Etkili Bir Ad Hoc Toplantısı Nasıl Yapılır?

Tüm spontane toplantılar kötü değildir. Bazen, doğru kişileri bir an önce (sanal) bir odada bir araya getirmeniz gerçekten gerekir.

Ancak sorun şu: çoğu acil toplantı kasıtlı olarak yapılmaz. Aceleye getirilir, net değildir ve odaklanmayı bozar; herkes neden bunun bir e-posta ile halledilemediğini merak eder.

Bunu değiştirelim. Doğru biçim, araçlar ve hazırlık ile, ani toplantılar işleri gerçekten ilerletebilir.

📌 Gerçek şu ki, doğaçlama toplantıların da yeri vardır, ancak bunlar kasıtlı olarak yapıldığında.

Bu kılavuzda şunları öğreneceksiniz:

Ad hoc toplantının gerçek anlamını ve düzenli toplantılar ile karşılaştırıldığında farklarını inceleyelim.

Ad Hoc Toplantı Ne Anlama Gelir?

"Ad hoc" terimi Latince'den gelir ve "bu özel amaç için" anlamına gelir. İş bağlamında, ad hoc toplantı, acil kararları almak, kritik sorunları çözmek veya acil eylem gerektiren dış faktörlere yanıt vermek için yapılan plansız toplantılardır.

Bu toplantılar, düzenli olarak tekrarlanan toplantılarınızın veya uzun vadeli planlama oturumlarınızın bir parçası değildir. Bunun yerine, kısa, odaklanmış ve uyum sağlama amaçlı toplantılardır. Genellikle, takımın hızlı hareket etmesi ve belirli bir konuyu birlikte çözmesi gerektiğinde düzenlenir.

📌 Örnek: Diyelim ki, lansmandan hemen önce büyük bir hata ödeme akışınızı bozdu. Geliştirme lideri, kalite güvence ekibi ve ürün yöneticisi, sorunu gidermek için hızlı bir Google Meet görüşmesi yapar. Bu, resmi bir gündemi olmayan, önemli bir karar almak için doğru kişilere gerçek zamanlı erişim sağlayan, plansız bir toplantıdır.

Normal toplantılardan farkı nedir?

Ad hoc toplantıların tipik tekrarlanan toplantılara kıyasla avantajları şunlardır:

Ad Hoc Toplantı Ne Zaman Kullanılmalı (ve Ne Zaman Yeniden Düşünülmeli)

Akıllı proje yöneticileri, verimliliği düşürdükleri için ani toplantıların son çare olması gerektiğini bilir. 🧠

En iyi işlerimizi derinlemesine odaklandığımızda yaparız. Ancak kısa bir sürpriz toplantı bile bu akışı bozabilir ve araştırmalar, dikkatinizin dağıldıktan sonra tekrar işinize odaklanmanın 23 dakikadan fazla sürdüğünü gösteriyor!

Asıl soru şu: Bu toplantı acil mi, yoksa sadece bir refleks mi?

Hızlı bir sohbetin sorunları çabucak çözeceği düşünülebilir, ancak bazen bu sadece ani bir tepki olabilir. Herkesi çağırmadan önce şunu sorun: Bu sorunu çözmek için en iyi yol bu mu, yoksa daha akıllıca bir alternatif var mı?

Aşağıda, geçici toplantıların uygun olabileceği en yaygın beş senaryo yer almaktadır:

verimli Ad Hoc Toplantılar Düzenlemek için 7 Temel Adım

Toplantılarınızın takviminizi doldurmaktan ibaret olmasını istemiyorsanız, toplantılarınızın odaklanmış, etkili ve tüm katılımcılar için faydalı olmasını sağlamanız gerekir.

Adımlara geçmeden önce, doğru araçları kurduğunuzdan emin olun. ClickUp'ın çevrimiçi toplantı özellikleri, sorunsuz bir şekilde planlama, işbirliği ve takip yapmanızı sağlar; böylece spontane senkronizasyonlar bile yapılandırılmış hissi verir.

Ad hoc toplantı lojistiğinizi optimize etmek için yedi temel adımı inceleyelim.

Adım 1: Hedefleri belirleyin ve gündemi hazırlayın

Ortak bir amaç olmadan, 10 dakikalık bir toplantı bile dikkatin dağılmasına ve tartışmalara yol açabilir. Net bir hedefle başlayın. Oturumun sonunda neyi başarmak istiyorsunuz? Hedef hızlı bir uyum sağlama veya bilgi toplama toplantısı olsun, istenen sonucu adlandırmak konuşmayı yönlendirmenize yardımcı olur.

Toplantı gündemi, belirli bir konuyu önceliklendirmeye yardımcı olur ve ele alınması gereken net çıktıları belirler. 15 dakikalık bir senkronizasyon için kapsamlı bir gündeme ihtiyacınız yoktur, ancak en önemli 3 hedefinizi listelemek, herkese odaklanacak bir şey sağlar. Zamanınız kısıtlıysa, düzenli çalışmak için toplantı gündemi şablonunu kullanın.

Gündemi bilmek, katılımcıların düşüncelerini, ilgili verileri veya gerekli materyalleri bir araya getirmelerine olanak tanır ve böylece amaç odaklı bir oturum gerçekleştirilir. Toplantının sonunda, hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini veya daha fazla eylem gerekip gerekmediğini değerlendirebilirsiniz.

Anlık toplantılarınız için gündemi düzenlemek ve paylaşmak için hızlı bir yol mu arıyorsunuz? İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, gündemleri dakikalar içinde oluşturup paylaşmanıza olanak tanır, böylece takımınız anında bile uyum içinde çalışabilir.

ClickUp, ClickUp Belgeleri içinde belgeler oluşturmanıza ve bunları şirket içinde ve dışında paylaşmanıza olanak tanır. Katılımcılar, toplantı öncesinde yorumlar veya kontrol listeleri gibi ClickUp'ın etkileşimli özelliklerini kullanarak görüşlerini veya sorularını ekleyebilir.

Platformda, dakikalar içinde profesyonel görünümlü bir gündem oluşturmanıza olanak tanıyan ücretsiz toplantı ve konferans gündem şablonları bulunmaktadır. Örneğin, şirket çapında planlanan toplantılar için ClickUp All Hands Toplantı Şablonunu veya daha küçük gruplarla yapılan doğaçlama oturumlar için ClickUp Scrum Toplantı Şablonunu deneyebilirsiniz.

Adım 2: Doğru katılımcıları belirleyin ve bilgilendirin

Doğru kişilerin bir araya gelmesi, geçici toplantıların başarısını veya başarısızlığını belirler. Yanlış kişileri davet ederseniz, zaman kaybı olduğunu düşünürler. Önemli bir kişiyi davet etmezseniz, yarım yamalak kararlar alınması veya bir takip toplantısı yapılması riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Şunları eklemeyi unutmayın:

Özellikle sanal toplantılarda, optimum verimlilik için grup boyutunu yönetilebilir tutun. ClickUp ile gerçek zamanlı işbirliği özelliklerini kullanabilir ve doğru katılımcıları belirleyebilirsiniz:

Takım Görünümü ve KapasiteTakım görünümünü kullanarak kimin hangi görevlere atandığını görün ve mevcut iş yüklerini kontrol edin. Bu, hem uygun hem de tartışma için gerekli olan doğru kişileri davet etmeyi kolaylaştırır.

Bağlı nArama ve Kişi DiziniBağlı Arama veya Kişi dizini'ni kullanarak ekip üyelerini adlarına, rollerine veya iş yüklerine göre hızla bulun. Bu, bağlama ve kapasiteye göre doğru katılımcıları döngüye dahil etmenizi sağlar.

Özel Bildirimler ve BahsetmelerBildirim tercihlerinizi aşırı yüklemeyi önlemek için özelleştirin. Görevler, Yorumlar, Belgeler ve Sohbet'te @bahsetmeler kullanarak bireyleri veya grupları doğrudan bilgilendirin. Böylece, toplantı katılımcıları görüşme başlamadan önce birbirleriyle uyum içinde olur.

Gelen Kutusu ve Bildirim YönetimiClickUp'ın Gelen Kutusu, ilgili bildirimleri bir araya getirerek ve bahsetmeler veya atamalara göre filtreleme yapmanıza olanak tanıyarak güncellemeleri takip etmenize yardımcı olur. Ayrıca, öğeleri erteleme veya okunmamış olarak işaretleme yaparak takip işlemlerinizi kontrol altında tutabilirsiniz.

3. Adım: Katılımı teşvik edin

Aktif katılım, başarılı bir toplantıyı e-posta ile halledilebilecek bir toplantıdan ayırır. Doğaçlama toplantıların temel değeri, etkileşimli fikir alışverişi ve işbirliğine dayalı problem çözmede yatmaktadır.

İşbirliğini kasıtlı olarak teşvik etmeniz gerekir, özellikle de sessiz çalışanlar veya çeşitli konumlardan katılan takım üyelerinden.

Bunu yapmak için bazı yöntemler:

Ayrıca, çalışma saatleri çakışan uzaktaki takımlar için eşzamanlı toplantılar zor olabilir. Bu gibi durumlarda, eşzamansız toplantılar desteğine sahip takım işbirliği veya günlük standup yazılımları, tüm katılımcıların katılımını kolaylaştırmak için kullanılabilir. Nihai hedef, tercih edilen iletişim tarzı veya konumdan bağımsız olarak herkesin etkili bir şekilde katkıda bulunabileceği bir toplantı ortamı yaratmaktır.

Bonus: ClickUp Günlük Standup Toplantı Şablonunu keşfederek her katılımcının sesinin yeterince görünürlük kazandığını görün.

Merkezi bir planlama, not alma ve ilerleme izleme merkezi sağlayarak günlük takım check-in'lerini kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Özelleştirilebilir durumlar, alanlar ve görünümler özelliği sayesinde takımlar görevleri yönetebilir ve güncellemeleri gerçek zamanlı olarak verimli bir şekilde izleyebilir.

Manuel izleme yöntemlerinin yerini alan bu şablon, takımlar içinde şeffaflığı, hesap verebilirliği ve işbirliğini artırır.

Ücretsiz şablonu edinin

4. Adım: Toplantı sırasında zamanı yönetin

Ad hoc toplantıların süresinin aşılmamasını sağlamak, verimliliği korumak ve katılımcıların ilgisini canlı tutmak için çok önemlidir. Oturumu planlandığı gibi yürütmek için şu yedi ipucuna dikkat edin:

ClickUp'ın yerel zaman takibi özelliği ile, masaüstü, mobil veya web tarayıcısı gibi farklı platformlarda ücretsiz Chrome uzantısı ile toplantılarınızın süresini takip edebilirsiniz. En iyi yanı ise, ClickUp'ın en iyi toplantı uygulamalarıyla entegre olmasıdır, böylece Slack toplantısı veya Zoom toplantısı sırasında bile oturumlarınızın süresini rahatça takip edebilirsiniz.

Ayrıca, ClickUp Takvim'i kullanarak takımınızı aşırı yüklemeden planlanmamış toplantılarınız için en uygun zamanı bulabilirsiniz. Takım programlarını görüntüleyebilir, odaklanılacak zamanları bloklayabilir ve etkinlik tabanlı hatırlatıcılar ayarlayarak toplantının planlandığı gibi ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Bu özellik, çeşitli konumlarda acil sorunlar ve son tarihler arasında koştururken özellikle kullanışlıdır.

5. Adım: Kararları ve eylem öğelerini belgelendirin

Verimli ad hoc toplantılar sırasında alınan notlar kısa ve öz olmalı ve kritik hususlara odaklanmalıdır. Toplantı tutanaklarına tüm önemli kararları kaydedin. Bu, toplantı sonrası eylemleri destekleyecek ve toplantıya katılmayanlar için bir özet görevi görecektir.

Ayrıca, atanacak belirli görevleri, her görevin sorumlusunu ve son teslim tarihini de dahil ederek yazın.

ClickUp, not almayı çocuk oyuncağına çeviren kapsamlı bir özellik seti sunar. Ücretsiz toplantı notu şablonları, toplantılar arasında tutarlılık sağlayarak anahtar bilgileri yakalamak için standart bir biçim kullanılmasına yardımcı olur.

ClickUp'ın AI Notetaker özelliği ile her şeyi manuel olarak kaydetme konusunda endişelenmenize gerek yok . Toplantınıza otomatik olarak katılır, konuşmaları kaydeder, kısa toplantı tutanakları oluşturur ve kararlar, eylem öğeleri ve görev sahipleri gibi anahtar anları vurgular. Bunları anında görevlere dönüştürebilir, son tarihler, atanan kişiler ve durum bilgileri ile tamamlayabilirsiniz.

Bu, ayrıntılı not almayı planlamadığınız ancak söylenenleri ve sonraki adımları doğru bir şekilde kaydetmeniz gereken ani toplantılar sırasında özellikle yararlıdır.

➡️ Toplantı notları için AI kullanımı ve bunun takip sürecini nasıl kolaylaştırdığı hakkında daha fazla bilgi edinin.

6. Adım: Takip görevlerini atayın ve izleyin

Az önce gördüğümüz gibi, toplantı tutanakları takip görevleriyle yakından bağlantılıdır. Oturumun sonunda atayacağınız görevler varsa, bu toplantının pasif bir tartışma forumu değil, eylem ve ilerleme için bir katalizör olduğu anlamına gelir.

ClickUp Görevleri'ni kullanarak bir veya daha fazla kişiye yeni eylem öğeleri atayın. Takım üyeleri, görevlere doğrudan yorum ekleyebilir ve böylece şeffaf bir işbirliği sağlayabilir.

Platformun görevler içindeki özelleştirilebilir alt görevler ve kontrol listeleri, karmaşık takip eylemlerini yönetilebilir adımlara ayırmanıza yardımcı olur. Özel Alanları kullanarak belirli görev bilgilerini (web bağlantıları veya tasarım dosyaları gibi) ekleyin. Görevleri izlemek çok kolay:

Bazen, bir toplantıdan sonra oluşturulan bir görev, mevcut bir görevin tamamlanmasına bağlı olabilir veya mevcut bir görev, yeni atanan bir takip görevine bağlı olabilir. ClickUp Bağımlılıklar, birbiriyle bağlantılı görevler arasında bağımlılıklar ayarlamanıza olanak tanır ve takip görevlerini mevcut iş akışına dahil etmenize yardımcı olur.

7. Adım: Gözden geçirin ve düşünün

Toplantı bitti, ama başarılı oldu mu? Neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını düşünmek, gelecekteki son dakika toplantılarını iyileştirmek için çok değerlidir.

Katılımcılardan geri bildirim almak, onların bakış açılarını ve bir dahaki sefere neleri değiştirebileceğinizi anlamanıza yardımcı olabilir. Sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:

Geri bildirim toplamak için doğru araçları mı arıyorsunuz? ClickUp Formlarını, özel toplantınızla ilgili belirli soruları içerecek şekilde özelleştirebilir ve ardından bunları bir bağlantı aracılığıyla katılımcılarla paylaşabilirsiniz.

Geri bildirim formlarına verilen yanıtlar, ClickUp'ta otomatik olarak görevlere dönüştürülebilir. Bu, geri bildirimde eylem öğeleri veya iyileştirme alanları öneriliyorsa özellikle yararlıdır.

ad Hoc Toplantılarda Karşılaşılan 3 Yaygın Zorluk [Çözümleriyle]

İşinizin yeni ortaya çıkan durumlara ne kadar hızlı uyum sağladığı ve yanıt verdiği, geleceğini şekillendirebilir. Ad hoc toplantılar, bu durumları yönetmek için gerekli olan anında yanıt alma esnekliğini sunar. Ancak, bu esneklik kendi zorluklarını da beraberinde getirir. Bunları sadece etkilerini anlamak için değil, aynı zamanda etkili bir şekilde yönetmek için de inceleyelim.

1. İş akışlarında kesinti

Kesintilerin verimliliği olumsuz etkilediğini ve derinlemesine çalışmayı eng ellediğini daha önce bahsetmiştik. Ancak kesintiler çalışanların moralini de olumsuz etkiler.

Toplantılar sürekli olarak odaklanmayı bozduğunda, özellikle toplantı net bir sonuç vermezse, kritik görevlerde geri kalma endişesi yaratır. Bu bir alışkanlık haline gelirse, takımın güveni ve bağlılığı zarar görebilir.

Çözüm

"Meşgul" durumu veya paylaşılan uygunluk ayarlarını kullanarak ClickUp Takvim'de korumalı odaklanma zamanlarını bloklayın. Bu, ekibinizin en verimli olduğu saatlerde gereksiz kesintilerin planlanmamasını sağlar. Ayrıca, çeşitli konumlarda yalnızca asenkron işler için sessiz saatler de ayarlayabilirsiniz.

2. Yapı eksikliği

Yönü olmayan, sadece açık uçlu sohbetler ve belirsiz "daha sonra tekrar görüşürüz" sonuçlarıyla biten geçici toplantılardan daha kötüsü yoktur. Net bir hedef olmadan, 15 dakikalık senkronizasyonlar bile zaman kaybı gibi hissedilebilir.

Bu durum, müşteri şikayetleri veya şirket içi engeller gibi dış faktörlerin tetikleyicisiyle acil toplantılar düzenlendiğinde, ancak kimse toplantının amacını belirlemeye zaman ayırmadığında sıkça görülür.

Çözüm

Aceleniz olsa bile, toplantının temel yapısını belirlemek için bir dakikanızı ayırın. Bu, toplantının ana hedefini ve birkaç anahtar tartışma noktasını belirlemek kadar basit olabilir.

Toplantı için kesin bir zaman sınırı belirleyin ve buna uyun. Katılımcılardan toplantı sırasında ayağa kalkmalarını isteyin. Çevrimiçi toplantılarda bu biraz garip gelebilir, ancak herkesin zaman kısıtlamalarına olan saygısını yeniden canlandırabilir. 😏

3. Aşırı kullanım ve bağımlılık

Ad hoc toplantılar, anında geri bildirim ve acil sorunları anında çözme imkanı sunar, bu da cazip olabilir. Yeni veya kıdemsiz yöneticiler, proaktif liderlik ve katılımlarını göstermek için sık sık toplantı yapmalarının beklendiğini düşünebilir.

Özellikle uzaktan veya karma çalışma ortamlarında takımlarıyla hala ilişkiler kurma aşamasındaysa, bunun bağlantıda kalmanın ve bilgilenmenin bir yolu olduğuna inanabilirler.

Çözüm

Ad hoc toplantılar takım oluşturma oturumları değildir. Ne zaman ani bir toplantı çağrısı yapmanız gerektiğini ve ne zaman eşzamansız iletişim kullanmanız gerektiğini belirleyen net kurallar oluşturun. Takımınız, ilerlemeyi ve küçük sorunları izlemek için ClickUp gibi proje yönetimi araçları kullanabilir. Örneğin, bir soru paylaşılan bir belgedeki hızlı yorumlar veya proje güncellemeleriyle çözülebiliyorsa, toplantı yapmaya gerek kalmaz.

ClickUp ile Ad Hoc Toplantılarınızı Doğru Yöne Yönlendirin

Ad hoc toplantılar iki ucu keskin kılıç gibidir: çeviklik ve odaklanma sağlar, ancak dikkatli olmazsanız takımınızın verimliliğini düşürebilir. ClickUp ile bu zorluğu fırsata dönüştürmeye ne dersiniz?

ClickUp, "hadi bir telefon görüşmesi yapalım" aşamasından, belgelenmiş sonuçlara, atanmış eylem öğelerine ve izlenen takip işlemlerine kadar her şeyi tek bir yerden gerçekleştirmenize yardımcı olur. Kaçırılan notlar yok. Dağınık güncellemeler yok. Sadece net bağlam, işbirliği ve ilerleme var.

ClickUp, planlamadan özetlere kadar daha akıllı toplantılar düzenlemek için ihtiyacınız olan her şeyi sunar. Bu da daha az gecikme, daha fazla uyum ve ciddi zaman tasarrufu anlamına gelir.

👉 ClickUp'a bugün kaydolun — sonsuza kadar ücretsiz!

SSS

Ad hoc toplantı ne anlama gelir?

Ad hoc toplantı, acil eylem gerektiren belirli bir konuyu ele almak için planlanmamış bir toplantıdır. Ad hoc terimi Latince'den gelir ve "bu amaç için" anlamına gelir. Acil sorunlar, beklenmedik güncellemeler veya hızlı gelişen fırsatlar genellikle bu toplantıları tetikleyicidir.

📌 Ad hoc toplantının bir örneği nedir?

Bir ürün yöneticisi, lansman öncesinde ortaya çıkan kritik bir sorunu çözmek için geliştirme ve kalite güvence takımını son dakika senkronizasyonu için çağırır. Planlanmış bir davet yoktur, sadece bir sonraki adımları belirlemek ve karar vermek için hızlı ve odaklanmış bir tartışma yapılır. Bu, doğaçlama bir toplantıdır veya bu durumda, geçici bir toplantıdır.

İş yerinde "ad hoc" ne anlama gelir?

İş yerinde, geçici terimi tek seferlik bir etkinlik veya geçici bir ihtiyaç için oluşturulan her şeyi tanımlar. Geçici görev, komite veya toplantı, rutin bir sürecin parçası olarak değil, belirli bir sorunu çözmek için vardır.

Neden "ad hoc" denir?

Ad hoc Latince "bunun için" anlamına gelir. İş dünyasında, beklenmedik durumları veya zaman açısından hassas sorunları ele almak için anında alınan kararları, çözümleri veya toplantıları tanımlamak için kullanılır.

Ne zaman geçici toplantı planlamamalıyım?

Aşağıdaki durumlarda toplantı planlamaktan kaçının:

Hızlı bir kontrol listesi veya Eisenhower Matrisi kullanarak ihtiyacın geçerliliğini doğrulayın .

Ad hoc toplantıları nasıl belgelendiririm?

Aşağıdakileri içeren basit ve odaklanmış bir yapı kullanın:

Toplantınızı kaydetmek, toplantı tutanakları oluşturmak ve transkriptten otomatik olarak eylem öğeleri oluşturmak için ClickUp AI Notetaker 'ı deneyin.