Quando você está ocupado gerenciando vários projetos, a última coisa de que precisa é o estresse adicional de ficar atrasado em seu cronograma.
Contratempos como alocação inadequada de recursos, desvios de escopo e outras interrupções inesperadas podem atrasar seu projeto, às vezes indefinidamente.
É exatamente por isso que você precisa aprender a monitorar o progresso do projeto.
Acompanhar o progresso do projeto durante todo o seu ciclo de vida ajuda a tomar decisões informadas em cada estágio e a ajustar as atividades do projeto para manter o rumo certo.
Neste blog, discutiremos algumas práticas recomendadas e estratégias que você pode usar para monitorar o andamento do projeto.
Desafios no acompanhamento do progresso do projeto
Como gerente de projeto ou líder de equipe, você pode ter enfrentado vários desafios ao acompanhar projetos e registrar o status das tarefas desde o início até a conclusão bem-sucedida do projeto. Alguns dos mais comuns que observamos incluem:
- Falta de objetivos claros: Os projetos podem não ter objetivos e resultados claramente definidos, o que leva aDesvios de escopoo que, por sua vez, dificulta o cumprimento do cronograma do projeto
- Comunicação inadequada: A comunicação deficiente entre as partes interessadas e os membros da equipe pode gerar confusãoEntregas do projetoobjetivos, cronogramas e responsabilidades
- Coleta inconsistente de dados: A falta de um processo estruturado de coleta de dados resulta em relatórios de progresso incompletos, o que dificulta a avaliação do status do projeto
- Falta de atualizações em tempo real: Sem atualizações regulares em tempo real, pode ser difícil identificar e resolver problemas de forma proativa
10 maneiras de acompanhar o andamento do projeto
Se estiver procurando monitorar e medir o progresso do projeto, aqui estão as 10 etapas a serem seguidas.
1. Defina metas e marcos claros
Sente-se com os membros da equipe e as partes interessadas para discutir detalhadamente as metas do projeto. Divida essas metas em marcos importantes para que sua equipe saiba exatamente o que precisa ser alcançado em cada estágio do projeto.
Por exemplo, se sua meta é lançar um site de comércio eletrônico em seis meses, os principais Marcos do projeto será semelhante a:
- Mês 1: Finalizar o escopo do projeto e montar a equipe do projeto
- Mês 2: Concluir a pesquisa de mercado e documentar os requisitos para o site
- **Mês 3: Finalizar o design do site e desenvolver uma estratégia de UX
Nesse processo, os marcos funcionam como pontos de verificação ao longo do projeto, permitindo medir o progresso real do projeto em relação ao cronograma.
Use Metas do ClickUp para definir metas claras e rastreáveis para seu projeto. Adicione cronogramas e metas para cada meta para saber exatamente como o projeto está progredindo.
Rastreie suas metas até os KPIs mais essenciais e obtenha automaticamente visualizações detalhadas de seu progresso
Leia mais: 10 melhores aplicativos de monitoramento de metas para 2024
2. Atribua responsabilidades claras
Se não quiser que os membros da equipe usem a frase "Eu não sabia disso", você precisa estabelecer uma responsabilidade clara para cada tarefa na lista de tarefas do seu projeto.
Comece dividindo seu projeto em etapas. Adicione tarefas em cada estágio e revise-as com os participantes antes de finalizar sua lista de tarefas.
- UseQuadro Kanban do ClickUp para criar colunas diferentes para representar cada estágio do projeto
- Agrupe as tarefas correspondentes em cada coluna, juntamente com os prazos e os níveis de prioridade. Você pode mover cada tarefa pelo quadro usando a função de arrastar e soltar
- Atribua essas tarefas aos membros apropriados da equipe. Eles receberão uma notificação assim que uma tarefa for atribuída, o que significa que não há responsabilidade extraviada
Veja tarefas e projetos em um único olhar e arraste e solte tarefas, classifique e filtre sem esforço com uma visualização de quadro Kanban totalmente personalizável
💡Dica profissional: Medir o tempo estimado de conclusão considerando as diferentes tarefas, atividades e prováveis atrasos. Use isso como referência para definir cronogramas realistas e priorizar as tarefas necessárias para agilizar o projeto e aumentar a eficiência.
3. Mantenha a documentação detalhada
Se você gastou tempo preparando e atualizando a documentação de gerenciamento de projetos - planos de projetos, registros de mudanças, registros de riscos e Relatórios de status do projeto -você sabe como esses detalhes costumam estar espalhados em conversas por e-mail, anotações, chats e planilhas intermináveis.
Quando os documentos essenciais não estão centralizados em um espaço compartilhado, o acesso a eles pode ser difícil e demorado. Você teria que pedir acesso a vários participantes e vasculhar várias ferramentas (Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs etc.), e talvez ainda não consiga encontrar as versões mais recentes desses documentos.
E se lhe disséssemos que você pode consolidar todos os documentos e informações relacionados ao projeto em um repositório centralizado usando o Documentos do ClickUp ?
Use as opções de formatação incorporadas para ajudá-lo a estruturar o documento de forma organizada, adicionar seções, carregar imagens e incorporar vídeos para que seja fácil para todos entenderem. E mais, Detecção de colaboração permite que as partes interessadas editem o documento em tempo real, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas.
Pense no Docs como uma única fonte de verdade que ajuda todos a trabalharem com as mesmas informações, minimizando a supervisão e reduzindo os atrasos.
ClickUp Docs permite formatação avançada e comandos de barra, permitindo que você trabalhe com mais eficiência
💡 Dica profissional : Considere usar Modelos de rastreadores de progresso de projetos como um modelo predefinido para supervisionar o progresso, organizar informações importantes de forma centralizada e economizar tempo valioso sem sacrificar a integridade do seu projeto
4. Agende reuniões regulares de status
As reuniões regulares da equipe permitem que todos discutam seu progresso e forneçam atualizações sobre o status de suas tarefas. É uma forma de os membros da sua equipe saberem o que foi realizado, o que está pendente e quanto tempo resta.
Como gerente, é nesse momento que você identifica os sinais de fumaça antes que eles se tornem problemas de grande porte e evita atrasos no cronograma. Os check-ins regulares ajudam todos na equipe a se coordenarem melhor e incentivam a solução coletiva de problemas.
Você pode fazer uma reunião diária de 15 a 20 minutos, durante a qual todos compartilham atualizações sobre o que deu certo, o que deu errado e o que planejam fazer hoje.
Por outro lado, reuniões semanais de 30 a 60 minutos incluem a discussão de metas de longo prazo, desafios do projeto e relatórios de status.
💡Dica profissional : Leverage modelos de relatório de status do projeto _para monitorar a saúde e o progresso do seu projeto. Esses modelos podem ser adaptados ao tipo de projeto e aos detalhes que você deseja acompanhar para que possa começar a gerenciar o cronograma do projeto rapidamente
5. Implemente métodos adequados de controle de progresso Acompanhamento do progresso do projeto sem decidir quais métodos de rastreamento usar é como fazer uma viagem de carro sem um GPS.
Use uma combinação de métodos qualitativos e quantitativos para acompanhar o progresso de suas tarefas e atividades com eficiência:
- Métodos quantitativos incluem o monitoramento de dados numéricos, como taxas de conclusão de tarefas, controle de tempo, variação de orçamento e dados de rendimento
- Os métodos qualitativos incluem feedback das partes interessadas, observações do cliente, anotações de reuniões, feedback eDocumentação do projeto Se você quiser uma estrutura predefinida para acompanhar o andamento do projeto, use o Modelo de rastreamento de projeto do ClickUp .
Modelo de rastreador de projetos da ClickUp
Oferece uma estrutura abrangente com várias exibições personalizadas para ajudá-lo a rastrear as várias tarefas em um projeto e visualizar linhas do tempo. Ele também permite que você tenha uma visão geral rápida do seu progresso e visualize as tarefas por categoria, responsável e data de vencimento.
💡 Dica profissional: Use o Rastreamento de tempo do projeto ClickUp para monitorar o tempo que os membros da equipe gastam em tarefas e atividades individuais. Consolide esses insights em um quadro de horários para identificar quais tarefas estão consumindo a largura de banda da sua equipe e como elas podem ser otimizadas
Obtenha uma visão geral de todas as tarefas que consomem a largura de banda da sua equipe usando o recurso de controle de tempo de projeto do ClickUp
6. Use metodologias ágeis
Os gerentes de projeto usam metodologias ágeis para dividir projetos complexos em iterações menores chamadas sprints.
Em vez de entregar resultados no final do projeto, os métodos ágeis se concentram em entregar valor incremental no final de cada fase do projeto ou sprint. Ciclos de entrega mais curtos facilitam muito o acompanhamento do progresso e a realização de ajustes em tempo hábil.
Os três principais benefícios de usar Técnicas ágeis de gerenciamento de projetos incluem:
- A capacidade de lidar com prioridades variáveis
- Maior visibilidade para as partes interessadas
- Melhor alinhamento dos negócios
Duas das estruturas ágeis mais comumente usadas são Scrum e Kanban.
**Scrum
O trabalho é dividido em iterações com intervalos de tempo, que são pontos de controle regulares para medir o progresso. Cada caixa tem aproximadamente de 1 a 4 semanas de duração, e um conjunto específico de atividades deve ser concluído dentro desse período.
As Modelo de gerenciamento do Agile Scrum do ClickUp oferece um fluxo de trabalho personalizável para gerenciar seu processo de desenvolvimento do Agile Scrum. Você pode usar status personalizados para criar diferentes estágios do projeto e entender como uma tarefa está progredindo ao longo desses estágios.
Modelo de gerenciamento do ClickUp Agile Scrum
**Kanban
O trabalho é visualizado como diferentes estágios em um fluxo de trabalho. Os estágios podem ser "A fazer", "Em andamento" e "Em revisão" Limite o número de tarefas em cada estágio para manter um fluxo de trabalho estável.
Use o botão Modelo do ClickUp Kanban para representar o fluxo de trabalho do seu projeto. Os campos personalizados permitem categorizar as tarefas de acordo com seu estágio e adicionar detalhes sobre a tarefa para melhorar a visibilidade do que foi concluído e do que está pendente.
Modelo Kanban do ClickUp
Leia mais: Guia do ClickUp sobre metodologias ágeis para equipes de desenvolvimento de software
7. Use gráficos de Gantt para visualizar cronogramas
Os gráficos de Gantt são usados para visualizar o início e o fim de um projeto em uma linha do tempo.
Quando o cronograma do projeto tem vários marcos entre eles para marcar o progresso do projeto, juntamente com tarefas, entregas e cronogramas, os gráficos de Gantt fornecem uma visão clara do cronograma do projeto, mostrando a todos quando uma tarefa precisa começar e quando precisa ser concluída.
- Use oVisualização do gráfico de Gantt do ClickUp para organizar suas tarefas em uma linha do tempo e definir prioridades para cada tarefa
- Crie tarefas ao longo da linha do tempo e adicione dependências para que você saiba exatamente quais subtarefas precisam ser concluídas e quanto tempo isso levará
- Compartilhe a linha do tempo com a sua equipe para que todos recebam atualizações em tempo real quando uma tarefa for concluída ou quando o cronograma do projeto for modificado
Rastreie o progresso, os marcos e as dependências em uma linha do tempo visual compartilhada com sua equipe por meio da visualização do Gráfico de Gantt do ClickUp
💡 Dica profissional: Use Monitoramento de projetos para antecipar possíveis riscos, atrasos e estouros de orçamento e tomar medidas rápidas para corrigi-los. Isso garante que o projeto permaneça no caminho certo, aumentando as chances de resultados bem-sucedidos e de alta qualidade.
8. Use relatórios consistentes
Os membros da equipe podem frequentemente compilar relatórios com dados inconsistentes ou imprecisos, o que pode levar a uma tomada de decisão mal informada e dificultar a identificação de problemas no projeto Cronogramas de entrega do projeto .
Evite isso:
- Estabelecer diretrizes claras para a elaboração de relatórios
- Enfatizando quais métricas do projeto e indicadores-chave de desempenho precisam ser monitorados, bem como os formatos, a frequência e as fontes de informação
- Garantir que os mesmos critérios sejam usados de forma consistente para medir o progresso, para que não haja ambiguidade ou confusão
Solução? Criar e usar modelos padronizados para todos os relatórios. Instrua os membros da sua equipe sobre a importância de relatórios padronizados para um melhor acompanhamento do progresso.
Por exemplo, Modelo de relatório de progresso de projeto do ClickUp inclui tudo o que você precisa para manter os participantes e os membros da equipe atualizados sobre o andamento do projeto.
Modelo de relatório de andamento do projeto ClickUp
O modelo oferece várias exibições para visualizar seu trabalho de forma diferente. As exibições personalizadas permitem que você adicione detalhes importantes para gerenciar e acompanhar as tarefas com facilidade. Você pode até mesmo definir notificações em tempo real para receber atualizações oportunas sempre que uma ação ou tarefa for concluída.
9. Compile relatórios de projetos eficazes
Um relatório abrangente pode fornecer uma visão clara do status e dos resultados do projeto. Ele destaca como os diferentes recursos são utilizados e fornece dados sobre KPIs (indicadores-chave de desempenho) críticos do projeto. Essas métricas medem o desempenho de um projeto e acompanham as responsabilidades de cada membro da equipe.
O ClickUp Dashboard permite que você crie relatórios detalhados sobre o andamento do projeto, visualize dados sobre várias tarefas e atividades em um único local e acompanhe importantes Métricas do projeto .
O Dashboard do ClickUp é totalmente personalizável, e você pode apresentar dados críticos de forma magnífica usando tabelas, gráficos ou outras ferramentas de visualização. Adicione botões interativos, como botões e menus suspensos, para facilitar a filtragem de dados e obter insights práticos sobre o andamento do projeto.
Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os ClickUp Dashboards
10. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Ao descobrir como acompanhar o progresso do projeto de forma eficaz, sua melhor aposta é usar um software de gerenciamento de projetos.
A Ferramenta de gerenciamento de projetos fornece uma fonte centralizada para armazenar todas as informações relacionadas ao projeto e vários recursos para melhorar a colaboração, automatizar tarefas, rastrear projetos e gerenciar tarefas.
Por exemplo, o Software de gerenciamento de projetos ClickUp oferece vários recursos robustos que facilitam o planejamento e a priorização do seu trabalho.
Chelsea Benett, gerente de engajamento de marca da Imprensa Lulu a Lulu Press, Inc., elogia como o ClickUp otimizou a eficiência de sua equipe:
Uma plataforma de gerenciamento de projetos é essencial para uma equipe de marketing, e adoramos que ela nos ajude a ficar conectados a outros departamentos. Usamos o ClickUp literalmente todos os dias, para tudo. Ele tem sido muito útil para nossa equipe de criação e tornou o fluxo de trabalho melhor e mais eficiente.
Chelsea Benett, gerente de envolvimento com a marca na Lulu Press
Veja como os gerentes de projeto podem usar o ClickUp para melhorar o fluxo de trabalho de seus projetos.
- Crie e atribua tarefas aos membros da equipe juntamente com as datas de vencimento usandoTarefas do ClickUp Colabore com os membros da sua equipe e forneça atualizações em tempo real em um piscar de olhos com oVisualização de bate-papo do ClickUp Faça brainstorming com equipes virtualmente em uma tela digital usando oQuadros brancos ClickUp Crie fluxos de trabalho eficientes para sua equipe e automatize tarefas repetitivas, escolhendo entre mais de 100 automações usando oAutomações do ClickUp Use os ClickUp Dashboards para preparar relatórios detalhados do projeto em cada estágio
- Gere atualizações de projetos, compile anotações de reuniões e resuma documentos rapidamente usando a própria IA do ClickUpCérebro ClickUp
O ClickUp AI pode gerar vários tipos de documentos, como resumos de projetos, planos de aula e outros documentos para acelerar seu fluxo de trabalho
💡Dica profissional: Use Modelos de gerenciamento de projetos _para economizar tempo e acelerar a conclusão de seu projeto. Basta inserir as informações relevantes nas estruturas pré-construídas para que suas equipes possam gerenciar suas tarefas rapidamente
O primeiro passo para um acompanhamento eficaz do andamento do projeto
O acompanhamento eficaz do projeto está longe de ser um microgerenciamento. É uma combinação sistemática de comunicação clara, documentação detalhada, fluxos de trabalho simplificados e relatórios eficazes.
Como gerente de projeto, você deve adotar as práticas corretas para manter uma visão geral clara do andamento do projeto e identificar rapidamente os problemas.
No entanto, pode ser um desafio ir de zero a um em pouco tempo ao implementar as práticas recomendadas que mencionamos acima. Em vez disso, vá com calma, dando um passo de cada vez.
Por exemplo, a etapa mais prática seria a implementação de uma ferramenta flexível de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, que pode ser personalizada para atender às necessidades da sua equipe. Você pode começar experimentando os recursos básicos, como painéis, exibições, modelos pré-criados e tarefas do ClickUp, e passar gradualmente para os recursos mais avançados à medida que se acostumar com a ferramenta. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e descubra como as poderosas funcionalidades da plataforma facilitam o controle do progresso.