Một khách hàng yêu cầu câu trả lời trong ngày về một vấn đề liên quan đến ngân sách. Trưởng dự án đang ngồi trên ghế máy bay, điện thoại trên tay, máy tính xách tay đã được cất gọn vào ngăn hành lý trên đầu, sẵn sàng tắt nguồn. Cô nhanh chóng mở ứng dụng quản lý dự án của nhóm để tìm câu trả lời, nhưng ứng dụng lại tải một phiên bản bảng điều khiển được tinh giản, ẩn đi một nửa các trường thông tin mà cô cần.
Tình huống này diễn ra liên tục với bất kỳ ai quản lý công việc từ điện thoại. Hầu hết các công cụ quản lý dự án đều được phát triển ưu tiên cho màn hình máy tính để bàn trước, và chỉ sau đó mới đến màn hình iPhone (nếu có). Chức năng chỉnh sửa đầy đủ bị khóa, chế độ ngoại tuyến hoạt động rất kém, và các tính năng khiến phiên bản máy tính để bàn đáng sử dụng sẽ biến mất ngay khi bạn rời khỏi máy tính xách tay.
Các ứng dụng quản lý dự án iOS tốt nhất cho phép bạn xem, chỉnh sửa và phê duyệt từ bất kỳ đâu.
Chúng tôi đã thử nghiệm các lựa chọn hàng đầu dành cho thiết bị iOS vào năm 2026, trong phạm vi từ các nền tảng đầy đủ tính năng như ClickUp đến các ứng dụng lập kế hoạch cá nhân gọn nhẹ như Things 3. Dưới đây là tổng quan chi tiết.
Tổng quan về các ứng dụng quản lý dự án iOS tốt nhất
Lưu ý: Trừ khi có ghi chú khác, các mức giá trả phí dưới đây áp dụng cho hình thức thanh toán hàng năm. Giá của Jira được tính theo mô hình tính phí theo số người dùng được cấp phép trong gói 300 người dùng. Chúng tôi đã chia sẻ cả giá hàng tháng và hàng năm cho Basecamp, vì trang giá của ứng dụng này liệt kê gói Pro theo tháng và gói Pro Không giới hạn theo năm.
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng nổi bật | Giá khởi điểm* | Điểm yếu của ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| ClickUp | Một ứng dụng quản lý công việc, tài liệu và báo cáo | My Tasks, chỉnh sửa công việc đầy đủ trên thiết bị di động, Clips, tiện ích, Apple Watch, Brain và Super Agents | Miễn phí; Có các kế hoạch tùy chỉnh dành cho doanh nghiệp | Có nhiều tính năng hơn so với một ứng dụng danh sách kiểm tra iOS đơn giản |
| Trello | Theo dõi công việc trực quan, ưu tiên Bảng công việc | Hộp thư đến, Trình lập kế hoạch, tiện ích, tự động hóa, Power-Ups và bảng Kanban thân thiện với thao tác chạm | Miễn phí; có phiên bản trả phí từ 5 USD/người dùng/tháng | Hạn chế các yếu tố phụ thuộc, kế hoạch khối lượng công việc và báo cáo tích hợp sẵn |
| Asana | Các quy trình làm việc liên chức năng thường bị đình trệ tại các điểm chuyển giao | Hộp thư đến, Công việc của tôi, Tuần lễ tập trung, truy cập ngoại tuyến, Danh mục đầu tư và tính năng ghi chú bằng giọng nói | Miễn phí; có phiên bản trả phí từ 10,99 USD/người dùng/tháng | Phù hợp hơn cho việc phân loại công việc trên thiết bị di động hơn là lập kế hoạch chi tiết hoặc tái cấu trúc danh mục đầu tư dự án |
| Things 3 | Lập kế hoạch cá nhân trên nền tảng gốc của Apple | Magic Plus, Today, Upcoming, This Evening, Quick Find, Siri, tiện ích và Shortcuts | Giá từ 9,99 USD (thanh toán một lần) | Dừng lại ở nơi bắt đầu hợp tác nhóm |
| TickTick | Kế hoạch cá nhân, nơi công việc, thói quen và các việc lặt vặt được chia sẻ trên một lịch | Ghi chú bằng ngôn ngữ tự nhiên, lịch, thói quen, phương pháp Pomodoro, tiện ích, Danh sách công việc và nhắc nhở theo địa điểm | Miễn phí; phiên bản trả phí từ 35,99 USD/năm | Không có phụ thuộc, chế độ xem khối lượng công việc, bảng điều khiển hoặc quy trình phê duyệt |
| Jira | Các nhóm kỹ thuật làm việc theo chu kỳ sprint và phiếu công việc | Tạo vấn đề trên thiết bị di động, phê duyệt, ảnh chụp màn hình, lộ trình, báo cáo và kiểm soát thông báo | Miễn phí; có phiên bản trả phí từ 7,91 USD/người dùng/tháng (cho 300 người dùng) | Phức tạp đối với các nhóm không chuyên về phần mềm và cần sự hỗ trợ từ quản trị viên |
| Notion | Các nhóm ưu tiên tài liệu đang theo dõi dự án trong cơ sở dữ liệu | Trang, cơ sở dữ liệu, mối quan hệ, tổng hợp, AI trên thiết bị di động, tiện ích và các thao tác nhanh trên bàn phím | Miễn phí; có phiên bản trả phí từ 10 USD/người dùng/tháng | Khả năng truy cập ngoại tuyến bị giới hạn và báo cáo tiến độ công việc không chi tiết bằng các công cụ ưu tiên quản lý dự án (PM-first). |
| monday.com | Một hệ điều hành công việc trực quan dành cho các nhóm vận hành | Bảng màu phân loại, theo dõi thời gian trên thiết bị di động, bảng điều khiển, thao tác nhanh, tự động hóa và tích hợp | Miễn phí; có phiên bản trả phí từ 9 USD/người dùng được cấp phép/tháng | Bảng điều khiển và các thiết lập không gian làm việc nâng cao vẫn cần máy tính để bàn |
| Basecamp | Giao tiếp đơn giản giữa nhóm và khách hàng | Dự án trên một trang, Bảng tin, Campfire, Đăng nhập tự động, Bảng thẻ và Mission Control | Miễn phí; Gói Pro: 15 USD/người dùng/tháng; Gói Pro Không giới hạn: 299 USD/tháng (trả hàng năm) | Không có sự phụ thuộc, kế hoạch khối lượng công việc, công cụ sprint hay tự động hóa thực sự |
| Smartsheet | Nhân viên hiện trường nhập dữ liệu vào bảng dự án trực tuyến | Biểu mẫu ngoại tuyến, Chỉnh sửa lưới trên thiết bị di động, chụp ảnh, ghim địa điểm, phê duyệt và bảng điều khiển | Dùng thử miễn phí; giá từ 9 USD/thành viên/tháng | Dense trên iPhone dành cho công thức, tái cấu trúc và công việc với bảng tính lớn |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn ứng dụng quản lý dự án trên iOS
Các tính năng quan trọng trên điện thoại không giống với những tính năng giúp phần mềm máy tính để bàn bán chạy. Một ứng dụng di động có thể tích hợp mọi tính năng trên đời nhưng vẫn vô dụng nếu việc ghi nhận một công việc phải mất đến bảy lần nhấn. Dưới đây là những điểm phân biệt một ứng dụng quản lý dự án iOS tốt với một bảng điều khiển máy tính để bàn được thu nhỏ lại.
- Ghi nhận nhanh: Bạn nên có thể thêm một công việc, phân công công việc đó và cài đặt ngày đáo hạn chỉ trong vài giây, lý tưởng nhất là từ tiện ích hoặc bảng chia sẻ mà không cần mở ứng dụng đầy đủ
- Hoạt động ngoại tuyến: Mất tín hiệu. Ứng dụng nên cho phép bạn xem và chỉnh sửa các công việc quan trọng khi ngoại tuyến, đồng thời đồng bộ hóa một cách trơn tru khi kết nối lại, chứ không chỉ hiển thị các mục đã được lưu trong bộ nhớ đệm
- Thông báo đáng tin cậy: Kiểm soát chi tiết những thông báo bạn nhận được, giúp các đề cập và vấn đề cần xử lý nổi bật lên trong khi các thông báo không cần thiết được ẩn đi
- Sự tương đồng giữa phiên bản máy tính để bàn và di động: Hãy tìm hiểu trước khi commit để biết những tính năng nào sẽ bị loại bỏ một cách âm thầm trên điện thoại, vì một số công cụ đã loại bỏ những tính năng quan trọng
- Thiết kế ưu tiên thao tác chạm: Kéo và thả, các thao tác vuốt và các nút có thể chạm bằng ngón cái thay vì giao diện con trỏ bị nhồi nhét trên màn hình kính
- Bảo mật cho thiết bị cá nhân: Việc tuân thủ SOC 2 và GDPR là rất quan trọng khi dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên iPhone cá nhân của ai đó
Điểm mấu chốt nằm ở các thông báo – chính là nơi mà phần lớn mọi người vô tình lãng phí cả ngày của mình. Như Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và tác giả cuốn Deep Work, đã nhận định:
Các công cụ mạng đang làm chúng ta phân tâm khỏi những công việc đòi hỏi sự tập trung liên tục, đồng thời làm suy giảm sức chứa của chúng ta để duy trì sự tập trung.
Các công cụ mạng đang làm chúng ta phân tâm khỏi những công việc đòi hỏi sự tập trung liên tục, đồng thời làm suy giảm sức chứa của chúng ta để duy trì sự tập trung.
Các ứng dụng quản lý dự án di động tốt nhất thực sự coi trọng điều này và mang đến cho bạn quyền kiểm soát thực sự đối với những yếu tố làm gián đoạn công việc của bạn.
Các ứng dụng quản lý dự án di động tốt nhất thực sự coi trọng điều này và mang đến cho bạn quyền kiểm soát thực sự đối với những yếu tố làm gián đoạn công việc của bạn.
10 ứng dụng quản lý dự án iOS tốt nhất
10 ứng dụng quản lý dự án iOS tốt nhất bao gồm ClickUp, Trello, Asana, Things 3, TickTick, Jira, Notion, monday.com, Basecamp và Smartsheet. Mỗi ứng dụng được đánh giá dựa trên hiệu suất hoạt động trên thiết bị iOS. Điều này bao gồm tốc độ nhập liệu, khả năng hoạt động khi không có tín hiệu, các tính năng chỉ có trên phiên bản máy tính để bàn và mức giá thực tế.
Mỗi mục nhập đều đề cập đến các tính năng nổi bật, giá cả, đánh giá của người dùng, những hạn chế của ứng dụng và đối tượng người dùng nên bỏ qua ứng dụng này.
1. ClickUp (Tốt nhất cho một ứng dụng duy nhất quản lý công việc, tài liệu và báo cáo)
ClickUp là một nền tảng tích hợp quản lý công việc và dự án, nơi các công việc, tài liệu, chế độ xem, lịch, báo cáo và trí tuệ nhân tạo (AI) đều được tích hợp trong một không gian làm việc duy nhất. Ứng dụng iOS mang hầu hết các tính năng đó lên điện thoại của bạn.
Ví dụ: vuốt sang phải, bạn sẽ vào phần Phân cấp, di chuyển qua các Không gian, Thư mục và Danh sách công việc chính xác như cách bạn làm trên máy tính xách tay. Màn hình Home tập hợp các công việc, nhắc nhở, trò chuyện và bình luận vào một màn hình duy nhất, kèm theo hỗ trợ ngoại tuyến đầy đủ chức năng cho những lúc bạn mất tín hiệu. Ngoài ra, bạn có thể mở một tài liệu, xem bảng điều khiển, tham gia cuộc họp SyncUp và hỏi ClickUp Brain (lớp AI tích hợp sẵn) xem có gì thay đổi kể từ thứ Sáu, tất cả đều từ cùng một ứng dụng.
Độ sâu tính năng này phù hợp với những người phải xử lý công việc nhiều tầng: một trưởng nhóm nội dung xem xét các công việc và bản tóm tắt chiến dịch, một quản lý vận hành phê duyệt các yêu cầu trên bảng quy trình, hay một trưởng nhóm chuyển một tin nhắn trò chuyện thành công việc được giao ngay khi đang di chuyển.
Các tính năng nổi bật:
- My Tasks tổng hợp các công việc được giao, nhắc nhở, bình luận và các sự kiện lịch kết nối trên cùng một màn hình
- Chỉnh sửa công việc đầy đủ trên thiết bị di động, bao gồm công việc con, danh sách kiểm tra, Trường Tùy chỉnh, đề cập và bình luận văn bản định dạng phong phú
- ClickUp Clips để ghi lại màn hình nhanh chóng khi việc gõ lời giải thích sẽ mất nhiều thời gian hơn
- Ứng dụng Apple Watch và tiện ích iOS để xem số liệu nhanh chóng và ghi nhận dữ liệu nhanh chóng
- Các "Super Agents" của ClickUp hoạt động ngầm, phân loại các công việc mới và đăng cập nhật trong khi bạn nghỉ ngơi
Giá cả:
Đánh giá:
- G2: 4,6/5 (hơn 13.000 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Một người dùng G2 chia sẻ:
Tôi thích sự tiện lợi khi sử dụng ClickUp trên các thiết bị khác nhau của mình như điện thoại Android, máy tính xách tay Apple và iPad. Việc sử dụng luân phiên từng thiết bị này thực sự rất thuận tiện. Tôi cũng rất đánh giá cao tính năng stand-up mới tích hợp AI, hay còn gọi là tính năng "brain", đang ngày càng được cải thiện. Tôi rất hài lòng với những cải tiến này vì chúng giúp tôi giảm bớt công việc thủ công trong việc tạo báo cáo cho từng khách hàng.
Tôi thích sự tiện lợi khi sử dụng ClickUp trên các thiết bị khác nhau của mình như điện thoại Android, máy tính xách tay Apple và iPad. Việc sử dụng luân phiên từng thiết bị này thực sự rất thuận tiện. Tôi cũng rất đánh giá cao tính năng stand-up mới tích hợp AI, hay còn gọi là tính năng "brain", đang ngày càng được cải thiện. Tôi rất hài lòng với những cải tiến này vì chúng giúp tôi giảm bớt công việc thủ công trong việc tạo báo cáo cho từng khách hàng.
Điểm yếu: ClickUp có nhiều tính năng hơn so với các ứng dụng quản lý công việc iOS chuyên dụng, và bạn sẽ cảm nhận được điều đó ngay trong tuần đầu tiên. Các tính năng như Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và chế độ xem cần một chút thời gian để làm quen trên màn hình nhỏ. Các nhóm làm việc xây dựng cấu trúc trên máy tính để bàn trước, sau đó sử dụng điện thoại để ghi chép và xem lại, sẽ nhanh chóng vượt qua khó khăn này.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm làm việc đa chức năng có các nhà quản lý thường xuyên phải tham gia các cuộc họp liên tiếp và cần thực hiện các thao tác phê duyệt, bình luận và cập nhật trạng thái ngay trên điện thoại.
Bỏ qua nếu: Bạn chỉ cần một ứng dụng danh sách công việc cần làm cho các công việc cá nhân. Một công cụ nhẹ hơn sẽ mang lại cảm giác nhanh hơn.
2. Trello (Tốt nhất cho việc theo dõi công việc trực quan, ưu tiên Bảng công việc)
Trello là công cụ bảng Kanban của Atlassian, hoạt động dựa trên các thẻ mà bạn có thể kéo thả giữa các danh sách công việc. Mô hình này được thiết kế dành riêng cho thao tác chạm từ rất lâu trước khi được tối ưu hóa cho điện thoại. Bạn mở bảng, dùng ngón tay cái di chuyển một thẻ từ "Việc cần làm" sang "Đã hoàn thành", và nắm bắt tình trạng dự án chỉ trong nháy mắt.
Ứng dụng iOS này tận dụng điều đó thông qua hai tính năng hộp thư đến và Planner. Bất kỳ nội dung nào bạn ghi lại — một tin nhắn Slack, một email, hay một ý tưởng chưa hoàn chỉnh — đều được đưa vào hộp thư đến trước tiên. Sau đó, bạn mở Planner (nằm ở thanh điều hướng dưới cùng) và lên lịch cho nội dung đó trên Lịch Google hoặc Outlook đã kết nối. Điện thoại trở thành thiết bị ghi lại, còn Bảng trở thành công cụ theo dõi tiến độ.
Ứng dụng này rất phù hợp cho một freelancer đang phải xoay xở với ba khách hàng, một nhóm tiếp thị hai người điều hành ban biên tập, hoặc một startup đang theo dõi lỗi và tuyển dụng thông qua một vài cột dữ liệu.
Các tính năng nổi bật:
- Tạo thẻ và chế độ xem các bảng được đồng bộ ngay cả khi ngoại tuyến; các thay đổi sẽ tự động cập nhật ngay khi kết nối mạng được khôi phục
- Các tiện ích trên màn hình chính giúp tạo thẻ trong Hộp thư đến hoặc bảng công việc và đánh dấu thẻ đã hoàn thành ngay tại đó
- Các quy tắc tự động hóa được kích hoạt trực tiếp trên Bảng, do đó khi bạn di chuyển một thẻ trên điện thoại, thẻ đó có thể tự động gán nhiệm vụ và cài đặt ngày đáo hạn cho chính nó
- Các tính năng mở rộng để tích hợp lịch, báo cáo và các tính năng khác, không giới hạn số lượng tính năng mà một bảng có thể chạy
Giá cả:
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/người dùng/tháng
- Gói Premium: 10 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 17,50 USD/người dùng/tháng
Đánh giá:
- G2: 4,4/5 (hơn 14.000 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 23.000 đánh giá)
Một người dùng G2 đề cập:
Trello sở hữu giao diện người dùng rất mượt mà và hấp dẫn. Ứng dụng này kết nối với nhiều ứng dụng khác và có các phiên bản được phát triển tốt cho cả Android lẫn iOS. Các nhóm có thể tạo, phân công, cộng tác, theo dõi và tổ chức công việc trên nhiều dự án khác nhau. Ban quản lý cũng có thể phân tích từng dự án để xem thời gian thực hiện và nguồn lực đã sử dụng.
Trello sở hữu giao diện người dùng rất mượt mà và hấp dẫn. Ứng dụng này kết nối với nhiều ứng dụng khác và có các phiên bản được phát triển tốt cho cả Android lẫn iOS. Các nhóm có thể tạo, phân công, cộng tác, theo dõi và tổ chức công việc trên nhiều dự án khác nhau. Ban quản lý cũng có thể phân tích từng dự án để xem thời gian thực hiện và nguồn lực đã sử dụng.
Hạn chế: Trello bộc lộ hạn chế khi dự án cần xử lý các mối quan hệ phụ thuộc, lập kế hoạch khối lượng công việc hoặc báo cáo tích hợp sẵn. Các tính năng Power-Ups và chế độ xem Premium có thể bù đắp một phần những hạn chế này, dù bảng làm việc vẫn là trung tâm của ứng dụng.
Phù hợp nhất cho: Các freelancer và nhóm nhỏ muốn có một bảng quản lý dự án có thể vận hành hoàn toàn từ điện thoại, gần như không cần thiết lập.
Bỏ qua nếu: Các dự án của bạn phụ thuộc nhiều vào dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc và chế độ xem tài nguyên. Bạn sẽ phải chuyển sang đang theo dõi những yếu tố đó ở nơi khác trong vòng một tháng.
Xem thêm: ClickUp so với Trello
3. Asana (Tốt nhất cho quy trình làm việc liên chức năng)
Asana là nền tảng quản lý công việc dành cho các nhóm có các dự án phải trải qua nhiều khâu xử lý trước khi ra mắt. Nền tảng này được xây dựng dựa trên một nguyên tắc: mỗi công việc chỉ có thể có một người được giao nhiệm vụ. Không ai ẩn mình trong một nhóm người chịu trách nhiệm, và mỗi lần chuyển giao đều có tên người được giao nhiệm vụ cụ thể. Điều này khiến Asana phù hợp với các nhóm vận hành và đội ra mắt sản phẩm, những nhóm cần tính trách nhiệm hơn là các công cụ bổ sung.
Ngoài ra, Asana giúp người khác không bị cản trở thay vì cố gắng chuyển toàn bộ không gian làm việc của bạn sang iOS. Hộp thư đến tổng hợp các cập nhật từ mọi dự án bạn tham gia và mọi công việc bạn đang theo dõi. Lọc theo “Được giao cho tôi” hoặc “Được @đề cập”, lưu lại dưới dạng tab và xóa sạch trước cuộc họp đầu tiên. Nhấn vào bất kỳ thông báo nào để phân công lại, bình luận hoặc thay đổi ngày đáo hạn mà không cần rời khỏi nguồn tin.
My Tasks quản lý danh sách công việc của riêng bạn, còn Weekly Focus lọc ra những việc cần hoàn thành trước thứ Sáu.
Các tính năng nổi bật:
- Tính năng truy cập ngoại tuyến cho phép bạn tạo và chỉnh sửa ngay cả khi đang trên chuyến bay hoặc ở khu vực không có sóng, sau đó đồng bộ hóa khi kết nối lại
- Tính năng Danh mục đầu tư và Tìm kiếm trên iOS cho phép khách hàng tiềm năng xem thông tin về nhiều dự án cùng lúc ngay trên điện thoại
- Tính năng "multi-homing" cho phép bạn gán một công việc vào nhiều dự án thay vì sao chép nó, do đó khi bạn đóng công việc đó trên điện thoại, tất cả các vị trí mà công việc đó xuất hiện đều được cập nhật
- Ghi âm ghi chú giọng nói trên iPhone của bạn và tự động chuyển đổi nó thành một công việc kèm theo tiêu đề, người được giao và ngày đáo hạn
Lưu ý: Tính năng Danh mục đầu tư chỉ có sẵn trong gói trả phí. Nếu nhóm của bạn đang sử dụng gói miễn phí, trải nghiệm “xem nhiều dự án cùng lúc trên điện thoại” mà bạn đang thử nghiệm sẽ không giống với trải nghiệm thực tế mà bạn sẽ nhận được.
Giá cả:
- Miễn phí
- Starter: 10,99 USD mỗi người dùng/tháng
- Nâng cao: 24,99 USD mỗi người dùng/tháng
- Enterprise và Enterprise+: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá:
- G2: 4,4/5 (hơn 13.000 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 13.000 đánh giá)
Một người dùng G2 mô tả:
Asana cho phép bạn giao dự án cho một thành viên cụ thể trong nhóm và thiết lập ngày đáo hạn. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các công việc theo dự án và bộ phận. Toàn bộ nhóm sẽ nhận được thông báo khi dự án hoàn thành. Ứng dụng iOS của Asana còn tích hợp với Apple Watch, cho phép bạn nhận thông báo mỗi khi có người chỉnh sửa hoặc thêm dự án vào Asana.
Asana cho phép bạn giao dự án cho một thành viên cụ thể trong nhóm và thiết lập ngày đáo hạn. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các công việc theo dự án và bộ phận. Toàn bộ nhóm sẽ nhận được thông báo khi dự án hoàn thành. Ứng dụng iOS của Asana còn tích hợp với Apple Watch, cho phép bạn nhận thông báo mỗi khi có người chỉnh sửa hoặc thêm dự án vào Asana.
Điểm yếu: Ứng dụng di động của Asana phù hợp hơn cho việc phân loại công việc hơn là lập kế hoạch chi tiết. Ứng dụng này hoạt động tốt cho các công việc như phê duyệt, bình luận, nhiệm vụ nhanh và kiểm tra quyền sở hữu. Các công việc lập kế hoạch quy mô lớn hơn, như điều chỉnh dòng thời gian hoặc xem xét danh mục đầu tư, vẫn mang lại trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng trên máy tính để bàn.
Phù hợp nhất cho: Điều phối việc bàn giao công việc trong nhóm, quy trình phê duyệt, thời hạn và cập nhật dự án từ iPhone hoặc iPad.
Bỏ qua nếu: Bạn cần một ứng dụng ghi chú cá nhân nhanh chóng. Things 3 sẽ mang lại cảm giác nhẹ nhàng hơn.
Xem thêm: Tại sao nên chọn ClickUp thay vì Asana
4. Things 3 (Tốt nhất cho kế hoạch cá nhân trên nền tảng Apple)
Things 3 là ứng dụng quản lý công việc cá nhân dành cho một người dùng trên thiết bị Apple, được phát triển bởi studio Cultured Code của Đức. Ứng dụng này không hỗ trợ người được giao nhiệm vụ, bình luận hay bảng chia sẻ. Đây là lựa chọn đáng tin cậy dành cho các chuyên gia tư vấn, nhà sáng lập và bất kỳ ai tự quản lý khối lượng công việc của mình và mong muốn một công cụ lập kế hoạch mở ngay lập tức mà không bao giờ gây phiền hà.
Trên iPhone, toàn bộ ứng dụng tập trung vào việc quyết định bước tiếp theo. Màn hình "Today" hiển thị danh sách ngắn các việc cần làm mà bạn đã cam kết thực hiện, với các sự kiện lịch được nhóm lại phía trên. Màn hình "Upcoming" trình bày phần còn lại của tuần: các việc cần làm đã lên lịch, việc cần làm lặp lại, hạn chót và sự kiện. Mục "Dự án" chứa các công việc nhiều bước, còn mục "Areas" chứa các trách nhiệm đang diễn ra như Tài chính hoặc Công việc với khách hàng.
Chính tính năng ghi chú nhanh là yếu tố giúp ứng dụng này trở nên thiết yếu trên điện thoại. Nhấn vào nút Magic Plus, kéo nó đến bất kỳ đâu, và việc cần làm sẽ xuất hiện chính xác tại vị trí bạn thả nó xuống.
Các tính năng nổi bật:
- Chức năng chỉnh sửa danh sách công việc đẳng cấp máy tính để bàn mang đến các thao tác hàng loạt thực sự trên điện thoại. Vuốt xuống các vòng tròn để lựa chọn nhiều nhiệm vụ cùng lúc, sau đó kéo toàn bộ nhóm nhiệm vụ đó đến vị trí cần thiết
- Jump Start nhận diện ngày tháng bằng ngôn ngữ tự nhiên. Nhập “Tom” để chỉ ngày mai, “Sat” để chỉ thứ Bảy, hoặc “Wed 8pm” để đặt lời nhắc nhở có thời gian cụ thể
- Ứng dụng This Evening sẽ tách riêng các nhiệm vụ mà bạn chỉ có thể xử lý sau khi về nhà, giúp danh sách công việc "Hôm nay" của bạn không còn hứa hẹn quá mức.
- Tính năng Tìm nhanh sẽ tìm kiếm trong mọi dự án, việc cần làm và thẻ ngay khi bạn nhập văn bản. Tính năng này cũng nhận diện khi bạn nhập một thẻ và hiển thị bộ lọc áp dụng cho toàn bộ ứng dụng ngay lập tức
Giá cả:
- iPhone & Apple Watch: 9,99 USD (thanh toán một lần)
- iPad: 19,99 USD (thanh toán một lần)
- Mac: 49,99 USD (thanh toán một lần)
- Vision Pro: 29,99 USD (thanh toán một lần)
- Đăng ký: Không có, tính đến thời điểm hiện tại
Ghi chú: Things 3 không có tính năng AI. Đối với các nhóm đang tìm kiếm các tính năng AI, đây là một điểm trừ lớn. Đối với những ai muốn một ứng dụng lập kế hoạch thực hiện chính xác những gì họ đã nhập, đó lại chính là điểm hấp dẫn nhất.
Đánh giá:
- G2: 4,4/5 (hơn 20 đánh giá)
- Capterra: 4,8/5 (hơn 140 đánh giá)
Một người dùng G2 đề cập:
Things chắc chắn là một ứng dụng danh sách việc cần làm (To Do) mạnh mẽ. Ứng dụng này có thiết kế đẹp mắt, giao diện gọn gàng và trực quan, đồng thời đồng bộ hóa mượt mà với các thiết bị trong hệ sinh thái Apple.
Things chắc chắn là một ứng dụng danh sách việc cần làm (To Do) mạnh mẽ. Ứng dụng này có thiết kế đẹp mắt, giao diện gọn gàng và trực quan, đồng thời đồng bộ hóa mượt mà với các thiết bị trong hệ sinh thái Apple.
Ghi chú: Hồ sơ G2 của Things 3 chưa được xác nhận tại thời điểm viết bài blog này.
Hạn chế: Things 3 dừng lại ở điểm mà công việc nhóm bắt đầu. Ứng dụng này không hỗ trợ cộng tác thời gian thực, người được giao nhiệm vụ, không gian dự án chung, cũng như không hỗ trợ các thành viên trong nhóm sử dụng Android hoặc Windows.
Phù hợp nhất cho: Người dùng Apple cá nhân muốn có lộ trình nhanh nhất có thể từ ý tưởng đến danh sách công việc được sắp xếp gọn gàng.
Bỏ qua nếu: Có người khác cần xem, sở hữu hoặc bình luận về công việc và dự án của bạn.
Ghi chú: Việc mua Things 3 chỉ cần thực hiện một lần cho mỗi nền tảng, không phải cho mỗi người dùng hay theo gói. Các phiên bản dành cho iPhone, iPad và Mac được bán riêng biệt. Nếu bạn muốn sử dụng trên tất cả các nền tảng, chi phí thực tế sẽ gần 80 USD, chứ không phải 9,99 USD.
5. TickTick (Tốt nhất cho việc lập kế hoạch cá nhân, nơi công việc, thói quen và các việc lặt vặt được chia sẻ trên một lịch)
TickTick là một ứng dụng danh sách việc cần làm kết hợp giữa lịch, công cụ theo dõi thói quen và bộ đếm thời gian Pomodoro mà vẫn giữ được sự gọn nhẹ. Ứng dụng này nằm giữa Apple Reminders và một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp. Ứng dụng này rất phù hợp cho các freelancer, sinh viên và những người làm việc độc lập, những người có các dự án kết hợp giữa thời hạn của khách hàng, các khoảng thời gian học tập, việc vặt và thói quen hàng ngày.
Trên iPhone, điểm nổi bật là mọi thứ đều được chia sẻ trên cùng một dòng thời gian. Hạn chót của khách hàng, thói quen tập gym và phiên làm việc tập trung đều xuất hiện trong cùng một chế độ xem lịch, giúp bạn nắm bắt được bức tranh thực tế của một ngày. Nhập “mua sơn vào thứ Bảy lúc 4 giờ chiều”, ứng dụng sẽ tự động nhận diện ngày và giờ từ câu lệnh. Hỏi Siri, và công việc sẽ xuất hiện mà không cần mở khóa thiết bị.
Các tiện ích (widget) hiển thị lịch trình của bạn ngay trên màn hình chính, và ứng dụng Apple Watch cho phép bạn đánh dấu các mục đã hoàn thành mà không cần lấy điện thoại ra.
Các tính năng nổi bật:
- Estimated Pomo phân bổ một khối thời gian tập trung cho mỗi công việc, sau đó đang theo dõi thời gian thực tế so với khối thời gian đó, đây là phương pháp gần nhất với ước lượng thời gian
- Tích hợp HealthKit giúp đồng bộ hóa thời gian tập trung của bạn vào Apple Health, nhờ đó dữ liệu về mức độ tập trung sẽ được hiển thị cùng với dữ liệu về giấc ngủ và hoạt động thể chất
- Các Danh sách Thông minh và bộ lọc tùy chỉnh giúp tạo các chế độ xem đã lưu trên mọi danh sách, nhờ đó phần “Công việc hôm nay cho khách hàng” sẽ xuất hiện ngay bên cạnh danh sách việc cần làm mà không bị trộn lẫn với nhau
- Các nhắc nhở dựa trên vị trí sẽ kích hoạt khi bạn đến một địa điểm nào đó thay vì vào một thời gian cố định, vì vậy nhắc nhở “gọi cho chủ nhà” sẽ xuất hiện ngay khi bạn bước vào cửa
Giá cả:
- Miễn phí
- Gói Premium (hàng năm): 35,99 USD
Lưu ý: Phiên bản iOS hiện tại của TickTick không đề cập đến bất kỳ tính năng AI nào. Không có tính năng ghi chú, chuyển văn bản thành giọng nói hay tóm tắt bằng AI. Nếu việc mục nhập có sự hỗ trợ của AI là yếu tố quan trọng đối với bạn, đây không phải là ứng dụng phù hợp.
Đánh giá:
- G2: 4,5/5 (hơn 100 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 120 đánh giá)
Một người dùng G2 chia sẻ:
TickTick sẽ tự động cài đặt ngày và giờ ngay khi chúng ta nhập các từ hoặc cụm từ như “ngày mai”, “Monday lúc 8 giờ sáng”, v.v. Ngoài ra, chúng ta còn có thể thêm các thói quen thường xuyên để cải thiện cuộc sống hàng ngày.
TickTick sẽ tự động cài đặt ngày và giờ ngay khi chúng ta nhập các từ hoặc cụm từ như “ngày mai”, “Monday 8 giờ sáng”, v.v. Ngoài ra, chúng ta còn có thể thêm các thói quen thường xuyên để cải thiện cuộc sống hàng ngày.
Ghi chú: Hồ sơ G2 của TickTick chưa được xác nhận tại thời điểm viết bài blog này.
Điểm yếu: TickTick là một ứng dụng lập kế hoạch cá nhân được "khoác lên mình bộ áo" của ứng dụng quản lý dự án. Không có tính năng phụ thuộc, chế độ xem Khối lượng công việc, bảng điều khiển hay quy trình phê duyệt.
Phù hợp nhất cho: Những người lập kế hoạch cá nhân muốn quản lý hạn chót, thói quen và thời gian tập trung trên cùng một lịch.
Bỏ qua nếu: Có hơn hai người cần xem kế hoạch, hoặc bạn đang theo dõi các tác vụ có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau.
6. Jira (Phù hợp nhất cho các nhóm kỹ thuật làm việc theo chu kỳ sprint và phiếu công việc)
Jira là công cụ theo dõi vấn đề của Atlassian và là lựa chọn mặc định cho các nhóm kỹ thuật áp dụng phương pháp Scrum hoặc Kanban. Công việc trong công cụ này được xử lý dưới dạng các vấn đề di chuyển qua quy trình làm việc thay vì các công việc trong danh sách. Đây là một lựa chọn mạnh mẽ và đã được kiểm chứng qua thời gian dành cho các nhóm phát triển, kiểm thử chất lượng (QA), sản phẩm và CNTT đang sử dụng hệ sinh thái Atlassian.
Ứng dụng iOS này giúp duy trì tính minh bạch của hệ thống phiếu công việc giữa các buổi họp standup. Tại đây, bạn có thể ghi lại lỗi mà khách hàng vừa mô tả, thêm ảnh chụp màn hình và tạo phiếu công việc ngay lập tức trước khi quên mất các chi tiết. Tạo hoặc chỉnh sửa bất kỳ mục công việc nào, để lại bình luận và kiểm tra lộ trình phát triển khi ai đó hỏi về tiến độ của bản phát hành.
Tổng quan dự án hiển thị các chỉ số chính ngay từ cái nhìn đầu tiên, giúp bạn nhận biết liệu một sprint có đang đi chệch hướng hay không mà không cần mở máy tính xách tay.
Các tính năng nổi bật:
- Các tùy chọn điều khiển thông báo cho phép bạn tạm hoãn thông báo hoặc cài đặt giờ công việc, để một dự án bận rộn không làm điện thoại của bạn rung lên liên tục
- Các quy trình yêu cầu và phê duyệt cho phép bạn xử lý hàng đợi của bộ phận hỗ trợ kỹ thuật ngay trên điện thoại, mà không cần đến bảng điều khiển của quản trị viên
- Tệp đính kèm ảnh từ Thư viện ảnh biến điện thoại của bạn thành công cụ báo lỗi nhanh nhất mà nhóm có, vì việc chụp ảnh chụp màn hình và tạo phiếu báo lỗi diễn ra chỉ trong một thao tác duy nhất
- Các bản đồ lộ trình và báo cáo trên thiết bị di động giúp khách hàng tiềm năng nắm bắt trạng thái triển khai giữa các cuộc họp
Giá cả:
- Miễn phí (tối đa 10 người dùng)
- Gói Tiêu chuẩn: 7,91 USD/người dùng/tháng (300 người dùng)
- Gói Premium: 14,54 USD/người dùng/tháng (300 người dùng)
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Ghi chú: Giá của Jira thay đổi tùy theo tổng số người dùng được cấp phép mà bạn mua.
Đánh giá:
- G2: 4,3/5 (hơn 7.800 đánh giá)
- Capterra: 4,4/5 (hơn 15.000 đánh giá)
Một người dùng G2 chia sẻ:
Sự tiện lợi mà Jira Cloud Mobile mang lại là điều tôi ưa thích nhất cho đến nay vì nó cho phép tôi theo dõi công việc đã hoàn thành và các công việc được giao. Hơn nữa, tôi có thể cập nhật từ xa cho nhóm của mình về bất kỳ thay đổi nào cần được chú ý đặc biệt. Thông báo đẩy là một tính năng khác giúp tôi luôn cập nhật thông tin, và tôi thích rằng ngay cả khi ở chế độ ngoại tuyến, tôi vẫn luôn được cập nhật, điều này đã rất hữu ích cho đến nay.
Sự tiện lợi mà Jira Cloud Mobile mang lại là điều tôi ưa thích nhất cho đến nay vì nó cho phép tôi theo dõi công việc đã hoàn thành và các công việc được giao. Hơn nữa, tôi có thể cập nhật từ xa cho nhóm của mình về bất kỳ thay đổi nào cần được chú ý đặc biệt. Thông báo đẩy là một tính năng khác giúp tôi luôn cập nhật thông tin, và tôi thích rằng ngay cả khi ở chế độ ngoại tuyến, tôi vẫn luôn được cập nhật, điều này đã rất hữu ích cho đến nay.
Điểm yếu: Jira mạnh mẽ vì tính chuyên biệt, và chính sự chuyên biệt đó lại khiến bạn phải trả giá. Các nhóm không thường xuyên phát hành phần mềm thường thấy các quy trình làm việc, cấu trúc trường dữ liệu và quyền truy cập phức tạp hơn so với nhu cầu công việc của họ.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm kỹ thuật và CNTT cần đảm bảo danh sách công việc (backlog) luôn chính xác giữa các buổi họp standup.
Bỏ qua nếu: Không ai trong nhóm viết mã, hoặc bạn muốn một công cụ không cần quản trị viên.
Bạn đang tìm kiếm cái nhìn tổng quan về các công cụ quản lý dự án hàng đầu? Hãy xem video này để chọn ra công cụ phù hợp nhất cho nhóm của bạn:
7. Notion (Phù hợp nhất cho các nhóm ưu tiên tài liệu, đang theo dõi dự án trong cơ sở dữ liệu)
Notion là một không gian làm việc kết hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu dành cho các nhóm muốn lưu trữ kế hoạch, ghi chú và công cụ theo dõi tại cùng một nơi. Ứng dụng này được ưa chuộng trong các nhóm nội dung, tiếp thị, nghiên cứu và khởi nghiệp – những nhóm ưu tiên nội dung trên trang trước, quy trình làm việc sau.
Ứng dụng này phát huy hiệu quả tối đa trên iPhone của bạn khi cấu trúc đã được thiết lập sẵn. Bạn có thể mở một trang wiki, tìm kiếm một quyết định, để lại bình luận trên một công việc hoặc thêm một hàng vào lịch nội dung ngay cả khi đang ở ngoài hành lang. Các tiện ích trên Màn hình chính có thể mở một trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể, trong khi tiện ích AI cho phép truy cập trực tiếp vào tính năng trò chuyện, máy ảnh hoặc giọng nói.
Notion AI cũng được tích hợp vào trải nghiệm di động. Bạn có thể yêu cầu tóm tắt một trang dài, nhận câu trả lời nhanh từ bối cảnh không gian làm việc, hoặc nhận sự hỗ trợ soạn thảo bản cập nhật tiếp theo mà không cần phải chờ đến khi quay lại bàn làm việc.
Các tính năng nổi bật:
- Các trang linh hoạt với hơn 50 loại khối cho phép một không gian làm việc chứa các thông số kỹ thuật, bản tóm tắt, ghi chú, nội dung nhúng, bảng hình ảnh và trung tâm dự án gọn nhẹ
- Cơ sở dữ liệu có thể trở thành lịch nội dung, lộ trình phát triển, thư viện nghiên cứu hoặc bảng công việc đơn giản
- Các thuộc tính quan hệ và tổng hợp để kết nối các dự án, công việc, người phụ trách, chiến dịch và tài nguyên giữa các cơ sở dữ liệu
- Các nút truy cập nhanh phía trên bàn phím iOS cho phép bạn thêm đề cập, tải lên ảnh, định dạng khối văn bản và sử dụng tính năng nhận diện giọng nói
Giá cả:
- Miễn phí
- Ngoài ra: 10 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 20 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá:
- G2: 4,6/5 (hơn 12.000 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 2.500 đánh giá)
Một người dùng G2 chia sẻ:
Điểm nổi bật nhất chính là ứng dụng di động, đặc biệt trên iOS, giúp việc truy cập Notion khi đang di chuyển trở nên cực kỳ thuận tiện. Ngoài ra, còn có một bot rất hữu ích có thể trả lời nhanh chóng các câu hỏi của tôi, giúp giải quyết vấn đề trực tiếp ngay trong ứng dụng một cách dễ dàng.
Điểm nổi bật nhất chính là ứng dụng di động, đặc biệt trên iOS, giúp việc truy cập Notion khi đang di chuyển trở nên vô cùng tiện lợi. Ngoài ra, còn có một bot rất hữu ích có thể trả lời nhanh chóng các câu hỏi của tôi, giúp giải quyết vấn đề trực tiếp ngay trong ứng dụng một cách dễ dàng.
Hạn chế: Nếu nhóm của bạn cần các tính năng như quản lý phụ thuộc, lập kế hoạch sức chứa hoặc báo cáo triển khai có cấu trúc trên ứng dụng iOS, Notion sẽ không đáp ứng được yêu cầu.
Phù hợp nhất cho: Theo dõi dự án tập trung vào tài liệu, wiki nhóm, lịch nội dung và trung tâm nghiên cứu cần tương thích tốt với cả iPhone và iPad.
Bỏ qua nếu: Bạn muốn một ứng dụng quản lý dự án chuyên dụng với các tính năng quản lý phụ thuộc và báo cáo sẵn có ngay từ đầu.
Xem thêm: Các ứng dụng năng suất tốt nhất cho iOS
8. monday.com (Tốt nhất cho hệ điều hành công việc trực quan dành cho các nhóm vận hành)
monday.com được thiết kế dành cho các nhà quản lý vận hành, trưởng bộ phận tiếp thị và đội ngũ dịch vụ khách hàng. Đây là một nền tảng làm việc trực quan, nơi mọi quy trình đều được hiển thị trên một bảng được phân loại theo màu sắc. Các cột chứa dữ liệu, còn các nút trạng thái thể hiện trạng thái công việc. Bạn có thể đánh giá tình trạng của dự án thông qua màu sắc ngay cả trước khi đọc bất kỳ từ nào. Đây là lựa chọn phù hợp cho các nhóm đang vận hành các quy trình chung với nhiều thành phần phức tạp.
Chính những màu sắc này là những gì còn lại khi hiển thị trên màn hình nhỏ. Một bảng thông tin vốn sẽ trở thành bảng tính khó đọc trên điện thoại nay biến thành một chồng thẻ có thể cuộn với các nút trạng thái có thể nhấn. Thêm một bản cập nhật, đính kèm ảnh từ chuyến thăm hiện trường, sau đó chuyển đổi giữa các chế độ xem để xem cùng một công việc theo bốn cách khác nhau.
Các bảng mới mà bạn tạo trong ứng dụng sẽ tự động xuất hiện trong không gian làm việc chính của bạn theo mặc định, giúp quá trình ghi chú diễn ra nhanh chóng và bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý sau này.
Các tính năng nổi bật:
- Bắt đầu, dừng và ghi lại giờ làm việc tính phí trực tiếp trong các mục cụ thể bằng iPhone hoặc iPad của bạn
- Các tiện ích bảng điều khiển toàn màn hình hiển thị số liệu về ngân sách, tiến độ và khối lượng công việc ngay trên điện thoại của bạn
- Các thao tác nhanh trên màn hình chính của thiết bị di động cho phép bạn ghi âm tóm tắt cuộc gọi ngay khi cuộc gọi diễn ra, sau đó tạo tệp đính kèm cho giao dịch phù hợp sau đó
- Tự động hóa và tích hợp để giảm bớt công việc lặp lại trong các quy trình phê duyệt, thay đổi trạng thái, nhắc nhở và chuyển giao công việc
Giá cả:
- Miễn phí (tối đa 2 người dùng được cấp phép)
- Cơ bản: 9 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Gói Tiêu chuẩn: 12 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Pro: 19 USD/người dùng được cấp phép/tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá:
- G2: 4,7/5 (hơn 16.000 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 6.000 đánh giá)
Một người dùng G2 mô tả:
Monday đã giúp chúng tôi cập nhật thông tin kịp thời cho các đội thi công tại hiện trường, nhờ đó họ có thể truy cập ngay lập tức vào thông tin dự án. Các nhân viên tại hiện trường có thể truy cập thông tin trên iPad của họ.
Monday đã giúp chúng tôi cập nhật thông tin kịp thời cho các đội làm việc tại hiện trường, nhờ đó họ có thể truy cập ngay lập tức vào thông tin dự án. Các nhân viên tại hiện trường có thể truy cập thông tin trên iPad của họ.
Hạn chế: Bảng điều khiển chỉ có thể được tạo trên máy tính để bàn, và chế độ xem bảng điều khiển cấp ban lãnh đạo chỉ ở chế độ chỉ đọc trên điện thoại.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm vận hành và tiếp thị, những người thiết lập quy trình làm việc một lần trên máy tính để bàn và sau đó thực thi quy trình đó từ điện thoại của họ.
Bỏ qua nếu: Bạn muốn tạo bảng điều khiển, cấu hình quy trình làm việc phức tạp và quản lý mọi cấp độ của hệ thống từ điện thoại.
9. Basecamp (Tốt nhất cho việc giao tiếp đơn giản giữa nhóm và khách hàng)
Basecamp được thiết kế dành cho các nhóm thường mất thời gian vì các tin nhắn rải rác. Công cụ này của 37signals cung cấp một trang duy nhất cho mỗi dự án. Danh sách việc cần làm, bảng tin, phòng trò chuyện, lịch trình, tài liệu và tệp tin đều được tập trung tại một nơi. Ứng dụng này được sử dụng rộng rãi trong các công ty quảng cáo, đội ngũ dịch vụ khách hàng, tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp nhỏ mong muốn giảm bớt số lượng nền tảng cần kiểm tra công việc.
Thiết lập một trang duy nhất chính là yếu tố khiến ứng dụng này trở nên hấp dẫn đối với các nhà quản lý dự án trên iOS. Mở một dự án lên, mọi thứ đều hiển thị ngay trước mắt, nên việc cập nhật tiến độ chỉ cần xem một màn hình thay vì bốn màn hình. Trả lời bài đăng trên bảng, đánh dấu hoàn thành trong danh sách kiểm tra hoặc tham gia cuộc trò chuyện trên Campfire. Bạn có thể tạm tắt thông báo khi cần dự án không làm phiền mình.
Tính năng "Check-in tự động" là một trong những điểm nổi bật của ứng dụng này. Basecamp sẽ gửi một câu hỏi cố định đến nhóm của bạn theo lịch trình do bạn chọn. Mọi người trả lời trực tiếp từ điện thoại của mình, thay thế cho cuộc họp đứng hàng ngày.
Các tính năng nổi bật:
- Các bảng thảo luận lưu trữ các thông báo và quyết định dưới dạng các bài đăng theo chủ đề, chứ không phải dưới dạng cuộn tin nhắn trò chuyện, do đó một quyết định được đưa ra cách đây ba tuần vẫn dễ dàng tìm thấy
- Card Tables cung cấp cho bạn một bảng Kanban khi danh sách công việc đơn thuần không phù hợp với công việc
- Các báo cáo như LineUp, Mission Control và Hilltop cho thấy những công việc quá hạn, chưa được phân công hoặc dồn dập trên một người trong mọi dự án
- Menu "Hey!" để tổng hợp thông báo, đề cập, nhiệm vụ, dấu trang, bản nháp và hoạt động gần đây trong một chế độ xem di động duy nhất
Giá cả:
- Miễn phí (1 dự án, tối đa 20 người dùng, 1 GB dung lượng lưu trữ)
- Pro: 15 USD/người dùng/tháng (trả hàng tháng)
- Pro Không giới hạn: 299 USD/tháng (trả theo năm)
Đánh giá:
- G2: 4,1/5 (hơn 5.400 đánh giá)
- Capterra: 4,3/5 (hơn 14.400 đánh giá)
Một người dùng G2 đề cập:
Một trong những tính năng hữu ích nhất là “kim chỉ nam” trong Mission Control, giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về trạng thái của từng dự án, cho phép chúng ta nắm bắt tình hình chỉ trong vài giây mà không cần phải vào từng dự án. Ngoài ra, các ứng dụng này trên iOS và iPadOS cho phép chúng ta quản lý công việc và theo dõi tiến độ từ bất kỳ đâu, mang lại sự linh hoạt đáng kể cho công việc hàng ngày.
Một trong những tính năng hữu ích nhất là “kim chỉ nam” trong Mission Control, giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về trạng thái của từng dự án, cho phép chúng ta nắm bắt tình hình chỉ trong vài giây mà không cần phải vào từng dự án. Ngoài ra, các ứng dụng này trên iOS và iPadOS cho phép chúng ta quản lý công việc và theo dõi tiến độ từ bất cứ đâu, mang lại sự linh hoạt cao cho công việc hàng ngày.
Hạn chế: Basecamp cố tình giữ mọi thứ đơn giản, và điều này sẽ gây bất lợi cho bạn nếu bạn cần quản lý các mối phụ thuộc, lập kế hoạch khối lượng công việc, công cụ sprint hoặc tự động hóa thực sự. Ứng dụng này được thiết kế để cập nhật tiến độ, bình luận và trò chuyện. Mục tiêu ở đây không phải là vận hành một hệ thống dự án có cấu trúc từ điện thoại.
Phù hợp nhất cho: Giao tiếp dự án với khách hàng, theo dõi công việc đơn giản, chia sẻ tệp tin và cập nhật thông tin nhóm một cách trơn tru trên iOS.
Bỏ qua nếu: Các dự án của bạn phụ thuộc vào các yếu tố phụ thuộc, tính toán sức chứa hoặc quy trình tự động hóa.
10. Smartsheet (Phù hợp nhất cho các đội làm việc tại hiện trường cần nhập dữ liệu vào bảng dự án trực tuyến)
Smartsheet là một nền tảng quản lý dự án được xây dựng trên nền tảng lưới. Nếu nhóm của bạn đã quen với việc sử dụng bảng tính, thì bố cục này không cần phải giải thích thêm. Điểm khác biệt là các hàng trong nền tảng này chứa các tệp đính kèm, phê duyệt, tự động hóa và báo cáo. Ứng dụng này phù hợp với các nhóm trong lĩnh vực xây dựng, cơ sở vật chất, hậu cần và vận hành, những nhóm có dữ liệu được thu thập từ những người trực tiếp làm việc tại công trường.
Ứng dụng di động này ra đời nhằm thu hẹp khoảng cách giữa trường và bảng biểu. Kỹ thuật viên quét mã vạch trên một thiết bị, chụp ảnh, đánh dấu địa điểm và gửi biểu mẫu kiểm tra.
Ứng dụng này còn tích hợp tính năng Chỉnh sửa Lưới trên Thiết bị Di động được tối ưu hóa cho thao tác chạm, cho phép bạn cập nhật giá trị ô, xem xét các tệp đính kèm PDF và xử lý các yêu cầu phê duyệt nhiều bước chỉ trong vài giây. Các biểu mẫu ngoại tuyến là điểm thu hút chính của ứng dụng. Do tín hiệu thường không ổn định tại công trường, biểu mẫu vẫn có thể mở và lưu dữ liệu, sau đó tự động tải lên khi thiết bị kết nối lại với mạng.
Các tính năng nổi bật:
- Truy cập các chỉ số KPI cấp cao, tiện ích chỉ số và biểu đồ trạng thái được tùy chỉnh cho màn hình iPhone và iPad
- Chức năng chụp ảnh và ghi lại địa điểm cho phép đính kèm bằng chứng hình ảnh và ghim bản đồ vào một hàng, giúp giải quyết các tranh cãi về việc đã thực hiện công việc gì và ở đâu
- Chức năng phê duyệt và yêu cầu cập nhật trên thiết bị di động cho phép người quản lý xử lý yêu cầu trực tiếp từ thông báo mà không cần mở trang chi tiết đầy đủ
- Chụp ảnh bằng thiết bị iOS của bạn và đánh dấu bằng mũi tên hoặc ghi chú trước khi tạo tệp đính kèm trực tiếp vào một hàng
Giá cả:
- Pro: 9 USD/thành viên/tháng
- Kinh doanh: 19 USD/thành viên/tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
- Quản lý công việc nâng cao: Giá cả tùy chỉnh
Ghi chú: Gói miễn phí cũ đã ngừng áp dụng cho các đăng ký mới kể từ ngày 28 tháng 8 năm 2024. Các tài khoản miễn phí hiện có vẫn tiếp tục hoạt động, nhưng các nhóm mới sẽ được cung cấp gói dùng thử thay thế.
Đánh giá:
- G2: 4,4/5 (hơn 22.000 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 3.500 đánh giá)
Một người dùng G2 chia sẻ:
Một số tính năng chính của Smartsheet bao gồm khả năng tạo và chia sẻ các bảng tính và mẫu có thể tùy chỉnh, cài đặt cảnh báo và thông báo tự động hóa, cũng như sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa dòng thời gian của dự án. Smartsheet cũng cung cấp ứng dụng di động cho iOS và Android, giúp người dùng dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi.
Một số tính năng chính của Smartsheet bao gồm khả năng tạo và chia sẻ các bảng tính và mẫu có thể tùy chỉnh, cài đặt cảnh báo và thông báo tự động hóa, cũng như sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa dòng thời gian của dự án. Smartsheet cũng cung cấp ứng dụng di động cho iOS và Android, giúp người dùng dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi.
Điểm yếu: Smartsheet hiển thị khá chật chội trên iPhone, vì lưới dữ liệu gốc của ứng dụng này được thiết kế cho màn hình rộng. Các tính năng như biểu mẫu, phê duyệt, chỉnh sửa hàng nhanh và kiểm tra trạng thái hoạt động tốt. Tuy nhiên, việc viết công thức hoặc tái cấu trúc một bảng tính lớn là công việc dành cho máy tính để bàn.
Phù hợp nhất cho: Ghi nhận dữ liệu tại trường và cập nhật các thao tác trên bảng tính từ iPhone hoặc iPad.
Bỏ qua nếu: Bạn muốn trải nghiệm trực quan, ít phải thiết lập thay vì mô hình bảng tính.
Mẹo chuyên nghiệp: Dung lượng lưu trữ dành cho ảnh chụp tại trường sẽ nhanh chóng vượt quá giới hạn, và đây là vấn đề mà không ai để ý cho đến khi việc tải lên của nhóm bắt đầu gặp sự cố giữa ca làm việc. Nếu nhóm của bạn gửi ảnh kiểm tra hàng ngày, hãy kiểm tra dung lượng lưu trữ tệp đính kèm trong kế hoạch của bạn trước khi triển khai.
Làm thế nào để chọn ứng dụng quản lý dự án iOS phù hợp?
Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào một câu hỏi: ai khác cần xem tiến độ công việc? Những người lập kế hoạch làm việc độc lập cần tốc độ ghi nhận nhanh. Các nhóm làm việc cần tính trách nhiệm. Đội ngũ làm việc tại hiện trường cần ứng dụng vẫn hoạt động ngay cả khi không có tín hiệu. Hãy tìm tình huống của bạn trong bảng dưới đây.
| Nếu bạn muốn… | Chọn | Bởi vì |
|---|---|---|
| Công việc, Tài liệu, Trò chuyện, hỗ trợ ngoại tuyến, AI và báo cáo trong một ứng dụng di động duy nhất | ClickUp | The Hierarchy, tài liệu, bảng điều khiển và Brain đều có phiên bản dành cho điện thoại, không chỉ đơn thuần là danh sách công việc |
| Một bảng mà bạn có thể điều khiển hoàn toàn chỉ bằng ngón cái | Trello | Các thẻ có thể được kéo thả giữa các danh sách công việc chỉ bằng một cú chạm, và tính năng hộp thư đến cùng Planner biến điện thoại thành thiết bị ghi chú |
| Mỗi lần chuyển giao chỉ có một chủ sở hữu được chỉ định | Asana | Mỗi công việc chỉ có thể có một người được giao nhiệm vụ, do đó không có tình trạng trì hoãn trong nhóm người chịu trách nhiệm |
| Con đường nhanh nhất từ ý tưởng đến danh sách công việc có tổ chức, dành cho người dùng cá nhân | Things 3 | Magic Plus, ngày bắt đầu Jump Start và Quick Find, không cần đăng ký và không cần đồng đội |
| Thời hạn, thói quen và thời gian tập trung trên một lịch duy nhất | TickTick | Các thói quen công việc và cá nhân được chia sẻ trên cùng một dòng thời gian, cùng với các nhắc nhở về địa điểm và Estimated Pomo |
| Danh sách công việc tồn đọng được cập nhật chính xác giữa các cuộc họp standup | Jira | Được thiết kế để xử lý các vấn đề trong quy trình làm việc, với tính năng báo cáo lỗi từ thư viện ảnh và điều khiển tạm hoãn thông báo |
| Tài liệu dự án và công cụ theo dõi được tập trung tại một nơi | Notion | Trang tích hợp bản tóm tắt, ghi chú và cơ sở dữ liệu thành một thể thống nhất, với trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp sẵn trên thiết bị di động |
| Đánh giá tình trạng dự án qua màu sắc, không phải văn bản | monday.com | Các nút trạng thái và bảng được phân loại theo màu sắc hiển thị tốt hơn trên màn hình nhỏ so với bố cục dạng lưới |
| Khách hàng trong dự án mà không phải trả phí cho từng người dùng được cấp phép | Basecamp | Pro chỉ tính phí cho nhân viên, và mỗi dự án được hiển thị trên một trang dễ đọc |
| Nhập dữ liệu công trường vào bảng tính trước khi đội thi công khởi hành | Smartsheet | Các biểu mẫu ngoại tuyến, quét mã vạch và chụp ảnh kèm địa điểm sẽ tự động cập nhật dữ liệu trực tiếp vào các hàng trong bảng |
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn không cần phải ép buộc một công cụ duy nhất phải làm tất cả mọi việc. Nhiều cách thiết lập hiệu quả nhất thường kết hợp giữa một ứng dụng lập kế hoạch cá nhân với một công cụ dành cho nhóm: Things 3 hoặc TickTick cho danh sách công việc cá nhân của bạn, ClickUp hoặc Asana cho bất kỳ việc cần làm nào cần người phụ trách khác ngoài bạn.
Có hai điều bạn nên kiểm tra trước khi quyết định sử dụng. Thứ nhất, hãy dùng thử ứng dụng khi điện thoại ở chế độ máy bay. Khả năng hoạt động ngoại tuyến thực tế thường khác biệt nhiều hơn so với những gì các trang thông tin giá cả thường đề cập. Thứ hai, hãy xem vị trí của AI trong danh sách giá.
Các ứng dụng quản lý dự án trên iOS có đủ bảo mật để xử lý công việc cho khách hàng không?
Thông thường thì có, nhưng mức độ bảo mật phụ thuộc vào cả ứng dụng lẫn chiếc iPhone mà ứng dụng đó chạy trên. Tên khách hàng, ngân sách, tệp tin và chi tiết công việc vẫn có thể xuất hiện trong thông báo, tiện ích, kết quả tìm kiếm hoặc các tệp tin đã tải xuống.
Trước khi quyết định sử dụng một ứng dụng, hãy kiểm tra xem ứng dụng đó có cung cấp các tính năng sau hay không:
- Xác thực hai yếu tố hoặc đăng nhập một lần
- Quyền truy cập dựa trên vai trò và quyền truy cập ở cấp độ dự án
- Hủy bỏ phiên làm việc từ xa
- Mã hóa và nhật ký kiểm tra
- Hỗ trợ quản lý thiết bị di động
- Các tùy chọn điều khiển cho bản xem trước trên Màn hình khóa và các tiện ích
- Cách xóa dữ liệu công việc khỏi thiết bị của nhân viên đã nghỉ việc hoặc bị mất
Đối với các freelancer và nhóm nhỏ, Face ID, tính năng xem trước thông báo ẩn và xác thực hai yếu tố có thể là đủ. Các nhóm xử lý dữ liệu tài chính, pháp lý, y tế hoặc dữ liệu khách hàng chưa công bố cũng nên xác minh tính tuân thủ của ứng dụng và các biện pháp kiểm soát quản lý thiết bị.
Chuyển đổi giữa các ứng dụng quản lý dự án trên iOS
Nếu bạn đang chuyển sang sử dụng một ứng dụng quản lý dự án khác, việc di chuyển dữ liệu lộn xộn sẽ gây phiền toái hơn trên điện thoại so với trên máy tính xách tay.
Trên máy tính để bàn, bạn có thể xem toàn bộ không gian làm việc cùng một lúc và xử lý những phần chưa được chuyển sang. Trên iPhone, bạn phải dựa vào ứng dụng để hiển thị đúng công việc chỉ với hai lần nhấn. Nếu cấu trúc của bạn bị hỏng (thiếu các Trường Tùy chỉnh, các công việc con bị tách rời, các quy trình tự động hóa không được chuyển sang), ứng dụng di động không có cách nào để che giấu điều đó khỏi bạn. Bạn sẽ mở ứng dụng tại cổng sân bay, không tìm thấy gì ở vị trí mong đợi, và quay lại sử dụng công cụ cũ.
Các công việc, ngày đáo hạn và người được giao nhiệm vụ được chuyển đổi suôn sẻ sang hầu hết các nền tảng. ClickUp, Asana, monday.com và Notion đều cung cấp công cụ nhập dữ liệu từ các nguồn phổ biến. Những tính năng không được giữ nguyên: tự động hóa, logic Trường Tùy chỉnh, chuỗi bình luận với dấu thời gian gốc và tệp đính kèm vượt quá giới hạn kích thước. Hãy dự trù một ngày để thiết lập lại cho mỗi quy trình làm việc mà bạn thực sự sẽ cần.
Vì vậy, hãy chuyển một dự án sang trước, hoàn thiện cấu trúc trên máy tính để bàn, và chỉ sau đó mới đánh giá trải nghiệm trên thiết bị di động. Việc thử nghiệm một ứng dụng iOS trên một không gian làm việc mới được chuyển đổi một nửa sẽ không cho bạn biết gì về ứng dụng đó.
Điện thoại của bạn sẽ cho bạn biết những điều mà App Store không thể
Dù bạn chọn ứng dụng nào vào danh sách rút gọn, hãy cài đặt hai hoặc ba ứng dụng và dùng thử thực tế trong một tuần trên điện thoại trước khi quyết định. Các ảnh chụp màn hình trên App Store sẽ không cho bạn biết cảm giác sử dụng ứng dụng như thế nào vào lúc 7 giờ sáng trên một chuyến tàu đông đúc, nhưng vài ngày sử dụng thực tế sẽ cho bạn biết điều đó.
Nếu bạn muốn một ứng dụng duy nhất có thể quản lý công việc, tài liệu, lời nhắc nhở và báo cáo mà không cần chuyển đổi giữa năm biểu tượng, ClickUp là lựa chọn toàn diện nhất trên iOS. Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và thử nghiệm ngay trên điện thoại của bạn trong tuần này.
Các câu hỏi thường gặp về ứng dụng quản lý dự án trên iOS
Apple có phát triển ứng dụng quản lý dự án không?
Không. Apple có các ứng dụng Reminders và Notes. Cả hai đều quản lý danh sách việc cần làm cá nhân, công việc con và tệp đính kèm. Tuy nhiên, cả hai đều không hỗ trợ người được giao nhiệm vụ giữa các dự án, mối quan hệ phụ thuộc, chế độ xem khối lượng công việc hoặc báo cáo. Reminders có thể chia sẻ danh sách qua iCloud và phân công nhiệm vụ cho người dùng khác trong cùng tài khoản Apple, nên phù hợp cho gia đình hoặc cặp đôi. Các nhóm đang theo dõi việc chuyển giao công việc phải sử dụng ứng dụng iOS của bên thứ ba.
Ứng dụng quản lý dự án iOS miễn phí nào là tốt nhất?
ClickUp. Gói Miễn phí vĩnh viễn của ứng dụng này là gói duy nhất cho phép các nhóm có số lượng công việc và thành viên không giới hạn. Gói miễn phí của Trello dễ bắt đầu hơn nhưng giới hạn ở 10 bảng và 10 cộng tác viên cho mỗi Không gian Làm việc. Jira miễn phí cho tối đa 10 người dùng, phù hợp với các nhóm phát triển nhỏ. Gói miễn phí của TickTick là lựa chọn tốt hơn cho việc lập kế hoạch cá nhân.
Microsoft Dự án có sẵn trên iPhone không?
Không. Microsoft chưa bao giờ phát hành phiên bản Project dành riêng cho iOS. Planner có ứng dụng dành cho iPhone và iPad, nhưng yêu cầu phải có gói đăng ký Microsoft 365 dành cho công việc hoặc trường học. Các kế hoạch được tạo trong Planner Premium – phiên bản thay thế cho Project trên web – không hiển thị ổn định trên thiết bị di động. Các nhóm ưu tiên nền tảng iOS thường chọn công cụ của bên thứ ba.
Những ứng dụng quản lý dự án iOS nào không yêu cầu đăng ký?
Things 3. Mỗi nền tảng đều áp dụng hình thức mua một lần. Tính năng đồng bộ hóa Things Cloud được bao gồm miễn phí. Tất cả các ứng dụng khác trong danh sách công việc này đều chuyển sang mô hình đăng ký sau khi hết gói miễn phí. Các kế hoạch miễn phí của ClickUp, Trello và Jira là những lựa chọn duy nhất khác để sử dụng hoàn toàn miễn phí.
Sự khác biệt giữa ứng dụng danh sách việc cần làm và ứng dụng quản lý dự án là gì?
Ứng dụng danh sách việc cần làm theo dõi các công việc của bạn. Ứng dụng quản lý dự án theo dõi công việc của cả nhóm. Điểm khác biệt nằm ở ba tính năng: người được giao nhiệm vụ, mối quan hệ phụ thuộc và báo cáo. Things 3 và TickTick không có bất kỳ tính năng nào trong số đó và nhờ vậy mà hoạt động nhanh hơn. ClickUp, Asana và Jira đều có cả ba tính năng này, đó là lý do tại sao chúng cần được thiết lập trước khi phát huy hết tác dụng.
Ứng dụng quản lý dự án nào là tốt nhất cho iPad?
ClickUp, Notion và monday.com. Bố cục trên máy tính để bàn của các ứng dụng này vẫn giữ nguyên độ rộng thay vì kéo giãn màn hình điện thoại. Lợi thế thực sự của iPad là chế độ Split View và Stage Manager: danh sách công việc hiển thị bên cạnh tài liệu hoặc cuộc gọi. ClickUp cho phép hiển thị nhiều chế độ xem và bảng điều khiển cạnh nhau. Notion chiếm ưu thế khi bản tóm tắt và công cụ theo dõi cần được hiển thị trên cùng một trang.
Bạn có thể thêm công việc bằng Siri hoặc Apple Watch không?
Đúng vậy, nhưng phạm vi hỗ trợ khác nhau tùy theo ứng dụng. Things 3, TickTick và Apple Reminders đều hỗ trợ ghi âm bằng Siri và cung cấp ứng dụng dành cho Apple Watch. ClickUp và Asana cung cấp ứng dụng cho Apple Watch cùng với các tiện ích trên Màn hình chính để theo dõi số lượng công việc một cách nhanh chóng. Asana chuyển đổi bản ghi âm giọng nói trên iPhone thành một nhiệm vụ có cấu trúc với tiêu đề, người được giao và ngày đáo hạn. Trong khi đó, Jira, Basecamp và Smartsheet lại dựa vào thông báo.
Ứng dụng quản lý dự án iOS nào sẽ hoạt động nếu đồng nghiệp của bạn sử dụng Android?
Tất cả các ứng dụng này đều có phiên bản dành cho iOS, ngoại trừ Things 3 – ứng dụng chỉ dành riêng cho hệ sinh thái Apple trên Mac, iPad, iPhone, Apple Watch và Vision Pro. ClickUp, Trello, Asana, Jira, Notion, Monday.com, Basecamp, Smartsheet và TickTick đều cung cấp ứng dụng Android song song với phiên bản iOS. Hãy kiểm tra kỹ điều này trước khi quyết định chuẩn hóa công cụ. Một công cụ chỉ dành riêng cho Apple sẽ trở thành vấn đề cần chuyển đổi ngay lần đầu tiên bạn tuyển dụng nhân viên sử dụng điện thoại Pixel.