Bạn đã bao giờ nhìn chằm chằm vào dòng thời gian của một dự án, tự hỏi làm thế nào để hoàn thành đúng hạn, hoặc ngạc nhiên vì một công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến? Bạn không đơn độc. Chìa khóa để tránh những rủi ro này là ước tính thời lượng công việc.
Ước lượng công việc bao gồm việc hiểu rõ thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó bạn có thể phân bổ các nguồn lực liên quan và đặt thời hạn phù hợp. Điều này đảm bảo nhóm của bạn duy trì năng suất và các bên liên quan hài lòng, đồng thời giúp tránh những tình huống gấp rút vào phút chót.
Tuy nhiên, ước tính công việc không phải là một quá trình phù hợp cho tất cả mọi người.
Trong các phương pháp Agile như Scrum, việc ước tính công việc là lặp đi lặp lại và thường được chia thành các sprint. Ngược lại, các phương pháp truyền thống, như Waterfall, tập trung nhiều hơn vào kế hoạch dài hạn, trước mắt. Mỗi phương pháp sử dụng các công cụ và kỹ thuật cụ thể, nhưng mục tiêu là không làm việc mù quáng.
Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu cách ước tính thời lượng công việc, bất kể kích thước và độ phức tạp của công việc, để dự án thành công. ⏳
Cơ bản về ước tính công việc
Ước lượng thời lượng công việc một cách hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một dự án. Tuy nhiên, việc này không phải lúc nào cũng đơn giản như phân bổ thời gian cho từng công việc và bắt tay vào làm. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về ước lượng thời gian.
Hiểu về ước lượng thời gian
Ước lượng thời gian là việc dự đoán thời lượng của một công việc, thường được tính bằng giờ, ngày hoặc tuần. Tuy nhiên, ước lượng có thể thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp của công việc, kinh nghiệm của nhóm và các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như sự tham gia của các bên liên quan, điều kiện thị trường và những thách thức về quy định.
Ước lượng thời gian được tính toán kỹ lưỡng giúp lập lịch sử dụng tài nguyên hiệu quả và tránh căng thẳng do phần mở rộng thời hạn. ✨
Những thách thức phổ biến trong việc ước tính công việc
Ngay cả những nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm nhất cũng gặp khó khăn khi ước lượng thời gian. Những trở ngại phổ biến nhất bao gồm:
- Độ phức tạp của công việc: Nhận ra rằng một số công việc phức tạp hơn vẻ bề ngoài. Ví dụ, một bản cập nhật tính năng tưởng chừng như nhỏ trong phát triển phần mềm có thể có nhiều lớp phụ thuộc, làm kéo dài quá trình đáng kể
- Thiếu dữ liệu lịch sử: Hiểu rằng nếu một nhóm mới tham gia dự án hoặc công việc, sẽ có rất ít hoặc không có dữ liệu lịch sử để tham khảo. Không có kinh nghiệm trong quá khứ, việc ước tính công việc sẽ trở thành phỏng đoán ngẫu nhiên, làm tăng khả năng xảy ra sai sót
- Thiên vị lạc quan: Hãy xem xét rằng mọi người thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, giả định rằng mọi thứ sẽ diễn ra hoàn hảo. "Thiên vị lạc quan" này thường dẫn đến dòng thời gian quá tham vọng, không tính đến các trở ngại hoặc thời gian ngừng hoạt động có thể xảy ra
- Sự không chắc chắn: Nhận thức rằng các yếu tố không lường trước được, chẳng hạn như thay đổi phạm vi dự án hoặc trở ngại kỹ thuật bất ngờ, có thể làm gián đoạn ngay cả những kế hoạch được lập sẵn tốt nhất
Kiểm tra sự thật: Theo báo cáo CHAOS của Standish Group, chỉ 29% dự án thành công mà không có bất kỳ thay đổi nào về phạm vi hoặc khung thời gian. 🎯
Tầm quan trọng của việc ước tính công việc chính xác
Ước lượng công việc hiệu quả giúp bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và giảm bớt căng thẳng.
🏷️ Dưới đây là những lợi ích chính của việc cài đặt ước tính sơ bộ cho việc hoàn thành công việc:
- Cải thiện việc phân bổ nguồn lực: Ước tính thời lượng công việc một cách chính xác để phân bổ nguồn lực hiệu quả
- Sự tin tưởng của các bên liên quan: Trình bày cho các bên liên quan dòng thời gian dự án thực tế và có thể đạt được để thiết lập niềm tin
- Tinh thần làm việc của nhóm tốt hơn: Cung cấp ước lượng thời gian chính xác để giúp ngăn ngừa làm việc quá sức, giảm căng thẳng và tạo ra môi trường làm việc tích cực, năng suất hơn
Tuy nhiên, chỉ nắm vững các kiến thức cơ bản về ước tính công việc là chưa đủ; bạn còn phải áp dụng các phương pháp hiệu quả để đảm bảo tính chính xác trong ước tính của mình.
Phương pháp ước lượng thời gian công việc
Dưới đây là một số phương pháp ước tính công việc phổ biến:
Phán đoán chuyên gia
Khi ước lượng thời gian thực hiện công việc, tham khảo ý kiến của những người đã thành công trong các dự án tương tự có thể là điều vô cùng quý giá. Trao đổi với các chuyên gia giúp bạn có được những hiểu biết sâu sắc về phạm vi, dòng thời gian và ngân sách của dự án dựa trên kinh nghiệm thực tế.
Cách tiếp cận này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nỗ lực và cung cấp nền tảng vững chắc cho kế hoạch của bạn. Mặc dù lời khuyên của chuyên gia là vô giá, nhưng điều quan trọng là phải điều chỉnh cho phù hợp với nhóm và tình huống cụ thể của bạn. Vì vậy, hãy nhớ điều chỉnh lời khuyên của họ để phù hợp với động lực nhóm và đặc thù dự án của bạn.
Ước tính tương tự
Phương pháp từ trên xuống này bao gồm so sánh ước tính dự án hiện tại với các dự án tương tự đã hoàn thành trong quá khứ. Nếu bạn đã từng làm việc với các công việc tương tự trước đây, bạn có thể tận dụng dữ liệu lịch sử đó để đưa ra dự đoán chính xác.
📌 Ví dụ: nếu trước đây, việc cập nhật tính năng phần mềm mất ba tuần để phát triển, bạn có thể ước tính dòng thời gian tương tự cho một tính năng mới tương tự.
Ước tính tham số
Là một phương pháp định lượng, dựa trên dữ liệu hơn, ước tính tham số sử dụng các mô hình thống kê và dữ liệu lịch sử để dự đoán thời lượng công việc.
📌 Ví dụ: nếu bạn biết rằng việc viết 100 dòng mã mất 10 giờ, bạn có thể sử dụng tỷ lệ đó để ước tính thời gian cần thiết để viết 500 dòng.
Đánh giá ba điểm
Phương pháp này giúp tạo ra ước lượng thời gian chính xác cho từng công việc. Thay vì chỉ đưa ra một ước lượng duy nhất ngay từ đầu, phương pháp này sử dụng ba dự đoán thời gian khác nhau: lạc quan nhất, bi quan nhất và thực tế nhất.
📌 Ví dụ: nếu bạn muốn hoàn thành một báo cáo, ước lượng thời gian có thể là:
- Ước tính lạc quan: Nếu mọi việc diễn ra hoàn hảo, có thể mất 2 giờ
- Ước tính bi quan: Nếu có sự cố xảy ra (ví dụ: gián đoạn hoặc vấn đề kỹ thuật), có thể mất 6 giờ
- Ước tính thực tế: Trong điều kiện bình thường, có thể sẽ mất 4 giờ
Bằng cách tính toán trung bình có trọng số của ba ước lượng này, bạn sẽ có được thời gian hoàn thành dự kiến cân bằng và chính xác hơn.
Ước tính từ dưới lên
Kỹ thuật này bao gồm việc chia nhỏ dự án thành các công việc riêng lẻ và cài đặt dòng thời gian thực tế cho từng mục công việc. Bạn có thể xây dựng lộ trình dự án đáng tin cậy hơn bằng cách lập bản đồ cho từng công việc.
Bất kể phương pháp nào, hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của dự án của bạn. Các nhóm Agile thường sử dụng các phương pháp ước tính công việc độc đáo, có tính đến quy trình làm việc lặp đi lặp lại và dòng thời gian linh hoạt của họ.
Kỹ thuật ước tính công việc nhanh nhẹn
Bây giờ, hãy xem xét một số kỹ thuật ước tính dự án được sử dụng trong phương pháp Agile để cung cấp ước tính chính xác hơn.
Ước tính câu chuyện người dùng
Trong Agile, công việc được mô tả trong các câu chuyện người dùng — những mô tả ngắn gọn, đơn giản về các tính năng từ góc độ của người dùng cuối. Thay vì ước lượng thời gian trực tiếp, các nhóm ước lượng độ phức tạp hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành mỗi câu chuyện người dùng. 📖✨
Ví dụ, một câu chuyện của người dùng có thể là: "Là khách hàng, tôi muốn lọc sản phẩm theo danh mục để tìm thấy thứ mình cần nhanh hơn. "
Thay vì ước tính thời gian thực hiện tính năng này, nhóm sẽ gán cho nó một giá trị phức tạp dựa trên các câu chuyện tương tự mà họ đã hoàn thành.
Bằng cách tập trung vào nỗ lực thay vì thời gian, bạn có thể thích ứng tốt hơn để phản ứng với những thay đổi và sự khó lường.
Cấu trúc phân chia công việc
Sau khi ước tính các câu chuyện của người dùng, bạn nên chia nhỏ chúng thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn được gọi là Cấu trúc phân chia công việc (TBS). Có một số cách để thực hiện việc này. Hãy xem ba phương pháp phổ biến sau:
1. Điểm câu chuyện
Điểm câu chuyện là một kỹ thuật ước lượng Agile phổ biến, đo lường mức độ phức tạp, nỗ lực và rủi ro tương đối của một công việc thay vì thời gian.
Các nhóm phân bổ điểm câu chuyện dựa trên kinh nghiệm của họ, sử dụng dãy số Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13…) hoặc một hệ thống tương tự để thể hiện nỗ lực.
Ví dụ: một công việc có giá trị điểm câu chuyện là '1' là công việc đơn giản, trong khi một công việc có giá trị '8' là công việc phức tạp hơn, có nhiều phụ thuộc hoặc rủi ro hơn. Hệ thống này giúp các nhóm ước tính công việc một cách nhất quán trong các sprint, từ đó cải thiện khả năng dự đoán.
2. Ngày lý tưởng
Phương pháp "ngày lý tưởng" ước lượng thời gian thực hiện công việc mà không có sự phân tâm, chậm trễ hoặc gián đoạn. Phương pháp này cung cấp một thước đo trực quan hơn nếu bạn nghĩ về thời gian thay vì các điểm trừu tượng.
3. Kích thước áo thun
Phương pháp định kích thước áo thun là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản, nhanh chóng để ước tính công việc. Các công việc được phân loại thành Nhỏ (S), Trung bình (M), Lớn (L) hoặc Cực lớn (XL), phản ánh nỗ lực tương đối cần thiết. Đây là một cách đơn giản để có được ước tính nhanh chóng, ở mức độ cao mà không cần đi sâu vào từng chi tiết công việc.
Bằng cách kết hợp các kỹ thuật ước tính nhanh nhẹn này, bạn có thể tạo ra ước tính chi tiết và chính xác về nỗ lực cần thiết để hoàn thành câu chuyện của người dùng.
Hướng dẫn từng bước để ước lượng thời gian cho các công việc
Bước 1: Xác định phạm vi công việc
Bước đầu tiên trong việc ước lượng thời gian là xác định phạm vi của từng công việc. Nếu không hiểu rõ phạm vi của công việc, bất kỳ ước lượng thời gian nào cũng có thể không chính xác. Phạm vi công việc bao gồm mọi thứ, từ các nguồn lực cần thiết và rủi ro tiềm ẩn đến các kết quả cụ thể mong đợi.
Bắt đầu bằng cách chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được. Mỗi công việc phải có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, và kết quả mong đợi phải rõ ràng.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để xác định mục tiêu dự án, chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể đạt được và theo dõi tiến độ. Nó giúp bạn đặt mục tiêu có thể đo lường được và hoàn thành dự án trong thời hạn.
Bước 2: Sử dụng dữ liệu lịch sử để ước tính
Phân tích dữ liệu lịch sử là rất quan trọng để tính toán ước lượng thời gian chính xác. Tận dụng dòng thời gian của các dự án trước đây và các công việc tương tự sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc cho việc ước lượng thời gian. Nếu nhóm của bạn đã hoàn thành các công việc tương tự trong quá khứ, hãy xem lại thời gian thực hiện và sử dụng thông tin đó làm điểm tham chiếu.
Phương pháp này giúp cải thiện độ chính xác của ước tính và hỗ trợ phát hiện các rủi ro tiềm ẩn hoặc trì hoãn có thể không rõ ràng.
Nếu một công việc tương tự mất nhiều thời gian hơn dự kiến do thiếu nguồn lực hoặc vấn đề kỹ thuật, hãy tính kinh nghiệm đó vào ước tính hiện tại của bạn. 🔍
Bước 3: Áp dụng phương pháp ước tính đã chọn
Bây giờ bạn đã có phạm vi rõ ràng và dữ liệu lịch sử, đã đến lúc áp dụng phương pháp ước lượng mà bạn đã chọn. Cho dù đó là phán đoán của chuyên gia, ước lượng tương tự hay ước lượng tham số, hãy làm theo các bước được nêu trong phương pháp. Tuy nhiên, phương pháp tốt nhất phụ thuộc vào bản chất công việc của bạn và dữ liệu có sẵn.
Chìa khóa ở đây là sự nhất quán. Hãy tuân thủ phương pháp bạn đã chọn trong tất cả các công việc để tạo ra một quy trình ước tính nhất quán.
Bước 4: Cải thiện ước tính nhờ sự hợp tác của nhóm
Dự toán sẽ chính xác hơn khi được xây dựng trên cơ sở hợp tác. Sau khi áp dụng phương pháp dự toán, hãy tinh chỉnh các dự toán đó bằng cách thảo luận với nhóm của bạn. Các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện công việc thường là những người có vị trí tốt nhất để đánh giá mức độ phức tạp và cung cấp thông tin chi tiết về những thách thức tiềm ẩn.
Bằng cách huy động toàn bộ nhóm, bạn cũng thúc đẩy tinh thần trách nhiệm. Mọi người đều có lợi ích trong việc ước tính chính xác công việc và họ sẽ có xu hướng tuân thủ dòng thời gian mà họ đã tham gia cài đặt.
Ước tính công việc chính xác có nghĩa là cài đặt nhóm của bạn để đạt được thành công lâu dài và hoàn thành dự án một cách nhất quán. Thực hiện theo phương pháp có cấu trúc này có thể tăng độ chính xác của ước tính công việc và cải thiện trách nhiệm của nhóm.
Mẹo để cải thiện độ chính xác trong ước tính công việc
Dưới đây là một số mẹo hữu ích để cải thiện độ chính xác trong việc ước tính công việc và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng.
Sử dụng những kiến thức chuyên sâu từ các chuyên gia
Đôi khi, cách tốt nhất để ước tính một công việc là hỏi người đã từng làm việc đó trước đây. Các chuyên gia có thể đưa ra ước tính chính xác hơn, có tính đến rủi ro, sự phụ thuộc và độ phức tạp của công việc.
Thực hiện các cuộc đánh giá ước tính định kỳ
Khi dự án tiến độ, bạn có thể cần điều chỉnh ước tính để phản ánh những thay đổi về phạm vi, phụ thuộc hoặc những thách thức không lường trước được. Thường xuyên xem lại ước tính của bạn và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.
Thêm thời gian dự phòng
Ngay cả với những ước lượng tốt nhất, mọi thứ vẫn có thể xảy ra sai sót. Đó là lý do tại sao việc xây dựng thời gian dự phòng là rất quan trọng. Thời gian dự phòng này có thể tính đến những sự chậm trễ bất ngờ, thay đổi phạm vi hoặc những thách thức không lường trước được khác.
Một nguyên tắc chung là thêm 10-20% thời gian dự phòng vào tổng thời gian ước lượng của bạn. Điều này giúp giảm bớt áp lực về thời hạn và mang lại sự linh hoạt cho nhóm.
Tận dụng các công cụ theo dõi công việc
Các công cụ quản lý dự án phù hợp có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của việc ước lượng công việc. Các nền tảng như ClickUp cung cấp các tính năng cho phép bạn theo dõi thời gian, quản lý các phụ thuộc và trực quan hóa tiến độ trong thời gian thực.
Sử dụng ClickUp để ước tính công việc
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án toàn diện dành cho các nhà quản lý muốn cải thiện độ chính xác của ước tính thông qua tự động hóa, hợp tác và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.
Hãy cùng khám phá cách bạn có thể tận dụng ClickUp để hợp lý hóa quy trình ước tính công việc của mình.
Nhiệm vụ ClickUp
Nhiệm vụ ClickUp là các khối xây dựng cơ bản của dự án của bạn. Chúng đại diện cho các đơn vị công việc riêng lẻ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh từng nhiệm vụ để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, lên lịch và theo dõi trong suốt vòng đời của nhiệm vụ.
Các nhiệm vụ ClickUp cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp một nơi tập trung để giao tiếp và cập nhật thông tin.
Ước lượng thời gian của ClickUp
Tính năng Ước lượng thời gian của ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho các nhà quản lý dự án và nhóm muốn tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch của họ. Với ClickUp, các nhóm có thể ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích cho việc ước lượng công việc. Tính năng này phân tích dữ liệu dự án trong quá khứ và đề xuất khung thời gian thực tế cho các công việc tương tự dựa trên hiệu suất trong quá khứ. Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc phỏng đoán trong việc ước lượng thời lượng công việc. Để nâng cao hơn nữa quy trình làm việc của bạn, ClickUp còn tích hợp các công cụ dựa trên AI, như ClickUp Brain, cung cấp các đề xuất thông minh và tự động hóa các quy trình thường ngày, đưa hiệu quả quản lý dự án của bạn lên một tầm cao mới.
Khi bạn tinh chỉnh ước tính công việc, AI sẽ tiếp tục học hỏi từ dữ liệu liên tục, liên tục nâng cao độ chính xác của các dự đoán trong tương lai.
🔖 Với ClickUp Time Estimates, bạn có thể:
- Đặt ước lượng thời gian cho các công việc theo nhiều định dạng khác nhau, bao gồm giờ, ngày và thời lượng tùy chỉnh
- Tích hợp vào quy trình quản lý công việc
- Phân chia ước lượng thời gian giữa các thành viên trong nhóm cho các công việc và công việc con để cải thiện công việc
- Sử dụng dữ liệu lịch sử từ các công việc trước đó để cung cấp thông tin cho các ước tính hiện tại
- Hình dung ước lượng thời gian trong các chế độ xem khác nhau của ClickUp, chẳng hạn như Xem dạng danh sách, Xem bảng và Xem lịch
Tích hợp Ước lượng thời gian ClickUp trực tiếp vào quy trình quản lý công việc và nhận thông tin chi tiết có giá trị thông qua theo dõi và báo cáo. ClickUp cũng cung cấp các mẫu quản lý công việc sẵn có, giúp các nhóm làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Cách thiết lập ước tính công việc trong ClickUp
Cài đặt ước tính công việc trong ClickUp rất đơn giản và có thể tùy chỉnh cao. Dưới đây là cách bắt đầu:
Kích hoạt và cấu hình theo dõi thời gian
Để bắt đầu, hãy bật tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp. Tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian dành cho từng công việc trực tiếp trên nền tảng. Để thiết lập, hãy chuyển đến cài đặt không gian làm việc và bật tính năng theo dõi thời gian cho các dự án có liên quan. Bạn cũng có thể cấu hình tính năng này để nhắc nhở các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian của họ, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được ghi lại chính xác.
Thiết lập các phụ thuộc và cột mốc của công việc
Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ là yếu tố cần thiết để ước tính chính xác vì chúng giúp xác định thứ tự hoàn thành các nhiệm vụ. Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng thiết lập sự phụ thuộc bằng cách liên kết các nhiệm vụ với nhau.
Ngoài ra, sử dụng ClickUp Milestones để phác thảo các điểm quan trọng trong dòng thời gian dự án của bạn, cho phép theo dõi và điều chỉnh tốt hơn.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh cho các điểm dữ liệu cụ thể
Trường Tùy chỉnh trong ClickUp cung cấp tính linh hoạt để theo dõi bất kỳ chỉ số bổ sung nào quan trọng đối với dự án của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo trường tùy chỉnh cho số giờ ước tính, số giờ thực tế đã sử dụng, mức độ ưu tiên hoặc các điểm dữ liệu khác có liên quan đến ước tính công việc của bạn. Cách tiếp cận này giúp bạn thu thập tất cả thông tin cần thiết để lập kế hoạch dự án chính xác hơn.
ClickUp cũng hợp lý hóa quá trình ước tính thông qua các chế độ xem khác nhau. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp kiểm tra sức chứa của nhóm, cho phép bạn xem ai đang rảnh và họ có thể xử lý bao nhiêu công việc một cách thực tế.
Ngoài ra, Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp lập lịch ước tính của bạn một cách trực quan, đảm bảo rằng các thời hạn được sắp xếp và dễ quản lý.
Sử dụng ClickUp để ước tính nhiệm vụ mang lại nhiều lợi ích:
- Theo dõi tiến độ, xác định các trở ngại và nắm bắt tình hình dự án của bạn với Bảng điều khiển ClickUp
- Cho phép nhóm cộng tác liền mạch với ClickUp Comments, @mentions và phân công nhiệm vụ
- Tạo báo cáo chi tiết để theo dõi tiến độ so với ước lượng của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn liên tục cải thiện kỹ năng ước lượng của mình theo thời gian
ClickUp là đối tác ước lượng của bạn với các tính năng như đề xuất AI, theo dõi thời gian tích hợp và chế độ xem khối lượng công việc trực quan. Nó giúp bạn tạo dòng thời gian thực tế, quản lý kỳ vọng và cuối cùng là đạt được thành công trong dự án.
Những sai lầm thường gặp trong ước tính công việc và cách tránh chúng
Dưới đây là một số lỗi thường gặp nhất trong việc ước tính công việc và các cách thực tế để tránh chúng.
⚠️ Đánh giá thấp độ phức tạp của công việc
Một sai lầm phổ biến trong việc ước lượng công việc là đánh giá thấp mức độ phức tạp của công việc. Điều này thường xảy ra khi một công việc có vẻ đơn giản nhưng lại liên quan đến nhiều lớp phụ thuộc, thách thức kỹ thuật hoặc trở ngại bất ngờ. Kết quả là, các nhóm có thể phân bổ quá ít thời gian, gây ra sự chậm trễ và thất vọng.
✅ Việc cần làm: Chia công việc thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để hiểu đầy đủ phạm vi của chúng.
⚠️ Bỏ qua các phụ thuộc bên ngoài
Các yếu tố phụ thuộc bên ngoài — chẳng hạn như chờ phê duyệt của bên thứ ba, tính sẵn có của tài nguyên hoặc tích hợp với các hệ thống khác — có thể ảnh hưởng đến dòng thời gian. Bỏ qua các yếu tố phụ thuộc này là cách chắc chắn dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn.
✅ Việc cần làm: Lập bản đồ tất cả các phụ thuộc tiềm ẩn trước khi hoàn thiện ước lượng thời gian. Tính năng Phụ thuộc nhiệm vụ và các mẫu ước lượng của ClickUp có thể giúp bạn hình dung những công việc nào phụ thuộc vào công việc khác và tính đến các yếu tố gây chậm trễ tiềm ẩn.
⚠️ Không thu hút sự tham gia của toàn bộ nhóm
Một trong những lỗi lớn nhất là để một thành viên trong nhóm ước tính công việc cho toàn bộ nhóm. Mặc dù người quản lý dự án có thể có hiểu biết rộng về công việc, nhưng các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc thường có hiểu biết sâu sắc hơn về thời gian thực hiện công việc.
✅ Việc cần làm: Thu hút các bên liên quan và thành viên nhóm tham gia vào quá trình ước tính công việc.
⚠️ Bỏ qua giai đoạn kiểm tra và điều chỉnh
Ngay cả khi đã có kế hoạch cẩn thận, mọi thứ vẫn có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Thông tin mới có thể xuất hiện, ưu tiên có thể thay đổi hoặc trở ngại bất ngờ có thể phát sinh.
✅ Việc cần làm: Thiết lập các cuộc đánh giá ước lượng thường xuyên, đặc biệt là sau các cột mốc quan trọng của dự án. Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp rất hữu ích trong trường hợp này, cho phép bạn theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và điều chỉnh ước lượng nếu cần.
Nâng cao độ chính xác trong ước tính công việc với ClickUp
Ước tính công việc là nền tảng của quản lý dự án thành công, ảnh hưởng đến dòng thời gian, ngân sách và tinh thần của nhóm.
Tuy nhiên, ước tính công việc không phải là hoạt động "cài đặt và quên đi" — nó đòi hỏi sự cải tiến liên tục và đánh giá thường xuyên. Khi nhóm của bạn phát triển, cách tiếp cận ước tính của bạn cũng nên phát triển theo.
Tận dụng dữ liệu lịch sử, hợp tác với nhóm của bạn và học hỏi từ các dự án trước để tinh chỉnh ước lượng của bạn và tiến gần hơn đến mục tiêu dự án mỗi lần.
Một trong những cách tốt nhất để đơn giản hóa quá trình này là sử dụng một công cụ quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ như ClickUp. Công cụ này giúp bạn tạo dòng thời gian thực tế, theo dõi tiến độ, cộng tác liền mạch và ước tính chính xác thời lượng nhiệm vụ. Ngoài ra, tính linh hoạt của công cụ này giúp bạn dễ dàng thích ứng với bất kỳ phong cách quản lý dự án nào, cho dù bạn thích phương pháp Agile, truyền thống hay kết hợp
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu trải nghiệm sức mạnh của việc ước tính công việc chính xác. 🏆