A maioria dos terapeutas passa mais tempo documentando as sessões do que gostaria.
A Nuance Communications descobriu que os médicos dedicavam em média cerca de 13,5 horas por semana à geração de documentação.
Isso acontece quando seu sistema de acompanhamento atrapalha em vez de ajudar. Mas nem sempre precisa ser assim.
Um modelo de acompanhamento de sessões de terapia com clientes oferece uma estrutura pré-definida para registrar detalhes das sessões, acompanhar o progresso e gerenciar os acompanhamentos. Com esses modelos, você não precisa reinventar seu fluxo de trabalho todas as vezes. E você pode usá-los independentemente de ser um profissional autônomo ou parte de um grupo de profissionais.
O que é um modelo de acompanhamento de sessões de terapia com clientes?
Um modelo de acompanhamento de sessões de terapia é um documento estruturado ou ferramenta digital que ajuda os terapeutas a registrar datas de sessões, preocupações dos clientes, intervenções utilizadas e observações de progresso.
Isso garante que todos os detalhes importantes sejam capturados de forma consistente, sessão após sessão. Na maioria desses modelos, você tem campos para registrar
- Informações do cliente
- Data e hora da sessão
- Apresentando problemas
- Intervenções aplicadas
- Resposta do cliente e
- Qualquer tarefa ou agendamento de acompanhamento
Esses modelos são usados por terapeutas, conselheiros, assistentes sociais e psicólogos licenciados para manter uma documentação clara e organizada.
🤝 Lembrete amigável: Um registro simples de sessões pode apenas acompanhar datas e notas básicas, mas um rastreador abrangente ajuda você a monitorar o progresso em direção às metas do tratamento e medir os resultados dos clientes ao longo do tempo. Você também pode escolher entre formatos de documentação específicos, como SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação, Plano), DAP (Dados, Avaliação, Plano) ou BIRP (Comportamento, Intervenção, Resposta, Plano), tornando-os adaptáveis aos requisitos da sua prática.
Os melhores modelos de acompanhamento de sessões de terapia para clientes em resumo
| Nome do modelo | Link para download | Ideal para | Melhores recursos | Formato/plataforma |
|---|---|---|---|---|
| Modelo de gerenciamento de pacientes da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Terapeutas que gerenciam cargas de trabalho completas | Centralizando registros de clientes, histórico de sessões e acompanhamentos | Digital (ClickUp) |
| Modelo de lista de pacientes da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Profissionais autônomos | Manter uma lista de clientes simples e organizada | Digital (ClickUp) |
| Modelo de relatório de caso da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Terapeutas que escrevem relatórios formais | Criação de resumos estruturados de casos para encaminhamentos ou necessidades jurídicas | Digital (ClickUp Docs) |
| Modelo de sucesso do cliente da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Práticas terapêuticas orientadas para objetivos | Acompanhamento do progresso em direção às metas do tratamento ao longo do tempo | Digital (ClickUp) |
| Modelo de gerenciamento de clientes jurídicos da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Casos forenses ou determinados pelo tribunal | Gerenciamento de documentação e prazos de alta conformidade | Digital (ClickUp) |
| Modelo de plano de autocuidado da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Envolvimento entre sessões | Atribuir e acompanhar os trabalhos de casa e as rotinas dos clientes | Digital (ClickUp, compartilhável com o cliente) |
| Modelo de registro do gerente da ClickUp | Obtenha um modelo gratuito | Supervisores clínicos | Supervisão de terapeutas, notas de supervisão e licenciamento | Digital (ClickUp) |
| Modelo de agenda de sessões terapêuticas da Template.net | Baixe este modelo | Planejamento de consultas | Organizando agendas semanais de terapia | Documento para download |
| Modelo de nota SOAP para impressão da Goodocs | Baixe este modelo | Documentação baseada em SOAP | Escrevendo notas de progresso SOAP estruturadas | Google Docs / Word |
| Modelo de acompanhamento de tempo da Vertex42 | Baixe este modelo | Práticas focadas em faturamento | Acompanhamento do tempo faturável e não faturável | Planilha |
O que procurar em um modelo de acompanhamento de sessões de terapia com clientes
Escolher o modelo errado pode criar mais trabalho, e não menos. Portanto, é importante procurar uma ferramenta que se adapte ao seu fluxo de trabalho clínico existente, em vez de forçá-lo a adotar um novo. Antes de se comprometer, certifique-se de que o modelo atenda a esses critérios essenciais.
- Compatibilidade do formato da documentação: o modelo deve ser compatível com o seu estilo preferido, seja SOAP, DAP, BIRP ou um formato narrativo simples, sem exigir soluções alternativas complicadas.
- Campos personalizáveis: cada prática é diferente. Você precisa ter a capacidade de adicionar, remover ou renomear seções para se adequar à sua especialidade, esteja você trabalhando com indivíduos, casais ou grupos.
- Acompanhamento do progresso ao longo do tempo: você sabia que, em alguns casos de transtornos depressivos, o tratamento baseado em medições pode reduzir pela metade o tempo médio de resposta ao tratamento em comparação com o tratamento padrão? Um bom modelo apoia o tratamento baseado em medições, mostrando mais do que apenas uma única sessão. Ele permite que você veja toda a trajetória do tratamento de um cliente, facilitando a identificação de padrões e a análise do progresso em direção aos seus objetivos.
- Integração de agendamento: calendários e notas desconectados criam o Work Sprawl — a fragmentação de informações que o obriga a perder horas procurando em aplicativos e arquivos. Um modelo que vincula a documentação da sessão a compromissos e lembretes de acompanhamento mantém tudo em um só lugar.
- Considerações sobre armazenamento seguro: ao lidar com informações confidenciais de clientes, a plataforma que hospeda seu modelo deve atender aos requisitos de privacidade e segurança do seu consultório, especialmente considerando os altos custos médios de violação de dados no setor de saúde (US$ 10,93 milhões).
- Facilidade de uso durante as sessões: quando você está atendendo um cliente, a última coisa que precisa é de um modelo complicado que distraia sua atenção. Um bom rastreador de sessões é fácil de navegar, rápido de preencher e projetado para apoiar a sessão, não para distrair.
- Recursos de colaboração: se você trabalha em um consultório coletivo ou tem um supervisor, o modelo deve permitir que vários profissionais de saúde acessem, comentem e atualizem os registros dos clientes com segurança, com as permissões adequadas.
Nesta seleção, temos os modelos perfeitos que atendem a essas necessidades de diferentes maneiras.
10 modelos gratuitos de acompanhamento de sessões de terapia com clientes
Vamos mostrar alguns modelos projetados para ajudar os terapeutas a organizar a documentação das sessões, acompanhar o progresso dos clientes e reduzir as tarefas administrativas. Os primeiros sete modelos foram criados no ClickUp. É o primeiro espaço de trabalho com IA convergente do mundo, onde você pode capturar notas, gerenciar acompanhamentos e manter as informações dos clientes em um só lugar. Os demais modelos são opções externas que você pode explorar com base nas necessidades da sua prática.
1. Modelo de gerenciamento de pacientes da ClickUp™
Gerenciar uma carga completa de casos parece como tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Com as informações dos clientes espalhadas por calendários, aplicativos de anotações e arquivos separados, você acaba perdendo tempo procurando informações.
E mais? Em meio a toda essa confusão, os detalhes importantes podem passar despercebidos. Este modelo abrangente de gerenciamento de pacientes da ClickUp™ resolve isso criando um hub centralizado para todas as informações dos pacientes, consultas e histórico de sessões em um único espaço de trabalho.
É ideal para terapeutas que precisam acessar rapidamente todo o histórico do cliente sem precisar alternar entre várias ferramentas.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Gere rascunhos de resumos de sessões a partir de suas anotações ou obtenha sugestões automatizadas para itens de ação de acompanhamento com o ClickUp Brain, seu assistente de IA sensível ao contexto.
- Acompanhe dados demográficos essenciais dos clientes, códigos de diagnóstico, informações de seguro e objetivos específicos de tratamento criando campos personalizados dedicados no ClickUp.
- Veja sua carga de trabalho em uma lista de tarefas clássica com a Visualização de Lista do ClickUp, visualize as etapas do cliente desde a admissão até a alta com a Visualização de Quadro do ClickUp ou planeje os próximos compromissos com a Visualização de Calendário do ClickUp.
- Conecte todo o fluxo de trabalho do cliente em um único espaço de trabalho. Com as dependências de tarefas do ClickUp, garanta que as avaliações iniciais sejam concluídas antes da primeira sessão e que o planejamento da alta esteja conectado às consultas finais.
2. Modelo de lista de pacientes da ClickUp™
Não consegue escolher entre uma planilha simples e um sistema completo de gerenciamento de clientes?
A escolha pode ser extremamente frustrante, especialmente para profissionais que atuam sozinhos. Uma planilha simples pode parecer muito complicada e desconectada. Já um sistema complexo pode ser exagerado, com recursos que você talvez nunca use. O modelo de lista de pacientes da ClickUp™ oferece um meio-termo sólido.
Use-o para criar uma lista de clientes simples e organizada, com detalhes essenciais disponíveis à primeira vista. É um ponto de partida perfeito que pode crescer junto com sua prática. Você pode adicionar um acompanhamento mais detalhado posteriormente, sem precisar reconstruir seu sistema do zero.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Use opções de filtro rápido para classificar sua lista de clientes por status, como ativo, em espera ou dispensado, para que você possa se concentrar em quem precisa de atenção.
- Acompanhe o tipo de sessão para cada cliente, seja terapia individual, de casal, familiar ou em grupo, com os campos personalizados do ClickUp.
- Crie lembretes quando um cliente não for atendido dentro de um prazo especificado e elimine verificações manuais do calendário com o ClickUp Automations.
3. Modelo de relatório de caso da ClickUp™
Compilar relatórios de casos para médicos, escolas ou entidades jurídicas frequentemente envolve um processo tedioso de copiar e colar notas de sessões dispersas. Esse trabalho manual não só consome tempo, mas também é propenso a erros, com risco de documentação incompleta ou imprecisa. Este modelo de relatório de caso da ClickUp™ simplifica todo o processo, integrando suas notas e relatórios em um único sistema coeso.
Ele foi projetado para médicos que precisam produzir documentação estruturada e profissional para terceiros.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Escreva relatórios narrativos detalhados diretamente em seu espaço de trabalho e mantenha-os conectados ao histórico de sessões do cliente com o ClickUp Docs.
- Crie seções separadas para a avaliação inicial, notas de progresso sessão a sessão e o resumo final dos resultados, organizando seus relatórios com Páginas Aninhadas.
- Obtenha feedback de um supervisor ou consulte um colega diretamente no documento com recursos de colaboração, como tópicos de comentários e @menções.
- Elabore um resumo inicial do caso reunindo os principais detalhes das anotações terapêuticas anteriores em um relatório coeso com o ClickUp Brain.
📮 Insight do ClickUp: O profissional médio passa mais de 30 minutos por dia procurando informações relacionadas ao trabalho — isso significa mais de 120 horas por ano perdidas vasculhando e-mails, threads do Slack e arquivos espalhados. Um assistente de IA inteligente integrado ao seu espaço de trabalho pode mudar isso. Conheça o ClickUp Brain. Ele fornece insights e respostas instantâneas, exibindo os documentos, conversas e detalhes de tarefas certos em segundos — para que você possa parar de pesquisar e começar a trabalhar. 💫 Resultados reais: Equipes como a QubicaAMF recuperaram mais de 5 horas por semana usando o ClickUp — o que representa mais de 250 horas por ano por pessoa — ao eliminar processos desatualizados de gerenciamento de conhecimento. Imagine o que sua equipe poderia criar com uma semana extra de produtividade a cada trimestre!
4. Modelo de sucesso do cliente da ClickUp™
Quando você se concentra nas notas de sessões individuais, pode ser difícil ter uma visão geral do progresso do cliente ao longo do tempo. Isso dificulta identificar padrões de longo prazo, ajustar planos de tratamento de forma eficaz ou demonstrar o progresso terapêutico ao cliente. Este modelo de sucesso do cliente orientado para objetivos da ClickUp™ muda o foco de sessões individuais para todo o percurso do tratamento.
Embora tenha sido originalmente criado para CRMs, você pode adaptá-lo facilmente ao progresso das sessões, modificando os status personalizados padrão de acordo com sua preferência.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Monitore o avanço em direção a objetivos específicos de tratamento, como “reduzir os sintomas de ansiedade” ou “desenvolver estratégias de enfrentamento”, usando os marcos do ClickUp.
- Veja como os clientes estão avançando em direção aos seus objetivos com Indicadores de Progresso que são atualizados ao longo das sessões.
- Inclua medições de resultados, como avaliações auto-relatadas pelos clientes ou pontuações de avaliações padronizadas, com os campos personalizados do ClickUp.
- Crie automaticamente tabelas e gráficos para visualizar as tendências de progresso dos clientes sem precisar criar relatórios manuais usando os painéis do ClickUp.
🎥 Bônus: para ver como você pode criar um painel personalizado para clientes que visualize seus dados terapêuticos e acompanhe as principais métricas em toda a sua prática, assista (e adapte) este tutorial passo a passo.
5. Modelo de gerenciamento de clientes jurídicos da ClickUp™
O modelo de gerenciamento de clientes jurídicos da ClickUp™ é uma dádiva para casos que trazem um grande fardo de conformidade e documentação. Sim, estamos falando de casos forenses, clientes designados pelo tribunal e assim por diante.
É a ferramenta que você precisa ter à disposição quando um único prazo perdido ou uma interação mal documentada pode ter sérias consequências legais e profissionais. Você pode confiar nela para fornecer os registros meticulosos necessários para essas situações de alto risco.
Embora tenha sido criado para profissionais da área jurídica, sua estrutura é perfeita para terapeutas que precisam de documentação detalhada e defensável.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Registre todas as interações com os clientes com registros de atividades detalhados, que incluem carimbos de data/hora automáticos para fins de conformidade e auditoria.
- Mantenha formulários de consentimento, ordens judiciais e toda a correspondência relacionada anexados diretamente ao registro do cliente.
- Acompanhe prazos importantes de conformidade, como datas de audiências ou envio de relatórios, com o gerenciamento de tarefas integrado no ClickUp.
- Conceda acesso controlado e somente para visualização a registros específicos quando advogados, supervisores ou outras partes precisarem de visibilidade com permissões personalizáveis no ClickUp.
6. Modelo de plano de autocuidado da ClickUp™
Aqui está um cenário que quase todos os terapeutas conhecem muito bem: você atribui tarefas entre as sessões — sugestões para o diário, exercícios de estabilização, acompanhamento do humor ou tarefas de exposição — para que os clientes possam progredir fora da sala de terapia. Mas, na sessão seguinte, o trabalho está incompleto ou totalmente esquecido.
O resultado? Você continua gastando um tempo valioso da sessão reexplicando tarefas em vez de desenvolvê-las. Este modelo de plano de autocuidado da ClickUp™ resolve isso, oferecendo a você e aos seus clientes um espaço digital compartilhado para o trabalho entre as sessões.
Isso ajuda você a estender o processo terapêutico para a vida cotidiana dos seus clientes, mantendo-os engajados e responsáveis.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Dê aos clientes acesso para visualizar ou editar para atualizar seu próprio progresso (se apropriado para sua prática) compartilhando o plano com eles.
- Divida as rotinas de autocuidado em pequenas tarefas práticas que os clientes podem marcar todos os dias com as listas de verificação do ClickUp.
- Ajude os clientes a praticar consistentemente novas habilidades de enfrentamento e a desenvolver hábitos saudáveis com as Tarefas Recorrentes e os Lembretes do ClickUp.
- Os clientes podem acessar e atualizar seu plano de qualquer lugar usando o aplicativo móvel ClickUp, facilitando o acompanhamento do progresso.
👀 Você sabia? O bem-estar do terapeuta afeta os resultados dos clientes: em um estudo de coorte de 2024, os pacientes tratados por terapeutas que sofriam de esgotamento eram menos propensos a apresentar melhora clinicamente significativa nos sintomas de TEPT em comparação com aqueles cujos terapeutas não estavam esgotados.
Certifique-se de cuidar também das suas necessidades, enquanto apoia os seus clientes nas deles!
7. Modelo de registro do gerente da ClickUp™
Esta opção é para supervisores clínicos ou gerentes de consultórios que supervisionam vários terapeutas.
Com as informações de supervisão isoladas em diferentes e-mails, planilhas e conversas, a visibilidade é prejudicada. É difícil comparar os casos, é fácil perder notas de supervisão e datas importantes, como renovações de licenças, passam a ser facilmente esquecidas.
Este modelo de registro de gerente da ClickUp™ centraliza toda a sua supervisão e controle administrativo em um sistema organizado. Você pode acompanhar a carga de trabalho dos terapeutas, registrar sessões de supervisão, documentar feedback e itens de ação e monitorar marcos de conformidade em um só lugar. Você não precisa buscar atualizações ou reunir informações de várias ferramentas.
Em resumo, ele ajuda você a manter a qualidade do atendimento e a conformidade sem microgerenciar sua equipe.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Documente discussões e itens de ação criando entradas de registro para cada sessão de supervisão que você tiver com médicos individuais.
- Nunca perca os requisitos de licenciamento, créditos de educação continuada ou prazos de renovação de credenciais para toda a sua equipe.
- Obtenha uma visão geral clara da distribuição da carga de trabalho para garantir que o trabalho seja equilibrado em toda a clínica.
- Visualize métricas de toda a clínica, como total de clientes ativos, média de sessões por semana ou novos atendimentos, com os painéis do ClickUp.
8. Modelo de agenda de sessões terapêuticas da Template.net
Este modelo de Agenda de Sessões de Terapia é uma ferramenta simples, mas poderosa, para organizar seus compromissos e estruturar sua semana com clareza. Ele descreve o dia da semana, os horários, os nomes dos clientes, o tipo de terapia e os objetivos da sessão, para que você possa planejar as sessões com intenção, em vez de se esforçar para lembrar os detalhes.
🌟 Por que você vai gostar deste modelo:
- Visualize sua carga de trabalho e evite sobreposições.
- Reserve espaço para pausas e tempo de preparação entre os clientes.
- Adapte-o facilmente ao seu fluxo de trabalho, seja você um terapeuta individual, de grupo ou misto.
- Reduza o estresse em torno da logística diária e libere mais tempo para se concentrar na parte clínica.
9. Modelo de nota SOAP imprimível para sessões de terapia da Goodocs
Muitos médicos são treinados para usar o formato de documentação SOAP e preferem o modelo de nota SOAP da TheGoodocs para sessões de terapia, pois ele foi criado especificamente para esse formato. Um modelo de nota SOAP organiza as informações do paciente em quatro seções distintas:
- Subjetivo: O que o cliente relata sobre seus sentimentos, sintomas e experiências
- Objetivo: Observações factuais do terapeuta, como o afeto, a aparência ou o comportamento do cliente.
- Avaliação: A interpretação clínica do terapeuta das informações subjetivas e objetivas.
- Plano: os próximos passos no plano de tratamento, incluindo intervenções e tarefas de casa.
Este modelo Goodocs está disponível gratuitamente no Google Docs e no Microsoft Word, permitindo que você personalize e imprima suas notas de sessão com facilidade. Você obtém espaços reservados prontos para cada seção, para que possa se concentrar em registrar o progresso significativo, em vez de reinventar suas notas do zero.
🎥 Bônus: Quer aprender a escrever notas SOAP melhores? Veja nossas melhores dicas neste vídeo explicativo rápido:
10. Modelo de acompanhamento de tempo da Vertex42
Se você cobra por hora ou precisa acompanhar o tempo gasto em trabalhos não faturáveis, como documentação e supervisão, este modelo de acompanhamento de tempo da Vertex42 pode ajudar. Use-o para controlar o tempo gasto em sessões com clientes, notas de casos, consultas por telefone e outras tarefas administrativas. Ele simplifica o faturamento preciso de consultórios particulares e o cumprimento dos requisitos de documentação de seguros.
💡 Dica profissional: embora existam modelos independentes de acompanhamento de tempo disponíveis como planilhas ou aplicativos dedicados, essa é outra área em que uma ferramenta integrada pode reduzir o atrito. Registre a duração da sessão diretamente no registro do cliente, sem precisar de uma ferramenta separada, usando o ClickUp Time Tracking nativo em cada tarefa do ClickUp.
Estrutura que abre espaço para um atendimento melhor
O acompanhamento de sessões terapêuticas adequado faz mais do que simplificar a documentação. Ele molda a forma como o tempo e a atenção se manifestam na sua prática.
Os modelos de acompanhamento de sessões de terapia com clientes listados nesta publicação do blog protegem o seu tempo de atendimento ao cliente. Eles reduzem a carga cognitiva e melhoram o acompanhamento entre as sessões. O resultado é uma continuidade mais clara tanto para os clínicos quanto para os clientes.
E como você deve escolher o modelo certo?
Lembre-se de que bons sistemas de documentação não parecem trabalho administrativo. Eles ficam em segundo plano e permitem que a terapia se concentre no que é mais importante. E os melhores? Bem, eles permitem que suas anotações, agendas, tarefas e acompanhamento do progresso fiquem em um único sistema de apoio. Assim como o ClickUp faz.
Experimente você mesmo. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp!
Perguntas frequentes (FAQs)
Um modelo de notas terapêuticas (frequentemente chamado de notas de psicoterapia) é destinado às observações e impressões pessoais do clínico — elas são mantidas separadas do registro oficial e têm proteções especiais de privacidade sob a HIPAA. Um modelo de notas de progresso faz parte do arquivo formal do cliente, documentando detalhes do tratamento, resposta do cliente e planos que podem ser compartilhados com seguradoras, supervisores ou outros clínicos envolvidos no atendimento.
A maioria dos modelos digitais permite renomear ou adicionar campos personalizados para se adequar ao seu formato preferido. Você pode criar seções para cada componente (por exemplo, Subjetivo, Objetivo, Avaliação, Plano para SOAP) e remover quaisquer campos que não se apliquem ao seu estilo de documentação.
O ClickUp oferece recursos de segurança de nível empresarial e pode assinar Acordos de Parceria Comercial (BAAs) para organizações que exigem conformidade com a HIPAA. Você deve sempre consultar seu próprio diretor de conformidade e revisar a documentação de segurança do ClickUp para confirmar se ele atende aos requisitos específicos da sua prática.
Os rastreadores digitais fornecem registros pesquisáveis, backups automáticos e colaboração mais fácil com supervisores. Eles também permitem que você vincule notas de sessão diretamente a tarefas de agendamento e acompanhamento, reduzindo a documentação dispersa que acompanha o uso de papel ou planilhas desconectadas.