Công ty của bạn đã nâng cấp từ hệ thống kế toán 15 năm tuổi lên giải pháp đám mây hiện đại.
Một bản nâng cấp hấp dẫn, nhưng điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Hỗn loạn. 🤯
Các nhóm phải đối mặt với quy trình làm việc lạ lẫm, tích hợp bị gián đoạn và năng suất giảm sút.
Theo một nghiên cứu gần đây của WTW, chỉ 43% nhân viên tin rằng tổ chức của họ quản lý thay đổi hiệu quả — một con số giảm đáng kể so với gần 60% vào năm 2019. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của một kế hoạch vững chắc để quản lý thay đổi thành công.
Đó chính là lúc một danh sách kiểm tra quản lý thay đổi phát huy tác dụng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tạo và thực hiện danh sách kiểm tra quản lý thay đổi khả thi. Chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ, từ cài đặt mục tiêu rõ ràng đến thu hút các bên liên quan và sử dụng các công cụ như nền tảng áp dụng kỹ thuật số.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Quản lý thành công sự thay đổi trong tổ chức đòi hỏi kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Dưới đây là tổng quan nhanh:
- Bắt đầu với một kế hoạch vững chắc: Xác định mục tiêu rõ ràng, đánh giá mức độ sẵn sàng và phát triển các chiến lược để chính thức hóa quá trình thay đổi
- Thu hút sự tham gia của lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo phải ủng hộ sự thay đổi để thống nhất các nhóm và thúc đẩy việc áp dụng.
- Giao tiếp hiệu quả: Đảm bảo thông điệp nhất quán và giữ cho tất cả các bên liên quan được thông tin đầy đủ.
- Đào tạo và phát triển: Trang bị cho các nhóm những kỹ năng cần thiết để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
- Xử lý sự kháng cự: Quản lý chủ động các thách thức để khuyến khích sự đồng thuận.
- Theo dõi và duy trì: Giám sát tiến độ và tinh chỉnh quy trình để đạt được thành công lâu dài.
Các công cụ như ClickUp có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, theo dõi tiến độ và thúc đẩy sự hợp tác để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Quản lý thay đổi là gì?
Quản lý thay đổi trang bị cho các nhóm và tổ chức khả năng chuyển đổi, cho dù đó là các quy trình, công cụ, phương pháp làm việc mới hay điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Nếu không có quản lý thay đổi, bạn sẽ có nguy cơ gặp phải sự nhầm lẫn, thông tin truyền đạt không rõ ràng và bỏ lỡ cơ hội.
Để hiểu tầm quan trọng của nó, hãy xem ví dụ sau.
Việc Revlon mua lại đối thủ cạnh tranh Elizabeth Arden vào năm 2016. Thay vì tận dụng các hệ thống ERP hiện có [Microsoft Dynamics AX và Oracle Fusion], Revlon đã giới thiệu hệ thống SAP S4/HA mới với kế hoạch tối thiểu và tích hợp CNTT kém.
Kết quả? Ngừng sản xuất, thiệt hại hàng triệu đô la và các vụ kiện từ cổ đông. 😱
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi một cách hiệu quả.
Cũng nên đọc: Tầm quan trọng của quản lý thay đổi trong triển khai dự án
Phát triển kế hoạch hành động quản lý thay đổi
Theo McKinsey, 70% chương trình thay đổi không đạt được mục tiêu do sự kháng cự của nhân viên và thiếu hỗ trợ từ ban lãnh đạo. Một kế hoạch được cấu trúc tốt sẽ giảm thiểu sự gián đoạn, điều chỉnh quá trình chuyển đổi phù hợp với mục tiêu và đảm bảo sự ủng hộ của các bên liên quan.
Hãy phân tích điều này bằng một ví dụ.
Giả sử bạn là giám đốc khu vực của một ngân hàng và bạn đã quyết định thay thế hệ thống đăng ký khách hàng bằng một nền tảng kỹ thuật số mới. Mặc dù đây có vẻ là một cập nhật công nghệ, nhưng nó đòi hỏi sự thực hiện cẩn thận để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là cách lập kế hoạch để dẫn dắt nhóm của bạn vượt qua sự thay đổi này một cách thành công.
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Tập trung vào các mục tiêu như giảm thời gian đào tạo nhân viên mới hoặc cải thiện trải nghiệm người dùng
- Đánh giá mức độ sẵn sàng: Đảm bảo các quy trình công việc, cơ sở hạ tầng và năng lực của nhóm hiện tại phù hợp với hệ thống mới. Xác định các lỗ hổng và giải quyết chúng trước
- Chính thức hóa kế hoạch của bạn: Gửi yêu cầu thay đổi nêu rõ mục tiêu, lợi ích, rủi ro và sự chấp thuận cần thiết từ các bên liên quan
- Lập kế hoạch truyền thông hiệu quả: Giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo, từ các nhóm nội bộ đến khách hàng
Triển khai Quản lý Thay đổi
Kế hoạch quản lý thay đổi đòi hỏi sự thực hiện cẩn thận, và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ là chìa khóa cho sự thành công. Khả năng lãnh đạo không chỉ là ra quyết định; nó còn trao quyền cho các nhóm để chấp nhận thay đổi và quản lý quá trình chuyển đổi một cách hiệu quả.
Lãnh đạo hiệu quả: Một nghiên cứu trường hợp về quản lý thay đổi
Sự lãnh đạo của Jack Welch với tư cách là Giám đốc điều hành của General Electric đã biến đổi công ty bằng khả năng lãnh đạo thay đổi hiệu quả. Trong nhiệm kỳ của ông từ năm 1981 đến 1998, giá trị thị trường của GE đã tăng vọt từ 13 tỷ đô la lên 450 tỷ đô la.
Ông đã đạt được điều này thông qua việc cải tổ quy trình, triển khai Six Sigma, tiết kiệm 10 tỷ đô la và quản lý nhóm mạnh mẽ phù hợp với tầm nhìn và giá trị của GE.
Tạo nhóm quản lý thay đổi
Khi ban lãnh đạo đã sẵn sàng, bước tiếp theo là thành lập nhóm quản lý thay đổi. Theo mô hình ADKAR [Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng và Củng cố] của Prosci, nhóm này nên bao gồm:
- Nhà tài trợ điều hành: Thúc đẩy sự thống nhất và trách nhiệm giải trình
- Quản lý thay đổi: Phát triển và triển khai chiến lược thay đổi
- Trưởng bộ phận chức năng: Đại diện cho các bộ phận và cung cấp ý kiến đóng góp
- Trưởng bộ phận Truyền thông: Quản lý thông tin để đảm bảo sự nhận thức
- Trưởng đào tạo: Phát triển kỹ năng cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi
Việc phân công vai trò dựa trên chuyên môn và đảm bảo quản lý tài nguyên hiệu quả sẽ giúp nhóm có đủ năng lực để giải quyết mọi thách thức trong giai đoạn triển khai.
Các bước để thực hiện kế hoạch hành động quản lý thay đổi
Việc triển khai kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức đòi hỏi sự hỗ trợ của lãnh đạo, giao tiếp rõ ràng và phương pháp tiếp cận có cấu trúc. Những yếu tố này đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giúp nhóm của bạn điều hướng thay đổi một cách hiệu quả.
- Chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi
- Đánh giá sẵn sàng thay đổi
- Sự tài trợ và hỗ trợ của lãnh đạo
- Thông tin liên lạc về quản lý thay đổi rõ ràng và nhất quán
- Đào tạo và phát triển toàn diện
- Quản lý sự kháng cự
- Duy trì và thành công lâu dài
Bây giờ, hãy xem xét chi tiết từng bước này.
1. Chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi
Một chiến lược rõ ràng và có thể thực hiện được giúp quá trình được tổ chức và đảm bảo sự thống nhất trong nhóm.
Các bước chính bao gồm:
- Xác định mục tiêu rõ ràng để thiết lập các chỉ số thành công cho sáng kiến thay đổi
- Vạch ra các cột mốc và dòng thời gian để theo dõi tiến độ và duy trì đà phát triển
- Phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể để mọi người đều biết nhiệm vụ của mình
- Phân bổ nguồn lực — ngân sách, công cụ và nhân sự — để đáp ứng nhu cầu của dự án
- Lập kế hoạch cho các rủi ro với các chiến lược giảm thiểu để tránh gián đoạn
2. Đánh giá mức độ sẵn sàng cho thay đổi
Hệ thống Y tế Quốc gia Anh (NHS) đã triển khai hệ thống hồ sơ điện tử trị giá £12 tỷ vào năm 2002 nhưng thất bại do đánh giá sẵn sàng kém, đặc biệt là trong việc đào tạo nhân viên và đảm bảo tính tương thích của hạ tầng kỹ thuật. Điều này dẫn đến chậm trễ và cuối cùng là sụp đổ.
Đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Để đạt được điều này:
- Thực hiện phân tích hiện trạng để đánh giá quy trình làm việc, hạ tầng và hệ thống
- Đánh giá sự sẵn sàng của nhân viên bằng cách xác định các khoảng trống về kiến thức hoặc thái độ tiềm ẩn
- Nhấn mạnh các kỹ năng hoặc nguồn lực thiếu hụt có thể ảnh hưởng đến việc triển khai
- Đánh giá mức độ phù hợp của thay đổi với văn hóa doanh nghiệp để dự đoán các điểm kháng cự
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thực hiện thử nghiệm với một nhóm nhỏ trước khi triển khai thay đổi trên toàn tổ chức. Điều này có thể giúp xác định các vấn đề không lường trước và hoàn thiện kế hoạch.
3. Sự tài trợ và hỗ trợ của lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo đóng vai trò là người dẫn dắt sự thay đổi, xây dựng lòng tin, cài đặt kỳ vọng và cung cấp định hướng. Sự tham gia tích cực của họ thúc đẩy sự đồng lòng của nhóm và việc áp dụng các quy trình mới.
Dưới đây là cách đảm bảo các nhà lãnh đạo tích cực ủng hộ sự thay đổi:
- Thu hút họ tham gia từ sớm: Điều chỉnh sáng kiến thay đổi cho phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của tổ chức
- Xây dựng lập luận thuyết phục: Sử dụng dữ liệu để truyền đạt rõ ràng lợi ích và rủi ro
- Giữ cho họ luôn được cập nhật: Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ và thách thức
- Thể hiện tác động của họ: Nêu bật cách sự tham gia của họ thúc đẩy sự đồng thuận của nhóm và mang lại kết quả
4. Giao tiếp rõ ràng và nhất quán
Giao tiếp là xương sống của sự thay đổi, và bạn phải lập kế hoạch giao tiếp một cách chủ động. Chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên, giải quyết các mối quan ngại và đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình. Sự minh bạch giúp xây dựng niềm tin và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Đảm bảo rằng bạn:
- Chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ, quyết định quan trọng và dòng thời gian
- Giải quyết các thắc mắc và vấn đề một cách kịp thời để xây dựng niềm tin
- Nhấn mạnh lợi ích của sự thay đổi để khuyến khích việc áp dụng
Xem thêm: Top 10 công cụ giao tiếp không đồng bộ
5. Đào tạo và phát triển toàn diện
Trang bị cho các nhóm những kỹ năng phù hợp sẽ đảm bảo quá trình tích hợp thay đổi diễn ra suôn sẻ hơn. Dưới đây là một số điều bạn có thể thử:
- Tạo các chương trình đào tạo được tùy chỉnh theo nhu cầu của nhân viên
- Cung cấp các phiên thực hành thực tế cho các công cụ hoặc hệ thống
- Cung cấp các tài nguyên học tập dễ tiếp cận như hướng dẫn quản lý thay đổi hoặc mô-đun học tập trực tuyến
- Đo lường kết quả đào tạo để đảm bảo việc nắm vững kiến thức và áp dụng vào thực tế
- Khuyến khích phản hồi để liên tục cải thiện hiệu quả đào tạo
6. Quản lý sự kháng cự
Thay đổi thường gặp phải sự kháng cự, và quản lý sự thay đổi là điều cần thiết để vượt qua các trở ngại và đảm bảo sự hợp tác.
Dưới đây là cách bạn có thể chủ động lập kế hoạch cho việc này:
- Xác định sớm các nguồn kháng cự tiềm ẩn
- Tương tác với các bên liên quan thông qua các cuộc thảo luận mở để hiểu rõ mối quan tâm của họ
- Cung cấp các hệ thống hỗ trợ như cố vấn hoặc đào tạo bổ sung
- Kỷ niệm và củng cố tác động tích cực của sự thay đổi đối với cá nhân và nhóm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cung cấp các phiên huấn luyện cá nhân cho những nhân viên gặp khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi. Hỗ trợ cá nhân hóa có thể giúp họ cảm thấy tự tin và gắn bó hơn.
7. Duy trì và thành công lâu dài
Để đảm bảo sự thay đổi được duy trì, hãy tập trung vào cải tiến liên tục và sự tham gia của nhân viên. Đảm bảo rằng:
- Giám sát tiến độ sau triển khai và theo dõi các chỉ số khóa
- Hoàn thiện quy trình dựa trên phản hồi và dữ liệu hiệu suất
- Kỷ niệm các cột mốc và thành công để thúc đẩy các nhóm
Bằng cách tuân theo danh sách kiểm tra quy trình quản lý thay đổi này, nhóm của bạn có thể tự tin đối phó với mọi thay đổi, đảm bảo thành công ngay lập tức và lâu dài.
Xem thêm: Quản lý thay đổi là gì? 3 giai đoạn cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ
Các bước thực hiện để đẩy nhanh sự thay đổi
Quản lý thay đổi tổ chức có thể là một thách thức, nhưng các công cụ và chiến lược phù hợp sẽ biến nó thành một quy trình có cấu trúc và khả thi. Một trong những công cụ đó là ClickUp.
ClickUp là phần mềm quản lý thay đổi toàn diện giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và thực hiện hiệu quả các thay đổi trong tổ chức. Dưới đây là cách bạn có thể đẩy nhanh quá trình thay đổi bằng cách kết hợp chiến lược và các tính năng của ClickUp:
Thiết lập mục tiêu rõ ràng và điều chỉnh các bên liên quan với ClickUp Goals
Việc thiết lập các mục tiêu và chỉ số rõ ràng là rất quan trọng để thống nhất các bên liên quan trong tổ chức trong quá trình thực hiện các sáng kiến thay đổi. ClickUp Goals cung cấp một cách hiệu quả để quản lý quá trình này, giúp các nhóm thiết lập, theo dõi và thống nhất các mục tiêu một cách hiệu quả.
Ví dụ: liên kết công việc với mục tiêu sẽ tự động theo dõi tiến độ, cung cấp chế độ xem rõ ràng về đóng góp của mỗi nhóm đối với mục tiêu của tổ chức.
Tính năng Tổng hợp tiến độ cũng cho phép bạn theo dõi các mục tiêu liên quan ở một nơi, đặc biệt là trong các sáng kiến thay đổi quy mô lớn. Tính năng này cho phép các nhà lãnh đạo nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và đảm bảo sự thống nhất giữa các nhóm.
Mục tiêu Đúng/Sai hợp lý hóa việc theo dõi các bước thiết yếu, chẳng hạn như cài đặt phần mềm hoặc các phiên đào tạo, cung cấp các dấu hiệu rõ ràng về tiến độ.
Đây là nhận xét của một khách hàng về các tính năng của ClickUp:
Các mục tiêu của toàn tổ chức dễ theo dõi và việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn vì chúng ta có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng hướng với các mục tiêu trong bức tranh tổng thể hay không.
Các mục tiêu của toàn tổ chức dễ theo dõi và việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn vì chúng ta có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng hướng với các mục tiêu trong bức tranh tổng thể hay không.
Theo dõi tiến độ trong toàn tổ chức với Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem thời gian thực trên một cửa sổ duy nhất cho các dữ liệu quan trọng, đảm bảo giao tiếp tối ưu trong suốt quá trình quản lý thay đổi. Bằng cách điều chỉnh các tiện ích [như biểu đồ và danh sách] và thẻ, bạn có thể tập trung vào các dữ liệu quan trọng như hoàn thành công việc, khối lượng công việc của nhóm và thời hạn.
Với sự tích hợp các tính năng như Sprint, Theo dõi thời gian và Trường tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi và điều chỉnh các chỉ số dự án trong thời gian thực. Điều này giúp bạn chủ động trong việc quản lý thay đổi. Bảng điều khiển thúc đẩy sự hợp tác bằng cách cho phép chia sẻ dễ dàng và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập thông tin cập nhật.
Tự động hóa quy trình làm việc với ClickUp để giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại
ClickUp Automation đơn giản hóa việc quản lý thay đổi bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giúp giảm thiểu lỗi thủ công. ClickUp hỗ trợ hơn 100 mẫu tự động hóa.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng tự động hóa thiết yếu cho quản lý thay đổi:
- Cập nhật trạng thái công việc: Tự động cập nhật trạng thái công việc khi chúng tiến độ qua quy trình quản lý thay đổi
- Điều chỉnh người được giao: Phân công lại công việc hoặc thông báo cho các thành viên trong nhóm khi có sự thay đổi trách nhiệm để đảm bảo tính trách nhiệm
- Quản lý ưu tiên: Kích hoạt các hành động như bình luận hoặc thông báo khi mức độ ưu tiên của công việc thay đổi [ví dụ: từ "Cao" thành "Rất quan trọng"]
- Theo dõi cột mốc : Đặt kích hoạt để gửi cập nhật hoặc tạo công việc tiếp theo khi đạt được các cột mốc cụ thể
- Giám sát ngày đáo hạn: Tự động hóa các nhắc nhở hoặc chuyển công việc sắp đến hạn để duy trì tiến độ
Tạo danh sách kiểm tra mạnh mẽ với Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp
Thay đổi ở cấp độ tổ chức có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng Mẫu danh sách kiểm tra quản lý thay đổi của ClickUp sẽ giúp đơn giản hóa quy trình này.
Dưới đây là cách các mẫu quản lý thay đổi như thế này có thể giúp đẩy nhanh quy trình của bạn:
- Xác định các bước thay đổi rõ ràng: Phác thảo từng giai đoạn của kế hoạch quản lý thay đổi, từ lập kế hoạch và điều phối các bên liên quan đến thực thi và đánh giá, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch
- Thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm: Phân công công việc, đặt ưu tiên và để lại nhận xét trực tiếp trong mẫu để đảm bảo sự liên lạc và trách nhiệm nhất quán giữa tất cả các nhóm
- Theo dõi tiến độ trong thời gian thực: Sử dụng bảng điều khiển để hiển thị các chỉ số chính và cải thiện quản lý quy trình, đảm bảo các sáng kiến thay đổi luôn đi đúng hướng bằng cách giảm thiểu các điểm nghẽn
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Đơn giản hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các cập nhật và thông báo thường xuyên, giảm thiểu sự chậm trễ và lỗi thủ công
- Tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn: Sử dụng tối đa 15 trạng thái công việc tùy chỉnh như đề xuất, đang xem xét, đã được phê duyệt và đã được triển khai để phù hợp hoàn hảo với quy trình quản lý thay đổi của bạn
Bắt đầu chiến lược của bạn với Mẫu kế hoạch đơn giản về quản lý thay đổi của ClickUp
Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi đơn giản của ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các dự án đơn giản, yêu cầu cấu trúc rõ ràng, không rườm rà. Với các bước dễ thực hiện, mẫu này giúp hợp lý hóa quy trình thay đổi, giúp nhóm của bạn chuyển đổi suôn sẻ và hiệu quả.
Đọc thêm: 10 mẫu kế hoạch chiến lược miễn phí trong ClickUp, Word và Excel
Tối ưu hóa ROI trong quản lý thay đổi
Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy rằng quản lý thay đổi hiệu quả trên tất cả các cấp độ tổ chức có thể mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) lên đến 143%.
Việc theo dõi tiến độ và kết quả của các sáng kiến thay đổi trở nên dễ dàng với các công cụ báo cáo của ClickUp, chẳng hạn như Bảng điều khiển ClickUp và chế độ xem Khối lượng công việc ClickUp.
Với các công cụ này, bạn có thể:
- Theo dõi sức chứa công việc hàng ngày của nhóm
- Xác định những người đang quá tải hoặc chưa được tận dụng hết khả năng để giảm thiểu điểm nghẽn và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và duy trì hiệu suất ổn định
Các phương pháp tốt nhất để duy trì sự thay đổi
Mặc dù duy trì sự thay đổi là điều cần thiết, nhưng nhận ra và vượt qua các rào cản có thể cản trở thành công cũng quan trọng không kém. Hãy cùng thảo luận về một số phương pháp hay nhất giúp các nhóm duy trì sự thay đổi.
- Đưa thay đổi vào văn hóa tổ chức: Để đảm bảo thành công lâu dài, thay đổi phải trở thành một phần của các giá trị và niềm tin cốt lõi của tổ chức. Đảm bảo cam kết của lãnh đạo ở tất cả các cấp. Bạn cũng có thể kết hợp các giá trị thay đổi vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.
- Tạo các cột mốc rõ ràng, có thể đo lường được: Cài đặt mục tiêu giúp theo dõi tiến độ và duy trì sự tập trung trong suốt quá trình thay đổi. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để đo lường thành công. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để chia các cột mốc thành các công việc có thể đạt được
- Khuyến khích vòng phản hồi liên tục: Phản hồi thường xuyên đảm bảo bạn giải quyết tất cả các vấn đề nhanh chóng và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Sử dụng khảo sát hoặc kiểm tra thường xuyên để thu thập phản hồi của nhân viên. Phân tích phản hồi để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Các nghiên cứu điển hình về việc triển khai quản lý thay đổi thành công
1. Chuyển đổi số của IKEA
Dưới sự lãnh đạo của Barbara Martin Coppola, IKEA đã áp dụng chuyển đổi số để duy trì sự phù hợp trong một nền kinh tế đang thay đổi.
- Các ưu tiên chính: IKEA tập trung vào việc trở nên dễ tiếp cận hơn, duy trì mức giá phải chăng và thúc đẩy tính bền vững. Các công cụ kỹ thuật số đã cho phép triển khai các dịch vụ bán hàng và giao hàng trực tuyến mới, cải thiện khả năng tiếp cận của khách hàng
- Hợp tác liên chức năng: Coppola trao quyền cho các nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng, đặc biệt là trong thời kỳ COVID, giúp thực thi và thích ứng nhanh hơn
- Tích hợp tính bền vững: IKEA đã kết hợp các công cụ kỹ thuật số với tính bền vững bằng cách ra mắt mô hình kinh doanh tuần hoàn, cho phép khách hàng tái chế sản phẩm. Vào Thứ Sáu Đen, 100.000 mục đã được trả lại để tái chế
Sự chuyển đổi của IKEA nhấn mạnh sức mạnh của việc tích hợp các công cụ kỹ thuật số với các giá trị kinh doanh cốt lõi để đạt được sự tăng trưởng bền vững.
2. Chuyển đổi nhân sự của Adobe cho sự thay đổi chiến lược
Việc Adobe chuyển sang mô hình dựa trên đám mây vào năm 2011 đòi hỏi sự chuyển đổi không chỉ trong chiến lược sản phẩm mà còn trong hàm nhân sự.
- Thích ứng với mô hình kinh doanh mới: Adobe đã chuyển từ bán phần mềm có giấy phép trong hộp sang cung cấp dịch vụ đăng ký dựa trên đám mây. Sự thay đổi này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải phát triển từ vai trò quản trị truyền thống sang vai trò hỗ trợ đổi mới và phát triển nhân viên
- Cách tiếp cận nhân sự lấy con người làm trung tâm: Bộ phận nhân sự đã chuyển từ các hoạt động văn phòng sang mô hình tương tác hơn, với nhân viên trực tiếp đến gặp gỡ nhân viên để hỗ trợ và thúc đẩy các vòng phản hồi liên tục
- Chuyển sang phản hồi liên tục: Đánh giá hàng năm được thay thế bằng phương pháp "kiểm tra", cho phép nhân viên xác định và theo dõi mục tiêu của mình liên tục
Vượt qua rào cản trong quản lý thay đổi
Như chúng ta đã thấy ở các tổ chức như JPMorgan, IKEA và Blackwoods, quản lý thay đổi đòi hỏi nỗ lực nhất quán và khả năng giải quyết thách thức một cách trực diện.
Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các tổ chức thường gặp phải trong quá trình thực hiện các sáng kiến thay đổi, cùng với các chiến lược để vượt qua chúng:
Sự kháng cự của nhân viên
Nhân viên thường chống lại sự thay đổi do sợ điều chưa biết hoặc thoải mái với trạng thái hiện tại. Để giải quyết sự chống đối, hãy thu hút nhân viên tham gia từ sớm, cung cấp đào tạo và nhấn mạnh những lợi ích cá nhân và nghề nghiệp.
Sự thiếu nhất quán trong lãnh đạo
Các nỗ lực thay đổi có thể bị chùn bước nếu các nhà lãnh đạo không thống nhất hoặc không đầu tư toàn lực vào quá trình chuyển đổi. Ban lãnh đạo cấp cao phải đặt ra tầm nhìn rõ ràng và dẫn dắt bằng ví dụ.
Nguồn lực và hỗ trợ không đủ
Thay đổi thành công đòi hỏi các nguồn lực thích hợp, chẳng hạn như thời gian, công cụ và nhân sự. Các tổ chức nên tối ưu hóa quy trình quản lý công việc, phân bổ đủ nguồn lực và cung cấp các cơ chế hỗ trợ phù hợp.
Sự không đồng bộ về văn hóa
Sự lệch lạc về văn hóa có thể cản trở những thay đổi mong muốn. Để khắc phục điều này, các nhà lãnh đạo thay đổi nên nỗ lực thay đổi văn hóa dần dần bằng cách thúc đẩy các giá trị mới thông qua hành vi lãnh đạo và củng cố chúng bằng các sáng kiến và truyền thông có mục tiêu.
Vai trò của phản hồi và thích ứng liên tục
Phản hồi liên tục và điều chỉnh là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng sự thay đổi được duy trì và phát triển hiệu quả.
Một cuộc khảo sát của McKinsey & Company cho thấy rằng các hệ thống phản hồi hiệu quả giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên lên 14,2% và cải thiện kết quả thay đổi lên 30%.
Dưới đây là cách các tổ chức có thể triển khai phương pháp này với ClickUp:
Thu thập phản hồi với Biểu mẫu ClickUp
Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi từ các nhóm, các bên liên quan và nhân viên. Điều này đảm bảo rằng quan điểm của mọi người đều được xem xét, giúp xác định sớm bất kỳ mối quan ngại nào và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho chiến lược thay đổi.
Sử dụng ClickUp Comments để liên lạc liên tục
Với ClickUp Comments, bạn có thể kích hoạt giao tiếp và hợp tác liên tục. Khi có bình luận cần hành động, hãy phân công để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lên lịch khảo sát "kiểm tra nhịp đập" hàng quý bằng cách sử dụng Biểu mẫu ClickUp để theo dõi tâm trạng và tỷ lệ chấp nhận của nhân viên.
Đặt các câu hỏi như "Bạn có lo ngại gì về thay đổi này?" hoặc "Bạn cần những nguồn lực nào để thích ứng?" Điều này có thể giúp bạn phát hiện ra những thách thức tiềm ẩn.
Thực hiện thành công chiến lược quản lý thay đổi của bạn
Quản lý thay đổi hiệu quả không chỉ đơn thuần là thực hiện quy trình quản lý thay đổi; đó là việc dẫn dắt con người vượt qua quá trình chuyển đổi với sự tự tin và rõ ràng.
Khi nhìn về tương lai, tầm quan trọng của phản hồi liên tục, khả năng thích ứng và sự tham gia của nhân viên sẽ ngày càng tăng. Các tổ chức ưu tiên những khía cạnh này sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và thành công lâu dài.
Tạo danh sách kiểm tra quản lý thay đổi và hướng dẫn nhóm của bạn đến thành công. Bắt đầu với ClickUp ngay hôm nay! 🚀