Với sự bắt đầu của năm mới, mùa lập kế hoạch hàng năm cũng bắt đầu — có các cuộc họp cần sắp xếp, mục tiêu cần đặt ra và công việc cần phân công.
Tất cả kế hoạch dự án đều bắt đầu từ các thông tin đầu vào từ nghiên cứu, các dự án trước đó và các chuyên gia trong lĩnh vực. Tuy nhiên, bất chấp tất cả các bản đồ tài nguyên và dòng thời gian, chúng ta vẫn thường gặp phải những thách thức bất ngờ, gây ra những trở ngại và làm chậm tiến độ.
Dự báo dự án không chỉ cần những phép tính đơn giản. Nó còn liên quan đến sự kết hợp giữa phân tích, ước tính và trực giác.
Làm thế nào để chúng ta làm việc khác biệt trong năm nay? Áp dụng các phương pháp hay nhất trong kinh doanh vào các kỹ thuật ước tính dự án sẽ giúp bạn và nhóm của bạn thiết lập dòng thời gian chính xác hơn và đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.
Kỹ thuật ước tính dự án là gì?
Kỹ thuật ước tính dự án là các phương pháp dự báo các biến số như dòng thời gian hoàn thành, chi phí, nguồn lực và rủi ro liên quan đến dự án trong giai đoạn lập kế hoạch.
Các nhà quản lý dự án đánh giá và xác định phạm vi, thời gian, chi phí, nguồn lực, chất lượng và rủi ro của dự án. Họ chuyên cung cấp các ước lượng rủi ro dự án chính xác và dự đoán các kết quả tiềm năng cho sáu yếu tố khóa này.
Các nhà quản lý dự án triển khai các kỹ thuật và công cụ ước tính dự án để lập lịch trình, ước tính chi phí, phân tích dữ liệu và dự báo ngân sách cho các dự án linh hoạt.
Điều này giúp đảm bảo các bên liên quan quan trọng như lãnh đạo, ban giám đốc, quản lý và khách hàng luôn được cập nhật và thống nhất về kỳ vọng của dự án.
Tầm quan trọng của việc ước tính dự án
Các nhà quản lý dự án cân nhắc kỹ lưỡng tất cả các biến số khi lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, như nhiều người trong chúng ta đã trải nghiệm hàng năm, việc đưa ra ước tính chính xác là rất khó.
Hãy sẵn sàng cho hướng dẫn toàn diện về các kỹ thuật ước tính dự án. Hướng dẫn này sẽ trang bị cho bạn các công cụ và chiến thuật cần thiết để đưa ra các dự đoán thông minh hơn, chính xác hơn liên quan đến các dự án của bạn.
Hãy bắt tay ngay vào việc và loại bỏ sự không chắc chắn xung quanh các mục tiêu kinh doanh quan trọng.
Các loại ước tính khác nhau trong một dự án
Để quản lý dự án hiệu quả, các nhóm dự án tập trung vào sáu lĩnh vực chính. Những lĩnh vực này quyết định kết quả của chu kỳ quản lý dự án. Trước khi đi sâu vào các kỹ thuật ước tính, hãy tìm hiểu các yếu tố chính trong quản lý chu kỳ dự án.
1. Phạm vi
Phạm vi dự án là một trong ba yếu tố quan trọng trong quản lý dự án. Phạm vi dự án đặt ra các ranh giới và mục tiêu rõ ràng, giúp dự án không bị mất tập trung hoặc quá tham vọng. Phạm vi chỉ đơn giản là những việc cần làm để dự án hiện tại đạt được trạng thái "hoàn thành".
Đôi khi, các nhà quản lý dự án chia một dự án thành các giai đoạn hoặc sprint khác nhau để giải quyết các vấn đề về phạm vi, bắt đầu với giai đoạn lập kế hoạch hoặc giai đoạn tối thiểu khả thi, tiếp theo là các giai đoạn phạm vi nâng cao hơn.
Điều này đảm bảo rằng các nhóm tập trung vào việc cung cấp những gì đã được thống nhất trước đó như một thước đo thành công của dự án.
2. Thời gian
Điều quan trọng là phải chỉ định ngày kết thúc cho mọi dự án có thời hạn. Vì nhiều thành viên trong nhóm sẽ thực hiện các công việc liên quan đến bất kỳ dự án nào, nên việc nắm rõ khối lượng công việc và sức chứa của họ để đưa ra ước tính dòng thời gian chính xác là rất cần thiết.
Các kỹ thuật lập lịch dự án là rất cần thiết để thiết lập dòng thời gian dự án thực tế và đạt được các mục tiêu dự án. Việc truyền đạt và điều chỉnh các dòng thời gian này với (các) nhà tài trợ dự án là rất quan trọng.
3. Chi phí
Chi phí, phạm vi và thời gian là ba yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Trong ba yếu tố này, 'chi phí' hầu như luôn là mối quan tâm hàng đầu của mọi bên liên quan đến dự án. Do đó, việc xây dựng các phương pháp ước tính chi phí chính xác là vô cùng quan trọng.
Các nhà quản lý dự án triển khai các kỹ thuật lập ngân sách dự án để đưa ra ước tính chi phí cho các sản phẩm đã được xác định phạm vi. Sau khi đảm bảo được sự chấp thuận của ban quản lý về ngân sách, việc theo dõi chi phí và tuân thủ mức chi phí tối đa là rất quan trọng.
4. Tài nguyên
Bạn cần các nguồn lực để thúc đẩy dự án; lập kế hoạch cho các nguồn lực này là một trong những khía cạnh khó khăn nhất của quản lý dự án. Các nguồn lực này bao gồm nhóm dự án, nhà cung cấp bên ngoài, vật liệu, cơ sở hạ tầng cần thiết, công cụ, v.v.
Hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc phân bổ và sử dụng tài nguyên. Việc xác định thời điểm đến và sẵn sàng của tài nguyên cũng rất quan trọng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
5. Chất lượng
Khi bắt đầu, một dự án thành công sẽ truyền đạt các tham số chất lượng có thể đạt được trong các giới hạn của dự án, thời gian được phê duyệt và các quy định về ngân sách.
Khi các nhà quản lý dự án đã thống nhất các yêu cầu về chất lượng với các bên liên quan đến dự án, họ sẽ đảm bảo rằng tất cả các chủ dự án tuân thủ các yêu cầu đó.
Hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách chỉ có giá trị nếu dự án đáp ứng các tham số chất lượng do khách hàng quy định.
6. Rủi ro
Mỗi dự án mới đều đi kèm với những rủi ro có thể dự đoán và không thể dự đoán trước. Vai trò của người quản lý dự án là xác định và chỉ ra những rủi ro này cho lãnh đạo và ban quản lý ngay từ đầu một sáng kiến quan trọng.
Nhận thức được các rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp bạn đưa ra các kế hoạch dự phòng. Tốt hơn là chuẩn bị sẵn các biện pháp giảm thiểu rủi ro hơn là để mọi thứ trong bóng tối và bị bất ngờ. Không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch rủi ro tỉ mỉ trong quản lý dự án.
Các kỹ thuật ước tính dự án phổ biến
Trong quản lý dự án, các chuyên gia dựa vào các phương pháp kinh doanh đã được thử nghiệm và kiểm chứng để ước tính dự án.
Dưới đây là một số thực hành quan trọng cần xem xét:
1. Ước tính từ dưới lên
Khi làm việc trong một dự án, tùy chọn ước tính từ dưới lên bao gồm việc liệt kê mọi thứ thành danh sách việc cần làm. Ước tính từ dưới lên là một kỹ thuật lập lịch phổ biến.
Trong phương pháp này, bạn có thể lập bản đồ dòng thời gian thực tế cho danh sách công việc chi tiết để đạt được ngày giao dự án cuối cùng.
Cách tiếp cận từ dưới lên bao gồm việc điều chỉnh ước lượng thời gian với người phụ trách công việc để tạo ra lộ trình dự án chính xác và khả thi.
2. Đánh giá ba điểm
Kỹ thuật ước lượng ba điểm rất hữu ích khi áp dụng phương pháp từ dưới lên. Kỹ thuật này cho phép các nhà quản lý dự án ước lượng thời gian cho từng công việc một cách chính xác.
Thay vì đưa ra ước lượng thời gian ngay từ đầu, kỹ thuật ba điểm yêu cầu các quản lý dự án tìm kiếm ba ước lượng thời gian khác nhau từ các chủ sở hữu công việc—ước lượng lạc quan nhất, dự báo bi quan nhất và ước lượng thực tế nhất.
Trung bình có trọng số của ba yếu tố này giúp bạn xác định được ngày hoàn thành dự kiến cho từng công việc, từ đó dẫn đến kết quả cuối cùng của dự án.
3. Ước tính từ trên xuống
Kỹ thuật ước tính từ trên xuống là ngược lại với phương pháp ước tính từ dưới lên. Phương pháp này được áp dụng tốt nhất khi phải đối mặt với thời hạn khó khăn. Quá trình này bao gồm làm việc ngược lại từ ngày hoàn thành mục tiêu của dự án, chia nhỏ thành các giai đoạn, công việc và công việc phụ.
Bạn có thể đã quen thuộc với chiến thuật quản lý dự án cổ điển là đơn giản hóa các mục công việc lớn hơn, phức tạp hơn thành các công việc có thể thực hiện được. Chiến thuật này được gọi là Cấu trúc phân chia công việc (WBS). Ước tính từ trên xuống đi đôi với WBS.
4. Ước tính tham số
Bạn có thể kết hợp ước tính tham số với ước tính từ trên xuống để đảm bảo độ chính xác cao hơn. Cả hai đều sử dụng dữ liệu trong quá khứ từ các dự án tương tự.
Thống kê là cơ sở cho phương pháp tham số. Phương pháp này điều chỉnh dữ liệu dựa trên sự khác biệt giữa các dự án trong quá khứ và hiện tại để đưa ra ước tính chính xác hơn.
5. Ước tính dựa trên chuyên môn
Việc ước tính các yếu tố dự án dựa trên chuyên môn dựa trên kinh nghiệm thực tế và đánh giá chuyên môn của những cá nhân đã từng làm việc trong các dự án tương tự. Trao đổi với các chuyên gia đã xác định thành công phạm vi dự án, theo dõi dòng thời gian và quản lý chi phí có thể cung cấp những thông tin quý giá cho việc lập kế hoạch dự án mới.
Cách tiếp cận này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực vì bạn sẽ được hưởng lợi từ kinh nghiệm của các chuyên gia thay vì bắt đầu từ đầu.
Mỗi dự án là duy nhất do các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Do đó, tốt nhất là điều chỉnh những kiến thức học được từ các chuyên gia cho phù hợp với bối cảnh hiện tại của tổ chức và nhóm của bạn.
Nắm vững các kỹ thuật ước tính dự án với ClickUp
Nền tảng phần mềm quản lý dự án ClickUp là một công cụ lập kế hoạch dự án quý giá để đưa ra các ước tính chính xác.
ClickUp cung cấp nhiều cách hiệu quả để lập biểu đồ kế hoạch dự án bằng cách ước lượng thời gian, chi phí và nguồn lực. Nó cũng giúp bạn không phải nhập dữ liệu thủ công định kỳ để lập báo cáo.
Tận dụng dịch vụ quản lý dự án của Clickup giúp các nhóm của bạn làm việc chặt chẽ hơn. Quy trình công việc được kết nối, tài liệu được chia sẻ, bảng điều khiển thời gian thực, v.v. cho phép mọi người di chuyển nhanh hơn, làm việc thông minh hơn và tiết kiệm thời gian.
ClickUp AI hỗ trợ bạn thực hiện dự án nhanh hơn bằng cách tự động tạo các nhiệm vụ và công việc con dựa trên mục tiêu và tóm tắt các chủ đề bình luận.
Bạn vẫn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng? Hãy bắt đầu với các mẫu quản lý dự án sẵn sàng sử dụng này.
Khi kế hoạch dự án đã được sắp xếp theo đơn đặt hàng, Nhiệm vụ ClickUp sẽ là cách tùy chỉnh của bạn để quản lý và thực hiện tất cả các công việc một cách hợp tác.
ClickUp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với nền tảng tất cả trong một. Đánh thẻ, bình luận, chỉ định hành động và chia sẻ bản ghi màn hình để tập trung vào việc đạt được mục tiêu của bạn.
Sử dụng tính năng Ước lượng thời gian của ClickUp cho từng nhiệm vụ để so sánh thời gian thực tế với ước lượng của bạn để tham khảo trong tương lai. Điều này sẽ giúp bạn dự đoán các trở ngại và giải quyết các công việc tồn đọng của dự án.
Chế độ xem ClickUp cho phép bạn hợp lý hóa toàn bộ quá trình ước tính dự án với nhiều chế độ xem khác nhau. Sử dụng các chế độ xem để hình dung kế hoạch dự án của bạn tốt hơn và đánh giá chúng từ nhiều góc độ.
Chế độ xem Khối lượng công việc giúp theo dõi sức chứa của nhóm và chế độ xem Lịch rất hữu ích cho các ước tính liên quan đến lịch trình.
Dễ dàng theo dõi và báo cáo các chỉ số KPI của dự án trên các trang tính và tab khác nhau. ClickUp tự động hóa quy trình này cho bạn.
ClickUp là một công cụ hữu ích để tăng tốc độ ước tính dự án và theo dõi chúng.
Chúng tôi đã tổng hợp một Mẫu chỉ số dự án ClickUp sẵn sàng sử dụng để giúp bạn bắt đầu lập kế hoạch dự án một cách thuận lợi.
Khi nào và ai nên thực hiện ước tính dự án?
Các kỹ thuật ước tính trong quản lý dự án rất có giá trị đối với mọi tổ chức, bất kể vai trò của họ. Tất cả chúng ta đều xử lý các dự án nhỏ với sức chứa nhất định, dù là cá nhân hay cùng với nhóm của mình.
Trong khi nhóm dự án và các chuyên gia về chủ đề thường phụ trách việc ước tính dự án, người quản lý dự án duy trì cơ sở dữ liệu hoặc tài liệu nơi ghi lại các ước tính.
Tuy nhiên, hãy xác định người hiệu quả nhất để thực hiện các kỹ thuật ước tính dự án cho các dự án kinh doanh lớn hơn, bao gồm nhiều hàm và cấp độ.
Dẫn dắt nhóm của bạn đến thành công với các kỹ thuật ước tính dự án chính xác
Kết hợp các kỹ thuật ước lượng dự án thiết yếu vào quy trình quản lý dự án của bạn và mang lại sự rõ ràng và tự tin cho các nhóm kinh doanh của bạn. Với các kỹ thuật ước lượng đáng tin cậy, đảm bảo bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách, tối đa hóa hiệu quả và năng suất.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án trực tuyến hàng đầu sẽ giúp bạn thành công.
Với ClickUp, bạn có thể truy cập các tính năng lập kế hoạch dự án, lập ngân sách, lập lịch, báo cáo thời gian thực và theo dõi. Tập trung vào việc cung cấp kết quả chất lượng cao trong dòng thời gian đã đặt với ClickUp.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tự mình trải nghiệm.
Câu hỏi thường gặp
1. Các kỹ thuật phổ biến để ước tính dự án là gì?
Có năm phương pháp thường được sử dụng để ước tính dự án: 1) Ước tính từ dưới lên, 2) Ước tính ba điểm, 3) Ước tính từ trên xuống, 4) Ước tính tham số và 5) Ước tính dựa trên chuyên môn.
Các nhà quản lý dự án sử dụng các phương pháp này để dự đoán phạm vi, thời gian và chi phí của một dự án kinh doanh mới, còn được gọi là "ba ràng buộc"
2. Tại sao dự toán dự án lại quan trọng?
Dự toán dự án là bước đầu tiên quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án hiệu quả. Nó giúp các nhà quản lý dự án xác định phạm vi, dòng thời gian và chi phí thực tế của dự án.
Chi phí và ước tính dự án chính xác là yếu tố cần thiết để điều phối các bên liên quan và nhà tài trợ kinh doanh đang đầu tư vào dự án với kỳ vọng tạo ra lợi nhuận.
3. ClickUp hỗ trợ quá trình ước tính dự án như thế nào?
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án toàn diện giúp hợp lý hóa việc ước tính dự án. Nó cung cấp các tính năng ước lượng thời gian, dự báo chi phí dự án và trực quan hóa tiến độ. Với ClickUp Tasks, các nhóm đa chức năng có thể dễ dàng lập kế hoạch và hợp tác để hoàn thành các sản phẩm dự án.
Chế độ xem Ước lượng thời gian và Khối lượng công việc trong ClickUp cho phép các nhà quản lý dự án dự đoán hiệu suất của nhóm đối với từng sản phẩm cần giao. Bảng điều khiển thời gian thực sẽ cho phép họ so sánh tiến độ thực tế với mục tiêu ước lượng. ClickUp đơn giản hóa và cải thiện việc ước lượng dự án, giúp nó trở nên chính xác và hiệu quả hơn.