Chính sách công ty giúp bạn xây dựng văn hóa tổ chức hiệu quả, xử lý các sự cố tại nơi làm việc, đảm bảo tuân thủ, quản lý rủi ro và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực.
Tuy nhiên, việc soạn thảo chính sách công ty có thể rất khó khăn — bạn cần kiểm tra các yêu cầu pháp lý, điều chỉnh chính sách cho phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty, xem xét nhu cầu của các bên liên quan khác nhau và nhiều hơn nữa.
Vì vậy, nếu bạn là giám đốc nhân sự hoặc chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm những cách chi tiết nhưng đơn giản để tạo ra các chính sách công ty hiệu quả, bạn đã đến đúng nơi.
Chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn từng bước để soạn thảo chính sách, cùng với các ví dụ về chính sách công ty, các mẹo và công cụ để giúp bạn đẩy nhanh quá trình xây dựng chính sách.
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu chính sách công ty là gì.
Chính sách công ty là gì?
Chính sách công ty là khung quy định các quy tắc và quy định tại nơi làm việc. Chúng xác định các thực tiễn và hướng dẫn để quản lý các vấn đề kinh doanh tiềm ẩn. Chính sách công ty hướng dẫn cách thức nhân viên, người sử dụng lao động và tất cả các bên liên quan phải hành động và thực hiện công việc của công ty. Chúng đặt ra những kỳ vọng rõ ràng đối với hành động của mọi người trong các tình huống khác nhau.
- Bằng cách xác định rõ quy tắc ứng xử và ranh giới chuyên nghiệp, chính sách công ty giúp ngăn chặn các sự cố tại nơi làm việc và hỗ trợ nhân viên và nhà quản lý xử lý các tình huống khẩn cấp
- Các chính sách này cũng đảm bảo bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, thúc đẩy công bằng, hỗ trợ quản lý thay đổi một cách suôn sẻ và tạo điều kiện cho việc ra quyết định dựa trên thông tin
- Khi một doanh nghiệp mở rộng quy mô, chính sách công ty đảm bảo tiêu chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Chính sách làm rõ các thủ tục và giúp nhân viên hiểu cách mang lại giá trị nhất quán cho khách hàng
- Chính sách công ty cũng cải thiện việc tuân thủ các giá trị tổ chức và các quy định pháp luật
Với các chính sách này, bạn có thể xem xét môi trường tuân thủ hiện tại, bao gồm tuân thủ dự án và thay đổi chính sách dựa trên luật pháp cập nhật và các thực tiễn tốt nhất trong ngành.
Tổng quan về các loại chính sách công ty
Dưới đây là một số chính sách tiêu chuẩn mà chính sách công ty của bạn phải bao gồm:
An toàn và sức khỏe tại nơi làm việc
Các quy trình và chính sách về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc quy định các thủ tục để ngăn ngừa tai nạn tại nơi làm việc. Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA), một cơ quan liên bang của Hoa Kỳ, đặt ra các hướng dẫn để bảo vệ người lao động và tạo ra một nơi làm việc an toàn. Ví dụ, cơ quan này cung cấp các bước để xử lý vật liệu nguy hiểm, nộp đơn khiếu nại, báo cáo thương tích nghiêm trọng và tử vong, v.v.
Mã hành vi của nhân viên
Bộ quy tắc ứng xử của nhân viên quy định cách nhân viên phải cư xử tại nơi làm việc. Bộ quy tắc này nêu rõ các quy tắc cụ thể về trang phục, trách nhiệm, tuân thủ luật pháp, bảo mật dữ liệu, bảo mật thông tin, quấy rối tình dục, lạm dụng chất kích thích và thậm chí cả việc sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn chưa thiết lập chính sách quy tắc ứng xử vững chắc trong tổ chức của mình, hãy sử dụng các mẫu quy tắc ứng xử để thiết lập các hướng dẫn phù hợp về hành vi của nhân viên và các thực tiễn tôn trọng tại nơi làm việc phù hợp với giá trị của công ty bạn.
Chính sách cơ hội bình đẳng
Chính sách cơ hội bình đẳng áp dụng cho tất cả nhân viên hiện tại và tương lai của công ty. Chính sách này nhấn mạnh cam kết của công ty trong việc cung cấp cơ hội việc làm bình đẳng mà không phân biệt đối xử.
Chính sách này tuân thủ luật Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEO) của Hoa Kỳ, ngăn chặn sự phân biệt đối xử tại nơi làm việc dựa trên chủng tộc, tôn giáo, màu sắc, giới tính, quốc tịch hoặc khuyết tật. Chính sách cơ hội bình đẳng là điều cần thiết để đảm bảo sự hòa nhập và đa dạng trong công ty.
Xử lý kỷ luật nhân viên
Chính sách kỷ luật nêu rõ các biện pháp kỷ luật thích hợp mà người sử dụng lao động có thể áp dụng đối với hành vi sai trái, hiệu suất kém hoặc vi phạm quy tắc của nhân viên. Chính sách này bao gồm các hình thức khiển trách khác nhau, từ cảnh báo đối với vi phạm nhỏ đến các biện pháp nghiêm khắc như giáng chức, đình chỉ và sa thải đối với vi phạm nghiêm trọng.
Chính sách về sự có mặt và nghỉ phép
Chính sách đi làm và nghỉ phép nêu chi tiết thời gian nghỉ phép của nhân viên dựa trên vị trí công việc, cách xin nghỉ phép, người cần liên hệ và quy trình phê duyệt. Chính sách nghỉ phép cũng bao gồm chi tiết về các loại nghỉ phép của công ty, tích lũy, nghỉ phép bắt buộc, nghỉ phép linh hoạt, v.v. Chính sách đi làm và nghỉ phép đảm bảo nhân viên tuân thủ lịch trình.
Chính sách công việc kết hợp và từ xa
Chính sách này hợp lý hóa cách thức nhân viên làm việc tại nhà và tại nơi làm việc. Theo Báo cáo khảo sát Gallup 2024, 27% nhân viên ở Mỹ làm việc từ xa và 53% làm việc trong môi trường kết hợp. Vì vậy, bạn cần có chính sách làm việc từ xa và kết hợp để trả lời các câu hỏi như:
- Nhân viên có thể làm việc từ văn phòng tại nhà như thế nào?
- Khi nào họ được yêu cầu đăng nhập?
- Mọi người có thể tự cài đặt giờ làm việc của mình không?
- Công việc từ xa sẽ được đánh giá như thế nào?
- Sẽ có những hỗ trợ nào cho công việc từ xa?
- Những quyền lợi pháp lý của nhân viên làm việc từ xa là gì?
Cách tạo ra một chính sách công ty?
Việc soạn thảo chính sách và quy trình đòi hỏi một kế hoạch rõ ràng về những nội dung cần bao gồm, cách thể hiện với những người tham gia, ai phải tuân theo chính sách và khi nào chính sách có hiệu lực.
Dưới đây là tất cả các chi tiết liên quan đến chính sách để giúp bạn soạn thảo các chính sách công ty hoàn hảo.
Các bước để tạo chính sách công ty
Dưới đây là quy trình từng bước để giúp bạn tạo chính sách công ty.
1. Xác định nhu cầu của chính sách và xác định các bên liên quan
Bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu chính sách — bạn muốn triển khai chính sách để đáp ứng các yêu cầu pháp lý hay thiết lập các quy trình tiêu chuẩn tại nơi làm việc để nâng cao hiệu quả. Kết nối với các nhóm và quản lý khác nhau để hiểu đầy đủ các yêu cầu của chính sách.
2. Tham gia tất cả các bên liên quan
Bước đầu tiên là giành được sự hỗ trợ nhất trí của ban lãnh đạo và nhân viên đối với chính sách được đề xuất. Giải thích cho họ tại sao chính sách đó là cần thiết, tìm kiếm ý kiến đóng góp từ họ và giải đáp thắc mắc của họ. Khi mọi người đã thống nhất, hãy bắt đầu lập kế hoạch thực sự.
3. Tập hợp nhóm xây dựng chính sách
Cho dù bạn đang soạn thảo chính sách công ty hay mẫu tài liệu quy trình, sự hợp tác là điều bắt buộc. Hãy tập hợp toàn bộ nhóm và sử dụng ý tưởng của mọi người để tạo ra thông điệp chính sách thống nhất hơn.
Đảm bảo bạn tham gia các nhà quản lý, lãnh đạo và nhân viên khác là chuyên gia trong lĩnh vực chính sách cụ thể. Ví dụ, nếu bạn đang tạo chính sách CNTT cho công ty, hãy tham khảo ý kiến của nhóm CNTT.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Một phiên brainstorming với các bên liên quan có thể giúp bạn nắm bắt tất cả các kỳ vọng và kết quả lý tưởng ở một nơi. Cộng tác trên Bảng trắng ClickUp để thu thập ý kiến từ tất cả các nhóm liên quan.
4. Cấu trúc chính sách
Cấu trúc chính sách công ty khác nhau tùy theo nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, hãy đảm bảo cấu trúc được chuẩn hóa. Ví dụ, nếu bạn có kế hoạch viết sổ tay nhân viên nêu chi tiết tất cả các chính sách và quy trình, hãy đảm bảo bạn viết các chính sách theo định dạng chuẩn.
Dưới đây là một số nội dung bắt buộc phải có trong một chính sách:
- Mục đích: Giải thích chính sách này nhằm mục đích gì
- Phạm vi chính sách: Cung cấp tổng quan về những nội dung chính sách bao gồm và những người phải tuân thủ chính sách đó
- Tuyên bố chính sách: Mục tiêu và mục đích của chính sách là gì? Mô tả các quy tắc và hướng dẫn cụ thể
- Vai trò và trách nhiệm: Bao gồm thêm chi tiết về khả năng áp dụng chính sách, cách thức thực thi và giám sát chính sách, cũng như các ủy ban chịu trách nhiệm xem xét chính sách
- Quy trình: Xây dựng các mẫu SOP để cung cấp hướng dẫn từng bước cho công việc thường ngày
- Ngày có hiệu lực: Đề cập đến thời điểm chính sách có hiệu lực
- Hành vi được phép: Viết các hướng dẫn cụ thể về hành vi được chấp nhận
- Hành vi bị cấm: Bao gồm các quy định hạn chế về hành vi của nhân viên
- Yêu cầu báo cáo: Chi tiết những việc nhân viên phải làm để báo cáo sự cố
- Thuật ngữ: Bao gồm danh sách các thuật ngữ thường được sử dụng trong chính sách kèm theo định nghĩa. Điều này sẽ làm rõ chính sách và giúp bạn tránh các vấn đề pháp lý
Dưới đây là mẫu chính sách công ty để bạn tham khảo:
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tiêu chuẩn hóa cấu trúc chính sách không phải là việc dễ dàng. Sử dụng các mẫu chính sách công ty sẵn có của ClickUp để tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
5. Bắt đầu nghiên cứu
Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu viết chính sách. Thu thập dữ liệu về công ty và chủ đề chính sách để tạo ra một chính sách vững chắc mà mọi người đều tuân thủ. Nghiên cứu kỹ lưỡng cũng có thể giúp bạn lấp đầy những lỗ hổng trong các chính sách hiện tại bằng thông tin liên quan. Dưới đây là một số cách để thu thập thông tin:
- Kiểm tra các mẫu chính sách làm điểm khởi đầu
- Thực hiện các cuộc khảo sát trên toàn công ty và phỏng vấn nhân viên
- Thảo luận với nhóm xây dựng chính sách và mời các chuyên gia về chủ đề này tham gia
- Nhận thông tin mới nhất về luật pháp tiểu bang và liên bang có liên quan đến chính sách của bạn và tạo hoặc cập nhật chính sách cho phù hợp
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để tạo khảo sát và biểu mẫu để thu thập ý kiến từ nhân viên của bạn.
6. Viết và xem xét bản nháp đầu tiên
Chính sách công ty của bạn có thể không hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Sau khi tạo bản nháp đầu tiên, hãy thu thập ý kiến phản hồi từ các chuyên gia, lãnh đạo và nhân viên. Sử dụng ý kiến phản hồi để thu thập thông tin hữu ích và thực hiện các thay đổi cho đến khi mọi người đều đồng ý. Cuối cùng, xin sự chấp thuận từ nhóm pháp lý và ban quản lý để triển khai chính sách.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs để dễ dàng soạn thảo chính sách và cộng tác với người khác để nhận phản hồi theo thời gian thực
7. Đăng bản thảo cuối cùng
Chia sẻ chính sách công ty của bạn trong một hệ thống tập trung, dễ truy cập, chẳng hạn như phần mềm sổ tay nhân viên. Các nền tảng như vậy giúp bạn tạo, tùy chỉnh và phân phối các chính sách và quy trình của công ty. Chúng giúp việc tuyển dụng nhân viên trở nên dễ dàng, tạo điều kiện cho sự hợp tác và giao tiếp, đồng thời phù hợp với các quy định và giá trị của công ty.
Ví dụ về chính sách công ty
Viết chính sách công ty hiệu quả giúp tạo ra môi trường làm việc gắn kết. Tuy nhiên, trước khi đưa ra các mẹo để xây dựng chính sách hiệu quả, dưới đây là một số ví dụ về chính sách công ty trong thực tế:
Chính sách an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc
Chính sách an toàn nơi làm việc của Unilever hướng dẫn nhân viên tại các cơ sở của Unilever cách làm việc an toàn với các phần "phải làm" và "không được làm". Chính sách này cũng nêu rõ thời điểm và cách thức báo cáo sự cố.
Mã hành vi của nhân viên
Chính sách quy tắc ứng xử của Starbucks thúc đẩy một môi trường làm việc miễn phí khỏi quấy rối, bắt nạt và phân biệt đối xử. Chính sách này giải thích các hình thức phân biệt đối xử và cung cấp ví dụ về những việc cần làm khi gặp phải quấy rối tại nơi làm việc.
Xử lý kỷ luật nhân viên
Chính sách kỷ luật nhân viên của AWS nêu rõ các biện pháp khắc phục mà người quản lý hoặc giám sát viên của nhân viên có thể áp dụng để khôi phục kỷ luật tại nơi làm việc. Chính sách này bao gồm các biểu mẫu khiển trách như phiên tư vấn, cảnh báo bằng miệng, sa thải và khiển trách bằng văn bản.
Chính sách về sự có mặt và nghỉ phép
Chính sách nghỉ phép của Qutrix quy định các loại nghỉ phép mà nhân viên được hưởng và điều kiện để được hưởng từng loại. Chính sách này cũng bao gồm các ngày lễ quốc gia, quy trình xin nghỉ phép và các cá nhân có trách nhiệm phê duyệt.
Chính sách công việc kết hợp và từ xa
Đây không phải là ví dụ về chính sách công ty điển hình. Chính sách làm việc kết hợp của HubSpot bao gồm ba lựa chọn làm việc cho nhân viên HubSpot — làm việc tại nhà, tại văn phòng và làm việc linh hoạt — và nêu rõ những lợi ích mà nhân viên nhận được ở mỗi chế độ làm việc. Chính sách này cũng có các tab riêng biệt về cách thức hoạt động của hệ thống kết hợp, mã văn hóa công ty và câu hỏi thường gặp.
Mẹo và các thực hành tốt nhất để soạn thảo chính sách công ty
Mặc dù các ví dụ về chính sách công ty sẽ giúp bạn hiểu và viết chính sách tốt hơn, nhưng việc áp dụng một số phương pháp hay nhất phổ biến sẽ giúp chính sách của bạn hoàn thiện hơn nữa. Hãy cùng xem những phương pháp hay nhất này là gì.
- Sử dụng ngôn ngữ linh hoạt và dễ hiểu: Viết sao cho hấp dẫn và dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan. Điều này giúp hướng dẫn hành vi của nhân viên mà không gây ra sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm
- Giữ cho chính sách ngắn gọn: Chia chính sách thành các phần và sử dụng dấu đầu dòng ở mọi nơi có thể để dễ hiểu nhanh chóng
- Cung cấp các tình huống thực tế: Giải thích cách chính sách được áp dụng trong các tình huống thực tế. Minh họa bằng các tình huống và ví dụ thực tế để thúc đẩy sự hiểu biết và áp dụng tốt hơn
- Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý: Hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý khi xây dựng chính sách công ty. Điều này đảm bảo sự tuân thủ với các quy định pháp luật và quy định liên quan
- Sử dụng mẫu: Cho dù là mẫu chính sách hay mẫu sổ tay nhân viên, các mẫu sẽ giúp bạn dễ dàng hơn. Chúng chuẩn hóa các chính sách của bạn và giảm bớt công việc xây dựng chính sách từ đầu
Sử dụng ClickUp để tạo chính sách công ty
Nhưng những mẹo này có đủ để giúp bạn soạn thảo chính sách mà không bị quá tải không? Bạn có thể đơn giản hóa quá trình xây dựng chính sách bằng cách sử dụng phần mềm hợp tác và quản lý dự án như ClickUp.
Dưới đây là cách ClickUp, kết hợp với các phương pháp hay nhất, có thể giúp bạn tạo ra các chính sách hiệu quả nhất.
Nền tảng quản lý nhân sự của ClickUp giúp bạn tạo một trung tâm thông tin về nhân viên và chính sách công ty. Nền tảng này cho phép bạn theo dõi mức độ tham gia và hiệu suất của nhân viên, đồng thời tiết kiệm thời gian với các mẫu hướng dẫn nhập việc, tuyển dụng và xây dựng chính sách.
Sử dụng ClickUp Docs để cộng tác với nhóm xây dựng chính sách của bạn. Các thành viên trong nhóm có thể đề xuất ý tưởng, chỉnh sửa chính sách trong thời gian thực, gắn thẻ các thành viên khác trong bình luận, phân công nhiệm vụ và cập nhật quy trình công việc trong trình chỉnh sửa Docs để đẩy nhanh quá trình.
ClickUp Docs cung cấp cho bạn không gian hoàn hảo để công bố chính sách công ty. Bạn có thể tạo wiki tập trung và sổ tay nhân viên để nhân viên có thể xem các bản cập nhật chính sách mới nhất.
Với kiểm soát phiên bản nâng cao, bạn có thể quản lý ai có thể truy cập, xem và chỉnh sửa nội dung. Điều này đảm bảo rằng thông tin bí mật, bao gồm chi tiết về sở hữu trí tuệ của công ty, chỉ có sẵn cho một số người được lựa chọn.
Đó chưa phải là tất cả; Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp giúp việc xây dựng chính sách trở nên dễ dàng hơn với nội dung toàn diện. Mẫu này giúp bạn tạo ra một sổ tay nhân viên toàn diện.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng
- Đảm bảo tính nhất quán trong các chính sách và quy trình
- Làm rõ sự nhầm lẫn trong việc xử lý các tình huống khác nhau
Sử dụng mẫu này để tập hợp mọi thứ vào một nơi — từ mã ứng xử đến chính sách nghỉ phép và trả lương. Bạn có thể nhanh chóng thêm mẫu vào Không gian Làm việc ClickUp và bắt đầu chỉnh sửa dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình.
Một mẫu khác có thể giúp bạn triển khai các quy trình được xác định rõ ràng trong công ty là Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp.
Mẫu này cho phép bạn tổ chức các quy trình và thủ tục của công ty bằng bảng Kanban để truy cập nhanh. Bạn có thể tạo hướng dẫn cho các công việc lặp đi lặp lại để tập trung vào những việc khác cần sự chú ý của bạn.
Sử dụng mẫu này để có cách tiếp cận nhất quán cho tất cả các công việc liên quan, giúp công việc luôn đi đúng hướng, hợp lý hóa hoạt động và cải thiện độ chính xác của việc đo lường hiệu suất. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều chế độ xem, chẳng hạn như chế độ xem bảng để chỉ định tài liệu quy trình và chế độ xem bảng để tạo báo cáo quy trình và bảng tính tùy chỉnh.
Chúng tôi chưa tiết lộ phần hay nhất — ClickUp Brain. Tận dụng AI để lập tài liệu chính sách có nghĩa là bạn không phải làm mọi việc một mình. ClickUp Brain có thể giúp bạn tạo nhiều bản phác thảo chính sách công ty.
Bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain đề xuất các phần cho chính sách của bạn để không bỏ sót bất kỳ điều quan trọng nào. Đối với các chính sách cụ thể của công ty, bạn có thể cung cấp các gợi ý để tạo bản nháp đầu tiên của chính sách. Sau khi các thành viên khác trong nhóm xem xét bản nháp, hãy sử dụng nó làm tài liệu tham khảo để chuẩn bị các chính sách tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn có một nền tảng vững chắc và tiết kiệm thời gian xây dựng mọi thứ từ đầu.
Với ClickUp Brain, bạn có thể hợp lý hóa quy trình tạo/lập chính sách, đặc biệt nếu bạn có nhiều chính sách trong đầu. Tuy nhiên, sau khi tạo chính sách, hãy tinh chỉnh nội dung để đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của bạn.
Xây dựng bản đồ chiến lược tổ chức rõ ràng với các chính sách công ty có cấu trúc
Viết chính sách công ty cần rất nhiều thời gian và nỗ lực. Nhưng bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Chúng tôi khuyên bạn nên xem lại các bước và ví dụ về chính sách công ty ở trên và tìm ra những gì phù hợp nhất với bạn. Sử dụng các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn giảm đáng kể công việc thủ công.
Khi bạn đã quyết định chính sách muốn tạo, hãy thử ClickUp. Nó cung cấp cho nhân viên, quản lý và tất cả các bên liên quan khác quyền truy cập dễ dàng vào các chính sách của công ty với các tính năng quản lý tài liệu tập trung như ClickUp Docs. Ngoài ra, bạn có thể tạo toàn bộ chính sách công ty chỉ với vài cú nhấp chuột bằng AI.
Đăng ký ClickUp ngay bây giờ để tạo ra các chính sách công ty công bằng, rõ ràng và có thể thực hiện được, nhằm thúc đẩy môi trường làm việc lành mạnh.