Hầu hết các agency đều coi tình trạng thiếu hụt sức chứa là một vấn đề về tuyển dụng. Họ đăng tin tuyển dụng hoặc liên hệ với các freelancer, đây thường là phương án tốn kém nhất. Trong khi đó, kế hoạch sức chứa cho agency lại coi đây là một vấn đề về hiển thị.
Các giờ làm việc đó đã có trong bảng lương của bạn; chúng chỉ bị chôn vùi dưới những rắc rối trong việc điều phối và dữ liệu thời gian mà không ai tin tưởng. Hãy tìm ra những giờ làm việc đó, đối chiếu chúng với công việc và bảo vệ biên lợi nhuận mà không cần tăng số lượng nhân viên. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện.
Tóm tắt: Quy trình lập kế hoạch năng lực cho công ty quảng cáo diễn ra qua sáu bước và mang lại ba kết quả chính. Năng lực thực tế, được hiển thị theo từng người: số giờ làm việc trừ đi cuộc họp, công việc quản trị viên và thời gian nghỉ, thường gần với 25 giờ hơn là 40 giờ. Một mức tỷ lệ thời gian tính phí từ 65-80% cho mỗi người, để một tuần làm việc kém hiệu quả không làm phá vỡ kế hoạch. Và các công việc có thể dự đoán trước (cập nhật trạng thái, phân công công việc, bàn giao ngắn gọn) được giao cho các đại lý AI để thời gian làm việc của con người vẫn có thể tính phí. Các bước dưới đây bao gồm các phép tính, ngưỡng cảnh báo và tần suất đánh giá để đảm bảo tính chính xác.
Lập kế hoạch sức chứa cơ quan là gì?
Lập kế hoạch năng lực của công ty là việc đối chiếu khối lượng công việc đã cam kết với khách hàng với số giờ làm việc khả dụng của từng thành viên trong nhóm trước khi phân công công việc. Bạn sẽ xác định mức trần về khối lượng công việc mà nhóm của bạn thực sự có thể hoàn thành sau khi trừ đi thời gian dành cho các cuộc họp, công việc quản trị viên và thời gian nghỉ ngơi, sau đó so sánh khối lượng công việc của khách hàng với mức trần đó để chỉ cam kết thực hiện những công việc mà bạn có đủ nhân lực để đảm nhận.
Điều này không giống như việc phân bổ nguồn lực hay dự báo, dù ba khái niệm này thường bị nhầm lẫn với nhau. Dưới đây là sự khác biệt:
- Kế hoạch năng lực xác định giới hạn tối đa. Nó xem xét khối lượng công việc mà nhóm của bạn có thể đảm nhận
- Phân bổ nguồn lực là hoạt động ngắn hạn nhằm phân công những người cụ thể thực hiện các công việc cụ thể trong phạm vi giới hạn đó
- Dự báo nguồn lực có tầm nhìn xa hơn, ước tính những gì bạn sẽ cần trong sáu tháng tới
Bạn lập kế hoạch sức chứa để xác định giới hạn, phân bổ nguồn lực để đáp ứng giới hạn đó và dự báo thời điểm bạn sẽ đạt đến giới hạn đó.
Sức chứa bản thân bao gồm hai khía cạnh. Khía cạnh đầu tiên là tính sẵn có: số giờ làm việc mà một người có. Khía cạnh thứ hai là sự phù hợp: liệu công việc có phù hợp với những việc cần làm của người đó hay không. Một bảng tính chỉ hiển thị khía cạnh đầu tiên, đó là lý do tại sao một nhóm trông có vẻ đã kín lịch vẫn có thể bị phân bổ công việc một cách sai lầm nghiêm trọng.
Xác định giới hạn của bạn: Liệu số giờ làm việc của bạn có chuyển hóa thành lợi nhuận hay không?
Hầu hết các chủ sở hữu công ty quảng cáo không thể xác định chính xác tỷ suất lợi nhuận thực sự của mình. Còn bạn thì sao? Chỉ trong 2 phút, bạn sẽ biết được nhóm của mình mất bao nhiêu giờ mỗi tuần, giá trị của khoảng thời gian đó là bao nhiêu (một công ty quảng cáo đã thu hồi được 157.000 USD trong một quý) và vị trí của bạn so với các công ty quảng cáo có kích thước tương tự.
Tại sao kế hoạch sức chứa lại quyết định biên lợi nhuận của bạn
Lợi nhuận của bạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi việc lập kế hoạch sức chứa. Hầu hết các agency đều bị lỗ ở khâu này mà không hề hay biết. Nguyên nhân là do những giờ làm việc mà bạn đã trả tiền nhưng không bao giờ đến tay khách hàng.
Theo báo cáo của Promethean Research , tỷ suất lợi nhuận trung bình của các agency dao động quanh mức 15%. Tuy nhiên, các agency đã không đạt được mục tiêu này trong bốn năm liên tiếp, trong khi tốc độ tăng trưởng cũng chậm lại. Việc thu về doanh thu thì dễ dàng: ký hợp đồng với khách hàng, tăng doanh thu. Nhưng tạo ra lợi nhuận thì khó. Lợi nhuận chỉ xuất hiện khi số giờ làm việc được trả lương chuyển hóa thành công việc có thể tính phí. Lập kế hoạch năng lực chính là yếu tố kiểm soát mối liên kết đó.
Dưới đây là những điều sẽ xảy ra khi bạn thiếu khả năng hiển thị:
- Công việc được giao cho người không phù hợp. Mặc dù biết ai nên dẫn dắt dự án, nhưng bạn không thể xác định được liệu người đó có rảnh hay không. Vì vậy, bản yêu cầu công việc lại được giao cho một đồng nghiệp rảnh rỗi hoặc một nhà thầu tự do. Chất lượng và lợi nhuận đều giảm sút
- Thời gian nhàn rỗi và giờ làm thêm đều được tính vào cùng một bảng lương. Một thành viên trong nhóm bị quá tải với bốn tài khoản. Một người khác thì ngồi chờ nhận bản tóm tắt yêu cầu. Bạn phải trả lương cho cả hai, nhưng bảng tính của bạn lại không ghi nhận cả hai trường hợp này
- Bạn hứa hẹn quá mức mà không tham khảo ý kiến nhóm. Bạn bán một dự án kéo dài tám tuần trong khi nhóm chỉ có thể hiển thị công việc trong bốn tuần. Bộ phận bán hàng sử dụng một công cụ, bộ phận quản lý sức chứa lại dùng công cụ khác, dẫn đến việc phải mất nhiều giờ để chuyển đổi giữa các bối cảnh công việc. Nhóm của bạn phải làm việc cả cuối tuần để lấp đầy khoảng trống
- Tình trạng quá tải chỉ bộc lộ trong quá trình đánh giá sau dự án. Không có dấu hiệu nào cho thấy một người đang thực hiện công việc quá tải cho đến khi tiến hành đánh giá dự án. Đến lúc đó, thời gian đã trôi qua, biên lợi nhuận đã cạn kiệt, và ai đó đã phải thực hiện hai cuối tuần liên tiếp để bù đắp.
Thực tế, những giờ làm việc còn thiếu đã đi đâu?
Mỗi thất bại trong số đó đều chia sẻ cùng một nguyên nhân gốc rễ: cơ quan đã tăng số lượng nhân sự để giải quyết vấn đề về khối lượng công việc.
Trước khi làm điều đó, hãy xem xét nhóm đang dành thời gian cho những công việc gì. Hãy lấy ví dụ về một chuyên gia chiến lược cấp cao có lịch làm việc trong tuần dường như đã kín mít. Khi xem xét kỹ tuần làm việc đó, bạn sẽ thấy một phần lớn thời gian không dành cho công việc chiến lược. Đó là các bản báo cáo trạng thái, việc bàn giao nhiệm vụ ngắn gọn và những cuộc trao đổi trên Slack để xác nhận xem nhà thiết kế đã xem cập nhật hay chưa. Sức chứa của họ đang bị tiêu tốn vào những công việc vốn không cần đến họ.
Nếu nhân rộng mô hình đó cho một nhóm 15 người, bạn sẽ phải chi trả cho số giờ làm việc tương đương với toàn bộ nhân sự, trong khi những giờ làm việc đó không bao giờ được sử dụng để phục vụ khách hàng.
Điểm mấu chốt: Hãy hướng các đại lý AI vào công việc, chứ không phải vào nhân viên.
Việc giải phóng thời gian bằng cách chuyển hướng các công việc thủ công và cắt giảm các cuộc họp chỉ mang lại hiệu quả hạn chế. Đó chính là lúc AI phát huy giá trị: xử lý các công việc có thể dự đoán trước (báo cáo trạng thái, phân công công việc, bàn giao công việc ngắn gọn) với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ, đồng thời giúp thời gian được giải phóng vẫn có thể tính phí.
Tại sao đây không phải là phản ứng ngược lại của việc tuyển dụng: Tuyển dụng tăng số lượng nhân sự để nâng cao giới hạn, nhưng cắt giảm lại loại bỏ nhân sự để bảo vệ biên lợi nhuận. Cả hai đều coi con người như một đòn bẩy, và bỏ qua thực tế rằng giới hạn đó vốn dĩ không liên quan đến số lượng nhân sự. Bạn cần thu hẹp lớp nhân sự không tạo ra doanh thu mà không ảnh hưởng đến nhóm, để cùng một nhóm đó tạo ra nhiều sản phẩm có thể tính phí hơn.
Như nhà kinh tế học đoạt giải Nobel Daron Acemoglu đã chia sẻ với MIT Technology Review:
Quan điểm của tôi là hiện nay chúng ta đang đi sai hướng trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Chúng ta đang sử dụng AI quá nhiều cho việc tự động hóa và chưa đủ để cung cấp chuyên môn và thông tin cho người lao động.
Quan điểm của tôi là hiện nay chúng ta đang đi sai hướng trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Chúng ta đang sử dụng AI quá nhiều cho việc tự động hóa và chưa đủ để cung cấp chuyên môn và thông tin cho người lao động.
Nếu hướng AI vào nhân viên, bạn sẽ cắt giảm nhân sự. Nếu hướng nó vào công việc, quy trình phân công và các báo cáo trạng thái, bạn sẽ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Sự khác biệt nằm ở chỗ liệu thời gian làm việc của các nhà chiến lược sẽ quay trở lại với công việc đòi hỏi phán đoán hay biến mất hoàn toàn khỏi bảng lương.
Nếu hướng AI vào nhân viên, bạn sẽ cắt giảm nhân sự. Nếu hướng nó vào công việc, quy trình phân công và các báo cáo trạng thái, bạn sẽ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Sự khác biệt nằm ở chỗ liệu thời gian làm việc của các nhà chiến lược sẽ quay trở lại với công việc đòi hỏi phán đoán hay biến mất hoàn toàn khỏi bảng lương.
Báo cáo miễn phí: Mô hình Hoạt động của Cơ quan năm 2026
Bạn đã tuyển dụng nhóm của mình dựa trên gu thẩm mỹ và khả năng phán đoán, nhưng sau đó lại khiến họ chìm ngập trong các bản trình bày trạng thái báo cáo tiến độ và công việc điều phối. Một số agency đã tìm ra cách loại bỏ những rào cản này và tăng lợi nhuận mà không cần tuyển thêm nhân sự. Báo cáo này chỉ ra năm thay đổi mà họ đã thực hiện.
Ba chiến lược lập kế hoạch sức chứa: Lag, Lead và Match
Có ba chiến lược lập kế hoạch sức chứa: chiến lược "lag" (tuyển dụng nhân sự sau khi nhu cầu được xác nhận), chiến lược "lead" (tuyển dụng nhân sự trước khi nhu cầu phát sinh) và chiến lược "match" (điều chỉnh theo từng bước nhỏ dựa trên dữ liệu thời gian thực). Chiến lược nào phù hợp nhất phụ thuộc vào mức độ dự đoán được của công việc và mức độ rủi ro tài chính mà bạn có thể chấp nhận.
| Chiến lược | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|---|
| Lag | Không có chi phí lương nhàn rỗi; mọi khoản chi phí tuyển dụng đều được tài trợ từ doanh thu theo hợp đồng | Danh sách công việc tồn đọng liên tục; nhóm giải quyết khoảng trống bằng cách làm thêm giờ | Các agency ổn định, hoạt động dựa trên hợp đồng cố định và có tỷ lệ khách hàng rời bỏ thấp |
| Dẫn dắt | Hoàn thành ngay từ ngày đầu tiên; không còn tình trạng hỗn loạn khi khởi động dự án | Rủi ro về chi phí lương cao trước khi có công việc tính phí | Các cơ quan hoạt động theo mùa hoặc các dự án đã ký kết có ngày bắt đầu cố định |
| Khớp | Bảo vệ biên lợi nhuận khỏi cả chi phí nhân sự nhàn rỗi và chi phí làm thêm giờ | Chi phí quản lý cao; phụ thuộc vào dữ liệu chính xác và theo thời gian thực | Công việc dự án linh hoạt với khả năng hiển thị nguồn lực theo thời gian thực |
Sức chứa dự phòng
Sức chứa phát huy hiệu quả khi nhu cầu của khách hàng có thể dự đoán được và ổn định. Hãy chờ đợi bằng chứng rõ ràng về việc khối lượng công việc đã tăng lên trước khi tuyển dụng. Bằng cách này, không ai phải chi trả cho nhân viên mới cho đến khi có doanh thu để trang trải mức lương của họ. Đó là lý do tại sao các agency có hợp đồng cố định ổn định thường áp dụng phương pháp này.
Những gì phù hợp với chiến lược chậm trễ:
- Không lãng phí tiền lương: Mỗi nhân viên mới được trả lương từ doanh thu thực tế từ khách hàng. Không ai phải trả tiền cho nhân viên chỉ để họ ngồi không
- Rủi ro tài chính thấp: Bạn chỉ phải chi trả chi phí sau khi nhận được tiền. Một tháng kinh doanh ế ẩm sẽ không khiến bạn phải gánh thêm chi phí lương
Giới hạn:
- Bạn luôn bị chậm trễ: Công việc mới bắt đầu trước khi nhân viên mới đến. Nhóm hiện tại phải làm thêm giờ để bù đắp khoảng trống
- Khó khăn khi lượng công việc đột ngột tăng vọt: Nếu yêu cầu từ khách hàng tăng đột ngột, nhóm của bạn sẽ phải làm thêm giờ để kịp tiến độ
Bạn có thể bỏ qua nếu: Khối lượng công việc của bạn thay đổi thất thường hoặc nhóm của bạn đã đạt đến sức chứa tối đa và không còn khả năng đảm nhận thêm công việc nào nữa.
Phù hợp nhất với: Các cơ quan có hợp đồng cố định ổn định, nơi việc bổ sung một nhân viên muộn vài tuần sẽ không làm hỏng dự án.
Năng lực lãnh đạo
Công tác lập kế hoạch năng lực hoạt động dựa trên ba tình huống: có công việc bổ sung sắp đến, đã ký hợp đồng hoặc đang trong mùa cao điểm thường niên. Điều này dẫn đến các quyết định tuyển dụng trước khi công việc bắt đầu, để các nhóm sẵn sàng ngay từ ngày đầu tiên.
Những yếu tố nào phù hợp với chiến lược dẫn dắt:
- Sẵn sàng cho giai đoạn cao điểm: Nhân viên mới được tuyển dụng và đào tạo trước khi công việc bắt đầu. Dự án khởi động suôn sẻ mà không có sự hoảng loạn
- Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhóm: Việc có đủ nhân sự sẽ giúp nhóm của bạn không phải thực hiện công việc vào ban đêm và cuối tuần
Giới hạn:
- Thanh toán sớm: Bạn phải trả lương trước khi nhận được tiền từ khách hàng. Nếu dự báo doanh số của bạn không chính xác, bạn sẽ bị lỗ
- Chi phí cao nếu các giao dịch bị trì hoãn: Nếu một dự án bị hoãn lại, bạn vẫn phải trả lương cho nhân viên mới trong thời gian họ chờ công việc
Bỏ qua nếu: Danh mục dự án của bạn dựa trên các giao dịch tiềm năng thay vì các hợp đồng đã ký kết.
Phù hợp nhất cho: Các cơ quan đã ký hợp đồng hoặc có các mùa cao điểm ổn định với ngày bắt đầu cố định.
Điều chỉnh sức chứa
Phương pháp điều chỉnh sức chứa hoạt động hiệu quả khi khối lượng công việc thay đổi thường xuyên và bạn theo dõi số giờ làm việc của nhóm theo thời gian thực. Thay vì tuyển dụng nhân sự toàn thời gian với số lượng lớn, hãy thực hiện các điều chỉnh theo từng bước nhỏ. Ví dụ, sử dụng nhân viên tự do hoặc áp dụng chế độ làm việc linh hoạt để duy trì sức chứa gần với khối lượng công việc thực tế.
Những yếu tố nào phù hợp với chiến lược ghép đôi:
- Bảo vệ biên lợi nhuận: Bạn không phải trả tiền cho nhân viên nhàn rỗi hay giờ làm thêm đắt đỏ. Bạn chỉ phải trả tiền cho chính xác công việc mà bạn cần
- Ngăn chặn việc tuyển dụng vội vàng: Những điều chỉnh nhỏ sẽ giúp bạn tránh việc tuyển dụng vội vàng và rủi ro khi công việc trở nên bận rộn
Giới hạn:
- Cần có dữ liệu chính xác: Chiến lược này chỉ hiệu quả nếu bạn biết chính xác ai đang bận và ai rảnh rỗi mỗi tuần
- Thất bại do dữ liệu sai lệch: Nếu bạn đang theo dõi nhưng dữ liệu không chính xác hoặc chậm trễ, việc điều chỉnh từng bước nhỏ có thể khiến bạn cảm thấy mơ hồ hoặc không chắc chắn
Bỏ qua nếu: Bạn dựa vào các bảng chấm công nộp muộn hoặc không chính xác để kiểm tra tình trạng sẵn sàng của nhóm.
Phù hợp nhất với: Các cơ quan có khối lượng công việc dự án thay đổi liên tục và dữ liệu chính xác, theo thời gian thực về số giờ làm việc của nhóm và các kênh bán hàng.
Một cơ quan có thể mặc định vào tình trạng "Lag", hoảng loạn và chuyển sang "Lead" khi nhóm bị quá tải. Rất dễ rơi vào tình trạng phải trả lương cho nhân viên nhàn rỗi khi công việc chậm lại. Điều đó đồng nghĩa với việc bỏ lỡ "Match" – phương pháp thực sự giúp bảo vệ lợi nhuận của bạn nhưng đòi hỏi sự hiển thị rõ ràng về khối lượng công việc của nhóm. Hãy khắc phục vấn đề theo dõi dữ liệu trước tiên, sau đó lựa chọn phương pháp phù hợp dựa trên mức độ chắc chắn của dòng công việc hiện tại và khả năng chấp nhận rủi ro của bạn.
Bạn thích xem video hơn? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các chiến lược lập kế hoạch sức chứa "lead, lead và match":
Cách lập kế hoạch sức chứa cơ quan trong 6 bước
Lập kế hoạch năng lực cho công ty thực hiện theo sáu bước: tính toán năng lực thực tế trên mỗi người, đặt mục tiêu số giờ tính phí, lập bản đồ công việc đã cam kết theo cùng một dòng thời gian, phân công công việc cho đúng người, thiết lập cảnh báo về số giờ đã sử dụng và đánh giá định kỳ. Bước 1 và 2 xác định giới hạn tối đa. Bước 3 và 4 lấp đầy giới hạn đó. Bước 5 và 6 đảm bảo tính chính xác khi thực tế bắt đầu lệch khỏi kế hoạch.
Đây là trình tự mà phần còn lại của bài viết dựa trên. Hãy thực hiện theo thứ tự này lần đầu tiên; sau đó, chỉ cần lặp lại Bước 5 và Bước 6 hàng tuần.
Bước 1: Tính toán sức chứa thực tế trên mỗi người
Năng lực thực tế là thời gian thực tế mà một người có thể dành cho công việc của khách hàng. Các hợp đồng thường giả định 40 giờ mỗi tuần. Tuy nhiên, các công việc nội bộ cũng chiếm dụng thời gian. Hầu hết các agency đều bỏ qua bước này và giao quá nhiều công việc cho nhóm của mình.
Công thức tính sức chứa tại nơi làm việc:
Sức chứa = Số lượng nhân sự × năng suất làm việc/ngày × số ngày làm việc
Bắt đầu từ tổng số giờ công việc. Sau đó, trừ đi các công việc không liên quan đến khách hàng:
- Các cuộc họp định kỳ và công việc nội bộ: Các buổi đồng bộ hóa hàng tuần của nhóm, các buổi đánh giá nội bộ và các buổi gặp gỡ 1-1. Những giờ làm việc này là cần thiết, nhưng khách hàng không trả tiền cho chúng
- Chuyển giao công việc và cập nhật trạng thái công việc: Thời gian dành cho việc viết ghi chú về trạng thái công việc và phân công công việc giữa các thành viên trong nhóm. Quá trình này mất từ 1 đến 2 giờ mỗi ngày
- Thời gian nghỉ đã biết: Các ngày lễ và ngày nghỉ phép trong kỳ kế hoạch. Một tuần nghỉ sẽ làm giảm đáng kể số giờ làm việc hàng tháng của người đó
Sau khi trừ đi những giờ này, một nhân viên làm việc 40 giờ thường chỉ còn 25 giờ sức chứa thực sự dành cho khách hàng. Hãy tính toán con số này cho từng người. Việc sử dụng mức trung bình của nhóm sẽ che giấu những nhân viên làm việc quá sức đằng sau những nhân viên chưa được tận dụng hết sức chứa.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn không thể xác định chính xác một giờ đó được sử dụng vào việc gì, đừng tính nó vào sức chứa. Kế hoạch dựa trên những giờ mà bạn chỉ giả định là miễn phí chính là cách nhanh nhất dẫn đến việc nhận quá nhiều công việc.
Bước 2: Cài đặt mục tiêu số giờ tính phí
Mục tiêu giờ làm việc tính phí là tỷ lệ năng lực thực tế của mỗi cá nhân cần được dành cho công việc của khách hàng. Tỷ lệ này thay đổi tùy theo vai trò.
Các nhà thiết kế và nhà phát triển có thể duy trì mức 75-85%, trong khi các quản lý dự án đạt khoảng 60-70%. Các bộ phận tài khoản, chiến lược và lãnh đạo có tỷ lệ thấp hơn vì theo thiết kế, phần lớn thời gian làm việc của họ không được tính phí. Trên toàn công ty, mức hợp lý là 65-80%.
Hãy đặt mục tiêu đạt mức trung bình từ 65% đến 80% cho cơ quan và tuyệt đối không nhắm đến 100% thời gian làm việc được trả lương. Việc ép nhân viên làm việc vượt quá 85% sẽ dẫn đến kiệt sức, sai sót và chậm trễ trong việc hoàn thành công việc. Luôn dành một khoảng trống dự phòng cho những sự chậm trễ bất ngờ hoặc ngày nghỉ ốm.
Lời khuyên từ chuyên gia: Một nhân viên phải làm việc quá sức trong một thời gian dài chính là nguyên nhân dẫn đến việc người đó sẽ xin nghỉ việc, chứ không phải là dấu hiệu của một nhóm làm việc có năng suất cao. Hãy coi đây là một tình huống khẩn cấp ngay từ bây giờ.
Bước 3: So sánh các công việc đã cam kết với cùng một dòng thời gian
Hãy kết hợp công việc của khách hàng và số giờ làm việc thực tế của nhóm trên cùng một dòng thời gian. Các nhóm bán hàng và thực hiện thường sử dụng các công cụ riêng biệt. Khi điều này xảy ra, các agency thường hứa hẹn những công việc mà họ không thể hoàn thành đúng hạn.
Dòng thời gian của bạn phải thể hiện ba mục chính sau:
- Công việc đã được phân công: Các dự án đã được xác nhận và phân công cho các thành viên cụ thể trong nhóm theo từng tuần
- Công việc có khả năng xảy ra: Các giao dịch bán hàng sắp được ký kết. Hãy điều chỉnh quy mô các công việc này theo xác suất thành công để tránh dành thời gian cho các giao dịch chưa chắc chắn
- Sức chứa thực tế: Giới hạn giờ làm việc được trả lương của mỗi người từ Bước 2
Hãy dự báo xa bằng chu kỳ bán hàng trung bình của bạn. Nếu các dự án mất hai tháng để hoàn tất, chế độ xem về sức chứa của bạn phải dự báo trước hai tháng.
Bước 4: Phân công công việc cho đúng người
Phân công công việc dựa trên trình độ kỹ năng và mức lương, chứ không chỉ dựa vào việc ai đang miễn phí. Thời gian miễn phí sẽ trở nên vô ích nếu nhân viên thiếu kỹ năng phù hợp cho công việc đó.
Trước khi phân công công việc, hãy tự hỏi hai câu hỏi sau:
- Họ có giờ miễn phí không? Kiểm tra xem mục tiêu doanh thu của họ có không gian nào trong tuần này không
- Họ có trình độ kỹ năng phù hợp không? Đừng giao các công việc thường ngày cho nhân viên cấp cao. Điều này sẽ làm lãng phí mức phí tính giờ cao cho những công việc đơn giản và ảnh hưởng tiêu cực đến biên lợi nhuận.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy bảo vệ thời gian của nhóm. Khi nhân viên có kinh nghiệm phải dành cả ngày cho những công việc cơ bản, cơ quan của bạn sẽ mất tiền từng giờ.
Bước 5: Cài đặt cảnh báo về số giờ đã sử dụng
Hãy cài đặt các cảnh báo tự động dựa trên số giờ làm việc, chứ không phải dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành. Các công việc đã hoàn thành sẽ không cảnh báo bạn về lợi nhuận bị mất. Đến khi công việc được bàn giao, tiền đã mất rồi.
Nói một cách đơn giản, một dự án có thể trông ổn khi được bàn giao đúng hạn. Nhưng nếu nhóm dành nhiều hơn 40% số giờ so với kế hoạch, biên lợi nhuận của bạn sẽ biến mất.
Khi cảnh báo theo giờ được kích hoạt sớm, bạn có thể khắc phục sự cố:
- Cân bằng lại khối lượng công việc: Chuyển các công việc còn lại cho một thành viên trong nhóm có năng lực dư thừa
- Điều chỉnh phạm vi dự án: Hãy trao đổi với khách hàng từ sớm để tính phí cho phần phạm vi mở rộng. Đừng tự chi trả cho phần đó
- Theo dõi số giờ theo từng giai đoạn: Kiểm tra việc sử dụng giờ cho từng giai đoạn của dự án. Điều này giúp ngăn chặn việc các khoản chi vượt ngân sách sớm bị che giấu trong tổng ngân sách dự án
Bước 6: Rà soát định kỳ và điều chỉnh lại sớm
Chọn một người chịu trách nhiệm quản lý việc lập kế hoạch sức chứa và tổ chức hai cuộc họp đánh giá định kỳ. Các vấn đề về khối lượng công việc sẽ gây tốn kém hơn nếu không được phát hiện kịp thời. Phát hiện vấn đề vào thứ Hai chỉ cần một cuộc trò chuyện ngắn 5 phút. Nếu phát hiện vào cuối tháng, hậu quả sẽ là lợi nhuận bị sụt giảm và nhân viên kiệt sức.
Khi công việc vượt quá sức chứa, hãy điều chỉnh giờ làm việc của nhóm trước khi tuyển dụng nhân viên mới:
- Phân công lại công việc: Chuyển các công việc dư thừa cho các đồng nghiệp chưa đạt mục tiêu doanh thu
- Điều chỉnh thời hạn: Đẩy sớm các ngày bắt đầu linh hoạt để có thêm thời gian mà không làm tăng chi phí
- Sử dụng nhân lực tạm thời: Thuê một freelancer để giải quyết các đợt tăng đột biến ngắn hạn thay vì tuyển dụng nhân viên chính thức
Sử dụng hai lịch trình rà soát: rà soát hàng tuần để khắc phục sự chậm trễ trong các công việc nhỏ, và rà soát hàng tháng để xác định nhu cầu tuyển dụng dài hạn.
Trong thực tế: Digitalli, một agency chuyên về thương hiệu cao cấp, đã phải đối mặt với vấn đề cơ bản mà các bước này giả định rằng bạn đã giải quyết xong: công việc dự án được phân tán trên Trello, email và các cuộc gọi, nên không ai có chế độ xem tổng quan thực sự về ai đang rảnh rỗi.
Sau khi tập trung mọi hoạt động vào một không gian làm việc duy nhất, họ đã tăng sức chứa cho đơn đặt hàng lên 30% mà không cần tăng số lượng nhân viên. Thành quả này đến từ việc hiển thị công việc và tập trung nó tại một nơi duy nhất – đây chính xác là yêu cầu của Bước 1 trước khi các bước tiếp theo có thể được triển khai.
Danh sách kiểm tra kế hoạch sức chứa: Những điều mỗi bước giả định rằng bạn đã có
Mỗi trong sáu bước đều giả định rằng có một đầu vào cụ thể tồn tại. Hãy kiểm tra kế hoạch của bạn dựa trên Danh sách công việc này, và nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào, bạn đã tìm ra bước sẽ thất bại một cách âm thầm. Hầu hết các kế hoạch đều gặp trục trặc ở bước dữ liệu thời gian thực, vì mọi bước sau đó đều dựa vào dữ liệu này.
- Mức cơ sở về khả năng sẵn sàng thực tế (Bước 1): Số giờ công việc thực tế của mỗi người, trừ đi thời gian cuộc họp, ngày nghỉ phép (PTO) và các cam kết cố định
- Lập bản đồ kỹ năng và vai trò (Bước 4): Một bản ghi chép về ai có thể thực hiện công việc nào, để bạn có thể sắp xếp nhân sự dựa trên sự phù hợp chứ không chỉ dựa vào giờ làm việc trống
- Dữ liệu thời gian thực (Bước 1, 5): Số giờ được ghi nhận ngay khi công việc diễn ra, chứ không phải được tái dựng lại từ trí nhớ vào chiều thứ Sáu. Đây cũng chính là điều làm cho AI trở nên hữu ích: bằng cách phân tích dữ liệu thời gian thực, hệ thống sẽ chỉ ra những người đang vượt quá giới hạn trên và những người đang dưới mức tối thiểu của khung năng lực, trong khi vẫn còn thời gian để điều chỉnh lại cân bằng.
- Phạm vi mục tiêu về số giờ tính phí (Bước 2): Một mức tối thiểu và một mức tối đa, chứ không phải một số duy nhất để hướng tới
- Danh sách dự án đã cam kết (Bước 3): Các dự án đã ký kết và có khả năng thực hiện được lập kế hoạch theo cùng một dòng thời gian với sức chứa, giúp bạn mô phỏng nhu cầu nhân sự trước khi cam kết, chứ không phải sau khi sprint không đạt mục tiêu
- Phạm vi giới hạn cho từng dự án (Bước 5): Giới hạn nỗ lực giúp hiển thị khi một dự án đang âm thầm vượt chỉ tiêu
- Ngưỡng cảnh báo quá tải (Bước 5): Một ngưỡng cảnh báo, ví dụ như ở mức 70% số giờ đã xác định, để bạn có thể hành động trước khi ngân sách cạn kiệt
- Người chịu trách nhiệm và chu kỳ rà soát (Bước 6): Một người chịu trách nhiệm và một quy trình rà soát định kỳ để đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật
- Các công việc lặp đi lặp lại được giao cho AI: Cập nhật trạng thái, hướng dẫn phân công, tự động hóa các công việc định kỳ, theo dõi tiến độ — những công việc có thể dự đoán trước này được giao cho một trợ lý AI, nhờ đó thời gian mà nhân viên từng dành cho các công việc lặp đi lặp lại sẽ được chuyển sang các công việc có thể tính phí.
Các ví dụ thực tế về kế hoạch sức chứa cơ quan
Một agency có 12 khách hàng theo hợp đồng cố định, một studio sáng tạo với 9 nhân viên và một công ty phát triển sản phẩm với 35 nhân viên đều lập kế hoạch sức chứa dựa trên các hạn chế khác nhau: số giờ làm việc, sự trùng lặp vai trò và dung lượng còn lại sau khi hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng cố định. Phương pháp hiệu quả với một đơn vị có thể không phù hợp với đơn vị khác. Dưới đây là ba mô hình tương ứng với các cấu trúc agency phổ biến nhất, mỗi mô hình có đơn vị đo lường sức chứa và cách thức thất bại riêng biệt.
1. Công ty tiếp thị hoạt động theo hình thức hợp đồng cố định (12 khách hàng, nhóm 18 người)
Một công ty tiếp thị nội dung và hiệu suất có kích thước trung bình đang thực hiện các hợp đồng dịch vụ hàng tháng với phạm vi công việc dao động từ 20 giờ đến 80 giờ cho mỗi khách hàng. Nhóm của công ty bao gồm các chuyên gia chiến lược, nhà văn, nhà thiết kế và chuyên viên mua quảng cáo, hầu hết trong số họ đều phụ trách 3–4 tài khoản cùng lúc.
Cách thức lập kế hoạch sức chứa hoạt động tại đây:
Đơn vị đo lường năng lực là số giờ trên mỗi người mỗi tuần. Mỗi hợp đồng cố định đều có một số giờ cố định hàng tháng, vì vậy câu hỏi trong quá trình lập kế hoạch là: “Liệu chúng ta có đủ số giờ cho các kỹ năng phù hợp để hoàn thành mọi hợp đồng cố định trong tháng này, đồng thời dự trữ một khoảng thời gian dự phòng cho các lần sửa đổi hay không?”
Cấu trúc như sau:
- Lập bản đồ nhu cầu: Hợp đồng dịch vụ của mỗi khách hàng được chia thành các đầu việc định kỳ. Mỗi đầu việc đều có ước lượng thời gian dựa trên các giá trị trung bình trong quá khứ
- Lập bản đồ nguồn lực: Mỗi thành viên trong nhóm đều có sức chứa hàng tuần. Đối với các chuyên gia như nhà thiết kế, sức chứa được phân bổ cho các khách hàng như sau: 12 giờ cho Khách hàng A, 8 giờ cho Khách hàng B, 12 giờ cho Khách hàng C
- Kiểm tra xung đột: Người quản lý nguồn lực xem xét tuần thứ hai và thứ tư của mỗi tháng, khi các hạn chót bàn giao tập trung lại. Nếu hai khách hàng đều cần các tài sản đòi hỏi nhiều công việc thiết kế trong tuần thứ 3, và tổng sức chứa của nhóm thiết kế cho tuần đó là 64 giờ trong khi nhu cầu ước tính là 80 giờ, thì một trong hai dự án phải được đẩy lên hoặc lùi lại
- Công cụ điều chỉnh cân bằng: Chuyển các công việc không có thời hạn cứng từ bên ngoài sang các tuần ít áp lực hơn, đồng thời dành các tuần bận rộn cho việc ra mắt các chiến dịch cần thực hiện gấp.
Điểm đặc biệt của trường hợp này: Việc lập kế hoạch sức chứa ở đây mang tính chu kỳ và có thể dự đoán được. Thách thức không nằm ở sự không chắc chắn, mà là hiệu ứng cộng dồn của những khoản vượt quá nhỏ trên nhiều tài khoản. Việc vượt quá 5 giờ đối với ba khách hàng trong cùng một tuần sẽ khiến một người vượt quá sức chứa 15 giờ, và hậu quả là các hạn chót bị bỏ lỡ vào tuần tiếp theo.
2. Công ty quảng cáo sáng tạo thực hiện các dự án theo chiến dịch (6 dự án đang triển khai, nhóm 9 người)
Một agency chuyên về thương hiệu và chiến dịch thường nhận 2–3 dự án mới mỗi quý, mỗi dự án kéo dài từ 6–12 tuần. Các dự án diễn ra theo trình tự (chiến lược → ý tưởng → sản xuất → ra mắt), và nhóm đủ nhỏ để chỉ cần một giám đốc nghệ thuật quá tải cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ quy trình.
Cách thức lập kế hoạch sức chứa hoạt động tại đây:
Đơn vị đo lường sức chứa là con người, không phải giờ làm việc. Với 9 thành viên trong nhóm, yếu tố hạn chế chính là sự sẵn có của các vai trò trong từng giai đoạn của dự án.
Cấu trúc như sau:
- Nhu cầu theo từng giai đoạn: Mỗi dự án trải qua các giai đoạn được xác định rõ. Giai đoạn chiến lược cần 1 chuyên gia chiến lược và Giám đốc Sáng tạo (CD) trong 2 tuần. Giai đoạn ý tưởng cần cả 3 nhà thiết kế và 1 biên tập viên nội dung trong 3 tuần. Giai đoạn sản xuất cần người sản xuất làm việc toàn thời gian và 2 nhà thiết kế trong 4 tuần
- Vấn đề trùng lặp: Khi Dự án A bước vào giai đoạn sản xuất (cần 2 nhà thiết kế), cùng tuần đó Dự án B bước vào giai đoạn lập ý tưởng (cần 3 nhà thiết kế), bạn sẽ có nhu cầu tương đương 5 tuần công việc của nhà thiết kế so với 3 tuần công việc có sẵn
- Kiểm soát đầu vào: Cơ quan sẽ không ký kết dự án mới trừ khi dòng thời gian của giai đoạn đó không trùng lặp với các cam kết hiện có. Giám đốc sáng tạo sẽ xem xét bản đồ dòng thời gian dự kiến trước khi gửi bất kỳ đề xuất nào, và điều chỉnh ngày bắt đầu trong bản thuyết trình để tránh xung đột.
- Nhóm linh hoạt: Một nhà thiết kế được chỉ định đảm nhận vai trò “linh hoạt”: chủ yếu tham gia vào dự án ở giai đoạn đầu nhất, nhưng sẵn sàng tiếp nhận khối lượng công việc dư thừa từ các dự án đang trong giai đoạn sản xuất. Phân công công việc của người này thay đổi theo từng tuần tùy thuộc vào nơi nào đang gặp áp lực công việc gia tăng
Điểm khác biệt của trường hợp sử dụng này: Sức chứa ở đây không chỉ đơn thuần là tổng số giờ làm việc; mà còn liên quan đến sự trùng lặp vai trò trong các giai đoạn cụ thể. Hai dự án có thể song song tồn tại một cách hài hòa nếu chúng ở các giai đoạn khác nhau, nhưng nếu hai dự án cùng ở một giai đoạn vào cùng một thời điểm, điều này sẽ gây quá tải cho một số vai trò cụ thể trong khi các vai trò khác lại nhàn rỗi. Công cụ lập kế hoạch ở đây là dòng thời gian chồng chéo theo giai đoạn, chứ không phải bảng tính giờ làm việc.
3. Công ty sản phẩm kỹ thuật số kết hợp giữa hợp đồng cố định và dự án (20 khách hàng, nhóm 35 người)
Một công ty phát triển web và thiết kế sản phẩm thường vận hành theo mô hình kết hợp: 12 khách hàng hợp đồng dài hạn mang lại công việc bảo trì và phát triển tính năng ổn định, cùng với 4–6 dự án phát triển quy mô lớn được triển khai đồng thời với các mốc thời gian bàn giao cố định.
Cách thức lập kế hoạch sức chứa hoạt động tại đây:
Thách thức nằm ở chỗ công việc theo hợp đồng cố định diễn ra “liên tục” và chiếm dụng nguồn lực, trong khi công việc dự án lại có các cột mốc thời gian cụ thể không thể điều chỉnh. Câu hỏi đặt ra trong quá trình lập kế hoạch là: “Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng cố định, còn bao nhiêu nguồn lực sẵn có để đáp ứng các cột mốc thời gian của dự án trong đợt sprint này?”
Cấu trúc như sau:
- Mức tối thiểu của hợp đồng cố định: Mỗi nhà phát triển và nhà thiết kế đều có một hạn mức dành cho hợp đồng cố định. Đây là mức cơ bản không thể thương lượng. Một nhà phát triển cấp cao có thể phải dành 16 giờ/tuần cho các khách hàng theo hợp đồng cố định trước khi được giao bất kỳ công việc dự án nào
- Giới hạn dự án: Năng lực còn lại là lượng thực tế có sẵn để thực hiện các công việc theo cột mốc thời gian. Việc lập kế hoạch sprint cho các dự án chỉ lấy từ nguồn này
- Cái bẫy của sự thiếu minh bạch: Khi khối lượng công việc theo hợp đồng cố định tăng đột biến, nó sẽ âm thầm làm cạn kiệt nguồn lực dành cho các dự án. Nếu không có cái nhìn hàng ngày về sự chênh lệch giữa số giờ thực tế và số giờ được phân bổ theo hợp đồng cố định, người quản lý dự án sẽ giả định rằng có sức chứa mà trên thực tế không tồn tại
- Theo dõi hai cấp độ: Cơ quan đang theo dõi hai số cho mỗi người mỗi tuần: số giờ hợp đồng đã sử dụng (thực tế) và số giờ dự án còn lại (tính toán). Nếu công việc theo hợp đồng vượt quá hạn mức vào thứ Năm, người phụ trách dự án sẽ biết cột mốc vào thứ Sáu đang gặp rủi ro và có thể điều chỉnh phạm vi công việc ngay lập tức
- Mô hình hóa sức chứa hàng quý: Trước khi nhận một dự án mới, trưởng bộ phận vận hành sẽ kiểm tra tình trạng sẵn sàng của nhóm trong 12 tuần tới. Họ tính đến khối lượng công việc theo hợp đồng cố định cùng với một khoản dự phòng 15% dành cho các yêu cầu bổ sung từ khách hàng. Nếu nguồn lực đang eo hẹp, họ sẽ hoặc lùi ngày bắt đầu dự án, hoặc thuê một freelancer để xử lý phần công việc vượt quá khối lượng theo hợp đồng cố định.
Điểm khác biệt của trường hợp sử dụng này: Khó khăn đặc thù trong quản lý dự án tại các cơ quan là sức chứa không cố định; nó dao động hàng tuần tùy thuộc vào mức tiêu thụ ngân sách cố định. Một nhân viên có 20 giờ làm việc cho dự án trong tuần này có thể chỉ còn 12 giờ vào tuần sau do một khách hàng sử dụng ngân sách cố định có nhu cầu tăng đột biến. Việc lập kế hoạch phải tính đến cả sự biến động lẫn mức trung bình.
Cách lập kế hoạch sức chứa cơ quan trong ClickUp
ClickUp là giải pháp lý tưởng cho việc lập kế hoạch sức chứa của các agency khi vấn đề nằm ở tính hiển thị. Ứng dụng này tập trung công việc, thời gian và khối lượng công việc thực tế của nhóm trên một giao diện duy nhất, thay vì phân tán chúng trên nhiều ứng dụng và gây ra tình trạng công việc lan tràn. Điều này giải quyết được điểm nghẽn mà toàn bộ bài viết này liên tục đề cập đến: sức chứa trở nên không thể nhìn thấy do dữ liệu bị phân mảnh.
Dựa trên quy trình nêu trên, đây là cách các bước được sắp xếp:
Lập bản đồ năng lực với Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp
Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một hàng trên khung vẽ cuộn vô tận trong chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) của ClickUp, hiển thị công việc được giao so với giới hạn năng lực mà bạn đã cài đặt theo giờ, điểm hoặc số lượng công việc.
Các công việc có ngày bắt đầu hoặc ngày đáo hạn sẽ tự động hiển thị; hãy thêm ước lượng thời gian để điền vào thanh Khối lượng công việc. Hệ thống sẽ phân bổ Khối lượng công việc của từng công việc đều đặn trên các ngày làm việc có sẵn trong khoảng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày đáo hạn. Điều này có nghĩa là một công việc kéo dài 10 giờ từ Monday đến Friday sẽ hiển thị là 2 giờ/ngày trên thanh Khối lượng công việc của người đó.
Hệ thống mã màu giúp bạn nhận diện ngay tình trạng phân bổ quá tải. Khi ai đó hiển thị màu đỏ, bạn chỉ cần kéo các công việc sang người có màu xanh lá cây, và việc phân công lại sẽ được cập nhật ngay lập tức. Lọc theo khách hàng hoặc dự án để xem riêng sức chứa cho từng tài khoản. Đây là Bước 3 và Bước 4 trong cùng một chế độ xem: so sánh nhu cầu với sức chứa, sau đó điều chỉnh lại cân bằng.
Trước khi tự mình thực hiện, hãy xem cách chế độ xem Khối lượng công việc hoạt động trong ClickUp:
Nhận ước tính theo từng người được giao và thẻ thời gian tính phí với Native Time Tracking
Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian Tích hợp của ClickUp để theo dõi thời gian trực tiếp trên các công việc thông qua đồng hồ bấm giờ, mục nhập thủ công, phần mở rộng Chrome hoặc thiết bị di động. Mỗi công việc hỗ trợ ước lượng thời gian theo từng người được giao, do đó, việc phân chia khối lượng công việc giữa một nhà thiết kế (4 giờ) và một biên tập viên (2 giờ) sẽ được phản ánh chính xác trên thanh khối lượng công việc của cả hai người.
Các mục nhập mặc định là có thể tính phí hoặc không thể tính phí ở cấp độ Không gian, do đó các Không gian được chỉ định cho công việc của khách hàng sẽ tự động gắn thẻ các mục nhập một cách chính xác. Bảng chấm công có quy trình nộp và phê duyệt với các mục nhập có thể khóa, cung cấp cho bộ phận tài chính dữ liệu thanh toán đáng tin cậy.
Đây chính là dữ liệu thời gian thực mà Bước 1 phụ thuộc vào. So sánh số liệu ước tính với số liệu thực tế trên một vài dự án, và việc tính toán sức chứa của bạn sẽ không còn là phỏng đoán nữa.
Theo dõi tỷ lệ doanh thu tính phí với Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp là các khung làm việc mô-đun với hơn 50 loại thẻ. Thẻ Báo cáo Thời gian nhóm giờ làm việc theo Người dùng → Khách hàng, giúp bạn xem được ‘Sarah: 42 giờ trong tuần này, 35 giờ cho Khách hàng X’ mà không cần xuất dữ liệu. Thẻ Báo cáo Thời gian Tính phí cung cấp tỷ lệ thời gian tính phí cho bất kỳ kỳ nào, theo từng người hoặc từng tài khoản, từ đó bạn có thể xác định xem có ai vượt ra ngoài khoảng 65-80% hay không.
Chia sẻ các bảng điều khiển với khách hàng dưới chế độ xem chỉ xem, và họ sẽ ngừng liên hệ với bạn để hỏi về trạng thái công việc, từ đó giúp giảm bớt một phần gánh nặng về phối hợp mà bài viết này đã đề cập ngay từ đầu.
Đóng khoảng cách nhận thức giữa các cuộc họp đánh giá
Công việc tại cơ quan diễn ra theo trình tự (yêu cầu → nội dung → thiết kế → rà soát → xuất bản), do đó việc trễ một hạn chót sẽ gây ra hiệu ứng domino trừ khi lịch trình tự điều chỉnh. Tính năng Phụ thuộc (Dependencies) của ClickUp sẽ tự động điều chỉnh lại lịch trình cho các công việc phụ thuộc khi một sản phẩm đầu ra bị trễ, và Tự động hóa (Automations) của ClickUp sẽ xử lý việc báo cáo lên cấp trên (“khi một công việc quá hạn → thông báo cho người quản lý của người được giao nhiệm vụ”).
Yếu tố quan trọng nhất là Bước 6. Việc rà soát hàng tuần chỉ phát hiện tình trạng quá tải một lần mỗi tuần; phần còn lại của tuần, bạn sẽ không thể nắm bắt được tình hình. Công cụ Team Workload Balancer Super Agent quét dữ liệu công việc thực tế, đánh dấu các trường hợp phân phối không đồng đều và đề xuất việc phân công lại cụ thể dựa trên tình trạng sẵn sàng và sự phù hợp về kỹ năng. Kích hoạt công cụ này theo lịch trình, và quá trình phân tích sẽ tự động diễn ra dù có ai nhớ kiểm tra hay không.
Hãy tạo ra "Siêu Đại lý" đầu tiên của bạn và bắt đầu tiết kiệm thời gian trong công việc:
Đó chính là những công việc máy móc đang được chuyển giao khỏi con người: việc theo dõi trạng thái và giám sát tải công việc – những công việc vốn dĩ không cần đến con người ngay từ đầu.
Giới hạn thực tế: Quá trình làm quen sẽ mất thời gian đối với các cơ quan đang chuyển đổi từ các công cụ đơn giản hơn như Teamwork hoặc Basecamp. Tính linh hoạt này đồng nghĩa với việc cần đưa ra nhiều quyết định thiết lập ban đầu hơn; các nhóm có ít hơn 5 người có thể thấy hệ thống này có cấu trúc chặt chẽ hơn mức cần thiết trong vài tháng đầu tiên.
Đối tượng phù hợp: ClickUp phù hợp nhất với các agency quản lý từ 5 khách hàng trở lên cùng lúc, có các thành viên trong nhóm làm việc trên nhiều tài khoản khác nhau và cần hoàn thiện vòng lặp "theo dõi thời gian làm việc trên công việc liên kết với hóa đơn" trong một hệ thống duy nhất. Các công cụ lập kế hoạch nguồn lực chuyên dụng như Float và Runn rất mạnh ở lớp lập lịch cụ thể, và nếu các công việc của bạn đã được quản lý ở một nơi mà bạn cảm thấy hài lòng, thì sự tập trung đó là một lợi thế. ClickUp lại đi theo hướng ngược lại: ít chuyên môn hóa hơn trong chế độ xem lập lịch, tập trung mọi công việc và giờ làm việc vào một nơi duy nhất.
Đối với các cơ quan có ít hơn 10 dự án đang hoạt động và không chịu áp lực về giờ làm việc tính phí, một công cụ đơn giản hơn kết hợp với lịch làm việc chia sẻ sẽ dễ dàng triển khai hơn và đủ để đáp ứng khối lượng công việc.
Điều gì phân biệt các cơ quan phát triển mạnh với các cơ quan bị đình trệ
Các cơ quan hoạt động linh hoạt sẽ thu hẹp khoảng cách giữa thời điểm quá tải xảy ra và thời điểm ai đó nhận ra điều đó. Ngược lại, các cơ quan hoạt động trì trệ để khoảng cách đó ngày càng gia tăng cho đến khi hạn chót trôi qua hoặc biên lợi nhuận bị xói mòn. Sự khác biệt này bắt nguồn từ một dấu hiệu cảnh báo: công việc vượt quá sức chứa hiện có mà không ai kịp thời nhận ra.
Những việc cần làm để tìm ra giải pháp là: đang theo dõi nhu cầu tại chính nơi bạn thực hiện công việc, đo lường sức chứa tại đơn vị thực sự gây ra hạn chế cho bạn, và thiết lập một cơ chế tự động điều chỉnh được kích hoạt trước khi tình hình trở nên tồi tệ hơn, chứ không phải sau đó.
ClickUp tích hợp cả ba yếu tố này trong một không gian làm việc duy nhất: các công việc, bản ghi thời gian và giới hạn khối lượng công việc đều được hiển thị trên cùng một giao diện, giúp kế hoạch được cập nhật theo thời gian thực khi tình hình thực tế thay đổi. Hãy xây dựng hệ thống quản lý sức chứa của bạn tại đây, hoàn toàn miễn phí.
Các câu hỏi thường gặp về kế hoạch năng lực cơ quan
Việc cần làm để tính tỷ lệ sử dụng là gì?
Tỷ lệ sử dụng = số giờ tính phí ÷ tổng số giờ có sẵn × 100. Nếu một người có 40 giờ có sẵn trong một tuần và 30 giờ dành cho công việc của khách hàng, thì tỷ lệ sử dụng là 75%. Có hai phiên bản tỷ lệ sử dụng đáng được theo dõi riêng biệt: tỷ lệ sử dụng tính phí (số giờ mà khách hàng thực sự trả tiền) và tỷ lệ sử dụng nguồn lực (tất cả công việc có năng suất, bao gồm các công việc không tính phí như dự án nội bộ và quản trị viên). Tỷ lệ sử dụng có thể tính phí là chỉ số liên quan trực tiếp đến doanh thu và biên lợi nhuận; tỷ lệ sử dụng nguồn lực cho biết tổng thời gian của nhóm được sử dụng như thế nào. Hãy theo dõi cả hai chỉ số này, vì một nhân viên có thể trông như đang được phân công công việc đầy đủ theo tỷ lệ sử dụng nguồn lực, trong khi số có thể tính phí của họ lại giảm xuống.
Khi nào một cơ quan nên tuyển dụng thay vì phân bổ lại công việc?
Với tư cách là một cơ quan, chỉ nên tuyển dụng sau khi đã hiển thị rõ sức chứa hiện có và xác nhận rằng tình trạng quá tải là do yếu tố cơ cấu, chứ không phải do sự thiếu phối hợp. Trước tiên, hãy phân bổ lại khối lượng công việc, điều chỉnh thời hạn hoặc thuê nhà thầu bên ngoài để giải quyết đợt tăng đột biến có thời hạn; việc tuyển dụng nhân viên chính thức nên nhằm giải quyết xu hướng kéo dài, chứ không phải là đợt tăng đột biến tạm thời.
Một cơ quan nên lập kế hoạch sức chứa trước bao lâu?
Các cơ quan nên duy trì một dòng thời gian lăn hai cấp. Xác định các phân bổ cứng trong khoảng 2 đến 4 tuần tới dựa hoàn toàn vào các hợp đồng đã ký với khách hàng. Sau đó, dự báo trong khoảng 2 đến 3 tháng tới với các phân bổ mềm liên quan đến các giao dịch bán hàng có xác suất thành công cao, với mức độ tin cậy chốt đơn từ 70% trở lên. Việc lập kế hoạch vượt quá 90 ngày có thể không chính xác do sự thay đổi phạm vi yêu cầu của khách hàng và tỷ lệ hủy bỏ giao dịch.
Công cụ nào là tốt nhất cho kế hoạch sức chứa của cơ quan?
Công cụ lập kế hoạch năng lực tốt nhất là công cụ giúp hiển thị công việc, thời gian và khối lượng công việc của nhóm trên một giao diện duy nhất, bởi vì dữ liệu phân mảnh chính là nguyên nhân khiến năng lực trở nên khó nắm bắt. Các lựa chọn bao gồm từ bảng tính (phù hợp cho các nhóm nhỏ theo dõi một vài chỉ số) đến các công cụ quản lý tài nguyên chuyên dụng và các nền tảng tất cả trong một như ClickUp. Nền tảng này kết hợp Chế độ xem Khối lượng công việc, theo dõi thời gian trong từng công việc và các bảng điều khiển. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với kích thước nhóm và số lượng tài khoản mà bạn đang quản lý.
Làm thế nào để lập kế hoạch sức chứa cho các vai trò không tính phí, chẳng hạn như quản lý dự án hoặc nhóm vận hành?
Nhân viên không tính phí không tạo ra giờ làm việc tính phí, do đó các công thức tính tỷ lệ sử dụng tiêu chuẩn không áp dụng cho họ. Thay vào đó, hãy lập kế hoạch cho các vai trò này dựa trên tỷ lệ tải công việc theo tài khoản, chẳng hạn như phân công một Quản lý Dự án cho mỗi bốn nhóm khách hàng đang hoạt động hoặc cho mỗi $50K doanh thu định kỳ hàng tháng. Đối với bộ phận vận hành và lãnh đạo, theo dõi chi phí của họ dưới dạng tỷ lệ chi phí chung, đảm bảo tổng lương của nhân viên không tính phí không vượt quá 15% đến 20% tổng doanh thu của agency.