O lendário Peter Drucker deu ao mundo dos negócios um credo: "Você não pode melhorar o que não mede." Isso é válido tanto hoje quanto há quase um século.
Também no gerenciamento de projetos, o rastreamento e a ação sobre as métricas do projeto são essenciais para uma execução bem-sucedida.
Essas métricas não ajudam apenas a monitorar a saúde dos projetos; elas também ajudam a controlar os custos do projeto. Um estudo da Instituto de Gerenciamento de Projetos revela que quase 10 centavos de dólar são desperdiçados devido a projetos com baixo desempenho.
As empresas e os gerentes de projeto iniciantes sabem como criar e gerenciar projetos com as ferramentas mais recentes. Mas, se você quiser parar de cometer os mesmos erros, fazer mais, ter menos falhas de projeto e usar melhor seus recursos, adquira um software de gerenciamento de projetos e comece a monitorar as principais métricas.
Faremos o possível para ajudar, compartilhando por que as métricas de gerenciamento de projetos são importantes, quais delas devem ser monitoradas e quais são os métodos de monitoramento mais eficazes.
O que são métricas de projeto no gerenciamento de projetos?
As métricas de projeto no gerenciamento de projetos são medidas quantitativas usadas por proprietários de empresas e gerentes de projetos para acompanhar o desempenho e avaliar a eficiência e os fatores de sucesso de seus projetos.
As métricas de projeto ajudam as equipes a entender como os principais indicadores, como as taxas de conclusão de tarefas, alinham metas como entrega no prazo e consumo de orçamento, para tomar decisões informadas, como realocar recursos ou ajustar cronogramas.
Sua empresa melhora os resultados do projeto analisando as métricas de gerenciamento de projetos, como aumento da qualidade, maior satisfação do cliente e eficiência.
Por exemplo, considere uma empresa de construção que usa métricas de variação de custo (CV) para monitorar as despesas do projeto em relação aos valores orçados. Isso permite que o gerente de projetos de construção para identificar antecipadamente os excessos financeiros, ajustar os gastos e evitar estouros no orçamento.
Ao manter um controle rígido dos custos, a organização entrega projetos bem-sucedidos dentro do orçamento e aumenta sua reputação de disciplina financeira e eficiência, o que leva a um maior confiança do cliente e satisfação.
Importância de rastrear as métricas do projeto
De acordo com um estudo da Scrum Inc., se a gerência leva cinco horas ou mais para tomar uma decisão, a taxa de fracasso do projeto aumenta em 22% ( fonte ). Isso mostra claramente a importância da tomada rápida de decisões.
A única maneira de acelerar a tomada de decisões é usar as métricas de gerenciamento de projetos para medir e gerenciar os resultados do projeto. Mas será que esse é o único motivo para monitorá-los? Não! Quando você acompanha adequadamente as métricas de desempenho do gerenciamento de projetos, você:
- Minimiza o desvio do escopo do projeto: Concentra-se nas métricas do projeto para evitar que ele ultrapasse os limites planejados, tornando-o difícil de gerenciar e controlar. A maioria de todos os projetos enfrenta esse problema, o que leva à escassez de recursos e a atrasos. Fique de olho no andamento das coisas e, se achar que o escopo do projeto é um problema, monitore de perto o andamento do projeto e resolva os desvios prontamente
- Aprimore o planejamento e os recursos: Monitore e acompanhe as métricas do seu projeto para ver se ele está indo de acordo com o planejamento e os recursos. Isso o ajuda a identificar os possíveis problemas e a garantir que você esteja sempre no topo do seu jogo
- Otimize a dinâmica da equipe: O acompanhamento das métricas ajuda você a entender o seudesempenho da equipe e garantir que todos estejam alinhados. Isso minimiza os problemas de pessoal e maximiza a produtividade
- Agilize os relatórios de projetos: Agilize os relatórios de projetos com métricas de projetos automatizadas. Em vez de passar um dia inteiro extraindo relatórios todos os meses, use métricas de projeto sólidas para automatizar esse processo. Isso economizará seu tempo e o manterá informado, permitindo que você se concentre em tarefas mais importantes
- Entrega no prazo: Acompanhe o progresso e priorize o cumprimento dos prazos para garantir a entrega pontual dos projetos. O acompanhamento das métricas fornece insights em tempo real sobre o progresso do projeto, ajudando-o a tomar decisões informadas
Diferenciando métricas de projeto e KPIs de projeto Indicadores-chave de desempenho (KPIs) de gerenciamento de projetos são indicadores estratégicos específicos que refletem o alinhamento de um projeto com os principais objetivos de negócios, como o aumento da participação no mercado ou a melhoria da satisfação do cliente.
KPIs são de alto nível e se concentram no desempenho geral e nas metas de longo prazo de um projeto, como obter um retorno sobre o investimento (ROI) específico em cinco anos.
Os KPIs são diferentes das métricas do projeto. Enquanto as métricas se concentram em cada detalhe, os KPIs fornecem uma visão mais ampla, conectando os resultados do projeto às estratégias de negócios.
Vamos diferenciar detalhadamente as métricas de projeto dos KPIs de projeto.
Revelando as distinções entre métricas e KPIs de projetos
10 métricas de projeto essenciais para acompanhar em 2024
Personalize a exibição e rastreie apenas as métricas que movimentam a agulha em seus projetos
Para navegar com sucesso em seus projetos em 2024, é fundamental rastrear as métricas certas. Entenda as 10 principais métricas de projeto em 2024 no contexto de sua empresa para compreendê-las melhor de forma pragmática.
1. Margem de lucro bruto
A margem de lucro bruto determina a lucratividade de sua organização. Para calcular a margem de lucro bruto, deduza os custos diretamente ligados à produção de bens ou à prestação de serviços do total de vendas.
Isso demonstra a eficiência com que sua empresa está usando seus recursos no processo de produção. Uma margem de lucro bruto alta indica que sua organização está tendo um bom desempenho financeiro.
Por exemplo, uma padaria que vende bolos pode determinar sua margem de lucro bruto comparando seu custo de produção (US$ 20) com seu custo de venda (US$ 50).
| Fórmula: Margem de lucro bruto = (Receita - Custo dos produtos vendidos) / Receita x 100
Dica profissional: Sempre analise a margem de lucro bruto no contexto dos benchmarks do setor. Se suas margens forem significativamente maiores ou menores do que as de seus concorrentes, você deverá reavaliar sua estratégia de preços, a eficiência da produção e os contratos com fornecedores para garantir a lucratividade.
2. Pontuação de satisfação do cliente (CSAT) Satisfação do cliente mede como os produtos ou serviços fornecidos por uma empresa atendem ou superam as expectativas dos clientes. Ela mostra o desempenho de uma empresa aos olhos de seus clientes.
Por exemplo, se quiser avaliar a satisfação do cliente com um restaurante, você analisará o feedback sobre a qualidade da comida, a velocidade do serviço e a experiência geral do jantar. Se os clientes relatam consistentemente alta satisfação, isso indica que o restaurante está atendendo às expectativas dos clientes.
| Fórmula: Pontuação de satisfação do cliente (CSAT) = (Número de clientes satisfeitos / Número total de respostas à pesquisa) x 100
Nota: A satisfação do cliente geralmente é medida por meio de pesquisas, e uma forma comum de obter resultados de pesquisas com clientes para quantificá-la é por meio do CSAT.
Dica profissional: Aumente a satisfação do cliente implementando um "loop de feedback contínuo". Isso significa coletar regular e sistematicamente o feedback do cliente, analisá-lo para obter insights e, em seguida, fazer alterações com base no que você aprendeu.
Mas não pare por aí. Dê um passo adiante, informando seus clientes sobre as mudanças que você fez com base no feedback deles. Isso não apenas mostra que você valoriza a opinião deles, mas também transforma a satisfação do cliente em uma conversa dinâmica e contínua. Crie fidelidade e transforme clientes satisfeitos em embaixadores da marca. 🤩
3. Retorno sobre o investimento (ROI)
Use o ROI para calcular a lucratividade e a eficiência de um investimento. Quando você quiser calcular o ganho ou a perda gerada em um investimento em relação ao valor investido, essa é a métrica a ser seguida.
O ROI é expresso como uma porcentagem e normalmente é usado para decisões financeiras pessoais, para comparar a lucratividade de uma empresa ou para comparar a eficiência de diferentes investimentos.
Por exemplo, se você investiu US$ 1.000 em uma campanha de marketing e obteve US$ 1.500 em vendas, seu ROI seria de 50%.
| Fórmula: ROI = (Lucro líquido / Custo do investimento) x 100
Dica profissional: Ao calcular o ROI, considere o período de tempo do retorno. Um ROI alto em um período curto pode ser mais valioso do que um ROI um pouco mais alto em um período muito mais longo. Essa perspectiva pode ajudá-lo a tomar as decisões estratégicas corretas sobre onde e quando investir, garantindo que seus recursos sejam utilizados de forma mais eficiente e eficaz.
4. Custo real (AC)
Deseja entender quanto dinheiro foi gasto em um determinado projeto até o momento?
Calcule o custo real (AC) de seu projeto.
Ele representa o custo total incorrido pelo trabalho realizado em um projeto durante um período específico.
Ele abrange todos os custos, inclusive mão de obra, materiais e quaisquer outras despesas diretamente relacionadas ao projeto.
Por exemplo, se o seu projeto de construção inclui custos de materiais, mão de obra, aluguel de equipamentos e licenças, o CA seria a soma de todas essas despesas.
| Fórmula: AC = Total de custos diretos + Total de custos indiretos
**Dica de profissional: Compare regularmente seu CA com seu valor agregado (EV). Essa comparação ajuda a identificar discrepâncias entre o que foi gasto e o que foi alcançado.
Se o AC for muito maior que o EV, seu projeto poderá ultrapassar o orçamento. Monitore essa comparação para fazer ajustes em tempo real e garantir melhor controle financeiro e eficiência do projeto.
5. Valor agregado (EV)
O EV é usado para avaliar o progresso e a medição de desempenho de um projeto, comparando o trabalho planejado com o trabalho realizado em termos financeiros.
Ele ajuda a entender quanto do orçamento deveria ter sido gasto, considerando a quantidade de trabalho realizado até o momento.
Por exemplo, se o EV de um projeto for menor do que o planejado, isso indica que o projeto está atrasado ou acima do orçamento. Por outro lado, um EV mais alto sugere um progresso favorável.
| Fórmula: EV = Orçamento na conclusão (BAC) x Porcentagem de trabalho concluído
**Dica profissional: Combine o EV com outras métricas, como SV e CV, para ter uma visão abrangente da saúde do projeto.
Isso permite que você acompanhe o progresso do seu projeto, incluindo o cumprimento do orçamento e do cronograma.
Você poderá antecipar possíveis problemas e estará bem posicionado para fazer os ajustes necessários para manter o projeto no caminho certo e dentro do orçamento.
6. Variação do cronograma (SV)
O SV mede a diferença entre o trabalho planejado para ser concluído em um determinado momento e o custo real do trabalho que foi concluído. Ela ajuda os gerentes de projeto a avaliar se um projeto está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma programado.
Por exemplo, se um software projeto de desenvolvimento deveria ter cinco recursos concluídos até uma determinada data, mas apenas três foram concluídos, o SV ajuda a quantificar esse atraso.
| Fórmula: SV = EV - PV
**Dica profissional: Analise o SV juntamente com o índice de desempenho do cronograma (SPI). Isso mostra se o seu projeto está significativamente atrasado e não está progredindo conforme o planejado.
Se o seu SPI for menor que 1, isso significa que você não está progredindo tão rápido quanto o planejado. A verificação do SV e do SPI proporciona uma compreensão mais detalhada do cronograma do seu projeto, permitindo que você tome decisões mais informadas sobre alocação de recursos e prazos.
7. Desvio de custo (CV)
O CV mede a diferença entre o custo orçado do trabalho realizado e o custo real incorrido para esse custo orçado do trabalho realizado.
Você pode usá-lo para determinar se um projeto está abaixo ou acima do orçamento em qualquer ponto do seu ciclo de vida.
Por exemplo, se o seu projeto foi orçado para custar US$ 10.000 em um determinado marco, mas você já gastou US$ 12.000, o CV ajuda a quantificar esse gasto excessivo.
| Fórmula: CV = EV - AC
Dica profissional: Acompanhe seu CV em tempo real ou em intervalos regulares, não apenas em marcos do projeto ou conclusão.
Essa abordagem proativa ajuda a detectar problemas de orçamento antecipadamente, permitindo que você faça ajustes antes que os custos saiam do controle.
Fique à frente da curva e garanta que seu projeto permaneça financeiramente viável durante toda a execução.
8. Valor planejado (PV)
O PV representa o valor estimado do trabalho planejado para ser feito em um momento específico.
É uma medida do que o projeto deveria ter realizado financeiramente, de acordo com o orçamento e o cronograma originais.
Por exemplo, se o orçamento de um projeto é de US$ 100.000 e você planeja concluir 25% do trabalho até uma determinada data, o PV nessa data seria de US$ 25.000.
| Fórmula: PV = BAC x Porcentagem planejada de conclusão
**Dica profissional: Combine PV com AC e EV para obter uma análise abrangente da saúde do projeto.
Essa trindade de métricas permite que você avalie não apenas o que deveria ter sido realizado (PV), mas também o que foi realizado (EV) e a que custo (AC).
Ao monitorar essas três métricas, você obtém uma compreensão clara do progresso e do status financeiro do seu projeto, permitindo uma análise mais precisa.
9. Índice de desempenho do cronograma (SPI)
Se há uma métrica que todo gerente de projeto deve acompanhar religiosamente, é o índice de desempenho do cronograma (SPI). Ele indica a eficiência do gerenciamento de tempo em um projeto e é calculado comparando o trabalho realizado com o trabalho programado.
Essencialmente, o SPI determina se o seu projeto está adiantado, no caminho certo ou atrasado. Por exemplo, se um valor de SPI for maior que 1, seu projeto está adiantado em relação ao cronograma; se for menor que 1, você está atrasado.
| Fórmula: SPI = EV / PV
**Dica profissional: Use o SPI como uma métrica autônoma e em conjunto com outros índices de desempenho, como o CPI.
Ao analisar o SPI e o CPI juntos, você obtém uma visão mais holística da saúde do projeto, tanto em termos de orçamento quanto de cronograma.
Essa análise dupla pode ajudá-lo a identificar se os problemas decorrem do gerenciamento do tempo, do orçamento ou de ambos, permitindo que você tome medidas direcionadas e corretivas.
10. Índice de desempenho de custo (CPI)
Está se perguntando se está obtendo um bom valor pelo dinheiro que investiu em um projeto? O índice de desempenho de custos (CPI) pode ajudar. Ele mede a eficiência de custo e a eficácia financeira de um projeto. É calculado comparando o valor do trabalho realizado (EV) com o custo real incorrido.
. Por exemplo, um CPI maior que 1 indica que você está abaixo do orçamento, enquanto um CPI menor que 1 indica que você está acima do orçamento.
| Fórmula: CPI = EV / AC
**Dica profissional: Use o CPI como uma ferramenta de previsão. Analise as tendências do CPI desde os estágios iniciais do projeto para prever possíveis estouros de orçamento ou subutilização de recursos.
Essa previsão permite ajustes proativos, como a realocação de fundos ou a revisão das estratégias de aquisição.
Portanto, não use o CPI apenas para avaliar a saúde financeira atual do seu projeto; use-o para prever e moldar sua trajetória financeira futura, garantindo um gerenciamento de projetos mais eficiente e econômico.
Como escolher métricas de projeto eficazes?
Para obter resultados bem-sucedidos em seu projeto, é fundamental selecionar as métricas de projeto corretas e mais eficazes. O foco nos principais indicadores fornecerá insights valiosos sobre as métricas de progresso do seu projeto, melhorará o desempenho e permitirá que você tome decisões informadas. Vamos explorar as práticas recomendadas e selecionar métricas de projeto eficazes.
1. Defina as metas de seu projeto
Antes de se aprofundar nas métricas, você deve primeiro definir seus metas de gerenciamento de projetos . O que você pretende alcançar? Aumento da eficiência? Redução de custos? Entenda seu objetivo final para escolher de forma inteligente as métricas que se alinham com seus objetivos.
Lembre-se, suas métricas devem ser roteiro para suas metas e não apenas pontos de dados aleatórios. Por exemplo, se sua meta for melhorar o tempo de resposta do cliente, opte por se concentrar em métricas relevantes, como tempo médio de atendimento ou índices de satisfação do cliente.
2. Entenda as necessidades de seus acionistas
Todo projeto tem diferentes participantes, cada um com necessidades e perspectivas exclusivas. Identifique quem são eles para o seu projeto - membros da equipe, clientes, investidores - e entenda o que é importante para eles.
Esse entendimento o guiará na seleção de métricas que sejam relevantes e significativas para todas as partes envolvidas. Vamos supor que os investidores sejam as principais partes interessadas. Nesses casos, concentre-se em métricas como ROI e margem de lucro bruto.
3. Analisar os requisitos do projeto
Avalie os requisitos de seu projeto para determinar os principais entregáveis e restrições.
Essa análise o ajudará a identificar os aspectos críticos a serem monitorados e medidos, para que você possa escolher métricas diretamente ligadas ao sucesso do projeto.
Por exemplo, em um projeto sensível ao custo, as principais métricas podem incluir CV e CPI.
4. Garantir a mensurabilidade e a relevância
Escolha métricas de projeto que sejam mensuráveis com facilidade e precisão. Evite usar métricas abstratas ou vagas.
Aqui, a relevância é fundamental. É importante garantir que as métricas selecionadas contribuam diretamente para os objetivos do projeto e forneçam percepções acionáveis.
Por exemplo, se você quiser acompanhar o desempenho financeiro, escolha métricas mensuráveis, como margem de lucro bruto ou ROI.
5. Revise e ajuste regularmente
A avaliação do desempenho do projeto não é uma atividade única. Como resultado, você deve revisar regularmente a eficácia das métricas de desempenho de gerenciamento de projetos escolhidas.
As métricas escolhidas estão fornecendo os insights de que você precisa? Caso contrário, não hesite em ajustá-las ou substituí-las. Essa flexibilidade garante que suas métricas permaneçam alinhadas com a natureza evolutiva de seu projeto.
Se o SV não fornecer insights claros sobre o cronograma do projeto, considere a integração do SPI para uma análise mais detalhada.
Como rastrear as métricas do projeto
Agora que você escolheu as métricas corretas de gerenciamento de projetos para avaliar o sucesso do seu projeto, é hora de se equipar com as ferramentas certas. Veja a seguir como fazer isso.
1. Obtenha um modelo de métricas de projeto Modelo de métricas de projeto do ClickUp foi criado para ajudá-lo a medir, monitorar e visualizar o progresso do seu projeto em um espaço unificado. Ele também evita que você tenha o trabalho de começar do zero. Você recebe um documento pronto que pode personalizar para criar o seu próprio.
Acompanhe facilmente as métricas de gerenciamento de projetos com o ClickUp Project Metrics Template
Esse modelo tem muito a oferecer. Veja o que você pode esperar:
- Acompanhar facilmente as metas de seu projeto e monitorar o progresso de seus objetivos
- Identificar áreas de melhoria que precisam de atenção ou ajustes para melhoria contínua
- Manter sua equipe sincronizada e ciente do progresso do projeto
Este modelo o ajudará a obter maior visibilidade de seus progresso do projeto permitindo que você identifique e reduza rapidamente os possíveis riscos.
Trata-se de reduzir o desperdício e aumentar a eficiência, destacando as áreas de melhoria.
2. Defina suas metas de projeto
O planejamento e as métricas eficazes do projeto dependem de metas claras. As metas do ClickUp permite que você crie e acompanhe metas diretamente relacionadas às atividades do projeto.
Ao dividir cada meta em alvos mensuráveis, seus gerentes de projeto podem monitorar facilmente o progresso e garantir o alinhamento com os objetivos do projeto.
Crie metas rastreáveis relacionadas ao seu trabalho com o ClickUp Goals
Lembre-se, porém, de que a implementação de métricas de projeto não se trata apenas de definir metas, mas de torná-las visíveis, tangíveis e integradas ao seu trabalho diário.
3. Visualize seu projeto com gráficos de Gantt Ferramentas visuais podem ser incrivelmente poderosas para acompanhar o progresso do projeto, e
Gráficos de Gantt do ClickUp não são exceção. Eles oferecem uma maneira dinâmica de visualizar o cronograma, as dependências e o desempenho de seu projeto.
Esses gráficos ajudam os gerentes de projeto a ter uma visão clara e fácil de entender de como as diferentes tarefas e marcos do projeto se alinham com seu cronograma.
Visualize e gerencie seus projetos com o ClickUp Gantt Charts
Com ajustes de arrastar e soltar e atualizações em tempo real, esses gráficos de Gantt são perfeitos para acompanhar de perto a trajetória do seu projeto, ajudando a garantir que tudo esteja ocorrendo de acordo com o planejado.
4. Defina tarefas rastreáveis Tarefas ClickUp ajudará você a
otimizar seu fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. Você pode planejar, definir e acompanhar tarefas para criar uma abordagem estruturada para o seu projeto.
Cada tarefa pode ser alinhada com métricas específicas do projeto, tornando o acompanhamento simples e sistemático.
Crie tarefas flexíveis e rastreáveis para sua equipe com o ClickUp Tasks
Isso ajuda os gerentes de projeto a gerenciar efetivamente os pequenos detalhes e a entender como eles contribuem para o projeto geral.
5. Analisar relatórios detalhados
Os dados são tão bons quanto os insights que eles fornecem. Relatórios do ClickUp do ClickUp é de grande ajuda para os gerentes de projeto. Ele transforma as métricas de seu projeto em percepções acionáveis. Use-o para ter acesso a relatórios detalhados que se aprofundam em estimativas de tempo, quem está atrasado, o que está sendo trabalhado e quem está adiantado.
Acompanhe o progresso diário da sua equipe com o ClickUp Reporting
Ao oferecer insights sobre os aspectos macro e micro de seu projeto, o ClickUp ferramentas de relatório ajudam você a se manter no topo, garantindo que todos os aspectos do seu projeto estejam progredindo conforme o planejado.
Acompanhe as métricas de gerenciamento de projetos como uma equipe
Lembre-se de que o gerenciamento de projetos e as métricas de projetos não são um show solo; eles exigem um esforço colaborativo. Compartilhe com a sua equipe os insights e as dicas que você reuniu neste artigo para garantir que todos entendam a importância dessas métricas de sucesso do projeto e seu impacto no sucesso do projeto.
Aumente o nível reunindo os principais membros da equipe para uma sessão estratégica sobre a integração dos recursos do ClickUp ao seu fluxo de trabalho diário. Essa é uma oportunidade de fazer um brainstorming, identificar possíveis desafios e determinar coletivamente as maneiras mais eficazes de utilizar essas ferramentas para rastrear as métricas do projeto.
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FAQs
**1. Por que as métricas de projeto são importantes no gerenciamento?
As métricas do projeto são importantes no gerenciamento, pois fornecem meios quantificáveis para rastrear e avaliar o progresso e o desempenho de um projeto.
Elas oferecem percepções críticas sobre vários aspectos, como eficiência de custos, cumprimento do cronograma e saúde geral do projeto.
Com o uso dessas métricas, os gerentes de projeto podem tomar decisões informadas, identificar áreas que precisam ser melhoradas, medir o desempenho e garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficaz.
**2. Como posso acompanhar o sucesso de um projeto usando métricas?
Para acompanhar o sucesso de um projeto usando métricas, é necessário selecionar os KPIs corretos que se alinham às metas do projeto.
Comece definindo objetivos claros e, em seguida, escolha métricas que meçam diretamente esses objetivos. Monitore regularmente essas métricas para avaliar o progresso e identificar quaisquer desvios do plano.
Por exemplo, se a entrega pontual for uma meta, monitore métricas como SV ou SPI.
**3. Quais são os diferentes tipos de métricas de projeto?
Os diferentes tipos de métricas de projeto se enquadram em várias categorias, cada uma focada em aspectos específicos do gerenciamento de projetos:
- Métricas financeiras: Medem a saúde financeira do projeto, como CV, CPI e ROI
- **Métricas de desempenho: avaliam se o projeto está atingindo os objetivos planejados, como EV e AC
- Métricas de qualidade: Medem a qualidade dos resultados e podem incluir taxas de defeitos ou índices de satisfação do cliente
- **Métricas de recursos: acompanham a eficiência e a utilização dos recursos envolvidos no projeto
- Métricas de cronograma: Considere as métricas SV e SP para avaliar a aderência do projeto ao cronograma.
Cada tipo de métrica de projeto oferece percepções exclusivas, e selecionar a combinação certa é fundamental para acompanhar e gerenciar com eficácia o sucesso de um projeto.