Công việc của đại lý được xây dựng dựa trên các hệ thống có thể lặp lại.
Việc khởi chạy chiến dịch, báo cáo cho khách hàng, vòng phản hồi, định tuyến công việc và theo dõi hiệu suất đều tuân theo các mẫu nhất định. Tuy nhiên, phần lớn công việc này vẫn được quản lý thủ công thông qua các công cụ, chủ đề công việc và bảng điều khiển phân tán.
Khi kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao và biên lợi nhuận thu hẹp, việc phối hợp thủ công không còn phù hợp.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xây dựng các tác nhân AI cho quản lý đại lý để tối ưu hóa việc thực hiện dự án, báo cáo và giao tiếp với khách hàng.
Bạn sẽ học cách thiết kế, triển khai và mở rộng quy mô các tác nhân AI trong các quy trình làm việc của mình, cũng như cách các công cụ như ClickUp AI agents có thể giúp bạn biến các hoạt động hàng ngày của agency thành các hệ thống tự động, được tổ chức một cách hiệu quả.
Trợ lý AI cho quản lý đại lý là gì?
Các tác nhân AI cho quản lý agency là những đồng nghiệp kỹ thuật số tự động, theo dõi quy trình làm việc, phân tích ngữ cảnh và thực hiện hành động trên các dự án, báo cáo và hoạt động của khách hàng trong agency.
Các trợ lý AI này sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và học máy để hiểu các chỉ dẫn và học hỏi từ hành vi của người dùng. Điều này có nghĩa là chúng không chỉ chờ đợi lệnh. Chúng quan sát công việc khi nó diễn ra và can thiệp khi cần thiết mà không cần sự can thiệp của con người.
Trong một agency hiện đại, bạn có thể sử dụng các trợ lý AI để thực hiện các việc cần làm sau:
- Theo dõi tiến độ dự án và cảnh báo rủi ro giao hàng.
- Chuyển đổi phản hồi của khách hàng thành các công việc có cấu trúc.
- Tự động tạo báo cáo chiến dịch hoặc báo cáo hiệu suất.
- Hướng dẫn yêu cầu đến các nhóm phù hợp
- Phát hiện sớm các trễ hẹn, điểm nghẽn hoặc sự mở rộng phạm vi công việc.
Hướng dẫn này sẽ giúp bạn khám phá những khả năng đặc biệt của các tác nhân AI dành cho các agency và nhóm marketing 👈
Tại sao các công ty nên sử dụng các tác nhân AI?
Dưới đây là cách cơ quan của bạn có thể hưởng lợi từ các trợ lý AI:
- Thời gian phản hồi nhanh hơn: Các tác nhân AI tự động có thể trả lời các truy vấn thường gặp của khách hàng, cung cấp cập nhật trạng thái dựa trên dữ liệu dự án thời gian thực, theo dõi các phê duyệt đang chờ xử lý và xác nhận các chỉnh sửa của khách hàng — tất cả các loại giao dịch không nhất thiết cần sự tham gia của con người.
- Phân bổ tài nguyên thông minh hơn: Các tác nhân AI phân phối khối lượng công việc một cách thông minh cho các thành viên trong nhóm và dự án dựa trên sức chứa cá nhân, bộ kỹ năng và mức độ quan trọng của dự án — đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng hạn và phân bổ tài nguyên tối ưu.
- Giảm thiểu lỗi: Việc bỏ lỡ thời hạn, quên chuyển giao công việc và bỏ qua các bước phê duyệt trở nên quá phổ biến khi các thành viên trong nhóm phải xử lý nhiều khách hàng cùng lúc — các tác nhân tự động hóa các quy trình quy trình làm việc như định tuyến, phê duyệt và cập nhật trạng thái, loại bỏ hoàn toàn các lỗi do thao tác thủ công.
- Tăng tốc quá trình onboarding: Các tác nhân giúp nhóm của bạn nhanh chóng làm quen với công việc bằng cách tự động hóa các tác vụ onboarding lặp đi lặp lại như tạo cấu trúc dự án, điền mẫu công việc, hướng dẫn khách hàng mới và gửi tài liệu tiếp nhận.
- Giải phóng thời gian cho nhân viên: Khi nhân viên không bị ràng buộc bởi các công việc phối hợp và quản trị viên, họ có thể tập trung vào các công việc quan trọng và công việc đòi hỏi chuyên môn chiến lược của họ.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Các tác nhân có thể phân tích dữ liệu dự án thời gian thực, bảng tính lớn và cơ sở kiến thức của công ty để đưa ra những thông tin hữu ích giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi khách hàng nhận được các cập nhật kịp thời và không phải tự mình theo dõi trạng thái, họ sẽ hài lòng hơn và ít có khả năng tìm kiếm dịch vụ ở nơi khác.
📮 ClickUp Insight: 45% nhân viên đã từng nghĩ đến việc sử dụng tự động hóa, nhưng chưa thực hiện bước đầu tiên. Các yếu tố như giới hạn thời gian, sự không chắc chắn về công cụ tốt nhất và sự lựa chọn quá nhiều có thể cản trở mọi người thực hiện bước đầu tiên hướng tới tự động hóa. ⚒️
Với các tác nhân AI dễ dàng xây dựng và lệnh dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, ClickUp giúp bạn dễ dàng bắt đầu với tự động hóa. Từ việc tự động phân công công việc đến tóm tắt dự án do AI tạo ra, bạn có thể khai thác sức mạnh của tự động hóa và thậm chí xây dựng các tác nhân AI tùy chỉnh trong vài phút — mà không cần phải học hỏi phức tạp.
💫 Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% bằng cách sử dụng bảng điều khiển động và biểu đồ tự động hóa của ClickUp, biến hàng giờ công việc thủ công thành thông tin thời gian thực.
Hướng dẫn từng bước: Cách xây dựng các tác nhân AI cho quản lý đại lý
Hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng và triển khai các tác nhân AI của riêng bạn trong một agency:
Bước 1: Xác định các quy trình làm việc lặp đi lặp lại của đại lý
Bạn muốn đạt được điều gì với các tác nhân AI?
Bạn muốn giảm thời gian phản hồi cho khách hàng hoặc giảm bớt gánh nặng quản trị viên? Hay bạn muốn nhóm của mình tập trung hơn vào công việc chiến lược?
Xem xét các quy trình làm việc hàng ngày của công ty bạn liên quan đến các mục tiêu đó. Đây là các quy trình làm việc:
- Chiếm hầu hết thời gian của nhóm, tức là báo cáo trạng thái, theo dõi phê duyệt và giao tiếp với khách hàng.
- Thường bị trì hoãn do phụ thuộc vào con người, tức là các phê duyệt đang chờ xử lý, việc chuyển giao công việc.
- Áp dụng cùng một quy trình lặp lại cho mọi dự án, chẳng hạn như danh sách kiểm tra onboarding, báo cáo hàng tuần và theo dõi hóa đơn.
- Không yêu cầu phán đoán chiến lược để thực hiện, tức là mục nhập dữ liệu, phân công công việc và nhắc nhở về hạn chót.
Đây là những ứng cử viên hàng đầu cho tự động hóa. Ưu tiên các quy trình làm việc có thể mang lại kết quả ngay lập tức với ít thiết lập nhất.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sử dụng ClickUp Brain để xác định các quy trình làm việc có thể hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa bằng tác nhân. Vì ClickUp Brain hoạt động trong không gian làm việc AI tích hợp, nó có khả năng hiểu bối cảnh về các quy trình làm việc, quy trình, công việc, hạn chót và hoạt động của nhóm của bạn. BrainGPT sẽ liệt kê các quy trình làm việc của đại lý có thể được tự động hóa một cách liền mạch trong không gian làm việc ClickUp.
Bước 2: Phác thảo bản đồ quy trình làm việc hiện tại của bạn
Ghi chép lại các quy trình làm việc mà các tác nhân AI sẽ tự động hóa từ đầu đến cuối. Hãy tham gia các bên liên quan và thành viên nhóm thực sự vận hành các quy trình này hàng ngày. Điều này sẽ giúp quá trình lập bản đồ quy trình chính xác hơn và giúp bạn phác thảo:
- Các công việc tuần tự tạo nên quy trình
- Cách dự án bắt đầu, phạm vi công việc và các tiêu chí để đánh dấu các công việc hoàn thành.
- Luồng dữ liệu giữa các bước và các công cụ khác nhau
- Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tham gia
- Những bất cập trong quy trình hiện tại, chẳng hạn như sự chậm trễ trong việc chuyển giao công việc và sự gián đoạn trong giao tiếp.
- Khi khách hàng có khiếu nại nghiêm trọng hoặc yêu cầu nâng cấp
- Các công việc lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều suy nghĩ nhưng vẫn được hoàn thành thủ công, chiếm nhiều thời gian.
Hãy nhớ rằng, chất lượng của các tác nhân phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình phía sau chúng. Nếu thiếu sự rõ ràng trong quy trình, bạn đang thêm một lớp phức tạp có thể gây ra nhiều sự kém hiệu quả và gián đoạn hơn so với ban đầu.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sử dụng ClickUp Bảng trắng để tạo bản đồ trực quan cho quy trình làm việc của agency. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain trong Bảng trắng và nhúng tài liệu, công việc, liên kết, tài liệu tham khảo và ghi chú, tạo ra một không gian kết nối duy nhất cho tất cả các suy nghĩ về quy trình của bạn.
Với Bảng trắng, bạn có thể:
- Gắn thẻ các thành viên trong nhóm để nhận phản hồi hoặc ý kiến đóng góp về các bước cụ thể.
- Sử dụng vẽ tay để đánh dấu các điểm khó khăn hoặc đánh dấu các lộ trình thay thế mà nhóm của bạn đề xuất.
- Chuyển đổi các ý tưởng sơ bộ thành các dự án có thể thực hiện được bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo tích hợp, biến ý tưởng trực tiếp thành các công việc.
- Giữ tất cả phản hồi từ các bên liên quan, sơ đồ quy trình làm việc và ghi chú quy trình tại một nơi duy nhất.
Sử dụng một trong các mẫu có sẵn để vạch ra một lộ trình gọn gàng cho quy trình của bạn.
Bước 3: Xác định vai trò và mục tiêu của tác nhân
Xác định chính xác trách nhiệm của từng tác nhân mà bạn muốn tích hợp vào quy trình của mình. Các vai trò được định nghĩa rõ ràng cho phép các tác nhân AI đưa ra quyết định trong phạm vi được ủy quyền, mang lại độ chính xác cao hơn và đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn vận hành của cơ quan.
Đối với mỗi tác nhân, hãy xác định:
| Xác định | Việc cần làm | Ví dụ |
| Vai trò và nhân cách của tác nhân | Tạo một nhân vật đại diện (persona) để xác định cách thức giao tiếp, hành vi và vai trò của tác nhân. | Trợ lý onboarding khách hàng, trợ lý báo cáo, trợ lý theo dõi phê duyệt |
| Trách nhiệm chính | Xác định các trách nhiệm cụ thể của từng tác nhân. | Trợ lý onboarding khách hàng sẽ tạo cấu trúc dự án, phân công công việc và gửi tài liệu tiếp nhận cho khách hàng mới. |
| Tham số bộ nhớ | Xác định cách tác nhân sử dụng bộ nhớ ngắn hạn và bộ nhớ dài hạn. | Bộ nhớ ngắn hạn cho tương tác hiện tại với khách hàng Bộ nhớ dài hạn cho dữ liệu dự án lịch sử, mẫu giao tiếp trước đây và các vấn đề của khách hàng đã được giải quyết trước đó |
| Cấp độ tự chủ | Quyết định xem tác nhân hoạt động hoàn toàn độc lập hay cần sự phê duyệt của con người trong quá trình thực hiện một số hành động. | Nâng cấp các yêu cầu bất thường của khách hàng lên người quản lý tài khoản. |
| Rào cản | Xác định các giới hạn để đảm bảo tác nhân hoạt động trong phạm vi đạo đức và tổ chức. | Không bao giờ chia sẻ dữ liệu khách hàng giữa các tài khoản hoặc gửi thông tin liên lạc bên ngoài mà không có sự phê duyệt. |
| Chỉ số thành công | Xác định định nghĩa thành công | Hoàn thành quá trình onboarding trong vòng 24 giờ, không cần theo dõi thủ công. |
🔔 Lưu ý: Bạn sẽ cần nhiều tác nhân chuyên biệt để thực sự tự động hóa quy trình làm việc của tác nhân AI. Mong đợi một tác nhân tự động duy nhất xử lý mọi thứ sẽ dẫn đến kết quả hỗn loạn.
Tập trung vào việc xây dựng các tác nhân chuyên biệt có khả năng thực hiện các công việc cụ thể một cách xuất sắc. Các tác nhân này hoạt động theo thứ tự với nhau để thực hiện trơn tru toàn bộ quy trình làm việc từ đầu đến cuối.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một công ty tiếp thị kỹ thuật số đang phát triển, quản lý nhiều chiến dịch khách hàng cùng lúc. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các quản lý dự án để điều phối mọi thứ thủ công, bạn triển khai ba tác nhân AI chuyên biệt. Mỗi tác nhân tập trung vào một mục tiêu vận hành cụ thể và thực thi trong phạm vi của mình:
Trợ lý onboarding khách hàng: Khi khách hàng mới đăng ký, trợ lý này sẽ tạo cấu trúc dự án, tạo danh sách công việc dựa trên gói dịch vụ, phân công chủ sở hữu và tự động gửi biểu mẫu đăng ký và tài liệu khởi động.
Trợ lý báo cáo: Trợ lý này theo dõi bảng điều khiển chiến dịch, thu thập dữ liệu hiệu suất trên các nền tảng và chuẩn bị các bản tóm tắt hàng tuần hoặc hàng tháng sẵn sàng cho khách hàng, bao gồm các điểm nổi bật về tiến độ, rủi ro và các bước tiếp theo.
Trợ lý phản hồi và phê duyệt: Mỗi khi khách hàng để lại bình luận trong email, trò chuyện hoặc các chủ đề dự án, trợ lý này sẽ thu thập phản hồi, chuyển đổi chúng thành các công việc có cấu trúc, phân công cho các thành viên của nhóm phù hợp và theo dõi trạng thái phê duyệt cho đến khi hoàn tất.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp cung cấp các Super Agents được thiết kế để thực hiện các hàm chuyên biệt một cách xuất sắc.
Đối với quản lý dự án của agency, bạn có các agent như: Quản lý Dự án, Quản lý Cuộc họp Đứng, Báo cáo Trạng thái và Quản lý Ưu tiên, mỗi agent chịu trách nhiệm cho một hàm cụ thể trong cùng một quy trình làm việc.
Vai trò và phạm vi của từng tác nhân được định nghĩa rõ ràng. Tác nhân Quản lý Cuộc họp Đứng (StandUp Manager) chỉ thu thập và chia sẻ cập nhật của nhóm. Nó không can thiệp vào ưu tiên hoặc đánh dấu các rào cản. Đó là nhiệm vụ của Tác nhân Quản lý Ưu tiên (Priorities Manager). Sự tách biệt này chính là yếu tố giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru và đáng tin cậy.
Tạo và tùy chỉnh các tác nhân này theo bất kỳ cách nào mà cơ quan của bạn cần. Chỉ cần mô tả việc cần làm của tác nhân, và ClickUp sẽ tự động xây dựng nó.
Để xem cách thức hoạt động, hãy xem video này về cách ClickUp sử dụng Super Agents 👇
Bước 4: Chọn nguồn dữ liệu của bạn
Bạn cần dữ liệu chất lượng và phù hợp để tác nhân có thể suy luận, hành động và cung cấp kết quả chính xác. Đối với một agency, điều này thường có nghĩa là kết nối:
- CRM để quản lý thông tin khách hàng, lịch sử giao tiếp và trạng thái tài khoản.
- Công cụ quản lý dự án cho dữ liệu công việc và thời hạn.
- Các công cụ email và nhắn tin cho bối cảnh giao tiếp
- Bảng tính hoặc công cụ báo cáo cho dữ liệu hiệu suất và thanh toán.
- Sử dụng Tài liệu Google hoặc các tài liệu nội bộ để tham khảo hướng dẫn quy trình và mẫu.
Xác định các nguồn dữ liệu cần thiết để tác nhân của bạn thực hiện nhiệm vụ được giao và kết nối các nguồn dữ liệu này để đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống.
📌 Ví dụ: Nếu một tác nhân onboarding khách hàng cần hoàn thành toàn bộ quy trình onboarding, họ sẽ cần truy cập vào hệ thống CRM (thông tin khách hàng), công cụ quản lý dự án (tạo cấu trúc công việc) và email (gửi tài liệu onboarding) trong một quy trình tự động hóa duy nhất.
Ngoài ra, hãy nỗ lực thực hiện các kiểm tra cơ bản này đối với dữ liệu của bạn. Cuối cùng, sức mạnh của các tác nhân AI phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng dữ liệu mà chúng được cung cấp:
- Làm sạch và cấu trúc dữ liệu của bạn: Loại bỏ các bất nhất, lỗi, bản sao trùng lặp và thiên vị để đảm bảo mạng thần kinh cơ bản của tác nhân học từ dữ liệu liên quan và chất lượng cao.
- Gán nhãn cho dữ liệu: Ghi chú dữ liệu để giúp tác nhân hiểu bối cảnh và ý định, ví dụ: phạm vi công việc, sản phẩm giao cho khách hàng.
- Triển khai RAG (Retrieval-Augmented Generation): Cho phép tác nhân của bạn truy xuất thông tin chính xác, cập nhật từ cơ sở kiến thức của bạn theo thời gian thực mà không cần đào tạo lại mỗi lần.
- Cài đặt quyền truy cập: Xác định quyền truy cập vào trung tâm kiến thức và nguồn dữ liệu, ví dụ: một tác nhân briefing không cần truy cập vào dữ liệu thanh toán.
Ngoài ra, sử dụng ClickUp Tài liệu để xây dựng một cơ sở kiến thức tập trung chứa đựng mọi thông tin mà tác nhân cần để hoạt động. Hãy xem nó như bộ não của tác nhân. Nó nên bao gồm các quy trình hoạt động tiêu chuẩn, mẫu giao tiếp với khách hàng, hướng dẫn dự án, dữ liệu lịch sử và các quy tắc chuyên ngành mà agency của bạn tuân theo.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp dành cho các agency sáng tạo cung cấp một không gian làm việc tập trung để thu thập, quản lý và lưu trữ tất cả dữ liệu dự án, giao tiếp với khách hàng, hoạt động của nhóm, phản hồi và tiến độ công việc trong một nơi duy nhất.
ClickUp cho phép bạn thu thập dữ liệu khách hàng với hơn 20 Trường Tùy chỉnh và theo dõi tiến độ dự án thông qua các tiện ích tùy chỉnh cho hóa đơn, nhắc nhở thanh toán, yêu cầu đặc biệt và nhiều hơn nữa. Bạn cũng có thể ghi chú ý tưởng, biên bản cuộc họp và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) trong ClickUp Docs với quyền truy cập hợp tác thời gian thực, và mời các bên liên quan bên ngoài như khách hàng tham gia đóng góp trực tiếp.
ClickUp Super Agents thu thập dữ liệu từ không gian Làm việc ClickUp trực tiếp của bạn, giúp bạn tránh rủi ro dữ liệu không nhất quán hoặc lỗi thời ảnh hưởng đến quyết định của các tác nhân.
Với tất cả dữ liệu được tập trung trong ClickUp, Super Agents có thể:
- Hiển thị thông tin dự án theo thời gian thực mà không cần ai phải kéo báo cáo thủ công.
- Tự động kích hoạt quy trình làm việc khi trạng thái công việc, hạn chót hoặc mức độ ưu tiên thay đổi.
- Cập nhật trạng thái tự động trên các dự án theo tiến độ công việc.
- Phát hiện rủi ro, trễ hẹn hoặc xung đột về sức chứa trước khi chúng ảnh hưởng đến việc giao hàng.
- Chuyển hướng phản hồi, phê duyệt và yêu cầu của khách hàng đến thành viên nhóm phù hợp ngay lập tức.
Bước 5: Thiết kế các lời nhắc và hành động
Các lệnh của bạn định hình quá trình suy luận của một tác nhân. Chúng làm rõ vai trò của tác nhân, quy trình suy luận của nó, các hành động mà nó được kỳ vọng thực hiện, và định dạng của đầu ra.
Sử dụng thẻ markdown hoặc XML để tổ chức lời nhắc hệ thống của bạn một cách rõ ràng:
- #Vai trò: Xác định vai trò của tác nhân
- #Mục tiêu: Xác định những gì cần đạt được
- #Hạn chế: Đặt giới hạn để ngăn chặn các hành động không chính xác hoặc không được phép, ví dụ: chỉ báo cáo về các công việc đã hoàn thành, không bao giờ chia sẻ ghi chú nội bộ của nhóm với khách hàng.
- #Định dạng đầu ra: Xác định định dạng yêu cầu để đảm bảo các phản hồi có cấu trúc và dự đoán được, ví dụ: sơ đồ JSON hoặc mẫu email cố định mà tác nhân sẽ điền vào.
- #Ví dụ: Cung cấp các đầu vào mẫu và kết quả mong đợi để hướng dẫn hành vi của tác nhân, giúp nó hiểu rõ tiêu chuẩn chất lượng mong muốn.
- #Vòng lặp suy luận: Xác định trình tự suy luận mà tác nhân thực hiện trước khi hành động, tức là: kiểm tra trạng thái công việc, xác minh tiêu chí hoàn thành, soạn thảo tóm tắt, đánh dấu các trường hợp ngoại lệ, sau đó gửi.
Dưới đây là ví dụ về một lời nhắc được cấu trúc tốt cho tác nhân báo cáo trạng thái đại lý:
#Vai trò: Bạn là đại lý báo cáo trạng thái khách hàng cho một công ty tiếp thị kỹ thuật số.
#Mục tiêu: Mỗi thứ Sáu, thu thập tất cả các công việc đã hoàn thành trong tuần hiện tại, tóm tắt tiến độ so với dòng thời gian của dự án và soạn thảo bản cập nhật trạng thái dành cho khách hàng.
#Hạn chế: Chỉ bao gồm các công việc đã được đánh dấu hoàn thành. Không đề cập đến các cuộc thảo luận nội bộ của nhóm, các rào cản được đánh dấu nội bộ hoặc chi tiết ngân sách. Không gửi báo cáo mà không có sự phê duyệt của người phụ trách tài khoản.
#Định dạng đầu ra: Soạn thảo bản cập nhật trạng thái dưới dạng email ngắn gọn. Bao gồm: các dự án được cập nhật trong tuần này, tỷ lệ phần trăm các cột mốc quan trọng đã hoàn thành, và các ưu tiên cho tuần tới. #Vòng lặp lý luận: Kiểm tra trạng thái công việc trên tất cả các dự án đang hoạt động, xác định các công việc đã hoàn thành, đối chiếu với các cột mốc quan trọng của dự án, soạn thảo tóm tắt, đánh dấu các công việc chưa hoàn thành để người quản lý tài khoản xem xét, sau đó xếp hàng để gửi.
🚀 Lợi thế của ClickUp: ClickUp Brain cho phép bạn tạo ra các Super Agents có thể thực thi toàn bộ quy trình làm việc của bạn thông qua các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên. Chỉ cần mô tả agent mà bạn muốn, và BrainGPT sẽ tạo ra nó.
Tuy nhiên, đừng xây dựng một tác nhân AI một cách độc lập.
Sử dụng ClickUp Tài liệu để soạn thảo và hoàn thiện hướng dẫn cho trợ lý của bạn trước tiên. Tại đây, bạn có thể hợp tác với nhóm của mình theo thời gian thực để xác định các lỗ hổng, đề xuất thay đổi và thống nhất về các hạn chế, sau đó cung cấp các hướng dẫn đã hoàn thiện cho Brain để xây dựng trợ lý.
Bước 6: Đào tạo và kiểm thử tác nhân AI
Luôn áp dụng phương pháp "bắt đầu từ cơ bản, sau đó nâng cao" khi tích hợp các tác nhân AI vào quy trình làm việc của bạn:
- Bắt đầu: Bắt đầu với một tác nhân chuyên dụng cho một công việc có khối lượng lớn và rủi ro thấp, ví dụ: gửi email cập nhật trạng thái hàng tuần hoặc đánh dấu các công việc quá hạn trên các tài khoản khách hàng.
- Ví dụ: Giới thiệu sự phối hợp giữa hai tác nhân trong một quy trình làm việc liên quan, tức là tác nhân đang theo dõi phê duyệt chuyển giao các phê duyệt đã xác nhận cho tác nhân phân công công việc.
- Thực thi: Triển khai hệ thống đại lý được phối hợp hoàn chỉnh để xử lý quy trình từ đầu đến cuối, tức là từ việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng mới cho đến khi hoàn thành dự án có cấu trúc đầy đủ với các thành viên trong nhóm được phân công.
Theo dõi nơi tác nhân hoạt động theo hướng dẫn, các công việc cần sự can thiệp, các điều kiện kích hoạt nâng cấp, tỷ lệ hoàn thành và các trường hợp thất bại hoàn toàn.
Sử dụng điều này làm cơ sở khi theo dõi hiệu suất của các tác nhân 👇
| Tham số để kiểm tra | Pass | Thất bại |
| Độ chính xác của đầu ra | Trợ lý tạo ra kết quả chính xác từ dữ liệu dự án thực tế. | Trợ lý sẽ điền vào dữ liệu thiếu bằng các giả định thay vì đánh dấu nó. |
| Tuân thủ các ràng buộc | Trợ lý không bao giờ chia sẻ các ghi chú nội bộ trong các đầu ra hướng đến khách hàng. | Trợ lý lấy dữ liệu từ tài khoản khách hàng khác do sự chênh lệch trong việc gắn nhãn. |
| Logic định tuyến | Trợ lý sẽ chuyển các yêu cầu không rõ ràng của khách hàng đến người quản lý tài khoản ngay lập tức. | Trợ lý cố gắng giải quyết yêu cầu nằm ngoài phạm vi một cách độc lập. |
| Đảm bảo tính nhất quán về định dạng | Kết quả luôn khớp với mẫu đã định nghĩa mỗi lần. | Trợ lý sẽ bỏ qua các trường bắt buộc khi dữ liệu nguồn không đầy đủ. |
| Xử lý lỗi | Trợ lý ghi lại lỗi và thông báo cho người có trách nhiệm. | Trợ lý gặp lỗi mà không có thông báo và công việc được đánh dấu hoàn thành sai. |
🚀 Lợi thế của ClickUp: Bảng điều khiển ClickUp giúp dễ dàng theo dõi hiệu suất của các tác nhân trên các tài khoản khách hàng. Tạo các tiện ích tùy chỉnh để hiển thị các chỉ số quan trọng và đánh dấu những nơi các tác nhân chưa đạt yêu cầu.
Thêm các thẻ và tiện ích AI này để theo dõi kết quả tự động hóa theo thời gian thực:
- Biểu đồ thanh/biểu đồ tròn: hiển thị số lượng công việc theo trạng thái để xem liệu các tác nhân có đang di chuyển công việc qua quy trình một cách thành công hay không.
- Thẻ tính toán: đo lường các chỉ số KPI như tổng thời gian ở một trạng thái để đánh giá xem các tác nhân có thực sự giảm thiểu sự chậm trễ hay không.
- AI Brain: Hỏi các câu hỏi như “Những công việc của khách hàng nào đã bị kẹt trong quá trình xem xét lâu nhất?” và nhận câu trả lời ngay lập tức mà không cần lọc dữ liệu thủ công.
- AI StandUp: Tóm tắt hoạt động của quy trình làm việc trong một khoảng thời gian đã lựa chọn để nhanh chóng đánh giá những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì cần cải thiện.
Bước 7: Triển khai trên các nhóm
Sau khi tác nhân vượt qua kiểm tra, mở rộng quy mô tác nhân trên các nhóm, bộ phận và tài khoản khách hàng. Hướng dẫn khách hàng về việc sử dụng tác nhân:
- Xác định rõ cách dữ liệu của họ được sử dụng, lưu trữ và ai có quyền truy cập vào nó.
- Cung cấp cho họ một lộ trình rõ ràng để liên hệ với nhân viên hỗ trợ khi cần thiết.
- Hãy cho họ biết những tương tác nào được xử lý bởi tác nhân so với con người.
Bên trong tổ chức, đảm bảo nhóm của bạn hiểu rõ vai trò của từng tác nhân và thời điểm can thiệp. Đào tạo họ để điều chỉnh hành vi của tác nhân và báo cáo các vấn đề lên cấp trên khi cần thiết.
📚 Đọc thêm: Các tác nhân AI tốt nhất cho năng suất
🚀 Lợi thế của ClickUp: Cài đặt quyền truy cập và chia sẻ của ClickUp cho phép bạn kiểm soát chính xác những gì mỗi thành viên trong nhóm và khách hàng có thể xem trong không gian làm việc. Khi mở rộng các tác nhân qua các nhóm và tài khoản khách hàng, bạn có thể:
- Mời khách hàng tham gia với quyền truy cập có kiểm soát vào dữ liệu dự án của họ.
- Sử dụng cài đặt thông báo để giữ khách hàng luôn cập nhật.
- Thiết lập các bảng điều khiển dành cho khách hàng chỉ hiển thị các chỉ số liên quan đến họ.
Các trường hợp sử dụng tốt nhất của các tác nhân AI trong quản lý đại lý
Một số cách để tích hợp các tác nhân vào quy trình làm việc của công ty 👇
Trợ lý trạng thái hàng tuần
Trợ lý trạng thái hàng tuần có trách nhiệm tự động tổng hợp và gửi các bản cập nhật trạng thái dự án cho khách hàng hàng tuần.
Ví dụ:
- Lấy các công việc đã hoàn thành, các cột mốc quan trọng đã đạt được và các hạn chót sắp tới từ công cụ quản lý dự án của bạn.
- Tự động điền vào mẫu báo cáo trạng thái đã được phê duyệt với dữ liệu dự án thời gian thực.
- Gửi báo cáo đến khách hàng liên quan vào thời gian đã lên lịch mà không cần ai trong nhóm của bạn phải soạn thảo nó.
- Đánh dấu các dự án có tiến độ chậm trễ và chuyển chúng đến người phụ trách tài khoản trước khi báo cáo được gửi đi.
Trợ lý onboarding khách hàng
Trong trường hợp sử dụng đại lý AI này, đại lý chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ quy trình onboarding với sự can thiệp tối thiểu.
Ví dụ:
- Tạo cấu trúc dự án và điền vào các mẫu công việc dựa trên phạm vi công việc.
- Phân công thành viên nhóm dựa trên sức chứa hiện tại và yêu cầu của dự án.
- Gửi email chào mừng, biểu mẫu đăng ký và dòng thời gian dự án cho khách hàng một cách tự động.
- Nếu phản hồi của khách hàng thiếu thông tin hoặc yêu cầu nằm ngoài phạm vi, hệ thống sẽ chuyển tiếp cho người quản lý tài khoản.
Trình báo cáo
Trợ lý báo cáo chịu trách nhiệm tổng hợp và cung cấp các báo cáo hiệu suất cho các chiến dịch khách hàng đang hoạt động.
Ví dụ:
- Trích xuất dữ liệu chiến dịch từ các công cụ tiếp thị kết nối và bảng điều khiển.
- Gửi báo cáo cho khách hàng vào thời gian đã lên lịch mà không cần can thiệp thủ công.
- Đánh dấu các chiến dịch hoạt động kém hiệu quả và chuyển chúng đến chuyên gia chiến lược để xem xét.
Trình theo dõi phê duyệt
Công cụ theo dõi phê duyệt chịu trách nhiệm theo dõi các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý trên tất cả các dự án đang hoạt động và tự động theo dõi tiến độ.
Ví dụ:
- Theo dõi mọi công việc hoặc sản phẩm cần chờ phê duyệt từ khách hàng hoặc nội bộ.
- Gửi các nhắc nhở tự động hóa đến các bên liên quan khi việc phê duyệt quá hạn.
- Cập nhật trạng thái công việc sau khi phê duyệt được xác nhận và thông báo cho thành viên nhóm được giao nhiệm vụ.
- Nếu việc phê duyệt vẫn đang chờ xử lý vượt quá ngưỡng đã định, hệ thống sẽ tự động chuyển lên người phụ trách tài khoản.
Trợ lý sáng tạo
Trợ lý sáng tạo chịu trách nhiệm hỗ trợ quá trình sáng tạo bằng cách tạo ra bản nháp đầu tiên, bảng cảm hứng, tài liệu tham khảo và hướng dẫn sáng tạo dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Ví dụ:
- Trích xuất mục tiêu, phong cách và yêu cầu về sản phẩm từ bản tóm tắt dự án đã được phê duyệt của khách hàng.
- Tạo ra bản nháp đầu tiên về hướng sáng tạo hoặc các biến thể nội dung cho nhóm tinh chỉnh.
- Xác định các lỗ hổng sáng tạo nơi bản mô tả công việc thiếu chi tiết cần thiết để tạo ra kết quả chất lượng.
- Chuyển bản nháp đến người phụ trách sáng tạo được chỉ định để xem xét trước khi bất kỳ nội dung nào được gửi đến khách hàng.
Trợ lý hiệu suất chiến dịch
Trợ lý hiệu suất chiến dịch chịu trách nhiệm theo dõi các chỉ số chiến dịch trực tiếp và cảnh báo nhóm khi hiệu suất thay đổi.
Ví dụ:
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính trong các chiến dịch đang hoạt động theo thời gian thực.
- Cảnh báo cho nhà chiến lược khi một chiến dịch giảm xuống dưới ngưỡng hiệu suất đã định.
- Trích xuất dữ liệu lịch sử để so sánh hiệu suất hiện tại với các chiến dịch trước đây.
- Tạo bản tóm tắt các đề xuất dựa trên xu hướng hiệu suất để người quản lý tài khoản xem xét.
Trợ lý thanh toán
Trợ lý thanh toán chịu trách nhiệm tự động hóa việc tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán và đối chiếu hóa đơn trên các tài khoản khách hàng đang hoạt động.
Ví dụ:
- Trích xuất các điều khoản giá cả và sản phẩm/dịch vụ từ các đề xuất đã ký hoặc chủ đề email.
- Thông báo cho nhóm bán hàng và tự động kích hoạt quá trình tạo hóa đơn ngay khi một giao dịch được đánh dấu là "Đã đóng - thắng" trong hệ thống CRM.
- Theo dõi trạng thái thanh toán trên tất cả các tài khoản khách hàng đang hoạt động và theo dõi các hóa đơn quá hạn.
- Nếu phát hiện tranh chấp về hóa đơn hoặc chênh lệch giá, hệ thống sẽ tự động chuyển vụ việc lên người phụ trách tài khoản.
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI để tự động hóa các công việc
Những sai lầm thường gặp khi xây dựng các tác nhân AI
Dưới đây là một số sai lầm cần tránh khi xây dựng các tác nhân AI cho agency của bạn:
| ❌ Lỗi | ✅ Việc cần làm thay thế |
| Tự động hóa một quy trình mà bạn chưa hiểu rõ | Vẽ sơ đồ quy trình làm việc một cách trực quan hoặc thông qua biểu đồ luồng, ghi chú về luồng dữ liệu, trách nhiệm, các điểm kém hiệu quả và các công việc có thể được tự động hóa. Xác định những nơi vẫn cần can thiệp thủ công. |
| Xây dựng trên một cơ sở kiến thức yếu | Loại bỏ các bản sao trùng lặp, sửa các sai sót không nhất quán và gắn nhãn dữ liệu chính xác để tác nhân có thông tin đáng tin cậy để suy luận và tránh các hiện tượng ảo giác. |
| Đừng mong đợi một tác nhân có thể làm mọi việc cần làm | Hạn chế phạm vi của từng tác nhân đến mức cụ thể nhất. Một tác nhân được định nghĩa chặt chẽ, thực hiện một công việc một cách xuất sắc, luôn vượt trội hơn một tác nhân phình to, phải đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau. |
| Không có cơ chế phản hồi hoặc chỉnh sửa | Thu thập phản hồi thường xuyên từ các thành viên trong nhóm và khách hàng trải nghiệm trực tiếp kết quả đầu ra của các tác nhân. |
| Không bao gồm nhóm trong quá trình thiết kế | Hãy mời các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình thiết kế đại lý. Tổ chức một phiên làm việc nơi họ hướng dẫn bạn qua các quy trình công việc hàng ngày và các công việc mà họ thường gặp khó khăn. |
| Bỏ qua vấn đề bảo mật và quản trị | Đặt các giới hạn rõ ràng để xác định quyền truy cập của từng tác nhân, cách xử lý dữ liệu khách hàng và các hành động yêu cầu sự phê duyệt rõ ràng của con người trước khi thực thi. |
👀 Bạn có biết? Trợ lý AI đầu tiên, Shakey, được phát triển vào những năm 1960. Nó có khả năng nhận thức và suy luận về môi trường xung quanh.
Shakey có thể thực hiện các công việc yêu cầu kế hoạch, tìm đường và sắp xếp lại các đối tượng đơn giản. Tạp chí Life đã gọi nó là "người máy điện tử đầu tiên" vào năm 1970.
Giới hạn của các tác nhân AI hiện tại
Các tác nhân AI hiện tại rất giỏi trong các công việc hẹp và có cấu trúc. Tuy nhiên, các quy trình làm việc thực tế của các cơ quan lại phức tạp và động. Đây là nơi các tác nhân AI có thể gặp khó khăn:
- Gặp khó khăn với các đầu vào mơ hồ hoặc không rõ ràng: Các tác nhân không thể suy luận ý định như con người khi bản tóm tắt thiếu mục tiêu rõ ràng — chúng thường tự đưa ra các diễn giải hoặc giả định dựa trên dữ liệu khách hàng khác.
- Hành vi không xác định: Cùng một đầu vào không phải lúc nào cũng tạo ra cùng một đầu ra, tức là hai yêu cầu phê duyệt giống hệt nhau có thể được định tuyến khác nhau — khiến các tác nhân không đáng tin cậy cho các quy trình làm việc nơi tính nhất quán trong các sản phẩm giao cho khách hàng là không thể thương lượng.
- Ảo giác vẫn là một rủi ro thực sự: Trong công việc, khi làm việc với dữ liệu không đầy đủ hoặc thông tin nằm ngoài phạm vi kiến thức của mình, các tác nhân sẽ đưa ra kết quả sai lệch với sự tự tin đến mức khó phát hiện.
- Khả năng ghi nhớ dài hạn yếu: Mặc dù có những tiến bộ trong cửa sổ ngữ cảnh, các tác nhân vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì ngữ cảnh qua các công việc phức tạp nhiều bước như quản lý một chiến dịch khách hàng kéo dài với các yêu cầu thay đổi liên tục.
- Thiếu kiến thức cơ bản: Thường thiếu kiến thức cơ bản, dẫn đến việc tạo ra các giải pháp kỹ thuật chính xác nhưng logic sai lệch hoặc không thực tế.
- Độ trễ cao và chi phí: Việc chạy nhiều tác nhân trên các quy trình làm việc phức tạp có thể gây ra độ trễ cao và chi phí vận hành tăng, điều này có thể làm giảm hiệu quả nếu không được quản lý cẩn thận.
- Khoảng trống về đạo đức và giám sát: Các tác nhân không tự nhiên hiểu được ranh giới bảo mật, xung đột lợi ích hoặc khi một quyết định có đủ hậu quả để yêu cầu sự xem xét của con người.
👀 Bạn có biết? Deloitte đã phải hoàn trả một phần khoản tiền $290.000 cho một báo cáo chính phủ sau khi các ảo giác của AI tạo ra các tham chiếu học thuật giả mạo và một trích dẫn giả mạo từ tòa án liên bang. AI không được kiểm soát không chỉ gây ra công việc phải làm lại — nó có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý và thiệt hại danh tiếng vượt xa chi phí của sai lầm ban đầu.
Công cụ để xây dựng và quản lý các tác nhân AI cho các agency
Bạn có thể mã hóa các tác nhân từ đầu, sử dụng các nền tảng tự động hóa không cần lập trình, hoặc làm việc với các công cụ cho phép bạn xây dựng các tác nhân bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Nếu bạn muốn xây dựng và triển khai các tác nhân AI một cách nhanh chóng, đây là ba công cụ đáng cân nhắc:
ClickUp
ClickUp là một không gian làm việc AI tích hợp cho phép các agency quản lý dự án khách hàng, công việc nội bộ, giao tiếp và kiến thức trong một nền tảng duy nhất.
Và điểm nổi bật nhất là ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh của nền tảng. Nó hiểu công việc và tương tác với khách hàng của bạn, giúp bạn tránh phải chuyển đổi liên tục giữa các công cụ và bảng tính để ghép nối thông tin giữa các quy trình làm việc.
Đây là cách nó giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn 🦸
Kết nối toàn bộ không gian làm việc của bạn
ClickUp AI Enterprise Search khai thác toàn bộ kiến thức trong Không gian Làm việc của bạn và cung cấp các câu trả lời, thông tin và hành động liên quan theo yêu cầu.
Hỏi các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về bất kỳ điều gì trong công ty, dòng thời gian dự án của khách hàng, trạng thái công việc, tài liệu dự án hoặc hoạt động của nhóm. Nó thực hiện tìm kiếm sâu rộng qua các công việc, tài liệu, bình luận và các ứng dụng bên ngoài kết nối như Google Drive và OneDrive, cung cấp thông tin chính xác mà bạn không cần phải tìm kiếm.
Truy cập vào nhiều mô hình AI
ClickUp BrainGPT cũng cung cấp quyền truy cập vào nhiều mô hình AI bên ngoài trong cùng một giao diện. Bạn không cần phải chuyển đổi công cụ hoặc quản lý các gói đăng ký riêng biệt để thử nghiệm với các kết quả đầu ra khác nhau của mô hình.
📌 Ví dụ: ChatGPT cho các công việc thực thi hàng ngày. Claude cho phân tích và tổng hợp nội dung dài. Gemini cho các công việc đòi hỏi lượng thông tin lớn và cần tham chiếu chéo.
Tự động hóa giúp các quy trình làm việc của agency diễn ra suôn sẻ mà không cần theo dõi thủ công.
Trước khi triển khai các tác nhân AI hoàn chỉnh, các cơ quan cần có các quy trình làm việc có cấu trúc. ClickUp Tự động hóa xử lý các bước chuyển giao có thể dự đoán, thay đổi trạng thái và công việc phối hợp lặp đi lặp lại, những yếu tố này làm chậm tiến độ giao hàng khi được quản lý thủ công.
Điều này tạo ra một nền tảng vận hành đáng tin cậy mà các tác nhân AI có thể phát triển dựa trên đó sau này.
📌 Ví dụ: Một sản phẩm thiết kế chuyển từ trạng thái “Đang thực hiện” sang “Khách hàng xem xét”. Tự động hóa ClickUp có thể ngay lập tức giao nhiệm vụ cho quản lý tài khoản, đính kèm biểu mẫu phản hồi của khách hàng, thông báo cho kênh xem xét và đặt lời nhắc nhở nếu không nhận được phản hồi trong vòng 48 giờ. Không ai cần phải nhớ bước tiếp theo. Quy trình làm việc tự động tiến triển.
Giữ cho công việc diễn ra suôn sẻ qua các giai đoạn chuyển giao và đánh giá.
Việc chuyển giao công việc chiếm phần lớn thời gian trong quy trình làm việc của agency. Đôi khi một sản phẩm hoàn thành không được giao cho ai trong nhiều ngày, người kiểm duyệt không được thông báo, hoặc thông tin bị mất giữa các thay đổi trạng thái.
ClickUp Super Agents tự động phản hồi các chuyển đổi này.
Dưới đây là ví dụ về tác nhân AI:
- Khi một công việc chuyển sang trạng thái “Sẵn sàng để xem xét”, tác nhân sẽ gán người xem xét phù hợp dựa trên các quy tắc quyền sở hữu đã được định trước.
- Nó kéo và tạo tệp đính kèm danh sách kiểm tra đánh giá từ tiêu chuẩn của nhóm của bạn.
- Nó thông báo cho kênh liên quan, giúp người đánh giá biết ngay lập tức.
- Nếu công việc nằm trong giai đoạn kiểm duyệt vượt quá ngưỡng đã định, tác nhân sẽ đánh dấu nó trước khi ảnh hưởng đến dòng thời gian giao hàng.
Các tính năng chính của ClickUp
- Trợ lý AI cho công việc: Viết báo cáo, email, tài liệu và mô tả công việc dựa trên ngữ cảnh không gian làm việc của bạn mà không cần nhiều hướng dẫn.
- Môi trường làm việc AI tích hợp: Kết nối các công việc, trạng thái, dòng thời gian và quyền sở hữu, cung cấp cho các tác nhân tầm nhìn và quyền truy cập toàn diện trên toàn hệ thống đại lý của bạn.
- Trình tạo đại lý không cần mã: Tạo và triển khai các đại lý mà không cần viết một dòng mã nào bằng cách sử dụng các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên.
- Tích hợp ClickUp: Kết nối với hơn 1000 công cụ để lấy dữ liệu từ hệ thống hiện có của bạn vào một không gian làm việc duy nhất.
- Catalog siêu đại lý: Các mẫu sẵn có để tùy chỉnh đại lý của riêng bạn cho quản lý dự án, quản lý công việc, năng suất cá nhân và cấp cao, lịch trình, trí tuệ, báo cáo và thậm chí viết lách.
Giới hạn của ClickUp
- Tính năng và bộ công cụ phong phú có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 11.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.500 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Nghe chia sẻ từ một người dùng đã chia sẻ trải nghiệm tích cực của họ trên G2:
Sự linh hoạt của ClickUp là lợi thế lớn nhất đối với chúng tôi. Chúng tôi đã tùy chỉnh toàn bộ không gian làm việc xung quanh quy trình làm việc của doanh nghiệp thay vì điều chỉnh quy trình để phù hợp với công cụ. Chúng tôi sử dụng nó trong các bộ phận Khách hàng, Phát triển, Vận hành, Tuân thủ, Tài chính và Công nghệ, và việc có mọi thứ trong một nơi đã mang lại cấu trúc mạnh mẽ và hiển thị. Các trạng thái tùy chỉnh, trường dữ liệu, tự động hóa và bảng điều khiển giúp chúng tôi thực hiện quy trình onboarding, tuân thủ, tích hợp và theo dõi nội bộ một cách trơn tru, với sự phụ thuộc ít hơn nhiều vào email và các cuộc theo dõi.
Sự linh hoạt của ClickUp là lợi thế lớn nhất đối với chúng tôi. Chúng tôi đã tùy chỉnh toàn bộ không gian làm việc xung quanh quy trình làm việc của doanh nghiệp thay vì điều chỉnh quy trình để phù hợp với công cụ. Chúng tôi sử dụng nó trong các bộ phận Khách hàng, Phát triển, Vận hành, Tuân thủ, Tài chính và Công nghệ, và việc có mọi thứ trong một nơi đã mang lại cấu trúc mạnh mẽ và hiển thị. Các trạng thái tùy chỉnh, trường dữ liệu, tự động hóa và bảng điều khiển giúp chúng tôi thực hiện quy trình onboarding, tuân thủ, tích hợp và theo dõi nội bộ một cách trơn tru, với sự phụ thuộc ít hơn nhiều vào email và các cuộc theo dõi.
Câu chuyện khách hàng: ClickUp X Bell Direct
😓 Vấn đề: “Công việc về công việc” đang cản trở năng suất thực sự
Đội ngũ vận hành của Bell Direct đang quá tải. Mỗi ngày, họ phải xử lý hơn 800 email của khách hàng, mỗi email đều yêu cầu đọc thủ công, phân loại, phân loại và chuyển đến người phù hợp. Tình trạng này gây áp lực lên hiệu quả làm việc, tính minh bạch và chất lượng dịch vụ của nhóm, mặc dù công ty vẫn đạt được kết quả tốt cho khách hàng.
✅ Giải pháp: Không gian Làm việc thống nhất + các tác nhân AI hoạt động như đồng đội
Thay vì thêm một công cụ rời rạc khác vào hệ thống, Bell Direct đã chọn ClickUp làm trung tâm điều khiển chính. Họ đã hợp nhất mọi thứ từ công việc, tài liệu, quy trình đến kiến thức vào một không gian làm việc duy nhất, nơi AI có đầy đủ ngữ cảnh. Thay vì dựa vào các bot hoặc mẫu chung chung, họ đã triển khai một Super Agent mà họ gọi là “Delegator”. Đây là một đồng nghiệp tự động được đào tạo để phân loại công việc đến:
- Nó đọc mọi email đến hộp thư đến chung.
- Nó phân loại mức độ khẩn cấp, khách hàng và chủ đề bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh được hỗ trợ bởi AI.
- Nó ưu tiên và định tuyến từng công việc đến đúng người trong thời gian thực.
Tất cả những việc cần làm được thực hiện mà không cần sự can thiệp thủ công từ các nhân viên vận hành.
😄 Tác động: Lợi ích vận hành có thể đo lường được
- Tăng 20% hiệu quả hoạt động, nghĩa là hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn với cùng nguồn lực.
- Giải phóng tương đương với sức chứa của 2 nhân viên toàn thời gian, nay có thể dành cho các công việc chiến lược có giá trị cao.
- Hơn 800 email khách hàng hàng ngày được phân loại và xử lý theo thời gian thực.
Siêu Trợ lý hiện nay xử lý công việc theo cách mà con người sẽ làm, nhưng với tốc độ và quy mô của máy móc.
Tạo
Make là nền tảng tự động hóa trực quan được thiết kế cho các nhóm cần logic phân nhánh, biến đổi dữ liệu phức tạp và quy trình làm việc nhiều bước. Khác với các công cụ xây dựng tuyến tính, công cụ này cho phép bạn xem toàn bộ quy trình làm việc trên một bảng vẽ cùng lúc, giúp dễ dàng hiểu cách dữ liệu di chuyển giữa các hệ thống khi quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn.
Gần đây, nó cũng đã ra mắt Make AI Agents, cho phép các nhóm tích hợp tự động hóa dựa trên tác nhân trực tiếp vào các kịch bản của họ, trở thành một lựa chọn đáng tin cậy cho các agency sẵn sàng vượt qua mức độ tự động hóa cơ bản.
Tạo các tính năng chính
- Sử dụng trình tạo canvas trực quan với các bộ định tuyến, bộ lặp và bộ tổng hợp cho phép bạn chia dữ liệu thành nhiều đường dẫn và kết hợp kết quả từ các hoạt động song song.
- Sử dụng các hàm chuyển đổi dữ liệu tích hợp sẵn để định dạng lại ngày tháng, phân tích JSON và thao tác văn bản mà không cần sử dụng công cụ bên ngoài.
- Kết nối bất kỳ API REST nào với mô-đun HTTP khi các tích hợp sẵn có không khả dụng, ngoài hơn 3.000 kết nối gốc.
- Theo dõi tất cả các tình huống, trạng thái thực thi, tỷ lệ lỗi và mức tiêu thụ tín dụng trên các tài khoản khách hàng chỉ với một cái nhìn trên bảng điều khiển Make Grid.
- Nhận hỗ trợ tích hợp sẵn cho các tác nhân AI để nhúng các bước tác nhân trực tiếp vào các quy trình làm việc hiện có.
Xác định giới hạn
- Giao diện dựa trên canvas có đường cong học tập dốc đối với người dùng không có kiến thức kỹ thuật.
- Giá dựa trên tín dụng khiến chi phí khó dự đoán hơn; mọi hành động và sự kiện kích hoạt đều tiêu tốn tín dụng, bao gồm cả những hành động không được thực thi.
Xác định giá cả
- Miễn phí
- Gói Kế hoạch: $9/tháng
- Doanh nghiệp
Đánh giá
- G2: 4.6/5 (hơn 200 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (hơn 400 đánh giá)
Người dùng thực tế đang nói gì về Make?
Nghe chia sẻ từ một người đánh giá trên G2:
Điều tôi thích nhất ở Make là sự đơn giản và trực quan khi xây dựng các quy trình tự động hóa. Tôi đặc biệt đánh giá cao khả năng kết nối dễ dàng với các công cụ như Webflow và nhiều công cụ khác, giúp tự động hóa quy trình mà không cần đến mã phức tạp.
Điều tôi thích nhất ở Make là sự đơn giản và trực quan khi xây dựng các quy trình tự động hóa. Tôi đặc biệt đánh giá cao khả năng kết nối dễ dàng với các công cụ như Webflow và nhiều công cụ khác, giúp tự động hóa quy trình mà không cần đến mã phức tạp.
Zapier
Zapier kết nối hơn 8.000 ứng dụng thông qua mô hình kích hoạt và hành động, cho phép các nhóm không chuyên về công nghệ cài đặt trong vài phút. Trong nhiều năm, Zapier đã là lựa chọn hàng đầu cho tự động hóa đơn giản giữa các ứng dụng, và với sự ra mắt của Zapier Agents, nó nay hỗ trợ các quy trình làm việc tự động đa bước có thể đưa ra quyết định và thực hiện hành động trên các công cụ kết nối mà không cần nhập liệu thủ công ở mỗi bước.
Các tính năng chính của Zapier
- Tạo các Zaps đa bước với các đường dẫn điều kiện, bộ lọc và nhánh logic mà không cần viết mã.
- Zapier Agents tự động xử lý các công việc dựa trên quyết định trên các ứng dụng kết nối, từ việc đánh giá khách hàng tiềm năng đến định tuyến yêu cầu của khách hàng.
- Hơn 8.000 tích hợp gốc bao gồm CRM, công cụ quản lý dự án, nền tảng email và nhiều hơn nữa.
- Trợ lý AI Copilot giúp xây dựng, khắc phục sự cố và cải tiến quy trình làm việc bằng ngôn ngữ thông thường.
- Các bước Lọc, Đường dẫn và Định dạng không được tính vào việc sử dụng công việc của bạn, giúp chi phí trở nên dễ dự đoán hơn trên các quy trình làm việc phức tạp.
Giới hạn của Zapier
- Giá dựa trên công việc có thể mở rộng nhanh chóng cho các agency thực hiện các quy trình làm việc có khối lượng lớn trên nhiều tài khoản khách hàng.
- Chi phí có thể tăng đột biến một cách bất ngờ khi quy trình làm việc đạt đến giới hạn công việc giữa tháng, kích hoạt việc tính phí vượt quá theo từng công việc.
Giá cả của Zapier
- Miễn phí
- Chuyên nghiệp: $19.99/tháng
- Nhóm: $69/tháng
- Doanh nghiệp: Tùy chỉnh
Đánh giá Zapier
- G2: 4.5/5 (hơn 1.800 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (hơn 3.000 đánh giá)
Người dùng thực tế đang nói gì về Zapier?
Nghe chia sẻ từ một người đánh giá trên G2:
Zapier giúp tự động hóa trở nên đơn giản, ngay cả đối với những người không có kiến thức kỹ thuật. Nó cho phép tôi kết nối nhiều nền tảng (như TikTok Lead Ads, Meta Biểu mẫu Liên hệ và Google Trang tính) để quản lý khách hàng tiềm năng trở nên nhanh chóng và có tổ chức hơn. Sau khi các Zaps được cài đặt, chúng hoạt động đáng tin cậy ở chế độ nền và giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều công việc thủ công.
Zapier giúp tự động hóa trở nên đơn giản, ngay cả đối với những người không có kiến thức kỹ thuật. Nó cho phép tôi kết nối nhiều nền tảng (như TikTok Lead Ads, Meta Lead Forms và Google Trang tính) để quản lý khách hàng tiềm năng trở nên nhanh chóng và có tổ chức hơn. Sau khi các Zaps được cài đặt, chúng hoạt động đáng tin cậy ở chế độ nền và giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều công việc thủ công.
Các vấn đề đạo đức nào mà các agency cần xem xét khi triển khai các tác nhân AI?
Các agency có trách nhiệm áp dụng một khung đạo đức chủ động không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu khách hàng hoặc niềm tin mà họ đã xây dựng với khách hàng của mình.
Trước khi áp dụng bất kỳ loại AI Agents nào, bạn nên nắm rõ các vấn đề sau:
| Vấn đề đạo đức | Điều này có ý nghĩa gì đối với agency của bạn? |
| Bảo mật dữ liệu và sự đồng ý | Khách hàng phải đồng ý rõ ràng về việc dữ liệu của họ được xử lý bởi một tác nhân, đặc biệt trong các quy trình làm việc liên quan đến giao tiếp. |
| Sự thiên vị trong quá trình ra quyết định | Thực hiện kiểm tra thiên vị trước và sau khi triển khai. Sử dụng các tập dữ liệu đào tạo đa dạng và đại diện để ngăn chặn các tác nhân kế thừa các thiên vị lịch sử có thể ưu tiên thấp các tài khoản khách hàng nhất định hoặc định tuyến sai các yêu cầu. |
| Trách nhiệm | Xác định các điều khoản trách nhiệm trong điều khoản hợp đồng trước khi triển khai. Khi một tác nhân gây ra việc vi phạm thời hạn, sản phẩm giao hàng sai hoặc thiệt hại tài chính, cần có một chuỗi trách nhiệm rõ ràng. |
| Bảo mật dữ liệu | Vận hành các tác nhân trong các giao thức bảo mật cấp doanh nghiệp với các biện pháp kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, nhật ký kiểm tra cho mọi hành động được thực hiện và chính sách lưu trữ dữ liệu rõ ràng. |
| Tự động hóa quá mức | Đừng thay thế hoàn toàn phán đoán của con người trong các quy trình làm việc tiếp xúc với khách hàng để mở rộng quy mô nhanh hơn. Khách hàng sẽ nhận ra khi sự quan tâm cá nhân biến mất, và không có tác nhân nào có thể sao chép được khả năng hiểu biết về mối quan hệ mà một quản lý tài khoản giỏi mang lại. |
Xây dựng các Super Agents cho quy trình làm việc của agency
Các quy trình làm việc của agency sẽ tiếp tục phát triển khi bạn mở rộng quy mô. Bạn cần các trợ lý thông minh có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện và duy trì sự nhất quán trong các hoạt động thường xuyên, ngay cả khi yêu cầu của khách hàng ngày càng tăng.
Nhưng các công cụ phân mảnh tạo ra các tác nhân phân mảnh. Khi dữ liệu, giao tiếp và dự án của bạn tồn tại trong các hệ thống riêng biệt, các tác nhân thiếu bối cảnh cần thiết để hoạt động đáng tin cậy.
Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp kết hợp các công việc, tài liệu, dòng thời gian và quy trình làm việc của khách hàng vào một nơi duy nhất, cung cấp cho các Super Agents tầm nhìn toàn diện cần thiết để điều phối công việc, phát hiện rủi ro và duy trì tiến độ giao hàng. Xây dựng một lần, triển khai trên các quy trình làm việc và để agency của bạn hoạt động với sự rõ ràng và kiểm soát mà việc điều phối thủ công không thể duy trì ở quy mô lớn.
Sẵn sàng triển khai các tác nhân đã được xây dựng sẵn cho agency của bạn? Đăng ký trên ClickUp miễn phí ✅
Câu hỏi thường gặp
Có các công cụ xây dựng đại lý không cần mã nguồn với tính năng kéo và thả, cho phép bạn tạo đại lý mà không cần kiến thức kỹ thuật. Bạn cũng có thể tạo đại lý bằng ngôn ngữ tự nhiên bằng cách mô tả đại lý mà bạn muốn và để nền tảng tự động cấu hình nó.
Lựa chọn phù hợp cuối cùng phụ thuộc vào cách hệ thống trí tuệ nhân tạo của bạn được cài đặt và yêu cầu của quy trình làm việc tại agency. GPT-4 và Claude xử lý tốt các công việc đòi hỏi suy luận và xử lý ngôn ngữ, trong khi Gemini phù hợp hơn cho các công việc đòi hỏi suy luận sâu và truy xuất kiến thức rộng.
Khả năng suy luận và hành động chính xác của một tác nhân phụ thuộc vào chất lượng và tính liên quan của dữ liệu nền tảng. Cung cấp cho nó dữ liệu sạch, được gắn nhãn và có cấu trúc, triển khai RAG nếu dữ liệu cần được thu thập từ nhiều nguồn, và cấu trúc lời nhắc một cách hiệu quả với các giới hạn rõ ràng để giảm thiểu hiện tượng ảo giác.
Các nguyên nhân phổ biến khiến các tác nhân gặp sự cố trong môi trường thực tế bao gồm: các yêu cầu không rõ ràng, nguồn dữ liệu yếu hoặc không nhất quán, thiếu vòng phản hồi, và loại bỏ sự giám sát của con người quá sớm.
Đúng. Các tác nhân AI sử dụng bộ nhớ ngắn hạn và dài hạn để xử lý ngữ cảnh. Bộ nhớ ngắn hạn xử lý ngữ cảnh trong một phiên làm việc duy nhất, trong khi bộ nhớ dài hạn lưu trữ dữ liệu lịch sử qua các phiên làm việc, thường thông qua cơ sở dữ liệu vector.
Chi phí phụ thuộc vào mô hình, khối lượng sử dụng và nền tảng. Chi phí API cho các mô hình như GPT-4 được tính theo token. Các quy trình làm việc có tần suất cao và phức tạp có thể trở nên đắt đỏ nhanh chóng nếu không được theo dõi.
Không. Các tác nhân chịu trách nhiệm thực thi và phối hợp. Chiến lược, mối quan hệ với khách hàng, phán đoán sáng tạo và trách nhiệm vẫn cần con người. Các tác nhân chỉ giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.