Khung quản trị chương trình: Mô hình, lợi ích chính và khởi động

Nếu bạn đã từng quản lý một dự án, bạn có thể biết công việc này căng thẳng như thế nào. Là một quản lý dự án, bạn luôn phải giải quyết các vấn đề quan trọng và đưa ra các quyết định quan trọng.

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn làm việc đó cho toàn bộ chương trình — vốn là một tập hợp lớn các dự án đang hoạt động. Sự phức tạp gia tăng, số lượng các bên liên quan tăng lên, và quá trình ra quyết định trở nên quan trọng hơn và đòi hỏi nhiều hơn về mặt nhận thức.

Đó chính là lúc khung quản trị chương trình phát huy tác dụng. 🥰

Đây là một tập hợp các cơ chế quản trị hướng dẫn các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao xử lý nhiều dự án để giám sát sự thành công của toàn bộ chương trình. Mục tiêu là giảm thiểu rủi ro chương trình và đảm bảo tất cả các kết quả dự án được thống nhất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các khái niệm liên quan đến cấu trúc quản trị chương trình để nâng cao hiệu quả tổ chức, giảm thiểu xung đột và giảm thiểu rủi ro liên quan đến quy trình. Chúng ta sẽ tìm hiểu:

Quản trị chương trình là gì?

Chương trình là một nhóm các dự án cùng nhau cố gắng đạt được một mục tiêu chung. Chương trình được coi là một thực thể riêng biệt trong tổ chức, vì vậy nó cần có tầm nhìn để hoạt động trong phạm vi mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Đó là vai trò của quản trị chương trình. Quản trị chương trình là việc xây dựng, triển khai và tuân thủ các phương pháp và cấu trúc tốt nhất chung cho tất cả các dự án trong một chương trình.

Từ phạm vi và kết quả mong đợi của mỗi dự án đến rủi ro và hạn chế của chương trình, quản trị chương trình cung cấp cho bạn một khung cơ bản để giải quyết các vấn đề hàng ngày, cũng như giúp các bên liên quan chính biết họ đang cam kết những gì. 🤝

Thông thường, mô hình quản trị chương trình bao gồm năm khía cạnh:

Mô hình quản trị chương trình: Lợi ích chính

Mô hình quản trị chương trình mang lại sự nhất quán, tiêu chuẩn hóa quy trình và khả năng dự đoán kết quả, giao tiếp và ra quyết định. Điều này giảm thiểu rủi ro thất bại của chương trình đồng thời tăng hiệu quả của từng dự án và nhóm dự án riêng lẻ.

Một số lợi ích chính khác của quản trị chương trình bao gồm:

Các thành phần và vai trò của chương trình

Cũng giống như chính phủ ban hành chính sách cho quốc gia, mô hình quản trị chương trình được thiết lập bởi ban quản trị chương trình hoặc ủy ban chỉ đạo của công ty. Ban này có thể bao gồm nhà tài trợ chương trình, nhà tài trợ dự án riêng lẻ, các quản lý cấp cao của tổ chức và đại diện khách hàng, v.v.

Các thành phần và vai trò quan trọng khác của chương trình bao gồm:

Mối quan hệ giữa quản trị chương trình và quản lý chương trình

Con đường dẫn đến quản lý chương trình tốt hơn phải thông qua quản trị chương trình vững chắc. Mối quan hệ giữa hai khái niệm này giống như bản đồ và hành trình.

Cũng giống như bản đồ chỉ đường đến một điểm đến nhất định cùng với thời gian dự kiến và các tuyến đường khẩn cấp thay thế, quản trị chương trình vạch ra con đường để quản lý chương trình và xử lý rủi ro trong khi hoàn thành các mục tiêu của chương trình. ✅

Mẹo bổ sung: Bạn đang tìm cách dễ dàng để giám sát tất cả các chương trình của mình? Bạn có thể sử dụng Mẫu quản lý chương trình ClickUp để theo dõi và quản lý tiến độ chương trình của mình qua các giai đoạn khác nhau trong chế độ xem Gantt tích hợp sẵn. Và hoàn toàn miễn phí!

Các mô hình quản trị chương trình khác nhau

Có ba loại mô hình hoặc khung quản trị chương trình chính, mỗi loại cố gắng tổ chức các nguồn lực và nhóm của bạn theo cách khác nhau.

1. Khung quản trị chức năng

Trong mô hình quản trị này, các nguồn lực và con người được tổ chức theo các hàm của bộ phận họ làm việc. Có một trưởng bộ phận được chỉ định để quản lý các hoạt động trong mỗi bộ phận, người này có vai trò rõ ràng trong chương trình.

Trong mô hình quản trị này, người quản lý dự án có quyền hạn giới hạn đối với các nguồn lực và con người, vì hầu hết các nhiệm vụ ra quyết định thuộc về các trưởng bộ phận chức năng. Nếu người quản lý cần thêm nguồn lực cho một chức năng nhất định, họ phải yêu cầu trưởng bộ phận có liên quan. 🏬

Ưu điểm chính của quản trị chức năng là cho phép chuyên môn hóa. Các trưởng bộ phận chức năng có toàn quyền kiểm soát các quy trình và thông tin nội bộ bộ phận, giúp họ xây dựng trách nhiệm trực tiếp đối với các công việc trong khung quản trị.

Và ở cấp phân cấp cao hơn, trưởng bộ phận có thể trả lời các truy vấn và đề xuất kế hoạch nguồn lực một cách tự tin hơn.

2. Khung quản trị dự án

Mô hình quản trị này tổ chức các nguồn lực và con người xung quanh các dự án thay vì các hàm. Quyền ra quyết định thuộc về người quản lý dự án, và họ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, bao gồm cả các trưởng bộ phận (nếu có).

Nếu một dự án sắp bị trì hoãn, người quản lý dự án có thể sử dụng kinh nghiệm của mình để phân bổ thêm nguồn lực từ bất kỳ bộ phận nào, nhờ vào thiết lập hợp tác chéo.

Mô hình quản trị dự án cho phép tự chủ hơn ở cấp độ dự án và tăng tốc độ thực hiện quy trình công việc của dự án.

Tuy nhiên, điều này có thể gây khó khăn cho việc chuyên môn hóa vì các trưởng bộ phận hàm có thể không luôn biết khi nào dự án sẽ cần thêm nguồn lực. Một khung tổ chức kém có thể dẫn đến việc các trưởng bộ phận không đầu tư, không có hình dung rõ ràng về nhu cầu nguồn lực trong tương lai, từ đó làm tăng rủi ro tắc nghẽn.

3. Khung quản trị ma trận

Mô hình quản trị ma trận tận dụng các khả năng của cả quản trị chức năng và quản trị dự án, và thường được các nhà quản lý có tầm nhìn xa trong các nhóm đa chức năng lớn ưa chuộng.

Trong khung quản trị chương trình này, các nguồn lực và nhân sự thuộc về các bộ phận tương ứng và có một trưởng bộ phận quản lý chúng. Điểm khác biệt ở đây là còn có một quản lý dự án hoặc chương trình điều phối giữa các trưởng bộ phận và các bên liên quan.

Phạm vi quyền hạn của điều phối viên trong mô hình ma trận là chủ quan. Trong các mô hình ma trận yếu hơn, chúng ta thấy quyền ra quyết định nghiêng về các trưởng bộ phận, trong khi trong các mô hình mạnh hơn, người quản lý dự án có tiếng nói hơn trong các quyết định.

Tốt nhất là hướng tới mô hình quản trị ma trận cân bằng, trong đó các quản lý dự án và trưởng bộ phận chia sẻ quyền hạn và quyền sở hữu quyết định như nhau. Và trong trường hợp xảy ra thách thức hoặc xung đột trong quản lý dự án, cơ chế báo cáo lên cấp trên sẽ được kích hoạt, trong đó quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận sẽ báo cáo vấn đề lên ban quản trị dự án và chương trình. Ban quản trị sẽ lắng nghe cả hai bên trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Cách thiết lập cấu trúc quản trị chương trình: 7 bước

Thiết lập cấu trúc quản trị chương trình là một quá trình gồm bảy bước đối với hầu hết các tổ chức. Tuy nhiên, để triển khai đúng cách, bạn cần sự hỗ trợ của một công cụ phần mềm quản lý dự án chất lượng như ClickUp .

Các công cụ quản lý dự án đóng vai trò là trung tâm tập trung tất cả thông tin và quy trình dự án, giúp bất kỳ nhà quản lý chương trình nào cũng có thể dễ dàng giám sát mọi thứ. Ngoài ra, phần mềm này còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra trước hiệu quả của bất kỳ dự án hoặc khung quản trị chương trình nào.

Hãy cùng khám phá tất cả các bước để triển khai khung công tác — chúng tôi cũng đã trình bày một số chức năng hữu ích trong ClickUp để đơn giản hóa quy trình. 🌝

Bước 1: Xác định các bên liên quan chính

Bước đầu tiên là xác định tất cả các bên liên quan trong chương trình. Bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi chương trình đều là bên liên quan, và điều quan trọng là phải xác định họ cũng như mức độ ảnh hưởng hoặc lãi suất của họ. Một số bên liên quan chính có thể bao gồm nhà tài trợ và quản lý chương trình, cũng như người dùng cuối, chủ doanh nghiệp, quản lý dự án, cơ quan quản lý và đối tác bên ngoài.

Việc nhóm các bên liên quan đến dự án lại với nhau sẽ giúp bạn lập kế hoạch ưu tiên và quy trình giao tiếp rõ ràng hơn. Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp là một điểm khởi đầu tốt để xác định, nhóm và phân tích các bên liên quan đến chương trình và ảnh hưởng của họ đối với các dự án trong chương trình, cũng như ghi lại những lợi ích mong đợi của họ. 📒

Bước 2: Thiết lập bảng quản trị và xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân

Sau khi xác định tất cả các bên liên quan, bạn cần thành lập bảng chương trình chính. Số lượng thành viên, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân phụ thuộc vào mức độ phức tạp của danh mục đầu tư của bạn.

Bạn có thể muốn xây dựng các cấp quản trị khác nhau, như một ủy ban chỉ đạo để thực hiện chiến lược chương trình, một ban quản trị để giám sát việc thực hiện các phương pháp hay nhất và một nhóm chương trình chuyên trách cho các công việc điều hành.

Khóa học này giúp bạn đảm bảo rằng các thành viên không bị quá tải với trách nhiệm của mình, điều này sẽ ảnh hưởng đến phong cách làm việc và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của họ.

Mẹo: Bạn có thể sử dụng Mẫu lập kế hoạch RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) của ClickUp để xác định vai trò trong bảng chương trình của mình.

Bước 3: Xác định các tiêu chuẩn chương trình

Các chương trình tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể trong suốt vòng đời của chúng. Các tiêu chuẩn này thường được xác định bởi các nhà tài trợ chương trình hoặc khách hàng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chúng cũng có thể được quy định bởi các quy định của chính phủ hoặc ngành. Khi xây dựng mô hình quản trị chương trình, cơ quan quản trị cần xác định và ghi chép các tiêu chuẩn này.

Các tiêu chuẩn cần bao quát tất cả các khía cạnh của một chương trình — từ giao tiếp và báo cáo đến kiểm soát đầu ra. Một số tiêu chuẩn chương trình bạn có thể tài liệu hóa bao gồm:

Khi cơ quan quản trị chương trình của bạn đã hoàn thiện các tiêu chuẩn này, hãy ghi chép chúng vào một nơi bằng ClickUp Docs. Đây là tính năng tài liệu hóa mạnh mẽ được tích hợp trong bộ công cụ năng suất ClickUp để giúp bạn và các thành viên trong nhóm dự án của bạn tạo tài liệu một cách hợp tác. Tất cả các tài liệu được lưu trữ trong không gian dự án chuyên dụng để dễ dàng truy xuất.

Bạn đang tìm kiếm một định dạng chuẩn hóa để ghi chép việc khởi động chương trình? Mẫu đề xuất chương trình ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn. Mẫu này bao gồm tất cả các trường và hình ảnh cần thiết để giúp bạn ghi chú các mục tiêu chính, ưu tiên công việc và chính sách phân bổ nguồn lực của chương trình bằng ngôn ngữ chuẩn ngành.

Bước 4: Thiết lập các quy trình quản trị và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)

Khi cơ quan quản trị đã xác định các tiêu chuẩn, hãy bắt đầu xây dựng các quy trình quản trị để đảm bảo chúng được triển khai ở cấp độ hoạt động. Các quy trình được soạn thảo phải bao gồm lập kế hoạch, thực thi, giám sát và báo cáo. Một số lĩnh vực quy trình bạn có thể muốn giải quyết ở giai đoạn này bao gồm:

Đây có thể là bước khó nhất vì bạn phải xem xét các luồng quy trình trong toàn tổ chức để phát triển các SOP cân bằng. Đó là lý do tại sao các nhóm lớn thường sử dụng Bảng trắng ClickUp để hình dung bản đồ quy trình bằng sơ đồ luồng, bản đồ hoạt động và các hình ảnh trực quan khác. Mỗi Bảng trắng có thể chia sẻ và thân thiện với cộng tác — các thành viên trong nhóm của bạn có thể chia sẻ ý kiến và cùng nhau lập bản đồ quy trình trong thời gian thực.

Hơn nữa, thư viện ClickUp còn có nhiều mẫu Bảng trắng quản lý chương trình ấn tượng, giúp mô hình hóa quản trị chương trình. Ví dụ: Mẫu Nhật ký quyết định ClickUp có thể được sử dụng để lưu trữ nhật ký tất cả các quyết định của thành viên nhóm và ban quản trị. Mẫu này có thể lưu trữ tất cả thông tin như danh mục quyết định, vấn đề và các chi tiết có thể theo dõi khác.

Sau khi đã xây dựng quy trình, Tự động hóa ClickUp có thể giúp bạn tự động hóa các phần lặp đi lặp lại trong quy trình làm việc. Bạn có thể tự động hóa các công việc quản trị viên như cài đặt hoặc cập nhật trạng thái dự án, chuyển giao nhiệm vụ, thông báo và nhắc nhở. Nhóm điều hành của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó. 😀

Bước 5: Điều chỉnh khung công tác phù hợp với quản trị và chiến lược của tổ chức

Các quy trình quản trị chương trình của bạn phải phù hợp với chính sách và chiến lược quản trị của tổ chức. Nếu không có sự phù hợp này, chương trình của bạn có thể liên tục gặp phải các vấn đề do xung đột nội bộ.

Ví dụ: nếu cấu trúc quản trị của tổ chức bạn trao phần lớn quyền hạn cho các trưởng bộ phận, thì việc triển khai mô hình quản trị ma trận có thể không phù hợp với công ty. Các nhóm, đặc biệt là quản lý dự án và trưởng bộ phận, sẽ liên tục mâu thuẫn, ảnh hưởng đến năng suất, tiến độ chương trình và thậm chí là văn hóa làm việc của bạn.

Bạn có thể chỉ định một người đánh giá ở giai đoạn này để kiểm tra tính khả thi của chính sách quản trị. Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, người đánh giá có thể sử dụng tính năng Nhận xét hoặc Kiểm tra để chỉ ra những điểm không nhất quán trong mô hình của bạn.

Bước 6: Cung cấp cơ chế báo cáo lên cấp trên

Cơ chế báo cáo lên cấp trên là việc thiết lập các kênh phân cấp cần thiết với các nhà quản lý có thẩm quyền thích hợp để đưa ra các quyết định quan trọng. Ý tưởng là có một chuỗi lệnh để giải quyết các vấn đề và rủi ro gây ra các vấn đề trong phân cấp.

Cơ chế xử lý sự cố phải có hệ thống, cho phép nộp/gửi thông tin và tệp tin cần thiết, đồng thời cung cấp phương thức truyền đạt giải pháp một cách nhanh chóng.

ClickUp có thể giúp bạn xây dựng một cơ chế báo cáo lên cấp trên mạnh mẽ trong mô hình quản trị chương trình của bạn. Bạn có thể tạo biểu mẫu báo cáo lên cấp trên bằng ClickUp Forms để các thành viên trong nhóm nộp để báo cáo vấn đề kèm theo các chi tiết liên quan như các bên liên quan, sự khác biệt về ý kiến, tác động tiềm ẩn của từng phương pháp, v.v. Mỗi bài nộp/gửi sẽ trở thành một công việc được giao cho thành viên ban quản trị chương trình có thể giải quyết vấn đề.

Các thành viên hội đồng quản trị cũng có thể sử dụng hơn 15 chế độ xem của ClickUp, bao gồm Xem danh sách, Bảng và Dòng thời gian, để phân tích vấn đề được chuyển lên cấp trên. Ví dụ: họ có thể sử dụng chế độ xem Danh sách để sắp xếp các nhiệm vụ được chuyển lên cấp trên theo mức độ ưu tiên và nhanh chóng quyết định vấn đề nào cần được giải quyết trước tiên.

ClickUp cũng cung cấp tính năng Trò chuyện ClickUp trực tiếp để liên lạc ngay lập tức về các vấn đề của chương trình hoặc bất kỳ cuộc thảo luận khẩn cấp nào khác — bạn có thể nói chuyện với một cá nhân hoặc toàn bộ nhóm mà không cần phải viết email chính thức. Bạn thậm chí có thể tổ chức cuộc họp Zoom từ trong không gian làm việc ClickUp, nhờ tích hợp Zoom chuyên dụng.

Tương tự, chế độ xem Dòng thời gian có thể giúp người quản lý chương trình xem các dự án đang chậm tiến độ và thực hiện các biện pháp khắc phục để đưa chúng trở lại đúng tiến độ. Người quản lý dự án có thể sử dụng chế độ xem này để theo dõi toàn bộ vòng đời quản lý dự án để ra quyết định chiến lược.

Bước 7: Chia sẻ cấu trúc với tất cả các bên liên quan

Sau khi thiết lập cấu trúc quản trị chương trình, hãy chia sẻ với tất cả các bên liên quan để họ có thể nắm bắt các chính sách và thực tiễn tốt nhất mới.

Bước này là một trong những bước quan trọng nhất vì cách bạn giao tiếp và chia sẻ thông tin về cấu trúc quản trị chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các dự án không có lỗi. Nó cũng mở ra một kênh phản hồi từ các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi những thay đổi.

Quản trị chương trình với ClickUp: Giải pháp tối ưu cho các nhà quản lý dự án

Các quy trình quản trị chương trình hiệu quả là cần thiết để hoàn thành thành công các dự án đang hoạt động và đạt được ROI ổn định. Nếu không có khung công tác phù hợp, các nhóm dự án của bạn sẽ xảy ra xung đột về tài nguyên và đơn đặt hàng giải quyết vấn đề, và mọi thứ có thể nhanh chóng đi theo hướng không mong muốn.

May mắn thay, với các bước được đề xuất của chúng tôi, bạn có thể dễ dàng lập bảng quản trị chương trình cũng như các nguyên tắc quản trị để dẫn dắt dự án của bạn đến thành công. Và ClickUp có thể giúp toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ hơn đáng kể với các mẫu và chức năng được thiết kế riêng cho các nhóm chương trình. Đăng ký tại đây để bắt đầu. 💖