Quản lý nhóm sáng tạo: Cách dẫn dắt nhóm của bạn đến thành công

Theo nghiên cứu của Gloria Mark từ Đại học Irvine, mỗi lần bị gián đoạn khiến người lao động mất 23 phút tập trung. Trong một nhóm sáng tạo, người gây ra phần lớn những gián đoạn đó thường là người quản lý, và họ lại không nhận ra điều đó. Họ liên tục nhắn tin yêu cầu cập nhật những thông tin mà các công cụ lẽ ra đã hiển thị, và mỗi lần nhắn tin như vậy lại khiến ai đó phải tạm dừng công việc.

Đó chính là nhiệm vụ thực sự của việc quản lý một nhóm sáng tạo: bảo vệ sự tập trung, sau đó mới đưa ra định hướng. Hệ thống này sẽ sụp đổ khi người quản lý phải dành cả ngày để theo dõi trạng thái và truyền đạt phản hồi qua các công cụ không tương thích với nhau.

Hướng dẫn này là giải pháp giúp bạn quản lý nhóm sáng tạo mà không làm giảm năng suất: một khung làm việc rõ ràng cùng các bước triển khai kèm ví dụ minh họa.

Quản lý nhóm sáng tạo là gì?

Quản lý nhóm sáng tạo bao gồm việc chỉ đạo những người tạo ra sản phẩm sáng tạo để đảm bảo công việc đạt chất lượng cao, đúng hạn và đúng yêu cầu mà không làm mất đi tính sáng tạo. Một phần của công việc này là các hoạt động quản lý nhân sự thông thường: tuyển dụng, đưa ra phản hồi và quản lý khối lượng công việc. Phần còn lại là những gì mà quản lý thông thường hoàn toàn bỏ qua. Công việc sáng tạo thường phức tạp và không theo một đường thẳng, và nhiệm vụ của bạn là bảo vệ điều đó, chứ không phải làm phẳng nó.

Điều này khác biệt so với việc quản lý một nhóm sản xuất các sản phẩm có thể dự đoán và lặp lại. Công việc sáng tạo thường diễn ra theo từng đợt, thường bị chững lại ở giai đoạn chỉnh sửa hơn là ở bản nháp đầu tiên, và phụ thuộc vào phản hồi mang tính chủ quan một phần.

Ví dụ, một nhà quản lý áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án theo sách vở vào một nhóm thiết kế, coi nhóm này như một hàng đợi yêu cầu, sẽ đáp ứng được mọi hạn chót trên lịch nhưng vẫn có thể đánh mất những công việc đáng để ra mắt.

Nhóm sáng tạo bao gồm những ai (vai trò và cơ cấu)?

Một nhóm sáng tạo thường bao gồm giám đốc sáng tạo, giám đốc nghệ thuật, các nhà thiết kế, biên tập viên nội dung, chuyên gia video/đồ họa chuyển động và người quản lý dự án hoặc quản lý tiến độ. Cấu trúc cụ thể của nhóm có thể thay đổi tùy theo nhóm nội bộ hay công ty quảng cáo, nhưng vai trò và trách nhiệm của nhóm sáng tạo thì luôn nhất quán.

Các nhóm nội bộ thường gộp công việc điều phối vào nhiệm vụ của trưởng nhóm sáng tạo. Trong khi đó, các công ty quảng cáo lại tách công việc này ra thành các vai trò chuyên trách về quản lý dự án và quản lý khách hàng, bởi họ phải xử lý nhiều khách hàng cùng lúc. Đây cũng là lý do tại sao cấu trúc tổ chức của các công ty quảng cáo lại khác biệt so với các nhóm nội bộ. Nhóm càng nhỏ, một người càng phải đảm nhận nhiều vai trò, và khả năng xảy ra tình trạng quy trình làm việc bị gián đoạn càng cao.

Khung làm việc nào hiệu quả nhất để quản lý các nhóm sáng tạo?

Khung làm việc hiệu quả nhất để quản lý các nhóm sáng tạo là mô hình của Ed Catmull trong cuốn sách Creativity, Inc.. Mô hình này được xây dựng dựa trên ba điều kiện: sự thẳng thắn, sự hợp tác và sự tập trung. Catmull đã áp dụng mô hình này để điều hành Pixar trong hơn 30 năm. Mô hình này hiệu quả vì nó buộc người quản lý phải đứng ngoài, không can thiệp trực tiếp, đồng thời vẫn duy trì việc hiển thị toàn diện về công việc.

1. Sự thẳng thắn

Sự thẳng thắn là phản hồi chân thành hướng vào công việc, chứ không phải cá nhân. Catmull vạch ra ranh giới rõ ràng giữa sự thẳng thắn và sự thô lỗ. Mục tiêu là tạo ra một môi trường an toàn để có thể chỉ ra ngay từ sớm rằng bản nháp có vấn đề, trước khi nhóm đã dành hàng tuần cho một hướng đi vốn dĩ không bao giờ khả thi.

Pixar đã thành lập một nhóm cố định có tên là Braintrust để thực hiện việc cần làm này: một nhóm nhỏ gồm những nhà kể chuyện tài ba nhất của hãng, những người sẽ phân tích kỹ lưỡng một bộ phim trong một phòng họp mà không có quyền lực nào đối với đạo diễn, để các ghi chú chỉ tập trung vào bộ phim và không bao giờ biến thành cuộc tranh giành quyền lực. Nhờ đó, Toy Story 2 đã được cứu vãn bốn tháng trước khi ra rạp, khi bản dựng đầu tiên còn nhạt nhẽo và cốt truyện phải được xây dựng lại từ đầu.

2. Hợp tác

Hợp tác có nghĩa là ý tưởng hay nhất có thể đến từ bất kỳ ai trong nhóm, và nhiệm vụ của người quản lý là tạo điều kiện để ý tưởng đó được đưa ra. Ngay khi nhóm nhận ra rằng chỉ có ý tưởng của sếp mới được chấp nhận, họ sẽ ngừng đưa ra ý tưởng của riêng mình, và bạn sẽ mất đi lý do mà bạn đã tuyển dụng họ.

3. Tập trung

Tập trung có nghĩa là bảo vệ nhóm khỏi sự xáo trộn: đống ghi chú chất đống, phạm vi công việc thay đổi vào mỗi thứ Năm, các cuộc họp cập nhật trạng thái chiếm trọn buổi sáng. Đây chính là điều kiện mà các nhà quản lý cần bảo vệ nhất, bởi vì sự xáo trộn thường xuất phát từ chính họ.

Khung làm việc này nghe thì đơn giản nhưng thực hiện thì vô cùng khắc nghiệt. Sự thẳng thắn, tinh thần hợp tác và sự tập trung đều đòi hỏi cùng một điều từ người quản lý: không can thiệp quá mức nhưng vẫn nắm rõ tình hình. Đó chính là phần khó khăn nhất.

Bạn cần nắm rõ các mốc thời hạn, ai đang quá tải và công việc nào đang bị tắc nghẽn. Tuy nhiên, ngay khi bạn cố gắng hiển thị sự minh bạch đó bằng cách đặt câu hỏi, bạn lại làm gián đoạn sự tập trung mà bạn đang cố gắng duy trì. Phần còn lại của hướng dẫn này sẽ giúp bạn đạt được sự minh bạch đó mà không phải trả giá bằng sự tập trung.

Tại sao việc quản lý đội ngũ sáng tạo hiệu quả hơn lại quan trọng

Quản lý sáng tạo hiệu quả giúp bảo vệ thời gian tập trung sâu, phát hiện các phản hồi mâu thuẫn trước khi triển khai, sớm phát hiện các mối phụ thuộc bị trễ tiến độ, giữ chân nhân tài cấp cao và loại bỏ thời gian chết giữa các giai đoạn bàn giao.

Cách dẫn dắt nhóm sáng tạo của bạn đến thành công

Để quản lý một nhóm sáng tạo hiệu quả, cần thực hiện sáu điều sau: soạn thảo bản tóm tắt yêu cầu (brief) rõ ràng, đảm bảo công việc được hiển thị rõ ràng, bảo vệ thời gian tập trung, tổng hợp phản hồi vào một vòng lặp duy nhất, cân bằng khối lượng công việc và liên kết kết quả đầu ra với kết quả kinh doanh.

Bắt đầu mọi dự án bằng một bản tóm tắt yêu cầu chi tiết

Mọi dự án đều nên bắt đầu bằng một bản tóm tắt bằng văn bản. Nguyên nhân đáng tin cậy nhất dẫn đến việc lỡ dòng thời gian sáng tạo không phải là bản nháp đầu tiên kém chất lượng. Đó chính là các chu kỳ sửa đổi thêm mà một bản tóm tắt mơ hồ chắc chắn sẽ gây ra. Khi mục tiêu không rõ ràng, các chu kỳ sửa đổi thứ hai và thứ ba chính là lúc thời hạn và ngân sách bị ảnh hưởng.

Một bản tóm tắt công việc tốt cần nêu rõ năm yếu tố sau:

Nhiệm vụ của người quản lý là đảm bảo mỗi sản phẩm chỉ chứa một thông điệp duy nhất, bởi vì nói quá nhiều cũng giống như không nói gì cả. Để đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin này, hãy lưu bản tóm tắt ngay tại nơi công việc sẽ được triển khai, chứ không phải trong một tài liệu riêng biệt mà không ai mở lại.

Hiển thị công việc và thời hạn hoàn thành tại một nơi duy nhất

Hãy liệt kê mọi dự án đang triển khai, người phụ trách và thời hạn hoàn thành ở một nơi mà toàn bộ nhóm có thể dễ dàng theo dõi mà không cần phải hỏi. Hầu hết các cuộc họp cập nhật trạng thái chỉ tồn tại vì trạng thái dự án không được hiển thị rõ ràng; hãy làm cho nó trở nên rõ ràng, và các cuộc họp này sẽ ngắn lại hoặc thậm chí không còn cần thiết nữa.

Tính hiển thị cũng giúp bảo vệ sức chứa. Bạn sẽ không thể nhận ra rằng nhà thiết kế giỏi nhất của mình đang bị quá tải 140% cho đến khi công việc được trình bày trong một chế độ xem duy nhất. Đây chính là cốt lõi của việc quản lý nguồn lực sáng tạo: sự khác biệt giữa kế hoạch khối lượng công việc và việc phát hiện ra sự trùng lặp quá muộn.

Để chủ động giải quyết vấn đề này, cần phải lập kế hoạch năng lực, phân bổ công việc đến những người có sức chứa để thực hiện.

Bảo vệ thời gian tập trung và tôn trọng những đợt bùng nổ sáng tạo

Công việc sáng tạo thường diễn ra theo từng đợt, và nhiệm vụ của người quản lý là bảo vệ các điều kiện cần thiết cho họ. Ví dụ, đối với một người quản lý thiếu kinh nghiệm, việc một nhà văn ngồi nhìn ra cửa sổ có thể trông giống như đang lười biếng. Nhưng đó thường chính là công việc. Để bảo vệ sự tập trung một cách cụ thể:

Mỗi lần gián đoạn bạn loại bỏ được chính là thời gian sáng tạo mà bạn trả lại cho họ.

Xây dựng một quy trình phản hồi và phê duyệt

Hãy tập trung các phản hồi và phê duyệt vào một quy trình duy nhất gắn liền với chính sản phẩm đầu ra. Khi các ghi chú bị phân tán khắp email, Slack, phần bình luận và các cuộc hội thoại ngẫu nhiên, việc kiểm soát phiên bản sẽ bị phá vỡ và ai đó có thể làm việc trên tệp sai. Một quy trình duy nhất, gắn liền với tài sản, chính là cách để ngăn chặn điều đó.

Chất lượng phản hồi quan trọng không kém địa điểm đưa ra phản hồi. Câu nói “Tôi không thích nó” là vô ích và, trong công việc sáng tạo, còn có thể gây hại. Phản hồi hữu ích là khi phân biệt được giữa sở thích cá nhân và vấn đề không phù hợp với yêu cầu dự án. Đó cũng chính là cách thể hiện sự thẳng thắn trong thực tế.

Phân công nhân sự phù hợp với công việc và cân bằng khối lượng công việc

Giao công việc cho người có thế mạnh phù hợp với nhiệm vụ đó, và theo dõi việc phân phối để tránh tình trạng chỉ một vài người luôn phải gánh vác toàn bộ chiến dịch. Tình trạng kiệt sức sáng tạo là kết quả của việc quá tải kéo dài, và nó thường xuất hiện đầu tiên ở những nhân viên đáng tin cậy nhất của bạn, bởi vì họ chính là những người phải gánh vác phần công việc dư thừa.

Nghiên cứu của Superside cho thấy 7 trong 10 nhà lãnh đạo sáng tạo đang kiệt sức, và đa số cho biết nhóm của họ đang phải làm việc vượt quá sức chứa. Hãy luân phiên giữa các công việc mang tính chất hiển thị và các công việc lặp đi lặp lại, đồng thời xem sự gia tăng đột biến về tỷ lệ nghỉ việc là tín hiệu về khối lượng công việc, chứ không phải về năng lực của nhân viên.

Việc phân chia công việc theo cách này giúp tránh tình trạng một người nào đó trở thành “nút thắt cổ chai thầm lặng”.

Bạn muốn biết làm thế nào để các công ty quảng cáo duy trì năng suất mà không khiến nhóm của mình kiệt sức? Hãy xem video này.

Kết nối công việc sáng tạo với kết quả kinh doanh

Liên kết kết quả sáng tạo của nhóm với các chỉ số mà kinh doanh quan tâm, và báo cáo dựa trên các chỉ số đó. Theo dõi một số chỉ số cốt lõi thay vì tập trung vào khối lượng công việc thô:

Đây cũng chính là cách một nhà quản lý không thuộc lĩnh vực sáng tạo có thể chứng minh khả năng lãnh đạo nhóm sáng tạo. Họ chuyển hóa chiến lược kinh doanh thành định hướng cụ thể cho nhóm. Đồng thời, họ bảo vệ nhóm trước cấp trên khi tiến độ công việc đã vững chắc nhưng chưa thể hiện rõ ràng.

Các nhà lãnh đạo sáng tạo làm gì khác biệt: Việc cần làm từ Reddit

Lời khuyên nhất quán nhất từ các nhà lãnh đạo sáng tạo giàu kinh nghiệm trên r/advertising có thể tóm gọn trong sáu hành vi sau: kết hợp mỗi lời phê bình với một hướng đi cụ thể, bảo vệ công việc ngay cả khi nó không thành công, trao niềm tin trước khi nó được chứng minh, đảm bảo mọi dự án đều dựa trên bản tóm tắt yêu cầu, lắng nghe nhiều hơn là nói, và coi một nhóm mang cảm giác như nhà máy là vấn đề về cảm hứng, chứ không phải vấn đề về quy trình.

Thực sự thì công việc sáng tạo nên được thực hiện ở đâu?

Công việc sáng tạo thường được thực hiện trên một trong bốn nền tảng: bảng tính, công cụ thiết kế/kiểm duyệt, phần mềm quản lý dự án tổng quát hoặc các nền tảng quản lý công việc được phát triển riêng cho lĩnh vực sáng tạo. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào kích thước nhóm và mức độ mà các thành phần của quy trình làm việc (bản tóm tắt yêu cầu, dòng thời gian, phản hồi, sức chứa) cần được tích hợp trong một hệ thống duy nhất.

Tóm lại: Các công cụ chuyên dụng rất xuất sắc trong một nhiệm vụ cụ thể nhưng lại bỏ qua ba nhiệm vụ còn lại. Câu hỏi không phải là công cụ nào tốt nhất trên lý thuyết. Mà là bạn sẵn sàng tự tay xử lý bao nhiêu khâu trong quy trình.

Cách quản lý nhóm sáng tạo trong ClickUp

ClickUp nằm trong hàng " quản lý công việc dành riêng cho lĩnh vực sáng tạo" của bảng đó: nền tảng này vận hành toàn bộ quy trình làm việc (yêu cầu công việc, công việc, hạn chót, phản hồi, phê duyệt) tại một nơi duy nhất và được kết nối chặt chẽ. Với hệ sinh thái này, người quản lý không còn phải đóng vai trò là cầu nối giữa các công cụ rời rạc nữa.

Những phương pháp nào đặc biệt hiệu quả trong quản lý nhóm sáng tạo:

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách bạn có thể xem xét quy trình thiết kế và sáng tạo trong ClickUp:

6 sai lầm cần tránh khi lãnh đạo các nhóm sáng tạo

Sáu sai lầm gây hại nhất trong lãnh đạo sáng tạo là: để nhóm phải đối mặt trực tiếp với áp lực từ khách hàng, từ chối loại bỏ những công việc không đạt yêu cầu, đưa ra phản hồi ở giai đoạn không phù hợp, hạ thấp tiêu chuẩn tuyển dụng chỉ để lấp đầy vị trí trống, quản lý nhân viên cấp dưới và cấp trên theo cùng một cách, và đánh giá sai thời điểm cần tự mình tham gia vào công việc.

Dưới đây là giải pháp cho từng vấn đề:

Hãy ngừng quản lý những khoảng trống và bắt đầu quản lý công việc

Khung làm việc này tóm gọn lại trong một sự thay đổi: chuyển từ việc theo dõi trạng thái sang bảo vệ sự tập trung. Mỗi bước bạn thực hiện, từ bản tóm tắt yêu cầu rõ ràng đến vòng phản hồi duy nhất cho đến sức chứa được hiển thị rõ ràng, đều loại bỏ thêm một lý do khiến người quản lý phải làm gián đoạn công việc của nhóm.

Hãy bắt đầu từ điểm thất thoát thời gian lớn nhất. Nếu các nhà thiết kế của bạn mất hàng giờ cho những phản hồi rời rạc, hãy khắc phục quy trình phản hồi trước tiên. Nếu trưởng nhóm phải dành cả ngày thứ Hai để tổng hợp lại trạng thái công việc, hãy giao nhiệm vụ này cho Bảng lãnh đạo. Bạn không cần phải cải tổ mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn bước mà thời gian bị thất thoát nhiều nhất, khắc phục lỗ hổng đó, rồi chuyển sang bước tiếp theo.

Những nhà quản lý giữ chân được các nhân viên sáng tạo tài năng chính là những người xây dựng một hệ thống giải đáp các thắc mắc trước khi ai đó phải đặt ra chúng. Đó chính là nhiệm vụ: bảo vệ con người bằng cách bảo vệ điều kiện làm việc, và để công việc tự nói lên tất cả, đến mức không ai cần phải nhắc nhở để chứng minh rằng công việc đang diễn ra.

Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí

Các câu hỏi thường gặp về quản lý nhóm sáng tạo

Những thách thức lớn nhất trong việc quản lý một nhóm sáng tạo là gì?

Ba thách thức lớn nhất là bảo vệ thời gian tập trung sâu khỏi các gián đoạn, đưa ra phản hồi chân thành mà không làm giảm quyền sở hữu, và cân bằng khối lượng công việc trước khi tình trạng kiệt sức xảy ra. Điều này chủ yếu xuất phát từ tình trạng quá tải và thiếu nhân sự. Khác với các quy trình làm việc có thể dự đoán được, sản phẩm sáng tạo có tính phi tuyến tính, điều này có nghĩa là các nhịp độ quản lý dự án tiêu chuẩn thường tạo ra nhiều mâu thuẫn hơn là mang lại sự tổ chức.

Một người quản lý sáng tạo nên phụ trách bao nhiêu người?

Số lượng nhân viên trực thuộc từ 5 đến 8 người là giới hạn thực tế đối với một nhà quản lý cũng phải đảm nhận việc đánh giá công việc. Nếu vượt quá con số này, chất lượng đánh giá sẽ giảm sút trước khi ai đó nhận ra, bởi phản hồi sẽ là điều đầu tiên bị làm qua loa. Các công ty quảng cáo giải quyết vấn đề này bằng cách phân chia vai trò: giám đốc sáng tạo phụ trách khía cạnh nghệ thuật, còn quản lý dự án hoặc quản lý tiến độ phụ trách sức chứa và lịch trình. Nếu bạn đang quản lý 10 nhân viên trực thuộc mà vẫn phải đảm nhận cả hai vai trò, thì chất lượng đánh giá chính là nơi thể hiện rõ nhất những tác động tiêu cực.

Làm thế nào để quản lý một nhóm sáng tạo từ xa?

Quản lý đội ngũ sáng tạo từ xa phụ thuộc vào việc hiển thị tiến độ công việc một cách không đồng bộ, để trạng thái công việc không bao giờ cần phải tổ chức cuộc họp. Hãy tập trung các bản tóm tắt, thời hạn, người chịu trách nhiệm và phản hồi vào một hệ thống chia sẻ chung thay vì phân tán trên các kênh trò chuyện và email. Tập trung thời gian làm việc đồng bộ vào một khung giờ cố định, theo phương pháp “giờ làm việc” của Paul Graham, để không làm gián đoạn buổi sáng của người sáng tạo. Các nhóm làm việc từ xa thường gặp khó khăn hơn so với các nhóm làm việc cùng địa điểm vì một câu hỏi nhanh tại bàn làm việc có thể trở thành một thông báo xuất hiện bất cứ lúc nào.

Sự khác biệt giữa việc quản lý một nhóm sáng tạo và quản lý một nhóm kỹ thuật là gì?

Công việc sáng tạo không theo tuyến tính, việc đánh giá mang tính chủ quan và tạo ra giá trị theo từng đợt bùng nổ thay vì tăng dần đều đặn. Một nhóm kỹ thuật sẽ bàn giao các đơn vị sản phẩm có thể dự đoán và kiểm thử được, trong đó “đã xong” là một khái niệm nhị phân (tính năng hoạt động hoặc không hoạt động). Công việc sáng tạo thường bị “chết yểu” trong các chu kỳ sửa đổi, chứ không phải ở bản nháp đầu tiên, và phản hồi phần nào dựa trên sở thích cá nhân. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý sáng tạo phải duy trì sự mơ hồ lâu hơn và thiết kế các vòng phản hồi giúp tách biệt sở thích cá nhân khỏi sự phù hợp với yêu cầu dự án.