Quá trình nhập môn không đơn giản như vẻ bề ngoài. Đối với nhân viên, đó là việc tìm kiếm và điền vào vô số tài liệu, tham gia các buổi định hướng, và làm quen với môi trường làm việc (bao gồm cả việc tìm ra vị trí của chiếc máy pha cà phê rất cần thiết).
Tuy nhiên, đối với các chuyên viên nhân sự và chủ doanh nghiệp, đây lại là cuộc vật lộn với đống giấy tờ liên quan đến quy trình tiếp nhận nhân viên.
Điều đáng ngạc nhiên là 58% các doanh nghiệp thừa nhận họ dành nhiều thời gian hơn cho các quy trình và thủ tục giấy tờ trong quá trình onboarding so với việc tập trung vào trải nghiệm thực tế của nhân viên.
Quá trình onboarding thường gặp trục trặc do tình trạng thông tin phân tán, khi thông tin nhân viên nằm rải rác trong các email, bảng tính và các công cụ không liên kết với nhau. Việc thiếu một hệ thống tập trung dẫn đến tình trạng thiếu dữ liệu, trùng lặp thông tin và các bước theo dõi không cần thiết.
Tuy nhiên, có một giải pháp giúp quy trình này diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn: mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên cung cấp khung sườn để thu thập dữ liệu. Các mẫu này giúp đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu, sắp xếp hồ sơ nhân viên và đảm bảo tất cả thông tin quan trọng đều sẵn sàng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 16 mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên miễn phí để giúp bạn đẩy nhanh quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Hãy bắt đầu!
Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên là gì?
Khả năng dữ liệu của nhân viên mới bị phân tán trong các email và bảng tính là khá cao.
Đó là lý do tại sao các nhóm nhân sự giàu kinh nghiệm tin tưởng vào Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên, một mẫu được thiết kế sẵn giúp đơn giản hóa việc thu thập và sắp xếp thông tin nhân viên. Biểu mẫu này bao gồm tất cả các thông tin cần thiết: thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, người liên hệ khẩn cấp, dữ liệu liên quan đến công việc và, khi cần thiết, trình độ học vấn.
Ngoài ra, điều này còn giúp loại bỏ gần như hoàn toàn việc phải liên hệ với nhân viên mới để bổ sung thông tin còn thiếu — chỉ cần có hồ sơ nhân viên rõ ràng và chuẩn hóa ngay từ đầu.
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để thu thập thông tin nhân viên và hướng dẫn nhân viên mới trong những ngày đầu làm việc, Mẫu Đón Nhận Nhân Viên của ClickUp là điểm khởi đầu lý tưởng. Mẫu này kết hợp việc thu thập dữ liệu nhân viên, các công việc đón nhận và theo dõi tiến độ trong một không gian làm việc được tổ chức khoa học. Điều này giúp các đội ngũ nhân sự giảm bớt các công việc theo dõi thủ công và đảm bảo mọi nhân viên mới đều bắt đầu công việc với sự rõ ràng.
Các thành phần chính của biểu mẫu thông tin nhân viên
Phòng Nhân sự có trách nhiệm pháp lý trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu nhân viên; việc không thực hiện việc cần làm có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm trọng.
Phần khó khăn ở đâu? Công việc xử lý thủ công một lượng lớn thông tin nhân viên không phải là công việc dễ dàng và đi kèm với nhiều thách thức trong quá trình onboarding.
Việc chuyển sang sử dụng biểu mẫu thông tin nhân viên sẽ giúp đơn giản hóa quy trình này. Biểu mẫu này giúp thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết về nhân viên mới, đảm bảo quá trình tiếp nhận diễn ra suôn sẻ và giúp hồ sơ nhân viên được sắp xếp gọn gàng, dễ quản lý.
Dưới đây là tổng quan nhanh về các phần chính của mẫu này:
| Phần | Thông tin được thu thập |
| Thông tin cá nhân | Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh và quốc tịch |
| Thông tin việc làm | Tiêu đề, phòng ban, ngày bắt đầu làm việc, tên người quản lý và ID nhân viên |
| Thông tin liên hệ khẩn cấp | Tên người liên hệ khẩn cấp, số điện thoại, mối quan hệ và người liên hệ dự phòng |
| Thông tin về thuế và thanh toán | Thông tin tài khoản ngân hàng, biểu mẫu thuế, cơ cấu lương và đăng ký các chế độ phúc lợi |
| Các trường thông tin bổ sung | Trình độ học vấn, chứng chỉ, các tài liệu như hộ chiếu hoặc giấy phép công việc |
Việc thiếu bất kỳ thông tin nào trong số này có thể dẫn đến những rắc rối về tuân thủ quy định hoặc những vấn đề phức tạp liên quan đến tính lương. Đó là lý do tại sao mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên mới đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, cập nhật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
16 mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên
Tất nhiên, bạn có thể tự tạo biểu mẫu thông tin nhân viên từ đầu, nhưng tại sao phải làm lại từ đầu khi không cần thiết?
Dưới đây là 16 mẫu biểu mẫu hoàn hảo giúp công việc nhân sự của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
1. Mẫu biểu mẫu ClickUp
Hãy tưởng tượng ngày làm việc đầu tiên của một nhân viên mới sắp đến, và bạn đang phải vất vả thu thập những thông tin cơ bản như ngày bắt đầu làm việc, người liên hệ khẩn cấp và thông tin tài khoản ngân hàng.
Mẫu biểu mẫu ClickUp giúp bạn loại bỏ áp lực đó bằng cách hỗ trợ tạo ra các biểu mẫu gọn gàng, có tổ chức chỉ trong vài phút. Với tính năng Trường Tùy chỉnh của ClickUp, từ thông tin cá nhân đến chi tiết công việc, biểu mẫu này thu thập toàn bộ thông tin quan trọng của nhân viên một cách chính xác và bảo mật.
Hơn nữa, các phản hồi sẽ được tự động sắp xếp và sẵn sàng để xử lý — nhờ đó, bạn có thể bỏ qua các bước theo dõi thủ công và tập trung vào việc mang lại trải nghiệm nhập môn suôn sẻ cho nhân viên mới.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự phụ trách quá trình tiếp nhận nhân viên mới và bất kỳ ai muốn đơn giản hóa việc thu thập và sắp xếp thông tin cần thiết của nhân viên.
2. Mẫu biểu mẫu đánh giá nhân viên ClickUp
Hãy thành thật mà nói—việc đánh giá nhân viên có thể khiến cả bộ phận nhân sự lẫn các nhà quản lý cảm thấy như một công việc nhàm chán và đáng sợ.
Quá trình này đôi khi có thể trở nên quá tải, khi nhân viên phải xử lý nhiều tài liệu, cố gắng ghi nhớ các cột mốc thành tích quan trọng và đảm bảo tính công bằng.
Đó chính là lúc mẫu biểu mẫu đánh giá nhân viên miễn phí của ClickUp phát huy tác dụng. Mẫu này giúp đơn giản hóa việc đánh giá hiệu suất nhờ định dạng có cấu trúc và thân thiện với người dùng, giúp thu thập mọi thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác.
Mẫu biểu này giúp bạn dễ dàng thu thập phản hồi có giá trị, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và theo dõi tiến độ cá nhân theo thời gian. Các Trường Tùy chỉnh cho phép bạn bổ sung các thông tin như chức danh công việc, thành tích và các lĩnh vực cần cải thiện, đảm bảo các đánh giá được thực hiện một cách nhất quán, công bằng và tập trung.
✨ Phù hợp nhất cho: Các đội ngũ nhân sự và quản lý mong muốn đơn giản hóa việc đánh giá nhân viên, cải thiện việc theo dõi hiệu suất và xây dựng quy trình đánh giá công bằng, nhất quán, thực sự mang lại lợi ích cho nhóm.
3. Mẫu phản hồi của nhân viên ClickUp
Bạn đã bao giờ tự hỏi nhóm của mình nghĩ gì về ban lãnh đạo, môi trường làm việc, hay thậm chí là những “lợi ích” mà mọi người luôn nhắc đến chưa? Phản hồi chân thành từ nhân viên có thể quyết định sự thành bại của một nơi làm việc, nhưng việc thu thập phản hồi này có thể gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi các ý kiến bị phân tán và khó áp dụng vào thực tế.
Thay vào đó, hãy sử dụng Mẫu phản hồi nhân viên của ClickUp. Mẫu này giúp đơn giản hóa quy trình thu thập và quản lý những thông tin có giá trị từ nhóm của bạn.
Với các Trường Tùy chỉnh như Văn hóa doanh nghiệp, Sự rõ ràng về vai trò và Cơ hội phát triển, bạn có thể giải quyết các thách thức hàng ngày và nâng cao sự hài lòng của nhóm. Đó chưa phải là tất cả
🍪 Tính năng bổ sung: Các biểu đồ trực quan mạnh mẽ còn giúp bạn theo dõi tâm lý nhân viên theo thời gian, từ đó phát hiện các xu hướng và hành động kịp thời trước khi những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn. Bằng cách tập trung phản hồi tại một nơi duy nhất, mẫu này khuyến khích các cuộc hội thoại cởi mở và có cấu trúc, góp phần xây dựng niềm tin giữa nhân viên và ban lãnh đạo.
✨ Phù hợp nhất cho: Các đội ngũ nhân sự và quản lý mong muốn thúc đẩy tính minh bạch, theo dõi tâm lý nhóm và xây dựng một văn hóa làm việc thịnh vượng, tràn đầy niềm tin.
4. Mẫu biểu mẫu tuyển dụng nội bộ của ClickUp
Tuyển dụng nội bộ để lấp đầy các vị trí trống là giải pháp đôi bên cùng có lợi — vừa tiết kiệm thời gian và nguồn lực, vừa thể hiện với nhóm rằng bạn coi sự phát triển của họ là một giá trị. Thách thức duy nhất là việc thu thập toàn bộ thông tin nhân viên, xác minh vai trò và quản lý hồ sơ ứng tuyển thủ công, điều này có thể khiến bạn cảm thấy như đang phải xử lý một đống giấy tờ không bao giờ hết.
Đó chính là lúc Mẫu biểu mẫu tuyển dụng nội bộ ClickUp phát huy tác dụng ở bước giải quyết vấn đề, giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Mẫu này giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng nội bộ bằng cách hỗ trợ bạn thu thập nhanh chóng và chính xác các dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như hồ sơ nhân viên, vai trò công việc hiện tại và các kỹ năng liên quan.
Với việc mọi thứ được số hóa và tập trung hóa, bạn sẽ tránh được những nhầm lẫn, đảm bảo tuân thủ các chính sách tuyển dụng và mang đến cho nhân viên trải nghiệm suôn sẻ, không căng thẳng.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự mong muốn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nội bộ, theo dõi hồ sơ ứng viên một cách liền mạch và duy trì hồ sơ nhân viên chính xác, tuân thủ quy định.
5. Mẫu khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên trên ClickUp
Theo báo cáo mới nhất của Gallup, 51% nhân viên cảm thấy thiếu gắn kết. Điều đó có nghĩa là hơn một nửa lực lượng lao động của bạn đang cảm thấy xa cách, thiếu động lực hoặc chỉ làm việc một cách miễn cưỡng trong các công việc hàng ngày.
Với các công cụ phù hợp như Mẫu Khảo sát Sự gắn kết của Nhân viên ClickUp, bạn có thể thu thập những thông tin chi tiết thực tế về mức độ hài lòng của nhân viên và văn hóa doanh nghiệp.
Mẫu này giúp bạn tạo các cuộc khảo sát có mục tiêu cụ thể với các câu hỏi tùy chỉnh để đánh giá cảm nhận của nhóm. Dù bạn đang đánh giá mức độ hài lòng với công việc, điều kiện làm việc hay tinh thần nhóm, mẫu này đều ghi nhận được tất cả những yếu tố "mềm" thường bị bỏ qua tại nơi làm việc.
Điểm nổi bật nhất là gì? Các phản hồi được tập trung tại một nơi và sẵn sàng để phân tích, giúp bạn nhận diện xu hướng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
✨ Phù hợp nhất cho: Các chuyên viên nhân sự và quản lý đội nhóm muốn đo lường mức độ gắn kết, theo dõi sự cải thiện theo thời gian và xây dựng một đội ngũ nhân viên hạnh phúc và có năng suất hơn.
Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết các vấn đề về quản lý công việc và theo dõi tiến độ của các công việc và dự án đang diễn ra trong tổ chức.
Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết các vấn đề về quản lý công việc và theo dõi tiến độ của các công việc và dự án đang diễn ra trong tổ chức.
6. Mẫu biểu mẫu đăng ký tham gia hội thảo ClickUp
Việc lập kế hoạch tổ chức một buổi hội thảo có thể rất thú vị — cho đến khi bạn bị ngập trong đống đơn đăng ký và không có cách nào để quản lý chúng một cách có hệ thống.
Mẫu biểu mẫu đăng ký tham gia hội thảo ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách hỗ trợ bạn thu thập và quản lý thông tin của ‘người tham dự’ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thay vì phải lục lọi các email rải rác hoặc các biểu mẫu không đồng nhất, mẫu này tập trung các thông tin quan trọng, chẳng hạn như tên, thông tin liên hệ và lịch trình đào tạo, tại một nơi dễ truy cập.
Cách thức hoạt động như sau: Các Trường Tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu của mình, đảm bảo bạn chỉ thu thập các thông tin liên quan từ người tham gia. Các trạng thái như “Đang xem xét” hoặc “Đã được phê duyệt” giúp việc theo dõi tiến độ trở nên đơn giản.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự, nhà tổ chức sự kiện hoặc quản lý muốn tối ưu hóa việc đăng ký người tham dự và tổ chức hội thảo với ít nỗ lực nhất.
📮 Thông tin từ ClickUp: 74% nhân viên phải sử dụng hai hoặc nhiều công cụ chỉ để tìm kiếm thông tin cần thiết — trong khi phải chuyển đổi liên tục giữa email, trò chuyện, ghi chú, công cụ quản lý dự án và tài liệu. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục này gây lãng phí thời gian và làm giảm năng suất. Là ứng dụng “tất cả trong một” dành cho công việc, ClickUp hợp nhất mọi hoạt động công việc của bạn — email, trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và ghi chú — vào một không gian làm việc duy nhất có thể tìm kiếm, giúp mọi thứ luôn nằm đúng nơi bạn cần.
7. Mẫu quản lý phỏng vấn và báo cáo của ClickUp
Theo số liệu gần đây, một vị trí tuyển dụng thông thường tại các doanh nghiệp nhận được trung bình 250 hồ sơ ứng tuyển — và thực tế là, việc quản lý lượng ứng viên lớn như vậy mà không có hệ thống phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng hỗn loạn.
Mẫu Quản lý Phỏng vấn và Báo cáo của ClickUp giúp loại bỏ những phỏng đoán trong quy trình.
Mẫu này cung cấp cho bạn một không gian duy nhất và có tổ chức để theo dõi thông tin ứng viên, lên lịch phỏng vấn và thu thập phản hồi từ nhiều người phỏng vấn.
Với mọi thông tin được tập trung tại một nơi, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập các đánh giá về ứng viên, so sánh các ghi chú và cung cấp phản hồi có cấu trúc theo thời gian thực.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và chuyên viên tuyển dụng cần một hệ thống tối ưu để tổ chức các buổi phỏng vấn, theo dõi phản hồi và đưa ra quyết định tuyển dụng tự tin mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
8. Mẫu biểu mẫu đơn xin việc của ClickUp
Việc sàng lọc hồ sơ ứng tuyển tốn nhiều thời gian và có thể trở nên lộn xộn nhanh chóng nếu bạn không có tổ chức. Giải pháp tốt nhất trong trường hợp này là sử dụng Mẫu biểu mẫu ứng tuyển việc làm của ClickUp.
Mẫu này giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng bằng cách cho phép bạn nhanh chóng và thu thập một cách nhất quán các thông tin quan trọng từ mỗi ứng viên, chẳng hạn như thông tin cá nhân, trình độ học vấn và lịch sử công tác trước đây.
Với tất cả hồ sơ ứng tuyển được lưu trữ tại một địa điểm tập trung, bạn có thể tạm biệt các hồ sơ giấy tờ và email rải rác. Mẫu biểu này giúp việc theo dõi và đánh giá ứng viên trở nên dễ dàng, giúp bạn tập trung vào việc xác định những nhân tài hàng đầu thay vì bị ngập trong công việc quản trị.
Ngoài ra, mẫu biểu này còn mang lại trải nghiệm thân thiện cho người dùng, thể hiện rằng công ty của bạn coi trọng giá trị hiệu quả và tính chuyên nghiệp ngay từ đầu.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và nhà quản lý tuyển dụng muốn tối ưu hóa quy trình ứng tuyển, sắp xếp dữ liệu ứng viên và thu hút những nhân tài xuất sắc nhất một cách dễ dàng.
9. Mẫu hướng dẫn nhập môn cho nhân viên của ClickUp
Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm khi tiếp nhận nhân viên mới, Mẫu Tiếp nhận Nhân viên của ClickUp chính là người bạn đồng hành đắc lực nhất của bạn.
Với mẫu này, bạn có thể tạo và sắp xếp các danh sách kiểm tra nhập môn chi tiết, bao quát mọi khía cạnh từ phần giới thiệu đến đào tạo theo vai trò, nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nội dung nào.
Lên lịch các cuộc họp vào ngày bắt đầu làm việc, phân công các công việc cần thiết và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với nhóm của họ cũng như văn hóa công ty.
Hơn nữa, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo mỗi nhân viên mới đều có các công cụ và thông tin cần thiết để nhanh chóng bắt tay vào công việc.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và quản lý mong muốn tối ưu hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới, sắp xếp thông tin nhân viên một cách có hệ thống, đồng thời giúp nhân viên mới cảm thấy được cập nhật thông tin và kết nối với công ty.
10. Mẫu danh bạ nhân viên ClickUp
Chúng tôi hiểu những khó khăn mà bạn gặp phải—đó là sinh nhật của đồng nghiệp, và bạn đang cố gắng gửi một chiếc bánh, nhưng việc tìm kiếm thông tin liên lạc của họ lại là một thách thức mà bạn chưa từng lường trước.
Mẫu Danh bạ Nhân viên của ClickUp giúp loại bỏ những rắc rối đó bằng cách cung cấp cho bạn một trung tâm duy nhất và có tổ chức để lưu trữ tất cả thông tin nhân viên. Dù bạn đang tìm kiếm địa chỉ email, vai trò công việc của ai đó, hay muốn xác định ai thuộc bộ phận nào, mẫu này sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Cách thức hoạt động: Tính năng tìm kiếm dễ sử dụng cho phép bạn truy cập nhanh chóng vào các hồ sơ cập nhật, kiểm tra ai đang có mặt tại văn phòng và xem cấu trúc tổ chức của các nhóm.
Ngoài ra, mẫu này còn rất phù hợp cho nhân viên mới làm quen với nhóm hoặc bất kỳ ai cần tra cứu thông tin liên hệ nhanh chóng mà không cần phải gửi tin nhắn hỏi “Ai phụ trách việc này?”.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự, quản lý và nhân viên mong muốn tập trung hóa hồ sơ nhân viên, cải thiện giao tiếp và duy trì sự kết nối giữa mọi người một cách dễ dàng.
11. Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên của Collage
qua Collage
Việc duy trì hồ sơ nhân viên chính xác và cập nhật là yêu cầu pháp lý đối với mọi nhà tuyển dụng. Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên của Collage giúp bạn dễ dàng quản lý mọi loại dữ liệu, từ thông tin cá nhân đến chi tiết lương và ngày bắt đầu làm việc.
Mẫu biểu mẫu miễn phí này giúp bạn thu thập đầy đủ mọi thông tin, từ tên nhân viên và địa chỉ cư trú đến mức lương, chế độ phúc lợi và thậm chí cả thông tin về nghỉ phép.
Ngoài ra, do pháp luật yêu cầu người sử dụng lao động phải lưu giữ một số hồ sơ nhân viên trong khoảng thời gian cụ thể — ngay cả sau khi nhân viên đã nghỉ việc — việc sắp xếp mọi thứ một cách gọn gàng ngay từ đầu có thể giúp tránh được các rủi ro pháp lý tiềm ẩn sau này.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhà tuyển dụng và chuyên viên nhân sự đang tìm kiếm một phương pháp rõ ràng, tuân thủ quy định để thu thập và quản lý thông tin nhân viên, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ hồ sơ một cách dễ dàng.
12. Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên CollageWord của AIHR
qua AIHR
Bạn có biết rằng việc không thu thập thông tin nhân viên một cách chính xác và kịp thời có thể dẫn đến các lỗi trong việc tính lương, gây thiệt hại hơn 600 đô la cho mỗi trường hợp?
Để tránh tổn thất tài chính này, Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên của CollageWord do AIHR phát triển mang đến một phương pháp hiệu quả hơn để quản lý thông tin nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên.
Mẫu biểu này cung cấp cái nhìn tổng quan đầy đủ về các thông tin cá nhân và liên quan đến công việc của nhân viên, từ ngày bắt đầu làm việc đến thông tin liên hệ khẩn cấp và mức lương.
Công cụ này giúp đơn giản hóa các công việc hành chính và đảm bảo hồ sơ nhân viên của bạn luôn được sắp xếp gọn gàng, bảo mật và cập nhật. Công cụ này cung cấp các mẫu miễn phí, có thể tùy chỉnh ở định dạng PDF và Word.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự và nhà tuyển dụng mong muốn có một giải pháp hiệu quả và tuân thủ quy định để thu thập và quản lý thông tin nhân viên trong quá trình onboarding.
13. Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên định dạng PDF của Charlie
qua Charlie
Quá trình tiếp nhận nhân viên mới luôn đầy hứng khởi, nhưng sẽ không thể hoàn hảo nếu thiếu Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên PDF của Charlie, giúp bạn thu thập đầy đủ mọi thông tin cần thiết về nhân viên.
Mẫu này được thiết kế để thực hiện các thủ tục kiểm tra trước khi nhận việc trong tuần đầu tiên. Bạn có thể thu thập các thông tin quan trọng như thông tin về quyền làm việc (số hộ chiếu và số bảo hiểm xã hội) trước ngày nhân viên chính thức bắt đầu công việc, đảm bảo tuân thủ pháp luật ngay từ ngày đầu tiên.
Sau đó, trong tuần đầu tiên, hãy hoàn tất các thủ tục còn dang dở bằng cách thu thập thông tin liên hệ khẩn cấp, địa chỉ email cá nhân và thậm chí cả sở thích về chế độ ăn uống.
Mặc dù có những công cụ quản lý hồ sơ nhân viên tiên tiến hơn, mẫu PDF này là giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí dành cho các doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư vào phần mềm.
✨ Phù hợp nhất cho: Các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm nhân sự đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm chi phí và đơn giản để thu thập và quản lý thông tin cần thiết của nhân viên trong quá trình onboarding.
14. Mẫu biểu mẫu giới thiệu nhân viên của 123 Form Builder
qua 123 Biểu mẫu
Tuyển dụng nhân tài hàng đầu không phải là điều dễ dàng, nhưng những nhà tuyển dụng giỏi nhất của bạn có thể đang ngồi ngay trong văn phòng của bạn: chính là các nhân viên của bạn. Mẫu biểu mẫu giới thiệu nhân viên của 123 Form Builder giúp các nhóm dễ dàng giới thiệu những ứng viên xuất sắc.
Cách thức hoạt động như sau: Biểu mẫu có thể tùy chỉnh này thu thập tất cả thông tin cần thiết về nhân viên và ứng viên, chẳng hạn như vị trí công việc đang ứng tuyển, cùng các tệp hỗ trợ như sơ yếu lý lịch.
Không cần biết mã — chỉ cần kéo, thả và thiết kế biểu mẫu sao cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Bạn có thể đăng tải biểu mẫu qua các liên kết bảo mật, nhúng vào trang web của mình hoặc chia sẻ trên các nền tảng như Facebook hoặc WordPress.
Sau khi được gửi đi, tất cả các hồ sơ giới thiệu sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trực tuyến bảo mật để thuận tiện cho việc xem xét. Truy cập dữ liệu thông qua bảng điều khiển tập trung, xuất dữ liệu sang định dạng CSV hoặc Excel, hoặc tích hợp biểu mẫu với các công cụ như Google Drive để đơn giản hóa việc theo dõi.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm muốn số hóa và đẩy nhanh quy trình giới thiệu nhân viên, đồng thời xây dựng nguồn nhân tài vững mạnh hơn.
15. Mẫu biểu mẫu thông tin sức khỏe nhân viên của 123 Form Builder
qua 123 Biểu mẫu
Về vấn đề sức khỏe nhân viên, phần lớn các tổ chức tập trung vào những lĩnh vực liên quan trực tiếp đến chi phí hoặc trách nhiệm pháp lý, như tai nạn lao động, yêu cầu bồi thường do khuyết tật hoặc việc sử dụng chương trình hỗ trợ nhân viên. Tuy nhiên, những chỉ số này chỉ phản ánh một phần rất nhỏ về tình trạng sức khỏe thể chất và tinh thần tổng thể của lực lượng lao động.
Việc thiết kế các chiến lược y tế hiệu quả — hoặc đo lường tác động của chúng — gần như là không thể nếu không có việc thu thập dữ liệu một cách có hệ thống.
Mẫu biểu mẫu thông tin sức khỏe nhân viên của 123 Form Builder giúp các tổ chức giải quyết thách thức này.
Mẫu này giúp đơn giản hóa việc thu thập các dữ liệu y tế thiết yếu — từ tiền sử bệnh và các điều kiện mãn tính đến hồ sơ tiêm chủng và thông tin liên hệ khẩn cấp — một cách bảo mật và thuận tiện.
✨ Phù hợp nhất cho: Các tổ chức cam kết xây dựng văn hóa sức khỏe, nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân viên và giải quyết vấn đề chi phí chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng bằng các giải pháp có hệ thống, dựa trên dữ liệu.
16. Mẫu biểu mẫu đồng ý khám sức khỏe cho nhân viên của 123 Form Builder
qua 123 Biểu mẫu
Trước tình trạng thiếu hụt nhân tài đang diễn ra và chi phí chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng, việc ưu tiên sức khỏe của nhân viên không còn là điều tùy chọn nữa.
Mẫu biểu mẫu đồng ý khám sức khỏe cho nhân viên của 123 Form Builder giúp đơn giản hóa quy trình, mang lại sự nhanh chóng, bảo mật và tiện lợi cho cả nhà tuyển dụng và nhân viên mới trong việc theo dõi các thủ tục giấy tờ.
Mẫu sẵn sàng sử dụng này cho phép bạn gửi biểu mẫu đồng ý khám sức khỏe qua email cho nhân viên mới. Nhân viên có thể hoàn thành biểu mẫu tại nhà hoặc khi đang di chuyển.
Các thông tin phản hồi của nhân viên được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập đối với nhóm nhân sự, đảm bảo thông tin nhân viên được sắp xếp khoa học và tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin.
✨ Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhân sự đang tìm kiếm một giải pháp kỹ thuật số bảo mật để quản lý các biểu mẫu đồng ý khám sức khỏe trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới.
Cách tạo và sử dụng biểu mẫu thông tin nhân viên
Dù bạn ưa chuộng phương pháp thủ công hay công cụ kỹ thuật số, vẫn có những cách để tạo ra một biểu mẫu thông tin nhân viên phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết:
1. Google Forms
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản và miễn phí, Google Forms chính là lựa chọn lý tưởng. Dưới đây là cách thực hiện:
- Bắt đầu từ đầu hoặc sử dụng mẫu sẵn có: Google Forms cung cấp các mẫu sẵn sàng sử dụng dành cho bộ phận nhân sự. Bạn chỉ cần điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình
- Thêm câu hỏi của bạn: Nhấp vào nút dấu cộng (+) để thêm các trường thông tin cá nhân, ngày bắt đầu làm việc và bất kỳ thông tin nào khác bạn cần
- Tùy chỉnh biểu mẫu của bạn: Điều chỉnh chủ đề, phông chữ và màu sắc để tạo vẻ chuyên nghiệp. Bạn thậm chí có thể thêm hình ảnh hoặc video để tạo sự thú vị (hoặc giúp thông tin rõ ràng hơn)
- Điều chỉnh cài đặt: Bảo vệ các câu trả lời và quản lý cách thu thập dữ liệu. Kết nối các câu trả lời với Google Trang tính để theo dõi và phân tích dễ dàng
Mặc dù Google Forms hoạt động tốt, nhưng nó không hoàn hảo — thiết kế cơ bản và giới hạn tính năng có thể khiến bạn cảm thấy chưa thỏa mãn.
2. Bảng tính
Nếu bạn là người ưa thích Excel hoặc Google Trang tính truyền thống, bạn có thể tự tạo một biểu mẫu thông tin nhân viên thủ công:
- Thêm các cột cho họ tên đầy đủ, địa chỉ, người liên hệ khẩn cấp và các thông tin cần thiết khác về nhân viên
- Chia sẻ mẫu này với nhân viên mới để họ điền hoặc cập nhật trực tiếp
- Tính năng bổ sung: Sử dụng các bộ lọc và tùy chọn sắp xếp để giữ cho dữ liệu luôn được sắp xếp gọn gàng và cập nhật
Thực hiện thủ công? Đúng vậy. Nhưng hiệu quả đối với các nhóm nhỏ.
3. ClickUp Biểu mẫu: Giải pháp thông minh hơn
Nếu bạn đã sẵn sàng từ bỏ những bảng tính rườm rà và nâng tầm hiệu quả công việc, ClickUp chính là giải pháp dành cho bạn.
ClickUp Forms thu thập dữ liệu nhân viên của bạn và biến chúng thành hành động.
✨ Cách thức hoạt động như sau: ClickUp cung cấp rất nhiều Trường Tùy chỉnh ClickUp để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Dù bạn yêu cầu câu trả lời dạng văn bản, lựa chọn từ menu thả xuống hay lịch để chọn ngày bắt đầu, mỗi câu hỏi đều có thể được tùy chỉnh trường nhập liệu phù hợp với câu trả lời. Nhờ đó, nhân viên sẽ điền biểu mẫu chính xác, đồng thời giúp bạn tránh được rắc rối do dữ liệu lộn xộn và không nhất quán.
Nhưng điều tuyệt vời hơn nữa là—ClickUp tự động chuyển các phản hồi từ biểu mẫu thành các công việc.
Ngay cả khi đã triển khai các công cụ AI, nhiều nhóm vẫn gặp khó khăn với tình trạng "AI tràn lan", khi các hệ thống AI hoạt động riêng lẻ mà không có bối cảnh chung hoặc quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên đầy đủ. Nếu thiếu một nguồn thông tin thống nhất, các thông tin phân tích từ AI sẽ thiếu nhất quán và khó áp dụng vào thực tế.
Hãy tưởng tượng một nhân viên mới điền vào biểu mẫu của họ, và thế là xong! Một công việc sẽ được tạo ra để bộ phận tính lương cài đặt tài khoản lương hoặc bộ phận CNTT chuẩn bị các tài liệu nhập môn cho họ.
Để duy trì sự ngăn nắp, ClickUp cho phép bạn thêm nhãn và phản hồi trực tiếp vào mô tả công việc, giúp việc theo dõi và quản lý các yêu cầu trở nên dễ dàng. Thay vì phải vất vả tìm kiếm thông tin phù hợp, bạn có thể tìm kiếm, sắp xếp và hợp nhất các công việc trùng lặp chỉ trong vài giây.
Thu thập thông tin nhân viên của bạn với ClickUp
Các mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên của ClickUp giúp việc thu thập dữ liệu cần thiết về nhân viên trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ dàng.
Các trường thông tin có thể tùy chỉnh đảm bảo bạn thu thập được mọi thông tin cần thiết — từ thông tin cá nhân đến các biểu mẫu thuế — mà không cần phải trao đổi đi lại nhiều lần.
Sau khi được gửi đi, thông tin sẽ được sắp xếp gọn gàng theo từng công việc và lưu trữ tại một trung tâm duy nhất, bảo mật, sẵn sàng để truy cập bất cứ lúc nào.
Sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng nắm bắt dữ liệu nhân viên
Việc thu thập thông tin nhân viên chỉ là một nửa công việc, thách thức thực sự là phân tích và hiểu rõ thông tin đó một cách nhanh chóng. ClickUp Brain hỗ trợ nhóm nhân sự tổng hợp thông tin nhân viên, đánh dấu các thông tin còn thiếu và trích xuất những thông tin quan trọng từ các biểu mẫu đã nộp ngay lập tức. Thay vì phải kiểm tra thủ công từng phản hồi, bạn sẽ có được cái nhìn rõ ràng chỉ trong vài giây.
Đăng ký trên ClickUp và sắp xếp thông tin nhân viên của bạn một cách có hệ thống.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Biểu mẫu thông tin nhân viên được sử dụng để làm gì?
Mẫu biểu thông tin nhân viên được sử dụng để thu thập và lưu trữ các thông tin cần thiết của nhân viên như thông tin liên hệ, vai trò công việc và người liên hệ khẩn cấp. Mẫu biểu này giúp nhóm nhân sự duy trì hồ sơ chính xác, có hệ thống và tuân thủ quy định ngay từ ngày đầu tiên.
Các mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên có phải là yêu cầu pháp lý không?
Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể về tên gọi của biểu mẫu thông tin nhân viên, nhưng người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải lưu giữ hồ sơ nhân viên chính xác. Việc sử dụng các mẫu biểu chuẩn hóa giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động, thuế và lưu trữ hồ sơ.
Có thể tạo biểu mẫu thông tin nhân viên dưới dạng kỹ thuật số không?
Đúng vậy, biểu mẫu thông tin nhân viên có thể được tạo dưới dạng kỹ thuật số bằng các công cụ như ClickUp Forms thay vì sử dụng giấy hoặc bảng tính. Biểu mẫu kỹ thuật số giúp giảm thiểu lỗi, nâng cao bảo mật dữ liệu và giúp việc cập nhật cũng như truy cập thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Biểu mẫu thông tin nhân viên giúp ích như thế nào cho quá trình tiếp nhận nhân viên mới?
Mẫu biểu mẫu thông tin nhân viên giúp tối ưu hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới bằng cách thu thập tất cả thông tin cần thiết ngay từ đầu tại một nơi duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại, đẩy nhanh quá trình tính lương và thiết lập hệ thống CNTT, đồng thời mang lại trải nghiệm tiếp nhận nhân viên mới suôn sẻ hơn.
Sự khác biệt giữa biểu mẫu thông tin nhân viên và danh sách kiểm tra nhập môn là gì?
Mẫu biểu thông tin nhân viên tập trung vào việc thu thập dữ liệu nhân viên, trong khi danh sách kiểm tra quá trình onboarding đang theo dõi các công việc và hoạt động dành cho nhân viên mới. Cả hai sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi được sử dụng kết hợp, đặc biệt là khi được quản lý trong cùng một hệ thống như ClickUp.