"Google'da ara!" çoğu sorunun cevabıdır. Sonuçta, neredeyse her çözümü orada bulabilirsiniz.
Kusursuz itibarına ek olarak Google, verimli proje yönetimi için özel olarak tasarlanmış bir araç seti sunar: Google Çalışma Alanı.
Eskiden Google Suite olarak bilinen bu koleksiyon, Google Takvim, E-Tablolar, Meet, Drive ve Gmail gibi zaten aşina olduğunuz popüler araçları içerir.
Verimli bir çalışma alanı için gerekli olan çoğu özelliği sunar. Bu blogda, Google Workspace'ü projeleri verimli bir şekilde yönetmek için nasıl kullanabileceğinizi ele alacağız. İş akışlarınıza daha iyi entegre olabilen ve kesintisiz verimlilik sağlayan bir proje yönetimi aracı arıyorsanız, size bir tane tanıtacağız!
Proje Yönetimi için Google Çalışma Alanı'na genel bakış
Google Çalışma Alanı, verimliliği, işbirliğini ve takım iletişimi artıran esnek bir proje yönetimi çözümüdür.
Bir sonraki projenizi yönetmek için neden harika bir seçim olduğunu öğrenin:
- Mobilite: Güvenlikten ödün vermeden, herhangi bir cihazdan, herhangi bir yerden çalışma alanına erişin
- Gelişim: Google, teknolojik gelişmelerin her zaman öncüsüdür. En yeni özelliklerden yararlanarak takımınızın bir adım önde olmasını sağlayın
- Entegrasyon: Çeşitli uygulamalar ve araçlarla sorunsuz bir şekilde bağlantı kurun. Google Çalışma Alanı, iletişimi, işlemleri ve yönetimi kolaylaştırır, böylece platformlar arasında geçiş yapmanız gerekmez
- İşbirliği: Dokümanlar ve E-Tablolar gibi Google uygulamalarını kullanarak gerçek zamanlı olarak birlikte çalışın. Siz ve takımınız belgeleri aynı anda düzenleyebilir, yorum bırakabilir ve değişiklikleri kolaylıkla takip edebilirsiniz
- Görev yönetimi: Google Tasks ve Keep gibi araçları kullanarak ekosistem içinde görevleri atayın, oluşturun ve izleyin
Ayrıca okuyun: En İyi 10 Google Tasks Alternatifi ve Rakibi
Proje Yönetimi için Temel Google Workspace Araçları
Projeleri etkili bir şekilde yönetmek için doğru araçlara ihtiyacınız vardır ve Google Çalışma Alanı size çok sayıda seçenek sunar. Projelerinizin kontrolünü elinizde tutmanıza ve takımınızın senkronizasyonunu sağlamanıza yardımcı olabilecek anahtar Google Çalışma Alanı araçlarına daha yakından bakalım.
Belge yönetimi için Google Drive
Google Drive, proje dosyalarınızı düzenlemek için kullanışlı bir araçtır.
Her proje için klasörler oluşturarak her şeyi düzenli tutabilirsiniz. Takımınızla belge paylaşımı çok kolaydır ve belgeleri kimlerin görüntüleyebileceğini veya düzenleyebileceğini siz belirleyebilirsiniz.
Her şey bulutta depolandığı için herkes ihtiyaç duyduğu dosyalara her yerden erişebilir. Bu, işleri düzenli tutmanın ve takımınızın ihtiyaç duyduğu anda ihtiyaç duyduğu şeylere ulaşmasını sağlamanın pratik bir yoludur.
Ayrıca okuyun: Geri Bildirim Toplamak için 10 Ücretsiz Google Form Şablonu
Proje izleme için Google E-Tablolar
Google E-Tablolar, projenizin ilerlemesini izlemek için kullanışlıdır.
Zaman çizelgeleri oluşturun, son teslim tarihlerini izleyin ve görevleri tek bir yerden yönetin. Bu işlem çok basittir ve takımınızın işlerini gerçek zamanlı olarak güncellemesine olanak tanır.
Planlama için Google Takvim
Google Takvim, projenizin programını yönetmek için sağlam bir seçimdir. Son teslim tarihlerini kolayca belirlemenizi, toplantıları planlamanızı ve dönüm noktalarını izlemenizi sağlar
Takvimi takımınızla paylaşmak, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur. Kullanımı kolaydır ve hatırlatıcılar ve renk kodları gibi özelliklerle, programınızı fazla uğraşmadan düzenli tutabilirsiniz.
Google Çalışma Alanı'nı Ayarlama Adım Adım Kılavuzu
Projeleriniz için Google Çalışma Alanı'nı kullanmaya başlamak karmaşık olmak zorunda değil.
Takımınızın işlerini takip etmesini ve projelerinizin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayacak şekilde Google Çalışma Alanı'nı kurmak için gerekli adımları inceleyelim.
Proje klasör yapısı oluşturma
Birden fazla dosyayla çalışırken, gerektiğinde bunlara anında erişmek istersiniz. Dosyalarınızı düzenlemenin "doğru" bir yolu olmasa da, izleyebileceğiniz bazı temel adımlara göz atalım:
Adım 1: Klasörler oluşturun
Drive'ınızı açın ve Yeni'ye tıklayın. Klasör düğmesine tıklayın ve klasörünüze bir ad verin. Oluştur'a basın.
Dosyaları iş akışınıza veya kategorilere göre klasörler halinde derleyin. Klasörleri doğrudan cihazınızdan da yükleyebilirsiniz.
Klasör adlarını kısa, anlamlı ve basit tutmalısınız. Daha uygunsa tarihleri veya hashtag'leri kullanın.
Adım 2: Alt klasörler oluşturun
Dosyaları daha iyi düzenlemek için alt klasörler de oluşturabilirsiniz. Alt klasör oluşturmak istediğiniz klasöre gidin ve Yeni seçeneğini tıklayın. Klasör seçeneğine tekrar basın ve klasöre bir ad verin.
Taşımak istediğiniz belgeyi sağ tıklayarak dosyaları alt klasöre aktarabilirsiniz. Düzenle'yi tıklayın, Taşı'ya basın ve ilgili klasörü seçin. Belgeleri çeşitli klasörlere sürükleyip bırakabilirsiniz.
3. Adım: Dosyalara ve klasörlere renk kodu ekleyin ve açıklamalar ekleyin
Farklı klasör türlerini tanımlamak için renkler ve etiketler kullanın. Bunu öncelik veya görev türlerine göre yapabilirsiniz.
Dosyalarınıza ve klasörlerinize açıklamalar da ekleyebilirsiniz. Herhangi bir dosya veya klasöre sağ tıklayın ve Dosya Bilgisi > Ayrıntılar'a basın. Yan panelin sonuna kadar kaydırın ve açıklama ekleyin.
Paylaşılan Google E-Tablolar'ı ayarlama
Google E-Tablolar, proje yönetimi için güçlü bir araçtır. Verimli bir çalışma alanı için paylaşılan bir dosya oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:
Adım 1: Google E-Tablolar'ı oluşturun ve özelleştirin
Sheets'i açtığınızda, + Boş seçeneğini göreceksiniz. Yeni bir sayfa oluşturmak için bu seçeneği tıklayın ve ilgili bir ad verin.
Verilerinizi düzenleyerek e-tablanızı özelleştirmeye başlayın. Tablolar oluşturabilir, hesaplamalar için formüller kullanabilir ve netlik için ızgaraları biçimlendirebilirsiniz. Aynı e-tabloda birçok veri kümesiyle çalışıyorsanız, birden fazla sekme oluşturun.
Adım 2: E-tablosunu paylaş
Sağ üst köşedeki Paylaş düğmesini kullanarak e-tablanızı paylaşabilirsiniz. Burada, Görüntüleyen, Yorumlayan ve Düzenleyici için izinleri ayarlayın.
3. Adım: Gerçek zamanlı işbirliği
E-Tablolar'daki ortak çalışanlar, e-tabloya yorum bırakabilir veya düzenlemeler önerebilir. Ayrıca, '@' işaretini kullanarak belirli kişileri etiketleyerek görevler atayabilir ve bildirim gönderebilirsiniz.
Takım üyelerinizin yaptığı değişiklikleri görmek ve bunlara ad vermek, dönüm noktalarını ve önemli güncellemeleri izlemek için belgenizin sürüm geçmişini izlemelisiniz.
Ayrıca okuyun: Google E-Tablolar Gösterge Paneli Nasıl Oluşturulur (5'ten fazla şablonla)
Google Takvim'i proje zaman çizelgeleriyle entegre etme
Proje zaman çizelgelerinizi Google Takvim ile bağlayarak önemli son tarihleri ve dönüm noktalarını takip edebilirsiniz. Projeniz için ayrı bir takvim oluşturup bunu ekip arkadaşlarınızla paylaşmak için aşağıdaki adımları izleyin:
Adım 1: Yeni bir takvim oluşturun
Takvim uygulamanızı açtıktan sonra, sol gezinme çubuğunda Diğer Takvimler seçeneğini bulun. + şeridini tıklayın ve açılan pencereden Yeni Takvim Oluştur seçeneğini kullanın.
Bir ad ve açıklama verebilir, hatta gerekirse saat dilimini değiştirebilirsiniz. Son olarak, Takvim Oluştur'u tıklayın.
Adım 2: Takımınızla paylaşın
Takviminizi paylaşmak için sol gezinme penceresindeki Belirli Kişilerle Paylaş seçeneğini tıklayın.
Kişi Ekle'ye basın ve ekip arkadaşlarınızın adlarını veya e-posta adreslerini yazın.
Paylaşılan takvim, proje zaman çizelgelerini yönetmeyi çocuk oyuncağı haline getirir
Eklediğiniz her bir kişi için açılır menüden izinleri düzenleyin.
3. Adım: Proje dönüm noktalarını bağlayın
Etkinlik Akışı'nın sağ alt köşesindeki proje dönüm noktalarınıza gidin. Takvime Ekle'yi tıklayın ve entegre etmek istediğiniz takvimi seçin.
Proje Merkezi tarafından takviminizi görüntüleme ve yönetme izni verin. Proje dönüm noktalarınız artık Takvimler ile bağlantılı olacak ve son teslim tarihinde Etkinlikler olarak görünecektir.
Proje dönüm noktalarını içe aktarmanın en kolay yolu, URL'yi kopyalayıp bağlantıyı kullanarak bir proje yönetimi takvimi oluşturmaktır.
Proje Yönetimi için Google Çalışma Alanı'nı Kullanma Sınırlamaları
Google Workspace, proje yönetimi için kullanışlı ve uygun maliyetli bir çözüm olmakla birlikte, dezavantajlarını da anlamanız gerekir. Bu sorunlar, ihtiyaçlarınıza daha uygun bir çözüm bulmak için Google Workspace alternatiflerini keşfetmenizi gerektirebilir.
Karşılaşabileceğiniz bazı yaygın sorunlara göz atalım.
- Gelişmiş iş akışı özellikleri yoktur: Google Workspace, karmaşık iş akışlarını yönetmek için yerleşik araçlara sahip değildir. Üçüncü taraf uzantıları ekleyebilirsiniz, ancak bunlar daha özel proje yönetimi yazılımlarında bulunan yerel özellikler kadar sorunsuz değildir
- Arayüz sınırlamaları: Google Çalışma Alanı'nın basitliği, basit görevler için mükemmeldir, ancak karmaşık iş akışlarını veya büyük ölçekli projeleri yönetirken yetersiz kalır. Projeniz gelişmiş araçlar gerektiriyorsa, arayüzü çok basit bulabilirsiniz
- Özelleştirme kısıtlamaları: Bazı özelleştirme seçenekleri mevcut olsa da, Google Workspace daha karmaşık projeler için gereken esnekliği sunmaz. Son derece özelleştirilmiş bir kurulum gerekiyorsa, bu sınırlayıcı olabilir
- Veri yönetimi sorunları: Büyük miktarda veriyi yönetmek zor olabilir. Gelişmiş veri yönetimi özellikleri olmadan, her şeyi düzenli ve erişilebilir tutmakta zorlanabilirsiniz
- Kullanıcı erişim kısıtlamaları: Kullanıcı erişimini yönetmek, özellikle büyük bir takımla çalışıyorsanız, zahmetli bir iş haline gelebilir. Hassas bilgilere kimin erişebileceğini kontrol etmek zor olabilir
- Projeye genel bakış yok: Google Çalışma Alanı, projenizin durumuna ilişkin net bir genel bakış sağlamaz. Örneğin, hangi belgelerin incelenmesi gerektiğini veya belirli görevlerin ne kadar sürdüğünü izlemek zordur
Etkili Proje Yönetimi için ClickUp Kullanımı
Google Çalışma Alanı, stratejik proje yönetimi için temel bir çözüm sunsa da, sınırlamaları verimliliği engelleyebilir.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Aracı, organizasyonu ve işbirliğini geliştirmek için tasarlanmış bir dizi güçlü özellik ile bu zorlukları ortadan kaldırır.
En iyi proje yönetimi araçlarından biridir ve hepsi bir arada bir çözüm sunar.
Özellikleri keşfetmeden önce, Google Workspace ile ilgili tüm sınırlamalarınız için nihai çözümü sunan ClickUp Hiyerarşi Kılavuzu'nu incelemeniz çok önemlidir. Bu kılavuz, küçük ayrıntıları kaçırmadan büyük resmi görmenizi sağlar.
Küçük takımlardan kurumsal şirketlere kadar her şeyi organize edebilirsiniz. ClickUp size aşağıdakiler gibi birçok özellik sunar:
- Çalışma Alanları
- Her şey görünüm
- Alanlar
- Klasörler
- Listeler
- Görevler
- Alt görevler
- İç içe alt görevler
- Kontrol listeleri
Bu, projenizin nihai hedefini göz önünde bulundurarak ölçeklendirebileceğiniz düzenli bir altyapı sağlar.
Birden fazla ClickUp Görünümü ile ş Akışınızı kolaylaştırın
ClickUp Görünümleri, aşağıdaki seçenekler gibi çok yönlü yollarla proje verilerinizi görselleştirmenize ve yönetmenize olanak tanır:
- ClickUp Tablo Görünümü: Karmaşık veri kümelerini yönetebileceğiniz, ilerlemeyi izleyebileceğiniz ve sütunları proje ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebileceğiniz, elektronik tablo benzeri bir arayüz sağlar. Bu görünüm, proje izlemeyi kolaylaştıran filtreleme, sıralama ve gruplama gibi özelliklerle Google E-Tablolar'dan daha sağlam veri yönetimi seçenekleri sunar
- ClickUp Form Görünümü: Takım üyelerinden veya paydaşlardan yapılandırılmış bilgiler toplamak için idealdir. Google Formlar'a kıyasla daha organize bir yaklaşım sunarak, görevleriniz ve projelerinizle doğrudan entegre olan alanlara sahip özel formlar oluşturmanıza olanak tanır
- ClickUp Takvim Görünümü: Son teslim tarihlerini, dönüm noktalarını ve programları görsel bir biçimde takip etmenize yardımcı olur. Bu görünüm, görevlerinizle doğrudan entegre olarak, proje zaman çizelgelerini ve yaklaşan son teslim tarihlerini görebileceğiniz birleşik bir takvim sunar ve Google Takvim'i ayrı kullanmaya kıyasla daha tutarlı bir deneyim sağlar
ClickUp Belgelerini belgelere ve görevlere bağlayın
ClickUp Belgeleri, projeyle ilgili belgeleri oluşturmak, depolamak ve üzerinde işbirliği yapmak için güçlü bir özelliktir.
Dosyaların çeşitli klasörlere dağılmış olduğu ve sık sık geçiş yapmayı gerektiren Google Drive'dan farklı olarak, Dokümanlar görevleriniz ve projelerinizle doğrudan entegre olur.
ClickUp Dokümanlar, Google Dokümanlar'ın sevdiğiniz tüm harika özelliklerini bir araya getirir ve kendine özgü özellikler ekler. Her iki dünyanın en iyisine sahip olmak gibidir: projelerinizi yolunda tutmak için tasarlanmış ekstra özelliklere sahip tanıdık doküman araçları.
Sorunsuz işbirliği araçlarına ek olarak, Dokümanlarınızı görevlerle bağlayabilir, bu görevleri güncellemek için bileşenler ekleyebilir, zengin metin biçimlendirmesi kullanabilir ve proje durumunu anında değiştirebilirsiniz.
Ayrıca okuyun: En İyi 10 Google Dokümanlar Alternatifi ve Rakibi
ClickUp Sohbet Görünümü'nü kullanarak takımınızla işbirliği yapın
Takımınızın mesajlarını takip etmek için birden fazla uygulamayı aynı anda kullanmaktan bıktınız mı?
ClickUp Sohbet Görünümü, işyerindeki iletişimi yeniden şekillendirerek güncellemeleri paylaşmanıza, kaynakları bağlamanıza ve tüm takımla sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Sohbet Görünümü, web sayfalarını, e-tabloları, videoları ve daha fazlasını eklemenizi sağlar. Madde işaretli listeler, kod blokları ve afişler gibi özelliklerle mesajlarınızı biçimlendirerek takımınızla verimli bir şekilde iletişim kurun.
ClickUp Toplantıları ile haftalık kontrol toplantıları yapın
Google Workspace, video görüşmeleri için Google Meet'i sunsa da, toplantılarınızı yönetmek ve belgelemek için özel bir araca sahip değildir.
ClickUp ise, proje tartışmalarınızı düzenli ve verimli tutmak için tasarlanmış ClickUp Meetings ile kapsamlı bir çözüm sunar.
Haftalık toplantılarınızı belgelemeyi basitleştirerek projenizin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantılar'ın sunduğu olağanüstü özelliklerden bazıları şunlardır:
- Süper Zengin Düzenleme düzenli toplantı notları almak için
- Atanan yorumlar bir görevin tamamlanması için gerekli ek bir öğe ekleyin
- Kontrol listeleri toplantı tartışmalarından ayrıntılı eylem öğeleri oluşturmak için
- Yinelenen Görevler toplantıları otomatik olarak planlamak için
- Slash Komutları gereksiz tıklamaları ortadan kaldırmak için. Açılır menü için "/" yazın
ClickUp Gösterge Panelleri ile performansı izleyin
ClickUp Gösterge Panelleri, projenizin durumuna ilişkin kapsamlı bir genel bakış sunar. Anahtar metrikleri, görev ilerlemelerini ve etkinliklere harcanan zamanı izleyen çeşitli bileşenlerle özel gösterge panelleri oluşturabilirsiniz.
Buna karşılık, Google Çalışma Alanı, proje ilerlemesini kapsamlı bir şekilde görselleştirmek için yerleşik bir çözüme sahip değildir.
Temel veri izleme için Google E-Tablolar'ı kullanabilirsiniz, ancak ClickUp Gösterge Panelleri daha dinamik ve entegre bir yaklaşım sunar. Projelerinizi listeler, kartlar, veriler, grafikler ve çizelgelerle interaktif tuvallere dönüştürerek büyük resmi görmeyi ve her şeyi yolunda tutmayı kolaylaştırın.
ClickUp Brain ile yapay zekanın en iyisini elde edin
Yapay zeka işyerlerinde hızla yaygınlaşırken, entegre bir yapay zeka asistanı proje yönetimi yazılımları için vazgeçilmez hale geldi. Google Çalışma Alanı, yapay zeka tarafından oluşturulan gelişmiş özelliklerden yoksundur, ancak ClickUp Brain size destek olur.
ClickUp Brain, görevler, belgeler veya uzaktaki takım üyeleriyle ilgili iş sorularına anında yanıt almak için takımınızın başvurduğu kaynak görevi görür. Sadece bilgi sağlamakla kalmaz, görevler ve toplantı notları içindeki konuları özetleyerek önemli ayrıntıları takip etmeyi kolaylaştırır.
Ama hepsi bu kadar değil: ClickUp Brain, içerik oluşturma ve düzenleme konusunda da yardımcı olur. Mesajlarınızın açık ve tutarlı olmasını sağlayarak takımınız içindeki iletişimi daha sorunsuz ve etkili hale getirir.
ClickUp Zaman Takibi ile görevlere harcanan zamanı izleyin
ClickUp'ın Proje Zaman Takibi, verimliliği yönetmek ve projelerinizi yolunda tutmak için değerli bir araçtır. Tek tek görevlere harcanan zamanı izlemenizi sağlar ve hem günlük operasyonlar hem de uzun vadeli proje planlaması için çok önemli olan ayrıntılı bilgiler sunar
ClickUp'ı farklı kılan, zaman takibinin proje yönetimi iş akışınıza ne kadar sorunsuz bir şekilde entegre edildiğidir. Zamanı doğrudan görevlerin içinde kaydedebilir, böylece bir projeye harcanan her dakikanın doğru bir kaydını tutabilirsiniz.
ClickUp Entegrasyonları ile merkezi bağlantı
ClickUp'ın Entegrasyonları, platformu çok çeşitli araç ve uygulamalarla bağlayarak proje yönetimi faaliyetlerinizi merkezileştirmenize olanak tanır. Buna iletişim platformları, CRM'ler ve diğer temel araçlarla entegrasyonlar dahildir.
Bu özellik, halihazırda kullandığınız araçlarla daha sorunsuz bir bağlantı sağlayarak platformlar arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltır ve Google Drive'ın entegrasyon sorunlarını ortadan kaldırır.
ClickUp Şablonları ile projeleri daha hızlı başlatın
ClickUp'ın proje yönetimi yaklaşımınızı nasıl dönüştürebileceğini keşfetmek için bu şablonu faydalı bulabilirsiniz:
ClickUp Proje Yönetimi Şablonu, büyük, karmaşık ve işlevler arası projeleri yönetmeyi basitleştirmek için oluşturulmuştur. Baştan sona projenizin her aşamasında gezinmenize yardımcı olan kullanıcı dostu bir arayüz sunarak her şeyi kolayca takip etmenizi sağlar.
Şablonun iş akışınızı kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceğini aşağıda görebilirsiniz:
- İlerlemeyi kolayca izleyin: Odaklanmış proje izleme için şablonun yerleşik araçlarını kullanın
- Görevleri kolayca atayın: Sorumlulukları net bir şekilde tanımlayın ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın
- Son teslim tarihlerini yönetin: Sezgisel son teslim tarihi yönetimi ile her görevin zamanında tamamlandığından emin olun
- İş akışlarını özelleştirin: Süreçleri özel proje ihtiyaçlarınıza göre uyarlayarak verimliliği artırın
- Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin: ClickUp Otomasyonlarını ayarlayarak zaman kazanın ve stratejik planlamaya odaklanın
- Sorunsuz entegrasyon: Diğer araçlarla bağlantı kurarak platformlar arasında tutarlı bir iş akışı sağlayın
Bu şablon, takımınızın proje boyunca uyumlu, bilgili ve yolunda ilerlemesini sağlayan kapsamlı bir araçtır.
ClickUp'ın Proje Yönetimi E-Tablo Şablonu da harika bir seçenektir. Tüm proje bilgileriniz tek bir yerde birleştirilir, böylece görevlere ve son tarihlere kolayca erişebilir ve bunları yönetebilirsiniz.
Her görevin durumunu izleyerek hiçbir görevin atlanmamasını sağlarken, kaynak kullanımı ve maliyetler hakkında bilgi edinerek projeleri daha iyi denetleyebilirsiniz.
👀 Bonus: Organizasyonu geliştirmek ve takımınızın verimliliğini artırmak için daha fazla proje yönetimi şablonu keşfedin.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Araçlarıyla Proje Başarısının Kilidini Açın
Google Workspace, verimliliği artıran kullanıcı dostu bir arayüz ve birbirine bağlı uygulamalarla verimli, kullanımı kolay proje yönetimi araçları sunar.
Ancak projelerinizin daha ince ayrıntılarını yönetmek söz konusu olduğunda, bu araçların dağınık yapısı bir zorluk haline gelebilir.
İşte burada ClickUp devreye giriyor. Belgeler, Görevler, Takvimler ve işlemler arasında uçtan uca görünürlük sağlayarak, iş akışınız üzerinde ihtiyacınız olan kontrolü elde etmek için Google Çalışma Alanı'nın sınırlarını ortadan kaldırır.
Hemen ClickUp'a geçin!