Você já sentiu que o gerenciamento de seus fluxos de trabalho é mais caótico do que precisa ser? Um runbook sólido é a solução definitiva, quer você esteja lançando um novo sistema, lidando com tarefas de rotina e atribuições complexas ou respondendo a incidentes inesperados.
Ele funciona como o manual de referência da sua equipe, otimizando as operações, melhorando a eficiência dos processos e mantendo a consistência entre as tarefas.
A criação de runbooks do zero exige tempo e esforço, mas existe uma maneira mais fácil. Com os modelos de runbook totalmente automatizados, você pode economizar tempo, minimizar os erros e se concentrar no que mais importa: fazer as coisas de forma tranquila e eficiente.
Vamos explorar como esses modelos podem simplificar suas operações diárias e preparar sua equipe para o sucesso.
O que são modelos de runbook?
Os modelos de runbook são estruturas pré-projetadas que ajudam as equipes a gerenciar operações e tarefas complexas com eficiência. Ao usar esses modelos, você tem um processo documentado que reduz as suposições e aumenta a eficiência.
Por exemplo, uma equipe de TI pode usar rapidamente um modelo de runbook para responder a uma violação de segurança. Em vez de procurar etapas em meio à crise, a equipe segue as instruções claras do modelo.
É como ter um manual que o ajuda a gerenciar riscos e minimizar interrupções com informações na ponta dos dedos.
Os modelos de runbook geralmente incluem dicas de solução de problemas comuns, ajudando a sua equipe a resolvê-los mais rapidamente. Eles também costumam se integrar a ferramentas de automação de fluxo de trabalho, tornando todo o processo mais suave e previsível, especialmente em situações de alto estresse.
Alguns dos outros benefícios do uso de modelos de runbook incluem:
- Facilitar a colaboração da equipe com uma linguagem compartilhada
- Aproveitamento do conhecimento coletivo para uma melhor tomada de decisões
- Suporte a atualizações e aprimoramentos contínuos
- Garantia de conformidade e manutenção da estrutura
- Permitindo escalabilidade à medida que sua empresa cresce
- Fornecimento de planos de recuperação de sistemas para emergências
Mesmo que a sua equipe precise lidar com um cenário inesperado de gerenciamento de incidentes de TI, um modelo completo de processo de runbook pode orientá-la durante o processo de resposta.
Os runbooks podem até incluir recursos visuais para facilitar o acompanhamento de processos complexos.
O que faz um bom modelo de runbook?
Um bom modelo de runbook fornece instruções e garante que a sua equipe permaneça em sincronia, responsiva e eficiente, não importa o que aconteça!
Vamos explorar os principais aspectos que definem um modelo de runbook eficaz:
- Procedimentos operacionais padrão (SOPs): Inclua guias passo a passo que sigam SOPs consistentes. Isso torna as tarefas repetíveis e reduz os erros
- Etapas acionáveis: Forneça instruções precisas sobre o que fazer em cada etapa. Concentre-se na clareza e na simplicidade, evitando jargões que possam confundir a sua equipe
- Controle de versão: Certifique-se de que seu runbook tenha uma versão para anotar atualizações ou alterações. Isso ajuda as equipes a ficarem a par dos processos em evolução
- Logs de erros incorporados: Tenha uma seção para logs de erros e etapas de recuperação detalhadas. Por exemplo, você pode especificar comandos para recuperar logs de um servidor
- Modelos de documentação técnica: Padronize seu processo com modelos de documentação técnica. Isso garante a uniformidade em diferentes tarefas
Além disso, com soluções automatizadas incorporadas a esses modelos, sua equipe pode responder rapidamente a incidentes ou atualizações sem intervenção manual, aumentando os tempos de resposta.
Agora que já temos uma sólida compreensão dos modelos de runbook, vamos explorar diferentes exemplos de runbooks especializados e como cada um deles pode ser útil!
11 modelos de runbook
Agora que você conhece os benefícios de um runbook, confira nossa lista dos 11 principais modelos de runbook no ClickUp.
Mostraremos como aproveitar ao máximo cada modelo, seja para criar uma rotina de runbook especializada para a sua equipe de TI ou para simplificar os processos da sua empresa.
1. O modelo de manual do funcionário do ClickUp
Está abrindo uma empresa e precisa criar um guia de treinamento de funcionários? O modelo de manual do funcionário do ClickUp é o lugar perfeito para começar. Esse modelo o ajuda a delinear tudo o que seus funcionários precisam para ter sucesso e crescer.
Inclui:
- Um guia inicial que explica o que é um manual do funcionário, por que ele é importante e como usar o modelo
- Duas seções principais com 19 subseções que abrangem informações da empresa, detalhes específicos da função e políticas como registro de horas, dias de pagamento e muito mais
- Notas úteis, avisos e perguntas para inspirar ideias para o seu manual
Um manual do funcionário é diferente de um manual do funcionário. Enquanto o manual se concentra nas políticas de toda a empresa, o manual fornece procedimentos detalhados para funções ou departamentos específicos.
Ideal para: Proprietários de pequenas empresas, equipes de RH e gerentes que desejam criar guias de treinamento de funcionários claros e abrangentes
2. O modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Imagine que você tenha documentado todos os processos da sua empresa, mas como manter o controle de todos eles? 🤔
Foi exatamente por isso que criamos o modelo de processos e procedimentos do ClickUp. Com várias visualizações e opções de personalização, ele o ajuda a controlar tudo rapidamente e a manter o controle das tarefas. Com esse modelo, você pode:
- Acesse um Guia de Introdução, uma lista de documentação, um quadro de sábios e um quadro branco de fluxograma de processos
- Use as visualizações de lista e quadro para centralizar e gerenciar documentos de projeto, adicionando campos importantes como tipo, prioridade e estágio
- Marque os responsáveis, as partes interessadas e os aprovadores para garantir uma entrada oportuna
- Visualize e mapeie os processos com a visualização Whiteboard, transformando os nós do fluxograma em tarefas interativas
Ideal para: Gerentes de projeto, equipes de operações e empresas que buscam gerenciar a documentação de processos, melhorar a organização do fluxo de trabalho e aprimorar a colaboração
3. O modelo de procedimento do ClickUp
O modelo de procedimento do ClickUp cria e gerencia com eficiência procedimentos claros e bem estruturados para qualquer projeto ou tarefa. Ele define o fluxo do processo, esclarece os objetivos e garante a consistência das operações.
Com esse modelo, você pode:
- Defina metas claras e mapeie as etapas de cada procedimento
- Atribua tarefas, colabore com as partes interessadas e acompanhe o progresso
- Use status, campos e visualizações para gerenciar seu processo
- Configure notificações e agende reuniões para uma coordenação perfeita
Com ferramentas personalizáveis, esse modelo simplifica a identificação de tarefas, a definição de escopo e o gerenciamento de documentos.
Ideal para: Gerentes de projeto, equipes de operações, especialistas em garantia de qualidade, diretores de conformidade, equipes de TI e departamentos de atendimento ao cliente que buscam padronizar, simplificar e acompanhar procedimentos em vários setores
4. O modelo de POP do ClickUp
Está tendo problemas para iniciar seus procedimentos operacionais padrão (SOPs)? O modelo de SOP do ClickUp torna rápido e fácil começar! Não importa se você está implementando um novo procedimento para uma equipe pequena ou para toda a empresa, esse modelo de SOP tem tudo o que você precisa.
Veja como esse modelo ajuda:
- Organize os POPs com uma estrutura clara: Visão geral, quem, onde e quando
- Seções simples e gerenciáveis que são fáceis de navegar para qualquer pessoa
- Simplifique o processo de implantação de novos procedimentos
Ideal para: Equipes de RH, gerentes de departamento, equipes de operações, proprietários de negócios, gerentes de projeto, especialistas em garantia de qualidade, diretores de conformidade e líderes de equipe que desejam criar, organizar e implementar POPs claros e eficazes
Dica profissional: Para desenvolver um esboço de POP eficaz, comece com o objetivo final em mente e trabalhe de trás para frente, detalhando cada etapa necessária para alcançar esse resultado.
5. Modelo de documento de processos da empresa ClickUp
Um documento bem organizado que descreva os processos de sua empresa é fundamental para operações internas tranquilas e comunicação consistente - e com as ferramentas certas, isso se torna ainda mais fácil. O modelo de documento de processos da empresa do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a economizar tempo e manter tudo em um único local central.
Com esse modelo, você pode:
- Centralize todos os documentos do seu processo em um só lugar
- Crie modelos e listas de verificação para integrar e treinar funcionários
- Mantenha todos atualizados com as instruções mais recentes
Esteja você integrando novas contratações ou simplesmente atualizando políticas, este modelo de documentação de processos torna tudo mais eficiente e fácil de gerenciar!
Ideal para: Equipes de RH, gerentes de operações, coordenadores de treinamento, proprietários de empresas e gerentes de projetos que desejam centralizar a documentação do processo, facilitar a integração e garantir uma comunicação consistente entre os departamentos
Você sabia? Estudos demonstraram que as empresas podem economizar até 50% do tempo na criação de documentos usando ferramentas de automação de documentos.
6. O modelo de procedimentos de operação padrão do ClickUp
Os POPs são cruciais para a eficiência operacional e para garantir a consistência em sua empresa. O modelo de Procedimentos Operacionais Padrão do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a criar POPs claros e organizados desde o início.
Ele permite que você:
- Crie tarefas com status como "Not Started" (não iniciado), "In Progress" (em andamento) e "Completed" (concluído) para acompanhar facilmente o progresso em cada etapa
- Adicione detalhes como " Nível de prioridade " e "Data de vencimento" às tarefas, ajudando você a se manter organizado e a gerenciá-las com mais eficiência
- Alterne entre várias visualizações - Visualização de lista para uma visão geral simples da tarefa, Visualização de Gantt para uma linha do tempo e Visualização de carga de trabalho para verificar a capacidade da equipe
- Automatize tarefas repetitivas, como definir lembretes para datas de revisão ou usar IA para resumir o progresso da tarefa
Este modelo elimina as suposições da criação e do gerenciamento de POPs, ajudando-o a manter tudo sob controle!
Ideal para: Gerentes de operações, líderes de equipes, gerentes de projetos, equipes de garantia de qualidade e proprietários de empresas que precisam criar, gerenciar e acompanhar POPs para garantir a consistência e a eficiência operacional
Fato curioso: Os POPs remontam às civilizações antigas. Os primeiros procedimentos registrados - detalhando práticas médicas - foram encontrados em antigos papiros egípcios.
7. O modelo de fluxograma de processo do ClickUp
Se você gosta de pensar visualmente, o modelo de fluxograma de processo do ClickUp pode ser exatamente o que você precisa. Ele usa cores e formas para simplificar processos comerciais complexos, tornando-os fáceis de entender e acompanhar.
O modelo é dividido em duas seções - jogadores e atividades - com as atividades de cada jogador representadas por formas em sua coluna. Disponível no ClickUp Whiteboards, esse modelo, como outros modelos úteis de quadro branco, oferece possibilidades criativas ilimitadas.
Você pode usar este modelo de fluxo de processo para:
- Mapeie facilmente os processos com formas e conectores para maior clareza
- Organize jogadores e atividades para ter uma visão passo a passo
- Personalize com nós de decisão e atualize a legenda para orientação da equipe
- Adicione vários elementos, como mapas mentais, mapas de processos, imagens, documentos e até mesmo rabiscos para dar asas à criatividade
Ideal para: Equipes de RH, gerentes de projeto, equipes de operações, departamentos de TI e equipes de marketing que desejam visualizar fluxos de trabalho, simplificar a documentação de processos e aprimorar a colaboração da equipe
8. Modelo de plano de ação de segurança cibernética do ClickUp
O modelo de plano de ação de segurança cibernética do ClickUp facilita o fortalecimento da postura de segurança da sua empresa. No jargão da tecnologia, "postura de segurança" refere-se à força geral da segurança cibernética de uma organização e à sua capacidade de prever, prevenir e responder a ameaças cibernéticas em constante mudança.
Esse modelo totalmente personalizável ajuda as equipes de segurança a criar planos de ação claros e eficazes, garantindo que todos estejam na mesma página.
- Adapte o plano de ação para atender às suas necessidades específicas de segurança cibernética
- Colabore em tempo real ou de forma assíncrona com a sua equipe
- Proteja seu plano com controles de privacidade e edição no ClickUp Docs
- Simplifique o processo de planejamento de ações para manter-se proativo contra ameaças cibernéticas
Ideal para: Equipes de segurança de TI, diretores de conformidade, profissionais de segurança cibernética, equipes de gerenciamento de riscos, líderes de negócios, equipes de resposta a incidentes, administradores de rede e CTOs
9. O modelo de plano de ação para incidentes do ClickUp
Seja um desastre natural ou uma mudança repentina na administração, agir rapidamente e de forma coordenada é fundamental para minimizar o impacto de qualquer evento inesperado em sua empresa.
O modelo de plano de ação para incidentes do ClickUp ajuda você a criar um guia claro e passo a passo para lidar com incidentes à medida que eles ocorrem. Com seções dedicadas a objetivos, detalhes de tarefas, funções e recursos, esse modelo garante que a sua equipe saiba exatamente quem é responsável pelo quê durante uma emergência.
Veja o que fazer:
- Use a seção de plano de ação para delinear etapas imediatas, como o desligamento de servidores ou sistemas afetados
- Liste os equipamentos, as equipes e os recursos necessários para uma resposta eficiente
Ideal para: Equipes de resposta a emergências que lidam com crises em tempo real, departamentos de TI que lidam com incidentes como falhas no sistema ou violações de dados e equipes de RH que gerenciam a segurança no local de trabalho ou situações urgentes
10. Modelo de plano de ação de emergência para o local de trabalho do ClickUp
As emergências podem ocorrer sem aviso prévio, o que torna a preparação essencial para proteger a sua equipe e o local de trabalho. O modelo de plano de ação de emergência para o local de trabalho do ClickUp fornece tudo o que você precisa para garantir a segurança, desde rotas de evacuação e pontos de reunião até atribuições claras de funções para líderes de emergência.
Veja como criar um plano de emergência eficaz para o local de trabalho com o ClickUp:
- Descreva possíveis emergências e estratégias de resposta no ClickUp Docs
- Atribua responsabilidades aos membros da equipe usando o ClickUp Tasks,
- Projete rotas de evacuação com o ClickUp Dashboard
- Automatize alertas e lembretes durante crises com o ClickUp Automations
- Acompanhe o progresso da preparação usando o ClickUp Goals, que permite dividir tarefas maiores em partes menores e ajuda a acompanhar o progresso
- Programe e acompanhe simulações de emergência com o ClickUp Milestones
Este modelo simplifica o planejamento de emergência e incorpora ferramentas essenciais para planos de recuperação de desastres e melhoria de processos.
Ideal para: Coordenadores de resposta a emergências, gerentes de instalações, equipes de RH, oficiais de segurança, gerentes de operações, planejadores de continuidade de negócios, líderes de equipe e coordenadores de segurança no local de trabalho
11. Modelo de relatório de incidentes de TI do ClickUp
Toda falha de TI conta uma história; capturá-la é fundamental para evitar a próxima. O modelo de relatório de incidentes de TI do ClickUp oferece uma maneira fácil de documentar tudo, desde falhas no sistema até violações de segurança cibernética e tarefas de TI.
Ele inclui campos dedicados para detalhes do incidente, análise da causa raiz e ações de recuperação para agilizar as respostas e reduzir os riscos. Veja como tirar o máximo proveito de seus relatórios de incidentes de TI:
- Analise as causas-raiz para identificar problemas recorrentes e evitar problemas futuros
- Acompanhe os tempos de resolução usando o Project Time Tracking do ClickUp para medir a eficiência
- Otimize seus processos refinando as estratégias de resposta com base em dados de incidentes anteriores
Ideal para: Equipes de TI, administradores de sistemas, engenheiros de rede, especialistas em segurança cibernética, equipes de resposta a incidentes e gerentes de central de serviços que desejam documentar, analisar e aprimorar seus processos de resposta a incidentes
Dica profissional: Incorpore o relatório de incidentes em sua estratégia mais ampla de automação de processos de negócios. Isso garante que as falhas e violações do sistema sejam resolvidas rapidamente e sem problemas, alinhando-se às suas metas de recuperação de TI e de mitigação de riscos.
Crie Runbooks que funcionem com o ClickUp
Os runbooks são essenciais para ajudar os profissionais de TI a otimizar seus processos e lidar com incidentes rapidamente. Eles fornecem etapas claras e padronizadas a serem seguidas em qualquer situação, garantindo operações tranquilas e eficientes.
Manter esses runbooks atualizados é essencial para qualquer equipe de TI bem-sucedida, e o ClickUp facilita essa tarefa.
Com o ClickUp, você pode criar, distribuir e gerenciar facilmente seus runbooks. Ele gera automaticamente instruções passo a passo e captura imagens de tela para documentar cada processo.
Além disso, o ClickUp oferece uma variedade de modelos, permitindo que você personalize seus runbooks de acordo com as necessidades de sua equipe.
E adivinhe só? É grátis! Registre-se para usar o ClickUp agora.