Các quy trình của bạn bị chôn vùi trong email, vai trò công việc thay đổi mà không có tài liệu và các công việc quan trọng được truyền miệng?
Sự thiếu hiệu quả này không phản ánh nỗ lực của nhóm bạn. Đôi khi, rất khó để duy trì mọi thứ phù hợp với tốc độ tăng trưởng ổn định.
Mẫu hướng dẫn vận hành có thể thay đổi điều đó. Hãy coi hướng dẫn vận hành như cuốn sách hướng dẫn kinh doanh của bạn — cuốn hướng dẫn toàn diện chứa tất cả các "hướng dẫn thực hiện" mà nhóm của bạn cần để mọi việc diễn ra suôn sẻ, bất kể ai là người đứng đầu.
Bài đăng trên blog này cung cấp danh sách các mẫu hướng dẫn vận hành miễn phí được tuyển chọn có thể hợp lý hóa các quy trình tiêu chuẩn và xây dựng nguồn tài nguyên đáng tin cậy cho nhóm của bạn.
Mẫu hướng dẫn vận hành là gì?
Mẫu hướng dẫn vận hành là các tài liệu được cấu trúc sẵn giúp các tổ chức ghi chép các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), quy trình công việc, chính sách và trách nhiệm theo định dạng có tổ chức.
Dưới đây là những nội dung thường có trong các mẫu này:
- Tổng quan về công ty: Giá trị cốt lõi và cơ cấu tổ chức
- Vai trò và trách nhiệm: Mô tả chi tiết về vai trò và trách nhiệm của nhóm
- SOP: Hướng dẫn từng bước cho các công việc lặp lại (ví dụ: đào tạo nhân viên mới, quản lý hàng tồn kho, quy trình hỗ trợ khách hàng)
- Quy trình giao tiếp: Các phương thức xử lý giao tiếp nội bộ và ngoại bộ
- Hướng dẫn tuân thủ và an toàn: Chính sách tuân thủ quy định và an toàn nơi làm việc
- Công cụ và hệ thống: Danh sách công cụ/nền tảng và hướng dẫn sử dụng cho người dùng
- Kế hoạch quản lý khủng hoảng: Cách xử lý các trường hợp khẩn cấp hoặc sự cố hệ thống
Điều gì tạo nên một mẫu hướng dẫn vận hành tốt?
Hãy cùng tìm hiểu những yếu tố cần có trong một mẫu hướng dẫn vận hành chất lượng cao:
- Hướng dẫn và ví dụ tích hợp sẵn: Chọn một mẫu có hướng dẫn và ví dụ hữu ích để hướng dẫn bạn viết nội dung cho từng phần, để bạn không bao giờ phải bắt đầu từ đầu ✅
- Gọn gàng và dễ điều hướng: Tìm kiếm định dạng nhất quán với các phần được phân chia rõ ràng, bảng có thể chỉnh sửa và không gian để ghi chú hoặc danh sách kiểm tra ✅
- Tài nguyên và hình ảnh bên ngoài: Chọn mẫu cho phép bạn nhúng bản ghi màn hình, GIF, hướng dẫn chi tiết hoặc sơ đồ và liên kết các tài nguyên có liên quan (liên kết web hoặc tài liệu nội bộ) để bổ sung thêm bối cảnh ✅
- Chỉnh sửa cộng tác: Chọn mẫu hỗ trợ cộng tác thời gian thực với quyền truy cập dựa trên quyền và kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi ✅
- Tương thích với công cụ: Chọn mẫu tích hợp với các công cụ quản lý dự án và phần mềm hướng dẫn công việc của bạn để phân công công việc, theo dõi tiến độ và cập nhật hướng dẫn dễ dàng ✅
24 mẫu hướng dẫn vận hành
Có nhiều mẫu hướng dẫn vận hành khác nhau được thiết kế cho các công ty khởi nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, trường học, kho hàng, freelancer và một số ngành khác.
Mỗi mẫu đều nổi bật với các tính năng độc đáo. Hãy tìm mẫu phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.
1. Mẫu hướng dẫn sử dụng cho nhân viên của ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp là một không gian dành riêng để ghi chép tổng quan về công ty, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, cũng như các chính sách tuyển dụng.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Viết mô tả công việc chi tiết, nhiệm vụ và trách nhiệm bằng cách sử dụng các mẫu câu đã được định sẵn
- Theo dõi quy trình làm việc của tài liệu với Trạng thái công việc tùy chỉnh như "Bản nháp", "Cần xem xét" và "Đã được phê duyệt"
- Nhúng bản ghi màn hình hoặc video vào hướng dẫn để giải thích quy trình công việc cụ thể cho từng vai trò
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm khởi nghiệp đang xây dựng hướng dẫn đào tạo có cấu trúc và hướng dẫn thống nhất cho nhân viên đầu tiên của mình
🍄 Thông tin thú vị: Hướng dẫn vận hành của NASA quá dày, đến mức cần phải có một bản tóm tắt. Hướng dẫn vận hành của sứ mệnh Apollo rất phức tạp, đến mức các phi hành gia phải mang theo một phiên bản tóm tắt "về nhà an toàn" trong bộ đồ của họ.
2. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp là một trang kiểu wiki có các phần tích hợp sẵn để phác thảo mục đích, giá trị cốt lõi, quy tắc ứng xử, hướng dẫn, giờ làm việc, chính sách ADA của công ty bạn và hơn thế nữa. Nó giúp xây dựng và tổ chức các hướng dẫn toàn diện, dễ cập nhật khi cần thiết.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Sắp xếp các chính sách và quy trình thành các trang lồng nhau để mọi khía cạnh, cho dù là quy trình nhập môn, các quyền lợi hay yêu cầu tuân thủ, đều rõ ràng và dễ tìm kiếm
- Sử dụng tính năng Gán nhận xét của ClickUp để gắn thẻ thành viên nhóm bất cứ khi nào có ai đó đặt câu hỏi và cung cấp câu trả lời ngay trong sổ tay nhân viên
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự và quản lý muốn truyền đạt các chính sách và giá trị tại nơi làm việc
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là tính linh hoạt trong việc thích ứng với nhu cầu của nhóm tôi. Tôi sử dụng nó hàng ngày để tổ chức các chu kỳ kiểm tra QA, ghi chép bằng chứng, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và theo dõi tiến độ của các phiếu yêu cầu trên nhiều đội. Tự động hóa và mẫu tùy chỉnh giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và duy trì tính nhất quán trong các quy trình của chúng tôi.
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là tính linh hoạt trong việc thích ứng với nhu cầu của nhóm tôi. Tôi sử dụng nó hàng ngày để tổ chức các chu kỳ kiểm tra QA, ghi chép bằng chứng, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và theo dõi tiến độ của các phiếu yêu cầu trên nhiều đội. Tự động hóa và các mẫu tùy chỉnh giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và duy trì tính nhất quán trong các quy trình của chúng tôi.
3. Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp cho phép bạn đặt ra các kỳ vọng rõ ràng và cung cấp sự rõ ràng thực tế về cách xử lý các công việc hàng ngày trong toàn công ty.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xây dựng tài liệu quy trình cho việc nhập việc, chấm công, làm việc từ xa, nghỉ việc và hành vi tại nơi làm việc
- Xác định các thực tiễn kinh doanh về giao tiếp, bảo mật, tuân thủ và quản lý xung đột
- Thiết lập Tự động hóa ClickUp để thông báo cho các bên liên quan khi chính sách cần được xem xét, phê duyệt hoặc cập nhật pháp lý
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự và quản lý vận hành muốn có một tài liệu tổng hợp để làm rõ các quy trình và chính sách kinh doanh
🚀 Điều cần lưu ý: Ngoài việc các mẫu giúp bạn hoàn thành phần lớn công việc ban đầu, một trong những ưu điểm chính của việc sử dụng mẫu là tính nhất quán mà chúng mang lại cho tài liệu và quy trình của bạn. Tìm hiểu thêm với video ngắn! 🎥
4. Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp
Mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp giúp chuẩn hóa các quy trình kinh doanh phổ biến cho việc tuyển dụng, đào tạo, chuyển công tác, thăng chức và thôi việc, bất kể nhóm hoặc bộ phận nào.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Thêm sơ đồ trong ClickUp Docs hoặc ClickUp Whiteboards làm hướng dẫn trực quan cho từng SOP, để các quy trình được tuân thủ nhất quán
- Duy trì trình theo dõi SOP tập trung bằng cách sử dụng Chế độ xem bảng để theo dõi quyền sở hữu, xem lại ngày và cập nhật tại một nơi
- Chuẩn hóa việc chuyển giao giữa các bộ phận (như từ bộ phận nhân sự sang bộ phận CNTT trong quá trình tuyển dụng) bằng cách phân công công việc có phụ thuộc và thời hạn để tránh chậm trễ
✅ Lý tưởng cho: Trưởng bộ phận vận hành hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ muốn chuẩn hóa quy trình làm việc nội bộ giữa các nhóm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm bảng RACI (Chịu trách nhiệm, Báo cáo, Tham khảo ý kiến, Thông báo) nhanh chóng ở đầu mỗi SOP để tránh nhầm lẫn về quyền sở hữu và giữ cho quá trình ra quyết định rõ ràng.
5. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp cung cấp cho nhóm của bạn một phương pháp tập trung để ghi chép, theo dõi và tuân thủ các quy trình kinh doanh trên tất cả các hàm. Nó đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ trong toàn tổ chức.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Sắp xếp các thủ tục một cách trực quan với bảng Kanban dễ đọc, hiển thị tình trạng của từng công việc, ví dụ: Việc cần làm, Đang tiến hành hoặc Đã hoàn thành
- Truy cập bốn chế độ xem ClickUp tùy chỉnh, tức là Sơ đồ quy trình, Danh sách tài liệu, Giai đoạn tài liệu và Dòng thời gian
- Tự động theo dõi tiến độ công việc bằng thanh trực quan được cập nhật khi các công việc con, mục danh sách kiểm tra và nhận xét được hoàn thành
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm vận hành và trưởng bộ phận quản lý các quy trình nội bộ nhiều bước giữa các nhóm
🍄 Thông tin thú vị: Nhiều doanh nghiệp gia đình sử dụng hướng dẫn vận hành được truyền lại và cập nhật trong hơn 50 năm. Nó giống như DNA của doanh nghiệp bạn dưới dạng biểu mẫu.
6. Mẫu hướng dẫn cho nhân viên mới của ClickUp
Mẫu hướng dẫn cho nhân viên mới của ClickUp cung cấp danh sách kiểm tra mà các nhóm nhân sự có thể làm theo để dễ dàng hơn trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới. Từ ngày đầu tiên đến tuần thứ tư, mẫu này bao gồm các nhiệm vụ từng bước mà nhân viên phải làm theo.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân công các công việc như thu thập tài liệu, thiết lập tài khoản, chuẩn bị không gian làm việc và đào tạo cho các nhóm hoặc cá nhân phù hợp
- Đặt ưu tiên để các nhóm và cá nhân có thể tập trung vào các công việc nhập môn cần hoàn thành gấp trước tiên
- Chuyển sang Chế độ xem Lịch để lên lịch các phiên giới thiệu, bàn giao thiết bị và tóm tắt chính sách theo định dạng dòng thời gian
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm phát triển nhanh muốn mang lại trải nghiệm nhập môn nhất quán cho tất cả các vai trò và bộ phận
7. Mẫu văn hóa công ty ClickUp
Bạn muốn phác thảo những nguyên tắc cơ bản độc đáo của tổ chức để nhân viên có chế độ xem minh bạch và hiểu rõ hơn? Mẫu Văn hóa công ty ClickUp ghi chép chính xác mọi thứ, từ sứ mệnh, giá trị, lịch sử, sơ đồ tổ chức đến văn hóa cốt lõi và các sản phẩm/dịch vụ của công ty.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đưa ra các sáng kiến để phát triển văn hóa và liên kết chúng với chiến lược kinh doanh của bạn
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm ở các bộ phận khác nhau để thu thập ý kiến và xây dựng các hướng dẫn văn hóa chung
- Sử dụng AI để ghi chép và tinh chỉnh các giá trị cốt lõi, tài liệu sản phẩm, sứ mệnh, tầm nhìn và các nguyên tắc văn hóa
✅ Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp xây dựng văn hóa chung để thống nhất mọi người với các giá trị cốt lõi của công ty
Dưới đây là nhận xét của một khách hàng về các mẫu của ClickUp!
Rất dễ sử dụng; bạn có thể sắp xếp mọi thứ vào thư mục và danh sách, hệ thống mẫu rất tuyệt vời và tính năng nhập từ các công cụ khác rất mạnh mẽ. Thật tuyệt vời!
Công việc rất dễ dàng; bạn có thể sắp xếp mọi thứ vào thư mục và danh sách, hệ thống mẫu rất tuyệt vời và tính năng nhập từ các công cụ khác rất mạnh mẽ. Thật tuyệt vời!
8. Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp
Mẫu Sổ tay Nhân sự ClickUp là thứ bạn cần để tổ chức và duy trì tất cả các chính sách nhân sự của mình ở một nơi. Nó cho phép bạn tổ chức mọi thứ mà nhân viên cần biết khi gia nhập tổ chức, như giá trị kinh doanh, phân cấp công ty, quy tắc nơi làm việc, chính sách nghỉ phép và kỳ vọng về hiệu suất.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xây dựng các chính sách làm việc vững chắc để đảm bảo không có chính sách quan trọng nào bị bỏ sót
- Đánh thẻ nhân viên mới vào các phần và công việc cụ thể để giúp họ tìm thấy câu trả lời mà họ cần
- Giao trách nhiệm xây dựng chính sách cho các thành viên nhóm có liên quan và sử dụng Trạng thái tùy chỉnh như Bản nháp, Đang xem xét hoặc Đã được phê duyệt để quản lý tiến độ và hiển thị
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự xây dựng tài liệu tập trung để truyền đạt các chính sách tiêu chuẩn của công ty
9. Mẫu Bảng trắng Luồng quy trình ClickUp
Nếu bạn muốn có một biểu diễn trực quan về cách mọi thứ di chuyển từ điểm A đến điểm B, Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp là một lựa chọn phù hợp. Được xây dựng bằng Bảng trắng ClickUp, mẫu này cung cấp cho bạn một không gian linh hoạt để phác thảo từng bước bằng hình dạng, mũi tên và kết nối.
Với mẫu này, bạn có thể
- Liên kết các hình dạng với công việc thực tế, gắn thẻ thành viên nhóm, thêm thời hạn và theo dõi tiến độ mà không cần rời khỏi biểu đồ
- Sử dụng Chế độ xem sơ đồ tuyển dụng để hình dung các giai đoạn tuyển dụng và phát hiện sớm các điểm nghẽn
- Lập bản đồ quy trình công việc nhiều bước như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới hoặc phê duyệt với các điểm kiểm tra được đánh dấu rõ ràng và được chỉ định
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm muốn có một cách trực quan, tương tác để xây dựng và chia sẻ bản đồ quy trình
10. Mẫu Chính sách Công ty ClickUp
Mẫu Chính sách công ty ClickUp giúp bạn ghi chép các quy tắc công ty, tiêu chuẩn nơi làm việc và các quy trình về sức khỏe & an toàn một cách ngắn gọn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định và quyết định chính sách bạn cần bằng cách sử dụng các câu hỏi và ví dụ có sẵn bao gồm các chủ đề phổ biến tại nơi làm việc
- Liên kết đến các tài liệu chính sách chi tiết, nhúng video giới thiệu và đính kèm tài liệu hỗ trợ để bổ sung thông tin và cung cấp bối cảnh đầy đủ cho nhân viên
✅ Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp nhỏ đang xây dựng tài liệu chính sách tiêu chuẩn để nhân viên tham khảo
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng phác thảo các chính sách cơ bản về hành vi, nghỉ phép, phúc lợi hoặc tuân thủ.
📚 Đọc thêm: Cách soạn thảo chính sách công ty [Với ví dụ]
11. Mẫu kế hoạch hành động sự cố ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động sự cố ClickUp cho phép bạn phác thảo vai trò, chuỗi công việc, chi tiết liên hệ và dòng thời gian để xử lý các trường hợp khẩn cấp khác nhau.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân công công việc bằng danh sách phân công sự cố để mọi người rõ trách nhiệm của mình trong trường hợp khẩn cấp
- Tạo trình tự từng bước và hình dung kế hoạch hành động khẩn cấp bằng sơ đồ để dễ hiểu hơn
- Sử dụng Chế độ xem Lịch để lên lịch kiểm tra, đánh giá theo dõi hoặc liên kết thời hạn báo cáo tuân thủ với dòng thời gian sự cố
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm quản lý kế hoạch khẩn cấp, ứng phó khủng hoảng hoặc rủi ro hoạt động để lập kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp khác nhau
12. Mẫu kế hoạch hành động an ninh mạng ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động an ninh mạng ClickUp là một trang kiểu wiki để phác thảo các kế hoạch của bạn nhằm giảm thiểu và ứng phó với các mối đe dọa an ninh mạng. Mẫu này cũng cung cấp một không gian có cấu trúc để ghi lại các nỗ lực bảo mật đang diễn ra của bạn, bao gồm kiểm toán, nhật ký sự cố và danh sách kiểm tra tuân thủ.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định các lỗ hổng và ghi lại các bước hành động theo mức độ nghiêm trọng, sử dụng các trường như Mức độ rủi ro, Người chịu trách nhiệm hành động và Hạn chót
- Liên kết đến các giao thức bảo mật, yêu cầu tuân thủ hoặc hồ sơ sự cố trước đó để có bối cảnh đầy đủ
- Sử dụng chế độ xem Tổng quan về đánh giá rủi ro để sắp xếp các lỗ hổng theo mức độ nghiêm trọng và tác động, để các nhóm có thể tập trung vào các mối đe dọa quan trọng nhất trước tiên
- Làm việc từ Chế độ xem Kế hoạch ứng phó sự cố để phối hợp các vai trò, bước ứng phó và dòng thời gian trong một sự kiện bảo mật đang diễn ra
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm CNTT và quản lý tuân thủ chịu trách nhiệm xác định rủi ro và điều phối các nỗ lực ứng phó khẩn cấp
13. Mẫu kế hoạch hoạt động ClickUp
Mẫu Kế hoạch Hoạt động ClickUp là mẫu theo kiểu danh sách kiểm tra giúp bạn vận hành kinh doanh trơn tru. Mẫu này bao gồm các trường được tạo sẵn để phân công nhiệm vụ, cài đặt ưu tiên, theo dõi thời hạn và xác định các nhóm chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hoạt động khác nhau.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân loại công việc theo giai đoạn kế hoạch, nhóm thực hiện và mức độ ưu tiên bằng Trường Tùy chỉnh để tổ chức và lọc hiệu quả hơn
- Sử dụng Chế độ xem Dòng thời gian để bố trí thời lượng công việc theo tuần hoặc tháng để xem thời gian hoàn thành ước lượng và các khu vực có thể trùng lặp
- Giám sát sức chứa và khối lượng công việc trong Chế độ xem Khối lượng công việc để tránh phân bổ quá mức và điều chỉnh nhiệm vụ trước khi xảy ra sự chậm trễ
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm vận hành cần sự phối hợp, theo dõi giai đoạn và hiển thị trên toàn nhóm để quản lý các hoạt động kinh doanh đang diễn ra
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số nhân viên (57%) lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu nội bộ hoặc cơ sở kiến thức của công ty để tìm thông tin liên quan đến công việc.
Và khi không thể, một trong sáu người sẽ sử dụng các biện pháp cá nhân, lục lọi các email, ghi chú hoặc ảnh chụp màn hình cũ chỉ để ghép các thông tin lại với nhau.
ClickUp Brain và ClickUp Connected Search loại bỏ việc tìm kiếm bằng cách cung cấp các câu trả lời tức thì, được hỗ trợ bởi AI, lấy từ toàn bộ không gian làm việc của bạn và các ứng dụng bên thứ ba được tích hợp, để bạn có được những gì bạn cần mà không gặp rắc rối.
📚 Đọc thêm: Phần mềm quản lý vận hành tốt nhất
14. Mẫu kế hoạch triển khai đào tạo ClickUp
Mẫu Kế hoạch Triển khai Đào tạo ClickUp giúp bạn lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi các chương trình đào tạo trong toàn công ty một cách hiệu quả. Mẫu này tập hợp các mục tiêu đào tạo, phương pháp đào tạo, dòng thời gian, tài liệu đào tạo và người hướng dẫn được chỉ định vào một nơi để đảm bảo triển khai nhất quán.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân loại các phiên đào tạo theo phương pháp đào tạo (ảo, trực tiếp hoặc tự học) và chỉ định giảng viên, chủ sở hữu và thời hạn bằng Trường Tùy chỉnh
- Sử dụng Chế độ xem modal để sắp xếp các phiên theo định dạng và điều phối hậu cần như sự sẵn sàng của giảng viên, công cụ hoặc thiết lập phòng phù hợp
- Đính kèm tài liệu đào tạo, liên kết video hoặc hướng dẫn tham khảo trực tiếp vào từng công việc của phiên để nhân viên có thể truy cập khi thuận tiện
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự hoặc trưởng bộ phận đào tạo và phát triển quản lý các chương trình đào tạo nhiều giai đoạn trên các bộ phận hoặc vai trò khác nhau
15. Mẫu hướng dẫn vận hành kinh doanh của Template. Net
Mẫu hướng dẫn vận hành kinh doanh của Template.net là tài liệu hướng dẫn dạng tài liệu cần thiết cho các nhóm chịu trách nhiệm vận hành hệ thống kỹ thuật hoặc quản lý thiết bị trong hoạt động hàng ngày.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Ghi lại cách thiết lập và cấu hình phần cứng hoặc phần mềm một cách chính xác, kèm theo danh sách công việc và hình ảnh
- Cung cấp các bước khắc phục sự cố để giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật thường xuyên xảy ra mà không cần hỗ trợ từ bên ngoài
- Lập kế hoạch chi tiết quy trình vận hành thiết bị hoặc hệ thống một cách an toàn và chính xác
✅ Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp dựa trên sản phẩm hoặc các nhóm kỹ thuật tạo hướng dẫn nội bộ
16. Mẫu hướng dẫn xây dựng của Template. Net
Mẫu hướng dẫn xây dựng của Template.net hỗ trợ ghi chép toàn bộ quy trình xây dựng, cho phép bạn lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự từng giai đoạn một cách cẩn thận.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phác thảo các bước lập kế hoạch xây dựng như lựa chọn địa điểm, lập ngân sách và kiểm tra pháp lý bằng định dạng danh sách kiểm tra
- Đặt ra các quy trình minh bạch cho các hoạt động xây dựng cốt lõi như chuẩn bị mặt bằng, công việc nền móng, lắp khung, hệ thống ống nước và bàn giao công trình
- Thiết lập các quy trình kiểm soát chất lượng và an toàn để giúp nhân viên tại hiện trường hiểu rõ các yêu cầu tuân thủ
✅ Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp xây dựng cần hướng dẫn toàn diện để lập bản đồ các hoạt động kinh doanh chính của họ
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các quy trình khẩn cấp và diễn tập an toàn vào mẫu hướng dẫn vận hành xây dựng của bạn. Hướng dẫn rõ ràng trong tình huống khẩn cấp có thể cứu sống nhiều người và giảm thiểu trách nhiệm pháp lý.
17. Mẫu hướng dẫn đào tạo trường lái xe của Template. Net
Mẫu hướng dẫn đào tạo trường lái xe hướng dẫn bạn soạn thảo hướng dẫn đào tạo toàn diện cho các tài xế mới và học viên. Mẫu này bao gồm các phần được định sẵn để nêu tóm tắt các quy tắc giao thông, lý thuyết lái xe, các bài học thực hành trên xe và mọi thứ khác để mang lại trải nghiệm đào tạo nhất quán trong toàn bộ học viện.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Nhúng video hướng dẫn và sơ đồ để giải thích các nguyên tắc cơ bản về lái xe và các quy tắc an toàn theo định dạng hấp dẫn, dễ hiểu hơn
- Phân chia chương trình đào tạo thành các mô-đun lý thuyết và thực hành để giải thích toàn bộ lộ trình học tập cho học viên
- Xác định các điểm kiểm tra học tập rõ ràng để theo dõi tiến độ của từng học viên và đánh giá sự chuẩn bị của họ cho bài kiểm tra
✅ Phù hợp cho: Trường dạy lái xe và giảng viên muốn có một tài liệu đào tạo sẵn sàng để cấu trúc, bao gồm cả phần học lý thuyết và thực hành trên xe
18. Mẫu hướng dẫn công việc tự do của Template. Net
Mẫu hướng dẫn công việc tự do cho phép bạn thiết lập và điều hành công việc tự do một cách có tổ chức và nhất quán hơn. Từ việc tìm kiếm nền tảng làm việc tự do, đăng ký kinh doanh đến cài đặt mức giá và quản lý khách hàng, mẫu này giúp bạn suy nghĩ thấu đáo mọi khía cạnh của công việc tự do.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Thiết lập luồng tiếp nhận khách hàng tiêu chuẩn bao gồm hợp đồng, dòng thời gian, kết quả công việc và các phương thức liên lạc
- Đảm bảo bạn đã xử lý các vấn đề cơ bản về đăng ký, thuế và pháp lý trước khi bắt đầu công việc
- Lập danh sách các nền tảng, phương pháp tiếp cận và các bước đề xuất mà bạn sẽ sử dụng nhất quán để tiếp nhận khách hàng mới
✅ Lý tưởng cho: Những người làm việc tự do muốn xây dựng nền tảng tài liệu đầy đủ trước khi nhận khách hàng
19. Mẫu hướng dẫn bất động sản của Template. Net
Mẫu hướng dẫn bất động sản tóm tắt mọi thứ về mua bán bất động sản, quy trình bán hàng, giao tiếp với khách hàng, tài liệu và tiếp thị thông qua một tài liệu có cấu trúc.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Ghi lại các phương pháp hay nhất để xử lý người mua, người bán và danh sách công việc để đảm bảo giao tiếp và trải nghiệm khách hàng nhất quán
- Tạo danh sách kiểm tra các công việc pháp lý và tuân thủ, bao gồm hợp đồng, tiết lộ thông tin và quy định của khu vực
- Nhúng các liên kết web có thể nhấp trực tiếp vào tài liệu để tham chiếu các cổng thông tin bất động sản, công cụ danh sách công việc và mẫu hợp đồng
✅ Lý tưởng cho: Các công ty bất động sản và công ty môi giới cần ghi chép các quy trình và duy trì tính nhất quán trong các tương tác với khách hàng
20. Mẫu hướng dẫn vận hành và bảo trì của Template. Net
Mẫu Hướng dẫn vận hành và bảo trì của giúp bạn ghi chép các quy trình để vận hành và bảo trì thiết bị và hệ thống tại cơ sở của bạn một cách hiệu quả.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phát triển các hướng dẫn khắc phục sự cố và quy trình an toàn đáng tin cậy, đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho nhân viên
- Tạo nhật ký bảo trì theo lịch trình với các công việc được phân công để giảm sự cố và kéo dài tuổi thọ thiết bị
- Bao gồm hình ảnh và video để giải thích các quy trình kỹ thuật, thành phần hệ thống hoặc các bước sửa chữa một cách rõ ràng hơn
✅ Lý tưởng cho: Quản lý cơ sở vật chất, trưởng bộ phận vận hành hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ ghi chép cách vận hành và bảo trì các hệ thống khóa
21. Mẫu hướng dẫn sử dụng phần mềm của Template. Net
Mẫu Hướng dẫn sử dụng phần mềm giúp bạn xây dựng hướng dẫn toàn diện để cung cấp hỗ trợ và đào tạo cho việc triển khai và quản lý phần mềm trên quy mô lớn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Mời các thành viên trong nhóm đóng góp hướng dẫn chi tiết, sửa các hướng dẫn lỗi thời và duy trì tính chính xác của tài liệu
- Thêm phần khắc phục sự cố với ảnh chụp màn hình có chú thích về các thông báo lỗi phổ biến và giải pháp từng bước để giúp người dùng giải quyết vấn đề mà không bị chậm trễ
- Giải thích cách sử dụng các tính năng khóa bằng hướng dẫn rõ ràng, hình ảnh và thậm chí cả bản ghi màn hình để hỗ trợ các phong cách học tập khác nhau
✅ Lý tưởng cho: Các nhà quản lý sản phẩm xây dựng tài liệu có thể mở rộng cùng với phần mềm và hỗ trợ người dùng
22. Mẫu hướng dẫn vận hành trường học của SweetProcess
Mẫu Hướng dẫn vận hành trường học cho phép bạn tạo hướng dẫn dễ hiểu, bao gồm toàn bộ quy trình vận hành trường học.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Ghi chép các thủ tục cốt lõi cho việc đăng ký học sinh, tuyển dụng nhân viên, lập kế hoạch bài giảng và xử lý tình huống khẩn cấp
- Tiêu chuẩn hóa các chính sách toàn trường về việc tham dự, an toàn và giao tiếp nội bộ cho việc sử dụng hàng ngày
- Phân chia vai trò và trách nhiệm cho nhân viên giảng dạy và hỗ trợ để phân định rõ trách nhiệm
✅ Lý tưởng cho: Các bộ phận quản lý trường học muốn chuẩn hóa hoạt động, hỗ trợ đánh giá nội bộ hoặc đào tạo nhân viên mới với sự hỗ trợ tối thiểu
23. Mẫu hướng dẫn vận hành cho tổ chức phi lợi nhuận của SweetProcess
Mẫu hướng dẫn vận hành tổ chức phi lợi nhuận giúp bạn ghi chép cách thức hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận trong tất cả các bộ phận, chẳng hạn như gây quỹ, nhân sự, tài chính, tình nguyện, v.v.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phát triển và chia sẻ tài liệu chi tiết với các thành viên hội đồng, đối tác chương trình hoặc nhà cung cấp tài trợ để cho thấy cách thức tổ chức và quản lý của tổ chức phi lợi nhuận của bạn
- Phác thảo các quy trình có thể lặp lại cho các đơn xin tài trợ, theo dõi nhà tài trợ, theo dõi tài chính và tuyển dụng tình nguyện viên trong một hướng dẫn dễ tiếp cận
✅ Lý tưởng cho: Các nhóm phi lợi nhuận cần một hướng dẫn tập trung hỗ trợ công việc hàng ngày và trách nhiệm giải trình trong toàn tổ chức
24. Mẫu hướng dẫn vận hành kho hàng của SweetProcess
Mẫu Hướng dẫn vận hành kho được xây dựng trên Tài liệu Google để ghi lại các quy trình vận hành trong các chức năng kho.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kho để mọi thành viên trong nhóm biết chính xác trách nhiệm của mình
- Thêm danh sách kiểm tra an toàn và hướng dẫn sử dụng thiết bị để giảm thiểu tai nạn và đảm bảo tuân thủ quy định
- Chuẩn hóa các quy trình xử lý hàng tồn kho, thực hiện đơn đặt hàng, chuyển ca, lưu trữ và hơn thế nữa để tránh mọi sự chậm trễ hoặc hiểu lầm
✅ Phù hợp cho: Quản lý kho và giám sát viên cần một tài liệu hướng dẫn có cấu trúc, sẵn sàng sử dụng để duy trì hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ
Đơn giản hóa hoạt động với các mẫu ClickUp miễn phí
Tài liệu rõ ràng giúp các nhóm của bạn thống nhất và các quy trình kinh doanh nhất quán. Cho dù bạn đang tạo hướng dẫn cho bộ phận nhân sự, đào tạo nhân viên hay hoạt động hàng ngày, mẫu phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tổ chức quy trình tài liệu của bạn.
Tuy nhiên, lợi thế thực sự sẽ xuất hiện khi bạn kết hợp chúng với các công cụ phù hợp (👀 đọc: ClickUp)
Ngoài các mẫu, nó còn cung cấp cho bạn một không gian làm việc tất cả trong một để sắp xếp và xử lý tài liệu của bạn.
Bạn có thể sử dụng AI để soạn thảo nội dung nhanh hơn, liên kết các SOP có liên quan, chuyển hướng dẫn thành công việc, phân công cho các thành viên trong nhóm và tự động hóa các bước lặp lại. Và bạn không cần phải chuyển đổi nền tảng.
Đăng ký ClickUp miễn phí và biến các hướng dẫn sử dụng tĩnh của bạn thành một hệ thống có thể theo dõi, có thể thực hiện được mà nhóm của bạn có thể tuân theo và cập nhật theo thời gian thực.