Thời điểm tồi tệ nhất để suy nghĩ cách diễn đạt một phản hồi nhạy cảm cho khách hàng là khi hộp thư đến của bạn đã đầy ắp và bạn đã chậm trễ trong việc trả lời. 🫠
Một đơn đặt hàng bị trì hoãn, một yêu cầu hoàn tiền, một khách hàng bối rối—những tình huống này không chỉ cần hành động nhanh chóng. Chúng cần những lời lẽ phù hợp. Và việc viết lại từ đầu mỗi lần? Đó là con đường nhanh nhất dẫn đến kiệt sức.
Đó là lý do tại sao các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh là một công cụ hữu ích. Chúng giúp bạn phản hồi nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn và duy trì sự nhất quán mà không làm mất đi sự thân thiện và gần gũi.
Chúng ta sẽ xem qua một số mẫu ClickUp hữu ích và một số mẫu khác cũng rất tiện lợi. 🤩
*mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh là gì?
Mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng là các thông điệp chuẩn hóa được sử dụng để trả lời các câu hỏi thường gặp (FAQ), giải quyết các vấn đề lặp lại hoặc xác nhận các yêu cầu.
Mỗi mẫu được thiết kế để giải quyết một loại truy vấn cụ thể, chẳng hạn như cập nhật vận chuyển, vấn đề thanh toán hoặc các bước khắc phục sự cố. Các nhóm có thể tùy chỉnh các chi tiết như tên hoặc số đơn đặt hàng trong khi vẫn giữ nguyên thông điệp chính.
Các mẫu này thường được phân loại theo kênh—email, trò chuyện trực tuyến hoặc mạng xã hội—và được sử dụng để duy trì tốc độ làm việc, giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới và đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng trong các phản hồi.
Các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh hàng đầu trong nháy mắt
Dưới đây là bảng tóm tắt về các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh tốt nhất:
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Tính năng nổi bật | Phù hợp cho | Định dạng trực quan |
| Mẫu nâng cấp dịch vụ khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các đường dẫn nâng cấp, đang theo dõi thời gian thực, biểu mẫu, phản hồi có sẵn | Chuyển tiếp các vấn đề khẩn cấp, đang theo dõi quá trình giải quyết | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, biểu mẫu |
| Mẫu Quản lý Dịch vụ Khách hàng ClickUp tùy chỉnh | Tải miễn phí mẫu | Quản lý vé tập trung, tạo công việc tự động hóa, bảng trực quan | Quản lý công việc của nhóm, cân bằng khối lượng công việc | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Biểu mẫu |
| Mẫu Phân tích Nhu cầu Khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các phần tích hợp sẵn, công việc con, trường tùy chỉnh, đang theo dõi tiến độ | Hướng dẫn khách hàng mới, khắc phục sự cố, phân tích phản hồi | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu mô tả vấn đề của khách hàng ClickUp tùy chỉnh | Tải miễn phí mẫu | Phản hồi có cấu trúc, bối cảnh, đề xuất giải pháp | Ghi chép các vấn đề lặp lại, chẩn đoán của nhóm | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Trung tâm Hỗ trợ ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Ghi nhận vé hỗ trợ, ưu tiên xử lý, đánh giá chất lượng (QA), hướng dẫn onboarding | Ghi nhật ký/xếp hạng vé, đang theo dõi yêu cầu | ClickUp Danh sách, Bảng, Biểu mẫu |
| Mẫu thành công khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Theo dõi tình trạng khách hàng, NPS, trạng thái gia hạn/mất khách hàng | Quản lý mối quan hệ khách hàng, gia hạn hợp đồng | ClickUp Danh sách công việc, Bảng |
| Mẫu hỗ trợ khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Gán thẻ tự động, định tuyến, công việc có thể giao, đang theo dõi thời hạn | Xử lý yêu cầu hỗ trợ, phân công nhiệm vụ cho nhóm | ClickUp Danh sách, Bảng, Biểu mẫu |
| Mẫu khảo sát hài lòng khách hàng ClickUp tùy chỉnh | Tải miễn phí mẫu | Khảo sát, đánh giá, câu hỏi mở, đang theo dõi KPI | Đo lường sự hài lòng, phản hồi có cấu trúc | ClickUp Biểu mẫu, Danh sách công việc |
| Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Trường Tùy chỉnh, sắp xếp tự động, nhiều chế độ xem | Thu thập phản hồi mở, quản lý kỳ vọng | ClickUp Biểu mẫu, Danh sách công việc |
| Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp tùy chỉnh | Tải miễn phí mẫu | Các trường tùy chỉnh, định tuyến tự động, tạo công việc | Ghi nhận các yêu cầu, chuyển tiếp đến hỗ trợ | ClickUp Biểu mẫu, Danh sách công việc |
| Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Câu hỏi tập trung, đang theo dõi mức độ hài lòng, phân tích cảm xúc | Phản hồi về sản phẩm, ưu tiên tính năng | ClickUp Biểu mẫu, Danh sách công việc |
| Mẫu Báo cáo Phản hồi Sự cố ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Ghi nhật ký sự cố, trạng thái tùy chỉnh, đang theo dõi tiến trình | Ghi chép sự cố, phân công theo dõi | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu phản hồi hỗ trợ khách hàng qua Email Meter | Tải xuống mẫu này | 10 mẫu email sẵn sàng sử dụng, dành cho các tình huống khẩn cấp/chuyển giao | Tăng tốc phản hồi, email hỗ trợ thông dụng | Gói Email (PDF/tài liệu) |
| Mẫu email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Zendesk | Tải xuống mẫu này | 30 mẫu, sự cố dịch vụ, gia hạn, bán thêm | Giọng điệu thương hiệu nhất quán, các tình huống đa dạng | |
| Mẫu phản hồi email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Medallia | Tải xuống mẫu này | Mẫu cho các trường hợp chậm trễ, giải thích chính sách, lời xin lỗi | Theo dõi, làm rõ chính sách, yêu cầu phản hồi | |
| Mẫu email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Hiver | Tải xuống mẫu này | Trả lời nhanh chóng, chuẩn hóa, bao gồm các trường hợp chậm trễ/sai sót | Xử lý lượng lớn yêu cầu, phản hồi nhanh chóng | |
| Mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của LiveAgent | Tải xuống mẫu này | Mẫu phản hồi tự động, mẫu phản hồi cho khách hàng tùy chỉnh giận dữ, mẫu phản hồi khiếu nại | Trả lời cho nhiều tình huống, hỗ trợ hiệu quả | Web/HTML |
| Mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh trên mạng xã hội của LiveAgent | Tải xuống mẫu này | Dành riêng cho mạng xã hội, phù hợp với ngữ cảnh, hỗ trợ khắc phục sự cố | Hỗ trợ qua mạng xã hội, phản hồi nhanh chóng, đại diện cho khách hàng | Web/HTML |
Điều gì làm nên một mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tốt?
Mẫu có thể tiết kiệm thời gian, nhưng nếu chúng quá mơ hồ hoặc quá trang trọng, chúng sẽ không đạt được mục đích.
Một mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh cần đạt được sự cân bằng hợp lý. Dưới đây là những yếu tố cần lưu ý. 👇
- Các trường đặt chỗ rõ ràng: Nhấn mạnh các phần như [Tên khách hàng] hoặc [Số vé] để cá nhân hóa nhanh chóng
- *tích hợp biểu mẫu: Thu thập các truy vấn đến và chuyển chúng thành công việc ngay lập tức để xử lý nhanh chóng
- Hướng dẫn các bước tiếp theo: Bao gồm các liên kết, hướng dẫn hoặc tùy chọn liên hệ liên quan để giải quyết vấn đề mà không cần trao đổi qua lại
- Nhiều chế độ xem: Chuyển đổi giữa bảng theo phong cách hộp thư đến, danh sách dựa trên mức độ khẩn cấp hoặc đang theo dõi mức độ hài lòng chỉ với vài cú nhấp chuột
- Định dạng có thể chỉnh sửa: Cho phép các nhóm điều chỉnh ngôn ngữ, thêm cập nhật hoặc tùy chỉnh cho các sản phẩm và chính sách mới
- Đồng hồ đếm thời gian phản hồi: Gợi ý thời điểm cần theo dõi hoặc nâng cấp dựa trên loại phản hồi hoặc mức độ phức tạp của vấn đề
- Phần ghi chú nội bộ: Cho phép nhân viên thêm thông tin bối cảnh nhanh chóng hoặc bình luận cho thành viên mà không ảnh hưởng đến tin nhắn của khách hàng
18 Mẫu Trả Lời Dịch Vụ Khách Hàng
Mỗi phản hồi đều ảnh hưởng đến cách khách hàng nhìn nhận thương hiệu của bạn, vì vậy việc làm đúng là rất quan trọng. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống rõ ràng, ngay cả những nhóm tốt nhất cũng có thể bỏ lỡ tin nhắn hoặc phản hồi quá muộn.
Dưới đây là 18 mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng sẵn sàng sử dụng để tham khảo. 👀
1. Mẫu nâng cấp dịch vụ khách hàng ClickUp
Mẫu Escalation Hỗ trợ Khách hàng ClickUp cung cấp một phương pháp rõ ràng, có tổ chức để quản lý các vấn đề hỗ trợ từ khi được báo cáo cho đến khi giải quyết hoàn toàn.
Nó bao gồm sáu chế độ xem đã được cấu hình sẵn, được thiết kế riêng cho các giai đoạn khác nhau của quy trình hỗ trợ.
Biểu mẫu Hỗ trợ Khách hàng thu thập thông tin vé theo định dạng có cấu trúc, trong khi Danh sách Vé cung cấp cái nhìn tổng quan có thể sắp xếp và lọc tất cả các yêu cầu. Chế độ Xem Trả lời Sẵn có giúp dễ dàng truy cập các phản hồi đã viết sẵn để giao tiếp nhanh hơn. Bảng Hỗ trợ Theo Cấp độ tổ chức trực quan các vé được nâng cấp theo nhóm hoặc cấp độ, và Tổng quan Nâng cấp Tùy chọn giúp quản lý theo dõi các trường hợp ưu tiên cao theo thời gian thực.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giải quyết các vấn đề khẩn cấp một cách hiệu quả với các quy trình nâng cấp rõ ràng và đang theo dõi thời gian thực
- Đảm bảo mỗi yêu cầu được chuyển đến đúng nhóm hoặc quản lý - không còn tình trạng yêu cầu bị thất lạc
- Các biểu mẫu tích hợp sẵn và câu trả lời mẫu giúp nhóm của bạn phản hồi nhanh chóng và nhất quán hơn
📌 Phù hợp cho: Chuyển các vấn đề ưu tiên cao đến các nhân viên phù hợp và đang theo dõi tiến độ giải quyết mà không bị trì hoãn.
🧠 Thực tế thú vị: Mặc dù có những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo (AI), 75% khách hàng cho biết họ vẫn muốn trò chuyện với con người khi cần hỗ trợ, đặc biệt là khi đối mặt với các vấn đề phức tạp.
2. Mẫu Quản lý Dịch vụ Khách hàng ClickUp tùy chỉnh
Với mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp, bạn có thể quản lý mọi yêu cầu hỗ trợ, từ vé mới đến việc theo dõi khách hàng. Mẫu này cho phép bạn tập trung tất cả các vé tại một nơi và sắp xếp chúng theo loại vấn đề, mức độ ưu tiên hoặc nhân viên được phân công.
Bạn có thể tự động chuyển đổi các yêu cầu đến thành các công việc bằng biểu mẫu tích hợp sẵn và sử dụng chế độ xem bảng ClickUp để kéo các phiếu yêu cầu qua các giai đoạn như Tiến độ, Đã nâng cấp hoặc Đã giải quyết mà không mất đi hiển thị.
Ví dụ, nếu khách hàng gửi email về việc thanh toán không thành công, bạn có thể ghi nhận vấn đề thông qua biểu mẫu yêu cầu, gắn thẻ là ‘Vấn đề thanh toán’, giao cho nhân viên hỗ trợ tài chính và đánh dấu là ‘Ưu tiên cao’
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tập trung tất cả các phiếu hỗ trợ để dễ dàng phân loại theo ưu tiên, loại hoặc nhân viên hỗ trợ
- Tự động hóa việc tạo/lập công việc từ các yêu cầu đến để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi
- Bảng điều khiển trực quan và chế độ xem dạng danh sách giúp nhóm của bạn theo dõi khối lượng công việc và tiến độ một cách minh bạch
📌 Phù hợp cho: Quản lý dịch vụ khách hàng tổ chức công việc của nhóm, cân bằng khối lượng công việc và đang theo dõi hiệu suất giải quyết vé hỗ trợ tổng thể.
💟 Bonus: Quá nhiều công cụ, hay còn gọi là sự phân tán công việc, đang làm giảm hiệu quả của quy trình dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của bạn do các quy trình không được kết nối.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, giúp loại bỏ sự hỗn loạn trong dịch vụ khách hàng. Với phần mềm quản lý dự án dịch vụ khách hàng ClickUp, bạn có thể quản lý phiếu yêu cầu, đang theo dõi cuộc hội thoại và theo dõi các bước tiếp theo mà không cần chuyển tab.
3. Mẫu Phân tích Nhu cầu Khách hàng ClickUp
Sử dụng mẫu Phân tích Nhu cầu Khách hàng của ClickUp để xây dựng kế hoạch hành động rõ ràng dựa trên những gì khách hàng của bạn đang yêu cầu.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
Mẫu đánh giá khách hàng tùy chỉnh này giúp bạn:
- Thu thập thông tin về các vấn đề khó khăn, sở thích hoặc nhu cầu chưa được đáp ứng thông qua các phần tích hợp sẵn như Mô tả Khách hàng, Mục tiêu Dự án và Công cụ Đánh giá
- Phân chia kết quả nghiên cứu thành các công việc con và danh sách kiểm tra để nhóm của bạn biết chính xác những gì cần xem xét, phân tích và cải thiện
- Ghi lại các liên kết khảo sát, tài liệu hỗ trợ và ghi chú nội bộ tại một nơi duy nhất để tránh việc phải tìm kiếm phản hồi rải rác
- Giao các hành động theo dõi cho đúng người và đang theo dõi quyền sở hữu thông qua các trường tùy chỉnh ClickUp như "Người chuẩn bị", "Người xem xét" và "Nguồn dữ liệu"
📌 Phù hợp cho: Nhân viên hỗ trợ thu thập thông tin chi tiết về mong đợi của khách hàng trong quá trình onboarding hoặc khắc phục sự cố để đưa ra các giải pháp phù hợp hơn.
4. Mẫu mô tả vấn đề của khách hàng ClickUp
Sử dụng mẫu mô tả vấn đề của khách hàng ClickUp để phân tích các khiếu nại lặp lại của khách hàng thành các tuyên bố có cấu trúc, giúp đưa ra quyết định thông minh hơn.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân tích phản hồi của khách hàng tùy chỉnh và mô tả các rào cản cụ thể mà từng loại khách hàng tùy chỉnh gặp phải trong hành trình của họ
- Thêm bối cảnh cho những vấn đề đó để nhóm của bạn hiểu tại sao chúng tồn tại
- Đề xuất các giải pháp tập trung vào việc giải quyết vấn đề đúng đắn, chứ không chỉ vấn đề được đề cập nhiều nhất
Mẫu này được cung cấp dưới dạng tài liệu sẵn sàng sử dụng, đã được cấu trúc sẵn để giải quyết vấn đề nhanh chóng và rõ ràng. Ví dụ, giả sử nhóm của bạn đang xây dựng luồng onboarding mới, nhưng người dùng liên tục bỏ cuộc trước khi hoàn tất thiết lập.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để xác định đối tượng người dùng mục tiêu, thu thập phản hồi từ phiếu hỗ trợ hoặc bản ghi phiên làm việc, và xác định các điểm gây khó khăn. Sau đó, soạn thảo một mô tả vấn đề rõ ràng, xem xét cùng nhóm của bạn và đánh dấu hoàn thành khi đã thống nhất.
📌 Phù hợp cho: Nhân viên hỗ trợ ghi chép các vấn đề một cách rõ ràng để giúp các nhóm chẩn đoán và giải quyết các vấn đề lặp lại nhanh hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp việc viết email hỗ trợ khách hàng trở nên dễ dàng. Chỉ cần sử dụng tính năng "nói để chuyển thành văn bản" để nói ra thông điệp của bạn một cách tự nhiên — Brain MAX sẽ ngay lập tức ghi lại lời nói của bạn, tổ chức suy nghĩ của bạn và giúp bạn tạo ra các phản hồi rõ ràng, đầy tính đồng cảm.
Không còn phải loay hoay tìm kiếm giọng điệu phù hợp hay bỏ sót chi tiết quan trọng. Với Brain MAX, bạn có thể nhanh chóng soạn thảo email chuyên nghiệp, hoàn chỉnh bằng cách tận dụng nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs), tất cả từ một ứng dụng máy tính duy nhất.
5. Mẫu Trung tâm Hỗ trợ ClickUp
Cần một cách tốt hơn để quản lý các yêu cầu của khách hàng giận dữ hoặc không hài lòng mà không làm mất đi ưu tiên đang theo dõi? Bạn có thể sử dụng Mẫu Trung tâm Hỗ trợ ClickUp để xử lý mọi phiếu yêu cầu. Biểu mẫu tích hợp sẵn sẽ chuyển các yêu cầu mới thành công việc ngay lập tức và giúp đạt được mục tiêu dịch vụ khách hàng của bạn.
Mẫu này hữu ích cho các báo cáo lỗi, yêu cầu tính năng khẩn cấp hoặc các vấn đề tài khoản lặp lại. Nó giúp bạn ghi chép, phân công và giải quyết từng trường hợp mà không bỏ sót chi tiết quan trọng hoặc thời hạn phản hồi.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
Chuyển đổi giữa ba chế độ xem tích hợp sẵn để công việc theo cách mà nhóm của bạn ưa thích:
- Chế độ xem Mức độ phức tạp để đánh giá mức độ phức tạp của từng vấn đề trước khi phân công
- Hướng dẫn Bắt đầu cho các thành viên mới của nhóm để tuân thủ quy trình nhất quán ngay từ đầu
- Chế độ xem điểm đánh giá chất lượng (QA Score) để theo dõi việc giải quyết vé hỗ trợ và cải thiện chất lượng phản hồi theo thời gian
📌 Phù hợp cho: Ghi nhận phiếu yêu cầu, ưu tiên các yêu cầu và phân công công việc với đang theo dõi trạng thái theo thời gian thực.
6. Mẫu thành công khách hàng ClickUp
Mẫu Quản lý Thành công Khách hàng ClickUp cung cấp một cách thông minh hơn để quản lý mối quan hệ khách hàng, vượt qua thách thức trong dịch vụ khách hàng và đảm bảo mọi tài khoản đều phát triển theo hướng đúng đắn.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Phân loại khách hàng theo trạng thái sức khỏe của họ, như Có nguy cơ rời bỏ, Trung bình hoặc Rất tốt, để bạn biết nên tập trung vào đâu
- Đang theo dõi các thông tin khóa như mức độ hỗ trợ, mức độ tương tác, điểm tiếp xúc cuối cùng và điểm Net Promoter Score (NPS) song song
- Tạo các trạng thái công việc như "Đang chuẩn bị gia hạn", "Đang onboarding", "Đã hủy dịch vụ" hoặc "Đang nuôi dưỡng" để kiểm soát mọi giai đoạn của khách hàng
Ngoài ra, thành công của khách hàng phụ thuộc vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, đang theo dõi hoạt động tài khoản và chủ động đáp ứng nhu cầu của khách hàng—tất cả đều hoàn toàn phù hợp với ClickUp CRM .
Ví dụ: Nếu điểm NPS của khách hàng giảm và cuộc họp gần nhất của họ đã diễn ra cách đây vài tuần, mẫu Client Success Template sẽ đánh dấu họ vào danh sách "Có nguy cơ rời bỏ". Sau đó, bằng cách sử dụng ClickUp CRM, bạn có thể ngay lập tức truy cập lịch sử tương tác đầy đủ của họ, xem lại ghi chú tài khoản, giao công việc theo dõi và lên kế hoạch cho điểm tiếp xúc tiếp theo - mà không cần rời khỏi không gian làm việc của mình.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ quản lý thành công của khách hàng, quản lý mối quan hệ khách hàng, đang theo dõi các cột mốc quan trọng và đảm bảo tuân thủ các hạn chót gia hạn.
7. Mẫu hỗ trợ khách hàng ClickUp
Bạn không thể cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời nếu quy trình hỗ trợ của bạn thiếu tổ chức. Với Mẫu Hỗ Trợ Khách Hàng ClickUp, bạn có thể biến mọi tin nhắn, câu hỏi hoặc khiếu nại đến thành một công việc được tổ chức, đang theo dõi, phân công và giải quyết.
Bạn có thể thu thập tất cả yêu cầu đến qua một biểu mẫu, tự động gắn thẻ vé dựa trên mức độ khẩn cấp hoặc chủ đề, và chuyển chúng trực tiếp đến thành viên nhóm phù hợp. Điều này hỗ trợ quá trình chuyển giao mượt mà giữa các điểm tiếp xúc hỗ trợ và tiếp thị, từ đó củng cố chiến lược tiếp thị vòng đời khách hàng tổng thể của bạn.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Chuyển đổi mọi yêu cầu thành công việc có tổ chức, có thể phân công để đảm bảo hiển thị hoàn toàn
- Tự động gắn thẻ và phân loại vé theo mức độ khẩn cấp hoặc chủ đề để chuyển đến thành viên phù hợp trong nhóm
- Hỗ trợ các phản hồi nhất quán và chất lượng cao trên tất cả các kênh
📌 Phù hợp cho: Xử lý các yêu cầu hỗ trợ phức tạp với trạng thái tùy chỉnh, phân công nhiệm vụ cho nhóm và đang theo dõi tiến độ trong phần mềm quản lý thành công khách hàng.
8. Mẫu khảo sát hài lòng khách hàng ClickUp
Bạn cần biết khách hàng thực sự hài lòng như thế nào với dịch vụ hoặc hỗ trợ khách hàng của mình? Bạn có thể sử dụng mẫu khảo sát hài lòng khách hàng ClickUp " " để thu thập phản hồi chân thực, xác định những gì đang là công việc và chỉ ra những vấn đề cần khắc phục mà không cần trao đổi qua lại.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo các cuộc khảo sát ngắn với cả đánh giá nhanh và câu hỏi mở để hiểu rõ hơn về cảm nhận của khách hàng đối với dịch vụ, sản phẩm hoặc hỗ trợ của bạn
- Phát hiện các vấn đề lặp lại và thành công bằng cách sử dụng các chế độ xem như Đánh giá Kiến thức và Chế độ xem Người trả lời, để mỗi phản hồi trở thành một bước tiếp theo rõ ràng
- Đánh giá cách nhóm của bạn xử lý từng tương tác mà không cần phải lục lọi qua các phiếu yêu cầu hoặc cuộc hội thoại
Điểm nổi bật? Mỗi phản hồi sẽ được chuyển thành một công việc có thể theo dõi, giúp bạn đo lường các chỉ số KPI về trải nghiệm khách hàng một cách dễ dàng.
📌 Phù hợp cho: Thu thập phản hồi có cấu trúc thông qua các cuộc khảo sát và đo lường mức độ hài lòng trong các mối quan hệ khách hàng.
9. Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp
Bạn không cần phải theo dõi các email rải rác hoặc chờ đợi các cuộc gọi theo dõi để hiểu cảm nhận của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp cho phép bạn tạo ra một cách nhanh chóng và có tổ chức để thu thập ý kiến và biến chúng thành hành động.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
Mẫu biểu mẫu phản hồi này giúp bạn:
- Tạo một biểu mẫu đơn giản với các trường tùy chỉnh như Ngày mua hàng, Nhà cung cấp dịch vụ, Cấp độ khách hàng và Đánh giá tổng thể
- Hỏi đúng sự kết hợp các câu hỏi: đánh giá sao, bình luận mở hoặc câu hỏi trắc nghiệm
- Tự động phân loại và nhóm phản hồi vào các chế độ xem rõ ràng như Danh sách Gợi ý, Bảng Phản hồi hoặc Bảng Đánh giá Nhà cung cấp
Ví dụ, hãy xem xét trường hợp một khách hàng vừa mua dịch vụ của bạn nhưng đánh giá trải nghiệm ở mức thấp. Bạn có thể ngay lập tức xem cấp độ, nhà cung cấp và bình luận của họ để liên hệ, giải quyết vấn đề và học hỏi từ họ.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm thu thập phản hồi mở để quản lý kỳ vọng của khách hàng và xác định các lỗ hổng dịch vụ lặp lại.
🔍 Bạn có biết? Đánh giá quan trọng. Giá trị quan trọng. Kết hợp cả hai? Hoàn hảo. Một nghiên cứu năm 2023 cho thấy rằng những đánh giá tích cực từ khách hàng và phản hồi tốt + cảm giác rằng bạn không lãng phí tiền bạc = sự trung thành mạnh mẽ hơn. Nói cách khác, hãy khiến khách hàng cảm thấy thông minh khi chọn bạn.
10. Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp tùy chỉnh
Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp tùy chỉnh cho phép bạn thu thập mọi câu hỏi, thắc mắc hoặc yêu cầu và ngay lập tức chuyển chúng đến đúng người phụ trách.
Tùy chỉnh biểu mẫu với các trường như số đơn hàng, danh mục sản phẩm hoặc lý do liên hệ để đảm bảo mỗi lần gửi đi đều kèm theo thông tin cần thiết cho nhóm của bạn.
Một tính năng nổi bật? Bạn có thể tự động phân công các bài nộp/gửi đến dựa trên loại vấn đề. Ví dụ, các câu hỏi về thanh toán sẽ được chuyển trực tiếp đến bộ phận tài chính, còn các vấn đề kỹ thuật sẽ được chuyển đến bộ phận hỗ trợ. Điều này giúp giảm bớt công việc phân loại và nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng thông qua hỗ trợ kịp thời và phù hợp.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi lại mọi yêu cầu với các trường tùy chỉnh để có đầy đủ bối cảnh
- Tự động chuyển bài nộp/gửi đến nhóm hoặc nhân viên phù hợp để nhận phản hồi nhanh chóng
- Mỗi cuộc liên hệ sẽ được chuyển thành một công việc, đảm bảo không có gì bị bỏ sót
📌 Phù hợp cho: Ghi nhận các yêu cầu đến kèm thông tin liên hệ và chuyển chúng đến hàng đợi hỗ trợ kỹ thuật phù hợp.
🧠 Thú vị: Trung tâm cuộc gọi đầu tiên được cài đặt bởi một công ty Anh sử dụng hệ thống gọi là PABX (Private Automated Business Exchanges). Hệ thống này cho phép các doanh nghiệp quản lý lượng lớn cuộc gọi của khách hàng.
11. Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp
Với mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp, bạn chỉ mất vài phút để triển khai một cuộc khảo sát giúp bạn:
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Hỏi những câu hỏi rõ ràng, tập trung mà khách hàng tùy chỉnh không thể bỏ qua
- Phát hiện các mẫu trong khiếu nại, yêu cầu tính năng hoặc sự bất mãn
- Theo dõi điểm hài lòng và xu hướng bài nộp/gửi theo thời gian
Giả sử khách hàng liên tục phản ánh về trải nghiệm thanh toán không thuận tiện. Thay vì trả lời từng phiếu yêu cầu, hãy gửi bản khảo sát này để thu thập phản hồi có cấu trúc trên quy mô lớn. Bạn sẽ có thông tin cụ thể để đề xuất thay đổi, chứ không chỉ là danh sách các khiếu nại.
Sử dụng công cụ phản hồi khách hàng này, bạn có thể chế độ xem tất cả các phản hồi tại một nơi, được sắp xếp theo đánh giá sản phẩm, bình luận và cảm xúc. Nhờ đó, việc xác định những vấn đề cần ưu tiên khắc phục và những gì đã trở thành công việc trở nên dễ dàng hơn.
📌 Phù hợp cho: Thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm để ưu tiên các tính năng, bản cập nhật hoặc bản sửa lỗi sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong quản lý khách hàng.
12. Mẫu Báo cáo Phản hồi Sự cố ClickUp
Nếu xảy ra sự cố như rò rỉ dữ liệu, vi phạm tài khoản hoặc đăng nhập đáng ngờ, một chủ đề Slack hỗn loạn sẽ không đủ. Mẫu Báo cáo Phản hồi Sự cố ClickUp cho phép bạn ghi lại mọi chi tiết, giữ mọi người cập nhật và tránh lặp lại sai lầm.
Mẫu tác vụ này tạo ra một công việc riêng biệt cho mỗi sự cố, chia nhỏ nó thành các giai đoạn bằng cách sử dụng Trạng thái Tùy chỉnh và thêm thông tin quan trọng bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh như Người phê duyệt, Ghi chú sự cố và Tài liệu hỗ trợ.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi lại mọi sự cố với thông tin chi tiết, trạng thái tùy chỉnh và tài liệu hỗ trợ
- Giao nhiệm vụ đang theo dõi và theo dõi quá trình giải quyết để tránh lặp lại sai sót
- Giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ và cập nhật thông tin trong các tình huống quan trọng
📌 Phù hợp cho: Quản lý và đội ngũ hỗ trợ ghi chép các sự cố nghiêm trọng, phân công theo dõi và rút kinh nghiệm từ những sai sót.
🧠 Thú vị: Sự hài hước (khi được sử dụng đúng cách) có thể làm cho các tương tác với khách hàng trở nên đáng nhớ. Một câu đùa nhẹ nhàng hoặc giọng điệu vui vẻ, thân thiện có thể biến một trò chuyện hỗ trợ thông thường thành điều mà khách hàng thực sự thích thú — khiến họ có khả năng nhớ và giới thiệu thương hiệu cao hơn.
Xem video này để hiểu cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong dịch vụ khách hàng:
13. Mẫu phản hồi hỗ trợ khách hàng qua Email Meter
Email hỗ trợ không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số email có tính thời gian, trong khi những email khác cần sự cân bằng hoàn hảo giữa sự đồng cảm và sự rõ ràng. Email Meter hiểu điều đó. Đó là lý do tại sao họ cung cấp một gói tải xuống duy nhất gồm 10 mẫu email hỗ trợ khách hàng được thiết kế để giúp bạn trả lời nhanh hơn và quản lý giao tiếp với khách hàng thông qua một mẫu phản hồi mẫu.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
Dưới đây là cái nhìn chi tiết về hai mẫu nổi bật trong bộ sưu tập:
- Khách hàng cần phản hồi ngay lập tức: Mẫu này dành cho những email khẩn cấp khi khách hàng rõ ràng đang căng thẳng. Nó giúp bạn duy trì giọng điệu phù hợp—tĩnh táo, tôn trọng và trấn an—ngay cả khi tin nhắn nhận được không lịch sự
- Chuyển đổi từ bán hàng sang quản lý tài khoản: Sau khi hoàn tất giao dịch, hãy sử dụng mẫu này để cảm ơn khách hàng, giới thiệu người quản lý tài khoản mới của họ và cho họ biết bạn vẫn sẵn sàng hỗ trợ cho bất kỳ câu hỏi nào khác
📌 Phù hợp cho: Tăng tốc phản hồi với thư viện mẫu email sẵn có cho các tình huống phổ biến.
14. Mẫu email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Zendesk
30 mẫu email hỗ trợ khách hàng của Zendesk giúp bạn xử lý hầu hết các tình huống hỗ trợ phổ biến (và cả những tình huống không phổ biến) mà không cần phải viết từ đầu.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Trấn an khách hàng sau khi dịch vụ gặp sự cố
- Tăng doanh số mà không gây cảm giác bán hàng quá mức
- Gửi thông báo nhắc nhở gia hạn hoặc thông báo tăng giá mà không gây khó xử
- Giữ cho các tương tác nhất quán khi chuyển đổi giữa các thành viên trong nhóm
📌 Phù hợp cho: Nhân viên hỗ trợ và quản lý duy trì giọng điệu và phong cách thương hiệu nhất quán trong mọi email khách hàng.
15. Mẫu phản hồi email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Medallia
Bộ mẫu này từ Medallia cung cấp cho nhân viên dịch vụ khách hàng các phản hồi sẵn sàng sử dụng cho những tình huống phổ biến và phức tạp nhất. Bạn có thể sao chép, dán và tùy chỉnh bất kỳ mẫu nào để:
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giao tiếp hiệu quả với khách hàng đang bực bội vì gói hàng bị trễ, sai hoặc hư hỏng, mà không cần phải lúng túng tìm lời
- Giải thích các chính sách phức tạp của công ty hoặc các thắc mắc về hóa đơn chỉ trong vài giây
- Biến những trải nghiệm tiêu cực qua điện thoại/trò chuyện thành cơ hội thứ hai bằng lời xin lỗi phù hợp và một cử chỉ thiện chí
📌 Phù hợp cho: Theo dõi trải nghiệm dịch vụ với mẫu yêu cầu phản hồi có cấu trúc.
16. Mẫu email dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của Hiver
Các mẫu này được thiết kế cho các đội ngũ hỗ trợ khách hàng muốn trả lời nhanh chóng mà không nghe có vẻ máy móc. Mỗi mẫu giải quyết một tình huống cụ thể trong hành trình hỗ trợ, giúp đội ngũ của bạn xử lý các tình huống như trễ hẹn, sai sót hoặc thậm chí là chia tay với sự rõ ràng và tự tin.
Với các mẫu này, bạn có thể trấn an khách hàng lo lắng bằng các cập nhật chủ động, kết thúc các phiếu yêu cầu đã được giải quyết với một chút cá nhân hóa và nhiều hơn nữa.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Cung cấp các phản hồi nhanh chóng, chuẩn hóa mà không nghe có vẻ máy móc
- Phủ sóng các tình huống như trễ hẹn, sai sót, chia tay và nhiều tình huống khác với sự rõ ràng và chu đáo
- Giúp các nhóm xử lý hiệu quả lượng lớn email hỗ trợ
📌 Phù hợp cho: Gửi các phản hồi nhanh chóng, chuẩn hóa khi xử lý lượng lớn email hỗ trợ.
17. Mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh của LiveAgent
Được thiết kế dành cho những ai phải xử lý các cuộc trao đổi hàng ngày với khách hàng, các mẫu sẵn sàng gửi của LiveAgent giúp loại bỏ công việc vất vả khi viết các phản hồi chuyên nghiệp.
Dù là giọng điệu hay mức độ khẩn cấp nào, luôn có một mẫu phù hợp với tình huống.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Mẫu email phản hồi tự động: Ngay lập tức xác nhận đã nhận được tin nhắn và cài đặt kỳ vọng rõ ràng về thời gian khách hàng có thể mong đợi nhận được phản hồi
- Mẫu email phản hồi cho khách hàng giận dữ: Giữ bình tĩnh trong tình huống căng thẳng bằng sự đồng cảm, trách nhiệm và sự trấn an
- Mẫu phản hồi khiếu nại của khách hàng: Xử lý vấn đề trực tiếp, đề xuất giải pháp và thể hiện cho khách hàng thấy rằng họ đã được lắng nghe
📌 Phù hợp cho: Nhân viên hỗ trợ khách hàng phải xử lý nhiều tình huống khác nhau và cần các phản hồi hiệu quả cho nhiều trường hợp sử dụng.
🧠 Thú vị: Bản khiếu nại khách hàng tùy chỉnh bằng văn bản cổ nhất được ghi lại từ năm 1750 TCN tại Mesopotamia cổ đại. Một người tên Nanni đã viết một bản khiếu nại trên một tấm đất sét về việc nhận được loại đồng không đúng tiêu chuẩn.
18. Mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh trên mạng xã hội của LiveAgent
Nếu bạn đang xử lý các truy vấn của khách hàng trên mạng xã hội, bạn biết rằng những truy vấn, khiếu nại hoặc lời khen tương tự thường xuất hiện lặp đi lặp lại. Trả lời từng truy vấn một cách thủ công? Điều đó tốn thời gian, lặp đi lặp lại và mệt mỏi. Các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng trên mạng xã hội của LiveAgent sẽ rất hữu ích trong trường hợp này.
Được thiết kế riêng cho nhân viên dịch vụ khách hàng, đội ngũ hỗ trợ và bất kỳ ai quản lý các tương tác trực tuyến, các mẫu này giúp bạn phản hồi nhanh chóng mà không nghe có vẻ máy móc.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Các phản hồi chuyên nghiệp giúp bạn hướng dẫn người dùng giải quyết các vấn đề hỗ trợ hoặc các bước khắc phục sự cố
- Giữ tinh thần tích cực với những thông điệp thân thiện và biết ơn
- Thể hiện sự đồng cảm với sự bực bội của khách hàng, xin lỗi một cách chân thành và đề xuất các giải pháp thực tế
📌 Phù hợp cho: Trả lời các truy vấn của khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội với các phản hồi đã được soạn sẵn, phù hợp với ngữ cảnh, nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
cung cấp dịch vụ nổi bật với ClickUp*
Dịch vụ khách hàng tùy chỉnh không đến từ các câu trả lời có sẵn.
Thay vào đó, nó đến từ các hệ thống đáp ứng nhu cầu của nhóm, công cụ và khách hàng tùy chỉnh của bạn.
Các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng của ClickUp nổi bật ở đây. Chúng tạo ra một quy trình hỗ trợ hoàn toàn tùy chỉnh với các chế độ xem tùy chỉnh linh hoạt, trạng thái và trường thông tin được thiết kế phù hợp với nhu cầu của đội ngũ của bạn.
Muốn đang theo dõi các phiếu yêu cầu ưu tiên cao trong chế độ xem Kanban? Đã xong. Cần một biểu mẫu để tiếp nhận các vấn đề của khách hàng? Rất đơn giản.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để viết một phản hồi dịch vụ khách hàng tùy chỉnh?
Một phản hồi dịch vụ khách hàng tốt cần phải nhanh chóng, lịch sự, cá nhân hóa, thấu hiểu và hướng đến giải pháp. Luôn gọi tên khách hàng, thừa nhận mối quan tâm của họ, giải thích giải pháp và đề nghị hỗ trợ thêm.
Ví dụ:
Chào [Tên Khách hàng tùy chỉnh],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về [vấn đề]. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện mà điều này đã gây ra. Dưới đây là những gì chúng tôi có thể làm để hỗ trợ bạn: [giải pháp/bước tiếp theo]. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào khác.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tên của bạn]
2. 5 nguyên tắc cơ bản của dịch vụ khách hàng là gì?
5 nguyên tắc cơ bản của dịch vụ khách hàng là:
- Tôn trọng: Đối xử với mọi khách hàng với sự tôn trọng và lịch sự.
- Trả lời: Trả lời nhanh chóng và phù hợp với các câu hỏi của khách hàng.
- Giải quyết: Xử lý và khắc phục các vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả.
- Trấn an: Giúp khách hàng cảm thấy yên tâm rằng các thắc mắc của họ đang được xem xét một cách nghiêm túc.
- Lưu ý: Theo dõi và ghi nhớ các tương tác trước đây để xây dựng mối quan hệ.
3. Tôi nên trả lời khiếu nại của khách hàng như thế nào?
Sử dụng mẫu có sẵn để thừa nhận vấn đề, xin lỗi, giải thích giải pháp và cảm ơn khách hàng vì phản hồi của họ.
Mẫu:
Chào [Tên Khách hàng tùy chỉnh],
Cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về vấn đề này. Chúng tôi rất tiếc khi nghe về trải nghiệm của bạn với [miêu tả vấn đề]. Chúng tôi coi trọng phản hồi của bạn và đang tiến hành điều tra vụ việc.
Dưới đây là việc cần làm để giải quyết vấn đề: [giải thích giải pháp hoặc các bước tiếp theo].
Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ việc cần làm nào khác mà chúng tôi có thể hỗ trợ bạn. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và cho chúng tôi cơ hội để khắc phục sự cố.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tên của bạn]
4. Ví dụ về một câu trả lời dịch vụ khách hàng tốt là gì?
Dưới đây là một ví dụ về câu trả lời dịch vụ khách hàng tốt:
Chào Sarah,
Chúng tôi rất tiếc khi biết đơn đặt hàng của bạn đã đến trễ. Chúng tôi luôn nỗ lực giao hàng đúng hẹn và tôi hiểu rằng điều này chắc hẳn khiến bạn rất bực bội. Chúng tôi đã hoàn lại phí vận chuyển cho bạn và đã đặt hàng thay thế với dịch vụ giao hàng nhanh, dự kiến sẽ đến trong vòng hai ngày.
Vui lòng cho tôi biết nếu có điều gì khác tôi có thể làm việc cần làm để giúp. Cảm ơn sự thông cảm của quý khách và cảm ơn vì đã là khách hàng giá trị của chúng tôi.
Thân mến,Alex