W zeszłym tygodniu pracownik obsługi klienta zgłosił problem techniczny, który sprawił trudności trzem różnym członkom zespołu. Tymczasem w komentarzu na GitHub sprzed kilku miesięcy znalazła się dokumentacja inżyniera zawierająca dokładny opis rozwiązania tego problemu.
Wiedza istniała, rozwiązanie było dostępne. Jednak połączenie tych elementów wymagało od kogoś przypomnienia sobie rozmowy, która miała miejsce kilka miesięcy temu w zupełnie innym kontekście.
AI zmienia to podejście, traktując cały ekosystem wiedzy jako połączoną sieć, a nie izolowane silosy.
W tym wpisie na blogu omówimy, jak wykorzystać AI do zarządzania wiedzą za pomocą ClickUp, aby usprawnić cały proces.
⭐ Funkcjonalny szablon
Szablon bazy wiedzy ClickUp zapewnia uporządkowaną podstawę, której potrzebuje Twój zespół, aby skutecznie organizować dokumentację, taką jak artykuły wiedzy, często zadawane pytania i zasoby. Po uporządkowaniu zawartości w tym narzędziu do zarządzania wiedzą możesz zastosować inteligentne techniki wyszukiwania i pobierania oparte na AI.
Czym jest zarządzanie wiedzą oparte na AI?
Zarządzanie wiedzą oparte na AI polega na wykorzystaniu AI do automatycznego porządkowania, kategoryzowania i wyszukiwania informacji z istniejącej dokumentacji.
Na przykład, gdy ktoś wyszukuje hasło „eskalacja reklamacji klienta”, system zarządzania wiedzą zwraca wszystko związane z tym słowem kluczowym. Obejmuje on schemat eskalacji, studium przypadku trudnego klienta z ostatniego kwartału oraz wątek czatu, w którym kierownik ds. wsparcia opisał, jak radzić sobie z rozgniewanymi klientami.
Systemy AI rozpoznają, że te trzy informacje dotyczą tego samego podstawowego problemu, mimo że znajdują się w różnych tradycyjnych systemach zarządzania wiedzą i są sformułowane w różnych językach.
Dzięki funkcjom wyszukiwania i uczeniu maszynowemu Twoja dotychczas rozproszona wewnętrzna baza wiedzy stanie się spójna i łatwa do przeszukiwania.
🔍 Czy wiesz, że... Przetwarzanie języka naturalnego pozwala wykrywać sarkazm, ironię lub frustrację w zapytaniach klientów. Pomaga to bazom wiedzy dokładniej przyporządkowywać „pilne” problemy z etykietą „pilne”.
Dlaczego warto wykorzystywać AI do zarządzania wiedzą?
/AI w zarządzaniu wiedzą eliminuje wiele typowych punktów tarcia występujących w tradycyjnych bazach wiedzy:
- Wyszukiwanie semantyczne: Rozumie intencję zapytania i zwraca odpowiednie wyniki wyszukiwania. Na przykład, gdy ktoś wyszukuje „oś czasu projektu”, mogą pojawić się dokumenty zatytułowane „harmonogram dostaw” lub „śledzenie kamieni milowych”
- Mapowanie relacji: automatycznie tworzy połączenie między zgłoszeniem błędu a jego rozwiązaniem, powiązanymi dyskusjami i podobnymi problemami
- Kategoryzacja bez konieczności konserwacji: Organizuje zawartość bez konieczności zapamiętywania zasad taksonomii lub systemów archiwizacji
- Rozpoznawanie wzorców: Rozpoznaje, kiedy zespoły wielokrotnie zadają te same pytania i ujawnia odpowiednią wiedzę
- Inteligencja kontroli wersji: Znajduje najnowsze informacje, gdy na różnych platformach istnieje wiele wersji
🧠 Ciekawostka: Zarządzanie wiedzą sięga 5000 lat wstecz , do czasów Sumerów, piramid w Gizie (2560 r. p.n.e.), a nawet Biblioteki Aleksandryjskiej (która posiadała ponad 500 000 ręcznie pisanych dzieł).
Krok po kroku: cykl pracy, jak wykorzystać AI do zarządzania wiedzą
ClickUp to wszystko w jednym aplikacja do pracy , która łączy zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację zespołową w jednej platformie — wspomaganej przez automatyzację i wyszukiwanie oparte na AI nowej generacji.
Oto praktyczny cykl pracy, pełen przydatnych porad i przykładów z życia wziętych, dotyczący zarządzania wiedzą opartego na AI, z niewielką pomocą ClickUp.
Krok 1: Przeprowadź audyt obecnego ekosystemu wiedzy i zidentyfikuj słabe punkty
Zanim zaczniesz wprowadzać ulepszenia, musisz zrozumieć aktualną scenę wiedzy w swojej organizacji:
- mapauj ukrytą wiedzę: *Sprawdź wątki czatów, e-maili i karteczki samoprzylepne na biurkach pracowników, aby odkryć prawdziwe informacje dotyczące „jak to zrobić”
- Zadaj pytanie „Kto wie? Gdzie to się znajduje?”: Krótkie wywiady lub ankiety ujawniają wiedzę, z której ludzie faktycznie korzystają, w przeciwieństwie do tej, która pozostaje niezauważona.
- Wykrywanie strukturalnych wąskich gardeł: szukaj zduplikowanych dokumentów, ograniczeń dostępu, nieaktualnych plików i długich łańcuchów zatwierdzeń, które spowalniają udostępnianie wiedzy.
Jak pomaga ClickUp
ClickUp AI Knowledge Management może pomóc, zaznaczając duplikaty i łącząc połączone pliki.
Oprogramowanie do zarządzania wiedzą oparte na sztucznej inteligencji umożliwia importowanie dokumentów z innych narzędzi innych firm, z których już korzysta Twój zespół, takich jak Google Drive, Confluence lub Notion.
Proces jest prosty: wybierasz źródło, konfigurujesz importer i przenosisz pliki do ClickUp bez utraty ich struktury. Oznacza to, że Twoja dotychczasowa praca pozostaje nienaruszona, ale teraz stanowi część scentralizowanego systemu, do którego każdy ma dostęp.
Szablon bazy wiedzy autorstwa ClickUp
Następnie zbuduj strukturę wokół tej zawartości, korzystając z szablonu bazy wiedzy ClickUp. Szablon ten zawiera gotową strukturę z sekcjami dotyczącymi wdrażania nowych pracowników, zasad, dokumentacji produktów i materiałów szkoleniowych.
Załóżmy, że Twój zespół HR przygotowuje zasoby dla nowych pracowników. Wykorzystują oni starą listę kontrolną z Dokumenty Google oraz materiały szkoleniowe z PowerPoint. W ramach tego szablonu bazy wiedzy mogą tworzyć kategorie, takie jak „Świadczenia”, „Konfiguracja IT” i „Harmonogram pierwszego tygodnia”, aby zapewnić płynne wdrożenie nowych pracowników.
📮 ClickUp Insight: Praca nie powinna być zgadywanką, ale zbyt często tak właśnie jest. Nasze badanie dotyczące zarządzania wiedzą wykazało, że pracownicy często tracą czas na przeszukiwanie wewnętrznych dokumentów (31%), firmowych baz wiedzy (26%), a nawet osobistych notatek i zrzutów ekranu (17%), aby znaleźć to, czego potrzebują. Dzięki funkcji Connected Search w ClickUp wszystkie pliki, dokumenty i rozmowy są natychmiast dostępne na stronie głównej, dzięki czemu odpowiedzi można znaleźć w ciągu kilku sekund, a nie minut.
💫 Rzeczywiste wyniki: Dzięki ClickUp zespoły mogą zaoszczędzić ponad 5 godzin tygodniowo — czyli ponad 250 godzin rocznie na osobę — eliminując przestarzałe procesy zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co Twój zespół mógłby osiągnąć, mając dodatkowy tydzień wydajności w każdym kwartale!
⚡ Archiwum szablonów: Szablon mapy podróży klienta ClickUp pomaga wizualizować i optymalizować każdy etap doświadczenia klienta. Ten szablon podróży klienta centralizuje odpowiednie dane z zespołów sprzedaży, marketingu i zespołu wsparcia, aby zapewnić dokumentowanie wiedzy ukrytej.
Krok 2: Wyznacz cele i przydziel własność
Jasno określone cele i własność wynikają w mniejszym chaosie i szybszym wdrożeniem. Wyznaczaj cele SMART, zastępując niejasne „Popraw wyszukiwanie” konkretnym „Skróć średni czas wyszukiwania o 40% dzięki tagowaniu wspomaganemu przez AI do drugiego kwartału”.
Ponadto należy wyznaczyć jednego właściciela technicznego (odpowiedzialnego za integrację) i jednego eksperta ds. wiedzy (reprezentującego potrzeby użytkowników). Takie podwójne własność sprzyja wdrażaniu rozwiązania.
Jak pomaga ClickUp
ClickUp Cele umożliwia wyznaczanie celów wysokiego poziomu i dzielenie ich na mniejsze, mierzalne cele.
Załóżmy, że Twoim celem jest zwiększenie efektywności wyszukiwania wiedzy. W ClickUp możesz utworzyć cel zatytułowany „Zwiększenie efektywności wyszukiwania wiedzy o 40% w drugim kwartale”. W ramach tego celu ustaw konkretne cele, takie jak:
- Wdrożenie tagowania wspomaganego przez AI w 80% dokumentów do końca pierwszego kwartału.
- Skróć średni czas wyszukiwania o 40% dzięki tagowaniu wspomaganemu przez AI do drugiego kwartału.
- Osiągnij 90% satysfakcji użytkowników dzięki nowej funkcji wyszukiwania do drugiego kwartału.
Każdy cel jest mierzalny i ma określony termin realizacji, zgodnie z kryteriami SMART. Przypisz te cele odpowiednim członkom zespołu i śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych ClickUp.
🚀 Zaleta ClickUp: ClickUp Dokumenti to dynamiczne obszary robocze, w których można dodawać komentarze, przypisywać rutynowe zadania i aktualizować zasoby wiedzy w locie.
Załóżmy, że Twój zespół ds. produktów zdaje sobie sprawę, że klienci mają trudności z jednym z etapów konfiguracji. Zamiast czekać na kwartalną aktualizację instrukcji, przechodzisz do dokumentu wprowadzającego i dostosowujesz kolejne kroki. Oznaczasz również zespół wsparcia, aby dokonał przeglądu i utworzył bezpośrednie połączenie z projektem szkoleniowym.
Teraz Twoja baza wiedzy AI odzwierciedla rzeczywistość.
Krok 3: Zidentyfikuj i ustal priorytety zastosowań AI
Skoncentruj się na obszarach, w których AI może szybko przynieść największe korzyści. Oto zestawienie:
- Zacznij od zadań o niskim ryzyku i dużym wpływie, takich jak automatyzacja tagowania, sugerowanie powiązanych dokumentów i odpowiadanie na często zadawane pytania.
- Przeprowadź pilotaż z wykorzystaniem kluczowej zawartości, testując AI w odniesieniu do wiedzy, która ma bezpośredni wpływ na cykl pracy
- Oceń przypadki użycia za pomocą matrycy decyzyjnej z oceną wykonalności, wpływu i pilności, przyznaną przez różne zainteresowane strony.
Zadaj pytanie: Które zadania są powolne, podatne na błędy lub powtarzalne? Wybierz dwa, które chcesz potraktować priorytetowo, aby uzyskać wsparcie połączonej AI.
Jak pomaga ClickUp
Po wybraniu obszarów, na których chcesz się skupić, ClickUp Brain, zintegrowany asystent AI platformy, pomoże Ci przekształcić te priorytety w praktyczne przepływy pracy. Jego AI Project Manager automatycznie analizuje Twoje miejsce pracy, sugeruje kolejne kroki, a nawet tworzy zadania lub przypisuje właścicieli w oparciu o Twoje cele.
Załóżmy, że decydujesz się zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji, aby odpowiadać na zapytania często zadawane przez zespół. ClickUp Brain, dzięki dostępowi do Twojego obszaru roboczego, może być zawsze obecnym asystentem AI, który odpowiada na takie zapytania.
Na przykład kierownik sprzedaży, który przed rozmową z klientem potrzebuje informacji o strategii cenowej, może po prostu zapytać ClickUp Brain i natychmiast uzyskać dokładną sekcję, oszczędzając cenny czas.
✅ Wypróbuj tę podpowiedź: Jakie są nasze plany cenowe dotyczące strategii zaopatrzenia?
🚀 Zaleta ClickUp: Zasady ulegają zmianom, procesy ewoluują, a zawartość wymaga regularnych przeglądów. Skonfiguruj automatyzacje ClickUp, aby obsłużyć ten cykl.
Możesz na przykład stworzyć automatyzację, która co sześć miesięcy oznacza dokument dotyczący zgodności do przeglądu, przypisuje go odpowiedniemu właścicielowi i powiadamia zespół o terminie aktualizacji. System zajmuje się przypomnieniami, zapewniając niezawodność bazy wiedzy opartej na AI.
Krok 4: Wybierz odpowiednie narzędzie i uruchom program pilotażowy
Właściwy wybór i testowanie AI pozwala uniknąć późniejszych frustracji. Poszukaj narzędzi gotowych do użycia z API, które łatwiej podłączyć do istniejącej wiki, intranetu lub platformy współpracy niż zaczynać od zera. Następnie możesz przeprowadzić pilotaż z wykorzystaniem rzeczywistych dokumentów (w razie potrzeby zanonimizowanych), aby uzyskać autentyczne wyniki.
Oto krótki kwestionariusz, na który należy odpowiedzieć:
- Czy integruje się z moimi istniejącymi platformami wiedzy (np. wiki, intranet)?
- Czy system radzi sobie z rodzajami zawartości, z których korzystamy (dokumenty, pliki PDF, komentarze do kodu, logi czatów)?
- W jakim stopniu można dostosować sugestie AI lub reguły tagowania?
- Czy może on egzekwować zabezpieczenia i kontrolę dostępu do zawartości wrażliwych?
- Czy dostawca zapewnia analizy lub informacje zwrotne dotyczące wykorzystania i dokładności AI?
- Jak łatwo jest go wdrożyć użytkownikom bez wiedzy technicznej?
- Czy narzędzie może skalować się wraz z rosnącą wiedzą i wielkością zespołu?
Oto, czym udostępnił Thomas Clifford, menedżer produktu w TravelLocal:
Korzystamy z ClickUp do zarządzania wszystkimi naszymi projektami i zadaniami, a także jako bazę wiedzy. Został on również wdrożony do monitorowania i aktualizacji naszej struktury OKR oraz kilku innych zastosowań, w tym schematów blokowych, formularzy wniosków urlopowych i cykli pracy. To wspaniałe, że wszystkie te funkcje są dostępne w jednym produkcie, ponieważ można je bardzo łatwo ze sobą połączyć.
Korzystamy z ClickUp do zarządzania wszystkimi naszymi projektami i zadaniami, a także jako bazę wiedzy. Został on również wdrożony do monitorowania i aktualizacji naszej struktury OKR oraz kilku innych zastosowań, w tym schematów blokowych, formularzy wniosków urlopowych i cykli pracy. To wspaniałe, że wszystkie te funkcje są dostępne w jednym produkcie, ponieważ można je bardzo łatwo ze sobą połączyć.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze przykłady systemów zarządzania wiedzą
Krok 5: Testuj, zbieraj opinie, udoskonalaj, rozszerzaj
Jeśli będziesz szybko powtarzać, nauczysz się lepiej. Nie zapomnij:
- Zaplanuj częste pętle informacji zwrotnej, takie jak mini-ankiety lub szybkie wizyty, aby uzyskać praktyczne spostrzeżenia
- Uwzględnij wartości odstające, takie jak superużytkownicy i sceptycy, aby odkryć martwe punkty
- Powtarzaj w mikroetapach, np. wdrażając zarządzanie wiedzą według działów lub funkcji, aby szybko dostosowywać się i zmniejszać ryzyko
🚀 Zaleta ClickUp: AI działa najlepiej, gdy jest zawsze pod ręką, gotowa do pomocy, bez konieczności zastanawiania się nad tym. Taka jest rola ClickUp Brain MAX. Potraktuj to jako zawsze dostępnego pomocnika na pulpicie.
Załóżmy, że właśnie zakończyłeś rozmowę dotyczącą przeglądu projektu. Dzięki Brain MAX nie musisz przełączać się między zakładkami. Naciśnij pływający pasek, wypowiedz swoje podsumowanie, a Brain MAX przepisze Twój głos, dopracuje tekst i pozwoli Ci wkleić go bezpośrednio do ClickUp Dokumentów lub jako nowe zadanie.
Oznacza to, że wszystkie spostrzeżenia, decyzje i elementy działania wynikające z spotkań mogą zostać udokumentowane w oprogramowaniu do zarządzania wiedzą, zanim jeszcze opuścisz swoje biurko.
🤩 Dodatkowy krok: dbaj o dokładność wiedzy i łatwość jej wyszukiwania
Baza wiedzy działa tylko wtedy, gdy ludzie jej ufają.
Oznacza to dwie rzeczy: zawartość musi być aktualna, a właściwa wersja musi być łatwa do lokalizacji. Nieaktualne dokumenty powodują zamieszanie, a słabe narzędzia wyszukiwania zmuszają ludzi do zwracania się do współpracowników zamiast samodzielnego szukania odpowiedzi.
AI pomaga w obu tych obszarach, zaznaczając nieaktualną zawartość i kierując użytkowników do najbardziej wiarygodnych źródeł.
Jak pomaga ClickUp
ClickUp AI Enterprise Search oferuje wsparcie dla tego: przeszukuje Twoje miejsce pracy i połączone aplikacje, takie jak Google Drive, Slack i Gmail. Narzędzie rozumie kontekst Twojej pracy i kieruje Cię bezpośrednio do sekcji, która ma znaczenie.
To, co sprawia, że jest to tak potężne narzędzie, to sposób, w jaki wpisuje się ono w większą pętlę:
- Dokumenty są aktualizowane w czasie rzeczywistym, gdy zespoły edytują zasady lub przewodniki
- ClickUp Brain zapewnia, że aktualizacje te pojawiają się w postaci szybkich odpowiedzi podczas codziennej pracy
- Wyszukiwanie korporacyjne gwarantuje, że najnowsza wersja jest zawsze łatwa do pobrania, nawet jeśli oryginalny dokument znajduje się głęboko w folderze
Podpowiedzi dotyczące /AI w zarządzaniu wiedzą
Oto sprawdzone szablony podpowiedzi AI, które pomogą Ci uporządkować, odzyskać i zoptymalizować zbiorową wiedzę Twojego zespołu. 🧑💻
Analiza i organizacja dokumentów
- Przejrzyj 50 retrospektyw projektów i zidentyfikuj 10 najczęstszych problemów, które pojawiają się w wielu projektach. Dla każdego problemu pokaż mi, które zespoły się z nim spotkały i jakie rozwiązania okazały się skuteczne
- Przejrzyj naszą dokumentację wprowadzającą i porównaj ją z pytaniami zadawanymi przez nowych pracowników na czacie w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. W jakich obszarach nasza dokumentacja nie odpowiada na rzeczywiste obawy?
- Przeanalizuj nasze szablony komunikacji z klientami i określ, które wzorce językowe korelują z powodzeniem projektów, a które z problematycznymi związkami.
🚀 Zaleta ClickUp: Dokumenty w ClickUp można przekształcić w wiki, co zapewnia jedno źródło informacji, które jest uporządkowane i łatwe w użyciu. Możesz tworzyć kategorie dotyczące zasad, szkoleń lub wiedzy o produktach i aktualizować je w czasie rzeczywistym w miarę zmian.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie pomocy technicznej dla zespołów IT
Zaawansowane wyszukiwanie informacji
- Znajdź wszystkie decyzje podjęte w ciągu ostatniego roku dotyczące [konkretnej funkcji]. Uwzględnij notatki ze spotkań, dyskusje tekstowe, wątki e-mail i dokumenty specyfikacji. Pokaż mi, czy któreś z decyzji zostały później cofnięte lub zmodyfikowane.
- Kiedy zespoły dodają w swoich raportach wzmianki o „problemach integracyjnych”, o jakich konkretnych problemach technicznych mówią? Zgrupuj podobne problemy i pokaż mi wzorce rozwiązań.
- Wyodrębnij wszystkie wzmianki dotyczące problemów budżetowych, zmian osi czasu i ograniczeń zasobów z dokumentacji projektu. Pokaż mi, które czynniki najczęściej zakłócają realizację naszych projektów.
🚀 Zaleta ClickUp: Teams tracą czas, wielokrotnie odpowiadając na te same pytania na czacie. Funkcja Auto-Answers Agent rozwiązuje ten problem, odpowiadając bezpośrednio w kanałach, gdy ktoś zadaje pytanie.
Na przykład, jeśli członek zespołu wpisze „Kto jest odpowiedzialny za uruchomienie projektu?”, wbudowany agent autopilota ClickUp w ciągu kilku sekund odpowie, podając nazwisko kierownika projektu i cytując dokument źródłowy. Oznacza to, że ludzie otrzymują odpowiedzi na miejscu, a eksperci nie muszą ciągle odpowiadać na te same pytania.
Synteza i data powstania wiedzy
- Stwórz przewodnik dotyczący rozwiązywania problemów, analizując zgłoszenia do wsparcia, raporty o błędach i dyskusje dotyczące rozwiązań. Uporządkuj go według objawów, a nie kategorii technicznych, aby użytkownicy bez wiedzy technicznej mogli się w nim poruszać.
- Stwórz matrycę decyzyjną do wyboru dostawców, wyodrębniając kryteria, kompromisy i wyniki z naszych poprzednich procesów zakupowych i recenzji dostawców.
- Stwórz szablon oceny ryzyka na podstawie problemów, które pojawiły się w naszych zakończonych projektach. Uwzględnij zarówno ryzyka, które przewidzieliśmy, jak i te, które nas zaskoczyły.
🌟 Bonus: Pola niestandardowe i pola AI w ClickUp zmieniają sposób, w jaki Twój zespół gromadzi i wykorzystuje wiedzę. Pola niestandardowe pozwalają śledzić istotne szczegóły — takie jak typ kampanii, właściciel zadania lub opinie klientów — bezpośrednio w ramach przepływu pracy. Pola AI podnoszą tę funkcjonalność, automatycznie generując spostrzeżenia i podsumowania, dzięki czemu baza wiedzy jest zawsze aktualna.
Na przykład po zakończonych kampaniach przez zespół marketingowy pole AI Summary natychmiast tworzy jasne i zwięzłe podsumowanie wyników kampanii, oszczędzając Ci konieczności ręcznego sporządzania raportów.
W międzyczasie Action Items AI Field skanuje szczegóły zadania i komentarze, a następnie generuje listę kolejnych kroków lub działań następczych dla zespołu. Dzięki połączeniu sztucznej inteligencji i pól niestandardowych masz pewność, że każdy projekt jest udokumentowany, możliwy do realizacji i łatwy do odnalezienia — dzięki czemu wiedza organizacyjna jest uporządkowana i dynamiczna.
Oto wideo, które zawiera więcej informacji na temat AI Fields:
Analiza luk i usprawnienia
- Porównaj pytania zadawane podczas naszych spotkań ogólnych z tematami poruszanymi w naszej wewnętrznej wiki. Jakie luki w wiedzy powodują powtarzające się nieporozumienia?
- Przeanalizuj podsumowania nieudanych projektów i studia przypadków projektów powodujących sukces. Jakie informacje dokumentują zespoły odnoszące powodzenie, a których brakuje zespołom borykającym się z trudnościami?
- Śledzenie, które procesy wewnętrzne generują najwięcej próśb o wyjaśnienia i zgłoszeń do wsparcia. Gdzie nasze procedury nie są wystarczająco szczegółowe?
🧠 Ciekawostka: Peter Drucker jest często nazywany „ojcem nowoczesnego zarządzania”. W latach 60. XX wieku ukuł termin „pracownik wiedzy ”, dzięki czemu zarządzanie wiedzą stało się formalną koncepcją.
Wykorzystanie wiedzy między zespołami
- Zidentyfikuj rozwiązania opracowane przez jeden zespół, ale przez inne zespoły tworzone od nowa. Gdzie powielamy wysiłek z powodu silosów wiedzy?
- Znajdź instancje sytuacji, w których opinie klientów doprowadziły do zmian w procesach wewnętrznych. Jak możemy usystematyzować tę pętlę informacji zwrotnych?
- Zmapuj wiedzę specjalistyczną w różnych zespołach, analizując, kto wnosi rozwiązania do różnych rodzajów problemów. Z kim powinniśmy się skontaktować w celu transferu wiedzy?
📖 Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie do obsługi niestandardowej
Śledzenie wydajności i zwrotu z inwestycji
- Oceniaj powodzenie wyszukiwania wiedzy, dzięki śledzeniu, jak często użytkownicy znajdują odpowiednie informacje już przy pierwszym wyszukiwaniu, a jak często muszą podejmować wiele prób lub pytać współpracowników.
- Określ, które dokumenty są najczęściej wykorzystywane, a które pozostają nieużywane. Jakie cechy charakteryzują wartościowe zasoby wiedzy?
🔍 Czy wiesz, że... W latach 90. XX wieku zarządzanie wiedzą stało się popularne dzięki myślicielom takim jak Tom Stewart. Podkreślał on, że wiedza jest kluczowym czynnikiem przewagi konkurencyjnej. Ten wizjoner twierdził, że inwestowanie w kapitał intelektualny tworzy samonapędzający się cykl innowacji i wartości.
Najlepsze praktyki dotyczące wykorzystania AI w zarządzaniu wiedzą
Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać, gdy chcesz wykorzystać AI do zarządzania wiedzą:
- Wprowadź zarządzanie wiedzą, obejmujące jasne zasady dotyczące własności danych, weryfikacji zawartości i częstotliwości aktualizacji.
- Zapewnij użytkownikom prosty mechanizm oceny jakości odpowiedzi generowanych przez AI. Pomaga to zidentyfikować obszary, w których AI wymaga poprawy.
- Poproś małe i średnie przedsiębiorstwa o okresowe sprawdzanie i weryfikowanie dokładności odpowiedzi lub podsumowań generowanych przez AI w przypadku kluczowych tematów.
- Monitoruj analizy użytkowania, aby śledzić, które zasoby są wykorzystywane, aktualizowane lub ignorowane — wykorzystaj AI do wykrywania luk w wiedzy.
- Stwórz jasny proces na wypadek, gdy AI nie będzie w stanie odpowiedzieć na zapytanie. Powinna ona mieć możliwość przekazania pytania ludzkiemu ekspertowi. Odpowiedź eksperta powinna następnie zostać wykorzystana do aktualizacji bazy wiedzy.
- Upewnij się, że AI respektuje wszystkie aktualne uprawnienia i kontrole dostępu w Twoim systemie zarządzania wiedzą. Bardzo ważne są solidne protokoły dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych.
- Przeprowadzaj regularne ponowne szkolenia modeli sztucznej inteligencji w miarę pojawiania się nowych danych, produktów lub procesów, aby zapobiec przedawnieniu wiedzy
🔍 Czy wiesz, że... W latach 50. komputery były tak nową technologią, że NASA często polegała na ludzkich „komputerach”. Były to „genialne zespoły kobiet, które ręcznie obliczały trajektorie startów rakiet.
Zamień wiedzę w działanie dzięki ClickUp
Wiedza jest przydatna tylko wtedy, gdy ludzie mogą ją znaleźć, zaufać jej i zastosować bez przeszkód. Narzędzia do zarządzania wiedzą sprawiają, że jest to możliwe, zapewniając uporządkowanie informacji, ich aktualność i stałą dostępność.
ClickUp łączy wszystkie elementy cyklu pracy zarządzania wiedzą w hub.
Możesz stworzyć bazę wiedzy z gotowymi do użycia szablonami, na bieżąco aktualizować dokumenty wraz z zespołem i polegać na ClickUp Brain, który dostarcza natychmiastowe odpowiedzi na pojawiające się pytania. Brain MAX towarzyszy Ci przez cały dzień, a Enterprise Search i automatyzacja dbają o dokładność wszystkich danych bez konieczności ciągłego wykonywania żmudnych zadań.
Na co więc czekasz? Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! ✅