Hướng dẫn sử dụng là công cụ quan trọng giúp cả nhóm của bạn và khách hàng của bạn giữ được sự tỉnh táo. Hướng dẫn sử dụng tốt không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ mà đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn nhận được về sản phẩm hoặc dịch vụ.
Chỉ có một vấn đề nhỏ: Tạo hướng dẫn sử dụng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tài liệu kỹ thuật, yêu cầu pháp lý và định dạng phức tạp khiến việc tạo hướng dẫn từng bước mà khách hàng và nhóm của bạn thực sự tuân theo trở nên khó khăn.
May mắn thay, bạn không cần phải là một nhà văn kỹ thuật để soạn thảo một hướng dẫn sử dụng tuyệt vời. Bạn chỉ cần một phần mềm hướng dẫn sử dụng tốt. Phần mềm hướng dẫn sử dụng giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường năng lực cho đội ngũ hỗ trợ và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Tuy nhiên, chất lượng của công cụ hướng dẫn sử dụng rất quan trọng. Hãy tham khảo hướng dẫn đầy đủ này để giúp bạn chọn phần mềm hướng dẫn sử dụng phù hợp cho tổ chức của mình, cùng với 10 lựa chọn yêu thích của chúng tôi cho năm 2024. ?
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong phần mềm hướng dẫn sử dụng?
Các công cụ hướng dẫn sử dụng sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Mỗi giải pháp đều có một chút khác biệt, nhưng đây là những tính năng có giá trị cao nhất mà bạn nên tìm kiếm trong một công cụ tài liệu:
- Dễ sử dụng: Hướng dẫn sử dụng có thể hơi dày, vì vậy hãy chọn một nền tảng thân thiện với người dùng, có giao diện người dùng gọn gàng và dễ sử dụng. Công cụ tạo/lập bằng cách kéo và thả là điều bắt buộc, đặc biệt nếu cả thành viên nhóm kỹ thuật và không kỹ thuật sẽ sử dụng cùng một phần mềm
- Mẫu và tùy chỉnh: Ai có thời gian để dành hàng giờ cho việc định dạng? Hãy tìm một nền tảng có các mẫu hướng dẫn sử dụng có thể tùy chỉnh phù hợp với phong cách thương hiệu của bạn. Trình chỉnh sửa kéo và thả và tùy chỉnh CSS hoặc HTML cũng rất hữu ích để tạo ra các hướng dẫn sử dụng trông chuyên nghiệp
- Các yếu tố tương tác: Một số hướng dẫn sử dụng vẫn được in trên giấy, nhưng ngày càng chuyển sang dạng kỹ thuật số. Nếu bạn cung cấp hướng dẫn sử dụng trực tuyến, hãy tìm phần mềm hướng dẫn sử dụng hỗ trợ các yếu tố tương tác. Phần mềm này phải cho phép bạn thêm video nhúng, hình ảnh có thể nhấp vào và hướng dẫn từng bước để có các hướng dẫn tương tác hơn
- Quản lý quy trình làm việc: Việc tạo hướng dẫn sử dụng là nỗ lực của cả nhóm, vì vậy hãy chọn một nền tảng cung cấp khả năng quản lý quy trình làm việc liền mạch. Nền tảng này phải cho phép chỉnh sửa thời gian thực, kiểm soát phiên bản và tùy chỉnh quyền truy cập
10 công cụ hướng dẫn sử dụng tốt nhất để sử dụng trong năm 2024
Cho dù bạn đang viết một hướng dẫn sử dụng mới từ đầu hay cập nhật một hướng dẫn hiện có, công cụ phù hợp sẽ tạo ra sự khác biệt. Tiết kiệm thời gian và tạo tài liệu chuyên nghiệp với 10 phần mềm hướng dẫn sử dụng tốt nhất năm 2024.
1. ClickUp
Đúng vậy: Nền tảng quản lý dự án linh hoạt nhất thế giới cũng là một công cụ hướng dẫn sử dụng đáng tin cậy. Tạo hướng dẫn sử dụng trong ClickUp Docs theo thời gian thực với các bên liên quan từ bộ phận CNTT, dịch vụ khách hàng, tiếp thị, nhân sự và hơn thế nữa. Tạo tài liệu trong ClickUp và nhanh chóng kết nối chúng với quy trình công việc, nhiệm vụ và dự án của bạn để tạo hướng dẫn sử dụng chỉ với một cú nhấp chuột. ?
À, chúng tôi đã đề cập đến các mẫu hướng dẫn sử dụng của chúng tôi chưa? Không cần định dạng tài liệu Doc — chỉ cần lấy mẫu ClickUp là bạn có thể bắt đầu ngay. Chúng tôi có thể đề xuất mẫu ClickUp Wiki để xây dựng cơ sở kiến thức DIY không? Mẫu miễn phí này bao gồm các tiểu mục, tiêu đề lớn và mục lục hữu ích để hợp lý hóa quá trình viết.
Nếu bạn không thể nghĩ ra từ ngữ phù hợp, hãy thử ClickUp AI. Chỉ cần cho trợ lý viết AI biết vai trò của bạn và những gì bạn muốn tạo. Nó sẽ tóm tắt ghi chú cuộc họp, tạo chương trình làm việc và thậm chí soạn thảo và chỉnh sửa hướng dẫn sử dụng cho bạn.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- ClickUp có hàng trăm mẫu cho mọi thứ, từ wiki đến báo cáo
- ClickUp Docs bao gồm các tính năng tương tác như bảng, khối mã, dấu trang, trang lồng nhau và các tùy chọn định dạng khác
- ClickUp AI xử lý ghi chú thông số kỹ thuật, tóm tắt cuộc họp, yêu cầu của người dùng và hơn thế nữa với rất ít thông tin đầu vào
- Kết nối Tài liệu ClickUp của bạn với Không gian Làm việc ClickUp để xem tất cả các công việc, chỉ số và Trò chuyện cho dự án đó ở một nơi
Giới hạn của ClickUp
- Nền tảng này có rất nhiều tính năng, vì vậy ban đầu có thể cảm thấy hơi khó sử dụng
- ClickUp AI chỉ có sẵn trong các gói trả phí
ClickUp giá
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.900+ đánh giá)
2. Paligo
Paligo là một loại phần mềm tạo/lập hướng dẫn sử dụng khác biệt. Hệ thống quản lý nội dung thành phần (CCMS) này được thiết kế cho các hướng dẫn sử dụng toàn diện ưu tiên kỹ thuật số. Thiết lập của Paligo cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi thông tin, sự kiện, bước hoặc thông số kỹ thuật chỉ với vài cú nhấp chuột. Các nhóm sử dụng nó để tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho mọi thứ, từ hướng dẫn sử dụng phần mềm đến quản lý kiến thức.
Paligo tính năng tốt nhất
- Cần thay đổi số, cụm từ hoặc ngày tháng? Hãy nhanh chóng điều chỉnh trên tất cả các hướng dẫn sử dụng trong CCMS của Paligo
- Paligo có tích hợp cho GitHub, Microsoft Teams, GitLab, Zendesk và hơn thế nữa
- Quản lý hình ảnh ở nhiều định dạng, bao gồm HTML và in
- Quản lý tệp đã dịch một cách dễ dàng mà không gặp vấn đề trùng lặp
Giới hạn của Paligo
- Bạn phải tích hợp Paligo với một công cụ của bên thứ ba để quản lý dự án
- Một số người dùng cho biết họ mong muốn Paligo có nhiều cài đặt quyền truy cập có thể tùy chỉnh hơn
Paligo giá cả
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét của Paligo
- G2: 4.7/5 (50+ đánh giá)
- Capterra: 3/5 (1 đánh giá)
3. HelpDocs
HelpDocs là phần mềm hướng dẫn sử dụng tự phục vụ cho phép bạn xây dựng cơ sở kiến thức có thể tùy chỉnh. Phần mềm này bao gồm các mẫu HTML nhưng cũng cho phép CSS hoặc JavaScript tùy chỉnh nếu bạn muốn xây dựng nội dung cá nhân hóa hơn. Người dùng yêu thích tính năng phân tích mạnh mẽ của HelpDocs, giúp phân tích nội dung hiệu suất cao nhất, bài nộp/gửi, danh mục hàng đầu và hơn thế nữa.
HelpDocs tính năng tốt nhất
- Mở rộng HelpDocs với tích hợp cho BotPenguin, Pendo, Heap và nhiều hơn nữa
- Tùy chỉnh người dùng nào có thể xem tài liệu trợ giúp nhất định hoặc chặn khách hàng xem nội dung nội bộ
- Xem phiếu hỗ trợ khách hàng trong phần mở rộng trình duyệt Chrome HelpDocs
- Xây dựng tiện ích tự phục vụ trên trang web của bạn với HelpDocs Lighthouse
Giới hạn của HelpDocs
- Nhiều người dùng cho rằng định dạng và bảng là một thách thức
- Phần mềm này không có tính năng CCMS, vì vậy bạn cần điều chỉnh các biến toàn cục theo cách thủ công
HelpDocs giá cả
- Bắt đầu: 55 USD/tháng cho năm tài khoản, thanh toán hàng năm
- Xây dựng: 109 USD/tháng cho 15 tài khoản, thanh toán hàng năm
- Grow: 210 USD/tháng cho 50 tài khoản, thanh toán hàng năm
HelpDocs đánh giá và nhận xét
- G2: 4.2/5 (15+ đánh giá)
- Capterra: 4. 1/5 (8 đánh giá)
4. Scribe
Scribe tự quảng cáo là một nền tảng viết tất cả trong một cho mọi thứ, từ tài liệu đào tạo đến SOP nội bộ. Điều tuyệt vời về Scribe là nó tự động ghi lại từng bước của quy trình bằng cách ghi lại màn hình của bạn trong thời gian thực. Nếu bạn đã trì hoãn việc lập tài liệu vì nó có vẻ quá khó khăn, tính năng tạo/lập nội dung tự động của Scribe có thể là một bước ngoặt thay đổi cuộc chơi. ✨
Các tính năng tốt nhất của Scribe
- Cài đặt phần mở rộng trình duyệt Scribe để tự động tạo hướng dẫn từng bước
- Điều chỉnh hướng dẫn sử dụng được tạo tự động của Scribe bằng văn bản và ảnh chụp màn hình bổ sung
- Dễ dàng nhúng SOP Scribe vào cơ sở kiến thức của bạn hoặc xuất sang PDF
- Scribe giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào của nhân viên hoặc khách hàng
Giới hạn của Scribe
- Một số người dùng cho rằng tính năng tự động tạo không thực sự tự động
- Scribe không bao gồm quản lý dự án trong nền tảng của mình, vì vậy bạn vẫn cần phải chuyển đổi giữa phần mềm hướng dẫn sử dụng và danh sách công việc cần làm
Scribe giá cả
- Cơ bản: Miễn phí
- Pro Team: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng được cấp phép, tối thiểu 5 người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của Scribe
- G2: 4.8/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.9/5 (10 đánh giá)
5. Speach
Speach là phần mềm hướng dẫn sử dụng chuyên về SOP nội bộ và video đào tạo. Nếu nhóm của bạn không phản ứng tốt với các văn bản dài trong quá trình đào tạo, hướng dẫn đa phương tiện của Speach là lựa chọn không thể bỏ qua. Phần mềm này không phù hợp với hướng dẫn sử dụng dành cho khách hàng, nhưng nếu bạn thực hiện nhiều đào tạo nội bộ và cần một công cụ bổ sung cho hệ thống quản lý học tập (LMS), Speach là lựa chọn tuyệt vời.
Các tính năng tốt nhất của Speach
- Tạo bản ghi màn hình, slide, bài kiểm tra và nhiều hơn nữa
- Quay và chỉnh sửa video của bạn mà không cần rời khỏi nền tảng
- Speach cung cấp phụ đề và dịch thuật chỉ với một cú nhấp chuột
- Thêm chú thích, liên kết, văn bản và bài tập vào mỗi video
Giới hạn về giọng nói
- Nó không có nhiều đánh giá
- Speach không phải là một nền tảng quản lý kiến thức thực sự. Nó giống một công cụ tạo/lập nội dung cho mục đích nội bộ hơn
Giá cả
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về phần mềm
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Document360
Document360 tự quảng cáo là phần mềm hướng dẫn sử dụng được hỗ trợ bởi AI cho cả sử dụng nội bộ và bên ngoài. Sử dụng nó để quản lý SOP, wiki, tài liệu ra mắt sản phẩm và hơn thế nữa. Nó thậm chí còn bao gồm một cơ sở kiến thức thân thiện với SEO. ?
Document360 tính năng tốt nhất
- Document360 tích hợp với Drift, Slack, Freshdesk, Intercom và nhiều hơn nữa
- Sử dụng Tiện ích Cơ sở kiến thức để cung cấp hỗ trợ tự động 24/7 cho các sản phẩm SaaS
- Sử dụng Document360 Workflow để tạo tự động hóa quy trình làm việc dựa trên kích hoạt
- Các nhà phát triển sử dụng Document360 cho cả tài liệu API nội bộ và bên ngoài cũng như tài liệu phần mềm
Giới hạn của Document360
- Một số người dùng cho rằng giá có thể hơi đắt
- Một số người cho rằng định dạng bài viết hơi phức tạp
Document360 giá cả
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 124 USD/tháng cho mỗi dự án, thanh toán hàng năm
- Chuyên nghiệp: 248 USD/tháng cho mỗi dự án, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 331 USD/tháng cho mỗi dự án, thanh toán hàng năm
- Enterprise: 497 USD/tháng cho mỗi dự án, thanh toán hàng năm
Document360 đánh giá và nhận xét
- G2: 4.7/5 (370+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (190+ đánh giá)
7. Nuclino
Nuclino là một "bộ não tập thể" kết hợp quản lý dự án, tài liệu và kiến thức trong một nền tảng. Phần mềm hướng dẫn sử dụng này sắp xếp tất cả các tài liệu và kiến thức bằng các bộ lọc nâng cao. Nó thậm chí còn bao gồm các mẫu hướng dẫn sử dụng để theo dõi dự án, biên bản cuộc họp, wiki dành riêng cho bộ phận và hơn thế nữa.
Các tính năng tốt nhất của Nuclino
- Tăng tốc độ với các phím nóng và lệnh gạch chéo của Nuclino
- Hãy tin tưởng Nuclino Sidekick cho việc brainstorming, tóm tắt và nhiều tính năng khác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
- Sử dụng mẫu Nuclino dành riêng cho từng trường hợp sử dụng để tạo tài liệu trong thời gian kỷ lục
- Nuclino sử dụng bảo mật hàng đầu trong ngành, bao gồm mã hóa trong quá trình truyền tải và lưu trữ, đăng nhập một lần và xác thực hai yếu tố
Giới hạn của Nuclino
- Nó không có nhiều đánh giá
- Một số người dùng cho rằng Nuclino gặp khó khăn trong việc xử lý các tập dữ liệu lớn
Nuclino giá cả
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Premium: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét của Nuclino
- G2: 4.7/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (70+ đánh giá)
8. GitBook
GitBook là một công cụ hướng dẫn sử dụng chuyên dụng được thiết kế cho các nhóm kỹ thuật. Thay vì lưu trữ các tài liệu kỹ thuật quan trọng trên các nền tảng khác nhau, GitBook tập hợp mọi thứ vào một nơi cho các nhóm kỹ thuật. Biên soạn hướng dẫn khắc phục sự cố, hướng dẫn cài đặt và hướng dẫn vận hành tại một nơi để mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn. Thiết lập ưu tiên AI giúp bạn dễ dàng trích xuất kiến thức có thể chia sẻ từ tin nhắn Slack, tài liệu hiện có và hơn thế nữa. ?
Các tính năng tốt nhất của GitBook
- Hãy tin tưởng GitBook AI để xác định kiến thức hữu ích và thêm vào cơ sở kiến thức của bạn
- Yêu cầu GitBook AI chuyển đổi dữ liệu không có cấu trúc, như trò chuyện trên Slack, thành tài liệu có thể thực hiện được
- GitBook tích hợp hoàn hảo với GitLab để theo dõi ghi chú phát hành, nhật ký và hơn thế nữa
- Gitbook AI tự động phát hiện và xử lý thông tin trùng lặp hoặc mâu thuẫn
Giới hạn của GitBook
- Người dùng không có kiến thức kỹ thuật sẽ không thể sử dụng GitBook
- Một số người dùng báo cáo vấn đề khi hợp nhất các phiên bản khác nhau của một tài liệu
GitBook giá cả
- Cá nhân: Miễn phí
- Thêm: 6,70 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Ưu điểm: 12,50 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm, cộng với 82,50 USD phí nền tảng hàng tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về GitBook
- G2: 4.7/5 (130+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (15+ đánh giá)
9. Dozuki
Bạn đang làm việc trong một nhóm sản xuất? Hợp lý hóa mọi thứ với phần mềm hướng dẫn sử dụng của Dozuki. Tất cả những gì bạn cần làm là ghi lại các quy trình bằng ảnh và video, và nền tảng này sẽ số hóa, sắp xếp và chia sẻ thông tin đó với nhóm của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Dùng nền tảng này để lưu trữ và sắp xếp SOP, hướng dẫn đào tạo, tài liệu yêu cầu sản phẩm và hơn thế nữa ở một nơi.
Các tính năng tốt nhất của Dozuki
- Dozuki hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ
- Chuyển đổi nhanh chóng tài liệu đã được phê duyệt thành chương trình đào tạo nhân viên
- Kết nối Dozuki với LMS, ERP và các hệ thống khác của bạn để có chế độ xem tất cả trong một
- Dozuki hỗ trợ các quy trình và tài liệu chuẩn hóa cho việc kiểm toán
Hạn chế của Dozuki
- Dozuki chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất
- Một số người dùng cho rằng Dozuki giới hạn số lượng hình ảnh và video bạn có thể thêm vào tài liệu
Dozuki giá cả
- Liên hệ để biết giá cả
Đánh giá và nhận xét về Dozuki
- G2: 4.4/5 (170+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (10+ đánh giá)
10. ClickHelp
Bạn có cung cấp phần mềm A+ cho khách hàng của mình không? ClickHelp là một công cụ hướng dẫn sử dụng phần mềm được thiết kế cho các nhà văn kỹ thuật và nhà phát triển SaaS. Tạo video, khảo sát, câu đố, biểu mẫu và hơn thế nữa để thu thập thông tin, cộng tác với nhóm của bạn và lưu trữ kiến thức tập thể trong công cụ dựa trên đám mây cực nhanh này.
ClickHelp tính năng tốt nhất
- ClickHelp tích hợp với hơn 20 ứng dụng của bên thứ ba
- Phần mềm này hỗ trợ lịch sử phiên bản không giới hạn và kiểm tra
- Tái sử dụng các đoạn nội dung trên nhiều nền tảng
- Theo dõi hơn 30 chỉ số nội dung để xem hướng dẫn sử dụng của bạn thực sự hiệu quả như thế nào
ClickHelp giới hạn
- Nó không bao gồm quản lý dự án
- ClickHelp có giá cao
ClickHelp giá cả
- Bắt đầu: 175 USD/tháng cho hai người dùng
- Tăng trưởng: 285 USD/tháng cho năm người dùng
- Chuyên nghiệp: 580 USD/tháng cho 10 người dùng
ClickHelp đánh giá và nhận xét
- G2: 4.8/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (10+ đánh giá)
Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng tốt hơn với ClickUp
Các công cụ hướng dẫn sử dụng chất lượng cao giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp của bạn. Thay vì cố gắng tự viết hệ thống hướng dẫn sử dụng, hãy sử dụng phần mềm hướng dẫn sử dụng uy tín để hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Mặc dù có một số lựa chọn đáng tin cậy trong danh sách 10 sản phẩm hàng đầu này, ClickUp là lựa chọn tiết kiệm thời gian nhất cho các nhóm bận rộn. Thay vì phải lật qua nhiều nền tảng, bạn có thể lưu trữ hướng dẫn sử dụng, thông tin liên lạc, chỉ số, quản lý dự án, mẫu hướng dẫn đào tạo, công cụ AI và hơn thế nữa ở một nơi. ?
Sử dụng ClickUp để viết hướng dẫn sử dụng tiếp theo của bạn. Tạo Không gian Làm việc ClickUp ngay bây giờ — không cần thẻ tín dụng.