Bạn đã bao giờ cảm thấy bối rối khi cố gắng soạn thảo đề xuất cho một sự kiện lớn chưa? Với tất cả những ngày, giờ, việc cần làm hàng ngày và kết quả cần đạt được, chúng tôi hiểu rằng công việc này tốn bao nhiêu công sức!
Tuy nhiên, việc soạn thảo một đề xuất nổi bật không nhất thiết phải căng thẳng; tất cả những gì bạn cần là mẫu phù hợp.
Mẫu đề xuất sự kiện là công cụ thiết yếu giúp các nhà tổ chức sự kiện trình bày ý tưởng của mình một cách rõ ràng và hiệu quả mà không cần nhiều công việc chuẩn bị. Đây là cách nhanh chóng, dễ sử dụng để truyền đạt ý tưởng và tầm nhìn của sự kiện đến khách hàng tiềm năng và các bên liên quan.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 11 mẫu miễn phí để giúp bạn tạo ra các đề xuất sự kiện thành công. Vì vậy, cho dù đó là sự kiện công ty, tiệc gây quỹ hay một sự kiện độc đáo, các mẫu đề xuất sự kiện này sẽ giúp bạn giảm bớt công việc nặng nhọc và truyền đạt tầm nhìn của mình một cách dễ dàng.
Hãy bắt đầu sự kiện!🎈
Mẫu đề xuất sự kiện là gì?
Mẫu đề xuất sự kiện là các tài liệu được thiết kế sẵn để sử dụng trong việc lập kế hoạch sự kiện.
Chúng cung cấp một cấu trúc để trình bày ý tưởng sự kiện cho khách hàng và các bên liên quan. Các mẫu này giúp các nhà tổ chức sự kiện tạo ra các đề xuất rõ ràng, chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.
Các mẫu được cấu trúc phù hợp thường đi kèm với danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện, cho phép người lập kế hoạch theo dõi các khía cạnh khác nhau liên quan đến sự kiện như mục tiêu, chiến lược, đối tượng mục tiêu và kỹ thuật.
Một số mẫu có thể đi kèm với các phần được phân đoạn, các tính năng nâng cao như công cụ quản lý sự kiện AI hoặc thiết kế thẩm mỹ được định sẵn để giúp duy trì tính nhất quán và phong cách thương hiệu theo bản chất của sự kiện của bạn.
Tất cả các tính năng bổ sung này cho phép các nhà lập kế hoạch tập trung hơn vào các kết quả chính của sự kiện thay vì lo lắng về các chi tiết nhỏ nhặt và các nhiệm vụ nhỏ (về cơ bản là những việc nhàm chán).
Điều gì tạo nên một mẫu đề xuất sự kiện tốt?
Mục đích chính của một mẫu đề xuất sự kiện tốt là giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Mẫu này thường bao gồm các trường cần thiết như mô tả sự kiện, ngân sách, lịch trình và hậu cần.
Ở cấp độ cơ bản, chúng phác thảo ý tưởng sự kiện, kế hoạch tiếp thị và phí dịch vụ, đảm bảo khách hàng hiểu mọi khía cạnh về phạm vi và ngân sách của sự kiện.
Tốt nhất, các mẫu đề xuất sự kiện cũng nên cung cấp không gian để nêu bật những thành công trong quá khứ và lời chứng thực của khách hàng — điều này giúp xây dựng lòng tin với khách hàng tiềm năng.
Một mẫu tốt cũng dễ dàng tùy chỉnh và điều chỉnh cho các sự kiện khác nhau, chẳng hạn như sự kiện công ty hoặc lễ kỷ niệm xã hội. Ngoài ra, một thực tế phổ biến trong ngành quản lý sự kiện là tận dụng phần mềm quản lý dự án cho sự kiện. Tại sao?
Ví dụ, ClickUp cho phép người lập kế hoạch sự kiện có cái nhìn tổng quan 360 độ về tất cả các nhiệm vụ liên quan đến sự kiện và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo rằng dòng thời gian được tuân thủ, tất cả các mục được hoàn thành và không có khủng hoảng vào phút chót.
Hơn nữa, ClickUp còn có thể được sử dụng như một phần mềm sự kiện ảo giúp lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện từ xa.
11 mẫu đề xuất sự kiện tốt nhất cho sự kiện lớn tiếp theo của bạn
Giờ bạn đã biết những yếu tố tạo nên một mẫu đề xuất sự kiện tuyệt vời, vậy còn những mẫu miễn phí có thể giúp công việc của bạn nhanh hơn 11 lần thì sao?
Dưới đây là 11 mẫu đề xuất sự kiện để giúp bạn soạn thảo một đề xuất thành công cho sự kiện lớn tiếp theo của mình:
1. Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp
Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp là một công cụ toàn diện được thiết kế để giúp bạn tạo/lập, tổ chức và trình bày các đề xuất sự kiện của mình.
Bố cục được phân đoạn của mẫu này cung cấp không gian cho tất cả các chi tiết cần thiết như tổng quan về sự kiện, mục tiêu, ngân sách, lịch trình và hơn thế nữa. Điều này đảm bảo tất cả các khía cạnh quan trọng của sự kiện của bạn được ghi chép đầy đủ.
Mẫu này phù hợp với nhiều loại sự kiện khác nhau, từ sự kiện công ty đến đám cưới hoặc gây quỹ từ thiện. Tính năng cộng tác thời gian thực cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc đồng thời trên bản đề xuất, nâng cao hiệu quả và tinh thần đồng đội.
Mẫu này cũng tích hợp tốt với bộ công cụ quản lý sự kiện và năng suất của ClickUp, cho phép chuyển đổi dễ dàng từ lập kế hoạch sang thực hiện trong cùng một môi trường.
Tận dụng Mẫu đề xuất sự kiện ClickUp để tổ chức quy trình đề xuất của bạn tốt hơn, hợp lý hóa các bản trình bày và đảm bảo có thêm nhiều khách hàng.
2. Mẫu kế hoạch sự kiện ClickUp
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp là một công cụ tuyệt vời, tất cả trong một để tạo đề xuất sự kiện chi tiết và lập kế hoạch cho các sự kiện của bạn. Nó có một số chế độ xem được tạo sẵn tuyệt vời:
- Xem dạng danh sách: Sắp xếp quá trình lập kế hoạch sự kiện, nguồn lực và ngân sách của bạn theo định dạng danh sách
- Chế độ xem Bảng: Hình dung các ưu tiên và quy trình công việc trên bảng Kanban kéo thả
- Chế độ xem lịch: Quản lý dòng thời gian sự kiện trên lịch linh hoạt
Bạn cũng có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh để theo dõi ngân sách dự kiến, tiến độ và trạng thái thanh toán. Nó cũng có danh sách công việc, cơ sở vật chất, công việc trước sự kiện và thanh toán được lưu sẵn.
Các nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng Trạng thái tùy chỉnh để đánh dấu các giai đoạn cụ thể trong các công việc liên quan đến đề xuất, chẳng hạn như "Đang xem xét" hoặc "Đang chờ phê duyệt". Mẫu này cũng có ClickUp Docs tích hợp để cùng nhau làm việc trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng và hoàn thiện chi tiết sự kiện.
Mẫu lập kế hoạch sự kiện ClickUp cũng giúp quản lý các phần khác nhau của việc lập kế hoạch sự kiện, từ quản lý địa điểm đến quản lý danh sách khách.
3. Mẫu kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp
Mẫu kế hoạch sự kiện lớn ClickUp, như tên gọi, là mẫu hoàn hảo để tổ chức các sự kiện lớn.
Đây là nơi duy nhất để quản lý tất cả các khía cạnh của đề xuất và kế hoạch sự kiện, bao gồm lập ngân sách, lên lịch và theo dõi công việc.
Khi dự án đã bắt đầu, bạn có thể dễ dàng phân công công việc cho nhóm của mình bằng mẫu này và theo dõi tiến độ công việc. Mẫu này có một số chế độ xem tiện lợi như:
- Chế độ xem tóm tắt sự kiện: Ghi lại và theo dõi chi tiết đề xuất sự kiện và dòng thời gian dự án
- Chế độ xem chào mừng: Lập kế hoạch hậu cần và quản lý sự đến đúng giờ của những người tham dự
- Chế độ xem danh sách: Quản lý danh sách khách và cập nhật mọi thay đổi
- Chế độ xem biên bản cuộc họp: Ghi lại các quyết định được đưa ra trong quá trình lập kế hoạch sự kiện
Điểm nổi bật?
Nó cũng giúp quản lý khách và thu thập phản hồi, vốn là những khía cạnh khó khăn nhất trong việc lập kế hoạch sự kiện.
Mức độ chi tiết trong tổ chức và thực hiện khiến mẫu này trở thành công cụ không thể thiếu khi tạo đề xuất cho các sự kiện lớn, có thể là hội nghị ảo hoặc ra mắt sản phẩm.
Nhìn chung, mẫu này là giải pháp thiết thực cho bất kỳ ai muốn tránh phụ thuộc vào nhiều phần mềm lập kế hoạch sự kiện hoặc công cụ quản lý.
4. Mẫu quản lý sự kiện ClickUp
Nếu bạn đang phải xoay xở nhiều sự kiện và cần soạn thảo đề xuất cho từng sự kiện, Mẫu Quản lý Sự kiện của ClickUp có thể giúp bạn. Mẫu này bao gồm các tính năng sẵn sàng sử dụng cho việc lập kế hoạch phức tạp, không gian làm việc có thể tùy chỉnh và nhiều tính năng khác, bao gồm tám trường tùy chỉnh.
Mẫu này bao gồm:
- Xem dạng danh sách: Theo dõi tất cả các công việc sự kiện của bạn ở một nơi
- Chế độ xem bản đồ: Hình dung địa điểm sự kiện và lên kế hoạch hậu cần
- Chế độ xem dòng thời gian: Sắp xếp công việc theo thời hạn để đảm bảo tiến độ
- Chế độ xem ngân sách: Quản lý ngân sách sự kiện và theo dõi chi phí
Hơn nữa, các tính năng bổ sung như Tự động hóa ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa các công việc như thay đổi trạng thái và thêm mục vào danh sách. Với các trường tích hợp sẵn cho chi tiết sự kiện như ngày kết thúc và địa điểm, bạn có thể bắt đầu đề xuất của mình ngay lập tức.
Nhìn chung, sử dụng mẫu này giúp việc lập kế hoạch sự kiện trở nên dễ dàng, giúp các nhà lập kế hoạch luôn nắm vững công việc của mình từ đầu đến cuối!
5. Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp
Mỗi đề xuất sự kiện cuối cùng là một kế hoạch dự án. Nếu bạn là người mới bắt đầu, Mẫu kế hoạch dự án sự kiện ClickUp có thể giúp bạn phác thảo, lập kế hoạch và quản lý nhiều sự kiện và dòng thời gian một cách dễ dàng.
Mẫu này có danh mục phụ hoàn toàn có thể tùy chỉnh để bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa ngay lập tức với sự sáng tạo được thúc đẩy bởi caffeine hoặc sự nhiệt tình của bạn! Để hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch sự kiện, mẫu này cung cấp các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như bảng, danh sách, lịch, lưới và biểu đồ Gantt.
Mẫu kế hoạch sự kiện này đặc biệt hữu ích cho việc tổ chức công việc, dòng thời gian và sự kiện.
Với Trường Tùy chỉnh để quản lý chi tiết và Trạng thái để theo dõi tiến độ, bạn có thể dễ dàng quản lý kế hoạch sự kiện của mình từ đầu đến cuối.
6. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Nếu bạn chưa quen với đề xuất sự kiện, Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp là nơi tuyệt vời để bắt đầu. Nó sẽ giúp bạn lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi từng chi tiết của sự kiện.
Một trong những điểm tuyệt vời nhất của mẫu này là nó có tất cả các tính năng bạn cần để bắt đầu đề xuất sự kiện, như Trạng thái Tùy chỉnh, Trường và Chế độ xem. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để phân công công việc, theo dõi tiến độ và giữ mọi người trong vòng thông tin.
Mẫu này có thể hỗ trợ quá trình viết đề xuất của bạn bằng cách:
- Thông tin tập trung: Sắp xếp tất cả chi tiết sự kiện trong một tài liệu duy nhất để dễ tham khảo và theo dõi
- Quản lý thời gian: Ghi lại tất cả các dòng thời gian và thời hạn tiềm năng liên quan đến sự kiện
- Đồng bộ hóa các bên liên quan: Đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông tin đầy đủ và phối hợp chặt chẽ, giảm thiểu sự hiểu lầm
- Giám sát tài chính: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập ngân sách và theo dõi chi phí, đảm bảo trách nhiệm tài chính
Hơn thế nữa? Mẫu này còn đi kèm với các công cụ tiện dụng như biểu đồ Gantt và tự động hóa để giúp bạn lên kế hoạch sự kiện đúng tiến độ (không còn phải vội vàng vào phút chót nữa!).
7. Mẫu đề xuất chiến dịch ClickUp
Không có kế hoạch đề xuất sự kiện nào là hoàn chỉnh nếu không có chiến lược tiếp thị vững chắc. Mẫu đề xuất chiến dịch ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất cho bất kỳ ai nghiêm túc về việc tạo và theo dõi các chiến dịch tiếp thị sự kiện của mình. Đây là lý do:
Mẫu này giúp điều phối tất cả các bên liên quan, giúp dễ dàng quản lý công việc, theo dõi tiến độ và giữ mọi người đi đúng hướng. Mẫu đề xuất này cũng cung cấp một bản phác thảo rõ ràng để nắm bắt các mục tiêu, dòng thời gian và mục tiêu của chiến dịch quảng bá sự kiện của bạn, rất hữu ích khi quản lý các chiến dịch lớn.
Trạng thái, Trường và Chế độ xem tùy chỉnh cho phép tổ chức công việc và dòng thời gian một cách liền mạch. Mẫu này cũng đơn giản hóa quá trình động não, nghiên cứu khán giả, phát triển nội dung và đánh giá để bạn có thể chắc chắn rằng các chiến dịch quảng bá sự kiện của mình được thiết lập chính xác và đúng mục tiêu.
Mẫu đề xuất chiến dịch ClickUp có thể giúp các nhà tiếp thị sự kiện cần nhiều nguồn lực cùng một lúc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các chiến dịch thành công một cách nhanh chóng và hiệu quả.
8. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho cả người dùng mới bắt đầu và người dùng nâng cao. Mẫu này giúp bạn phác thảo chi phí dự án, theo dõi tiến độ và truyền đạt chi tiết tài chính cho các bên liên quan.
Mẫu này cho phép bạn tạo ngân sách rõ ràng, chính xác và giữ cho nhóm của bạn tuân thủ ngân sách đó. Các công cụ trực quan của ClickUp, như biểu đồ Gantt và chế độ xem bảng, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu khóa, thiết lập dòng thời gian, tính toán chi phí và xây dựng đề xuất ngân sách.
Bằng cách sử dụng mẫu này, bạn có thể tránh lỗi, tiết kiệm thời gian và giữ cho tất cả các bên liên quan đồng nhất với nhau — không còn phải theo đuổi mọi người để cập nhật thông tin nữa.
Nhìn chung, mẫu này giúp đơn giản hóa việc quản lý ngân sách, làm cho việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả và hiệu quả hơn nhiều.
9. Mẫu đề xuất sự kiện âm nhạc của Canva
Mẫu đề xuất sự kiện âm nhạc của Canva là một mẫu sôi động và hiện đại, được thiết kế đặc biệt để giúp lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện lễ hội âm nhạc.
Mẫu này bao gồm các phần cho chi tiết sự kiện, vai trò của nhóm, phân tích ngân sách và thông tin địa điểm, vì vậy sẽ không còn thiếu bất kỳ thông tin nào, ngay cả do nhầm lẫn. Mẫu này cung cấp bố cục rõ ràng để trình bày tầm nhìn, công việc và trách nhiệm của nhóm, giúp các bên liên quan thống nhất các mục tiêu khóa.
Với trọng tâm là sự đơn giản và tổ chức, mẫu miễn phí này giúp các nhà tổ chức sự kiện tạo ra các đề xuất hấp dẫn. Đây là một cách tuyệt vời để quảng bá kế hoạch sự kiện âm nhạc của bạn đến khách hàng và cộng tác viên.
10. Mẫu đề xuất tài trợ sự kiện của Better Proposals
Không dễ để tìm thấy các mẫu sẵn có với phân khúc chuyên nghiệp và tích hợp sẵn.
Nhưng còn có Better Proposals.
Mẫu đề xuất tài trợ sự kiện của Better Proposals cung cấp một giải pháp hoàn hảo, dễ sử dụng để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công. Mẫu này có rất nhiều tính năng tuyệt vời để bạn bắt đầu, như bìa ấn tượng, phần giới thiệu được viết sẵn, lời chứng thực về sự kiện và các tùy chọn tài trợ
Bạn có thể điều chỉnh mọi khía cạnh, từ màu sắc đến văn bản và hình ảnh, để bản đề xuất trở nên độc đáo như sự kiện của bạn.
Bảng giá tương tác giúp bạn dễ dàng trình bày chi phí, và tính năng ký điện tử tích hợp được thiết kế để tạo trải nghiệm người dùng mượt mà.
Ngoài ra, bạn có thể nhận thanh toán trực tiếp thông qua tích hợp với Stripe, PayPal hoặc GoCardless.
11. Mẫu đề xuất sự kiện gây quỹ của Smartsheet
Sự kiện không chỉ giới hạn ở các cuộc họp văn phòng, buổi hòa nhạc hoặc buổi tụ họp! Một thể loại sự kiện chính là huy động nguồn lực cộng đồng hoặc gây quỹ.
Mẫu đề xuất sự kiện gây quỹ của Smartsheet cung cấp cấu trúc rõ ràng để lập kế hoạch cho một sự kiện từ thiện thành công như Hope Gala.
Mẫu đề xuất sự kiện nêu rõ các yếu tố chính, bao gồm mục tiêu sự kiện, đối tượng mục tiêu và cơ hội tài trợ, nhằm mục đích gây quỹ cho các hoạt động từ thiện.
Mẫu này bao gồm tổng quan chi tiết về ngân sách, chiến lược tiếp thị và phân tích chi tiết về hậu cần như địa điểm, dịch vụ ăn uống và giải trí.
Nhìn chung, mẫu gây quỹ là một cách tuyệt vời để khởi động các hoạt động gây quỹ và đáp ứng hầu hết các yêu cầu cần thiết của các bên liên quan.
Đề xuất sự kiện trở nên dễ dàng với ClickUp
Việc soạn thảo một đề xuất sự kiện đáng nhớ không phải là điều quá khó.
Với các mẫu phù hợp, bạn có thể tập trung ít hơn vào thiết kế và cấu trúc và tập trung hơn vào điều thực sự quan trọng — đề xuất của bạn!
Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện công ty, lễ hội âm nhạc hay buổi dạ tiệc từ thiện, ClickUp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình với các mẫu miễn phí.
Nhưng đó chưa phải là tất cả; ClickUp còn cung cấp các giải pháp quản lý dự án giúp bạn giải quyết vấn đề, chia sẻ ý tưởng và cộng tác — tất cả chỉ trong một nơi.
Truyền đạt tầm nhìn của bạn, gây ấn tượng với các bên liên quan và hoàn thành xuất sắc tất cả các sự kiện của bạn từ thiết lập đến tổng kết. Đăng ký tài khoản miễn phí ngay hôm nay tại ClickUp!