Os três melhores softwares de gerenciamento de projetos que identificam automaticamente tarefas redundantes

Você já se pegou gastando horas em tarefas repetitivas que parecem... inúteis? Como copiar dados entre ferramentas, atribuir tarefas aos responsáveis certos quando o status muda e enviar lembretes para tarefas com prazo vencido ou prestes a vencer.

Cerca de 60% das organizações relatam que suas equipes perdem cinco horas por semana com tarefas manuais e processos repetitivos. Isso equivale a 1,5 mês por ano! Imagine o desgaste dessas tarefas repetitivas que podem ser facilmente automatizadas!

E se o seu software de gerenciamento de projetos pudesse identificar tarefas repetitivas para você e até mesmo automatizá-las? Parece bom demais para ser verdade?

Neste blog, analisamos três ferramentas de gerenciamento de projetos (PM) que identificam automaticamente tarefas redundantes e devolvem essas horas preciosas a você.

Software de gerenciamento de projetos que identifica automaticamente tarefas redundantes em um piscar de olhos

O que você deve procurar em um software de gerenciamento de projetos que identifica automaticamente tarefas redundantes?

A maneira mais rápida de eliminar o trabalho redundante é deixar que seu software de gerenciamento de projetos o automatize. Aqui estão os recursos que tornam a automação possível:

O melhor software de gerenciamento de projetos que identifica automaticamente tarefas redundantes

Abaixo estão nossas escolhas para os melhores softwares de gerenciamento de projetos. Eles usam automação para revelar tarefas duplicadas, remover atualizações manuais e liberar sua equipe para se concentrar em trabalhos significativos.

1. ClickUp (ideal para gerenciamento de projetos e colaboração com tecnologia de IA)

A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos mostra apenas as tarefas que você cria. Eles não conseguem dizer que a tarefa “redesenhar o fluxo de integração do cliente” no sprint da equipe de produto é essencialmente a mesma que a tarefa “melhorar a experiência do novo usuário” que está no backlog da equipe de marketing.

O ClickUp resolve isso como o primeiro espaço de trabalho com IA convergente do mundo, reunindo todos os aplicativos, dados e fluxos de trabalho, onde a IA pode realmente ver padrões em toda a sua operação.

Como todas as suas tarefas, projetos, documentos e conversas da equipe ficam em uma única plataforma, a IA do ClickUp pode identificar quando várias pessoas estão lidando com problemas semelhantes, quando as descrições das tarefas se sobrepõem significativamente ou quando novas solicitações duplicam o trabalho existente.

Assim, o ClickUp elimina a dispersão do trabalho para fornecer 100% de contexto — o que significa que a IA entende não apenas as tarefas individuais, mas também como elas se relacionam entre si entre equipes e cronogramas, detectando redundâncias que, de outra forma, permaneceriam ocultas até que fosse tarde demais.

Vamos explorar seus recursos em profundidade.

Configure um sistema de priorização com as Prioridades e Dependências de Tarefas do ClickUp

Sem um sistema de priorização, é difícil distinguir o que é importante do que não é. É aí que tarefas de baixo valor se infiltram nos fluxos de trabalho.

Com o ClickUp Tasks, todas as tarefas ficam em um espaço de trabalho centralizado, incluindo documentos, comentários, subtarefas, dependências e muito mais. Isso reduz a maior fonte de redundância: trabalho disperso entre várias ferramentas.

As ferramentas avançadas de pesquisa e filtragem do ClickUp permitem que você encontre rapidamente tarefas com palavras-chave, tags ou campos personalizados correspondentes. Por exemplo, você pode pesquisar todas as tarefas que contenham “integração” ou filtrar por uma tag específica, como “urgente”.

Isso facilita a identificação de trabalhos sobrepostos ou repetidos, especialmente em projetos grandes ou envolvendo várias equipes.

O recurso Prioridades e Dependências de Tarefas do ClickUp vai além. Marque todas as suas tarefas com quatro sinalizadores: Urgente, Alta, Normal, Baixa, para que todos saibam o que fazer e quando. As dependências podem ajudá-lo a rastrear qual tarefa está aguardando outra. Classifique, filtre ou agrupe tarefas por prioridade na visualização Lista ou Quadro. Tarefas semelhantes ou de baixo valor ficam instantaneamente visíveis e não se perdem na confusão.

Com o ClickUp AI, você pode até mesmo atribuir prioridades automaticamente com base em suas instruções, garantindo que o trabalho mais impactante seja priorizado.

Depois, há os Cartões de IA do ClickUp.

Você pode personalizar esses cartões filtrando tarefas, subtarefas, itens arquivados ou intervalos de tempo, facilitando a identificação de gargalos ou tarefas duplicadas que não deveriam estar no fluxo de trabalho.

Obtenha insights contextuais com o ClickUp Brain

O ClickUp Brain é o seu assistente pessoal de IA que entende o contexto do seu trabalho e apresenta insights que você normalmente levaria horas para descobrir.

O ClickUp Brain analisa seu espaço de trabalho em busca de tarefas com títulos, descrições ou responsáveis semelhantes e sinaliza possíveis duplicatas. Ele pode apresentar sugestões como: “Essas tarefas parecem semelhantes — considere mesclá-las ou atualizá-las”.

Com o ClickUp Brain, você pode:

E isso não é tudo. O ClickUp Brain’s Enterprise Search é uma ferramenta alimentada por IA que unifica a recuperação de informações em várias plataformas, incluindo Google Drive, Notion, Slack e Gmail.

Com sua pesquisa unificada, você pode digitalizar instantaneamente documentos, tarefas e bate-papos em todos os seus aplicativos conectados em um só lugar — sem precisar alternar entre ferramentas. Além disso, a indexação em tempo real garante que você sempre pesquise os dados mais atuais (mesmo que estejam ocultos em diferentes listas ou aplicativos).

⭐ Bônus: Quer uma IA que identifique trabalhos duplicados antes que eles comecem? O ClickUp Brain MAX entende todo o seu espaço de trabalho — todas as tarefas, projetos, documentos e conversas. Veja como:

• Detecção proativa de duplicatas: quando um designer cria uma tarefa para “redesenhar a navegação do aplicativo móvel” enquanto outra equipe já está trabalhando em “melhorar a experiência do usuário do menu do aplicativo”, o Brain MAX detecta a sobreposição e alerta as partes interessadas relevantes.
• Pesquise além dos títulos das tarefas: o Brain MAX pesquisa descrições de tarefas, comentários, documentos anexados e conversas relacionadas para encontrar esforços duplicados, mesmo quando a redação é diferente.
• Visibilidade entre equipes: como o Brain MAX acessa todo o seu espaço de trabalho, ele identifica redundâncias entre departamentos que você nunca descobriria no trabalho uns dos outros.
• Verificações de duplicatas por comando de voz: use o Talk to Text para perguntar ao Brain MAX se o trabalho já existe antes de criar novas tarefas. Basta dizer “Alguém está trabalhando na apresentação de vendas do segundo trimestre?” e obter respostas instantâneas.
• Vários modelos de IA trabalhando juntos: o Brain MAX integra ChatGPT, Claude, Gemini e outros modelos de IA líderes ao seu espaço de trabalho, para que você tenha os melhores recursos para diferentes tarefas.

Defina regras personalizadas para automatizar tarefas repetitivas usando o ClickUp Automations.

O ClickUp Automations permite que você crie regras personalizadas sem código ou escolha entre uma biblioteca de modelos pré-construídos para automatizar tarefas recorrentes.

Você pode configurar automações para notificá-lo quando uma nova tarefa corresponder aos critérios de uma já existente (por exemplo, mesmo projeto, título semelhante ou tag). Isso ajuda a detectar duplicatas no momento da criação.

Por exemplo, se alguém criar uma tarefa chamada “Atualizar banner do site” e já existir uma tarefa semelhante, o ClickUp pode notificar você ou o criador da tarefa automaticamente, reduzindo o risco de trabalho duplicado.

Além disso, as ferramentas de ação em massa do ClickUp permitem que você mescle, atualize ou exclua tarefas em grupo, simplificando seu fluxo de trabalho e reduzindo a desorganização.

Para obter mais informações sobre como automatizar seus fluxos de trabalho, assista a este vídeo.

Deixe que os Super Agentes façam o trabalho pesado por você.

A maioria das ferramentas de IA fica fora do seu fluxo de trabalho. Como os agentes do ClickUp ficam dentro do seu espaço de trabalho, eles não só podem sugerir, mas também reduzir o trabalho redundante.

Os agentes do ClickUp funcionam como colegas de equipe de IA aos quais você pode atribuir tarefas. Marque-os em uma tarefa ou acione-os por meio de uma automação, e eles assumirão trabalhos repetitivos ou com muitas duplicatas, como:

Melhores recursos do ClickUp

Contras do ClickUp

Prós do ClickUp

Por que ele é ótimo para identificar automaticamente tarefas redundantes?

O ClickUp detecta automaticamente trabalhos sobrepostos ou duplicados, analisando tarefas por meio de prioridades, dependências e insights contextuais do ClickUp Brain.

Preços do ClickUp

Avaliações e comentários sobre o ClickUp

O que os usuários reais estão dizendo sobre o ClickUp?

Aqui está uma avaliação da TrustRadius:

Essa ferramenta é muito eficaz para o crescimento pessoal e profissional. Com ela, você pode marcar sua presença, acompanhar seu tempo de trabalho e separar suas tarefas individuais de acordo com suas necessidades. Você pode definir a prioridade das tarefas em sua lista de afazeres e ela pode lembrá-lo da data de vencimento mencionada por você em suas tarefas.

2. Motion (ideal para priorização de tarefas e agendamento de calendário com tecnologia de IA)

Imagine ter um assistente de agendamento que aprende suas necessidades e preferências. E começa a se adaptar melhor a esses requisitos. Isso é o Motion AI.

Este aplicativo de agendamento com IA e ferramenta de gerenciamento de projetos planeja seu dia, agenda suas tarefas e realoca automaticamente sua carga de trabalho. Seu Gerenciador de Projetos com IA analisa constantemente prazos, cargas de trabalho e prioridades para criar um plano diário eficaz.

Você não precisa reorganizar manualmente as tarefas quando os planos mudam. O Motion reprograma e redefine automaticamente as prioridades do trabalho. Se duas tarefas se sobrepõem ou se tornam desnecessárias, a IA as sinaliza, permitindo que você as remova ou mescle.

Você pode adicionar tarefas, marcar a urgência e o Motion decide quando elas devem ser realizadas. O Calendário de IA do Motion combina tarefas e reuniões em uma única programação em tempo real. Ele realoca continuamente os blocos de tempo quando as prioridades mudam, reduzindo a necessidade de ajustes contínuos na programação.

Principais recursos do Motion

Contras do Motion

Profissionais em movimento

Por que ele é ótimo para identificar automaticamente tarefas redundantes?

O aplicativo de agendamento com IA Motion avalia continuamente o que você tem em mãos, incluindo tarefas, reuniões e trabalhos recorrentes. Como todas as tarefas precisam se encaixar em uma agenda real com blocos de tempo, tarefas redundantes ou de baixo valor tornam-se impossíveis de ignorar.

Preços dinâmicos

Avaliações e comentários sobre o Motion

O que os usuários reais estão dizendo sobre o Motion?

Aqui está uma avaliação da Capterra:

Tenho gostado muito do Motion até agora. Tem sido um recurso valioso que me ajudou a manter o foco nas tarefas e a realizar minhas atividades profissionais e domésticas.

3. Notion AI (ideal para documentação com tecnologia de IA)

O Notion AI transforma seu espaço de trabalho em um sistema conectado onde tarefas, documentos e informações do projeto coexistem. Como tudo está organizado em um só lugar, ele ajuda você a identificar tarefas redundantes.

Use o Notion AI para reduzir o trabalho duplicado. Ele transforma notas, e-mails e conversas em tarefas acionáveis e também verifica se há itens semelhantes existentes. O preenchimento automático ajuda a preencher campos como status, prioridade, proprietário e próximas etapas. Quando várias tarefas parecem semelhantes ou contêm conteúdo repetido, o Notion sugere mesclá-las ou atualizá-las para manter um banco de dados limpo.

O recurso de perguntas e respostas com IA do Notion funciona como um mecanismo de busca para o seu espaço de trabalho. Basta fazer uma pergunta (Quais são as tarefas bloqueadas esta semana?) e o Notion exibe as tarefas ou páginas relevantes.

Melhores recursos do Notion AI

Contras do Notion AI

Profissionais de Notion AI

Por que ele é ótimo para identificar automaticamente tarefas redundantes?

As tarefas redundantes tornam-se visíveis quando o sistema tem contexto suficiente em projetos, tarefas, documentos e notas. O Notion AI também pode pesquisar todo o seu espaço de trabalho e exibir itens relacionados ou semelhantes, facilitando o reconhecimento de sobreposições.

Preços do Notion AI

Avaliações e comentários sobre o Notion AI

O que os usuários reais estão dizendo sobre o Notion AI?

Aqui está uma avaliação da Capterra:

O Notion realmente se destaca e mostra sua eficácia quando toda a equipe o adota. Seus recursos de colaboração tornam a edição de documentos em equipe MUITO fácil, o que melhorou a comunicação e o fluxo de trabalho. Os modelos e a assistência de redação por IA também são excelentes para dar um impulso inicial ao trabalho.

Outras menções notáveis

Além desses três, aqui estão algumas outras ferramentas de gerenciamento de projetos que você pode usar para automatizar tarefas em seus fluxos de trabalho diários:

1. monday.com

Se você prefere uma maneira visual de gerenciar todos os seus projetos, o Monday é a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para você. Use as automações para acionar ações como atribuição automática, atualização automática de status ou notificação quando uma tarefa semelhante a uma já existente for criada.

A Visualização da carga de trabalho ajuda a identificar sobreposições de responsabilidades. Se várias pessoas estiverem criando tarefas para o mesmo objetivo, a plataforma sinaliza recursos sobrecarregados, revelando trabalhos redundantes. A conversão de Doc → Tarefa também evita duplicações, pois os itens de ação ficam no mesmo quadro onde as tarefas são visíveis.

2. Wrike

O software de gerenciamento de projetos Wrike usa gráficos de Gantt para mapear dependências em detalhes. Se duas tarefas forem programadas com o mesmo resultado ou dependerem da mesma etapa, o gráfico destaca a conexão.

O Wrike destaca tarefas redundantes ou paralisadas por meio de dependências de tarefas, análise de caminho crítico e painéis, ajudando na priorização de projetos. Com projeções de projetos em tempo real, o Wrike recalcula automaticamente os cronogramas. Você pode ver como a mudança de uma tarefa afeta o plano do projeto neste quadro.

Os formulários de solicitação com regras de criação automática de tarefas permitem que você compare as solicitações recebidas com as existentes com base em campos como projeto e prazo.

3. Hive

Se você deseja uma execução de projetos com inteligência artificial, o Hive tem o Buzz AI para ajudá-lo. O Buzz reúne atualizações de todos os projetos, tarefas, aprovações e mensagens em um único feed. Se dois membros da equipe criarem tarefas semelhantes ou iniciarem trabalhos paralelos, você verá as duas atualizações lado a lado, tornando visível o trabalho duplicado e permitindo automatizar tarefas repetitivas.

Como lidar com tarefas redundantes (dicas + melhores práticas)

Aqui estão algumas maneiras práticas de reduzir o trabalho duplicado e as tarefas repetitivas, mesmo antes da automação entrar em ação.

1. Designe um responsável por cada tarefa

Um desafio comum no gerenciamento de projetos é a falta de clareza nas funções e responsabilidades. Como gerente de projetos, você quer que suas equipes trabalhem rapidamente e não fiquem presas na confusão de quem está fazendo o quê.

Solução: atribua um responsável por tarefa. Use a estrutura RACI para garantir que os membros da equipe não estejam duplicando o trabalho. Os gráficos RACI são particularmente úteis no gerenciamento de recursos quando a tomada de decisão é dividida entre tarefas. Por exemplo, eles descrevem quem executa a tarefa X, quem avalia e quem é responsável pela decisão final sobre o trabalho.

2. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas

Quando as tarefas são gerenciadas por e-mails, mensagens do Slack, planilhas e notas pessoais, a lista de tarefas fica confusa.

Tarefas antigas nunca são encerradas, trabalhos desatualizados ficam em limbo e ninguém sabe o que ainda é relevante. Como é mais fácil criar uma nova tarefa do que vasculhar um backlog confuso, as pessoas acabam duplicando o trabalho sem querer. O resultado? Sua equipe perde tempo verificando status e buscando atualizações.

Solução: use um software de gerenciamento de tarefas. Em vez de procurar tarefas manualmente, a ferramenta permite filtrar itens sem atividade, tarefas sem proprietário ou duplicatas com base no título ou nas palavras-chave. Você pode fechar ou arquivar tarefas antigas em massa, mesclar duplicatas em uma única e reatribuir qualquer coisa que esteja parada, tudo em questão de minutos.

3. Converta notas de reuniões em uma única lista de tarefas

Após uma reunião, eis um cenário que você já deve ter enfrentado. Uma pessoa ouve “prepare a apresentação”, outra escreve “crie slides” e outra ainda registra “esboço da apresentação”.

Três pessoas diferentes criam três tarefas diferentes para o mesmo resultado final.

Solução: use o AI Notetaker do ClickUp para participar da reunião. Ele transcreve a discussão e extrai itens de ação em tarefas reais com responsáveis e prazos.

Ninguém precisa reescrever notas ou criar tarefas manualmente durante o planejamento do projeto. Você pode até mesmo fazer perguntas ao ClickUp, como “Quais são minhas ações pendentes das reuniões com clientes desta semana?”, e ele extrai as respostas de todas as suas notas instantaneamente.

Assista a este vídeo para ver como usar a IA para notas de reuniões a fim de eliminar a criação de tarefas redundantes e otimizar processos.

Use o ClickUp para identificar e eliminar a redundância

Abandone a maneira antiga de gerenciar projetos manualmente, em que você passa mais tempo empurrando tarefas do que realizando o trabalho.

Com o ClickUp como seu software de gerenciamento de projetos, você obtém IA integrada, automações e automação de fluxo de trabalho personalizável.

Esteja você gerenciando vários projetos ou apenas um, o ClickUp ajuda a criar fluxos de trabalho personalizados para o seu caso de uso. Ele se torna o centro de comando para alocação de recursos, acompanhamento do andamento do projeto e melhoria do desempenho geral do projeto.

Inscreva-se gratuitamente no ClickUp para ver como ele identifica automaticamente tarefas redundantes.