Ôi không, không có đủ thức ăn cho khách! Số khách đến nhiều hơn số người đã đăng ký. Giờ thì không có đủ không gian cho tất cả khách tham dự tại địa điểm tổ chức! Thêm vào đó, chúng tôi còn thiếu nhân viên. ?
Là một nhà tổ chức sự kiện, những trục trặc này chắc hẳn là một phần trong công việc hàng ngày của bạn.
Có thể hiểu rằng, giữa việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện, việc nắm bắt mọi thứ có xu hướng trở nên quá sức.
Nếu chúng tôi nói với bạn rằng có một cách dễ dàng hơn để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không có bất ngờ, bạn sẽ tin không? Một phần mềm quản lý dự án cho sự kiện sẽ làm tất cả công việc nặng nhọc cho bạn. ?️
Cho dù đó là quản lý lịch trình sự kiện, phối hợp với nhiều nhóm và nhà cung cấp, hay quản lý ngân sách và mọi thứ khác.
Cho dù bạn là nhân viên lên kế hoạch sự kiện như một phần công việc của mình hay là người quản lý sự kiện, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu những gì cần tìm kiếm trong một phần mềm quản lý sự kiện, các tùy chọn có sẵn và quan trọng hơn là phần mềm lập kế hoạch sự kiện tốt nhất phù hợp với yêu cầu của bạn.
Phần mềm quản lý sự kiện là gì?
Phần mềm quản lý dự án sự kiện cho phép các nhà tổ chức sự kiện lập kế hoạch, thực hiện và quản lý tất cả các sự kiện tại một nơi. Phạm vi của các sự kiện này có thể bao gồm hội nghị, triển lãm thương mại, tiệc tùng, sự kiện thể thao và nhiều hơn nữa.
Bạn sẽ thấy hầu hết các phần mềm quản lý sự kiện thuộc hai loại sau:
- Nền tảng quản lý dự án từ đầu đến cuối cho các nhóm lập kế hoạch sự kiện
- Một nền tảng xử lý các yếu tố riêng lẻ trong danh sách kiểm tra kế hoạch (ví dụ: đăng ký, tổ chức sự kiện, lập ngân sách và phân tích sau sự kiện)
Phần mềm bạn chọn phụ thuộc vào yêu cầu của bạn. Đặc biệt sau đại dịch, công nghệ đã được tùy chỉnh cho các sự kiện khác nhau. Ví dụ, một số phần mềm tốt hơn cho việc tổ chức sự kiện ảo, trong khi những phần mềm khác có phạm vi tính năng rộng hơn cho sự kiện thực tế và sự kiện kết hợp.
Giả sử hội nghị kéo dài nhiều ngày của bạn về "Tương lai của bán lẻ vào năm 2024" có nhiều sự kiện diễn ra đồng thời, cả trực tiếp và trực tuyến. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng hệ thống quản lý sự kiện từ đầu đến cuối.
Dưới đây là một số tính năng bạn nên đánh giá để lập kế hoạch sự kiện liền mạch trong nền tảng quản lý sự kiện. ?
Điều gì cần tìm kiếm trong một phần mềm lập kế hoạch sự kiện?
Vậy, bạn cần tìm kiếm điều gì ở một công cụ quản lý sự kiện? Hãy đơn giản hóa sự lựa chọn của bạn.
- Tính năng: Công cụ này có các tính năng bạn cần để lập kế hoạch, quảng bá và thực hiện các sự kiện của mình không? Vé sự kiện tùy chỉnh và đăng ký với danh sách chờ, đăng ký nhóm và vé sớm Xử lý thanh toán tích hợp để người tham dự có thể mua vé trực tuyến qua trang web của bạn Truy cập di động cho các nhà tổ chức sự kiện và nhóm đang di chuyển Theo dõi chi phí tự động để bạn có thể kiểm soát ngân sách của mình
- Tùy chỉnh vé và đăng ký sự kiện với danh sách chờ, đăng ký nhóm và vé ưu đãi sớm
- Tích hợp xử lý thanh toán để người tham dự có thể mua vé trực tuyến qua trang web của bạn
- Truy cập di động cho các nhà tổ chức sự kiện và nhóm đang di chuyển
- Tự động theo dõi chi phí để bạn có thể kiểm soát ngân sách của mình
- Danh tiếng: Hỏi bạn bè là nhà tổ chức sự kiện về các công cụ họ sử dụng và kiểm tra các đánh giá trên Google, cửa hàng ứng dụng và các trang web của bên thứ ba.
- Bảo mật: Việc bảo mật dữ liệu của người tham dự là rất quan trọng. Hãy tìm các công cụ tuân thủ các quy định của quốc gia bạn, chẳng hạn như GDPR.
- Tính ổn định: Phần mềm quản lý dành cho nhà tổ chức sự kiện có ổn định ngay cả khi sử dụng nhiều không?
- Tính năng có thể tùy chỉnh: Mỗi sự kiện là duy nhất, vì vậy hãy đảm bảo công cụ lập kế hoạch sự kiện của bạn đáp ứng nhu cầu của bạn. Ví dụ: công cụ có cung cấp chế độ xem lịch cho các hạn chót sắp tới hoặc các chế độ xem khác để xem các công việc sắp tới không?
- Hỗ trợ và cập nhật: Công cụ quản lý dự án của bạn phải cung cấp hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy và được cập nhật thường xuyên.
- Cộng tác: Công cụ này phải có thể tích hợp với các hệ thống khác mà bạn có thể sử dụng cho sự kiện. Ví dụ: nếu nhà cung cấp cập nhật ngân sách trên một công cụ khác, thông tin này phải được phản ánh trong công cụ của bạn. Hoặc nếu diễn giả cập nhật ghi chú trong Tài liệu Google, phải có tích hợp Google Apps để các thay đổi luôn được đồng bộ.
- Mẫu: Phần mềm lập kế hoạch sự kiện có cung cấp các mẫu làm điểm khởi đầu cho các sự kiện khác nhau thay vì bạn phải tạo mọi thứ từ đầu không?
- Tùy chỉnh vé sự kiện và đăng ký với danh sách chờ, đăng ký nhóm và vé sớm
- Tích hợp xử lý thanh toán để người tham dự có thể mua vé trực tuyến qua trang web của bạn
- Truy cập di động cho các nhà tổ chức sự kiện và nhóm đang di chuyển
- Tự động theo dõi chi phí để bạn có thể kiểm soát ngân sách của mình
10 phần mềm quản lý sự kiện tốt nhất để sử dụng
1. ClickUp
Công cụ quản lý dự án miễn phí của ClickUp phù hợp với các sự kiện ở mọi quy mô và cho phép bạn quản lý tất cả các kế hoạch sự kiện, từ ý tưởng đến ngày thực hiện.
Nền tảng ClickUp không phụ thuộc vào sự kiện, có nghĩa là bạn có thể tùy chỉnh sức mạnh của nền tảng cho sự kiện có kích thước bất kỳ. Cho dù đó là bữa tối bất ngờ cho người thân yêu hay đám cưới với hàng nghìn khách mời, nền tảng này có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dựa trên sở thích của bạn.
Bạn có thể tạo kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn sự kiện, sắp xếp các chi tiết quan trọng ở một nơi và theo dõi mục tiêu để sự kiện thành công với mẫu kế hoạch chiến lược sự kiện của ClickUp.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Thêm trạng thái tùy chỉnh (như đang mở, đang tiến hành và hoàn thành), phân loại và thêm thuộc tính (ngân sách, ngân sách còn lại, ngân sách đã sử dụng và trạng thái thanh toán) và hiển thị tất cả thông tin ở một nơi
- Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện công việc, hội nghị kinh doanh hay đám cưới, các mẫu biểu đồ chỗ ngồi cho phép bạn lập kế hoạch và thiết kế sơ đồ chỗ ngồi cho mọi người để tránh tình trạng quá tải
- Nếu bạn đang tổ chức một hội nghị lớn, kế hoạch sẽ bao gồm đặt phòng khách sạn và thuê xe, lên kế hoạch chuyến bay và lịch trình du lịch, vận chuyển và chỗ ở, đồng thời đảm bảo tất cả phù hợp với ngân sách của bạn. Các mẫu lịch trình ghi lại chi tiết sự kiện của bạn và là các mẫu sẵn sàng sử dụng cho mọi loại sự kiện
- Là một trong những trợ lý hỗ trợ AI cho các nhà tổ chức sự kiện, ClickUp AI sắp xếp ngay cả những phần khó khăn nhất trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, bao gồm viết kế hoạch sự kiện, tạo nội dung và brainstorming ý tưởng sự kiện công ty
- Hơn 100 tính năng tự động hóa giúp hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để bạn có thể tập trung vào các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch
- Tạo mục tiêu có thể theo dõi, giám sát chúng, đo lường mục tiêu và tự động hóa việc theo dõi tiến độ với mục tiêu ClickUp
Giới hạn của ClickUp
- Đường cong học tập ban đầu
- ClickUp AI chỉ dành cho người dùng trả phí
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
ClickUp Brain: Có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 7 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.800+ đánh giá)
Phần thưởng: Phần mềm CRM cho sự kiện!
2. Asana
Dù là trong một tổ chức lớn hay một nhóm lập kế hoạch sự kiện nhỏ, công cụ quản lý dự án của Asana cho phép bạn theo dõi mọi chi tiết liên quan đến sự kiện của mình ở một nơi. ?️
Asana cho phép người dùng brainstorming ý tưởng sự kiện, phân công công việc cho các bên liên quan như điều phối viên địa điểm, điều phối viên chương trình, điều phối viên marketing và nhóm bán hàng, tùy chỉnh mẫu quản lý dự án và theo dõi các cột mốc sự kiện.
Các tính năng tốt nhất của Asana
- Sắp xếp công việc của bạn vào bảng Kanban để họp với nhà cung cấp, hiển thị công việc theo định dạng danh sách việc cần làm dọc và xem dòng thời gian dưới dạng biểu đồ Gantt
- Các nhóm khác nhau có thể làm việc cùng nhau trong các dự án và công việc bằng cách sử dụng Không gian Làm việc Asana
- Thêm trường tùy chỉnh để chỉ định giai đoạn, mức độ ưu tiên và chi phí liên quan đến quy trình sự kiện
Giới hạn của Asana
- Đây là nỗ lực nhằm liên kết các công việc, dự án theo thứ bậc và sự phụ thuộc giữa chúng
- Asana không có bảng tính nhúng, có nghĩa là bạn không thể xem hoặc sửa đổi trực tiếp từ Asana
Giá Asana
- Cơ bản: Miễn phí vĩnh viễn
- Premium: 10,99 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 24,99 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.3/5 (9.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (12.100+ đánh giá)
3. Monday. com
Các nhà tổ chức sự kiện sử dụng Monday để lên kế hoạch cho các hội nghị quy mô lớn, sự kiện trực tuyến và kết hợp cùng với các loại sự kiện khác như tiệc trẻ em và sự kiện riêng tư.
Phần mềm này tập trung vào quy trình làm việc tập trung cho việc đăng ký sự kiện, hợp tác giữa các nhóm, quản lý tiếp thị sự kiện và giám sát thời gian thực khi sự kiện diễn ra. ?
Các tính năng tốt nhất của Monday.com:
- Các mẫu dòng thời gian dự án cho phép các nhóm sự kiện bao gồm các chi tiết cụ thể về công việc, chẳng hạn như số lượng tài nguyên có sẵn cho một sự kiện, cùng với dòng thời gian ước tính cho từng công việc
- Thu thập dữ liệu sự kiện để hiểu rõ hơn về dòng thời gian, khối lượng công việc và trạng thái tiến độ, đồng thời xem chúng trên bảng điều khiển
- Các bảng cấp cao hiển thị tất cả các sự kiện trên một nền tảng tập trung, có thể được chia thành các nhóm như danh mục sự kiện
Giới hạn của Monday.com
- Bảng điều khiển không miễn phí cho người dùng miễn phí
- Tích hợp lịch có thể được cải thiện để hỗ trợ dự báo
Giá của Monday.com
- Miễn phí: Miễn phí vĩnh viễn
- Cơ bản: 8 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Tiêu chuẩn: 10 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Pro: 19 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Monday.com
- G2: 4.7/5 (8.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.200+ đánh giá)
4. Trello
Trello là một công cụ đơn giản hơn so với các phần mềm quản lý dự án sự kiện khác.
Ban đầu là một công cụ hợp tác nhóm, nhiều nhóm sử dụng Trello cho các công việc lập kế hoạch sự kiện và quản lý dự án sự kiện.
Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật cho trẻ em, bảng Trello sẽ giúp quản lý quy trình công việc, chia sẻ ý tưởng, đặt thời hạn, phân công dự án và theo dõi tiến độ. Nó mang lại trải nghiệm thú vị.
Các tính năng tốt nhất của Trello
- Không gian làm việc Trello có các thẻ công việc nơi bạn có thể thêm tệp đính kèm, tài liệu, hình ảnh và dữ liệu khác để cộng tác với các nhóm khác và nhà cung cấp bên ngoài
- Tự động hóa không cần mã cho quy trình làm việc giúp dễ sử dụng ngay cả đối với những người không có kiến thức kỹ thuật
- Butler của Trello cho phép bạn tạo các lệnh để tự động hóa các công việc quản lý sự kiện như quản lý thời hạn
Giới hạn của Trello
- Trello không cung cấp tính năng trò chuyện thời gian thực
- Vì thiếu các tính năng như email nhúng, khả năng gán nhận xét và hỗ trợ 24/7, phần mềm này không phù hợp cho các sự kiện quy mô lớn
Giá của Trello
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/người dùng/tháng
- Premium: 10 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 17,50 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.4/5 (13.390+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (22.800+ đánh giá)
5. Basecamp
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một hội nghị ảo với nhiều ngày họp thượng đỉnh. Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một công cụ quản lý dự án như Basecamp để thu thập dữ liệu như tỷ lệ tham gia của người tham dự, số lượng đăng ký và tỷ lệ tham dự.
Phần mềm quản lý công việc của Basecamp cho phép nhiều nhóm hợp tác, chẳng hạn như nhà tổ chức sự kiện, nhà tiếp thị sự kiện, giám đốc điều hành cấp cao và nhà cung cấp.
Tích hợp biểu đồ Gantt của Basecamp khiến nó trở thành một phần mềm lập kế hoạch sự kiện tuyệt vời. Người dùng có thể chỉ cần kéo và thả các việc cần làm của mình vào đây, và người quản lý có thể xem từng thành viên trong nhóm đang làm việc gì.
Ở giai đoạn này, bạn có thể đánh giá xem liệu bạn có cần thêm nhân viên khi sự kiện đến gần hay không.
Các tính năng tốt nhất của Basecamp
- Bảng điều khiển một trang cho tất cả các dự án, nhiệm vụ và lịch trình
- Tích hợp trò chuyện nhóm thời gian thực để liên lạc với các nhóm khác nhau
- Không gian Làm việc có tổ chức để lưu trữ tài liệu và tệp tin
Giới hạn của Basecamp
- Không có kế hoạch miễn phí trừ khi bạn là sinh viên
- Basecamp không có tính năng quay video trong ứng dụng
Giá Basecamp
- Cá nhân: $15 mỗi tháng
- Kinh doanh: 299 USD/tháng
Xếp hạng và đánh giá Basecamp
- G2: 4.1/5 (5.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (14.200+ đánh giá)
6. Wrike
Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức các sự kiện trực tuyến quy mô nhỏ như hội thảo trên web, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm quản lý dự án Wrike.
Phần mềm này có các mẫu lập kế hoạch sự kiện để quản lý ngày đáo hạn, sắp xếp lịch chung, theo dõi tiến độ trên bảng trực quan và giám sát ngân sách.
Các tính năng tốt nhất của Wrike
- Các mẫu sẵn có giúp hợp lý hóa việc lập kế hoạch cho các sự kiện định kỳ
- Bảng Kanban với bảng điều khiển tùy chỉnh, biểu đồ Gantt tương tác và chế độ xem lịch động
- Quy trình làm việc tùy chỉnh để theo dõi tiến độ trong thời gian thực
Giới hạn của Wrike
- Đường cong học tập cho người dùng lần đầu
- Chế độ xem biểu đồ Gantt chỉ dành cho người dùng trả phí
Giá của Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: 9,80 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 24,80 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (3.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (2.400+ đánh giá)
7. Notion
Nếu bạn đang muốn tổ chức một bữa tiệc sinh nhật bất ngờ cho người yêu, nền tảng quản lý dự án Notion có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức. Bạn có thể tạo bản phác thảo dự án với các mẫu có sẵn, ghi chú và tập trung chi phí và hoạt động vào một trung tâm duy nhất.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Notion AI là đối tác sáng tạo trong viết lách để brainstorm ý tưởng và tạo nội dung sự kiện
- Các mẫu có thể tùy chỉnh để tổ chức quá trình lập kế hoạch của bạn
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng cho rằng phần mềm này thiếu công cụ báo cáo tích hợp sẵn
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Cộng thêm: 8 đô la Mỹ/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 15 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (4.800+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.800+ đánh giá)
8. Cvent
Nếu bạn đang tổ chức một triển lãm thương mại, công nghệ sự kiện của Cvent cho phép bạn tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho những người tham dự.
Nền tảng quản lý sự kiện giúp giảm bớt các công việc hành chính trước sự kiện để bạn có thể thu thập, đánh giá và theo dõi các khách hàng tiềm năng.
Các tính năng tốt nhất của Cvent
- Đơn giản hóa quá trình tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện với tính năng quản lý địa điểm
- Quản lý nhà triển lãm hợp lý hóa các công việc và giao tiếp của nhà triển lãm để giảm thiểu sự phối hợp qua lại
- Nền tảng hội thảo trực tuyến cho phép bạn tạo các hội thảo trực tuyến hấp dẫn cho các sự kiện ảo
Giới hạn của Cvent
- Nền tảng này đắt hơn so với các công cụ khác trong danh sách này
- Các tính năng có thể quá phức tạp đối với người dùng không rành về công nghệ và người dùng lần đầu tiên
Giá cả của Cvent
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Cvent
- G2: 4.3/5 (1.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (900+ đánh giá)
9. Whova
Thay vì sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý vé, liên lạc với người tham dự và xử lý hậu cần, phần mềm lập kế hoạch sự kiện Whova là giải pháp toàn diện cho các nhà tổ chức sự kiện.
Nền tảng sự kiện kết hợp và phần mềm quản lý địa điểm của Whova có các gian hàng kỹ thuật số cho các sự kiện như hội chợ việc làm, triển lãm và hội chợ thương mại.
Các tính năng tốt nhất của Whova
- Tạo brochure sự kiện sẵn sàng cho thiết bị di động với thương hiệu của công ty bạn
- Gửi thông báo đẩy với các thông báo mục tiêu
- Quản lý vé tham dự và sự kiện từ cùng một nền tảng
Giới hạn của Whova
- Tích hợp giới hạn với các nền tảng của bên thứ ba
Giá cả của Whova
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Whova
- G2: 4.8/5 (1.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (1.700+ đánh giá)
10. Scoro
Tạo ngân sách dự án, phân bổ công việc không tính phí và tính phí, đồng thời quản lý các cuộc họp, công việc và hóa đơn trên các công cụ quản lý sự kiện của Scoro.
Planner của Scoro cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của từng cá nhân, các khoảng thời gian trống, khả năng đặt quá nhiều và thời hạn.
Theo dõi số giờ làm việc có thể thanh toán và thực tế cho từng dự án hoặc khách hàng và chuyển chúng sang hóa đơn với mức giá tùy chỉnh bằng nhiều loại tiền tệ. Bạn cũng có thể tự động gửi nhắc nhở hóa đơn quá hạn cho các khoản chưa thanh toán và hợp lý hóa việc quản lý thanh toán.
Các tính năng tốt nhất của Scoro
- Khả năng báo cáo mở rộng để phân tích và đo lường hiệu suất của sự kiện
- Tạo đề xuất và ước tính chi phí giao hàng với các mẫu có sẵn
- Lập kế hoạch tài nguyên đảm bảo các công việc được phân công dựa trên sức chứa của các nhà tổ chức sự kiện
Giới hạn của Scoro
- Không có kế hoạch miễn phí
- Một số người dùng báo cáo rằng bộ phận hỗ trợ khách hàng thiếu phản hồi
Giá cả của Scoro
- Cần thiết: 26 USD/người dùng/tháng
- Tiêu chuẩn: 37 USD/người dùng/tháng
- Pro: 63 USD/người dùng/tháng
- Ultimate: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Scoro
- G2: 4.5/5 (380+ đánh giá)
- Capterra: 3.7/5 (1.700+ đánh giá)
Bắt đầu lập kế hoạch với phần mềm sự kiện phức tạp và có thể tùy chỉnh
Với công cụ quản lý dự án sự kiện, bạn có thể yên tâm rằng sự kiện của bạn sẽ trở nên đáng nhớ đối với những người tham dự và mọi thứ sẽ diễn ra theo kế hoạch. ?
Các tính năng cốt lõi như mẫu kế hoạch sự kiện, ClickUp AI, tích hợp, mục tiêu và quản lý nhiệm vụ dự án cho phép bạn tổ chức các sự kiện thành công mà người tham dự sẽ nhớ mãi. ?
Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện tiếp theo, hãy dùng thử ClickUp miễn phí.