Tổ chức sự kiện là một trong những cách tốt nhất để kết nối với khách hàng tiềm năng mới và khách hàng hiện tại. Điều này giúp bạn (hoặc khách hàng tổ chức sự kiện của bạn, nếu bạn là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp) tạo dựng uy tín và niềm tin, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, và—sớm hay muộn—tăng doanh số bán hàng. 💰
Tuy nhiên, tiếp thị sự kiện đòi hỏi rất nhiều thời gian và nỗ lực. Có dữ liệu cần quản lý, hậu cần cần tổ chức, và đặc biệt là việc tương tác với khách hàng trước, trong và sau sự kiện.
Đối với tiếp thị và kế hoạch sự kiện, một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mạnh mẽ là yếu tố thiết yếu để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự và tối đa hóa cơ hội từ sự kiện.
Hãy cùng tìm hiểu cách phần mềm quản lý sự kiện hỗ trợ bạn trong quá trình lập kế hoạch. Chúng tôi cũng sẽ gợi ý một số lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện tốt nhất hiện nay — bởi vì dù bạn đang tổ chức hội nghị trực tuyến, sự kiện trực tiếp hay sự kiện kết hợp cả hai yếu tố trực tuyến và trực tiếp, tự động hóa tiếp thị chính là người bạn đồng hành đắc lực của bạn. 🪄
Cách sử dụng CRM cho quản lý sự kiện
Một hệ thống CRM cơ bản chỉ làm đúng những gì nó hứa hẹn. Một nền tảng CRM quản lý mối quan hệ của bạn với khách hàng bằng cách theo dõi thông tin liên hệ của họ, các yêu cầu của họ và mọi tương tác mà bạn đã có với họ. 🙋♀️
Một nền tảng CRM dành cho nhà tổ chức sự kiện sẽ đưa công việc của bạn lên một tầm cao mới. Tất nhiên, nó giúp theo dõi thông tin khách hàng, nhưng còn giúp bạn thực hiện nhiều việc cần làm một cách dễ dàng. Ví dụ:
- Hãy tận dụng các công cụ quản lý sự kiện như các mẫu kế hoạch sự kiện để đảm bảo bạn đã tính toán đến mọi khía cạnh, từ đăng ký tham dự đến các hoạt động liên lạc sau sự kiện
- Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ của bạn để bạn biết chính xác ai chịu trách nhiệm về việc gì
- Sử dụng các công cụ giao tiếp tích hợp sẵn để triển khai các chiến dịch tiếp thị qua email được cá nhân hóa, từ đó tạo sự tương tác với người tham dự ngay từ đầu
- Theo dõi đăng ký sự kiện để nhóm tổ chức sự kiện hoặc nhóm tiếp thị của bạn có thể điều chỉnh chiến dịch nếu cần thiết
- Đánh dấu các khách VIP, khách hàng mới hoặc khách hàng thân thiết, và các đối tượng quan trọng khác để bạn biết cách tiếp cận họ
- Theo dõi thời điểm người tham dự sự kiện làm thủ tục check-in trong ngày, thông qua ứng dụng di động cập nhật tất cả thông tin của bạn theo thời gian thực
- Tiếp tục theo dõi sau sự kiện trực tiếp từ phần mềm CRM của bạn để phát huy thành công
Về cơ bản, các nền tảng quản lý sự kiện tốt nhất sẽ hỗ trợ bạn trong toàn bộ quy trình quản lý dự án sự kiện.
Lợi ích của các công cụ quản lý sự kiện CRM
Một nền tảng quản lý sự kiện xuất sắc giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch cho khách hàng và sự kiện, giúp các nhà tổ chức tiết kiệm thời gian và nỗ lực theo nhiều cách.
Ví dụ:
- Phân khúc khách hàng để có cái nhìn rõ ràng về đối tượng mục tiêu và lập kế hoạch cho các chiến dịch email hoặc mạng xã hội nhắm mục tiêu
- Tập trung thông tin nhà cung cấp để tìm kiếm các nhà cung cấp tốt nhất một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn
- Sử dụng các định dạng có sẵn như mẫu lịch trình và mẫu chương trình hội nghị để tùy chỉnh thứ tự các sự kiện
- Theo dõi số lượng người tham dự theo thời gian thực để đơn giản hóa việc quản lý sự kiện trong ngày diễn ra
- Tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện bằng cách tích hợp với các công cụ khác trong hệ thống công nghệ của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý công việc
- Thu thập số liệu sau sự kiện như doanh thu vé so với số lượng người tham dự, và sử dụng khảo sát để thu thập phản hồi nhằm cải thiện trong tương lai
- Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng tại một nơi duy nhất để trang bị cho nhóm bán hàng của bạn thực hiện các hoạt động theo dõi sau sự kiện một cách hiệu quả
Tổng quan về phần mềm CRM quản lý sự kiện tốt nhất
| Công cụ | Tính năng nổi bật | Trường hợp sử dụng chính | Giá cả* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Không gian Làm việc sự kiện tất cả trong một với CRM, AI, công việc và tài liệu | Các nhóm quản lý các sự kiện quy mô lớn hoặc phức tạp trong các giai đoạn kế hoạch, tiếp thị và theo dõi sau sự kiện | Miễn phí vĩnh viễn; Có thể tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| HubSpot CRM | CRM kết hợp tự động hóa tiếp thị với công cụ tạo biểu mẫu và mẫu email | Các nhóm tiếp thị và bán hàng tập trung vào việc chuyển đổi người tham dự thành khách hàng | CRM miễn phí; Kế hoạch trả phí từ $9/người dùng/tháng |
| Cvent | Dịch vụ hậu cần sự kiện trọn gói cho các sự kiện trực tuyến và trực tiếp | Các doanh nghiệp tổ chức hội nghị quy mô lớn và sự kiện doanh nghiệp | Liên hệ để biết giá |
| Planning Pod | Theo dõi khách hàng và nhà cung cấp thông qua sơ đồ địa điểm và danh sách kiểm tra công việc | Những người tổ chức sự kiện quản lý địa điểm, nhà cung cấp và khách hàng B2B | Kế hoạch từ 59 USD/tháng (thanh toán hàng năm) |
| EventHub | Quản lý nhà tài trợ và đơn vị triển lãm bằng các công cụ thị trường | Các nhà tổ chức triển lãm, hội chợ thương mại và các sự kiện trực tiếp do nhà cung cấp tổ chức | Liên hệ để biết giá |
| EventMobi | Phần mềm CRM ưu tiên tương tác với ứng dụng di động và cơ chế trò chơi hóa | Những người tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp ưu tiên tương tác với người dùng | Giá cả tùy chỉnh |
| Monday | Theo dõi dự án ưu tiên giao diện trực quan với quy trình làm việc tùy chỉnh | Các nhóm quy mô nhỏ đến trung bình quản lý sự kiện nội bộ hoặc sự kiện cho khách hàng một cách hợp tác | Miễn phí; Kế hoạch trả phí từ $12/người dùng/tháng |
| Glue Up | Phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận với các công cụ quản lý thành viên, sự kiện và tương tác | Các hiệp hội và tổ chức phi lợi nhuận tổ chức các sự kiện định kỳ do thành viên chủ trì | Liên hệ để biết giá |
| Stova | Phần mềm CRM cấp doanh nghiệp với các tính năng hậu cần, mẫu và tích hợp | Các nhóm lớn đang lên kế hoạch cho các sự kiện doanh nghiệp toàn cầu hoặc diễn ra tại nhiều thành phố | Liên hệ để biết giá |
| Zoho CRM | Phần mềm CRM tập trung vào bán hàng với tính năng tự động hóa và gắn thẻ sự kiện | Người dùng Zoho quản lý các sự kiện do bộ phận bán hàng tổ chức hoặc các chiến dịch nội bộ | Miễn phí; Kế hoạch trả phí từ $20/người dùng/tháng |
| Bitrix24 | Phần mềm CRM với hồ sơ liên hệ 360°, lịch và các công cụ tiếp thị | Các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ quan tâm đến ngân sách cần CRM + theo dõi sự kiện | Miễn phí; Kế hoạch trả phí từ $61/tháng |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
11 Phần mềm CRM quản lý sự kiện tốt nhất
Phần mềm CRM sự kiện phù hợp không chỉ lưu trữ thông tin liên hệ—nó còn thúc đẩy sự tương tác, tối ưu hóa kế hoạch và giúp bạn tận dụng tối đa mọi tương tác. Dù bạn đang tổ chức sự kiện trực tuyến hay sự kiện trực tiếp, hướng dẫn này sẽ giúp bạn chọn nền tảng phù hợp với mục tiêu và nhóm của mình.
Mục tiêu của bạn rất đơn giản: tiết kiệm thời gian, giảm bớt nỗ lực và mang đến trải nghiệm sự kiện tuyệt vời cho tất cả những người tham gia.
Với mục tiêu đó, đây là 11 gợi ý hàng đầu của chúng tôi. 🏆
1. ClickUp (Phù hợp nhất để điều hành toàn bộ sự kiện từ một không gian làm việc thông minh)
ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý tác vụ—đây là một ứng dụng toàn diện cho công việc có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thích ứng với nhu cầu lập kế hoạch sự kiện của bạn. Với các tính năng CRM tích hợp, dòng thời gian dự án, tự động hóa và công cụ hợp tác, ClickUp là giải pháp lý tưởng cho các nhà tổ chức sự kiện muốn hợp nhất nhiều công cụ vào một nền tảng thông minh duy nhất.
ClickUp giúp bạn quản lý quy trình làm việc của sự kiện, giao tiếp với khách, phối hợp với nhà cung cấp và báo cáo cho các bên liên quan trong một không gian làm việc duy nhất. Tính linh hoạt của ClickUp khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện phức tạp về mặt vận hành, từ lập kế hoạch triển lãm thương mại và hội thảo trực tuyến đến tổ chức các hội nghị kéo dài nhiều ngày.
ClickUp CRM + AI = tổ chức sự kiện thông minh hơn
ClickUp CRM đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm nhân sự ít người cần một giải pháp mạnh mẽ nhưng giá cả phải chăng. Bắt đầu với một mẫu CRM linh hoạt và tùy chỉnh không gian làm việc của bạn để theo dõi mọi thứ, từ các giai đoạn trong quy trình bán hàng và thông tin liên hệ khách hàng đến ngân sách nhà cung cấp, dòng thời gian và các đầu ra.
Tuy nhiên, điều thực sự làm nên sự khác biệt của ClickUp trong quản lý sự kiện chính là ClickUp Brain — một trợ lý AI tích hợp giúp bạn giảm bớt công việc lặt vặt và đưa ra quyết định thông minh hơn ở mọi giai đoạn.
Dưới đây là cách ClickUp Brain hỗ trợ quá trình lập kế hoạch sự kiện của bạn:
- Tạo đề xuất hoặc bản tóm tắt với giọng điệu và định dạng phù hợp — một cách nhanh chóng
- Tóm tắt các tài liệu kế hoạch dài dòng và các chủ đề trao đổi với nhà cung cấp ngay lập tức thành những thông tin ngắn gọn, dễ hiểu
- Soạn thảo email theo dõi, chương trình sự kiện hoặc tiểu sử diễn giả bằng các gợi ý đơn giản
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cài đặt nhắc nhở, phân công công việc hoặc gửi thông báo cập nhật
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain Max để tận dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản theo thời gian thực trong các cuộc họp trực tiếp, tham quan địa điểm hoặc các phiên brainstorming — hoàn hảo để chuyển đổi lời nói thành các mục hành động có cấu trúc hoặc bản tóm tắt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp AI Notetaker trong các cuộc gọi với nhà cung cấp, các cuộc họp nội bộ hoặc các cuộc họp lập kế hoạch trực tiếp để tự động ghi chú, tạo bản tóm tắt và chuyển đổi các thông tin chi tiết thành các công việc có thể thực hiện được. Không cần phải ghi chép vội vàng giữa cuộc trò chuyện — chỉ cần tập trung, và để AI lo phần còn lại.
Các mẫu sự kiện để bắt đầu lập kế hoạch
Không còn phải bắt đầu từ đầu nữa — các mẫu CRM sự kiện của ClickUp giúp bạn bắt tay vào công việc chỉ trong vài phút. Chọn bản tóm tắt khởi động nhanh để thống nhất các bên liên quan ngay từ đầu, hoặc không gian làm việc sự kiện đầy đủ tính năng để quản lý quá trình thực hiện từ A đến Z.
🎪 Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Một hệ thống kế hoạch sự kiện toàn diện và mạnh mẽ ngay trong ClickUp — lý tưởng để quản lý các sự kiện đa chương trình, nhà cung cấp, thời hạn và nhóm thực hiện.
⭐ Việc cần làm với mẫu này:
- Quản lý các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện trong một không gian làm việc duy nhất
- Giao công việc, đặt ngày đáo hạn và đang theo dõi các mối quan hệ phụ thuộc một cách trực quan
- Sử dụng các chế độ xem như Dòng thời gian, Biểu đồ Gantt và Lịch để luôn nắm bắt tiến độ lịch trình
- Theo dõi ngân sách, hậu cần, liên lạc với nhà cung cấp và nhiều hơn nữa, tất cả tại một nơi
- Tùy chỉnh với tự động hóa, biểu mẫu, tài liệu và ClickUp Brain để tối ưu hóa quy trình làm việc
Mẫu Bản tóm tắt sự kiện ClickUp cho phép bạn ghi lại các chi tiết chính của sự kiện tại một nơi duy nhất — hoàn hảo cho các buổi khởi động nội bộ, xin phê duyệt từ khách hàng và lập kế hoạch ban đầu. Xác định mục đích, đối tượng và thông điệp của sự kiện, thống nhất các nhóm thông qua bản tóm tắt chung và điều chỉnh chiến lược khi sự kiện dần hình thành.
🧾 Tự động hóa nhiều hơn với ClickUp Biểu mẫu
ClickUp Biểu mẫu là vũ khí bí mật giúp bạn xử lý lượng lớn dữ liệu sự kiện mà không gây rối loạn:
Dưới đây là những gì bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng với ClickUp Biểu mẫu:
- Đăng ký người tham dự và thu thập xác nhận tham dự
- Đề xuất của nhà cung cấp và so sánh trực tiếp
- Biểu mẫu đơn đồng ý và điều khoản & điều kiện
- Khảo sát sau sự kiện và thu thập phản hồi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để gắn thẻ, phân công và theo dõi phản hồi từ nhà cung cấp hoặc phản hồi về phiên ngay lập tức — không cần phải sắp xếp thủ công.
📊 Luôn nắm bắt tình hình với Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi tiến độ sự kiện chỉ trong nháy mắt—từ ngân sách và dòng thời gian đến doanh số bán vé và các hoạt động theo dõi. Tạo báo cáo tùy chỉnh hoàn toàn cho nhóm nội bộ, ban lãnh đạo hoặc khách hàng để đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp Bảng điều khiển ClickUp với Mục tiêu ClickUp để theo dõi mục tiêu RSVP, doanh thu tài trợ hoặc các chỉ số về việc giao hàng đúng hạn.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Giữ đúng tiến độ và giảm thiểu sự chậm trễ bằng cách sử dụng các nhiệm vụ ClickUp, công việc con và mối quan hệ phụ thuộc để chia nhỏ các kế hoạch sự kiện lớn — như đặt địa điểm, dịch vụ ẩm thực và liên hệ với diễn giả — thành các nhiệm vụ cụ thể dễ quản lý
- Hợp tác bảo mật với các nhà cung cấp, khách hàng và nhà tài trợ bằng cách cài đặt quyền truy cập chi tiết cho khách và chỉ chia sẻ những thông tin mà họ cần xem
- Không bao giờ bỏ lỡ hạn chót hay cột mốc quan trọng với tính năng Nhắc nhở và Tự động hóa của ClickUp, giúp bạn và nhóm của mình nhận được thông báo đúng lúc
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ vào ngày diễn ra sự kiện bằng cách phân công vai trò và sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để theo dõi các công việc thiết lập, các hạng mục trong chương trình và trách nhiệm của nhóm
- Tối ưu hóa giao tiếp trong nhóm với ClickUp Chat, giúp tập trung tất cả các cập nhật từ nhà cung cấp, thảo luận về công việc và các quyết định vào phút chót vào một chủ đề duy nhất
- Luôn kết nối mọi lúc mọi nơi với Ứng dụng di động ClickUp, cho phép bạn truy cập đầy đủ vào Không gian Làm việc của mình trong quá trình thiết lập, diễn tập hoặc thực hiện trực tiếp
- Tăng tốc quy trình bán hàng sau sự kiện bằng cách tích hợp ClickUp với Salesforce, để nhóm bán hàng của bạn có thể ngay lập tức theo dõi các khách hàng tiềm năng đã được thu hút trong sự kiện
Giới hạn của ClickUp
- Các tính năng mạnh mẽ của ClickUp có thể đòi hỏi người dùng mới phải mất thời gian làm quen
- Ứng dụng di động đáp ứng hầu hết các nhu cầu cơ bản, nhưng một số công cụ nâng cao sẽ hoạt động tốt nhất trên máy tính để bàn
Giá của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4,7/5 (hơn 8.700 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 3.700 đánh giá)
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên trí thức có nguy cơ mất đi những quyết định quan trọng do chúng bị phân tán trên các kênh trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có một hệ thống thống nhất để ghi lại và đang theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị chìm trong biển thông tin kỹ thuật số.
Với tính năng Quản lý Công việc của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo công việc từ trò chuyện, bình luận công việc, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
2. HubSpot CRM (Tốt nhất để chuyển đổi đăng ký thành doanh số nhờ sức mạnh tiếp thị tích hợp sẵn)
Mặc dù không phải là một giải pháp quản lý sự kiện chuyên dụng, CRM của HubSpot cung cấp rất nhiều tính năng được thiết kế để hỗ trợ người tham dự và thúc đẩy doanh số bán hàng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ tạo biểu mẫu của HubSpot để nhúng các biểu mẫu đăng ký vào trang web, trong khi tất cả thông tin liên hệ của người đăng ký sẽ tự động được chuyển sang CRM.
Các liên kết thanh toán của HubSpot cũng cho phép bạn thu tiền ngay trên nền tảng. Ngoài ra, phần mềm CRM này còn bao gồm tất cả các tính năng mà bạn mong đợi từ một giải pháp bán hàng — quản lý giao dịch, liên hệ và quy trình bán hàng, dự báo doanh số, giao tiếp đa kênh với khách hàng và nhiều tính năng khác.
Các tính năng nổi bật của HubSpot CRM:
- Truy cập hơn 4.800 ứng dụng qua HubSpot AppMarketplace — bao gồm tích hợp với Eventbrite và Cvent
- Phần mềm CRM này tích hợp với các nền tảng khác trong hệ sinh thái HubSpot, lý tưởng để thống nhất dữ liệu bán hàng, dịch vụ khách hàng và tiếp thị
- Bao gồm trình tạo mẫu email có tính năng phân tích để duy trì sự tương tác của người tham dự và cập nhật cho họ những tin tức và sự kiện mới nhất
- Có sẵn công cụ CRM miễn phí
Giới hạn của HubSpot CRM:
- Đây không phải là công cụ quản lý sự kiện chuyên dụng, do đó việc tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn có thể mất một chút thời gian
- Sự chênh lệch lớn giữa các kế hoạch trả phí có thể gây ra vấn đề về khả năng mở rộng
Giá phần mềm CRM HubSpot:
- Có sẵn công cụ CRM miễn phí
- Sales Hub Starter: 9 USD/tháng cho mỗi nhân viên
- Sales Hub Professional: 90 USD/tháng cho mỗi nhân viên
- Sales Hub Enterprise: 150 USD/tháng cho mỗi nhân viên
Đánh giá và nhận xét về HubSpot CRM
- G2: 4.4/5 (hơn 12.000 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 4.000 đánh giá)
3. Cvent – Phù hợp nhất để tổ chức các hội nghị quy mô lớn với dịch vụ hậu cần sự kiện trọn gói
Cvent là một nền tảng quản lý sự kiện chuyên dụng, tự động hóa mọi quy trình từ tìm kiếm địa điểm, lập kế hoạch dòng thời gian, đăng ký người tham dự cho đến theo dõi tỷ suất hoàn vốn (ROI). Nền tảng này có thể được sử dụng cho các hội nghị trực tiếp quy mô lớn, các buổi hội thảo nhỏ, các sự kiện trực tuyến như hội thảo trên web, và mọi loại hình sự kiện khác.
Với trọng tâm mạnh mẽ vào việc tương tác với người tham dự và khách hàng, hệ thống giúp bạn tạo trang web mang thương hiệu riêng và cá nhân hóa toàn bộ chiến dịch tiếp thị. Bạn cũng có thể quản lý các yêu cầu và phê duyệt trên nền tảng, tương tác với nhà cung cấp, theo dõi ngân sách và báo cáo cho các bên liên quan.
Các tính năng nổi bật của Cvent
- Lập kế hoạch và quảng bá sự kiện của bạn ngay trên nền tảng này
- Truy cập vào mạng lưới toàn cầu các địa điểm và nhà cung cấp
- Hợp tác với nhóm của bạn mọi lúc mọi nơi thông qua ứng dụng di động
- Đăng ký tham dự cho khách mời trực tiếp trên nền tảng và in thẻ tham dự khi cần thiết
- Sử dụng Cvent để quản lý nhiều sự kiện cùng lúc
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng hoạt động 24/7, vì vậy luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi cần.
Những giới hạn của Cvent
- Một số người dùng cho rằng nền tảng này tương đối đắt đỏ và họ muốn có một gói dịch vụ rẻ hơn
- Đây là một hệ thống rất phức tạp và có thể khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp nếu bạn không rành về công nghệ
Giá của Cvent
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Cvent
- G2: 4.3/5 (hơn 1.700 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 900 đánh giá)
4. Planning Pod (Phù hợp nhất cho các nhà tổ chức chuyên nghiệp quản lý khách hàng, địa điểm và nhà cung cấp)
Planning Pod là công cụ quản lý quan hệ khách hàng dành cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và các nhóm quản lý địa điểm hoặc nhà cung cấp. Công cụ này giúp bạn tạo trang web sự kiện, thiết lập danh sách kiểm tra, lịch trình và các công việc dự án, đồng thời còn tích hợp sẵn các biểu mẫu đăng ký trực tuyến.
Phần mềm quản lý sự kiện này nâng tầm quản lý liên hệ lên một cấp độ mới, cho phép bạn xem khách hàng đang tham dự những sự kiện nào, các tài liệu liên quan và hóa đơn của họ, cùng nhiều thông tin khác. Khi một khách hàng tiềm năng đã được nhập vào hệ thống, bạn có thể quản lý quy trình bán hàng của họ, lên lịch cuộc họp và cá nhân hóa các thông điệp liên lạc. 📤
Các tính năng nổi bật của Planning Pod
- Tối ưu hóa việc giao tiếp thông qua tích hợp với các nền tảng email và mạng xã hội
- Chèn biểu mẫu web có thể tùy chỉnh vào trang web của bạn để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng
- Sử dụng hệ thống để thiết kế sơ đồ mặt bằng và bố trí chỗ ngồi
- Chấp nhận thanh toán trực tuyến qua nền tảng
Giới hạn của Planning Pod
- Không phải lúc nào các nhà tổ chức sự kiện cũng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết trong hệ thống một cách nhanh chóng
- Thành phần trang web sự kiện không có nhiều tùy chỉnh, do đó bạn sẽ bị giới hạn trong việc thực hiện các việc cần làm.
Giá của Planning Pod
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Planning Pod về kế hoạch
- Chưa có đủ đánh giá
5. EventHub (Phù hợp nhất để quản lý các triển lãm và hội chợ thương mại với các công cụ dành cho nhà tài trợ và đơn vị trưng bày)
EventHub là nền tảng quản lý dành cho các nhà tổ chức sự kiện trực tiếp và là thị trường dành cho các nhà cung cấp, đơn vị triển lãm và nhà tài trợ đang tìm kiếm cơ hội hợp tác.
Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho quản lý sự kiện này cung cấp một phạm vi các ứng dụng kỹ thuật số, bao gồm hệ thống tài liệu hỗ trợ chữ ký điện tử, bản đồ mặt bằng trực tuyến giúp thiết kế bố cục sự kiện và chức năng thanh toán trực tuyến.
Nó cung cấp cho bạn chế độ xem tổng quan về các hoạt động thông qua một bảng điều khiển thân thiện với người dùng. Hệ thống có thể tùy chỉnh và mở rộng, giúp bạn cài đặt sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
Các tính năng nổi bật của EventHub
- Nhóm các công việc theo ngày hoặc mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng bộ lọc tùy chỉnh
- Tìm kiếm nhà cung cấp và đơn vị triển lãm, đồng thời quản lý toàn bộ giao tiếp với họ thông qua nền tảng này
- Lên lịch cập nhật hàng loạt theo thời gian thực và gửi thông báo đẩy để tất cả những người liên quan luôn được cập nhật thông tin mới nhất
- Truy cập thông tin sự kiện của bạn từ bất kỳ đâu, vì toàn bộ hệ thống đều dựa trên đám mây 🌥️
Giới hạn của EventHub
- Phần mềm này được thiết kế chủ yếu dành cho các sự kiện trực tiếp thay vì sự kiện trực tuyến
- Ứng dụng di động cần việc cần làm là cải thiện thêm một chút
Giá của EventHub
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về EventHub
- G2: 4,7/5 (3.997 đánh giá)
- Capterra: 3.8/5 (130 đánh giá)
6. EventMobi (Phù hợp nhất để tạo ra các sự kiện kết hợp và ảo hấp dẫn với các ứng dụng mang thương hiệu)
EventMobi là nền tảng lập kế hoạch sự kiện toàn diện, tập trung vào việc tăng cường sự tương tác của người tham dự.
Nó hướng dẫn bạn từng bước tạo trang web tiếp thị sự kiện và thư mời qua email với thương hiệu có thể tùy chỉnh. Và nếu sự kiện của bạn là sự kiện trực tuyến, bạn có thể áp dụng cùng một thương hiệu cho không gian sự kiện trực tuyến của mình.
Người tham dự có thể đăng ký trực tuyến, sau đó bạn có thể làm thủ tục check-in cho họ thông qua nền tảng EventMobi tại sự kiện. Một ứng dụng di động tùy chỉnh cho sự kiện giúp khách mời dễ dàng tìm đường và giữ họ tương tác thông qua các tính năng như gamification và thăm dò ý kiến, đồng thời thưởng cho họ vì sự tham gia tích cực.
Công cụ quản lý quan hệ khách hàng này cũng giúp họ kết nối với các khách tham dự, nhà triển lãm và nhà tài trợ khác, thậm chí còn có thể sắp xếp các cuộc họp trực tiếp hoặc trực tuyến. 🤝
Các tính năng nổi bật của EventMobi
- Quản lý các sự kiện trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp thông qua nền tảng EventMobi
- Tạo danh sách các công việc sự kiện tùy chỉnh dựa trên địa điểm và mức độ ưu tiên
- Theo dõi tất cả số liệu thống kê của bạn theo thời gian thực từ một bảng điều khiển trung tâm, giúp việc báo cáo về ROI trở nên đơn giản
- Sử dụng Zapier để tạo kết nối giao diện lập trình ứng dụng (API) nhằm tích hợp với các thành phần khác trong hệ thống công nghệ của bạn
- Phần mềm CRM dành cho nhà tổ chức sự kiện này có sẵn bằng 23 ngôn ngữ
Giới hạn của EventMobi
- Một số người dùng cho rằng các tùy chọn thiết kế hơi giới hạn, ví dụ như sự lựa chọn phông chữ và các tiện ích
- Các cài đặt nâng cao cho phép tùy chỉnh nhiều hơn có thể mất thời gian để làm quen
Giá của EventMobi
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về EventMobi
- G2: 4.6/5 (hơn 240 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 80 đánh giá)
7. Monday (Phù hợp nhất để lập kế hoạch cho các sự kiện do nhóm tổ chức với tính năng theo dõi công việc trực quan, đơn giản)
Monday được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch cho mọi loại sự kiện, từ các buổi gặp gỡ nội bộ nhỏ và các buổi gặp gỡ kết nối đến các hội nghị quy mô lớn và sự kiện trực tuyến. 👪
Sử dụng nền tảng này để hợp tác với nhóm của bạn, các nhóm khác và các nhà cung cấp trong các giai đoạn kế hoạch và tổ chức sự kiện. Kế hoạch quảng bá và quản lý các tài liệu tiếp thị, sau đó tích hợp chúng với mạng xã hội để tạo sự hào hứng xung quanh sự kiện.
Đăng ký người tham dự bằng các biểu mẫu tùy chỉnh được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn. Sau đó, gửi tin nhắn chào mừng, tạo và quản lý công việc, đồng thời theo dõi sự kiện theo thời gian thực.
Các tính năng nổi bật của Monday
- Cung cấp trải nghiệm người dùng đơn giản và trực quan
- Tối ưu hóa quản lý công việc và hợp tác để tối ưu hóa quy trình làm việc
- Cập nhật theo thời gian thực để đảm bảo mọi người luôn đồng bộ trong suốt quá trình
- Hoạt động trên nền tảng đám mây và dễ dàng mở rộng kích thước cho các nhóm với mọi kích thước
Giới hạn của Monday
- Đây là một công cụ quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch và điều phối sự kiện, nhưng nó không cho phép các nhà tổ chức sự kiện đặt lịch hẹn với khách hàng hoặc nhận thanh toán qua hệ thống
- Một số người dùng cho rằng bảng điều khiển nên có khả năng tùy chỉnh cao hơn để phù hợp với nhu cầu của họ
Giá của Monday
- Miễn phí
- Gói Cơ bản: $12/người dùng/tháng
- Gói Tiêu chuẩn: $14/người dùng/tháng
- Pro: 24 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Monday
- G2: 4.7/5 (hơn 13.650 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 5.800 đánh giá)
8. Glue Up (Phù hợp nhất cho các tổ chức phi lợi nhuận và hiệp hội tổ chức các sự kiện định kỳ dành cho thành viên)
Glue Up là giải pháp CRM dành cho việc quản lý sự tương tác trong các tổ chức phi lợi nhuận và cộng đồng. Phần mềm này cung cấp một nền tảng kỹ thuật số giúp bạn hiểu rõ hơn về các thành viên, quản lý quy trình thành viên, cũng như kết nối và xây dựng mối quan hệ.
Việc tổ chức các sự kiện trực tuyến hoặc ngoại tuyến cho thành viên hoặc khách hàng tiềm năng trở nên đơn giản, vì nền tảng này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể tạo trang sự kiện, cung cấp các mức giá khác nhau cho thành viên và người không phải thành viên, cũng như lựa chọn các phương thức thanh toán.
Sau đó, người tham dự có thể đăng ký và thanh toán trực tuyến, và bạn có thể sử dụng máy quét vé tích hợp sẵn để làm thủ tục check-in cho họ nếu sự kiện diễn ra trực tiếp. 📱
Các tính năng nổi bật của Glue Up
- Tạo sự chú ý cho sự kiện của bạn và mở rộng số lượng thành viên thông qua các chiến dịch email kéo và thả
- Đăng ký thành viên mới thông qua các biểu mẫu đăng ký kỹ thuật số có thể tùy chỉnh, đồng thời tự động thêm họ vào cơ sở dữ liệu thành viên của bạn
- Gửi email nhắc nhở tự động qua hệ thống khi đến hạn thanh toán phí thành viên
- Thiết lập và đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của sự kiện trên hệ thống
Giới hạn của Glue Up
- Nền tảng CRM này khá phức tạp với nhiều tính năng, điều này có nghĩa là người dùng sẽ cần thời gian để làm quen.
- Một số người dùng cho rằng Glue Up có giá hơi cao, đặc biệt là đối với các tổ chức nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận
Giá của Glue Up
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Glue Up
- G2: 4.6/5 (hơn 120 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (hơn 160 đánh giá)
9. Stova (Phù hợp nhất cho các sự kiện cấp doanh nghiệp với quy trình làm việc tùy chỉnh và tích hợp sâu)
Aventri, nay là một phần của Stova, là phần mềm CRM quản lý sự kiện cực kỳ linh hoạt và có khả năng mở rộng, được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức và nhà tổ chức sự kiện ở mọi kích thước.
Từ việc điều phối các cuộc họp lập kế hoạch sự kiện đến quản lý đặt chỗ địa điểm, đấu thầu nhà cung cấp và ngân sách, nền tảng Stova tập trung mọi khía cạnh của quy trình làm việc của bạn vào một hệ thống trung tâm. Bạn có thể truy cập các mẫu sẵn có để nhanh chóng xây dựng trang web sự kiện và tạo các mẫu email có thể tái sử dụng để tối ưu hóa việc giao tiếp.
Quy trình đăng ký tham dự được tích hợp liền mạch với việc đặt vé máy bay và khách sạn, đồng thời hệ thống cũng hỗ trợ in thẻ tham dự, thư mời và chứng chỉ — tất cả đều được thực hiện tại một nơi duy nhất. 📃
Với tất cả dữ liệu sự kiện được tập trung tại một nơi, việc theo dõi hiệu suất và tạo báo cáo tùy chỉnh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Các tính năng nổi bật của Stova
- Hợp tác với tất cả các nhóm lập kế hoạch của bạn thông qua hệ thống Stova
- Tận dụng quảng cáo và tài trợ với các công cụ quản lý và ứng dụng di động giúp chia sẻ nội dung tài trợ với người tham dự
- Tích hợp với các giải pháp phần mềm hữu ích khác, như Salesforce hoặc Marketo, thông qua các API tích hợp sẵn
Giới hạn của Stova
- Giá cả được thiết kế dành cho người dùng cao cấp, khiến nó trở nên ít phù hợp hơn với các nhóm nhỏ hoặc những người tổ chức sự kiện độc lập
- Nhiều tính năng là các tiện ích bổ sung, và việc xác định chính xác những gì bạn cần có thể nhanh chóng trở nên quá tải
Giá của Stova
- Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Stova
- G2: 4.3/5 (hơn 190 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 30 đánh giá)
10. Zoho CRM (Phù hợp nhất cho người dùng Zoho tổ chức sự kiện với tính năng thu thập khách hàng tiềm năng và tự động hóa tích hợp sẵn)
Giải pháp CRM của Zoho là một phần của hệ sinh thái Zoho rộng lớn và rất phù hợp cho kế hoạch sự kiện. Nó cho phép bạn theo dõi nhiều sự kiện khác nhau, tất cả tại một nơi duy nhất.
Sử dụng các tiêu chí tùy chỉnh để tạo danh sách các liên hệ mục tiêu từ cơ sở dữ liệu hiện có của bạn và gửi email trực tiếp cho họ từ nền tảng. Bạn có thể cài đặt các phản hồi tự động hóa để khi những liên hệ đó đăng ký tham dự, họ sẽ nhận được email xác nhận và email theo dõi nhằm duy trì cuộc hội thoại. 📨
Trong suốt sự kiện, một ứng dụng quét có thể đọc 17 ngôn ngữ sẽ thu thập dữ liệu trực tiếp từ danh thiếp. Các khách hàng tiềm năng mới từ sự kiện sau đó sẽ tự động được thêm vào cơ sở dữ liệu — kèm theo thẻ đánh dấu cho sự kiện đó — để mở rộng đối tượng khách hàng của bạn.
Các tính năng nổi bật của Zoho CRM
- Theo dõi các đề cập trên mạng xã hội của người tham dự để bạn có thể đánh giá phạm vi tiếp cận và trả lời các đề cập trực tiếp
- Lọc tất cả dữ liệu của bạn để phân tích và báo cáo về thông tin bạn cần
- Đánh giá thành công của sự kiện bằng cách đo lường doanh số bán hàng từ các khách hàng tiềm năng mới
Giới hạn của Zoho CRM
- Giao diện người dùng có thể trông phức tạp khi bạn mới bắt đầu sử dụng
- Một số người dùng đã phàn nàn rằng đội ngũ hỗ trợ khách hàng không hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề của họ
Giá của Zoho CRM
- Miễn phí
- Gói Tiêu chuẩn: $20/người dùng/tháng
- Gói Professional: $35/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: 50 USD/người dùng/tháng
- Ultimate: 65 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Zoho CRM
- G2: 4.1/5 (hơn 2.800 đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (hơn 6.900 đánh giá)
11. Bitrix24 (Phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ cần một bộ công cụ CRM và kế hoạch sự kiện với chi phí hợp lý)
Bitrix24 là phần mềm CRM dành cho các nhà tổ chức và quản lý sự kiện, có thể sử dụng cho các sự kiện trực tuyến hoặc kết hợp. Các công cụ quản lý dự án và lịch chia sẻ giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức hậu cần. 🗓️
Khi đã sẵn sàng, bạn có thể kết nối với các liên hệ hiện có trong cơ sở dữ liệu của mình hoặc thu thập dữ liệu về các khách hàng tiềm năng mới có thể quan tâm đến việc tham dự sự kiện của bạn. Phần mềm này cũng cho phép bạn quản lý các nhà cung cấp, lưu trữ thông tin về dịch vụ và mức giá của họ.
Các công cụ tiếp thị giúp bạn dễ dàng kết nối với các liên hệ qua email hoặc điện thoại. Chế độ xem hồ sơ liên hệ 360 độ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về lịch sử mối quan hệ của từng khách hàng, giúp tăng cường sự tương tác của bạn.
Các tính năng nổi bật của Bitrix24
- Hãy tận dụng số lượng bản ghi không giới hạn — cùng với nhiều Trường Tùy chỉnh — trên hệ thống CRM dựa trên đám mây của họ
- Nhập hoặc xuất dữ liệu CRM từ hoặc sang tệp Excel hoặc CSV khi cần thiết
- Sử dụng nền tảng Bitrix qua trình duyệt hoặc dưới dạng ứng dụng trên máy tính để bàn, thiết bị di động iOS hoặc Android
Những giới hạn của Bitrix24
- Người dùng mới sẽ phải đối mặt với một quá trình học tập khá khó khăn và có thể mất một thời gian để làm quen với hệ thống
- Giao diện người dùng khá phức tạp và không trực quan lắm
Giá của Bitrix24
- Miễn phí
- Gói Cơ bản: $61/tháng
- Gói Tiêu chuẩn: $124/tháng
- Gói Professional: 249 USD/tháng
- Enterprise: $499/tháng
Đánh giá và nhận xét về Bitrix24
- G2: 4.2/5 (hơn 500 đánh giá)
- Capterra: 4.2/5 (hơn 900 đánh giá)
Tổ chức các sự kiện hoàn hảo với phần mềm CRM phù hợp bên cạnh bạn
Lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi nhiều hơn một danh sách kiểm tra — sự phối hợp chính xác, quy trình được tối ưu hóa và sự hợp tác chặt chẽ của nhóm. Từ hậu cần và đăng ký đến thủ tục check-in và các hoạt động theo dõi sau sự kiện, mỗi bước đều rất quan trọng.
Đó chính là lúc phần mềm CRM quản lý sự kiện phát huy tác dụng. Chúng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu lỗi và giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào những điều quan trọng: tạo khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ và chốt đơn hàng. 📈
ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ cần thiết để quản lý sự kiện — từ khi bắt đầu đến khi theo dõi — tất cả trong một nơi. Kế hoạch nhanh hơn, duy trì tiến độ và gây ấn tượng với người tham dự bằng trải nghiệm liền mạch.
👉 Đăng ký miễn phí và bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn một cách thông minh hơn.