Việc thu hút khách hàng — tức là khiến một khách hàng mới mua sản phẩm — chỉ là một bước trong quy trình bán hàng. Các quy trình bán hàng hiệu quả giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng, không chỉ khiến họ quay lại mua thêm mà còn giới thiệu thêm nhiều người khác trong dài hạn.
Trong thị trường phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết vì “doanh thu định kỳ” chính là nền tảng của mô hình kinh doanh này. Bạn càng đầu tư vào việc xây dựng mối quan hệ, khách hàng sẽ gắn bó với bạn càng lâu và bạn sẽ càng gặt hái được nhiều lợi ích từ đó.
Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi thị trường quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được dự báo sẽ đạt mức 262 tỷ USD vào năm 2032. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất mà các tổ chức phải đối mặt khi triển khai CRM chính là việc người dùng chấp nhận và sử dụng hệ thống.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách bạn có thể cải thiện đáng kể mức độ sử dụng hệ thống CRM bằng cách lựa chọn công cụ phù hợp, cài đặt hệ thống một cách hiệu quả và đào tạo nhóm của mình để tận dụng tối đa công cụ này.
⏰Tóm tắt trong 60 giây
Mức độ chấp nhận CRM đề cập đến mức độ hiệu quả mà nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhóm hỗ trợ khách hàng và các nhà lãnh đạo tích hợp và sử dụng hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) trong các quy trình làm việc hàng ngày của họ.
Việc áp dụng CRM là điều thiết yếu vì nó mang lại cho tổ chức sự minh bạch, hiệu quả, năng suất, hiệu quả quy trình và, cuối cùng, cả việc khách hàng chấp nhận sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến mối quan hệ khách hàng tốt hơn, doanh số tăng cao và sự phù hợp hiệu quả giữa sản phẩm và thị trường.
Mặt khác, không phải ai cũng hào hứng với việc triển khai một công cụ hoàn toàn mới. Việc áp dụng CRM thường gặp phải những thách thức, chẳng hạn như sự kháng cự trước sự thay đổi, thiếu đào tạo phù hợp, chất lượng dữ liệu kém và các vấn đề về tích hợp.
Để vượt qua những thách thức này và xây dựng một hệ thống CRM được áp dụng hiệu quả trong tổ chức của bạn, hãy xem xét các chiến lược sau:
- Khai thác sự tham gia của nhân viên vào quá trình thay đổi
- Xây dựng kế hoạch đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống CRM
- Nhà cung cấp đào tạo thực hành thông qua môi trường thử nghiệm
- Cá nhân hóa trải nghiệm CRM
- Hỗ trợ người dùng trong luồng công việc
- Theo dõi tỷ lệ áp dụng CRM để tìm kiếm các cơ hội đào tạo bổ sung
- Duy trì chất lượng dữ liệu CRM
- Cung cấp các ưu đãi để tăng cường sự tương tác
- Đảm bảo sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo và sự hậu thuẫn từ ban lãnh đạo
- Thu thập phản hồi từ người dùng CRM
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Tỷ lệ chấp nhận người dùng CRM là gì?
Tỷ lệ người dùng CRM đề cập đến số lượng người dùng tích cực sử dụng phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) như một phần của quy trình làm việc hàng ngày để quản lý tương tác với khách hàng, theo dõi doanh số bán hàng và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.
Ai sử dụng CRM
Một hệ thống CRM hiệu quả cần phục vụ toàn bộ nhóm phát triển kinh doanh, bao gồm các bộ phận tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng. Hãy cùng xem xét một số đối tượng người dùng sử dụng hệ thống CRM này.
Nhân viên bán hàng: Họ sử dụng công cụ này để theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý các tương tác, ghi chép phản hồi, thu thập đơn đặt hàng, v.v.
Các quản lý bán hàng: Họ sử dụng công cụ này để theo dõi hiệu suất của nhóm, xác định những điểm còn hạn chế, hỗ trợ chốt các giao dịch đang gặp khó khăn và lập kế hoạch cho tương lai.
Các nhóm tiếp thị: Họ sử dụng nền tảng này để triển khai các chiến dịch email, phân khúc nhóm khách hàng, tương tác với họ thông qua nội dung, sự kiện và hội thảo trực tuyến, đồng thời tái tiếp cận những người dùng quay lại trên trang web.
Thành công của khách hàng: Họ cần hệ thống CRM để hiểu rõ vòng đời khách hàng trước khi bắt đầu quá trình onboarding, bao gồm các chi tiết về thách thức, yêu cầu, thông số kỹ thuật và các thỏa thuận với nhóm bán hàng.
Lãnh đạo: Đối với ban lãnh đạo kinh doanh, hệ thống CRM vừa là danh sách khách hàng tiềm năng, vừa là sổ đơn đặt hàng, tất cả trong một. Nó giúp họ nắm bắt tình hình hoạt động của kinh doanh hiện tại và trong tương lai gần.
Tại sao việc áp dụng CRM lại quan trọng
Như bạn có thể thấy từ các người dùng của hệ thống CRM, đây không phải là một công cụ đơn giản dành cho một nhóm nhỏ. Đây là một nền tảng toàn diện, đáp ứng các nhu cầu đa dạng của tổ chức, chẳng hạn như:
1. Hiển thị
Việc triển khai hệ thống CRM hiệu quả giúp tạo ra cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung và cập nhật theo thời gian thực, có thể được sử dụng cho việc cá nhân hóa, phân khúc, định hướng mục tiêu và nâng cao chất lượng ra quyết định nói chung.
2. Năng suất
Với tất cả thông tin được tập trung tại một nơi, nhóm phát triển không còn phải "chạy đua" chỉ để thu thập dữ liệu, giúp họ tăng năng suất đáng kể và giảm bớt áp lực.
3. Hiệu quả
Việc triển khai toàn diện hệ thống CRM đảm bảo rằng các bộ phận tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng hoạt động như một khối thống nhất. Điều này có nghĩa là bộ phận tiếp thị có thể tập trung vào các khách hàng tiềm năng phù hợp, bộ phận bán hàng có thể chốt đơn hàng nhanh hơn, và đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.
4. Hiệu quả
Việc áp dụng hệ thống CRM một cách triệt để cũng giúp loại bỏ sự lãng phí. Khi tất cả dữ liệu đều được công khai, nhân viên bán hàng sẽ không theo đuổi các khách hàng tiềm năng trùng lặp, và bộ phận tiếp thị cũng sẽ không tốn chi phí cho các chiến dịch thu hút khách hàng mới nhắm lại vào những khách hàng hiện tại.
5. Việc áp dụng sản phẩm
Hệ thống CRM cũng giúp bạn theo dõi toàn bộ chu trình tương tác của khách hàng với doanh nghiệp. Họ có đang sử dụng sản phẩm của bạn không? Có phản hồi nào không? Họ có thắc mắc gì không? CRM có thể giúp theo dõi và nắm bắt tất cả những thông tin đó để tăng tỷ lệ sử dụng sản phẩm.
Mặc dù có những lợi ích này, việc triển khai hệ thống CRM đối với người dùng vẫn còn gặp nhiều khó khăn tại nhiều tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao.
Những thách thức thường gặp trong việc triển khai CRM
Nếu tổ chức của bạn vẫn đang quản lý các tương tác với khách hàng bằng sổ tay cá nhân hoặc bảng tính, thì hệ thống CRM sẽ là một thách thức hoàn toàn mới. Việc chinh phục và tận dụng hiệu quả hệ thống này chắc chắn sẽ gặp không ít khó khăn. Một số thách thức phổ biến nhất khi triển khai CRM bao gồm:
Sự kháng cự trước sự thay đổi: Nhân viên thường kháng cự trước hệ thống CRM mới vì họ đã quen với quy trình làm việc hiện tại. Nếu người dùng coi công cụ này là một sự gián đoạn hoặc gánh nặng, họ sẽ tránh sử dụng nó, dẫn đến tỷ lệ áp dụng CRM thấp.
Thiếu đào tạo: Nếu không có chương trình đào tạo toàn diện, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt hệ thống CRM. Một hệ thống phức tạp với nhiều tính năng có thể khiến họ cảm thấy quá tải, dẫn đến sự thất vọng và mức độ tương tác thấp.
Vấn đề tích hợp: Hệ thống CRM phải tích hợp mượt mà với các công cụ kinh doanh khác, chẳng hạn như nền tảng email, phần mềm tự động hóa tiếp thị và hệ thống ERP. Nếu không, nhân viên sẽ coi đó chỉ là một công cụ nữa cần cập nhật và bỏ qua nó.
Thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo: Nhân viên có thể không coi trọng việc này nếu các nhà lãnh đạo và quản lý không chủ động sử dụng hoặc thúc đẩy việc áp dụng CRM. Nếu thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo, việc áp dụng CRM sẽ không nhất quán và thường không thể trở thành một phần không thể thiếu trong các quy trình kinh doanh.
Chất lượng dữ liệu kém: Hệ thống CRM chỉ có giá trị tương ứng với chất lượng dữ liệu được nhập vào. Hệ thống sẽ trở nên không đáng tin cậy nếu người dùng không cập nhật hồ sơ một cách chính xác.
Ví dụ, nếu bộ phận tiếp thị chỉ thu thập được ID email của một khách hàng tiềm năng mà không có thông tin nào khác, thì bộ phận bán hàng sẽ không thấy lý do gì để sử dụng thông tin đó vì nó không mang lại giá trị gì cho họ.
Mặc dù những thách thức này rất phổ biến, nhưng chúng chỉ là những khó khăn ban đầu. Một khi bạn đã có một hệ thống CRM vận hành trơn tru, kinh doanh của bạn sẽ đạt được những điều sau đây.
Lợi ích của việc triển khai thành công cho người dùng hệ thống CRM
Một hệ thống CRM hiệu quả chính là nền tảng của chính kinh doanh. Đây là hồ sơ ghi lại mọi thông tin về từng khách hàng trong một khoảng thời gian dài.
Việc triển khai thành công hệ thống CRM đối với người dùng mang lại những lợi ích to lớn cả về mặt chất lượng lẫn số lượng.
1. Mối quan hệ khách hàng tốt hơn
Hãy tưởng tượng điều này. Bạn biết rõ thời điểm lần đầu tiên gặp gỡ khách hàng tiềm năng. Bạn hiểu rõ họ quan tâm đến điều gì. Bạn biết họ đọc những nội dung nào và tải xuống những tài liệu hướng dẫn nào. Bạn cũng biết họ đã tham gia những buổi hội thảo trực tuyến nào. Khi toàn bộ tổ chức tích cực sử dụng hệ thống CRM, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện về các tương tác, sở thích và lịch sử giao dịch của khách hàng.
Với thông tin này, bạn có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng và mang đến những trải nghiệm được tùy chỉnh. Trong buổi demo, bạn có thể nói: “Tôi thấy rằng bạn đã đọc cuốn sách điện tử của chúng tôi về cách các nhà lãnh đạo nhân sự sử dụng sản phẩm của chúng tôi. Bạn có muốn tôi giới thiệu cho bạn về nội dung đó không?”
Theo thời gian, điều này sẽ tạo nên những mối quan hệ khách hàng có ý nghĩa và mang lại lợi ích cho cả hai bên.
2. Hiệu quả bán hàng tốt hơn
Một hệ thống CRM được triển khai hiệu quả sẽ tối ưu hóa quy trình bán hàng bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi khách hàng, nhắc nhở và theo dõi khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể tập trung nhiều hơn vào việc chốt đơn hàng thay vì các công việc hành chính.
Với khả năng hiển thị tiến trình bán hàng, tự động hóa quy trình làm việc và các phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), các nhóm có thể ưu tiên các khách hàng tiềm năng có giá trị cao và tập trung vào những cơ hội mang lại thành công.
3. Tăng doanh thu
Khi tất cả các nhóm phụ trách tăng trưởng đều sử dụng hệ thống CRM, điều này mang lại tính dự đoán. Bộ phận Tiếp thị có thể dự đoán phân khúc nào phản hồi tốt với thông điệp nào và tập trung nguồn lực vào đó. Bộ phận Bán hàng có thể xác định các cơ hội dễ chốt và hoàn tất giao dịch nhanh chóng. Các nhóm Hỗ trợ Khách hàng có thể dự báo các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng một cách chủ động.
Tất cả những điều này dẫn đến các chỉ số thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn — cả hai đều tác động trực tiếp đến sự tăng trưởng.
4. Sản phẩm phù hợp hơn
Một hệ thống CRM được triển khai hiệu quả cũng cung cấp chế độ xem tổng quan về hiệu quả của sản phẩm. Bằng cách thu thập phản hồi từ khách hàng, xác định các vấn đề, theo dõi việc sử dụng sản phẩm và thực hiện các cuộc khảo sát, bạn có thể hiểu rõ những gì khách hàng mong muốn và phát triển một sản phẩm phù hợp với những nhu cầu đó.
📖Bài đọc bổ sung: Cách chọn phần mềm CRM
Để liên tục gặt hái những lợi ích này, bạn cần tích cực thúc đẩy việc áp dụng cho người dùng hệ thống CRM. Dưới đây là cách thực hiện.
Các chiến lược thúc đẩy việc áp dụng người dùng CRM
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải khi triển khai hệ thống CRM là không tính đến việc người dùng làm quen với hệ thống từ trước. Nếu bạn nghĩ rằng chỉ cần triển khai một hệ thống CRM miễn phí và cấp tài khoản người dùng cho mọi người là họ sẽ tự động sử dụng nó, thì bạn đã nhầm.
Việc thúc đẩy việc áp dụng hệ thống CRM đòi hỏi một quy trình chiến lược và dài hạn. Dưới đây là cách bạn có thể xây dựng chiến lược áp dụng CRM cho người dùng.
1. Đảm bảo các nhóm của bạn đồng hành cùng sự thay đổi về CRM
Hệ thống CRM không phải là điều bất ngờ dễ chịu đối với bất kỳ nhóm nào. Vì vậy, trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chiến lược CRM, hãy đảm bảo sự đồng thuận từ nhân viên.
- Tổ chức một cuộc họp quy mô lớn với nhóm phát triển và thông báo cho họ về ý định thay đổi công cụ CRM của bạn
- Hãy mời nhóm đóng góp ý kiến dựa trên kinh nghiệm của họ
- Hãy hỏi họ về những tính năng nào sẽ giúp cuộc sống của họ trở nên dễ dàng hơn
Trên ClickUp Trò chuyện, hãy đăng một bài viết về việc xem xét sử dụng một hệ thống CRM mới và khơi gợi một cuộc thảo luận lành mạnh. Khuyến khích mọi người cùng bạn thảo luận về công cụ nào là phù hợp nhất cho tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ một số mẫu kế hoạch triển khai và thu thập ý kiến để việc áp dụng trở nên dễ dàng hơn.
2. Kêu gọi nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi
Khi triển khai một hệ thống CRM mới, việc thuê một nhóm bên ngoài để cài đặt toàn bộ hệ thống là điều không hiếm gặp. Điều này khiến nhóm cảm thấy như họ đang phải nhận một thứ mà họ không hề yêu cầu.
Thay vào đó, việc triển khai hệ thống CRM cùng toàn nhóm sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Sử dụng tính năng nhiệm vụ ClickUp để phân công công việc cho các thành viên. Xác định những người tiên phong trong việc áp dụng CRM trong tổ chức của bạn và giao cho họ vai trò hỗ trợ các nhóm của mình vượt qua quá trình thay đổi này. Thẻ họ để nhận được các bình luận và thảo luận trực tiếp.
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống CRM
Sau khi đã triển khai hệ thống CRM, đã đến lúc đào tạo nhóm của bạn để sử dụng nó một cách hiệu quả. Dưới đây là một phương pháp tối ưu hóa sẽ giúp ích cho bạn.
Onboarding: Cung cấp cho mọi người tất cả quyền truy cập, quyền truy cập và tính năng cần thiết cho vai trò của họ để bắt đầu quá trình làm quen với hệ thống.
SOP: Xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) về cách sử dụng hệ thống CRM. Xác định các thuật ngữ, từ viết tắt, các thành phần của CRM, v.v.
Đào tạo: Tổ chức các phiên đào tạo trực tiếp hoặc cung cấp các video ghi sẵn về cách sử dụng hệ thống CRM mới. ClickUp Clips là một công cụ tuyệt vời để thực hiện việc cần làm này với mức độ chi tiết tùy theo nhu cầu của bạn.
Hệ thống: Cung cấp các khung làm việc và mẫu sẵn có để nhóm có thể bắt đầu nhanh chóng. Mẫu CRM của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời. Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, rất lý tưởng cho người mới bắt đầu để tạo cơ sở dữ liệu tập trung, tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng và quản lý khách hàng tiềm năng.
4. Cung cấp đào tạo thực hành thông qua môi trường thử nghiệm
Hiểu được nội dung trong một buổi giảng là một chuyện. Việc thực sự áp dụng công cụ được hướng dẫn lại là chuyện hoàn toàn khác. Vì vậy, hãy bổ sung cho khóa đào tạo của bạn bằng các phiên thực hành.
Cách tốt nhất để thực hiện việc cần làm là trong môi trường thử nghiệm (sandbox). Để giúp các nhóm vượt qua nỗi lo sợ mắc sai lầm và làm sập toàn bộ hệ thống, hãy cho phép họ sử dụng môi trường thử nghiệm miễn phí để kiểm tra quy trình làm việc, thực hành mục nhập và thử nghiệm các tính năng trước khi áp dụng vào hoạt động thực tế.
5. Cá nhân hóa trải nghiệm CRM
Không phải ai cũng sử dụng hệ thống CRM theo cùng một cách. Một chuyên viên tiếp thị có thể tập trung nhiều hơn vào cơ sở dữ liệu và việc tải xuống nội dung. Trong khi đó, một nhân viên bán hàng có thể muốn xem tất cả các hoạt động theo dõi sắp tới trên lịch.
Bạn có thể cải thiện đáng kể việc áp dụng CRM bằng cách cho phép người dùng cá nhân hóa phần mềm của họ. Một phần mềm CRM có thể tùy chỉnh sẽ nâng cao tính thân thiện với người dùng, từ đó mang lại cho mỗi cá nhân một lý do cụ thể để tiếp tục sử dụng.
ClickUp CRM hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Thật đấy. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để theo dõi các hạn chót sắp tới (bạn cũng có thể cài đặt các trường ngày tháng tùy chỉnh cho các hoạt động theo dõi, kiểm tra tiến độ, gia hạn và thậm chí cả ngày sinh nhật!).
Thêm các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như mức giảm giá dự kiến, người ra quyết định, người có ảnh hưởng đến quyết định, loại ngành, v.v. để theo dõi thông tin bạn cần. Bổ sung thêm các trạng thái tùy chỉnh, chẳng hạn như “hoãn sang năm sau” hoặc “đang sử dụng sản phẩm của đối thủ X” với mức độ chi tiết theo ý muốn của bạn.
Hãy cài đặt Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa các chỉ số của bạn. Số lượng khách hàng tiềm năng tiếp cận, số giao dịch đã chốt, các hợp đồng sắp gia hạn, thời gian trung bình để chốt giao dịch, tỷ lệ chuyển đổi — bất kể chỉ số nào, hãy thêm một tiện ích và theo dõi nó theo thời gian thực.
6. Hỗ trợ người dùng trong luồng công việc
Một trong những rào cản chính đối với việc áp dụng CRM là sự xáo trộn. Phần mềm mới làm gián đoạn các quy trình CRM hiện có mà các nhóm đã quá quen thuộc, gây ra thêm nỗ lực. Cách tốt nhất để loại bỏ rào cản này là chứng minh rằng hệ thống CRM mới thực sự giúp giảm bớt nỗ lực và thời gian.
ClickUp Automations được thiết kế để thực hiện chính xác việc đó. Với ClickUp, bạn có thể cài đặt các lời nhắc nhở tự động, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và các sự kiện kích hoạt quy trình làm việc để đảm bảo nhân viên luôn theo dõi các công việc liên quan đến CRM mà không cần tốn thêm nỗ lực.
- Bộ phận Marketing đánh dấu một khách hàng tiềm năng là MQL? Thông báo cho bộ phận bán hàng
- Khách hàng tiềm năng tải xuống một cuốn sách điện tử ở giai đoạn cuối của phễu bán hàng? Hãy cài đặt họ là khách hàng tiềm năng nóng.
- Khách hàng tiềm năng hủy đăng ký khỏi danh sách? Cập nhật mức độ quan tâm của họ
- Đã hoàn thành buổi demo? Cập nhật trạng thái tùy chỉnh
Bạn có thông tin nào nằm ngoài ClickUp không? Đừng lo. ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ, chẳng hạn như Google Drive, Outlook, Figma, Zoom, Zendesk, Twilio, SaveMyLeads, Jotform và nhiều công cụ khác nữa!
📖Bài đọc bổ sung: Hãy tham khảo một số ví dụ khác về phần mềm CRM.
7. Theo dõi tỷ lệ áp dụng để xác định các cơ hội đào tạo bổ sung
Giả sử bạn đã hướng dẫn sử dụng cho tất cả mọi người và họ đã bắt đầu sử dụng sản phẩm; công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành. Bạn đang theo dõi mức độ tương tác của người dùng và xác định những lĩnh vực mà nhân viên gặp khó khăn có thể giúp các tổ chức cung cấp các khóa đào tạo phù hợp.
Hãy kiểm tra định kỳ xem tất cả người dùng có đăng nhập vào hệ thống CRM mà bạn đã chọn hay không. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi xem mọi người đã cập nhật thông tin khách hàng quan trọng hay chưa. Xác định những người đang chậm trễ trong việc thực hiện các loại công việc nào và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.
Đặt ra các mục tiêu và chỉ số KPI rõ ràng cho việc sử dụng hệ thống CRM
Mặc dù bạn muốn mọi người sử dụng tất cả các tính năng ngay lập tức, nhưng tốt nhất là không nên gây áp lực quá lớn cho nhóm. Hãy chia kế hoạch triển khai CRM thành các giai đoạn và đặt ra các mục tiêu phù hợp.
Ví dụ, ở giai đoạn đầu tiên, mục tiêu của bạn có thể là đảm bảo các nhóm cập nhật đầy đủ các trường thông tin bắt buộc. Ở giai đoạn hai, bạn có thể yêu cầu họ tải lên bản ghi cuộc gọi. Ở giai đoạn ba, bạn có thể muốn tích hợp công cụ email để tự động hóa các thông báo và lời nhắc nhở.
Sử dụng ClickUp Goals để theo dõi các chỉ số áp dụng CRM và thực hiện các hành động cần thiết. Bạn cũng có thể đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được, chẳng hạn như:
- Đảm bảo 90% nhóm bán hàng và nhóm dịch vụ khách hàng đăng nhập vào hệ thống CRM hàng ngày trong vòng ba tháng tới
- Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng từ 20% lên 30% bằng cách tối ưu hóa các hoạt động theo dõi qua hệ thống CRM và quy trình tự động hóa nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trong vòng sáu tháng.
📖Bài đọc bổ sung: Các chỉ số KPI và chỉ số đo lường trong quản lý sản phẩm
8. Duy trì chất lượng dữ liệu CRM
Người ta thường nói: “Dữ liệu đầu vào kém thì kết quả đầu ra cũng kém”. Điều quan trọng không kém là nếu dữ liệu được nhập vào hệ thống CRM của bạn có chất lượng kém, mức độ áp dụng và sử dụng hệ thống sẽ tự động giảm sút. Khi dữ liệu không đáng tin cậy, không ai muốn sử dụng nó.
Hãy ngăn chặn dữ liệu sai lệch xâm nhập vào hệ thống bằng cách kích hoạt các tính năng tự động hóa. Thiết lập các quy tắc xác thực cho các trường như email hoặc số điện thoại di động để đảm bảo chúng chính xác nhất có thể. Nếu bạn cần cùng một dữ liệu ở nhiều nơi, hãy tự động hóa các mục nhập tiếp theo.
Nếu bạn đang chuyển dữ liệu từ một công cụ khác sang, hãy sử dụng các tính năng tự động hóa và tích hợp để đảm bảo tất cả thông tin được chuyển giao chính xác. Để truy xuất dữ liệu quan trọng bất cứ lúc nào, hãy sử dụng ClickUp Connected Search.
📖Bài đọc bổ sung: Tìm hiểu cách xây dựng cơ sở dữ liệu CRM.
9. Cung cấp các ưu đãi để tăng cường sự tương tác
Việc khuyến khích áp dụng hệ thống CRM sẽ hiệu quả hơn khi nhân viên cảm thấy được khen thưởng khi sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Các yếu tố như gamification, chương trình khen thưởng và các phần thưởng dựa trên hiệu suất sẽ thúc đẩy sự tham gia của nhân viên.
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để cài đặt bảng xếp hạng những người sử dụng CRM nhiều nhất
- Tạo các thư mục chung về các mục tiêu mà nhóm có thể cùng nhau đạt được
- Xác định những thành viên trong nhóm sử dụng hệ thống CRM hiệu quả và khen thưởng họ
10. Đảm bảo sự ủng hộ từ ban lãnh đạo và sự hậu thuẫn từ cấp quản lý
Dù có hữu ích đến đâu, động lực ban đầu để áp dụng hệ thống CRM phải đến từ cấp lãnh đạo cao nhất. Nếu Phó Tổng Giám đốc phụ trách bán hàng không quan tâm đến hệ thống CRM hoặc không sử dụng nó, nhóm bán hàng cũng sẽ không quan tâm. Vì vậy, hãy đảm bảo sự ủng hộ từ ban lãnh đạo ngay từ đầu.
- Thông báo: Khuyến khích các lãnh đạo bộ phận tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng đăng bài về việc triển khai hệ thống CRM mới
- Lãnh đạo bằng ví dụ: Khuyến khích các Phó Chủ tịch và lãnh đạo nhóm phát triển trực tiếp sử dụng hệ thống CRM bằng cách cập nhật thông tin, cài đặt bảng điều khiển, v.v.
- Cách sử dụng: Mang các báo cáo, số liệu, ảnh chụp màn hình, v.v. từ hệ thống CRM đến các buổi đánh giá hoặc cuộc họp toàn thể để chứng minh rằng họ đang sử dụng công cụ mới.
11. Thu thập phản hồi từ người dùng CRM
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy trò chuyện với người dùng và thu thập phản hồi từ họ.
Phản hồi từ người dùng là yếu tố thiết yếu để hoàn thiện việc triển khai CRM và giải quyết các thách thức ngay từ sớm. Hãy thiết lập ClickUp Biểu mẫu để tạo các câu hỏi tùy chỉnh và thu thập phản hồi có cấu trúc từ nhân viên về trải nghiệm của họ với hệ thống CRM. Sử dụng phản hồi này để tối ưu hóa cách bạn sử dụng phần mềm.
Trong khi bạn thực hiện tất cả những việc cần làm, có một điều bạn cần nhớ: Phần mềm CRM mới của bạn vẫn là một sự thay đổi lớn đối với các nhóm của bạn.
Vai trò của quản lý thay đổi trong việc triển khai CRM
Dù bạn đang chuyển từ một giải pháp CRM này sang giải pháp khác hay đang triển khai công cụ đầu tiên, hãy nhớ rằng các nhóm của bạn đã có sẵn một quy trình. Một số người có thể ghi chép mọi chi tiết vào sổ tay; những người khác có thể ghi chú nhanh trên điện thoại hoặc bảng tính. Ngay cả trước khi có hệ thống CRM mới, mọi người đã có cách riêng để quản lý công việc của mình.
Do đó, hệ thống CRM mới và hiện đại của bạn là một sự thay đổi lớn. Nâng cao mức độ áp dụng CRM có nghĩa là nhận thức rằng đây là một quá trình quản lý thay đổi. Hãy cân nhắc các bước sau đây khi triển khai sự thay đổi này.
- Hiểu rõ sự cần thiết của sự thay đổi và xây dựng lập luận thuyết phục về lý do tại sao điều đó lại quan trọng
- Hãy thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan, không chỉ các nhà lãnh đạo mà còn cả người dùng cuối
- Triển khai các thay đổi một cách từ từ
- Theo dõi mức độ áp dụng và thu thập phản hồi
- Hoàn thiện việc triển khai và củng cố sự thay đổi
Để giúp nhân viên thích nghi một cách suôn sẻ, giảm thiểu sự phản kháng và thúc đẩy sự tham gia, hãy xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc. Hãy thử Mẫu Kế hoạch Quản lý Thay đổi của ClickUp. Mẫu này rất thân thiện với người mới bắt đầu và cung cấp cho bạn mọi thứ cần thiết để lập kế hoạch và triển khai chiến lược quản lý thay đổi một cách hiệu quả.
Biến hệ thống CRM của bạn thành một công cụ dễ sử dụng và thú vị với ClickUp
Các công cụ CRM không chỉ đơn thuần là một cơ sở dữ liệu. Chúng là những phần mềm mạnh mẽ giúp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao khả năng ra quyết định và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, nếu không được triển khai một cách toàn diện và rộng rãi trong tổ chức, chúng có thể trở thành một công cụ vô dụng.
ClickUp được thiết kế để ngăn chặn chính điều đó. ClickUp CRM là một phương pháp hướng hành động giúp trực quan hóa quy trình bán hàng, quản lý mối quan hệ, hợp tác với các bên liên quan và tự động hóa quy trình làm việc.
Từ việc thu thập khách hàng tiềm năng thông qua biểu mẫu đến việc tính toán kích thước giao dịch dựa trên dữ liệu tùy chỉnh, ClickUp cung cấp mọi thứ mà nhóm phát triển kinh doanh của bạn cần với giao diện thân thiện với người mới bắt đầu và khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Hãy sử dụng ClickUp như một hệ thống CRM của bạn. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!