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt các chi tiết. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp cung cấp cấu trúc và khả năng hiển thị cho toàn bộ quy trình sự kiện của bạn, bất kể kích thước hay phạm vi của sự kiện đó.
Sử dụng mẫu này để:
- Sắp xếp và theo dõi các công việc cho từng sự kiện, bao gồm địa điểm, thời hạn và trạng thái tùy chỉnh
- Theo dõi tiến độ trong thời gian thực bằng các công cụ trực quan như thanh tiến độ và cập nhật công việc
- Cộng tác dễ dàng bằng cách phân công công việc, bình luận và chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm của bạn tại một nơi duy nhất
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm có kế hoạch tổ chức sự kiện định kỳ, ra mắt sản phẩm hoặc chiến dịch tại nhiều địa điểm
9. Mẫu kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp
Quản lý các sự kiện quy mô lớn bằng cách sử dụng Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp để điều phối mọi chi tiết
Các sự kiện quy mô lớn bao gồm nhiều yếu tố thay đổi, bao gồm nhiều nhà cung cấp, danh sách khách mời dài và các sự kiện kéo dài nhiều ngày. Để kiểm soát tất cả, bạn cần một hệ thống lập kế hoạch chi tiết như tầm nhìn của bạn.
Mẫu kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp giúp bạn quản lý mọi cấp độ phức tạp một cách rõ ràng và tự tin.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi trạng thái RSVP, nhu cầu ăn uống và kế hoạch chỗ ngồi để khách cảm thấy được quan tâm ngay từ đầu
- Theo dõi dòng thời gian, hợp đồng, thanh toán và giao tiếp của nhà cung cấp tại một nơi duy nhất
- Điều phối hậu cần như đặt khối phòng khách sạn, vận chuyển và thiết lập lịch trình trong nhiều ngày và nhiều địa điểm
- Xây dựng dòng thời gian chi tiết cho từng sự kiện, sau đó xem mọi thứ trong nháy mắt với Biểu đồ Gantt để thực hiện liền mạch
🎯 Lý tưởng cho: Người tổ chức sự kiện với các sự kiện kéo dài nhiều ngày, số lượng khách lớn và hậu cần phức tạp
10. Mẫu tóm tắt dự án sự kiện ClickUp
Sự hiểu lầm là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự lộn xộn trong các sự kiện. Nếu không có bản tóm tắt sự kiện rõ ràng, các nhóm có thể gặp phải sự nhầm lẫn, mục tiêu không thống nhất và ngân sách bị vượt quá.
Mẫu tóm tắt dự án sự kiện ClickUp giúp bạn tránh sự hỗn loạn bằng cách thống nhất mọi người ngay từ đầu. Với bố cục ba trang có cấu trúc, bao gồm tóm tắt sự kiện, tóm tắt dự án và lịch trình sự kiện, bạn sẽ có được nền tảng lập kế hoạch toàn diện.
Sử dụng mẫu này để:
- Xác định mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng để nhóm của bạn hiểu mục đích và ưu tiên của sự kiện
- Thu thập ý kiến từ các bên liên quan để xây dựng chiến lược sự kiện hợp tác, đầy đủ thông tin
- Xác định các công việc quan trọng và phát hiện sớm các trở ngại tiềm ẩn để giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tập trung tất cả thông tin sự kiện vào một không gian có tổ chức, dễ điều hướng
🎯 Lý tưởng cho: Điều phối viên sự kiện, nhóm tiếp thị và quản lý dự án tổ chức sự kiện công ty
11. Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp
Mẫu ngân sách sự kiện ClickUp giúp bạn quản lý tài chính sự kiện từ đầu đến cuối, cho phép bạn tập trung vào kế hoạch mà không lo lắng về tài chính.
Sử dụng mẫu này để:
- Giám sát từng công việc hoặc mục chi phí liên quan đến ngân sách bằng các Trạng thái tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành
- Phân loại chi phí một cách rõ ràng cho các mục: địa điểm, ẩm thực, trang trí, chụp ảnh, giải trí và các mục khác
- Theo dõi chi tiêu dự kiến so với chi tiêu thực tế để xác định các lĩnh vực mà bạn đang chi tiêu vượt hoặc dưới ngân sách
- Theo dõi các khoản thanh toán và tiền gửi chưa thanh toán để tránh những bất ngờ vào phút chót
- Tạo tài liệu cộng tác để brainstorm ý tưởng ngân sách, ghi chú cuộc họp hoặc phác thảo chính sách ngân sách
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý tài chính sự kiện một cách rõ ràng và chia sẻ trách nhiệm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn cập nhật nhanh về việc chuẩn bị sự kiện? Sử dụng ClickUp Brain để nhận thông tin chi tiết về dự án của bạn theo thời gian thực.
12. Mẫu cơ hội sau sự kiện của ClickUp
Thành công sau sự kiện phụ thuộc vào cách bạn tương tác với người tham dự sau đó để xây dựng mối quan hệ lâu dài và phát triển kinh doanh. Mẫu Cơ hội sau sự kiện của ClickUp giúp bạn quản lý mọi bước trong quá trình theo dõi một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Sử dụng mẫu này để:
- Lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu sau sự kiện để có được những thông tin chi tiết hữu ích với hơn 15 Trường Tùy chỉnh
- Sắp xếp và xem lại tất cả phản hồi ở một nơi để dễ dàng phân tích với nhiều chế độ xem tùy chỉnh
- Ghi lại thời gian dành cho từng hoạt động theo dõi để quản lý tài nguyên tốt hơn với tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp
- Theo dõi tất cả các công việc tiếp cận sau sự kiện để đảm bảo không có gì bị bỏ sót
- Lưu trữ phản hồi, ghi chú và tài liệu quan trọng ở một nơi dễ truy cập
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm bán hàng, nhà tiếp thị sự kiện và chuyên gia phát triển kinh doanh tập trung vào việc tối đa hóa ROI sự kiện và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng
13. Mẫu sự kiện công ty ClickUp
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty vững mạnh. Dù là tiệc lễ tết hay sự kiện kết nối, việc lập kế hoạch có thể nhanh chóng trở nên căng thẳng và áp lực.
Mẫu sự kiện của ClickUp Company đơn giản hóa toàn bộ quy trình, giúp nhóm của bạn tạo đề xuất sự kiện rõ ràng và quản lý mọi chi tiết một cách suôn sẻ từ đầu đến cuối.
Sử dụng mẫu này để:
- Đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ cho mỗi sự kiện
- Tổ chức công việc, phân công nhân sự, quản lý địa điểm và ngày tháng tại một nơi duy nhất
- Ưu tiên và giám sát các công việc để đảm bảo không có gì bị bỏ sót
🎯 Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự, quản lý văn phòng và chuyên gia truyền thông nội bộ đang lên kế hoạch cho các sự kiện công ty với mọi kích thước
14. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Kế hoạch nhiều sự kiện cùng một lúc có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Với Mẫu quản lý sự kiện của ClickUp, bạn có thể sắp xếp công việc một cách có tổ chức, hiệu quả và nắm rõ mọi chi tiết từ đầu đến cuối.
Mẫu này cung cấp cấu trúc để quản lý địa điểm, khách, ngân sách và dòng thời gian từ một không gian làm việc tập trung.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi chi tiết sự kiện với các Trường Tùy chỉnh như Tiến độ, Ngân sách, Ngân sách còn lại, Trạng thái thanh toán và Chi tiêu
- Ghi lại thời gian dành cho từng công việc để lập kế hoạch nguồn lực chính xác và phân tích sau sự kiện
- Cộng tác liền mạch với các nhóm bằng cách chia sẻ cập nhật, tệp và tài nguyên trong thời gian thực trên Tài liệu và Trò chuyện ClickUp
- Giám sát chi phí và tuân thủ ngân sách với các công cụ theo dõi và báo cáo ngân sách tích hợp sẵn
- Hợp lý hóa quy trình làm việc của sự kiện để quản lý thời gian, giảm rủi ro và mang lại kết quả nhất quán cho tất cả các sự kiện
🎯 Lý tưởng cho: Chuyên gia quản lý sự kiện, nhà hoạch định doanh nghiệp và nhóm tiếp thị phải điều phối nhiều sự kiện cùng lúc
15. Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp
Lên kế hoạch quảng bá sự kiện tiếp theo của bạn bằng Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp
Lập kế hoạch, quảng bá và thực hiện đúng là công thức để tổ chức sự kiện thành công, và mẫu này giúp bạn thực hiện cả ba việc này một cách dễ dàng.
Mẫu quảng bá sự kiện ClickUp tập trung các nỗ lực tiếp thị của bạn, giúp bạn quản lý mọi bước trong quá trình quảng bá tại một nơi, từ chiến dịch trên mạng xã hội đến tiếp cận qua email và hợp tác với người có ảnh hưởng.
Sử dụng mẫu này để:
- Tổ chức tất cả các công việc quảng bá, bao gồm nội dung trên mạng xã hội, tiếp cận khách hàng và các chiến dịch email
- Đặt dòng thời gian cho từng hoạt động để đảm bảo các chương trình khuyến mãi được triển khai đúng thời gian và mang lại hiệu quả tối đa
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phát triển các ý tưởng sáng tạo hoặc chiến lược cho chiến dịch
- Theo dõi phạm vi và hiệu quả của các chiến dịch để tinh chỉnh và cải thiện chiến lược quảng cáo của bạn
- Sử dụng tính năng email của ClickUp để gửi lời mời tham dự sự kiện hoặc cập nhật thông tin được cá nhân hóa trực tiếp từ không gian làm việc của bạn
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà tiếp thị sự kiện, quản lý mạng xã hội và chuyên gia PR đang tìm kiếm quy trình quảng cáo có cấu trúc, có thể lặp lại
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để gửi email quảng cáo đến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng mà không cần nỗ lực thủ công. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tự động chuyển công việc sang trạng thái tiếp theo khi nội dung được phê duyệt hoặc xuất bản, hoặc gửi thông báo khi thời hạn đến gần.
16. Mẫu nhiệm vụ dòng thời gian sự kiện ClickUp
Việc điều phối các sự kiện mà không có dòng thời gian có cấu trúc có thể dẫn đến bỏ sót chi tiết, trì hoãn công việc và căng thẳng không cần thiết. Đó là lúc Mẫu nhiệm vụ dòng thời gian sự kiện ClickUp phát huy tác dụng, được thiết kế để cung cấp cho bạn khả năng hiển thị toàn diện từ khi bắt đầu đến khi thực hiện.
Mẫu này giúp bạn chia nhỏ sự kiện thành các phần dễ quản lý, chỉ định quyền sở hữu và theo dõi tiến độ để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Sử dụng mẫu này để:
- Hình dung toàn bộ lịch trình sự kiện, quản lý các phụ thuộc và đảm bảo tất cả các thời hạn được tuân thủ bằng chế độ xem Dòng thời gian
- Lập bản đồ cho mọi công việc và nguồn lực của sự kiện, đảm bảo tất cả các phần đều được tính vào tài khoản
- Phân công trách nhiệm và trường ngân sách cho các thành viên trong nhóm để phân định rõ trách nhiệm
- Tự động hóa nhắc nhở công việc và các công việc phụ thuộc để mọi thứ diễn ra theo lịch trình
- Phát hiện rủi ro sớm bằng cách theo dõi các cột mốc và báo hiệu sự chậm trễ trong thời gian thực
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý giám sát hậu cần sự kiện phức tạp, phân công công việc và điều phối các bên liên quan
17. Mẫu biểu mẫu đăng ký sự kiện ClickUp
Việc thực hiện sự kiện đòi hỏi sự chính xác, vì chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ kế hoạch của bạn. Quản lý danh sách người tham dự, thanh toán và lịch trình trên nhiều nền tảng chỉ làm tăng thêm sự hỗn loạn.
Mẫu biểu mẫu đăng ký sự kiện ClickUp tập trung tất cả các chi tiết đăng ký vào một nơi, giúp việc theo dõi người tham dự trở nên dễ dàng và không gặp trở ngại. Sử dụng mẫu này để:
- Tạo biểu mẫu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn bằng ClickUp Forms
- Thu thập và quản lý thông tin người tham dự một cách hiệu quả, từ thông tin cơ bản đến quyền truy cập VIP và sở thích về bữa ăn
- Quản lý RSVP và bán vé mà không cần theo dõi thủ công hoặc vội vàng vào phút chót
- Đồng bộ dữ liệu đăng ký trực tiếp vào quy trình sự kiện của bạn để cập nhật thời gian thực
- Tự động hóa các nhắc nhở và cập nhật để giữ cho người tham dự được thông báo và tham gia
🎯 Lý tưởng cho: Các nhà tổ chức sự kiện công ty, quản lý hội nghị và nhà tổ chức mạng lưới cần một hệ thống đăng ký và theo dõi hiệu quả
🧠 Thú vị: RSVP xuất phát từ cụm từ tiếng Pháp Répondez s’il vous plaît, có nghĩa là ‘Xin vui lòng trả lời. ’
Lên kế hoạch sự kiện dễ dàng với các mẫu ClickUp
Từ việc phác thảo đề xuất sự kiện đến phân công công việc, theo dõi tiến độ và tổng kết các hoạt động sau sự kiện, các mẫu giúp đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho bạn.
Mặc dù các mẫu kế hoạch sự kiện của Asana cung cấp cấu trúc, nhưng chúng thiếu chiều sâu trong tùy chỉnh và tự động hóa, hai lĩnh vực mà ClickUp vượt trội.
Các mẫu của ClickUp cung cấp cho bạn một không gian tập trung với các tính năng thông minh hỗ trợ mọi giai đoạn trong quá trình lập kế hoạch của bạn.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay để mang lại sự rõ ràng và kiểm soát cho quá trình lập kế hoạch sự kiện của bạn.