Quando você está ocupado gerenciando vários projetos, a última coisa que precisa é do estresse adicional de ficar atrasado em sua programação.
Contratempos como alocação inadequada de recursos, aumento do escopo e outras interrupções inesperadas podem atrasar seu projeto, às vezes indefinidamente.
É exatamente por isso que você deve aprender a acompanhar o progresso do projeto.
Acompanhar o progresso do seu projeto ao longo de seu ciclo de vida ajuda você a tomar decisões informadas em cada etapa e ajustar as atividades do projeto para mantê-lo no caminho certo.
Neste blog, discutimos algumas das melhores práticas e estratégias que você pode usar para acompanhar o progresso do projeto.
Desafios no acompanhamento do progresso do projeto
Como gerente de projetos ou líder de equipe, você pode ter enfrentado vários desafios ao acompanhar projetos e registrar o status das tarefas, desde o início até a conclusão bem-sucedida do projeto. Alguns dos mais comuns que observamos incluem:
- Falta de objetivos claros: os projetos podem não ter objetivos e resultados claramente definidos, levando a um aumento do escopo, o que, por sua vez, torna difícil acompanhar o cronograma do projeto.
- Comunicação inadequada: a comunicação deficiente entre as partes interessadas e os membros da equipe pode criar confusão em relação aos resultados, objetivos, cronogramas e responsabilidades do projeto.
- Coleta de dados inconsistente: a falta de um processo estruturado de coleta de dados resulta em relatórios de progresso incompletos, o que dificulta a avaliação do status do projeto.
- Falta de atualizações em tempo real: sem atualizações regulares em tempo real, pode ser difícil identificar e resolver problemas de forma proativa.
10 maneiras de acompanhar o progresso do projeto
Se você deseja acompanhar e medir o progresso do projeto, aqui estão as 10 etapas a seguir.
1. Defina metas e marcos claros
Reúna-se com os membros da equipe e as partes interessadas para discutir as metas do projeto em detalhes. Divida essas metas em marcos importantes para que sua equipe saiba exatamente o que precisa ser alcançado em cada etapa do projeto.
Por exemplo, se sua meta é lançar um site de comércio eletrônico em seis meses, os principais marcos do projeto serão:
- Mês 1: Finalize o escopo do projeto e monte a equipe do projeto
- Mês 2: Conclua a pesquisa de mercado e documente os requisitos para o site.
- Mês 3: Finalize o design do site e desenvolva uma estratégia de experiência do usuário (UX).
Nesse processo, os marcos funcionam como pontos de verificação ao longo do projeto, permitindo que você avalie o progresso real do projeto em relação ao cronograma.
Use o ClickUp Goals para definir metas claras e rastreáveis para o seu projeto. Adicione cronogramas e metas para cada objetivo, para que você saiba exatamente como o seu projeto está progredindo.
2. Atribua responsabilidades claras
Se você não quer que os membros da equipe usem a frase “Eu não sabia disso”, você precisa estabelecer responsabilidades claras para cada tarefa na lista de afazeres do seu projeto.
Comece dividindo seu projeto em etapas. Adicione tarefas em cada etapa e analise-as com as partes interessadas antes de finalizar sua lista de tarefas.
- Use o quadro Kanban do ClickUp para criar diferentes colunas que representam cada etapa do projeto.
- Agrupe as tarefas correspondentes em cada coluna, juntamente com os prazos e os níveis de prioridade. Você pode mover cada tarefa pelo quadro usando a função arrastar e soltar.
- Atribua essas tarefas aos membros apropriados da equipe. Eles receberão uma notificação assim que uma tarefa for atribuída, o que significa que não haverá confusão quanto à responsabilidade.
💡Dica profissional: Calcule o tempo estimado de conclusão levando em consideração as diferentes tarefas, atividades e possíveis atrasos. Use isso como referência para definir prazos realistas e priorizar as tarefas necessárias para otimizar o projeto e melhorar a eficiência.
3. Mantenha uma documentação detalhada
Se você já dedicou tempo à preparação e atualização da documentação de gerenciamento de projetos — planos de projeto, registros de alterações, registros de riscos e relatórios de status do projeto —, sabe como esses detalhes geralmente ficam espalhados por threads de e-mail, notas, bate-papos e planilhas intermináveis.
Quando documentos críticos não estão centralizados em um espaço compartilhado, acessá-los pode ser difícil e demorado. Você teria que solicitar acesso a várias partes interessadas e vasculhar várias ferramentas (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs etc.), e ainda assim talvez não conseguisse encontrar as versões mais recentes desses documentos.
E se disséssemos que você pode consolidar todos os documentos e informações relacionados ao projeto em um repositório centralizado usando o ClickUp Docs?
Use as opções de formatação integradas para ajudar a estruturar o documento de maneira organizada, adicionar seções, fazer upload de imagens e incorporar vídeos para que seja fácil para todos entenderem. Além disso, a detecção de colaboração permite que as partes interessadas editem o documento em tempo real, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas.
Pense no Docs como uma única fonte de verdade que ajuda todos a trabalhar com as mesmas informações, minimizando descuidos e reduzindo atrasos.
💡 Dica profissional: Considere usar modelos de acompanhamento do progresso do projeto como um plano pré-definido para supervisionar o progresso, organizar informações importantes de forma centralizada e economizar tempo valioso sem sacrificar a integridade do seu projeto.
4. Agende reuniões regulares para avaliar o status
Reuniões regulares da equipe permitem que todos discutam seu progresso e forneçam atualizações sobre o status de suas tarefas. É uma maneira de os membros da sua equipe saberem o que foi realizado, o que está pendente e quanto tempo resta.
Como gerente, é nesse momento que você identifica os sinais de alerta antes que eles se transformem em problemas graves e evita atrasos no cronograma. Verificações regulares ajudam todos na equipe a coordenar-se melhor e incentivam a resolução coletiva de problemas.
Você pode realizar uma reunião diária de 15 a 20 minutos, durante a qual todos compartilham atualizações sobre o que deu certo, o que deu errado e o que planejam realizar hoje.
Por outro lado, reuniões semanais de 30 a 60 minutos incluem a discussão de metas de longo prazo, desafios do projeto e relatórios de status.
💡Dica profissional: Aproveite os modelos de relatórios de status do projeto para monitorar a saúde e o progresso do seu projeto. Esses modelos podem ser adaptados ao tipo de projeto e aos detalhes que você deseja acompanhar, para que você possa começar a gerenciar o cronograma do seu projeto rapidamente.
5. Implemente métodos adequados de acompanhamento do progresso
Acompanhar o progresso do projeto sem decidir quais métodos de acompanhamento usar é como fazer uma viagem sem GPS.
Use uma combinação de métodos qualitativos e quantitativos para acompanhar o progresso de suas tarefas e atividades de maneira eficiente:
- Os métodos quantitativos incluem o monitoramento de dados numéricos, como taxas de conclusão de tarefas, controle de tempo, variação orçamentária e dados de rendimento.
- Os métodos qualitativos incluem feedback das partes interessadas, observações dos clientes, notas de reuniões, feedback e documentação do projeto.
Se você deseja uma estrutura predefinida para acompanhar o progresso do projeto, use o modelo ClickUp Project Tracker.
Ele oferece uma estrutura abrangente com várias visualizações personalizadas para ajudá-lo a acompanhar as várias tarefas de um projeto e visualizar cronogramas. Ele também permite que você tenha uma visão geral rápida do seu progresso e visualize as tarefas por categoria, responsável e data de vencimento.
💡 Dica profissional: Use o ClickUp Project Time Tracking para acompanhar o tempo que os membros da equipe dedicam a tarefas e atividades individuais. Consolide essas informações em uma planilha de horas trabalhadas para identificar quais tarefas estão consumindo a largura de banda da sua equipe e como elas podem ser otimizadas.
6. Use metodologias ágeis
Os gerentes de projeto usam metodologias ágeis para dividir projetos complexos em iterações menores chamadas sprints.
Em vez de entregar resultados no final do projeto, os métodos ágeis se concentram em entregar valor incremental no final de cada fase ou sprint do projeto. Ciclos de entrega mais curtos facilitam muito o acompanhamento do progresso e a realização de ajustes oportunos.
As três principais vantagens de usar técnicas ágeis de gerenciamento de projetos incluem:
- A capacidade de lidar com prioridades em constante mudança
- Maior visibilidade para as partes interessadas
- Melhor alinhamento comercial
Duas das estruturas ágeis mais utilizadas são Scrum e Kanban.
Scrum
O trabalho é dividido em iterações com prazo determinado, que são pontos de verificação regulares para medir o progresso. Cada iteração tem duração aproximada de 1 a 4 semanas, e um conjunto específico de atividades deve ser concluído dentro desse prazo.
O Modelo de Gerenciamento Agile Scrum do ClickUp oferece um fluxo de trabalho personalizável para gerenciar seu processo de desenvolvimento Agile Scrum. Você pode usar status personalizados para criar diferentes estágios do projeto e entender como uma tarefa está progredindo ao longo desses estágios.
Kanban
O trabalho é visualizado como diferentes etapas em um fluxo de trabalho. As etapas podem ser “A fazer”, “Em andamento” e “Em revisão”. Limite o número de tarefas em cada etapa para manter um fluxo de trabalho constante.
Use o Modelo Kanban do ClickUp para representar o fluxo de trabalho do seu projeto. Os campos personalizados permitem categorizar as tarefas de acordo com seu estágio e adicionar detalhes sobre a tarefa para melhorar a visibilidade do que está concluído e do que está pendente.
7. Use gráficos de Gantt para visualizar cronogramas
Os gráficos de Gantt são usados para visualizar o início e o fim de um projeto em uma linha do tempo.
Quando o cronograma do seu projeto tem vários marcos intermediários para marcar o progresso do projeto, juntamente com tarefas, entregas e prazos, os gráficos de Gantt fornecem uma visão clara do cronograma do projeto, mostrando a todos quando uma tarefa precisa ser iniciada e quando precisa ser concluída.
- Use a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para organizar suas tarefas ao longo de uma linha do tempo e definir prioridades para cada tarefa.
- Crie tarefas ao longo do cronograma e adicione dependências para saber exatamente quais subtarefas precisam ser concluídas e quanto tempo isso levará.
- Compartilhe o cronograma com sua equipe para que todos recebam atualizações em tempo real quando uma tarefa for concluída ou quando o cronograma do projeto for modificado.
💡 Dica profissional: Use o monitoramento do projeto para antecipar riscos potenciais, atrasos e excedentes orçamentários e tomar medidas rápidas para corrigi-los. Isso garante que o projeto permaneça no caminho certo, aumentando as chances de resultados bem-sucedidos e de alta qualidade.
8. Use relatórios consistentes
Os membros da equipe podem frequentemente compilar relatórios com dados inconsistentes ou imprecisos, o que pode levar a decisões mal informadas e dificultar a identificação de problemas nos prazos de entrega do projeto.
Evite isso:
- Estabelecer diretrizes claras para relatórios
- Enfatizando quais métricas do projeto e indicadores-chave de desempenho precisam ser acompanhados, bem como formatos, frequência e fontes de informação.
- Garanta que os mesmos critérios sejam usados de forma consistente para medir o progresso, para que não haja ambiguidade ou confusão.
Solução? Crie e use modelos padronizados para todos os relatórios. Eduque os membros da sua equipe sobre a importância dos relatórios padronizados para um melhor acompanhamento do progresso.
Por exemplo, o Modelo de Relatório de Progresso do Projeto da ClickUp inclui tudo o que você precisa para manter as partes interessadas e os membros da equipe atualizados sobre o andamento do projeto.
O modelo oferece várias visualizações para visualizar seu trabalho de maneiras diferentes. As visualizações personalizadas permitem que você adicione detalhes importantes para gerenciar e acompanhar tarefas com facilidade. Você pode até definir notificações em tempo real para receber atualizações oportunas sempre que uma ação ou tarefa for concluída.
9. Elabore relatórios de projeto eficazes
Um relatório abrangente pode fornecer uma visão clara do status e dos resultados do projeto. Ele destaca como os diferentes recursos são utilizados e fornece dados sobre os KPIs (indicadores-chave de desempenho) críticos do projeto. Essas métricas medem o desempenho de um projeto e acompanham as responsabilidades de cada membro da equipe.
O painel do ClickUp permite que você crie relatórios detalhados sobre o progresso do projeto, visualize dados sobre várias tarefas e atividades em um único lugar e acompanhe métricas importantes do projeto.
O painel do ClickUp é totalmente personalizável, e você pode apresentar dados críticos de maneira elegante usando tabelas, gráficos ou outras ferramentas de visualização. Adicione botões interativos, como botões e menus suspensos, para facilitar a filtragem de dados e obter insights úteis sobre o progresso do projeto.
10. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Ao descobrir como acompanhar o progresso do projeto de forma eficaz, sua melhor aposta é usar um software de gerenciamento de projetos.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos fornece uma fonte centralizada para armazenar todas as informações relacionadas ao projeto e vários recursos para melhorar a colaboração, automatizar tarefas, acompanhar projetos e gerenciar tarefas.
Por exemplo, o software de gerenciamento de projetos ClickUp oferece vários recursos robustos que facilitam o planejamento e a priorização do seu trabalho.
Chelsea Benett, gerente de engajamento da marca na Lulu Press, elogia a forma como o ClickUp otimizou a eficiência de sua equipe:
Uma plataforma de gerenciamento de projetos é essencial para uma equipe de marketing, e adoramos o fato de ela nos ajudar a manter a conexão com outros departamentos. Usamos o ClickUp literalmente todos os dias, para tudo. Ele tem sido muito útil para nossa equipe criativa e tornou seu fluxo de trabalho melhor e mais eficiente.
Uma plataforma de gerenciamento de projetos é essencial para uma equipe de marketing, e adoramos o fato de ela nos ajudar a manter a conexão com outros departamentos. Usamos o ClickUp literalmente todos os dias, para tudo. Ele tem sido muito útil para nossa equipe criativa e tornou seu fluxo de trabalho melhor e mais eficiente.
Veja como os gerentes de projeto podem usar o ClickUp para melhorar o fluxo de trabalho de seus projetos.
- Crie e atribua tarefas aos membros da equipe, juntamente com prazos, usando o ClickUp Tasks.
- Colabore com os membros da sua equipe e forneça atualizações em tempo real em um piscar de olhos com a Visualização de Chat do ClickUp.
- Faça brainstorming com equipes virtualmente em uma tela digital usando os quadros brancos do ClickUp.
- Crie fluxos de trabalho eficientes para sua equipe e automatize tarefas repetitivas, escolhendo entre mais de 100 automações usando o ClickUp Automations.
- Use os painéis do ClickUp para preparar relatórios detalhados do projeto em cada etapa.
- Gere atualizações do projeto, compile notas de reuniões e resuma documentos rapidamente usando a IA exclusiva do ClickUp – ClickUp Brain.
💡Dica profissional: Use modelos de gerenciamento de projetos para economizar tempo e acelerar a conclusão do seu projeto. Basta inserir as informações relevantes nas estruturas pré-construídas para que suas equipes possam gerenciar suas tarefas rapidamente.
O primeiro passo para acompanhar de forma eficaz o progresso do projeto
O acompanhamento eficaz de projetos está longe de ser microgerenciamento. É uma combinação sistemática de comunicação clara, documentação detalhada, fluxos de trabalho otimizados e relatórios eficazes.
Como gerente de projetos, você deve adotar as práticas certas para manter uma visão geral clara do progresso do seu projeto e identificar rapidamente os problemas.
No entanto, pode ser desafiador passar do zero ao um em pouco tempo ao implementar as melhores práticas que mencionamos acima. Em vez disso, vá com calma, dando um passo de cada vez.
Por exemplo, a etapa mais prática seria implementar uma ferramenta flexível de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, que pode ser personalizada para atender às necessidades da sua equipe. Você pode começar experimentando recursos básicos, como painéis, visualizações, modelos pré-construídos e tarefas do ClickUp, e gradualmente passar para recursos mais avançados à medida que se acostuma com a ferramenta.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e descubra como as poderosas funcionalidades da plataforma facilitam o acompanhamento do progresso.