Thế giới yêu thích những chương trình hay, nhưng quản lý hậu trường là một thách thức hoàn toàn khác. Các nhà tổ chức sự kiện đầu tư hàng tháng trời để hoàn thiện lịch trình, phân tích hậu cần và brainstorming ý tưởng sáng tạo để mọi thứ diễn ra hoàn hảo.
Đây chắc chắn chỉ là một phần nhỏ trong danh sách công việc dài của bạn. Nhưng nếu việc lập kế hoạch sự kiện không khiến bạn bạc đầu thì sao?
Khoảng 63% hiệp hội và tổ chức phi lợi nhuận đã sử dụng AI để tổ chức sự kiện của họ. Tận dụng AI để lập kế hoạch sự kiện không chỉ là một bước đi thông minh mà còn giúp bạn giải phóng thời gian.
Với AI, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tăng hiệu quả và tập trung vào việc mang lại trải nghiệm khó quên.
Hướng dẫn này sẽ giải thích cách sử dụng các công cụ AI để lập kế hoạch và quản lý sự kiện.
Hiểu về AI trong lập kế hoạch sự kiện
Trí tuệ nhân tạo (AI) là một công nghệ đang phát triển, mô phỏng trí tuệ và sự sáng tạo của con người. AI học hỏi từ dữ liệu, cho phép nó giải quyết vấn đề, đưa ra ý tưởng, tạo nội dung và thực hiện các công việc phức tạp.
Trong lập kế hoạch sự kiện, AI có thể là đồng minh đắc lực nhất của bạn để hợp lý hóa các quy trình và tránh những trục trặc căng thẳng vào phút chót.
Hãy nghĩ về một số thách thức phổ biến nhất trong quá trình lập kế hoạch sự kiện:
- "Chúng tôi có vô tình vượt quá ngân sách cho địa điểm này không?"
- "Chúng tôi đã đặt lại nhà cung cấp sai vì một sự nhầm lẫn trong quá khứ!"
- "Đây không phải là giọng điệu mà chúng tôi muốn cho các bài đăng trên mạng xã hội của mình — chúng tôi cần một sự thay đổi hoàn toàn!"
Các công cụ AI có thể hỗ trợ bạn giải quyết những thách thức này bằng cách quản lý giao tiếp, tổ chức mạng xã hội và tạo ra các thông điệp cá nhân hóa cho người tham dự.
Hãy cùng xem xét kỹ hơn cách AI có thể giúp việc lập kế hoạch cho tất cả các loại sự kiện, từ hội nghị ảo đến triển lãm thương mại quy mô lớn và mọi sự kiện khác, trở nên vô cùng dễ dàng.
👀 Bạn có biết? Salesforce, một công ty phần mềm dựa trên đám mây hàng đầu, sử dụng AI để phát triển các hình đại diện kỹ thuật số động để hỗ trợ quản lý sự kiện trực tiếp.
Cách sử dụng AI để lập kế hoạch sự kiện
Các thuật toán AI được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của bạn — bạn cung cấp các yêu cầu, và chúng cung cấp các giải pháp.
Bằng cách sử dụng hiệu quả các công cụ AI, bạn có thể tạo mẫu kế hoạch sự kiện, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, phân tích dữ liệu sự kiện và tìm hiểu về các chủ đề thịnh hành có thể giúp cải thiện sự kiện của bạn.
Dưới đây là bảy cách bạn có thể sử dụng AI và phần mềm lập kế hoạch sự kiện để tạo quy trình tự động hóa sự kiện ( ).
1. Lựa chọn và tối ưu hóa địa điểm
Lựa chọn địa điểm phù hợp là yếu tố quan trọng để sự kiện của bạn thành công. Bằng cách tận dụng AI, bạn có thể nhanh chóng phân tích dữ liệu người tham dự, hạn chế ngân sách và sở thích để chọn địa điểm tốt nhất.
Một lời nhắc phù hợp, như ví dụ dưới đây, có thể biến công cụ AI của bạn thành phần mềm quản lý địa điểm sự kiện tuyệt vời:
"Tôi đang lên kế hoạch tổ chức [loại sự kiện] cho [số lượng khách tham dự] vào [ngày]. Hãy giúp tôi lựa chọn địa điểm phù hợp với các yêu cầu khóa sau:Địa điểm: [Thành phố hoặc khu vực ưa thích]Sức chứa: [Số lượng khách]Tiện nghi: [Danh sách tiện nghi, ví dụ: 'thiết bị AV, dịch vụ ăn uống tại chỗ, Wi-Fi và bãi đậu xe']Ngân sách: [Phạm vi ngân sách]Khả năng tiếp cận: [Chi tiết như lối vào cho xe lăn hoặc khoảng cách đến sân bay]Bầu không khí/Phong cách: [Không khí mong muốn, ví dụ: 'hiện đại và chuyên nghiệp' hoặc 'mộc mạc và thanh lịch']Yêu cầu đặc biệt: [Bất kỳ nhu cầu cụ thể nào, ví dụ: 'địa điểm được chứng nhận xanh', 'khu vực ngoài trời để tổ chức tiệc cocktail']. "
Trả lời:
Đọc thêm: 10 mẫu chương trình sự kiện miễn phí trong Excel & ClickUp
2. Tạo danh sách kiểm tra sự kiện
Lập kế hoạch sự kiện bao gồm vô số công việc phải được phối hợp nhịp nhàng.
Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện toàn diện bằng AI để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Điều này giống như có một nhà tổ chức sự kiện AI quản lý mọi giai đoạn, từ lập kế hoạch trước đến tổng kết sau sự kiện.
Nếu bạn cảm thấy bối rối trong việc tổ chức sự kiện, hãy thử sử dụng một câu hỏi gợi ý như dưới đây để giúp bạn dễ dàng hơn:
"Tôi đang tổ chức một [loại sự kiện] cho [số lượng người tham dự] vào [ngày] tại [địa điểm]. Vui lòng tạo một danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện toàn diện phù hợp với sự kiện này, bao gồm các khía cạnh sau:
Lập kế hoạch trước: [Các công việc như xác định mục tiêu, cài đặt ngân sách và tập hợp nhóm]
Phối hợp địa điểm và nhà cung cấp: [Tìm kiếm và đặt chỗ địa điểm, quản lý hợp đồng, và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ ẩm thực, trang trí và các nhà cung cấp khác]
Tiếp thị và mời khách: [Tạo tài liệu quảng cáo, gửi lời mời và đang theo dõi RSVP]
Hậu cần và vận hành: [Quản lý lịch trình sự kiện, vận chuyển, sắp xếp chỗ ngồi và thiết lập AV]
Thực hiện trong ngày: [Danh sách kiểm tra các công việc trong sự kiện, bao gồm đăng ký, khắc phục sự cố và phối hợp với nhân viên]
Tổng kết sau sự kiện: [Các công việc như thu thập phản hồi, xử lý thanh toán và tạo báo cáo sự kiện]
Ưu tiên hiệu quả, trải nghiệm của người tham dự và kế hoạch dự phòng. Mở rộng danh sách bằng cách thêm các công việc quan trọng khác. "
Trả lời:
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để có hệ thống tổ chức tốt hơn, hãy cân nhắc sử dụng AI để tạo danh sách kiểm tra được chia thành các giai đoạn như "3 tháng trước", "1 tháng trước" và "ngày sự kiện"
3. Tìm cảm hứng cho chủ đề sự kiện
Các công cụ AI là chìa khóa vàng giúp bạn brainstorm những ý tưởng sáng tạo và độc đáo để mang đến trải nghiệm tập trung vào người tham dự.
Bạn có thể quyết định chủ đề, trang trí liên quan, ý tưởng quà tặng và nhiều hơn nữa chỉ bằng cách trò chuyện với AI. Sử dụng gợi ý này để tham khảo!
"Tôi đang lên kế hoạch cho một sự kiện và cần giúp đỡ để đưa ra ý tưởng.
Vui lòng đề xuất các ý tưởng chủ đề sáng tạo, cùng với các ý tưởng trang trí phù hợp, gợi ý quà tặng và các chi tiết liên quan khác như màu sắc và quy định về trang phục.
Sự kiện là [cung cấp chi tiết sự kiện, ví dụ: tiệc sinh nhật, tiệc công ty, đám cưới, v.v.], và đối tượng mục tiêu bao gồm [mô tả những người tham dự, ví dụ: gia đình có trẻ em, chuyên gia, bạn bè, v.v.]. Vui lòng xem xét [sở thích hoặc yêu cầu cụ thể, ví dụ: hạn chế về ngân sách, cảm hứng theo mùa hoặc yếu tố văn hóa].
Cung cấp các đề xuất chi tiết và nhất quán cho sự kiện.
Trả lời:
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ dựa trên AI thường ghi nhớ bối cảnh cuộc thảo luận của bạn với chúng. Vì vậy, nếu bạn tiếp tục trò chuyện danh sách kiểm tra với lời nhắc này, bạn có thể bỏ qua việc đề cập đến chi tiết sự kiện. Chỉ cần hỏi những gì bạn cần biết để lập kế hoạch quản lý đám đông.
4. Tạo chương trình cho sự kiện của bạn
Không có sự kiện thành công nào có thể thiếu con người. Bạn muốn khách tham dự có một khoảng thời gian vui vẻ, tham gia vào các hoạt động và ra về với tâm trạng vui vẻ hơn.
Sử dụng các công cụ AI để phân tích danh sách khách mời và hiểu sở thích của họ để thiết kế một sự kiện đáp ứng mọi yêu cầu của mọi người. Dưới đây là hướng dẫn.
"Tôi đang lên kế hoạch cho một sự kiện và cần một chương trình nghị sự được cá nhân hóa cho những người tham dự. Dưới đây là một số thông tin:
Chi tiết sự kiện: [Cung cấp chi tiết về sự kiện, chẳng hạn như mục đích, chủ đề và ngày diễn ra sự kiện]
Thông tin người tham dự: [Bao gồm hồ sơ như vai trò công việc, lãi suất hoặc sở thích]
Các thành phần của sự kiện: [Danh sách các phiên, hội thảo, chủ đề chính và hoạt động thảo luận nhóm có sẵn]
Hạn chế: [Chỉ định bất kỳ giới hạn thời gian, phiên bắt buộc hoặc các yếu tố khác]
Vui lòng tạo chương trình phù hợp cho người tham dự, đảm bảo các đề xuất phù hợp với hồ sơ và lãi suất của họ, đồng thời cân bằng sự đa dạng và sự tham gia. "
Trả lời:
5. Tùy chỉnh giao tiếp và lời mời
Các bot AI hội thoại như ChatGPT và hệ thống tự động hóa email như Mailchimp có thể tạo ra các tin nhắn phù hợp cho những người tham dự sự kiện.
Bạn có thể tự động hóa các công việc như soạn thảo thư mời và email nhắc nhở mà không cần viết tay từng tên trong danh sách khách mời.
Dưới đây là một gợi ý nhanh để sử dụng với chatbot AI ưa thích của bạn để tạo ra thông điệp cá nhân hóa ngay lập tức:
Mẫu lời nhắc: "Tôi cần trợ giúp soạn thảo email mời và nhắc nhở cá nhân hóa cho [loại sự kiện] sắp diễn ra vào [ngày] tại [địa điểm]. Vui lòng tạo các loại email sau:
Email mời tham dự ban đầu:
Giới thiệu sự kiện một cách nồng nhiệt, nêu rõ mục đích, lợi ích chính và điểm hấp dẫn chính (ví dụ: diễn giả, hội thảo)
Bao gồm thông tin chi tiết về ngày, giờ, địa điểm và cách đăng ký (ví dụ: 'Nhấp vào đây để xác nhận tham dự')
Sử dụng giọng điệu thân thiện, chuyên nghiệp, phù hợp với [đối tượng mục tiêu, ví dụ: 'giám đốc điều hành và lãnh đạo doanh nghiệp']
Email nhắc nhở:
Nhắc nhở người nhận về RSVP của họ hoặc khuyến khích những người chưa trả lời đăng ký
Bao gồm đếm ngược đến sự kiện và nhấn mạnh bất kỳ cập nhật mới nào (ví dụ: "Số lượng người dùng được cấp phép đang nhanh chóng đầy!" hoặc "Diễn giả chính vừa được công bố!")
Đảm bảo email tạo ra cảm giác khẩn cấp trong khi vẫn duy trì giọng điệu lịch sự
Chi tiết cá nhân hóa:
Gọi tên người nhận và điều chỉnh nội dung tin nhắn dựa trên sở thích tiềm năng của họ (ví dụ: "Với tư cách là [chức danh, ví dụ: "chuyên gia marketing"], bạn sẽ rất thích phiên của chúng tôi về [chủ đề]. ")
Thể hiện sự hiểu biết về mức độ quen thuộc của người nhận với thương hiệu hoặc các sự kiện tương tự trước đây
Cung cấp lời kêu gọi hành động rõ ràng (ví dụ: 'Đăng ký ngay' hoặc 'Thêm vào lịch') và viết email ngắn gọn, hấp dẫn về mặt thị giác và thân thiện với thiết bị di động. "
Trả lời:
Đọc thêm: Câu hỏi khảo sát phản hồi sự kiện (ví dụ & mẫu)
6. Tạo nội dung cho tiếp thị
Viết blog, chú thích trên mạng xã hội, kịch bản video, tiểu sử diễn giả và các tài liệu quảng cáo khác bằng cách sử dụng trình tạo nội dung AI để tiếp thị sự kiện. Bạn thậm chí có thể sử dụng các công cụ này để tạo trang web sự kiện và quản lý nội dung của nó.
Sử dụng câu hỏi gợi ý như dưới đây để đảm bảo nội dung của bạn phù hợp với tông điệu của sự kiện, thu hút đối tượng mục tiêu và phác thảo chương trình rõ ràng:
Mẫu câu hỏi: "Tôi đang tổ chức một [loại sự kiện] dự kiến diễn ra vào [ngày] tại [địa điểm]. Hãy giúp tôi tạo quảng cáo hấp dẫn trên mạng xã hội để quảng bá sự kiện và thu hút người đăng ký.
Đối tượng mục tiêu & thông điệp:
Điều chỉnh quảng cáo cho phù hợp với [đối tượng, ví dụ: 'giám đốc điều hành và lãnh đạo doanh nghiệp'] với thông điệp tập trung vào các lợi ích chính, như cơ hội học tập, cơ hội kết nối và kiến thức chuyên môn.
Điểm nổi bật của sự kiện:
Bao gồm mục đích của sự kiện, các điểm thu hút chính (ví dụ: 'Bài phát biểu của [Tên diễn giả], [Tiêu đề]') và chương trình rõ ràng (ví dụ: 'Nắm vững các chiến lược lãnh đạo chỉ trong 2 ngày!')
Hành động cần thực hiện:
Sử dụng CTA chắc chắn và nhấn mạnh tính khẩn cấp hoặc tính độc quyền (ví dụ: 'Số lượng có hạn — hành động nhanh!')
Phiên bản dành cho nền tảng cụ thể:
Tạo bản sao ngắn gọn, ấn tượng, phù hợp với [tên nền tảng], với các thẻ bắt đầu bằng #, liên kết và hình ảnh phù hợp, phản ánh tông màu và thương hiệu của sự kiện
Cung cấp bản sao quảng cáo cho từng nền tảng, đảm bảo nội dung ngắn gọn, hấp dẫn và phù hợp với mục tiêu của sự kiện. "
Trả lời:
Đọc thêm: 10 ví dụ về tiếp thị sự kiện để sự kiện của bạn nổi bật
7. Quản lý ngân sách
AI có thể theo dõi chi phí, dự đoán chi tiêu trong tương lai và đề xuất các phương án thay thế phù hợp với ngân sách. AI cũng có thể nghiên cứu kế hoạch quản lý chi phí hiện tại của bạn và cung cấp những thông tin chi tiết hữu ích để cải thiện kế hoạch đó.
Sử dụng Mẫu phân tích chi phí ClickUp để tiết kiệm tiền, đưa ra lựa chọn sáng suốt và tối đa hóa ROI cho mỗi sự kiện.
Mẫu này cho phép bạn cải thiện hiển thị và theo dõi chi phí, giám sát chi phí theo thời gian thực và phân bổ nguồn lực một cách cẩn thận.
Nếu bạn muốn tạo kế hoạch phân tích chi phí, bạn cũng có thể sử dụng câu hỏi dưới đây trong chatbot AI:
"Tôi đang tổ chức một [loại sự kiện] dự kiến vào [ngày]. Hãy giúp tôi cải thiện việc lập kế hoạch sự kiện và tối ưu hóa quản lý ngân sách bằng những thông tin chi tiết và đề xuất dựa trên AI.
Đang theo dõi chi phí:
Cung cấp các phương pháp theo dõi chi phí trong thời gian thực, phân loại chi phí và xác định xu hướng chi tiêu quá mức
Dự đoán chi phí:
Sử dụng dữ liệu lịch sử và kế hoạch hiện tại để dự đoán chi phí và đánh dấu các rủi ro tiềm ẩn về ngân sách
Tối ưu hóa ngân sách:
Đề xuất các giải pháp thay thế tiết kiệm chi phí cho các lĩnh vực quan trọng (ví dụ: địa điểm, dịch vụ ăn uống, công nghệ) mà không ảnh hưởng đến chất lượng
Nhận định và khuyến nghị:
Phân tích kế hoạch ngân sách hiện tại và đề xuất các chiến lược để phân bổ nguồn lực tốt hơn, tối đa hóa ROI và đạt được các mục tiêu tài chính. "
Trả lời:
Các công cụ AI này có thể tích hợp với nền tảng quản lý sự kiện của bạn và giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, còn có một giải pháp thay thế tốt hơn, đó là phần mềm quản lý dự án tất cả trong một dành cho sự kiện.
Sử dụng phần mềm AI để lập kế hoạch và quản lý sự kiện
ClickUp không chỉ là một công cụ năng suất. Nó còn là phần mềm quản lý có thể tùy chỉnh theo ý muốn. Kết hợp hai khả năng này, bạn sẽ có một công cụ quản lý dự án sự kiện mạnh mẽ.
ClickUp có gì đặc biệt? Đầu tiên, có ClickUp Brain. Giải pháp AI của ClickUp giúp lập kế hoạch và quản lý dễ dàng thông qua một số tính năng cực kỳ hữu ích.
Nó giúp bạn không còn lo lắng về việc tạo ra lời nhắc hoàn hảo. Thay vào đó, có một thư viện với hàng trăm lời nhắc được viết sẵn để hoàn thành công việc.
ClickUp Brain cũng tích hợp với không gian làm việc của bạn và hấp thụ mọi thứ — công việc, tài nguyên đang sử dụng, wiki công ty và hơn thế nữa. Do đó, các hướng dẫn bằng tiếng Anh đơn giản sẽ cung cấp các giải pháp phù hợp.
Với ClickUp Brain, bạn có thể theo dõi tiến độ của nhóm, thông báo thời hạn, cập nhật các cải tiến và giúp mọi người cùng hiểu nhau. Nó cũng có trợ lý viết tích hợp để giúp tạo nội dung dễ dàng. Hãy hiệu đính công việc của bạn mà không cần plugin, soạn thảo email/blog/bài đăng trên mạng xã hội hoàn chỉnh và tạo mẫu chỉ trong vài phút.
Ngoài tính năng AI, ClickUp còn có các mẫu miễn phí và có thể tùy chỉnh để quản lý sự kiện hiệu quả.
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp là công cụ chuẩn bị trước sự kiện, tập trung theo dõi ngân sách, quản lý danh sách khách và điều phối dòng thời gian.
Với các chế độ xem linh hoạt, bao gồm Danh sách, Bảng và Lịch, phần mềm này có thể thích ứng với các phong cách lập kế hoạch khác nhau, trong khi các danh sách được lưu sẵn (ví dụ: Hoạt động, Cơ sở vật chất, Thanh toán) và các trường/trạng thái tùy chỉnh đảm bảo theo dõi công việc chi tiết.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Hợp tác để quản lý chi tiết nhà cung cấp và tài trợ thông qua tài liệu thời gian thực
- Sử dụng thanh tiến độ để theo dõi thời hạn
- Hiển thị bảng theo dõi ngân sách để luôn nắm rõ tình hình tài chính
- Tạo quy trình làm việc và quản lý các ưu tiên bằng bảng Kanban kéo và thả
Alaina Maracotta, Nhà tiếp thị sự kiện tại Vida Health, đã chia sẻ về trải nghiệm của cô với ClickUp:
Thật tuyệt vời khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Công việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên quan trọng hơn trong tiếp thị.
Thật là phi thường khi thấy chúng tôi đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp kể từ khi chuyển sang ClickUp. Việc lập kế hoạch và cập nhật sự kiện trước đây mất ba giờ mỗi tuần, giờ chỉ mất hơn một giờ. Các nhóm liên quan giờ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các ưu tiên tiếp thị quan trọng hơn.
Mẫu Quản lý sự kiện ClickUp cũng có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho sự kiện của công ty, ra mắt sản phẩm hoặc hội nghị bằng cách sử dụng các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Bản đồ, Dòng thời gian và Ngân sách.
Mẫu quản lý thực thi và vận hành này bao gồm các công cụ như biểu đồ Gantt, tự động hóa và công việc định kỳ, cho phép giám sát liền mạch việc đăng ký sự kiện, dòng thời gian và tài nguyên.
Mẫu này cung cấp mọi thứ cần thiết để tổ chức sự kiện thành công, từ cài đặt mục tiêu và lập ngân sách đến quản lý tiếp thị và hậu cần.
Thậm chí còn có một mẫu để giúp bạn quản lý nhiều sự kiện cùng một lúc — Mẫu Kế hoạch Dự án Sự kiện ClickUp! Các chuyên gia tổ chức sự kiện có thể sử dụng các trường tùy chỉnh và trạng thái để theo dõi ngân sách, thời hạn và các giai đoạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Mẫu này tập trung các chi tiết dự án, tự động hóa cập nhật và đơn giản hóa giao tiếp trong nhóm, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng thời hạn.
Đọc thêm: Cách lập kế hoạch sự kiện hội nghị ảo
Chuẩn bị cho tương lai của việc lập kế hoạch sự kiện
Khoảng 86% chuyên gia tổ chức sự kiện tin rằng công nghệ có tác động tích cực đến sự kiện. Tìm kiếm phần mềm quản lý sự kiện phù hợp để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện.
ClickUp đáp ứng tất cả các yêu cầu với hệ thống quản lý sự kiện tất cả trong một có thể tùy chỉnh. Chỉ với một công cụ, bạn có thể cộng tác với nhóm của mình, theo dõi chi phí/tiến độ, tạo nội dung và nhiều hơn nữa.
Vậy, bạn thích gì hơn: một công cụ duy nhất dễ sử dụng để lập kế hoạch sự kiện hay một bộ công cụ khác nhau để đáp ứng các yêu cầu khác nhau?
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, hãy thử ClickUp bằng cách đăng ký miễn phí!