Bạn tò mò về quản lý tích hợp dự án?
Mặc dù nghe có vẻ phức tạp, nhưng quản lý tích hợp dự án chỉ đơn giản là kết nối các phần khác nhau của công việc dự án lại với nhau.
Nó giống như việc lắp ráp đồ nội thất Ikea.
Ngoại trừ việc quản lý tích hợp dự án dễ dàng hơn nhiều so với vẻ bề ngoài, không phải ngược lại.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày quản lý tích hợp dự án là gì, tại sao bạn cần nó, các bước thực hiện và những lợi ích chính của nó.
Chúng tôi cũng sẽ nêu bật cách một công cụ quản lý dự án giúp quản lý dự án tích hợp trở nên dễ dàng.
Hãy bắt đầu.
Quản lý tích hợp dự án là gì?
Quản lý tích hợp dự án đề cập đến các quy trình và hoạt động điều phối tất cả các yếu tố của dự án. Nó đặc biệt hữu ích khi dự án của bạn liên quan đến các nhóm đa chức năng và sẽ được hưởng lợi từ phương pháp quản lý dự án thống nhất hơn.
Nói cách khác, quản lý dự án tích hợp (IPM) là tất cả những việc bạn cần làm để đảm bảo các phần nhỏ của dự án hoạt động nhịp nhàng với nhau.
Giống như những việc Nick Fury đã làm cho Avengers!
Trong IPM, bạn xác định, định nghĩa, tích hợp và điều phối một tập hợp các quy trình riêng lẻ của tổ chức, như phân chia công việc, mua sắm, sản phẩm đầu ra, v.v.
Đôi khi, điều này có nghĩa là phải cân bằng giữa các mục tiêu và nhóm quy trình cạnh tranh nhau trong tổ chức của bạn.
Mục đích của quản lý dự án tích hợp là gì?
Trong các dự án thông thường, việc các nhóm từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau là điều khá phổ biến. Và bạn có thể mong đợi một cách tiếp cận khá nhất quán và tích hợp trong quản lý dự án giữa các nhóm này vì tất cả họ đều làm việc để đạt được mục tiêu chung.
Không!
Hầu hết các nhóm hoạt động trong các silo do chính họ tạo ra.
Họ giống như đang ở trên những hòn đảo riêng biệt, bị cách ly bởi sự im lặng tuyệt đối.
Đúng vậy, đó là tin xấu cho dự án và tổ chức của bạn.
May mắn thay, quản lý tích hợp dự án chính là giải pháp giúp chấm dứt tình trạng này.
Không còn làm việc trong các bộ phận riêng biệt hoặc cô lập nữa.
Với phương pháp quản lý dự án tích hợp, bạn có thể tăng tính ổn định và thống nhất cho:
- Quản lý tài nguyên
- Lịch trình chồng chéo
- Giao tiếp mở
- Kiểm soát chi phí
- Quản lý chất lượng
- Sự tham gia của các bên liên quan
Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể thiết lập điều đó:
Sáu quy trình quản lý tích hợp dự án là gì?
Có sáu bước quan trọng trong quản lý tích hợp dự án:
Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về từng quy trình quản lý tích hợp dự án:
1. Tạo bản điều lệ dự án
Xác định bản điều lệ dự án thường là bước đầu tiên trong hành trình tích hợp dự án của bạn.
Điều lệ là một tài liệu ngắn liệt kê phạm vi, kết quả dự án, thông tin về các bên liên quan và nhà tài trợ dự án, cũng như các kiến thức cần thiết khác như ngân sách và rủi ro.
Đây là một tài sản quan trọng trong quy trình tổ chức, chính thức công nhận sự tồn tại của một dự án và cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của công ty cho các hoạt động của dự án. Đây là cách dễ nhất để mọi người cùng hiểu về dự án ngay từ đầu.
Hãy nghĩ về bản điều lệ dự án như một loại hợp đồng, có hiệu lực trong suốt chu kỳ dự án.
Hoặc như trong Game of Thrones:
"Trước sự chứng kiến của Bảy người, tôi xin niêm phong hai thực thể này: dự án và quản lý dự án.
Từ ngày hôm nay, cho đến khi dự án kết thúc, các bạn thuộc về nhau. "
Ít nhất đó là những gì chúng tôi nghĩ họ đã nói.
Để tạo một bản điều lệ dự án, trước tiên bạn phải có đủ kiến thức về:
- Bối cảnh dự án và chi tiết trường hợp kinh doanh
- Mô tả phạm vi và mục đích của dự án
- Rủi ro, giả định, hạn chế và phụ thuộc của dự án
- Kết quả đầu ra
- Yêu cầu của dự án
- Tiêu chí thành công của dự án
- Các cột mốc và dòng thời gian của dự án
- Các bên liên quan và vai trò của nhóm dự án
- Ngân sách dự án
Khi mọi thứ bạn cần đã sẵn sàng, bạn có thể tạo bản điều lệ dự án.
Nhưng bạn có thể tạo nó ở đâu?
Tất nhiên, bạn có thể làm việc này một cách rất khó khăn bằng các công cụ như Excel hoặc Word.
Hoặc bạn có thể chọn cách dễ dàng (và thông minh) hơn bằng cách tạo bản điều lệ bằng ClickUp Docs.
Chờ đã, ClickUp là gì?
ClickUp là một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất thế giới, được các nhóm làm việc hiệu quả sử dụng để quản lý dự án một cách hiệu quả.
Chúng tôi đã đề cập rằng nó cũng hoàn toàn miễn phí chưa?
Cha-ching!
Cách tạo bản điều lệ dự án với ClickUp
Sử dụng Tài liệu ClickUp để tạo tài liệu nội bộ và bên ngoài, wiki, cơ sở kiến thức và nhiều hơn nữa.
Tạo bản điều lệ dự án với Tài liệu thật dễ dàng.
Và sau khi đã nhập tất cả thông tin cần thiết vào tài liệu, bạn có thể dễ dàng:
- Tùy chỉnh giao diện
- Thực hiện chỉnh sửa văn bản phong phú
- Nhúng URL
- Quản lý quyền truy cập
- Lồng trang để phân loại tốt hơn
- Thêm nhận xét để chỉnh sửa
Để biết thêm thông tin về bản điều lệ dự án, hãy tham khảo các bài viết sau:
- Điều lệ dự án là gì? (Hướng dẫn cơ bản)
- Cách soạn thảo bản điều lệ dự án (kèm ví dụ)
2. Phát triển kế hoạch quản lý dự án
Phát triển một kế hoạch tích hợp có lẽ là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình quản lý dự án.
Nếu không có kế hoạch quản lý dự án phù hợp, bạn có thể sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn hoàn toàn.
Mục tiêu không rõ ràng, thời hạn không được tuân thủ, dự toán ngân sách không chính xác… Danh sách công việc là vô tận.
Mặt khác, một kế hoạch dự án được lập kỹ lưỡng sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc trước thời hạn. Nó sẽ giúp tất cả các bộ phận trong dự án của bạn biết cần làm gì và phối hợp với nhau như thế nào trong công việc.
Nhưng kế hoạch quản lý dự án là gì?
Kế hoạch quản lý dự án là danh sách toàn diện tất cả các quy trình và bước của dự án để hướng dẫn bạn hoàn thành dự án.
Hãy coi đó là một kế hoạch cho các kế hoạch.
Kế hoạch quản lý dự án có thể bao gồm bất kỳ lĩnh vực kiến thức nào như:
- Kế hoạch quản lý phạm vi
- Kế hoạch cải tiến quy trình
- Kế hoạch nhân sự
- Kế hoạch truyền thông
- Kế hoạch quản lý chất lượng
- Kế hoạch mua sắm
Đọc thêm về các kế hoạch này.
So với bản điều lệ dự án, kế hoạch dự án là một tài liệu dự án chi tiết hơn nhiều vì nó bao gồm tất cả các khía cạnh của việc thực hiện dự án.
Kế hoạch quản lý dự án mô tả các yếu tố của điều lệ dự án của bạn, chẳng hạn như:
- Mục tiêu và mục đích
- Lịch trình
- Quy trình tiêu chuẩn
- Vai trò và trách nhiệm
Tuy nhiên, trừ khi bạn là Dr. Strange, việc tự mình lập kế hoạch trong kế hoạch trong kế hoạch sẽ không dễ dàng chút nào.
Việc lập kế hoạch quản lý dự án khá phức tạp, nhưng không nhất thiết phải căng thẳng đến mức khiến bạn lo lắng.
Với phần mềm quản lý dự án như ClickUp, lập kế hoạch dự án có thể sẽ trở thành sở thích yêu thích của bạn.
Với ClickUp, bạn có thể:
- Xác định và phân công công việc , công việc con và danh sách kiểm tra: tạo công việc và công việc con cho các phần khác nhau của dự án và phân công thành viên nhóm cho từng công việc. Chia nhỏ công việc thành các hoạt động quản lý dự án nhỏ hơn trong danh sách kiểm tra và gạch bỏ khi hoàn thành.
- Thiết lập Mục tiêu: ClickUp tự động cập nhật tỷ lệ phần trăm tiến độ dự án tổng thể khi bạn hoàn thành các mục tiêu và hoạt động dự án cụ thể. Cài đặt Mục tiêu trước sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ dự án sau này.
- Đặt Cột mốc: chia dự án thành nhiều giai đoạn với các cột mốc phân tách từng giai đoạn dự án. Các dấu hiệu tiến độ này có thể được sử dụng để đánh dấu những bước tiến quan trọng của nhóm dự án hoặc kết thúc một giai đoạn quan trọng trong dự án của bạn.
3. Quản lý thực hiện dự án
Thực hiện dự án là giai đoạn muốn nhổ tóc không thể chối cãi. Đây thường là giai đoạn dài nhất và phức tạp nhất trong chu kỳ dự án, nơi bạn thực hiện kế hoạch đã được lập hoàn hảo.
Và hầu hết các nhóm luôn cảm thấy như thế này:
Khi kế hoạch dự án của bạn đã sẵn sàng, hãy chủ động để đảm bảo rằng việc thực hiện dự án thực sự diễn ra theo kế hoạch. Tích cực theo dõi mọi việc để đảm bảo rằng tất cả các nhóm và bộ phận dự án của bạn có mọi thứ cần thiết để hợp tác hiệu quả.
Hãy nhớ rằng, với tư cách là người quản lý dự án, bạn là người ra quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án.
Và giai đoạn thực hiện của quy trình quản lý tích hợp dự án thường bao gồm:
- Xử lý nhiều công việc và kết quả dự án
- Quản lý sự hợp tác của nhóm dự án
- Đảm bảo các cột mốc được hoàn thành
- Đề xuất các thay đổi kèm theo các biện pháp phòng ngừa và khắc phục
- Báo cáo trạng thái dự án cho các bên liên quan
- Lên lịch các cuộc họp với nhóm lãnh đạo để giải quyết các vấn đề cập nhật và trở ngại
Cảm thấy nhàm chán?
Không vấn đề gì!
Với ClickUp, việc thực hiện kế hoạch tổng thể dự án chưa bao giờ dễ dàng đến thế:
- Chọn từ nhiều chế độ xem như Bảng, Box, Danh sách, Lịch và hơn thế nữa để quản lý quy trình làm việc từ các góc độ khác nhau. Ví dụ: nếu bạn là người yêu thích Kanban, hãy sử dụng chế độ xem Bảng để hiển thị các công việc trong bảng Kanban theo trạng thái, ngày, ưu tiên, người được giao, v.v.
- Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc để lập kế hoạch, hình dung và theo dõi sức chứa của nhóm. Điều này giúp bạn sử dụng tài nguyên một cách hoàn hảo.
- Tạo Trạng thái tùy chỉnh cho các giai đoạn khác nhau trong một quy trình hoặc quy trình công việc đã xác định. Ví dụ: quy trình công việc phát triển phần mềm Agile có thể có giai đoạn "Yêu cầu cập nhật", trong khi một công ty tiếp thị nội dung có thể sử dụng giai đoạn như "Ý tưởng nội dung"
Hãy chi tiết và sáng tạo theo ý muốn của bạn!
4. Giám sát công việc dự án
Khi bạn đang bù đầu với công việc, bạn rất dễ mất đi cái nhìn tổng quan về những gì đã đạt được hoặc những gì còn phải hoàn thành.
Để quản lý dự án hiệu quả, bạn phải thường xuyên theo dõi hiệu suất dự án và so sánh với cơ sở dự án đã thiết lập. Đồng thời, việc theo dõi mức độ hợp tác của mọi người và xem các bộ phận dự án có thống nhất như mong muốn hay không cũng rất quan trọng.
Hãy đặt những câu hỏi như:
- Chúng ta có đang đúng tiến độ không?
- Mọi người có thể hợp tác hiệu quả không?
- Công việc nào đang cản trở tiến độ?
- Chúng ta cần tăng tốc bao nhiêu để đáp ứng thời hạn?
- Công việc được phân chia như thế nào trong nhóm dự án?
Nếu không có công cụ phù hợp, việc trả lời những câu hỏi này và thực hiện các hành động cần thiết là điều không thể.
Nhưng với công cụ phù hợp như ClickUp, việc này trở nên vô cùng dễ dàng.
Công cụ quản lý dự án này cho phép bạn:
- Tạo biểu đồ Gantt tương tác để theo dõi tiến độ dự án, quản lý thời hạn và xử lý các vấn đề tắc nghẽn. Đọc thêm về biểu đồ Gantt tại đây.
- Hình dung hoạt động công việc của nhóm bạn với tính năng Pulse
- Sử dụng tính năng Bảng điều khiển để theo dõi các dự án của bạn bằng các biểu đồ khác nhau như Burnup, Burndown, Velocity và Cumulative
Các tính năng giám sát dự án này giúp bạn nhanh chóng xác định các vấn đề có thể xảy ra, thông báo cho nhóm dự án của bạn và sửa đổi kế hoạch dự án cho phù hợp.
5. Thực hiện kiểm soát thay đổi
Với bất kỳ dự án nào, bạn sẽ phải đối mặt với những điều bất ngờ không thể lường trước.
Đây là những điều nằm ngoài tầm kiểm soát ngay lập tức của dự án và có thể làm chậm tiến độ dự án.
Đừng lo lắng. Đó là một phần của công việc.
Bạn chỉ cần một hệ thống trong chiến lược quản lý tích hợp của mình để giải quyết các vấn đề như yêu cầu thay đổi bổ sung từ các bên liên quan và sự thiếu hụt nguồn lực.
Một quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp có thể xử lý và phê duyệt yêu cầu thay đổi một cách thuận tiện là điều cần thiết. Đây là một trong những cách thông minh nhất để đảm bảo các quy trình của bạn luôn thống nhất và kết nối, bất kể có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Nhưng làm thế nào để thực hiện việc đó?
Mặc dù việc có một tài liệu ghi nhận yêu cầu thay đổi có thể giúp bạn, nhưng nó không thể xử lý được quy mô và tần suất của hầu hết các thay đổi đột xuất có thể phát sinh.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần gửi email qua lại về các thay đổi đã được phê duyệt.
Tuy nhiên, điều này không chỉ cực kỳ chậm chạp mà còn khó duy trì trách nhiệm giải trình đối với việc kiểm soát thay đổi tích hợp.
ClickUp giải quyết vấn đề này trong quản lý thay đổi thông qua:
- Tính năng Proofing hoạt động với các tệp PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP. Tính năng này cho phép bạn tập trung phản hồi và đẩy nhanh quá trình phê duyệt yêu cầu thay đổi và hơn thế nữa.
- Tính năng Clip cho phép bạn quay video (có âm thanh) và chia sẻ với nhóm của mình để nhanh chóng nhận được đề xuất về những khía cạnh bạn muốn thay đổi
6. Đóng dự án
Sau tất cả những nỗ lực của bạn, dự án cuối cùng cũng hoàn thành và đã đến lúc nói câu thần chú: "Đóng dự án!"
Nhưng khoan đã, vẫn còn một số điều bạn có thể muốn xem xét:
- Các quy trình được áp dụng trong dự án thành công đến mức nào?
- Chúng tôi đã áp dụng phương pháp quản lý dự án đúng đắn chưa?
- Có mục tiêu dự án nào chúng ta không thể đạt được không?
- Chúng ta có thể cải thiện một số khía cạnh của dự án không?
Thư giãn. Nhâm nhi tách cà phê. Và suy ngẫm.
Bây giờ, bạn cần dành thời gian để trao đổi với các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan. Giới thiệu cho họ các công việc đã hoàn thành và các cột mốc đã đạt được. Đây là một cách tuyệt vời để nhận được phản hồi thống nhất về những điểm có thể cải thiện cho các dự án trong tương lai.
Bạn cũng cần chuyển tiếp các tài liệu hoàn thành dự án cho khách hàng, bao gồm các tệp đính kèm quan trọng, chi tiết thanh toán, hướng dẫn sử dụng, v.v.
ClickUp là giải pháp hoàn hảo cho tất cả các trường hợp sử dụng sau:
- Quyền truy cập tùy chỉnh cho phép bạn mời khách hàng vào không gian dự án của mình mà không ảnh hưởng đến bảo mật
- Chia sẻ công khai giúp bạn chia sẻ hầu hết mọi thứ trong ClickUp với người khác. Dòng thời gian, Bản đồ Tư duy, nhiệm vụ cụ thể… bất cứ thứ gì bạn muốn.
- Sử dụng chế độ xem Trò chuyện để thảo luận về thành tích với nhóm dự án, lên kế hoạch cho các bữa tiệc thành công và hơn thế nữa
Vậy là bạn đã biết tất cả sáu bước để thực hiện tốt công việc quản lý tích hợp dự án.
Lợi ích của việc triển khai quản lý tích hợp dự án là gì?
Chúng tôi đã đề cập đến tất cả mọi thứ liên quan đến quản lý dự án tích hợp, ngoại trừ một điều.
Lợi ích của bạn là gì?
Các lợi ích chính của việc triển khai quản lý dự án tích hợp là:
- Phối hợp tốt hơn: lập danh sách tất cả các quy trình và công việc, phân chia vai trò và trách nhiệm, giám sát hiệu suất dự án, v.v. mang lại mục đích và hướng đi cho dự án
- Tiết kiệm thời gian: bằng cách chủ động xử lý các tài nguyên được chia sẻ và lịch trình trùng lặp, quản lý tích hợp dự án có thể cải thiện hiệu quả công việc trong các nhóm và giảm thời gian nhàn rỗi
- Trách nhiệm giải trình: người quản lý dự án, các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan duy trì sự liên lạc nhất quán. Điều này giúp quản lý kỳ vọng tốt hơn và tạo ra ý thức trách nhiệm giải trình.
Kết luận
Từ việc tạo bản điều lệ dự án đến việc kết thúc dự án thành công, quản lý dự án tích hợp giúp bạn điều phối các phần khác nhau của dự án một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, bạn không thể tự mình tích hợp tất cả các phần của một dự án.
Để quản lý tích hợp dự án thành công, bạn cần phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp.
Với hàng loạt tính năng, từ lập kế hoạch sức chứa đến quản lý dự án từ xa, ClickUp có thể giúp bạn trên mọi mặt của việc triển khai dự án tích hợp.
Tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay và kết nối mọi thứ trong không gian dự án của bạn trong tích tắc!
