hơn 20 mẹo quản lý dự án cho các nhà tiếp thị

Là một nhà quản lý dự án tiếp thị, công việc của bạn là duy trì sự tổ chức, phân bổ nguồn lực và theo dõi cơ bản mọi thứ liên quan đến dự án.

Và khi nói đến việc quản lý tất cả các dự án tiếp thị này, đó là một công việc cân bằng mà bạn phải học với hàng triệu công việc khác nhau phải làm... 🤹‍♂️

May mắn cho bạn, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý dự án hữu ích từ nhóm tiếp thị ClickUp và các chuyên gia tiếp thị khác.

Sau khi trải qua nhiều thách thức trong vai trò của mình, họ đã học được một số điều về quản lý và đạt được sự cân bằng trong công việc, và họ rất muốn chia sẻ kinh nghiệm với bạn!

Nhưng trước tiên, hãy cùng xem xét các trách nhiệm quan trọng của các nhà quản lý dự án tiếp thị và những điều bạn cần có để hoàn thành xuất sắc vai trò của mình.

Hãy bắt đầu ngay, nào?!

Các nhà quản lý dự án tiếp thị cần làm những việc gì?

Quản lý dự án tiếp thị có trách nhiệm biến tầm nhìn thành hiện thực. Điều này có thể được thực hiện bằng cách quản lý các chu kỳ dự án dài và phức tạp như khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và đóng dự án để đạt được các mục tiêu cụ thể.

Công việc của bạn là hiểu phạm vi công việc, chỉ số KPI, chỉ số đo lường, xác định ngân sách cho các chiến dịch và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Ngoài việc biết cách xây dựng một dự án tuyệt vời, bạn còn phải biết chính xác những việc cần làm khi mọi thứ bắt đầu đổ vỡ.

Đừng quên rằng bạn còn phải quản lý công việc, nhóm, kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan, và các kết quả dự án.

Ồ. Có quá nhiều việc phải làm, đúng không? 😅

Dù công việc của một quản lý dự án tiếp thị có thể rất bận rộn, nhưng đây chắc chắn là một vai trò thú vị và thú vị.

Bạn có thể nâng cao kinh nghiệm của mình bằng cách đầu tư thời gian để thành thạo các kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho vị trí của mình và tìm hiểu những yếu tố tạo nên một nhà quản lý dự án giỏi để có ý tưởng về mục tiêu cần phấn đấu.

Và nếu bạn muốn tiến xa hơn nữa, hãy thử triển khai phần mềm quản lý dự án để đạt được mục tiêu dự án của bạn trong thời gian ngắn.

Phần mềm quản lý dự án tiếp thị như ClickUp có thể giúp bạn làm trơn tru các quy trình, xác định và giải quyết các nhu cầu riêng của nhóm tiếp thị, và trả lại thời gian quý báu cho bạn!

Thật tuyệt vời phải không?! 😉

Các tính năng khóa cần tìm trong phần mềm quản lý dự án

Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ sẽ giúp đơn giản hóa việc quản lý tài nguyên, cải thiện sự hợp tác trong nhóm và tăng năng suất ngay lập tức!

Bạn có tham gia không? Hay là bạn tham gia?! 🙋🏼‍♀️

Được rồi, hãy bắt đầu với những điều thú vị và lắng nghe các nhà tiếp thị khác chia sẻ về cách họ quản lý quy trình làm việc và thúc đẩy dự án của mình. 👨🏻‍💻🚀

Mẹo quản lý dự án từ các chuyên gia tiếp thị

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực ra mắt sản phẩm, hãy huy động nhiều bên liên quan để giúp bạn xác định vị trí và thông điệp của sản phẩm. Các bên liên quan này có thể là nội bộ hoặc bên ngoài công ty.

Trong khi chuẩn bị các tài liệu tiếp thị, tôi phân công công việc rất cụ thể cho từng người.

Ví dụ, tôi có thể yêu cầu một kỹ sư dữ liệu kiểm tra một điểm bán hàng nhằm thu hút sự quan tâm của các kỹ sư dữ liệu khác đối với sản phẩm của chúng tôi.

Sau đó, tôi có thể yêu cầu một nhà tiếp thị sản phẩm khác kiểm tra cách diễn đạt cụ thể của điểm bán hàng này để đảm bảo nó nghe rõ ràng.

Bằng cách này, công việc của bạn sẽ được nhiều chuyên gia kiểm tra và họ sẽ biết rõ cách thức giúp đỡ bạn.

Có một địa điểm trung tâm trong chế độ xem tổng thể, nơi hiển thị tất cả các công việc phải hoàn thành trong tuần trên một bảng để toàn bộ nhóm cùng hướng tới các mục tiêu phải hoàn thành hoặc dự kiến bắt đầu/tiến hành trong kỳ đó.

Sử dụng sprint (1 hoặc 2 tuần) là lý tưởng cho việc này để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm thấy công việc của mình và không bị quá tải, đồng thời có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các công việc được giao trong tất cả các dự án, thay vì phải vào từng dự án và tìm kiếm từng công việc riêng lẻ.

Tìm hiểu thêm về cách Amara sử dụng ClickUp để quản lý dự án cho các công ty quảng cáo .

Đối với bất kỳ dự án tiếp thị nào, nếu bạn muốn dự án thành công, thì điều quan trọng là phải xác định rõ mục tiêu.

Xác định mục đích của dự án là rất quan trọng trong việc đánh giá thành công của dự án.

Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của việc xác định mục tiêu dự án là bạn cung cấp cho nhóm của mình một mục tiêu để phát huy tư duy sáng tạo.

Nếu bạn đang quản lý một nhóm, điều tốt nhất bạn có thể làm để dự án thành công là không cản trở họ.

Tích hợp khách hàng vào công việc của bạn bằng cách sử dụng các vị trí khách miễn phí!

Giao tiếp rõ ràng nên là ưu tiên hàng đầu của mọi công ty quảng cáo vì tiến độ công việc của bạn phụ thuộc vào sự chấp thuận của khách hàng.

Thay vì gửi 20 email qua lại và mất dấu nội dung của từng tin nhắn, bạn và khách hàng của bạn có thể theo dõi tiến độ dự án và tất cả các thông tin liên lạc trước đó tại một địa điểm tập trung.

Khách hàng của bạn có thể để lại nhận xét, yêu cầu chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu, thay đổi trạng thái, xem bảng điều khiển và hơn thế nữa!

Bí quyết lớn nhất để tăng năng suất tiếp thị của chúng tôi là phân chia công việc thành các đợt và dành thời gian trong lịch cho mục đích công việc cụ thể.

Chúng tôi đã phát triển công ty đầu tiên của mình từ 600 lượt truy cập/tháng lên 15.000 lượt truy cập trong 8 tháng nhờ chiến lược tiếp thị nội dung "batch days"

Mỗi sáng thứ Tư, chúng tôi dành một khối thời gian để viết nội dung và quảng bá. Chúng tôi bắt đầu với những công việc ưu tiên cao nhất trong danh sách công việc tồn đọng và hoàn thành càng nhiều càng tốt trong 2 giờ. Bắt đầu từ những việc nhỏ, nhưng hiệu quả tổng hợp đã thay đổi toàn bộ hoạt động kinh doanh của chúng tôi.

Hôm nay, chúng tôi áp dụng nguyên tắc tương tự cả trong nội bộ và khi giúp các cơ quan hợp lý hóa quy trình của họ trong ClickUp.

Hãy bắt đầu từ những khối công việc nhỏ, đảm bảo bạn rõ ràng về công việc cần làm trước khi bắt đầu, sau đó điều chỉnh các khối công việc nếu cần!

Đối với bất kỳ nhóm tiếp thị nào, điều quan trọng là phải có luồng giao tiếp rõ ràng.

Không quan trọng bạn làm việc với các công cụ siêu tiên tiến hay chỉ là bảng Excel 'đơn giản' – mỗi thành viên trong nhóm cần phải nhận thức rõ về quyền sở hữu, trách nhiệm và đóng góp của mình đối với dự án. Trong lĩnh vực tiếp thị, bạn không bao giờ làm việc một mình, vì vậy việc phân phối công việc phải rõ ràng!

Trong nhóm của tôi, chúng tôi đã áp dụng một số yếu tố phương pháp luận linh hoạt – cuộc họp kiểm tra và báo cáo, cập nhật nhanh, sprint hàng tuần và mục tiêu hàng tháng. Điều này giúp chúng tôi phản ứng nhanh với những thay đổi và hợp tác hàng ngày ngay cả khi làm việc từ xa.

Các công cụ có quan trọng không? Tất nhiên! Nhưng không phải chỉ để có chúng. Chúng cần đáp ứng nhu cầu của bạn và giúp bạn, không phải cản trở bạn.

Các nhà quản lý dự án kỹ thuật số giỏi nhất biết rõ công việc của mình.

Nếu bạn không phải là nhà thiết kế, nhà phát triển, nhà chiến lược, nhà văn quảng cáo, v.v. trong vị trí trước đây, lời khuyên lớn nhất của tôi là hãy học cách những người đó làm việc. Hãy trò chuyện với họ, đọc blog/sách điện tử hoặc đăng ký podcast về lĩnh vực đó, thậm chí tham gia các cuộc họp của họ.

Hiểu rõ những thông tin cơ bản này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý từng dự án riêng lẻ, cách quản lý các loại dự án và từ đó giúp bạn phát triển thành một chuyên gia toàn diện hơn.

Tìm hiểu thêm về giải pháp của Erika cho Quản lý dự án Agile tại Adhere Creative.

Hãy xây dựng một hệ thống quản lý dự án vững chắc và sử dụng nó một cách khôn ngoan.

Tạo một hệ thống để xử lý các dự án và mẫu của bạn trong nền tảng quản lý dự án để bạn có thể dễ dàng tạo các dự án mới sẵn sàng triển khai.

Hãy xác định rõ mục tiêu của bạn và hiểu công việc nào thực sự cần bạn dành thời gian và công việc nào có thể giao cho người khác hoặc hoãn lại dựa trên mục tiêu của bạn.

Tôi nhận thấy rằng các dự án được quản lý tốt nhất là những dự án có mục tiêu rõ ràng, chi tiết, được xác định rõ ràng và có người luôn có cái nhìn tổng quan về các mục tiêu đó. Trong tiếp thị, những chi tiết nhỏ thường quyết định thành công hay thất bại của một chiến dịch, và do đó, những người thực hiện thường không có cơ hội dừng lại, lùi lại và xem liệu họ có còn đang tiến tới mục tiêu ban đầu của dự án hay không. Trong trường hợp như vậy, một cuộc họp mỗi ngày hoặc mỗi tuần để kiểm tra xem chúng ta có đang đi đúng hướng hay không sẽ giúp mọi người tập trung lại.

Thứ hai, bạn cần chỉ định người chịu trách nhiệm rõ ràng cho từng công việc, hoạt động và dự án. Ngay cả khi đó là công việc nhóm, chẳng hạn như một loạt bài đăng trên blog về một chủ đề cụ thể được viết bởi nhiều thành viên trong nhóm, vẫn phải có một người chịu trách nhiệm. Điều này đảm bảo tính trách nhiệm và không có công việc nào bị bỏ sót.

Khi lập kế hoạch dự án, hãy huy động toàn bộ nhóm tham gia.

Dự án của bạn có thể sẽ liên quan đến nhiều bộ phận và cần sự hợp tác chặt chẽ, vì vậy bạn nên bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch. Điều này sẽ cho phép mọi người đóng góp ý kiến về thời gian hoàn thành, thứ tự các công việc cần hoàn thành và những trở ngại có thể gặp phải.

Việc huy động nhóm tham gia từ sớm giúp bạn lập kế hoạch thực tế, tránh hứa hẹn quá nhiều mà không thực hiện được.

Nó cũng sẽ đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ vì mọi người đều biết những gì đang xảy ra và cách họ cần hợp tác với nhau.

Mẹo hay nhất mà tôi từng nhận được về quản lý dự án tiếp thị là đừng bao giờ để phản hồi của bạn trở thành trở ngại cản trở dự án tiến triển.

Khi giám sát một dự án tiếp thị, tôi thường chỉ chịu trách nhiệm cài đặt chiến lược và giám sát nhóm tiếp thị nội bộ cũng như các nhà thầu đang thực hiện "công việc". Điều đó có nghĩa là tôi liên tục được hỏi ý kiến về thiết kế này, bài viết kia hoặc các trang đích đó.

Đưa ra phản hồi chu đáo không tốn nhiều thời gian, nhưng đó là việc họ cần tôi làm (tức là tôi không thể giao cho người khác).

Điều đó có nghĩa là nếu tôi chậm trễ trong việc đưa ra phản hồi — thường là một phiên bản của "trông rất tốt, hãy thực hiện một thay đổi nhỏ này và tiếp tục" — thì tôi đang trì hoãn dự án (đôi khi trong nhiều ngày) vì tôi không dành 15 phút để xem xét vấn đề.

Nếu cộng tất cả thời gian này trong suốt vòng đời của dự án, bạn có thể sẽ trì hoãn ngày giao hàng một hoặc hai tuần chỉ vì một vài đối tượng/kỳ/phiên bản phải chờ phản hồi nhanh.

Vì lý do đó, tôi luôn cố gắng không để các yêu cầu phản hồi nằm chờ quá một ngày.

Các dự án tiếp thị thường đòi hỏi nhiều yếu tố khác nhau đến mức khó có thể tập trung vào mục tiêu cuối cùng.

Đó là lý do tại sao chúng tôi bắt đầu mọi dự án mới tại Userback bằng một câu hỏi đơn giản nhưng mạnh mẽ – Thành công trông như thế nào?

Bằng cách trả lời câu hỏi này, chúng ta có thể điều chỉnh nhóm, xác định những việc cần theo dõi và đảm bảo tất cả các phần khác nhau tiếp tục thúc đẩy dự án tiến tới mục tiêu cuối cùng.

Tại Marker. io, chúng tôi đặt sản phẩm lên hàng đầu, vì vậy chúng tôi viết chi tiết kỹ thuật cho từng tính năng mới mà chúng tôi xây dựng.

Chúng tôi cũng áp dụng cách tiếp cận tương tự trong việc tạo/lập nội dung!

Trước khi viết một dòng nội dung nào, chúng tôi điền vào một mẫu chi tiết: vấn đề chính là gì, đối tượng là ai, loại nội dung và định dạng là gì?

Chúng tôi cũng tự hỏi: chúng tôi đang tạo nội dung này để tối ưu hóa SEO, để lan truyền, để hỗ trợ bán hàng hay để xây dựng thương hiệu? Chúng tôi thấy rằng phương pháp này cho phép chúng tôi tạo ra nội dung chất lượng cao mỗi lần.

Tìm hiểu thêm về cách Marker.io quản lý theo dõi lỗi với ClickUp.

Xem lại quy trình làm việc của bạn hàng tháng và điều chỉnh hệ thống quản lý dự án cho phù hợp.

Hãy nhớ rằng các quy trình bạn đã thiết lập nhằm giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, không phải để cản trở công việc của bạn.

Trong môi trường công việc tốc độ cao, các dự án và động lực của nhóm phát triển nhanh chóng.

Các quy trình hợp lý chỉ vài tuần trước có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Và khi điều đó xảy ra, chúng chắc chắn sẽ khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy thất vọng và làm giảm hiệu quả công việc chung (cũng như sự hài lòng mà công việc mang lại).

Bắt đầu một dự án mới có thể là một trải nghiệm thú vị hoặc đáng sợ.

Nếu bạn là một trong những người dễ bị choáng ngợp bởi các dự án lớn mới, thì tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một dòng thời gian.

Thông thường, các dự án đều có thời hạn hoàn thành, vì vậy việc lập dòng thời gian thực hiện sẽ giúp dự án dễ quản lý hơn, đồng thời thúc đẩy hành động (khi bạn nhận ra rằng bắt đầu sớm hơn là muộn hơn), chưa kể đến việc giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn.

ClickUp là một công cụ tuyệt vời để quản lý tất cả khách hàng của bạn ở một nơi.

Là người cần giám sát hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các dự án lớn, một mẹo hữu ích là sử dụng chế độ xem "Thẻ" và "Dòng thời gian" trong "Tất cả" trong Không gian.

Nhóm của chúng tôi được hướng dẫn 'Gắn thẻ' các dự án như trang web mới là 'Projectdev. ' Sau đó, chúng tôi có chế độ xem dòng thời gian trong 'Everything' hiển thị tất cả các dự án có thẻ 'Projectdev. '

Điều này mang lại khả năng giám sát tuyệt vời, cho phép tôi đứng ngoài và đánh giá ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tiến trình của TOÀN BỘ KINH DOANH và tất cả khách hàng - tất cả trong một chế độ xem hợp lý!

Hãy cố gắng hết sức để thống nhất tất cả các nỗ lực quản lý dự án của bạn.

Khi có nhiều ứng dụng được sử dụng để quản lý dự án và cộng tác, thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn trong việc theo kịp tất cả các ứng dụng đó.

Thay vào đó, hãy tìm một nền tảng quản lý dự án có thể giải quyết tất cả các vấn đề của bạn cùng một lúc, chẳng hạn như ClickUp (đặc biệt được khuyên dùng), Asana hoặc Notion; và biến dự án của bạn thành một sinh vật sống trong nền tảng đó để các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào một nền tảng duy nhất.

Thật khó nói, nhưng chỉ vì một dự án là ưu tiên hàng đầu của bạn với tư cách là nhà tiếp thị không có nghĩa là nó quan trọng đối với những người khác tham gia vào dự án của bạn.

Các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn có thể thực sự cảm thấy khó chịu khi nghĩ đến việc phải dành thời gian để cung cấp ý kiến hoặc phản hồi cho bạn.

Vậy công việc quan trọng nhất của bạn là làm cho mọi người hào hứng. *

Bắt lấy họ và giúp họ nhìn thấy bức tranh lớn: tăng lưu lượng truy cập, tăng số lượng khách hàng tiềm năng, và thúc đẩy sự phát triển của công ty. *

Hãy khiến họ cảm thấy như những siêu anh hùng tuyệt vời và những người tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn. *

Bạn có thể làm điều đó bằng cách cập nhật thường xuyên các nhiệm vụ ClickUp, ăn mừng từng chút tiến độ và nhắc nhở mọi người về kế hoạch cũng như vai trò của họ trong đó. *

Chúng tôi xin cảm ơn tất cả những người đã tham gia tổng hợp các mẹo quản lý dự án này! 🙏🏽

Và bây giờ, hãy cùng lắng nghe ý kiến từ nhóm ClickUp của chúng tôi!

Mẹo quản lý dự án từ nhóm tiếp thị của ClickUp

Nhóm tiếp thị của chúng tôi biết một vài điều về sự kỳ diệu của việc triển khai phần mềm quản lý dự án miễn phí cho công việc. 😉🧙🏻‍♀️

Họ tin tưởng ClickUp để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mình, từ nội dung và mạng xã hội đến quảng cáo trả phí và hơn thế nữa.

ClickUp là một công cụ tuyệt vời để theo dõi mục tiêu và cho phép nhóm nhanh chóng sắp xếp công việc, điều phối các dự án liên nhóm và quản lý các chiến dịch tiếp thị.

Tốt nhất là, họ có thể làm tất cả những việc đó và hơn thế nữa tại MỘT nơi duy nhất.

Hãy lắng nghe các thành viên trong nhóm tiếp thị của chúng tôi chia sẻ về cách họ sử dụng ClickUp hàng ngày, và có thể bạn cũng có thể bắt đầu áp dụng chúng vào luồng tiếp thị của mình!

ClickUp cho Quản lý nội dung là một công cụ thay đổi cuộc chơi.

Chúng tôi có thể tạo mẫu công việc cho tất cả các trang đích, dễ dàng xác định các điểm nghẽn bằng trình theo dõi trạng thái chế độ xem Bảng và biết những việc cần làm tiếp theo bằng thẻ và mức độ ưu tiên.

Các bài đánh giá blog được hợp lý hóa bằng cách sử dụng tự động hóa và luồng email có thể được hiển thị trên Bản đồ Tư duy.

Khả năng tùy chỉnh là điều thực sự khiến ClickUp trở thành một công cụ mạnh mẽ cho các nhóm tiếp thị.

Đừng đánh giá thấp giá trị của các công việc lặp lại.

Mỗi ngày trong cuộc sống của một nhà tiếp thị là duy nhất. Các ưu tiên thay đổi nhanh chóng và chúng ta thường phải thay đổi kế hoạch trong chốc lát.

Tuy nhiên, có rất nhiều trách nhiệm thường xuyên là không thể thiếu trong vai trò của chúng ta. Chúng ta theo dõi dữ liệu, thực hiện kiểm toán, đánh giá đối thủ cạnh tranh, v.v. Thường thì những công việc đơn giản nhưng quan trọng này lại bị bỏ qua.

Tạo một hệ thống trách nhiệm cho các công việc hàng ngày lặp lại của bạn. Điều này giúp tiết kiệm một chút không gian trong đầu để tập trung hơn vào công việc khó dự đoán phía trước.

Hãy xác định rõ mục tiêu dự án và hiểu rõ phạm vi trước khi bắt tay vào thực hiện.

Với bản phác thảo chi tiết về dòng thời gian, mục tiêu và chiến lược của dự án, bạn sẽ có thể tối đa hóa hiệu quả sử dụng thời gian và nguồn lực của công ty.

Hãy phát hiện mọi trở ngại ngay từ đầu, tạo ra các giải pháp có thể mở rộng và giữ cho nhóm của bạn luôn thống nhất!

Là nhà tiếp thị, chúng ta luôn phải xử lý nhiều loại công việc nội dung khác nhau mỗi ngày.

Để tập trung vào những việc cần chú ý, tôi sử dụng kết hợp Trang chủ và Khay công việc.

Tôi bắt đầu từ Trang chủ, tìm các công việc cần làm trong ngày, sau đó chuyển chúng vào Khay công việc. Tôi thậm chí còn kéo chúng theo thứ tự để biết đơn đặt hàng nào cần làm trước.

Nó không chỉ giúp tôi tập trung vào những việc cần làm, mà còn mang lại cảm giác vô cùng thỏa mãn khi gạch bỏ các công việc đã hoàn thành trong ngày!

Mẹo quản lý dự án số 1 của tôi dành cho các nhà tiếp thị là đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của tổ chức!

Cho dù bạn đang sử dụng ghi chú Post-it, nền tảng quản lý dự án như ClickUp hay bảng tính Excel cũ nhưng hiệu quả, việc sắp xếp công việc một cách có tổ chức là cách tốt nhất để theo dõi các dự án và hoàn thành công việc đúng hạn.

Kết luận

Quản lý dự án tiếp thị không nhất thiết phải là một công việc khó khăn.

Thực tế, với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án như ClickUp, công việc này có thể trở nên thú vị!

Thiết lập mục tiêu rõ ràng, đặt dòng thời gian phù hợp, cải thiện sự hợp tác trong nhóm, hoàn thành dự án và thời hạn một cách dễ dàng, đồng thời tiết kiệm thời gian để bạn có thể làm nhiều việc mình yêu thích hơn.

Đăng ký tài khoản miễn phí ngay hôm nay và trở thành nhà quản lý dự án tiếp thị hiệu quả trong thời gian ngắn! 😉 🚀