Od zadania do maszyny: jak stworzyliśmy 230 cykli pracy opartych na AI i przekształciliśmy dział marketingu w ciągu 8 miesięcy

Bez konsultantów. Bez „biura ds. transformacji”. Tylko cotygodniowe zadania, system stworzony we własnym zakresie i nieustanne dążenie do poprawy stosunku wydajności do liczby pracowników.

Każda firma twierdzi, że „zajmuje się AI”. W większości przypadków oznacza to, że ktoś z zespołu ma otwartą zakładkę ChatGPT. To tylko „turystyka AI”, a nie transformacja.

Osiem miesięcy temu mój dział marketingu w ClickUp należał do tej kategorii. Oczywiście, ludzie korzystali z AI tu i ówdzie. Podsumowania, pierwsze wersje dokumentów, notatki ze spotkań. Ale było to sporadyczne, nierówne i pozbawione struktury. Nie miałem widoczności w tym, co tworzyli pracownicy. Nie miałem możliwości sprawdzenia, czy faktycznie stajemy się lepsi, czy tylko zaznaczamy pole „AI”.

Obecnie mamy 230 skatalogowanych cykli pracy opartych na AI w 13 zespołach. 169 z nich działa w środowisku produkcyjnym. W ciągu pierwszych sześciu tygodni transformacji zwiększyliśmy wykorzystanie AI 20-krotnie. Nasz zespół SEO zmniejszył liczbę potrzebnych twórców zawartości z 75 do 8. Jedna osoba z naszego zespołu ds. popytu przeszła od prowadzenia jednego webinaru miesięcznie do sześciu. Mogę teraz wyświetlić pojedynczy widok ClickUp i dokładnie powiedzieć, gdzie każdy zespół i każda osoba znajduje się na krzywej dojrzałości AI, co powinni stworzyć w następnej kolejności i dlaczego.

Poniżej znajduje się rzeczywisty plan działania. Wszystkie pięć faz, popełnione przeze mnie błędy, uzyskane wyniki oraz konkretne narzędzia i cykle pracy, które obecnie napędzają ten proces. Jeśli kierujesz zespołem ds. przychodów lub marketingu i podchodzisz do tego poważnie, nie wahaj się z niego skorzystać.

Jedyny wskaźnik, który napędzał Wszystko

Zanim przejdę do poszczególnych etapów, musisz zrozumieć wskaźnik, który leży u podstaw każdej podjętej przez nas decyzji — stosunek wydajności do liczby pracowników. Każdy cykl pracy, każdy agent, każda reorganizacja, którą przeprowadziliśmy, była filtrowana przez proste pytanie: czy pozwala nam to osiągnąć więcej z obecnym zespołem, czy też osiągnąć to samo przy mniejszych zasobach? Musimy albo przyspieszyć wzrost, albo ograniczyć wydatki (lub jedno i drugie)!

Nie dążymy do nowości. Dążymy do wykorzystania potencjału. To podejście ma znaczenie, ponieważ pozwala zespołowi skupić się na rzeczach, które faktycznie napędzają Business, zamiast tworzyć fajne prezentacje, które nie prowadzą do niczego.

Czego dowiesz się z tego przewodnika

Oto szczegółowe informacje:

Faza 1: Piątkowe zadanie

Pierwszy krok, jaki podjęliśmy latem 2025 roku, nie był wcale tak efektowny. Żadnych nowych narzędzi, żadnego wielkiego komunikatu prasowego. Po prostu stałe zadanie: każdy członek zespołu, co tydzień, na dedykowanym kanale czatu ClickUp, musiał zgłaszać co najmniej jeden nowy przypadek użycia AI.

Może to być cokolwiek. Coś, co pozwoliło zaoszczędzić 30 sekund. Coś, co pozwoliło zaoszczędzić 30 minut.

Pasek został celowo ustawiony nisko, ponieważ celem nie było stworzenie przełomowego rozwiązania już pierwszego dnia. Celem było wprowadzenie pracowników w rytm faktycznego korzystania z AI.

Właśnie w tym zakresie korzystanie z ClickUp dało nam przewagę strukturalną. Sztuczna inteligencja była już w narzędziach, z których ludzie korzystali na co dzień. Bez zmiany kontekstu. Bez logowania się na inną platformę. Można było coś wypróbować i udostępnić wyniki na tym samym kanale czatu, na którym znajdowało się zlecenie. Poziom utrudnień był tak niski, jak to tylko możliwe.

Jednak samo zadanie to tylko podstawa. Oto część, którą większość kadry kierowniczej pomija.

W każdy piątek wieczorem i sobotę rano (mieszkam na wschodnim wybrzeżu, a większość mojego zespołu na zachodnim) czytam każde przesłane zgłoszenie. Każde z nich. Do każdego dodaję komentarz z przemyśleniami, sugestiami i słowami zachęty. Dziękuję. Zadaję pytania uzupełniające. Pokazuję, że nie jest to tylko na pokaz.

Jeśli Twój zespół choćby przez sekundę poczuje, że jako lider po prostu odhaczasz kolejne punkty na liście, całe przedsięwzięcie upadnie. Muszą widzieć, że poświęcasz im uwagę i że naprawdę interesuje Cię to, co odkrywają.

Zajęło im to sporo czasu i chciałem, żeby wiedzieli, że nie była to tylko praca dla samej pracy. Była to kwestia, w której kierownictwo naprawdę chciało się zagłębić.

Prowadziliśmy to przez około sześć tygodni. I wtedy coś zaskoczyło. Nie potrzebowaliśmy już nakazu. Ludzie się wciągnęli. Presja zniknęła, ponieważ korzystanie z AI nie musiało zmieniać świata. Musiało po prostu sprawiać, że każdego dnia stajesz się o 1% lepszy.

Efekt halo był ogromny. Ludzie widzieli, co robią ich koledzy, i zaczęli to naśladować. Podpowiedzi były ponownie wykorzystywane. Agenci byli udostępniani. Eksperyment jednej osoby stał się codziennym cyklem pracy dziesięciu osób. To właśnie tam tkwi prawdziwa siła.

Po sześciu tygodniach zauważyłem zachęcający wskaźnik: 20-krotny wzrost wykorzystania AI w całym zespole.

Czego warto się nauczyć z fazy 1

Stwórz kanał publiczny. Spraw, by przesłane zgłoszenia miały widoczność. Ustaw poprzeczkę nisko, aby zmniejszyć presję. Prowadź to przez określony okres, 4–6 tygodni, wystarczająco długo, aby wyrobić nawyk, ale wystarczająco krótko, aby nie wydawało się to czymś stałym. I najważniejsze: liderzy muszą się w to wyraźnie angażować. Komentuj każde przesłane zgłoszenie. Jeśli nie możesz się do tego zobowiązać, nie zawracaj sobie głowy tym zadaniem.

Faza 2: Superagenci sprawili, że każdy stał się twórcą

Jesienią zespół myślał już w kategoriach AI. Zrozumieli podstawy: streszczanie, tworzenie szkiców, badania, formatowanie i proste analizy. Jednak 80% tego, co stworzyli, nadal stanowiła automatyzacja zadań. Zadania typu „od A do B”. Przydatne i zdecydowanie poprawiające nasz wskaźnik wydajności na pracownika. Ale nie całkowicie przełomowe.

Następnie firma ClickUp uruchomiła wewnętrznie program Super Agents. I cała sytuacja uległa zmianie.

Zamiast ręcznie łączyć podpowiedzi i tworzyć łańcuchy prostych automatyzacji w coś bardziej złożonego, użytkownik bez wiedzy technicznej mógł opisać wieloetapowy cykl pracy prostym językiem za pomocą kreatora agentów, a ClickUp mógł zbudować dla niego Super Agenta. Bariera w tworzeniu prawdziwej automatyzacji spadła niemal do zera. Dla zespołu, który był już przygotowany do takiego myślenia, było to jak dodanie oliwy do ognia.

Rzuciliśmy zespołowi wyzwanie, by myśleć szerzej. Nie od A do B, ale od A do Z. Poprosiliśmy wszystkich o zidentyfikowanie złożonych, wieloetapowych cykli pracy w ich środowisku, które pochłaniały czas i powinny zostać zautomatyzowane. A ponieważ wiedzieliśmy, że pod koniec grudnia wprowadzimy publicznie Super Agents, każdy miał wbudowaną motywację: jego praca zostanie zaprezentowana. Będą mogli pokazać światu swoje własne zyski w zakresie wydajności.

Na początku stycznia mieliśmy bibliotekę ponad 150 wideo przedstawiających nasz zespół podczas tworzenia i korzystania z Super Agents. Ludzie byli dumni ze swojej pracy. Pozycjonowali się jako eksperci w tej dziedzinie. Całe to przedsięwzięcie stworzyło efekt koła zamachowego, w którym wewnętrzny wzrost wydajności przekładał się na zawartość marketingową na zewnątrz.

Niektóre zadania, które wykonywałeś jeszcze w zeszłym tygodniu, straciły już na znaczeniu i należy je wycofać na rzecz nowych, lepszych rozwiązań. Nie możesz się tym zbytnio przejmować.

To coś, co większość zespołów robi źle. Tworzą coś, co działa, a potem tego bronią. Ale tempo tych zmian oznacza, że trzeba być gotowym na ciągłe wycofywanie rozwiązań. Niektóre z naszych letnich automatyzacji wycofaliśmy w ciągu kilku miesięcy, bo wersje Super Agent były po prostu lepsze. To nie jest marnotrawstwo, to naturalna część procesu.

Faza 3: Biblioteka (powinienem był to zrobić wcześniej)

No dobrze, czas na szczerą rozmowę.

Gdybym mógł cofnąć czas, zrobiłbym właśnie to. Zacząłbym organizować się od pierwszego dnia.

Oto, co się wydarzyło. Po dziewięciu miesiącach cykle pracy oparte na AI były wszędzie. Każdy zespół miał swoje własne. Każda osoba miała swoich ulubionych agentów. Ale nikt, łącznie ze mną, nie miał kompleksowego widoku na to, co faktycznie istniało w całej organizacji. Było to potężne, ale niewidoczne.

Stworzyłem więc uporządkowany spis zasobów. To był moment, w którym transformacja przestała być zbiorem sukcesów, a zaczęła stawać się systemem operacyjnym. W ClickUp każdy aktywny agent AI i cykl pracy otrzymuje zadanie z polami niestandardowymi, które rejestrują wszystko, co ma znaczenie:

Jakie zadania wykonuje? Konkretnie. Nie „pomaga w marketingu”. Jakie dokładnie zadania lub procesy obsługuje ten agent?

Jakie są tego skutki? Oszczędność czasu, oszczędność pieniędzy, wzrost wydajności. Prawdziwe liczby, a nie tylko wrażenia.

Kto jest za to odpowiedzialny? Kto to stworzył, kto to utrzymuje i do kogo dzwonić, gdy coś się zepsuje?

Jak często to działa? Codziennie? Co tydzień? Na żądanie? W trybie ciągłym?

Gdzie to się znajduje? ClickUp Super Agent, Cursor, Retool, Replit, Hex, Claude Code, AirOps. Korzystamy z wielu narzędzi. Kolumna „System” prowadzi śledzenie wszystkich narzędzi.

Który zespół? I, co najważniejsze, na jakim poziomie dojrzałości?

📌 Zaleta ClickUp: Gdy masz setki cykli pracy w różnych zespołach, znalezienie tego właściwego staje się problemem samym w sobie. Funkcja ClickUp Enterprise Search pozwala przeszukiwać zadania, dokumenty, komentarze i połączone narzędzia bez polegania na wiedzy plemiennej lub tym, kto akurat jako pierwszy to stworzył.

Obecnie lista ta zawiera 230 cykli pracy. 169 jest aktywnych. 40 znajduje się w planach. 17 jest aktywnie tworzonych i weryfikowanych. W 13 zespołach funkcjonalnych. A ponieważ wszystko to znajduje się w ClickUp, z prawdziwymi polami niestandardowymi, widokami i filtrami, mogę to dzielić w dowolny sposób. Według zespołu, dojrzałości, wpływu, systemu, statusu. To panel sterowania dla całej naszej operacji AI.

230 cykli pracy opartych na AI w 13 zespołach: rzeczywiste wyniki

Tutaj zamieszczam dowody. Są to rzeczywiste cykle pracy działające obecnie w środowisku produkcyjnym, a dane dotyczące rzeczywistego wpływu pochodzą bezpośrednio z biblioteki.

Co napędzało ten system w ClickUp

Czat ClickUp do publicznego gromadzenia i udostępniania przypadków użycia Zadania ClickUp + pola niestandardowe do katalogowania cykli pracy, własności, wpływu, systemu i dojrzałości Pulpity nawigacyjne i widoki ClickUp do monitorowania biblioteki w różnych zespołach Automatyzacje ClickUp i Super Agents do automatyzacji złożonych, wieloetapowych cykli pracy ClickUp Brain i Brain MAX do analizowania biblioteki, wykrywania luk i kształtowania planu działania

Faza 4: Wykorzystaliśmy AI do oceny naszej własnej AI

W tym momencie wkraczamy w sferę meta. I szczerze mówiąc, właśnie wtedy całość zaczęła wyglądać jak prawdziwy system, a nie zbiór projektów.

Gdy wszystkie 230 cykli pracy zostały skatalogowane w ClickUp wraz ze strukturalnymi danymi, skierowałem ClickUp Brain na całą listę i poprosiłem o ocenę organizacji. Które zespoły są najbardziej zaawansowane? Które nadal znajdują się głównie na poziomie „wspomaganym przez AI”? Gdzie występują luki międzyfunkcjonalne? Co powinniśmy stworzyć w następnej kolejności?

Najważniejszy wniosek nie był zaskakujący, ale miał duże znaczenie: większość zespołów działała w izolacji. Pracownicy automatyzowali swoje własne zadania. Następnie łączyli te automatyzacje w łańcuchy na potrzeby zespołu. Jednak cykle pracy kończyły się na granicy zespołu. Wyjątkiem był zespół operacyjny, ponieważ z natury działa on międzyfunkcjonalnie, więc jego pracownicy w naturalny sposób obejmowali wiele zespołów.

A co z resztą? Działają w izolacji.

Już sama ta obserwacja była warta całego przedsięwzięcia, ponieważ pokazała mi dokładnie, gdzie leży kolejna fala wartości: w przestrzeniach między zespołami. W połączeniach międzyfunkcyjnych. W cyklach pracy, które łączą popyt z wydarzeniami w terenie, społecznością i zawartością. Nie powstają one w sposób naturalny. Trzeba je zaprojektować.

Po raz pierwszy mam rzeczywisty obraz tego, co dzieje się w mojej organizacji pod kątem dojrzałości AI. Wiem też, co będzie dalej i dlaczego. Mogę ustalać priorytety, przydzielać zasoby, zatrudniać pracowników i tworzyć plan działania. Teraz to prawdziwy program.

⚠️ Dojrzałość AI odróżnia rzeczywiste korzyści od szumu

Kilka dobrych cykli pracy może sprawiać wrażenie postępu. Prawdziwy system to coś innego.

Ocena dojrzałości AI w ClickUp AI pomaga zrozumieć, na jakim etapie znajduje się obecnie Twój zespół i co należy zmienić, zanim sztuczna inteligencja zacznie przynosić korzyści w całej organizacji.

👉 Wypełnij ankietę i sprawdź, na jakim etapie znajduje się Twoje koło zamachowe.

👉 Wypełnij ankietę

Faza 5: Plany działania, programy coachingowe i nowe DNA

Ocena dojrzałości dała nam dwie rzeczy, które zmieniły sposób zarządzania zespołem w przyszłości.

Po pierwsze: prawdziwa mapa drogowa AI. W oparciu o luki zidentyfikowane przez Brain mamy teraz 40 cykli pracy w kolejce ze statusem „Mapa drogowa” na tej samej liście ClickUp. Widzę, co jest tworzone, kto jest za to odpowiedzialny i jakie są tego uzasadnienia. Priorytetem jest łączenie funkcji między działami. Luka między działem popytu a społecznością zyskuje dedykowanego agenta.

Rozwiązano problem rozbieżności między działem PMM a wydarzeniami w terenie. Po raz pierwszy nasza transformacja oparta na AI ma za sobą rzeczywiste zarządzanie projektami. Ustalenie priorytetów. Przydzielanie zasobów. Odpowiedzialność. No wiesz, te rzeczy, które zamieniają dobre pomysły w rzeczywiste wyniki.

Po drugie: zindywidualizowane plany coachingowe. Każda osoba w zespole, w tym ja, otrzymuje plan, jak wypełnić luki w umiejętnościach związanych ze sztuczną inteligencją. W czym są silni? W czym muszą się rozwijać? Jakie konkretne cykle pracy powinni zrealizować w następnej kolejności? A osoby, które są na dalszym etapie, stają się mentorami dla tych, którzy wciąż się rozwijają. To wspieranie pracowników oparte na ocenie AI.

Zmieniliśmy również profil osób, które zatrudniamy. W trakcie całej tej podróży celowo wzbogacaliśmy zespół o osoby, które są twórcami nastawionymi przede wszystkim na AI. Nie tylko entuzjastów. Ludzi, którzy rozumieją złożone systemy agentów, którzy myślą w kategoriach cykli pracy zamiast zadań, którzy potrafią coś zbudować, a następnie nauczyć trzy inne osoby, jak to rozbudować. Stanowią oni nowe DNA organizacji i są czynnikiem wzmacniającym potencjał wszystkich wokół nich.

W ten sposób będziemy nadal zwiększać naszą wydajność i poprawiać stosunek wydajności do liczby pracowników.

🚀 Zaleta ClickUp: Gdy sztuczna inteligencja zaczyna rozprzestrzeniać się w zespołach, prawdziwym problemem nie jest dostęp. Jest nim fragmentacja. ClickUp Brain MAX pomaga to rozwiązać, zapewniając użytkownikom jedną warstwę sztucznej inteligencji na pulpicie, obejmującą całą ich pracę, z wbudowaną wyszukiwarką, wieloma modelami oraz funkcją zamiany mowy na tekst. Mniej żonglowania narzędziami. Mniej pytań typu „gdzie to znowu było?”.

Skrócony przewodnik

Jeśli czytasz to i myślisz „musimy to zrobić”, oto wersja, którą możesz wydrukować i przykleić do monitora.

Zacznij od zadania, a nie od platformy. Technologia nie ma znaczenia, jeśli Twój zespół nie ma nawyku sięgania po AI w pierwszej kolejności. Kanał publiczny. Cotygodniowe przesłane zgłoszenia. Niskie wymagania. 6 tygodni. Angażuj się osobiście w każdy z nich.

Demistyfikuj, a potem pozwól, by się to rozprzestrzeniło. Największą zmianą nie był żaden pojedynczy cykl pracy. Był to moment, w którym ludzie zdali sobie sprawę, że AI nie musi być rewolucyjna, aby była wartościowa. Udostępniaj wszystko publicznie, aby pomysły mogły być ponownie wykorzystywane.

Kiedy pojawiają się lepsze narzędzia, podnieś poprzeczkę. Super Agents sprawiły, że złożona automatyzacja stała się dostępna dla osób bez wiedzy technicznej. Zwracaj uwagę na takie punkty zwrotne w swoim własnym środowisku i wykorzystuj je, aby popchnąć zespół do przodu.

Nieustannie rezygnuj z ulubionych rozwiązań. Niektóre z naszych letnich automatyzacji zostały wycofane w ciągu kilku miesięcy. To dobrze. Oznacza to, że ulepszamy się szybciej, niż zdążamy się do nich przywiązać.

Skataloguj wszystko. Wcześniej, niż myślisz, że to konieczne. Gdybym mógł cofnąć czas, rozpocząłbym uporządkowaną inwentaryzację już pierwszego dnia. Biblioteka to nie tylko dokumentacja. To podstawa do oceny opartej na AI, tworzenia planów działania i coachingu. Bez niej działasz na ślepo.

Wykorzystaj AI do analizy samej siebie. Gdy Twoje cykle pracy znajdą się w ustrukturyzowanym systemie, pozwól AI przeanalizować je i przedstawić ocenę dojrzałości. Znajdzie ona luki międzyfunkcjonalne i wzorce izolacji szybciej niż jakakolwiek analiza przeprowadzona przez człowieka.

Zatrudnij twórców. Potrzebujesz kilku osób, które naprawdę stawiają AI na pierwszym miejscu. Nie tworzą oni rozwiązań tylko dla siebie. Uczą, pełnią rolę mentorów i podnoszą poprzeczkę dla wszystkich wokół siebie.

Zarządzaj tym jak produktem. Plan działania. Rezerwa zadań. Priorytety sprintów. Widoczność. Uwaga kierownictwa. Jeśli Twoja transformacja w kierunku AI jest projektem pobocznym, pozostanie projektem pobocznym.

🎥 Jeśli chcesz uzyskać szerszy obraz tego, jak wygląda transformacja oparta na AI w połączeniu z rzeczywistą pracą, to wideo będzie przydatnym uzupełnieniem powyższego przewodnika.

Co faktycznie sprawiło, że to zadziałało

Jeśli sprowadzimy całą transformację do tego, co faktycznie sprawiło, że zadziałała, sprowadza się ona do kilku prostych wzorców:

Dokąd to zmierza

Dziewięć miesięcy temu AI była czymś, z czego nasz zespół korzystał, gdy tylko o tym pamiętał. Dzisiaj mamy 230 skatalogowanych cykli pracy, trójpoziomową strukturę dojrzałości, plan działania z ustalonymi priorytetami, zindywidualizowane plany coachingowe dla każdego członka zespołu oraz system, który rozwija się z każdym tygodniem.

Przeszliśmy od rozproszonych eksperymentów do ustrukturyzowanego projektu. Od odizolowanych agentów do systemów międzyfunkcjonalnych. Od ręcznego raportowania do zautomatyzowanej analizy procesów. A zrobiliśmy to przy użyciu narzędzi, które już mieliśmy, ludzi, których już zatrudnialiśmy, oraz dzięki zaangażowaniu w traktowanie dojrzałości AI jako prawdziwego programu, a nie tylko aspiracji.

Stosunek wydajności do liczby pracowników to nowy miernik konkurencyjności zespołu. Zwycięży ten zespół, który stworzy prawdziwe systemy, a nie poprzestanie na samym entuzjazmie.

Jesteśmy na początku drogi. I mam dobre przeczucia co do tego, dokąd zmierzamy.

Jeśli Twój zespół chce zrobić to samo, ClickUp zapewnia system do tworzenia, śledzenia i skalowania takich rozwiązań.

Często zadawane pytania

Ile czasu zajęło zespołowi marketingowemu ClickUp stworzenie systemu operacyjnego opartego na AI?

Dział marketingu ClickUp stworzył swój ustrukturyzowany system operacyjny oparty na AI w ciągu około dziewięciu miesięcy, zaczynając od prostego, cotygodniowego zadania, a kończąc na bibliotece 230 monitorowanych cykli pracy w 13 zespołach.

Jaki jest najważniejszy wskaźnik w transformacji opartej na AI?

Dla tego zespołu kluczowym wskaźnikiem był stosunek wydajności do liczby pracowników. Każdy cykl pracy i każdy pracownik byli oceniani pod kątem tego, czy zwiększyli wydajność przy tej samej liczbie pracowników, czy też utrzymywali wydajność przy mniejszych zasobach.

Dlaczego firma ClickUp skatalogowała wszystkie cykle pracy oparte na AI w jednym systemie?

Ustrukturyzowany spis zasobów umożliwił śledzenie wpływu, własności, dojrzałości i luk w całej organizacji. Bez tej widoczności wdrożenie AI pozostawało potężne, ale niewidoczne.

Co sprawiło, że wdrożenie AI faktycznie przyjęło się w całym zespole?

Najważniejszymi czynnikami były: widoczność zaangażowania kierownictwa, cotygodniowy nawyk o niskim poziomie oporu, udostępnianie przykładów zastosowań oraz narzędzia, które pozwalały użytkownikom bez wiedzy technicznej tworzyć przydatne cykle pracy w ramach systemu, z którego już korzystali.

W jaki sposób firma ClickUp wykorzystała AI do usprawnienia własnej transformacji w tym zakresie?

Po skatalogowaniu cykli pracy w ClickUp zespół wykorzystał ClickUp Brain do oceny dojrzałości AI w poszczególnych zespołach, zidentyfikowania luk, ustalenia priorytetów w planie działania oraz opracowania indywidualnych planów szkoleniowych.