Jak skonfigurować ClickUp do obsługi agencji

Kiedy realizujesz wiele projektów dla klientów jednocześnie, nawet niewielkie opóźnienia mogą szybko się kumulować.

Brak kluczowych informacji w briefie może spowolnić rozpoczęcie projektu, a rozproszone zasoby mogą opóźnić proces weryfikacji. Dlatego tak ważne są narzędzia do zarządzania projektami agencyjnymi.

ClickUp zapewnia zintegrowaną przestrzeń roboczą opartą na AI, którą można wykorzystać do wszystkich operacji agencji. W ramach tego samego systemu można obsługiwać przyjmowanie zleceń, określanie zakresu projektów, realizację, komunikację, zatwierdzanie i raportowanie, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność zespołu.

W tym artykule przedstawimy szczegółowy przewodnik dotyczący kroków związanych z ustawieniem ClickUp do obsługi agencji.

⭐Polecany szablon

Wraz z rozwojem agencji realizacja zadań staje się coraz bardziej złożona. Wtedy zarządzanie agencją staje się trudniejsze do ujednolicenia, nawet jeśli Twoi pracownicy wykonują świetną robotę.

Szablon zarządzania agencją ClickUp stanowi doskonały punkt wyjścia, ponieważ został stworzony z myślą o obsłudze całego cyklu działalności agencji. Obejmuje on wszystkie procesy, od procesu sprzedaży i określania zakresu projektu po wdrażanie klientów, realizację projektu i informacje zwrotne od klientów.

Pobierz bezpłatny szablon

Czego naprawdę potrzebują agencje (zanim skonfigurujesz jakiekolwiek narzędzie)

Działalność agencji ulega zakłóceniu, gdy procesy funkcjonują wyłącznie w głowach pracowników. Wraz ze wzrostem liczby projektów klientów praca zaczyna obejmować więcej ról i osi czasu. Wtedy właśnie pominięte szczegóły dotyczące zleceń i opóźnione zatwierdzenia przekształcają się w zaległe zadania.

Zanim skonfigurujesz jakiekolwiek narzędzie do zarządzania projektami, upewnij się, jakie potrzeby Twojej agencji w zakresie cyklu pracy muszą być zapewniane każdego tygodnia.

✅ Oto wymagania, które zapewniają stabilność działalności agencji w miarę jej rozwoju:

Niezawodne przyjmowanie zleceń i określanie zakresu

Jeśli wnioski napływają za pośrednictwem wątków czatów i niekompletnych wiadomości e-mail, zakres projektu pozostaje niejasny. Kierownicy projektów tracą czas na wydobywanie podstawowych informacji. W rezultacie plan uruchomienia ulega zmianie w trakcie realizacji, ponieważ brief nigdy nie był naprawdę „gotowy”.

Potrzebujesz definicji „gotowości”, która będzie spójna we wszystkich projektach agencji:

Widoczność, która sprawdza się w praktyce

Widoczność to nie tylko przeglądanie listy zadań. Potrzebujesz widoczności w całym zakresie działalności agencji, która pozwoli szybko odpowiedzieć na trzy pytania:

W tym zakresie wiele narzędzi do zarządzania projektami agencji nie sprawdza się w przypadku agencji cyfrowych. Pokazują one aktywność, ale nie to, co faktycznie można bezpiecznie zrealizować.

Przejrzystość obciążenia pracą i wydajności

Zarządzanie obciążeniem pracą nie jest czymś, co robi się po tym, jak tydzień wymknął się spod kontroli. Jest to nawyk planowania, który pomaga z dużym wyprzedzeniem zaplanować dostępność całego zespołu.

Aby było to praktyczne, zdecyduj z góry, w jaki sposób będziesz szacować pracę. Wiele agencji stosuje proste rozwiązanie:

Określona ścieżka zatwierdzania

Proces zatwierdzania utknie, gdy nikt nie wie, co oznacza „zatwierdzone”, gdzie należy umieścić informacje zwrotne lub kto ma podpisać dokument. Idealnym rozwiązaniem jest jasna ścieżka zatwierdzania z konsekwentnymi krokami, dzięki czemu członkowie zespołu mogą działać z pełną jasnością.

Przydatna ścieżka zatwierdzania jest konkretna w następujących kwestiach:

Odpowiedzialność, którą można zmierzyć

Praca agencji przebiega sprawnie, gdy każde zadanie ma:

Kiedy własność jest niejasna, praca się zatrzymuje. PMI podało, że 11,4% inwestycji jest marnowanych z powodu słabych wyników projektów, dlatego mierzalna realizacja ma znaczenie nawet w pracy twórczej.

Kiedy najpierw dostosujesz się do tych wymagań, wdrożenie narzędzi operacyjnych, takich jak ClickUp, stanie się znacznie łatwiejsze. Możesz dopasować strukturę swojego obszaru roboczego do rzeczywistego sposobu pracy zespołów agencji, zamiast dostosowywać procesy do narzędzia.

Jak skonfigurować ClickUp do obsługi agencji (krok po kroku)

W agencji realizacja projektów rzadko przebiega według ustalonego planu. Kampania może ulec zmianie po otrzymaniu opinii od klienta, a plan wprowadzenia produktu na rynek może się zmienić, gdy późno dołączy do projektu nowy interesariusz. Ponadto członkowie zespołu zajmują się wszystkim, od projektów klientów po nowe przedsięwzięcia, jednocześnie świadcząc wsparcie dla pilnych zleceń.

Takie połączenie jest normalne w życiu agencji, ale wywiera presję na sposób zarządzania projektami.

W tym momencie rozrost pracy zaczyna negatywnie wpływać na realizację zadań. Dzieje się tak, gdy narzędzia do zarządzania projektami agencji są podzielone między zadania, dokumenty, zatwierdzenia i raportowanie. Prowadzi to do pomijania aktualizacji i pojawiania się zaległych zadań pod koniec tygodnia.

Rozrost sztucznej inteligencji dodaje kolejną warstwę. Jeśli różne zespoły używają różnych narzędzi AI do tworzenia briefów, podsumowań i notatek ze spotkań, wyniki różnią się w zależności od osoby i procesu. Trudniej jest zweryfikować, co się zmieniło, i trudniej powtórzyć to, co się sprawdziło.

ClickUp rozwiązuje oba problemy, działając jako zintegrowana przestrzeń robocza AI dla agencji. Umożliwia planowanie, realizację, współpracę i wsparcie AI w ramach jednego obszaru roboczego ClickUp, dzięki czemu projekty klientów pozostają połączone od momentu przyjęcia do momentu realizacji.

✅ Oto 10 kroków do wdrożenia ClickUp w sposób skalowalny w zależności od działalności Twojej agencji.

Krok 1: Zaprojektuj architekturę swojego obszaru roboczego

Gdy struktura obszaru roboczego ClickUp jest niejasna, różne zespoły mogą tworzyć różne zasady. Prowadzi to do nierównomiernego śledzenia projektów agencji i niejasności co do przydzielania zadań.

Hierarchia ClickUp zapewnia praktyczny sposób strukturyzowania realizacji zadań, dzięki czemu cykl pracy w Twojej agencji pozostaje spójny nawet przy dodawaniu kolejnych projektów klientów. Możesz wykorzystać przestrzenie, foldery i listy ClickUp jako elementy składowe do strukturyzowania pracy agencji.

✅ Oto, w jaki sposób hierarchia ClickUp pomaga skonfigurować działania agencji:

💡 Wskazówka dla profesjonalistów: przyspiesz proces zatwierdzania przez klientów dzięki ClickUp dla kreatywnych Teams.

Opóźnienia w zatwierdzaniu projektów mają zazwyczaj jedną podstawową przyczynę: opinie są rozproszone w zbyt wielu miejscach i nikt nie wie, który komentarz jest ostateczny. Możesz rozwiązać ten problem, centralizując rozmowy dotyczące przeglądu w miejscu, gdzie prowadzone jest śledzenie pracy, dzięki czemu członkowie zespołu mogą szybciej zamykać pętle i chronić osie czasu projektów.

Cykl pracy w ClickUp opiera się na utrzymywaniu połączenia między żądanymi zmianami, zatwierdzeniami i zadaniami. Dzięki temu realizacja zadań dla klienta pozostaje uporządkowana, nawet jeśli interesariusze zmieniają kierunek w trakcie realizacji.

✅ Oto, jak może Ci to pomóc:

• Prowadź dyskusje dotyczące zatwierdzania w sekcji Komentarze ClickUp i Czat ClickUp, połączając zadania i oznaczając odpowiednich członków zespołu, dzięki czemu informacje zwrotne pozostają powiązane z właściwym elementem pracy.
• Usprawnij proces przeglądu kreatywnego dzięki przepływowi przekazywania opinii i adnotacji ClickUp, aby ograniczyć liczbę wymian informacji i szybciej uzyskać zatwierdzenie.
• Zaproś klientów jako gości i ustaw uprawnienia, aby interesariusze mogli przeglądać i komentować bez dostępu do wewnętrznych zadań.

Krok 2: Stwórz standardowe systemy przyjmowania zleceń i briefingu

Po ustaleniu struktury kolejnym celem jest zapewnienie spójności na samym początku. Przyjmowanie zleceń to etap, na którym działalność agencji często ulega spowolnieniu. Zlecenia mogą być dostarczane z brakującymi szczegółami, co zazwyczaj osłabia zakres projektu i wydłuża późniejsze cykle poprawek.

Formularze ClickUp pomagają od razu zebrać odpowiednie informacje i przekazać wnioski we właściwe miejsce, dzięki czemu praca rozpoczyna się w sposób uporządkowany. Formularz ClickUp można utworzyć z paska widoków, hubu formularzy lub w ramach hierarchii ClickUp.

✅ Przejrzyste ustawienia przyjmowania zleceń dla zespołów agencji powinny zazwyczaj obejmować:

📋 Oto jak można zastosować formularze ClickUp w działalności agencji:

💡 Porada dla profesjonalistów: użyj ClickUp Brain , aby przekształcić chaotyczne dane wejściowe w gotowy do rozpoczęcia projekt brief.

Jakość przesłanych zleceń jest jednym z największych czynników powodujących konieczność ponownej pracy w działalności agencji. Nawet jeśli formularz jest solidny, zgłoszenia mogą nadal zawierać niejasne cele lub opinie wklejone z wątków e-mailowych. ClickUp Brain pomaga ujednolicić wygląd „gotowości do rozpoczęcia” bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności administracyjnych przez zespół.

Oto kilka skutecznych sposobów, w jakie agencje wykorzystują ClickUp Brain na tym etapie:

• Przekształć surowe notatki w przejrzysty brief, przepisując żądanie na cele, wyniki, odbiorców, kanały i kryteria akceptacji.
• Wyciągnij brakujące dane, skanując przesłane zgłoszenie i generując krótką listę „pytań do potwierdzenia” dla kierownika konta przed rozpoczęciem pracy.
• Sporządź wstępną listę zadań na podstawie typu zgłoszenia, aby kierownicy zarządzania projektami mogli rozpocząć pracę od ustrukturyzowanego planu, a nie od czystej kartki.
• Podsumuj długi kontekst w krótkim bloku startowym, aby odpowiedni członkowie zespołu mogli zrozumieć zadanie w ciągu kilku minut, zamiast czytać cały wątek.

Krok 3: Stwórz szablony projektów i powtarzalne cykle pracy

Po uporządkowaniu danych potrzebujesz powtarzalnego wykonania. Bez szablonów każde rozpoczęcie projektu staje się niestandardową przebudową, co powoduje nierównomierną realizację i możliwe do uniknięcia opóźnienia w zadaniach w ramach projektów agencji.

Szablony ClickUp pomagają skodyfikować najlepsze podejście do realizacji zadań i ponownie wykorzystać je w różnych projektach agencji. ClickUp oferuje również wsparcie dla powtarzających się zadań, które są przydatne w rutynowej realizacji zadań dla klientów.

✅ Oto jak skonfigurować szablony do zarządzania projektami agencji:

💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli Twoja agencja za każdym razem tworzy od podstaw cykle pracy związane z realizacją zamówień klientów, niewielkie różnice w ustawieniach powodują niepotrzebne zamieszanie.

Szablon zarządzania agencją ClickUp zapewnia uporządkowany punkt wyjścia do zarządzania agencją, dzięki czemu można ujednolicić sposób realizacji projektów klientów i z czasem ulepszyć system bez konieczności przeprojektowywania przestrzeni realizacji.

Pobierz bezpłatny szablon

🌻 Oto dlaczego spodoba ci się ten szablon:

• Ujednolicaj strukturę przestrzeni dostaw, aby każdy nowy projekt klienta był dobrze zorganizowany od samego początku.
• Zadbaj o spójność szablonów projektów, powtarzających się zadań i kroków realizacji dostaw dla klientów w różnych zespołach.
• Przyspiesz usprawnianie cyklu pracy poprzez aktualizację jednego systemu bazowego zamiast naprawiania rozproszonych ustawień.

Krok 4: Skonfiguruj zarządzanie zasobami i obciążeniem pracą

Po ujednoliceniu cykli pracy presja skupia się na obciążeniu. Nawet sprawne procesy ulegają zakłóceniu, gdy alokacja zasobów jest nieodpowiednia, zwłaszcza w przypadku trwających projektów obejmujących zadania z zależnością.

Widok obciążenia pracą ClickUp pomaga planować alokację zasobów poprzez wizualizację obciążenia pracą poszczególnych członków zespołu. Obciążenie pracą można mierzyć za pomocą liczby zadań, szacowanego czasu, punktów sprintu lub pól niestandardowych i wyświetlać je według dnia, tygodnia lub miesiąca.

✅ Oto, w jaki sposób widok obciążenia pracą wspiera zarządzanie obciążeniem pracą zespołów agencji:

Krok 5: Wdrożenie przejrzystego cyklu pracy związanego z zatwierdzaniem

Po skonfigurowaniu przyjmowania zleceń i szablonów praca zaczyna przebiegać szybciej. Wtedy kolejnym ograniczeniem stają się zatwierdzenia. Jeśli przeglądy odbywają się w rozproszonych wątkach, Twój zespół spędza więcej czasu na uzgadnianiu opinii niż na osiąganiu postępów.

Dotyczy to zwłaszcza projektów związanych z elementami wizualnymi, w przypadku których zazwyczaj trudno jest pozostawić szczegółową informację zwrotną, takich jak pliki wideo lub grupa nowych projektów zawierających wiele elementów.

ClickUp Proofing pomaga zbierać jasne opinie na temat obrazów, wideo i plików PDF, umożliwiając recenzentom dodawanie komentarzy bezpośrednio do załączników. Możesz również przypisywać komentarze, które można przekształcić w śledzone zadania, aby zachować przejrzystość odpowiedzialności podczas recenzji.

✅ Oto, w jaki sposób ClickUp Proofing zapewnia wsparcie dla działalności agencji podczas cykli przeglądów:

Krok 6: Organizuj zasoby, dokumenty i materiały dla klientów

Po zdefiniowaniu sposobu przepływu pracy i osób odpowiedzialnych za jej zatwierdzanie kolejnym ryzykiem jest utrata kontekstu. Dotyczy to zwłaszcza briefów i wyników pracy, które często są rozproszone po różnych folderach i narzędziach.

ClickUp Docs zapewnia jedno miejsce do przechowywania briefów, standardowych procedur operacyjnych i notatek dotyczących dostaw wraz z projektami agencji. Możesz również używać Docs Hub do organizowania, wyszukiwania i tworzenia dokumentów i wikii z jednej, scentralizowanej lokalizacji.

✅ Oto, w jaki sposób ClickUp Docs zapewnia wsparcie w zakresie zarządzania agencją w zakresie pracy z klientami:

💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Gdy briefy, standardowe procedury operacyjne i wyniki pracy znajdą się w ClickUp Docs, kolejnym wyzwaniem będzie szybkość. Ludzie nadal tracą czas na ponowne czytanie długich wątków lub próbują przypomnieć sobie, dlaczego podjęto daną decyzję. ClickUp Brain MAX pomaga zespołom agencji szybko znaleźć odpowiedni kontekst, a następnie przekształcić go w kolejny konkretny krok, wykorzystując te same dane z obszaru roboczego, na którym już działa praca klienta.

Oto, jak agencje zazwyczaj korzystają z ClickUp Docs zaraz po jego skonfigurowaniu:

• Natychmiast zapisuj notatki dotyczące wyników pracy za pomocą funkcji Talk to Text, a następnie przekształcaj je w przejrzyste podsumowanie w dokumencie, aby zespół miał dostęp do najnowszych informacji bez konieczności dodatkowego wpisywania tekstu.
• Zadawaj pytania dotyczące dokumentów i połączeń zadań za pomocą funkcji Enterprise Search, aby znaleźć decyzje, wymagania i kontekst „dlaczego wybraliśmy to rozwiązanie”, dzięki czemu nowi członkowie zespołu szybciej się wdrażają, a przekazywanie zadań przez menedżerów kont nie powoduje luk.
• Pobieraj aktualizacje dotyczące klientów z tego samego dokumentu, aby notatki dotyczące statusu były zgodne z tym, co zostało faktycznie zatwierdzone i jest w trakcie postępu, co ogranicza liczbę wymian informacji podczas cykli przeglądów.
• Korzystaj z jednego miejsca, aby uzyskać dostęp do najlepszych modeli AI (w tym ChatGPT, Claude i Gemini), dzięki czemu różne zespoły nie będą musiały przechodzić między oddzielnymi narzędziami do tworzenia podsumowań, przepisywania i analizowania treści.

Krok 7: Skonfiguruj pulpity nawigacyjne dla kierowników projektów i kadry kierowniczej

Dzięki uporządkowaniu danych wejściowych, cyklom pracy, zatwierdzeniom i zasobom możesz teraz zlokalizować swoją pracę w całym ClickUp. Teraz potrzebujesz raportowania, które pomoże Twojemu zespołowi szybko podejmować decyzje, bez ręcznego śledzenia statusu i bez konieczności ponownego tworzenia tych samych aktualizacji co tydzień.

Pulpity ClickUp pomagają przekształcić dane dotyczące realizacji zadań w raportowanie oparte na rolach, dzięki czemu każda grupa widzi to, czego potrzebuje, bez konieczności odtwarzania tego samego widoku co tydzień.

✅ Oto jak skonfigurować pulpity nawigacyjne, które zapewniają wsparcie dla działalności agencji:

💡 Porada dla profesjonalistów: Przygotuj pulpity nawigacyjne do spotkań dzięki kartom ClickUp AI.

Panele ClickUp zapewniają widoczność, ale spotkania agencyjne nadal utkną w martwym punkcie, gdy ktoś musi przetłumaczyć wykresy na aktualizację. Karty ClickUp AI pomagają, generując warstwę statusu opartą na AI bezpośrednio na panelach i przeglądach, wykorzystując kontekst rzeczywistej pracy zespołu.

Oto, w jaki sposób właściciele agencji i kierownicy zarządzania projektami zazwyczaj korzystają z kart AI:

• Dodaj kartę AI Executive Summary, aby wyświetlić kluczowe osiągnięcia, kolejne kroki w zakresie działań kreatywnych, ryzyka i przeszkody, dzięki czemu kierownictwo uzyska pełny obraz sytuacji bez konieczności przeszukiwania wielu kart.
• Używaj kart w stylu AI StandUp podczas cotygodniowych spotkań dotyczących zarządzania projektami lub realizacji zadań, aby aktualizacje były tworzone na podstawie rzeczywistych działań i aby nie przeoczyć żadnych zaległych zadań.
• Twórz karty AI dla określonych obszarów działalności agencji, np. jeden widok pulpitu nawigacyjnego dla każdej linii usług lub każdego opiekuna klienta, aby każda grupa widziała to, co jest dla niej ważne, bez konieczności ręcznego raportowania.

Krok 8: Zautomatyzuj przekazywanie zadań, powiadomienia i rutynowe prace

Gdy cykl pracy staje się widoczny, pojawiają się pewne wzorce. Te same zadania są powtarzane. Te same przypomnienia są pomijane. Właśnie w tym przypadku automatyzacja jest najbardziej pomocna, ponieważ pozwala ustandaryzować realizację zadań i kontynuować pracę bez konieczności ręcznego nadzorowania każdego kroku przez kierowników zarządzania projektami.

Automatyzacje ClickUp pomagają ujednolicić rutynowe działania, uruchamiając akcje w przypadku zmian, takich jak aktualizacja statusu zadania lub utworzenie nowego zadania.

✅ Oto kilka skutecznych automatyzacji dla zespołów agencyjnych:

📽️ Obejrzyj wideo: Chcesz szybko zobaczyć, jak automatyzacja wpisuje się w działalność agencji? Oto przewodnik, który możesz śledzić i skopiować do własnej przestrzeni dostawczej.

💡 Porada dla profesjonalistów: Wykorzystaj ClickUp Super Agents, aby zmniejszyć luki w realizacji zadań w całym zespole.

Automatyzacje świetnie sprawdzają się w przypadku przewidywalnych kroków, ale agencje mają również do czynienia z nieuporządkowanymi zadaniami, w których kolejny krok zależy od kontekstu.

Super agenci ClickUp pomagają, gdy potrzebujesz ustrukturyzowanego działania, które nadal uwzględnia niuanse. Oto, co potrafią:

• Przekaż pracę właściwemu właścicielowi, gdy pojawi się zlecenie, w oparciu o linię usług, klienta lub priorytet.
• Przed rozpoczęciem pracy poproś o brakujące szczegóły, aby zakres projektu nie był oparty na domysłach.
• Zadbaj o realizację zadań, przypominając właścicielom o zbliżających się terminach, bez konieczności śledzenia każdej aktualizacji przez kierownika zarządzania projektami.
• Ujednolicenie sposobu zamykania zadań, np. potwierdzanie, że linki, zasoby i ostateczne zatwierdzenia są załącznikami przed oznaczeniem zadania jako zakończonego.

Krok 9: Twórz widoki przyjazne dla klientów i protokoły udostępniania

Po ustabilizowaniu wewnętrznych operacji kolejnym krokiem jest zapewnienie widoczności dla klientów. Chcesz, aby klienci byli na bieżąco informowani, ale nie chcesz, aby mieli dostęp do całej przestrzeni realizacji zadań.

ClickUp umożliwia udostępnianie odpowiednich folderów, list i zadań, a uprawnienia ClickUp pozwalają kontrolować, co klienci i interesariusze mogą robić w ramach udostępnionych zasobów. W ten sposób chronisz wewnętrzną pracę, jednocześnie zapewniając klientom przejrzysty widok na realizację zadań.

✅ Oto prosty standard udostępniania, który można zastosować na wszystkich kontach:

„Dzięki skutecznemu śledzeniu zadań i dostarczaniu kontekstu (poprzez sekcję opisów i komentarzy) zmniejsza się liczba zmian kontekstu, co prowadzi do korzystania tylko z jednego systemu (ClickUp) zamiast wielu (GDrive, e-mail i Slack).”

Krok 10: Wdrożenie ciągłego doskonalenia

Po uruchomieniu systemu praca nie jest jeszcze zakończona. Działalność agencji zmienia się wraz z rozwojem oferty usług i ewolucją podejścia do realizacji zadań. Ten krok polega na wykorzystaniu wiedzy zdobytej podczas realizacji rzeczywistych projektów do udoskonalenia ustawień, tak aby procesy działały lepiej i nie popadały ponownie w chaos.

Pola niestandardowe ClickUp pomagają w śledzeniu spójnych sygnałów dotyczących realizacji zadań, dzięki czemu możesz usprawnić cykl pracy w swojej agencji, korzystając z rzeczywistych danych.

✅ Oto, w jaki sposób pola niestandardowe zapewniają wsparcie dla ciągłego doskonalenia:

Najlepsze praktyki dotyczące prowadzenia działalności agencji w ClickUp

Po uruchomieniu ustawień ClickUp to właśnie spójność sprawia, że jest on użyteczny. Celem jest stworzenie przestrzeni realizacji zadań, którą zespoły Twojej agencji mogą faktycznie stosować, gdy projekty klientów stają się intensywne i zaangażowanych jest wielu interesariuszy.

✅ Skorzystaj z tych najlepszych praktyk, aby zapewnić stabilność działalności agencji w miarę jej rozwoju:

Wyznacz jasnych właścicieli obszarów roboczych, zamiast stosować zasadę „wszyscy są właścicielami”.

Jeśli nikt nie będzie odpowiedzialny za system, Twoje ustawienia ulegną zmianie. Wybierz 1–2 właścicieli obszarów roboczych (często jest to kierownik operacyjny i kierownik projektu), którzy będą odpowiedzialni za utrzymanie spójności obszaru realizacji zadań w miarę rozwoju zespołów agencji.

Daj im jasne wytyczne:

Dzięki temu wdrożenie ClickUp nie zamieni się w pięć różnych interpretacji „właściwego sposobu” działania w miarę dołączania nowych członków zespołu.

Zablokuj swoje standardy w szablonach statusów wielokrotnego użytku.

Nawet jeśli zespoły mają dobre intencje, z czasem statusy ulegają zmianom. Najprostszym sposobem na utrzymanie spójnego statusu zadań we wszystkich projektach klientów jest zapisanie przepływu statusów jako szablonu statusów wielokrotnego użytku, a następnie stosowanie go w razie potrzeby.

Oto kilka najlepszych praktyk, które mogą stosować agencje:

Traktuj klientów jak gości i celowo zarządzaj dostępem.

Współpraca z klientami przebiega najlepiej, gdy przed udostępnianiem jakichkolwiek informacji zdecydujesz, co klienci powinni widzieć i robić. Uprawnienia ClickUp różnią się w zależności od roli (właściciel/administrator/członek/członek z ograniczonymi uprawnieniami/gość), lokalizacji lub elementu oraz ustawień planu, dlatego warto to przemyśleć.

Oto praktyczne podejście, które można zastosować:

Stwórz wewnętrzny podręcznik agencji w ClickUp, a następnie aktualizuj go na bieżąco.

Ustawienia ClickUp pozostają użyteczne, gdy zasady „jak pracujemy” znajdują się w jednym miejscu i są łatwe do przestrzegania. Powinieneś aktualizować swoją wiedzę i nawiązywać z nią połączenie z pracą, aby nie stała się ona nieaktualną wiki.

Oto, co należy uwzględnić w prostym podręczniku dla agencji:

Stwórz ścieżkę szkoleniową dla każdej roli, a nie jedną ogólną ścieżkę wdrożeniową.

Problemy z wdrożeniem zazwyczaj wyglądają tak, że „ludzie zapominają o kolejnych krokach”, ale ich główną przyczyną jest często niejasność ról. Kierownik projektu potrzebuje innych nawyków związanych z ClickUp niż projektant lub menedżer ds. klientów.

Skorzystaj z ścieżek edukacyjnych opartych na rolach w ClickUp University, aby szybciej wdrażać nowych pracowników i zapewnić spójne korzystanie z ClickUp w różnych zespołach.

Wypróbuj również te najlepsze praktyki:

Wskazówka dla profesjonalistów: W ClickUp możesz utworzyć Super Agenta, aby skonfigurować i samodzielnie uruchamiać cykle pracy dostosowane do konkretnych ról zarówno dla klientów, jak i pracowników.

Przeprowadzaj comiesięczną rutynową „higienę systemu”, aby obszary robocze działały szybko.

Nawet świetna praca agencji powoduje bałagan. Bez rutynowego porządkowania lista klientów staje się nieuporządkowana, wyszukiwanie staje się trudniejsze, a ludzie przestają ufać temu, co widzą.

ClickUp oferuje wsparcie dla archiwizacji na wielu poziomach (zadania, listy, foldery, przestrzenie), a zarchiwizowane elementy pozostają dostępne do wyszukiwania, co jest idealnym rozwiązaniem dla agencji, które potrzebują kontekstu historycznego bez codziennego bałaganu.

Oto prosta miesięczna lista kontrolna higieny, z której możesz skorzystać:

Zachowaj aktualność szablonów i dokumentów dzięki regularnym aktualizacjom.

Szablony i standardowe procedury operacyjne są pomocne tylko wtedy, gdy odzwierciedlają rzeczywisty sposób działania Twojej agencji. Ustal częstotliwość aktualizacji i traktuj je jak wprowadzanie nowych produktów, a nie doraźne poprawki.

Wypróbuj te najlepsze praktyki:

Zobacz, jak agencje marketingowe zwiększają wydajność zespołów dzięki ClickUp!

Typowe błędy popełniane przez agencje podczas ustawiania ClickUp

Podczas konfigurowania działalności agencji w ClickUp większość problemów związanych z wdrożeniem sprowadza się do niespójności. Obszar roboczy ClickUp staje się trudniejszy do obsługi, gdy każdy zespół konfiguruje projekty klientów w inny sposób lub gdy raportowanie zależy od ręcznego porządkowania danych.

Oto kilka typowych błędów popełnianych przez agencje kreatywne podczas ustawiania operacji ClickUp:

Pozwolenie na rozrost struktury przed ustaleniem wzorców użytkowania

Jeśli na początku utworzysz wiele przestrzeni, folderów i list, nie uzyskasz „lepszej organizacji”. Otrzymasz fragmentaryczne systemy raportowania i niespójne nawyki w zespołach agencji. Wytyczne ClickUp dotyczące hierarchii agencji opierają się na utrzymaniu prostej i spójnej struktury, a następnie rozszerzaniu jej tylko wtedy, gdy model realizacji zadań jest jasny.

✅ Oto, co należy zrobić zamiast tego:

Traktowanie uprawnień jako kwestii drugorzędnej

Agencje często szybko zapraszają klientów i wykonawców, a następnie spędzają tygodnie na naprawianiu przypadkowych zmian lub problemów z widocznością. Uprawnienia ClickUp różnią się w zależności od roli, lokalizacji, typu elementu i planu, więc luźne podejście do udostępniania powoduje ryzyko, którego można uniknąć.

✅ Oto, co należy zrobić zamiast tego:

Wykorzystanie pól niestandardowych jako miejsca na zbieranie danych

Pola niestandardowe są przydatne tylko wtedy, gdy są faktycznie utrzymywane. Gdy dodasz ich zbyt wiele, aktualizacje będą pomijane, a raportowanie przestanie być wiarygodne. Jest to częsty problem związany z wdrażaniem systemów projektowych, ponieważ zespoły przestają aktualizować metadane, które nie mają wyraźnego wpływu na podejmowane decyzje.

✅ Oto, co należy zrobić:

Pozwalanie na rozszerzanie zakresu projektu poprzez „szybkie zgłoszenia”

Rozszerzanie zakresu projektu to klasyczny czynnik powodujący niepowodzenia projektów, a agencje spotykają się z nim nieustannie w postaci zmian wprowadzanych w ostatniej chwili i próśb o „jeszcze jedną wersję”.

✅ Oto, co należy zrobić zamiast tego:

Tworzenie pulpitów nawigacyjnych przed ustaleniem zasad dotyczących danych

Panele kontrolne odzwierciedlają tylko to, co aktualizują członkowie Twojego zespołu. Jeśli osoby odpowiedzialne za zadania, terminy i zasady dotyczące statusu zadań są niespójne, panel kontrolny będzie wprowadzał w błąd, a kierownicy projektów mogą stracić zaufanie do raportowania. Podejście ClickUp do paneli kontrolnych zakłada, że dane w Twoim obszarze roboczym są aktualizowane, ponieważ karty pobierają je bezpośrednio z tych danych.

✅ Oto, co należy zrobić zamiast tego:

„Dzięki ClickUp zrobiliśmy krok naprzód i stworzyliśmy pulpity nawigacyjne, na których nasi klienci mogą w czasie rzeczywistym sprawdzać i monitorować wyniki, obłożenie i projekty. Dzięki temu klienci czują się w połączeniu ze swoimi zespołami, zwłaszcza że znajdują się w różnych krajach, a czasem nawet na różnych kontynentach”.

Automatyzacja cyklu pracy, który nie jest jeszcze stabilny

Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, ale może również zwiększyć zamieszanie, jeśli zespoły nadal zmieniają statusy, szablony lub reguły routingu. Błąd ten pojawia się w środowiskach projektowych jako „nadmierne poleganie na narzędziach” zamiast jasnej własności procesów i monitorowania.

✅ Oto, co należy zrobić zamiast tego:

Zarządzaj realizacją zamówień klientów i działaniami agencji w jednym obszarze roboczym ClickUp.

Konfigurując ClickUp dla agencji z jasną strukturą, zapewniasz członkom swojego zespołu system, na którym mogą polegać. Zmniejsza to opóźnienia w zatwierdzaniu i pozwala utrzymać porządek w projektach klientów. Ułatwia to również zarządzanie projektami w trakcie ich realizacji.

Najlepsze jest to, że system skaluje się wraz z Twoją agencją. W miarę rozwoju agencji możesz dodawać nowe linie usług, szybciej wdrażać nowych członków zespołu i utrzymywać mierzalne zarządzanie agencją w ramach bieżących projektów.

Gdy przestrzeń dostawcza, dokumenty, pulpity nawigacyjne i automatyzacje współpracują ze sobą, realizacja dostaw dla klientów staje się łatwiejsza do powtórzenia i ulepszenia w miarę upływu czasu. Zarejestruj się w ClickUp za darmo ✅.

Często zadawane pytania (FAQ)

Zacznij od utworzenia jednej przestrzeni dostawczej w obszarze roboczym ClickUp, która obejmuje sposób realizacji projektów klientów od początku do końca. Najpierw ujednolicaj proces przyjmowania zleceń, status zadań i szablony projektów, a następnie dodaj pulpity nawigacyjne i automatyzacje, gdy cykl pracy będzie już stabilny. Dzięki temu zarządzanie projektami będzie spójne w miarę rozwoju agencji i zmniejszy liczbę zaległych zadań w bieżących projektach.

Większość agencji cyfrowych stosuje hierarchię ClickUp z jedną przestrzenią dla dostaw do klientów, a następnie używa folderów do grupowania pracy według folderów klientów lub linii usług. Lista zazwyczaj przedstawia etapy dostawy lub powtarzające się strumienie pracy, dzięki czemu kierownicy projektów mogą śledzić harmonogramy projektów i konsekwentnie przydzielać zadania w ramach projektów agencji.

Utwórz jedną przestrzeń dla działalności agencji i realizacji zadań dla klientów, a następnie stwórz listy odpowiadające cyklu pracy w Twojej agencji, takie jak przyjmowanie zleceń, wdrażanie, produkcja, przegląd i uruchomienie. Jeśli zarządzasz wieloma projektami dla klientów, użyj folderów dla każdego klienta lub linii usług, aby odpowiedni członkowie zespołu mogli szybko znaleźć zadania dla klientów i utrzymać spójny status zadań.

Użyj formularzy ClickUp, aby zebrać szczegóły dotyczące zakresu projektu, interesariuszy, terminów i wymagań dotyczących wyników, a następnie przekaż wnioski do odpowiedniej listy. Zastosuj szablon projektu, aby każdy nowy projekt klienta rozpoczynał się od tych samych konkretnych zadań, właścicieli, zależności zadań i szacowanego czasu. To zapewnia wsparcie dla procesu wdrażania i ogranicza konieczność ponownej pracy w późniejszym terminie.

W przypadku pracy opartej na projektach używaj szablonów projektów, terminów i zależności zadań, aby zachować przejrzystość sekwencji w złożonych projektach. W przypadku stałych zleceń używaj powtarzających się zadań i śledzenia czasu, aby powtarzające się zadania klientów były przewidywalne, a alokacja zasobów łatwiejsza. Dzięki temu menedżerowie kont i menedżerowie projektów mają przejrzystą widoczność w zakresie aktywnych zadań i potencjalnych zagrożeń.

Zacznij od szablonu zarządzania agencją ClickUp, aby ujednolicić zarządzanie agencją w ramach projektów klientów, w tym przyjmowanie zleceń, realizację i raportowanie. Następnie utwórz szablony projektów dla najczęściej wykonywanych zadań, takich jak plany uruchomienia, produkcja kampanii, tworzenie stron internetowych i raportowanie miesięczne. Szablony pomagają członkom zespołu zaoszczędzić czas, ponieważ nie trzeba już odtwarzać tych samych ustawień dla każdej listy klientów.