Imagine um time de futebol entrando em campo para jogar sem visão. De passes errados a posicionamentos inadequados, eles continuam cometendo erros até que, eventualmente, perdem.
Percebeu o problema aqui? Falta de preparação (ou talvez simplesmente não seja o dia deles).
Em qualquer caso, um evento de planejamento PI ou Program Increment não é diferente. Esses eventos são como reuniões de equipe, onde os membros se reúnem para discutir backlogs, avaliar a prontidão organizacional e planejar ações futuras. O planejamento PI permite que vários departamentos de uma organização se coordenem e compartilhem a mesma visão de sucesso — assim como jogadores de futebol bem preparados sabem exatamente quando atacar ou defender.
Para qualquer equipe de desenvolvimento de produto, acertar na sessão de planejamento do PI é metade da batalha ganha. Não fazer isso leva a problemas de comunicação, falta de trabalho em equipe e nenhuma compreensão real das necessidades do usuário ou cliente.
Neste guia, simplificamos o processo de planejamento do PI para você — vamos abordar como você pode mapear objetivos, enfrentar desafios e usar as melhores práticas do setor para se destacar em cada reunião!
O que é um evento de planejamento PI e quais equipes precisam dele?
Parte do SAFe (Scaled Agile Framework), o PI, ou planejamento de incremento de projeto, é um evento padrão da equipe realizado em intervalos fixos, normalmente de 8 a 12 semanas.
Isso ajuda as equipes dentro da estrutura ágil a colaborar com as partes interessadas e concordar ou votar sobre o cumprimento de certos princípios para os resultados esperados. Após o acordo, todos os membros da equipe no Agile Release Train (ART) podem garantir que um produto ou serviço aprimorado seja lançado no prazo.
A visão, os objetivos e os resultados alcançados durante uma sessão são temporários e sujeitos a modificações na próxima reunião de planejamento do incremento do programa.
Todas as equipes ágeis precisam de planejamento PI?
Em um contexto empresarial, é importante observar que o planejamento PI funciona melhor para organizações de grande porte e equipes híbridas, nas quais pode ser difícil coordenar grupos maiores. Embora reuniões regulares de sprint e retrospectivas sejam adequadas para equipes menores, sessões extensas com muitos participantes serão mais eficazes seguindo um processo de planejamento PI estabelecido.
A ideia aqui é ajudar os funcionários e as partes interessadas a entrarem em acordo. Como? Bem, os membros presentes neste evento elaboram um roteiro coletivamente. É algo em que as equipes concordam, o que estabelece as bases para processos futuros sem conflitos.
Algumas equipes podem planejar uma cerimônia de planejamento PI para refletir sobre os processos atuais de tomada de decisão, identificar ineficiências e trazer à tona qualquer feedback. Esses eventos também apoiam discussões sobre desafios existentes e potenciais para o progresso geral de um projeto.
Quem são os participantes do planejamento do PI?
Tecnicamente, um evento de planejamento PI requer a participação de todas as partes interessadas e equipes de um Agile Release Train. A tabela a seguir lhe dará uma ideia geral das funções dos principais participantes:
| Membro | Responsabilidade |
| Proprietário do produto | Garanta que os requisitos das partes interessadas sejam bem compreendidos pela equipe de desenvolvimento. |
| Engenheiro de release train | Comunique-se com líderes e partes interessadas para promover a melhoria contínua e minimizar os riscos do programa. |
| Scrum master | É responsável por criar os materiais necessários para uma sessão de planejamento PI. |
| Desenvolvedores | Explora o feedback e faz alterações para adicionar, remover ou modificar recursos de um produto. |
Algumas equipes criam um quadro de programa designado com consultores e arquitetos de soluções que ajudam a definir os objetivos do PI e as dependências funcionais.
Bônus: Precisa de um layout rápido para lidar com suas reuniões ágeis? Comece facilmente com o modelo de planejamento PI do ClickUp! Ele fornece uma visão abrangente de todos os backlogs, riscos do programa e cargas de trabalho, tornando-o exatamente o que as equipes precisam para organizar, acompanhar e definir metas de forma consistente para cada cerimônia de planejamento PI.
Fase de planejamento pré-PI: como se preparar para um evento bem-sucedido
O planejamento do PI pode não ser a sessão mais simples para empresas que ainda são novas no conceito. Mesmo equipes ágeis bastante experientes precisam de tempo para preparar e organizar todos os materiais para a reunião de incremento do programa.
Uma boa estratégia é criar uma lista de verificação de todos os componentes a serem considerados ao iniciar a preparação do planejamento do PI. Aqui estão cinco dicas que podem ajudá-lo:
- Lista de partes interessadas: nunca deixe de lado as pessoas que apoiam a visão de longo prazo da sua marca. Certifique-se de manter uma lista de todas as partes interessadas que você precisa notificar antes da reunião — experimente estes modelos de mapeamento de partes interessadas para obter suporte.
- Material e backlogs: Depende do estágio do seu projeto. Adicione apenas conteúdo importante, como roteiros para o futuro e listas de backlogs do evento de planejamento PI anterior.
- Local: Para reuniões presenciais de planejamento PI, organize-as em uma área espaçosa onde as pessoas possam se movimentar livremente. Dessa forma, elas não precisam ficar restritas às cadeiras o tempo todo.
- Software: a melhor maneira de se preparar para uma sessão de planejamento de PI bem-sucedida é usar um software de gerenciamento de reuniões ou projetos (como o ClickUp ). Esses produtos são projetados para ajudar as equipes de desenvolvimento a planejar e gerenciar seus produtos com eficiência.
- Agenda padrão: ninguém gosta de entrar em uma reunião sem saber o que esperar. Contrate palestrantes que possam transmitir a agenda de planejamento do PI de forma eloquente e, ao mesmo tempo, promover a formação de equipes.
Desafios comuns a serem observados durante os eventos de planejamento do PI
Além da lista de verificação acima, as equipes ágeis também devem se concentrar em resolver problemas comuns que surgem antes de organizar uma sessão de planejamento PI, especialmente se tiverem membros remotos na equipe.
Vamos explorar os três principais desafios do planejamento do PI:
Falta de envolvimento
A capacidade média de atenção humana é de apenas 8,25 segundos, portanto, você deve tentar manter todos os participantes envolvidos durante toda a sessão.
Continuar lendo longos parágrafos de um roteiro não vai ajudar, mas uma conversa cara a cara vai. Além disso, tente incorporar mais ferramentas de colaboração em tempo real em suas sessões. Você pode usar quadros brancos digitais que permitem que todos na reunião façam brainstorming, contribuam com ideias e se sintam ouvidos.
Realizar muitas sessões de planejamento de PI consecutivas pode desgastar os funcionários. Portanto, antes da sua próxima sessão de planejamento de PI, defina uma frequência ideal para as reuniões, a fim de aproveitar ao máximo o tempo de todos.
Problemas de fuso horário
Para locais de trabalho globais e equipes distribuídas, marcar uma reunião com todos os membros da equipe em um horário estipulado pode ser um pesadelo. Além dos diferentes fusos horários, organizar esses eventos sem uma ferramenta de agendamento adequada pode tornar as coisas ainda piores.
Você pode tentar dividir cada sessão de planejamento PI em horários mais curtos e estendê-la por alguns dias para garantir que todos possam permanecer durante todo o evento. Considere investir em um bom software de agendamento e implementar estratégias de comunicação eficazes para planejar essas sessões com antecedência.
Comunicação inadequada
Um problema comum que você pode encontrar com frequência é o proprietário ou gerente do produto não declarar claramente as questões atuais, demandas ou resultados esperados, ao mesmo tempo em que solicita recursos mais diretos. 🤷
Por exemplo, se uma equipe de programadores gerencia cerca de 20 linhas de código por mês, eles devem garantir que o trabalho seja valioso para a visão de longo prazo da empresa.
Uma abordagem inteligente aqui é colocar os clientes em primeiro lugar nesse cenário. Analise um produto do ponto de vista do usuário durante esse processo e mencione pontos que agreguem valor extra e possam levar os clientes a comprá-lo em vez de ofertas concorrentes.
Seis etapas para realizar sessões de planejamento de PI bem-sucedidas todas as vezes
Vamos agora descobrir as etapas para conduzir sessões significativas de planejamento PI e discussões em equipe. Demonstraremos alguns dos recursos do ClickUp’s Agile Suite para ajudá-lo a entender melhor como implementar cada etapa. 🌻
Etapa 1: Defina as metas e os objetivos do planejamento do PI
Como mencionado acima, objetivos de PI claros e comprometidos são essenciais desde o início. Adicione quaisquer metas importantes que sua equipe deva abordar na reunião. Sem metas definidas, sua sessão não terá nenhum contexto para criar um roteiro.
É aqui que o ClickUp Goals se torna útil! Ele permite que você comece a criar planos de PI ou metas de sprints futuros e os organize em pastas. Você pode visualizar o progresso de cada meta à medida que a reunião avança.
Vincule metas às suas tarefas para obter um melhor controle. Dessa forma, o ClickUp refletirá automaticamente o progresso das metas à medida que você for concluindo as tarefas vinculadas. Sinta-se à vontade para definir diferentes tipos de metas, como métricas numéricas, condicionais e percentuais.
Facilite os preparativos para o planejamento pré-PI adicionando descrições a cada meta e informando à sua equipe o que eles precisam para criar os materiais.
Ainda acha que dá muito trabalho? Experimente usar o modelo de metas SMART do ClickUp para começar a definir metas imediatamente!
Etapa 2: Visualize como sua equipe cria ideias
Depois de definir seus objetivos, o próximo passo é idealizar com sua equipe ágil. As equipes usam quadros brancos para afixar notas adesivas com ideias em um ambiente físico. Mas você também pode fazer muito em um quadro digital!
Com os quadros brancos virtuais ClickUp, as equipes podem deixar sua criatividade fluir sem limites em um espaço infinito. Cada participante recebe um cursor e uma barra de ferramentas para lançar ideias, propor planos de ação e destacar recursos prioritários. 🦋
Se os fluxos de trabalho propostos para o próximo incremento forem muito complexos, use os mapas mentais do ClickUp e crie um mapa de processo passo a passo, desenhando conexões entre vários nós.
Para visualizar melhor os fluxos de trabalho individuais, use a visualização do quadro Kanban do ClickUp para ver o andamento das tarefas em todas as fases de progresso. Se você estiver enfrentando vários riscos e dependências, trace uma solução usando a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp e identifique as dependências entre equipes para concluir o próximo ciclo de incremento.
Etapa 3: Defina marcos realistas
Não fique parado e dê instruções sem graça à sua equipe, como Começar e Terminar. Certifique-se de que sua preparação para o planejamento do PI tenha marcos realistas que as pessoas possam cumprir. Uma maneira legal de fazer isso é usando o ClickUp Milestones, que permite destacar qualquer conquista importante.
Os marcos ajudam a motivar sua equipe, mostrando-lhes o valor de seus resultados. Eles auxiliam os gerentes em equipes ágeis a alocar recursos para diferentes tarefas e fazer estimativas precisas para a revisão final do plano. Isso também permite que você revise e identifique quaisquer alterações imediatamente, em vez de descobri-las no último momento.
Etapa 4: Defina as funções de cada membro e elabore planos para contingências
Certifique-se sempre de que as equipes de desenvolvimento estejam cientes de seu papel na preparação para a próxima sessão de planejamento do PI. Não será de grande ajuda se as coisas derem errado e as pessoas perguntarem o que devem fazer a cada dia. O mesmo se aplica a eventos não planejados, nos quais sua equipe fica desorganizada devido à falta de um plano de contingência.
Depois de criar uma lista de tarefas em seu evento de planejamento PI, atribua rótulos e informe a todos quais são suas responsabilidades. Você pode até tentar priorizar tarefas para abordar as atualizações de recursos mais importantes mais rapidamente.
Use as prioridades de tarefas no ClickUp e defina suas tarefas com uma das quatro etiquetas codificadas por cores: Urgente, Alta, Normal e Baixa. Você pode planejar e definir essas etiquetas com antecedência para melhorar a visibilidade do tempo de resposta da equipe para cada tarefa.
Definir as funções da equipe é igualmente importante para o fluxo adequado de conhecimento e tomada de decisões, uma vez que o trabalho incremental comece. O ClickUp tem vários modelos de funções e responsabilidades para ajudá-lo nessa tarefa. Você pode experimentar o Modelo de Matriz RACI do ClickUp para definir funções com base nestes quatro elementos: Responsável, Atribuído, Consultado e Indivíduo.
Etapa 5: Estabeleça canais de comunicação claros e abertos
Além das reuniões, é difícil para as equipes terem conversas cara a cara, o que as deixa presas em questões.
Ter canais de comunicação claros ajuda as equipes ágeis a resolverem gargalos mais rapidamente em conjunto. Em vez de tentar descobrir a solução para um problema sozinhos, os membros podem postar o que estão enfrentando e receber a assistência adequada, mesmo após o evento de planejamento do PI.
É exatamente para isso que a visualização do ClickUp Chat foi criada: facilitar conversas abertas. A visualização permite enviar links, imagens e outros recursos aos membros da equipe para promover um trabalho assíncrono bem coordenado.
Com a capacidade de criar salas de bate-papo para qualquer projeto ou equipe, você tem controle total sobre quem pode acessar cada conversa. O recurso permite mencionar qualquer pessoa, usar edição de rich text e atribuir itens de ação. Exatamente o que você precisa quando tem um vídeo tutorial em mente!
Etapa 6: Reflita e refine
Quando o evento de planejamento do PI terminar, lembre-se de refletir sobre o que deu certo, os desafios que você enfrentou e as áreas que precisam ser melhoradas. No final de cada sessão de planejamento do PI, faça uma rápida pesquisa de feedback com os participantes, especialmente as partes interessadas, e obtenha a opinião deles sobre o valor geral e a agilidade das sessões recentes. Para agilizar o processo, use os formulários do ClickUp para enviar questionários personalizados aos participantes pretendidos.
Depois de receber feedback, você pode usar o ClickUp Sprints para automatizar seu fluxo de trabalho e acompanhar as metas futuras de planejamento do PI. É uma solução escalável que pode ajudá-lo a acompanhar as mudanças implementadas ao longo dos ciclos incrementais.
Melhores práticas de planejamento PI
Todas as equipes ágeis precisam aproveitar ao máximo uma sessão com tempo limitado, como o planejamento PI, para garantir que todos compartilhem a mesma visão.
Para resumir o que discutimos, aqui estão algumas das melhores práticas de planejamento PI que ajudarão você a aproveitar ao máximo cada sessão:
- Mantenha o clima divertido: ninguém quer participar de uma reunião em que uma pessoa fala por horas a fio. Certifique-se de que todos na sessão se sintam envolvidos, interagindo com eles em intervalos regulares.
- Deixe os objetivos claros: antes da reunião, deixe todos os objetivos do PI claros para ajudar os participantes a saberem o que precisam realizar no evento.
- Grave cada sessão: claro, você pode realizar reuniões ao vivo para os membros remotos da equipe, mas e aqueles que não puderam participar? Use o ClickUp Clips para gravar a tela com alta qualidade durante as reuniões, sem limites de tempo.
- Controle o tempo do evento: é bom controlar o tempo durante cada sessão de planejamento PI para garantir que todos os pontos críticos sejam discutidos de forma razoável. Incorpore o ClickUp Time Tracking para começar a controlar suas sessões e adicionar notas para cada entrada para obter mais contexto.
- Use modelos: os modelos de gerenciamento de projetos, backlog e planejamento de sprints oferecem uma estrutura para registrar pontos repetitivos que surgem durante as reuniões.
Importância de criar objetivos de planejamento PI centrados no cliente
Seus objetivos de planejamento PI não produzirão os resultados desejados se não forem baseados na resolução dos problemas dos clientes. Aqui está um resumo rápido de como criar objetivos PI que sejam bons para os negócios:
- Criando uma visão: o primeiro passo é avaliar sua empresa e compreender sua visão. Isso permitirá que você alinhe todos os objetivos com as metas de longo prazo da empresa.
- Analise o feedback dos clientes: observe o que os clientes têm dificuldade ou desejam melhorar. Comunique-se com sua equipe ágil para ver onde recursos podem ser adicionados para resolver essas questões.
- Escreva os objetivos do seu programa: escrever seus objetivos incrementais pode ser complicado devido ao número de elementos que você deseja abordar. Quer fazer isso mais rápido? Use o ClickUp AI para redigir seus objetivos de PI e levar o brainstorming para o próximo nível! Com mais de 100 casos de uso predefinidos, você pode idealizar objetivos de PI coerentes em questão de minutos.
- Revise seus objetivos de PI: A última etapa é revisar todos os objetivos de PI com várias equipes e destacar aqueles que têm alta prioridade.
Planeje sessões de planejamento de PI promissoras com o ClickUp
Não importa o quão difícil seja conduzir uma reunião de incremento do programa, você não pode negar sua importância. Elimine essa dificuldade com as amplas funcionalidades do ClickUp.
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